Wie man ein Projektbudget erstellt: 6 entscheidende Schritte
Budgetieren wie ein Profi: Ein gut geplantes Budget hilft Ihnen, komplexe Projekte zu steuern, sich auf die Erwartungen der Stakeholder auszurichten und unerwartete Kosten effektiv zu bewältigen.
Zeit sparen mit einer Vorlage: Unsere Vorlage für den Projektkostenplan (verfügbar über die DPM-Mitgliedschaft) hilft Ihnen, rasch eine Kalkulation und ein Budget zu erstellen, sodass Sie sich auf andere strategische Planungsaktivitäten konzentrieren können.
Software nutzen: Projektmanagement-Software kann ebenfalls Zeit sparen, indem sie Ihr Budget sowie andere Projektausgaben automatisch im Vergleich zum Projektfortschritt verfolgt und überwacht.
Wenn Sie viele bewegliche Teile planen und überwachen, ist ein gut durchdachtes Budget entscheidend, um Ihre Ziele zu erreichen und mit unrealistischen Stakeholder-Erwartungen oder unerwarteten Kosten umzugehen.
Aber wo fängt man an? Sie sollten in Projektmanagement-Software investieren, um den Überblick zu behalten und während des gesamten Projektlebenszyklus fundierte Entscheidungen zu treffen sowie ein realistisches Projektbudget zu erstellen. Hier sind die sechs Schritte zur Erstellung eines solchen Budgets, bewährte Methoden, Fehler, die Sie vermeiden sollten, und eine Vorlage.
Was ist ein Projektbudget?
Ein Projektbudget ist ein detaillierter Finanzplan, der die Kosten für die Durchführung Ihres Projekts schätzt. Es bietet einen Fahrplan für das Kostenmanagement im gesamten Projektlebenszyklus und macht deutlich, wie viel Geld benötigt wird und wofür es verwendet wird.
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Wie erstellt man ein Projektbudget?
Befolgen Sie diese sechs Schritte, um ein Budget zu erstellen, das alle finanziellen Aspekte Ihres Projekts berücksichtigt.
1. Projektumfang definieren
Ein Projektumfang definiert, was im Projekt enthalten ist und was nicht, damit Stakeholder ihre Erwartungen ausrichten können. Legen Sie die Ziele Ihres Projekts, die Liefergegenstände und die Arbeiten, die für die Fertigstellung dieser Liefergegenstände notwendig sind, detailliert dar. Dies hilft, Scope Creep zu verhindern, der zu Budgetüberschreitungen und Projektverzögerungen führen kann.
Zum Beispiel kann der Umfang eines Softwareentwicklungsprojekts die wichtigsten Funktionen der Software umfassen, wie etwa Benutzer-Authentifizierung, Datenauswertung oder die Integration mit Drittanbieter-Services.
2. Liefergegenstände in Aufgaben & Unteraufgaben aufteilen
Teilen Sie Liefergegenstände in Aufgaben und Unteraufgaben auf, um eine detaillierte Roadmap für die Projektdurchführung zu erstellen. So können Sie Verantwortlichkeiten einfach an Teammitglieder zuweisen und realistische Zeitpläne für die Fertigstellung festlegen. Sie erhalten ein besseres Verständnis des Arbeitsumfangs und können spezifische ressourcenbezogene Anforderungen identifizieren.
Zum Beispiel kann ein Liefergegenstand für die Erstellung einer Benutzerregistrierungsfunktion in einem Softwareentwicklungsprojekt in folgende Unteraufgaben aufgeteilt werden: Gestaltung der Benutzeroberfläche, Entwicklung der Backend-Logik und Testen der Funktionalität. Diese Details helfen dabei, die Ressourcenzeiten zu verfolgen und eine genauere Kostenschätzung zu ermöglichen.
3. Erforderliche Ressourcen ermitteln
Ihr Budget sollte sowohl die finanziellen Kosten als auch das für den Projekterfolg notwendige Humankapital widerspiegeln. Identifizieren Sie alle Personen, Werkzeuge und Materialien, die für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlich sind. Das Budget muss jede Ressource berücksichtigen, um zu gewährleisten, dass Ihr Projekt erfolgreich und ohne finanzielle Engpässe oder unvorhergesehene Risiken durchgeführt werden kann.
