Wie man ein Projektbudget erstellt: 6 wesentliche Schritte
Budgetieren wie ein Profi: Ein gut geplantes Budget hilft Ihnen, komplexe Projekte zu steuern, Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen und unerwartete Kosten effektiv zu bewältigen.
Mit einer Vorlage Zeit sparen: Unsere Vorlage zur Projektkalkulation (verfügbar über DPM-Mitgliedschaft) hilft Ihnen, schnell eine Schätzung und ein Budget zu erstellen, damit Sie sich auf andere strategische Planungsaufgaben konzentrieren können.
Software nutzen: Projektmanagement-Software-Tools sparen ebenfalls Zeit, indem sie Ihr Budget automatisch im Vergleich zum Projektfortschritt und zu anderen Ausgaben überwachen.
Wenn Sie viele bewegliche Teile planen und überwachen, ist ein gut durchdachtes Budget entscheidend, um Ihre Ziele zu erreichen und mit unrealistischen Erwartungen von Stakeholdern oder unerwarteten Kosten umzugehen.
Aber wo fängt man an? Sie sollten in Projektmanagement-Software investieren, die Ihnen hilft, den Überblick zu behalten und während des gesamten Projektlebenszyklus fundierte Entscheidungen zu treffen, sowie ein realistisches Projektbudget zu erstellen. Hier sind die sechs Schritte zur Erstellung eines solchen Budgets, Best Practices, typische Fehler und eine Vorlage.
Was ist ein Projektbudget?
Ein Projektbudget ist ein detaillierter Finanzplan, der die Kosten für die Durchführung Ihres Projekts schätzt. Es bietet einen Fahrplan für das Kostenmanagement während Ihres Projektlebenszyklus und gibt Klarheit darüber, wie viel Geld benötigt wird und wofür es ausgegeben wird.
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Wie erstellt man ein Projektbudget?
Folgen Sie diesen sechs Schritten, um ein Budget zu erstellen, das alle finanziellen Aspekte Ihres Projekts berücksichtigt.
1. Projektumfang definieren
Ein Projektumfang definiert, was im Projekt enthalten ist und was nicht, damit die Erwartungen der Stakeholder aufeinander abgestimmt werden können. Beschreiben Sie die Ziele Ihres Projekts, die Liefergegenstände und die zur Erreichung dieser Ergebnisse erforderliche Arbeit im Detail. Dies hilft, Scope Creep zu verhindern, der zu Budgetüberschreitungen und Projektverzögerungen führen kann.
Der Umfang eines Softwareentwicklungsprojekts kann beispielsweise die wichtigsten Funktionen der Software umfassen, wie Benutzer-Authentifizierung, Datenberichterstattung oder die Integration mit Drittanbieterdiensten.
2. Liefergegenstände in Aufgaben & Unteraufgaben aufteilen
Teilen Sie die Liefergegenstände in Aufgaben und Unteraufgaben auf, um eine detaillierte Roadmap für die Projektdurchführung zu erstellen. So können Sie Verantwortlichkeiten leicht zuweisen und realistische Zeitpläne für die Erledigung festlegen. Sie erhalten ein besseres Verständnis der einzelnen Arbeiten und können spezifische ressourcenbezogene Anforderungen identifizieren.
So kann zum Beispiel ein Liefergegenstand für die Erstellung einer Benutzerregistrierungsfunktion in einem Softwareprojekt in Unteraufgaben unterteilt werden: Gestaltung der Benutzeroberfläche, Entwicklung der Backend-Logik und Testen der Funktionalität. Diese Detaillierung hilft dabei, Ressourcenzeiten zu verfolgen und ermöglicht eine genauere Kostenschätzung.
3. Erforderliche Ressourcen bestimmen
Ihr Budget sollte sowohl die finanziellen Kosten als auch das Humankapital berücksichtigen, das für eine erfolgreiche Projektdurchführung erforderlich ist. Identifizieren Sie alle Personen, Werkzeuge und Materialien, die zur Erledigung jeder Aufgabe benötigt werden. Das Budget muss jede Ressource berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt ohne finanzielle Einschränkungen oder nicht berücksichtigte Risiken erfolgreich umgesetzt werden kann.
