Wie viele Online-Tools braucht ein digitales Projekt?
In meiner täglichen Arbeit benutze ich etwa 12 verschiedene Software- und Online-Tools. Das ist mehr als doppelt so viel wie der Durchschnitt laut unserer aktuellen Studie, die ergeben hat, dass Projektmanager durchschnittlich 5,6 Projektmanagement-Tools in ihren Projekten verwenden.
Das wirft zwei Fragen auf: Wie viele Online-Tools nutzen Sie in Ihren digitalen Projekten? Und wie viele Projektmanagement-Tools sollten es optimalerweise sein?
Vielleicht finden Sie sich oder Ihr Unternehmen in einem der beiden Lager wieder:
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- Sie sind ein junges Unternehmen und Ihr Tech-Stack ist sehr schlank, Sie nutzen nur das absolut Notwendige – vielleicht sogar nur ein Tool für alles. Höchstwahrscheinlich nutzen Sie überwiegend Freemium-Projektmanagement-Tools.
- Ihr Unternehmen ist schon weiter entwickelt, und Sie bevorzugen es, viele verschiedene Tools einzusetzen – je eines für jeden Bereich: interne Teamkommunikation, Projektplanung, Fortschrittsverfolgung, Reporting, ein CRM und so weiter.
Aber welche Herangehensweise funktioniert besser? Meine Ergebnisse liefern einen Ausgangspunkt, um über diese Frage nachzudenken.
Ich habe festgestellt, dass:
- Die durchschnittliche Anzahl an Tools, die in einem digitalen Projekt verwendet werden, liegt bei 5,6.
- Der beliebteste Tool-Typ war Projektmanagement-Software.
- Das am häufigsten genannte Tool war Google Workspace (ehemals G Suite).
Falls Sie neu hier sind, könnte es hilfreich sein, zunächst zu lesen, warum Sie überhaupt Projektmanagement-Software nutzen sollten.
Die Details zur Nutzung von Projektmanagement-Tools
Wie bereits erwähnt, liegt die durchschnittliche Anzahl an Tools, die in einem digitalen Projekt eingesetzt werden, bei 5,6. Jede Antwort auf meine Umfrage enthielt in der Regel eine Projektplanungs- oder Projektplanungs-Software, E-Mail, ein Kommunikationstool für die interne Kommunikation sowie eine Datei- und Dokumentenmanagement-Software.
Hier ist eine Aufschlüsselung der beliebtesten Tool-Typen. Die Anzahl der Nennungen steht für die Häufigkeit, mit der ein Tool aus dieser Kategorie in den Umfrageantworten erwähnt wurde.
Die Anzahl der Erwähnungen jedes Software-Typs in den Antworten meiner Umfrage.
Zur Kategorie "Sonstige" gehörten:
Projektmanagement-Software wurde mit Abstand am meisten genannt. Über die Bedeutung und die Vorteile von Projektmanagement-Software haben wir an anderer Stelle schon geschrieben, aber es reicht zu sagen: Für ein effizientes und effektives Projektmanagement ist sie heutzutage unerlässlich.
Das am häufigsten erwähnte Tool war Google Workspace, früher bekannt als G Suite. Dies unterstreicht den Bedarf jedes Unternehmens an Datei-Organisation, Speicherung und Erstellung – sowie die Bedeutung von Google Workspace als bekannte und zuverlässige Software, die all das ermöglicht.
Im Vergleich dazu wurde eine größere Bandbreite an spezifischer Projektmanagement-Software erwähnt. In den Antworten kamen 11 verschiedene Projektmanagement-Tools zur Sprache, im Vergleich zu 5 verschiedenen Tools für Datei-Organisation, Speicherung und Erstellung.
Während das letzte Tortendiagramm zeigt, wie oft jeweils eine Art von Software erwähnt wurde – unabhängig vom spezifischen Tool – zeigt dieses, wie viele verschiedene konkrete Tools jeweils innerhalb einer Kategorie genannt wurden, wobei manche Tools mehrfach benannt wurden. Die Anzahl unterschiedlicher Tools stellt die Summe aller individuell genannten, unterschiedlichen Tools über alle Antworten hinweg dar.