Zu den Ressourcen bei einem Softwareentwicklungsprojekt können spezialisierte Fähigkeiten wie Entwickler, Designer, Tester sowie die erforderlichen Software-Tools oder Lizenzen gehören. Die genaue Bestimmung der benötigten Qualifikationen und der entsprechenden Stundensätze ermöglicht Ihnen eine präzisere Budgetplanung.
4. Alle Aufgaben & Unteraufgaben schätzen
Berechnen Sie die finanziellen Ressourcen, die benötigt werden, um Arbeitskosten, Materialkosten und andere Projektausgaben für jede Aufgabe zu decken. Eine genaue Kostenschätzung hilft Ihnen sicherzustellen, dass das Gesamtbudget Ihres Projekts realistisch und erreichbar ist. Für die Erstellung dieser Schätzungen können Sie historische Daten aus früheren Projekten, Branchenbenchmarks und das Feedback von Teammitgliedern mit relevanter Erfahrung heranziehen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben bereits ein ähnliches Softwareentwicklungsprojekt durchgeführt, bei dem das Design der Benutzeroberfläche durchschnittlich 80 Stunden in Anspruch genommen hat. Mit diesen Daten können Sie den Zeitbedarf für das aktuelle Projekt abschätzen. Teammitglieder können Einblicke in ihre Fähigkeiten und ihre Einschätzung zum Zeitaufwand für einzelne Aufgaben geben, was dabei hilft, Ihre Schätzungen zu verfeinern.
5. Reservefonds hinzufügen
Fügen Sie dem Projektbudget einen Reservefonds hinzu, um finanzielle Risiken abzufedern. Reservefonds bieten einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben im Verlauf des Projekts. Analysieren Sie die spezifischen Risiken Ihres Projekts und nutzen Sie Branchenbenchmarks oder Erfahrungen aus ähnlichen Projekten, um die Höhe des Reservefonds festzulegen.
Beispielsweise birgt ein Softwareprojekt mit neuer Technologie höhere Risiken als eines, bei dem Sie bereits vertraute Tools und Technologien einsetzen. Für Projekte mit unsicheren Faktoren sollten Sie ein größeres Budget für den Reserven einplanen – für mehr Sicherheit, finanzielle Stabilität und die Fähigkeit, auftretende Probleme zu bewältigen, ohne Zeitplan oder Projekterfolg zu gefährden.
6. Einholen der Freigabe
Sobald Ihr Projektbudget erstellt ist, holen Sie Feedback und die formelle Freigabe der Stakeholder ein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten mit dem Finanzplan und dem Projektplan einverstanden sind und sich an die zugewiesenen Ressourcen binden. Das Budget sollte nachvollziehbar sein und eine detaillierte Erläuterung der Schätzungen, der Ressourcenzuteilung sowie der Begründung für den Reservefonds enthalten.
Warum sind Projektbudgets wichtig?
Ein gut erstelltes Projektbudget hilft Ihnen, Ausgaben nachzuverfolgen, finanzielle Erwartungen an Stakeholder klar zu kommunizieren, fundierte Entscheidungen zu treffen und mehr:
- Projektsteuerung: Projektbudgets dienen als Steuerungsmechanismus, um die Durchführung zu leiten und eine Kostenüberschreitung zu verhindern.
- Benchmarking: Vergleichen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben mit den Budgetprognosen mit Hilfe von Projektkostenverfolgungs-Tools, um Abweichungen zu erkennen und sofort Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
- Verantwortlichkeit: Ein klares Budget fördert außerdem die Verantwortlichkeit innerhalb des Teams und bei den Stakeholdern.
Beispiel für ein Projektbudget
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Erstellung eines Budgets für ein Softwareentwicklungsprojekt im Bereich Mobile Apps.
- Projektumfang und -ansatz: Hierzu kann es gehören, die Projektaufgaben in UI-Design, Backend-Entwicklung, API-Integration und Testaufgaben zu unterteilen.
- Benötigte Ressourcen: Dazu gehört beispielsweise ein Team aus einem UI/UX-Designer, zwei Softwareentwicklern, einem Qualitätssicherungstester und einem Projektmanager. Für jede Ressource wird der Stundensatz ermittelt und die voraussichtliche Stundenanzahl pro Aufgabe berechnet. Beispielsweise könnten Sie 40 Stunden für das UI-Design und 120 Stunden für die Backend-Entwicklung veranschlagen.