Zu den Ressourcen in einem Softwareentwicklungsprojekt können beispielsweise spezialisierte Kompetenzen wie Entwickler, Designer, Tester und alle erforderlichen Software-Tools oder Lizenzen gehören. Durch die genaue Bestimmung der benötigten Fachkenntnisse und der entsprechenden Stundensätze können Sie Ihr Budget präziser planen.
4. Alle Aufgaben & Unteraufgaben schätzen
Berechnen Sie die finanziellen Mittel, die für die Deckung der Arbeitskosten, Materialien und anderer Projektausgaben für jede Aufgabe benötigt werden. Eine genaue Kostenschätzung hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihr Gesamtprojektbudget realistisch und erreichbar ist. Zur Erstellung dieser Schätzungen können Sie historische Daten aus früheren Projekten, Branchen-Benchmarks und Inputs von Teammitgliedern mit entsprechender Erfahrung nutzen.
Wenn Sie zum Beispiel bereits an einem ähnlichen Softwareentwicklungsprojekt gearbeitet haben, bei dem durchschnittlich 80 Stunden für das User-Interface-Design benötigt wurden, können Sie diese Daten nutzen, um den Zeitaufwand für das aktuelle Projekt zu schätzen. Teammitglieder können Einblicke in ihre Fähigkeiten sowie Einschätzungen darüber geben, wie lange sie für eine Aufgabe benötigen, was Ihnen dabei hilft, Ihre Schätzungen zu verfeinern.
5. Legen Sie eine Rücklage an
Legen Sie eine Rücklage im Projektbudget an, um finanzielle Risiken zu mindern. Rücklagen bieten einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben während des Projektverlaufs. Analysieren Sie die spezifischen Risiken Ihres Projekts und nutzen Sie Branchenbenchmarks oder Erfahrungen ähnlicher Projekte, um die Höhe der Rücklage zu bestimmen.
Ein Softwareprojekt mit neuer Technologie birgt beispielsweise höhere Risiken als eines, bei dem Sie bereits vertraute Tools und Technologien einsetzen. Berücksichtigen Sie bei Projekten mit unsicheren Elementen eine größere Rücklage im Budget – für mehr Sicherheit, finanzielle Stabilität und eine bessere Handhabe von Problemen, ohne dass das Projekt aus dem Zeitplan oder Zielkurs gerät.
6. Einholen der Freigabe
Sobald Ihr Projektbudget erstellt ist, holen Sie Feedback und eine formelle Freigabe von den Stakeholdern ein. Dadurch wird gewährleistet, dass alle mit dem Finanzplan und dem Projektplan einverstanden sind und sich den zugewiesenen Ressourcen verpflichtet fühlen. Das Budget sollte klar sein, detaillierte Erläuterungen der Schätzungen, Ressourcenzuteilungen sowie die Begründung für die Bildung der Rücklage enthalten.
Warum sind Projektbudgets wichtig?
Ein gut ausgearbeitetes Projektbudget hilft Ihnen, Ausgaben zu verfolgen, finanzielle Erwartungen mit den Stakeholdern zu kommunizieren, fundierte Entscheidungen zu treffen und mehr:
- Projektsteuerung: Projektbudgets stellen ein Kontrollinstrument dar, das die Ausführung steuert und Überausgaben verhindert.
- Benchmarking: Vergleichen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben mit den Budgetprognosen, um Abweichungen zu erkennen und rechtzeitig Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
- Verantwortlichkeit: Ein klares Budget fördert auch die Verantwortlichkeit bei Teammitgliedern und Stakeholdern.
Beispiel für ein Projektbudget
Hier ist ein Beispiel, wie Sie ein Budget für ein Projekt zur Softwareentwicklung einer mobilen App erstellen.
- Überblick über den Projektumfang und Herangehensweise: Dazu gehört beispielsweise, die Projektergebnisse in Aufgaben wie UI-Design, Backend-Entwicklung, API-Integration und Tests zu unterteilen.
- Benötigte Ressourcen: Dies umfasst die Zusammenstellung eines Teams aus einem UI/UX-Designer, zwei Softwareentwicklern, einem Qualitätssicherungstester und einer Projektleitung. Bewerten Sie die Stundensätze der einzelnen Ressourcen und ermitteln Sie die geschätzten Stunden für jede Aufgabe. Sie schätzen möglicherweise 40 Stunden für das UI-Design und 120 Stunden für die Backend-Entwicklung ein.