Die Anzahl verschiedener Tools, die je Kategorie von Software in den Antworten meiner Umfrage genannt wurden.
Die andere Kategorie umfasste:
- Task-Management-Software
- Fehlerverfolgungssoftware
- CRM-Software
- Service- oder Helpdesk-Software
Es ist erwähnenswert, dass einige Antworten mehrere Softwares innerhalb derselben Kategorie nannten. Zum Beispiel sagte ein:e Teilnehmer:in, dass er/sie sowohl Basecamp als auch Airtable nutze. Auch wenn die Person jedes Tool für unterschiedliche Zwecke nutzte, sind beide Projektmanagement-Softwares.
Um das Beste aus Ihrer Projektmanagement-Software herauszuholen, probieren Sie diese Airtable Tipps und Tricks aus.
Methodik
Ich habe die Daten für diesen Artikel gesammelt, indem ich ein Typeform mit der Frage „Wie viele Tools verwenden Sie im Durchschnitt in Ihren digitalen Projekten?“ auf unserer Website eingebettet, DPM-Mitglieder gefragt und die Frage in sozialen Medien gepostet habe.
Einige DPM-Mitglieder antworteten mit sowohl früher verwendeten Tools als auch aktuell genutzten Tools, was ich als zwei separate Antworten gezählt habe. Insgesamt haben wir 12 Antworten erhalten.
Ich habe die durchschnittliche Anzahl der verwendeten Tools berechnet und die in den Antworten genannten Tools kategorisiert. Mehrere Antworten erwähnten ein Tool, das Teil von Google Workspace ist. Ich habe jede Nennung eines einzelnen Tools (wie Google Sheets) als eine Nennung für Google Workspace gezählt.
Wenn in einer Antwort mehrere Tools aus Google Workspace genannt wurden, habe ich das als eine Nennung von Google Workspace gewertet. Microsoft Office Tools wurden separat gezählt.
Was ist die optimale Anzahl an Tools für ein Projekt?
Die für diesen Artikel durchgeführte Recherche deutet auf eine größere Frage hin – wie viele Tools SIND für ein digitales Projekt wirklich passend?
Wie bei allem im digitalen Projektmanagement hängt es bis zu einem gewissen Grad von Ihrem spezifischen Projekt ab. Überlegen Sie, welche Arten von Tools Sie brauchen – ein Kommunikationstool, ein Projektmanagement-Tool, ein Tool für das Finanzmanagement und andere Arten von Tools. Was ist für Ihr Projekt wirklich notwendig oder vorgeschrieben?
Die richtige Anzahl für Ihr Projekt und Team liegt dann vor, wenn Sie für jeden benötigten Tool-Typ genau ein Tool haben, ohne dass Sie so viele verschiedene verwenden, dass Sie dieselben Daten mehrfach in verschiedene Tools eintragen müssen.
Mehr Informationen zu den Anwendungsfällen von Projektmanagement-Software finden Sie hier.
Projektmanagement-Software ist ein weitreichendes Thema, das wir aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet haben. Ich möchte Ihnen ein paar weitere ressourcenbezogene Angebote vorstellen, die Sie im Rahmen der The Digital Project Manager Mitgliedschaft nutzen können:
- Unsere Podcast-Folge mit Gray Mackenzie von Zenpilot über seine Sichtweise bei der Auswahl von Projektmanagement-Tools.
- Unser „Ask Me Anything“ mit Andy McCormick, in der er mit unseren Mitgliedern über Jira spricht.
- Ein Gespräch mit Olivia Montgomery von Capterra darüber, wie man das Beste aus Tool-Demos herausholt.
Wenn Sie Interesse an weiteren Diskussionen in unserer Community haben oder zu zukünftigen Studien beitragen möchten, erhalten Sie Zugang über die The Digital Project Manager Mitgliedschaft.