- Kostenschätzungen: Schätzen Sie die Kosten für jede Aufgabe und addieren Sie diese zum Gesamtprojektbudget. Fügen Sie einen 10%igen Reservefonds hinzu, um ungeplante Ausgaben abzudecken. Damit ergibt sich ein endgültiges Budget von $150,000, das Sie den Stakeholdern präsentieren. Diese werden die Details prüfen und freigeben.
Vorlage für Projektkostenschätzung
Unsere Projektkostenvorlage hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Elemente in Ihrem Projektbudget berücksichtigt haben. Sie beinhaltet Aufgaben und Teilaufgaben, geschätzte Kosten, Ressourcenzuteilungen und Rückstellungsmittel. Laden Sie unsere Vorlage herunter, um Zeit zu sparen, die Sie stattdessen in strategischere Aspekte des Projektmanagements investieren können.
Tools zur Budgetierung Ihres Projekts
Sie können auch Projektmanagement-Software und Projektkostenmanagement-Tools verwenden, um Ihren Budgetierungsprozess zu verbessern und den Fortschritt im Blick zu behalten. Diese bieten häufig Funktionen zur Ausgabenverfolgung, Berichtserstellung und Zusammenarbeit mit Teammitgliedern – so wird es leichter, während des gesamten Projektzyklus ein genaues Budget einzuhalten.
Projektbudgetierungssoftware ermöglicht es zudem, Aufgaben zu erfassen, genaue Schätzungen zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen und Zeitpläne einzuhalten. Wenn Ihr Projekt ein Finanzmanagement beinhaltet, sollten Sie den Einsatz von Projektmanagement-Software mit QuickBooks-Integration in Betracht ziehen, um die Ausgabenverfolgung und Finanzberichterstattung zu vereinfachen.
Hier sind die beliebtesten Projektmanagement-Tools, die Sie zur Überwachung und Nachverfolgung Ihres Budgets verwenden können.
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Best Practices für die Erstellung eines Projektbudgets
Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Sie Risiken minimieren und die Erfolgschancen Ihres Projekts steigern.
1. Klare Ziele und Vorgaben setzen
Eindeutig definierte und dokumentierte Ziele und Vorgaben ermöglichen es Ihnen, notwendige Ressourcen und die damit verbundenen Kosten genau zu bestimmen. Beginnen Sie mit dem Endergebnis vor Augen – den Projektzielen. Wer die Ziele kennt, kann daraus konkrete SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert) ableiten.
Diese Ziele bestimmen die Ressourcen und das Budget, die zur Umsetzung der Arbeiten erforderlich sind. Verknüpfen Sie alle Ziele möglichst bereits in der Planungsphase mit den Gesamtzielen des Projekts, um eine Grundlage zu schaffen, auf die sich alle Beteiligten während jeder Projektphase beziehen können.
2. Binden Sie wichtige Stakeholder in den Budgetierungsprozess ein
Gemeinsames Arbeiten kann wertvolle Erkenntnisse liefern und hilft Ihnen, keine kritischen Kosten zu übersehen. Beziehen Sie Teammitglieder, Kunden und weitere Beteiligte mit ein und holen Sie deren Einschätzungen zu möglichen Kosten und Ressourcenanforderungen ein.
Das fördert ein Gefühl von Eigenverantwortung und Nachvollziehbarkeit und trägt dazu bei, dass das Budget während des gesamten Projektzyklus besser eingehalten wird. Regelmäßige Meetings und offene Kommunikationskanäle erleichtern die Zusammenarbeit und ermöglichen es Ihnen, schnell auf das Feedback der Stakeholder zu reagieren.
3. Branchenspezifische Benchmarks oder Erfahrungen nutzen
Sie müssen das Rad beim Thema Rückstellung nicht neu erfinden. Schauen Sie sich ähnliche, bereits abgeschlossene Projekte oder Benchmarks, die zu Ihrer Branche, Ihrem Projekttyp und Ihrer Projektgröße passen, an. Berücksichtigen Sie dabei auch die Komplexität und Risikofaktoren Ihres Projekts.