- Kostenschätzungen: Schätzen Sie die Kosten für jede Aufgabe und summieren Sie diese, um die Gesamtkosten für das Projekt zu berechnen. Fügen Sie eine Rücklage von 10% hinzu, um unvorhergesehene Ausgaben abzudecken. So beträgt das finale Budget 150.000 $, das Sie dann den Stakeholdern zur Prüfung und Freigabe vorlegen.
Projektkalkulationsvorlage
Unsere Projektkalkulationsvorlage hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Bestandteile in Ihr Projektbudget aufgenommen haben. Sie enthält Aufgaben und Unteraufgaben, Kostenschätzungen, Ressourcenzuweisungen sowie Rücklagen. Laden Sie unsere Vorlage herunter und sparen Sie Zeit, die Sie stattdessen in strategische Aspekte des Projektmanagements investieren können.
Tools zur Budgetierung Ihres Projekts
Sie können auch Projektmanagement-Software und Tools für das Kostenmanagement von Projekten verwenden, um Ihren Budgetierungsprozess zu verbessern und den Fortschritt im Blick zu behalten. Sie bieten oft Funktionen zur Nachverfolgung von Ausgaben, Erstellung von Berichten und Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, was es erleichtert, während des gesamten Projektlebenszyklus ein genaues Budget zu führen.
Projektbudgetierungs-Software ermöglicht es Ihnen außerdem, Aufgaben zu erfassen, präzise Schätzungen zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen und Zeitpläne einzuhalten. Projektbudgetierungs-Software ermöglicht es Ihnen außerdem, Aufgaben zu erfassen, präzise Schätzungen zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen und Zeitpläne einzuhalten. Wenn Ihr Projekt Finanzmanagement beinhaltet, können Sie Projektmanagement-Software, die mit QuickBooks integriert ist, in Betracht ziehen, um die Nachverfolgung von Ausgaben und die Finanzberichterstattung zu optimieren.
Hier sind die beliebtesten Projektmanagement-Softwaretools, mit denen Sie Ihr Budget verfolgen und überwachen können.
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Best Practices zur Erstellung eines Projektbudgets
Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Sie Risiken mindern und die Erfolgschancen des Projekts erhöhen.
1. Klare Ziele & Vorgaben setzen
Eindeutig definierte und dokumentierte Ziele und Vorgaben ermöglichen es Ihnen, die notwendigen Ressourcen und die damit verbundenen Kosten genau zu bestimmen. Beginnen Sie mit dem Endziel – Ihren Projektzielen. Das Verständnis dieser Ziele hilft Ihnen dabei, daraus SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert) zu entwickeln.
Diese Ziele bestimmen die notwendigen Ressourcen und das Budget zur Fertigstellung der Arbeit. Verknüpfen Sie alle Ziele bereits in der Planungsphase mit den Projektvorgaben, um eine Ausgangsbasis zu schaffen, auf die sich die Stakeholder in jeder Projektphase beziehen können.
2. Binden Sie wichtige Stakeholder in den Budgetierungsprozess ein
Zusammenarbeit kann wertvolle Einblicke liefern und hilft dabei, sicherzustellen, dass keine wichtigen Kosten übersehen werden. Beteiligen Sie Teammitglieder, Kundinnen und Kunden und andere Stakeholder und holen Sie deren Meinung zu möglichen Kosten und Ressourcenbedarf ein.
Dies fördert ein Gefühl der Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht und führt zu einer besseren Einhaltung des Budgets im gesamten Projektverlauf. Regelmäßige Meetings und offene Kommunikationskanäle erleichtern diese Zusammenarbeit und ermöglichen schnelle Anpassungen an das Feedback der Stakeholder.
3. Verwenden Sie Branchen-Benchmarks oder Erfahrung
Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, wenn Sie Ihren Risikopuffer festlegen. Sehen Sie sich ähnliche vergangene Projekte oder Benchmarks für Ihre Branche bzw. den Projekttyp und die Projektgröße an und berücksichtigen Sie dabei die Komplexität und die Risikofaktoren Ihres Projekts.