Ein finanzieller Puffer kann helfen, finanzielle Überraschungen abzufedern, das Projekt konsequent voranzutreiben und Projektverzögerungen sowie Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
Typische Fehler bei der Projektbudgetierung
Hier sind einige typische Fehler, die Ihnen bei Projektbudgets unterlaufen könnten – und wie Sie diese vermeiden.
1. Kosten unterschätzen
Es ist leicht, bestimmte Ausgaben zu übersehen oder Material- und Arbeitskosten falsch einzuschätzen. Das passiert oft, wenn man sich auf frühere Budgets oder anekdotische Erfahrungen verlässt, anstatt gründlich zu recherchieren.
Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten Sie detaillierte Angebote von Anbietern einholen, historische Daten berücksichtigen und Teammitglieder einbeziehen, die Einblicke in die potenziellen Kosten ihrer Aufgaben geben können. Dies führt zu realistischeren Prognosen und einem Budget, das die Realität besser widerspiegelt.
2. Verborgene oder indirekte Kosten nicht erkennen
Versteckte Kosten können aus unterschiedlichen Quellen entstehen, darunter unerwartete Änderungen im Projektumfang, regulatorische Anforderungen oder Verwaltungsgebühren. Werden diese im Budget nicht berücksichtigt, kann dies zu erheblichen finanziellen Belastungen führen, wenn unerwartete Ausgaben auftreten.
Führen Sie eine umfassende Risikoanalyse durch und nehmen Sie einen Notfallpuffer in Ihr Budget auf, um dem vorzubeugen. So können Sie die Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse abfedern und sicherstellen, dass Ihr Projekt auch bei Überraschungen finanziell tragfähig bleibt.
3. Das Budget nicht überwachen und anpassen
Betrachten Sie Ihr Budget als ein lebendiges Dokument – überprüfen und aktualisieren Sie es regelmäßig auf Grundlage tatsächlicher Ausgaben und aktueller Projektentwicklungen. Sie könnten von Budgetüberschreitungen oder fehlgeleiteten Ressourcen überrascht werden, wenn Sie Ihr Budget nicht fortlaufend überwachen.
Richten Sie einen festen Rhythmus für die Budgetüberprüfung ein (z. B. monatlich oder quartalsweise). So können Sie frühzeitig Trends und Abweichungen erkennen und rechtzeitig Anpassungen vornehmen, die das Projekt weiter voranbringen, den Fahrplan einhalten und innerhalb des finanziellen Rahmens bleiben.
Das Fehlen von Projektmanagement-Software mit Finanzverfolgungs-Funktionen kann ebenfalls dazu führen, dass Budgets vernachlässigt werden, weil sie so aus dem Blickfeld und damit aus dem Sinn geraten.
Verwandte Dokumente
Hier sind einige verwandte Dokumente, die nicht mit einem Projektbudget verwechselt werden sollten.
- Ein Projektauftrag (Project Charter) legt die Ziele, den Umfang, die Beteiligten und die übergeordneten Zielsetzungen Ihres Projekts fest. Er bietet einen Rahmen für das Budget. Nutzen Sie ihn beim Erstellen des Budgets, um sicherzustellen, dass es mit den Projektzielen übereinstimmt und die Mittel effizient zugeteilt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.
- Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure/WBS): Der WBS zerlegt Ihr Projekt in kleinere, überschaubare Komponenten, was die genaue Kostenschätzung und Identifizierung einzelner Aufgaben, Anforderungen und zugehöriger Kosten erleichtert. Dadurch können Sie ein detailliertes und präzises Budget erstellen.
- Eine Kostenschätzung für das Projekt ist eine ungefähre Berechnung der Kosten zur Projektdurchführung. Sie liefert einen groben Überblick über die anfallenden Kosten, kann sich jedoch ändern, wenn weitere Informationen vorliegen. Der Fokus liegt primär auf den erwarteten Kosten zur Durchführung des Projekts. Die Schätzung enthält eine Aufschlüsselung der Kosten entsprechend dem jeweiligen Projektumfang und wird üblicherweise in der Planungsphase erstellt.
- Ein Projektvorschlag ist ein umfassendes Dokument, das die geschätzten Kosten sowie die Projektziele, die Methodik, den Zeitplan und die erwarteten Ergebnisse beschreibt.
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