Ein Risikopuffer kann helfen, finanzielle Überraschungen abzufedern, und Sie dabei unterstützen, den Projektfortschritt beizubehalten und Projektverzögerungen sowie Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
Häufige Fehler bei der Projektbudgetierung
Hier sind einige typische Fehler, die Sie bei Ihren Projektbudgets machen könnten – und wie Sie diese vermeiden können.
1. Kosten unterschätzen
Es ist leicht, bestimmte Kosten zu übersehen oder Material- und Stundensätze falsch einzuschätzen. Das passiert häufig, wenn Sie sich auf frühere Budgets oder Erfahrungswerte statt auf gründliche Recherche verlassen.
Um diese Falle zu vermeiden, holen Sie detaillierte Angebote von Anbietern ein, ziehen Sie historische Daten hinzu und beziehen Sie Teammitglieder ein, die Einblicke in die potenziellen Kosten ihrer Aufgaben geben können. So erhalten Sie realistischere Prognosen und ein Budget, das die Wirklichkeit besser widerspiegelt.
2. Verdeckte oder indirekte Kosten nicht erkennen
Versteckte Kosten können aus verschiedenen Quellen entstehen, darunter unerwartete Änderungen im Projektumfang, Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder Verwaltungsgebühren. Wenn Ihr Budget diese nicht berücksichtigt, kann dies zu erheblichen finanziellen Belastungen führen, falls unerwartete Ausgaben auftreten.
Führen Sie eine umfassende Risikoanalyse durch und fügen Sie Ihrem Budget einen Notfallfonds hinzu, um dem vorzubeugen. Dies kann helfen, die Auswirkungen unvorhergesehener Umstände abzufedern und sicherzustellen, dass Ihr Projekt auch bei Überraschungen finanziell tragfähig bleibt.
3. Vernachlässigung der Überwachung & Anpassung des Budgets
Behandeln Sie Ihre Budgets als lebende Dokumente – überprüfen und passen Sie sie regelmäßig auf Basis tatsächlicher Ausgaben und Projektentwicklungen an. Kostenüberschreitungen oder falsch zugewiesene Ressourcen können Sie überraschen, wenn Sie Ihr Budget nicht kontinuierlich überwachen.
Richten Sie eine Routine für die Überprüfung des Budgets ein (z. B. monatlich oder vierteljährlich). So können Sie Trends und Abweichungen frühzeitig erkennen und rechtzeitig Anpassungen vornehmen, die das Projekt am Laufen, im Zeitplan und innerhalb des finanziellen Rahmens halten.
Das Fehlen von Projektmanagement-Software mit Finanzverfolgungsfunktionen kann ebenfalls dazu führen, dass das Budget vernachlässigt wird, da es aus dem Blickfeld und somit aus dem Sinn gerät.
Verwandte Dokumente
Hier sind einige verwandte Dokumente, die nicht mit einem Projektbudget verwechselt werden sollten.
- Ein Project Charter beschreibt die Ziele, den Umfang, die Stakeholder und die übergeordneten Ziele Ihres Projekts. Er liefert einen Rahmen für das Budget. Ziehen Sie ihn bei der Budgeterstellung zurate, um sicherzustellen, dass er mit den Projektzielen übereinstimmt und die Mittel effektiv zur Zielerreichung eingesetzt werden.
- Arbeitspaketstruktur (WBS): Die WBS zerlegt Ihr Projekt in kleinere, überschaubare Komponenten, was eine präzisere Kostenschätzung ermöglicht und dabei hilft, einzelne Aufgaben, deren Anforderungen und die damit verbundenen Kosten zu identifizieren. Dadurch können Sie ein detaillierteres und exakteres Budget erstellen.
- Eine Kostenschätzung für das Projekt ist eine ungefähre Berechnung der für den Abschluss eines Projekts anfallenden Kosten. Sie gibt einen groben Überblick über die Projektkosten, kann sich jedoch ändern, sobald mehr Informationen verfügbar sind. Der Schwerpunkt liegt hauptsächlich auf den voraussichtlichen Kosten für den Projektabschluss. Sie bietet eine Aufschlüsselung der Ausgaben auf Grundlage des Projektumfangs und wird in der Regel in der Planungsphase erstellt.
- Ein Projektvorschlag ist ein umfassendes Dokument, das die geschätzten Kosten sowie die Ziele, die Methodik, den Zeitplan und die erwarteten Ergebnisse des Projekts beschreibt.
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