Budgetklemme: Umgehen mit knappen Mitteln & Champagner-Geschmack bei Kool-Aid-Budget
Willkommen bei Budget Crunch. In dieser fortlaufenden Serie beschäftigen wir uns mit Projektbudgets, Schätzungen und den Herausforderungen, die damit einhergehen. Groß oder klein – hinter jedem Budget steckt eine Geschichte, und wir bringen diese Geschichten zu Ihnen, um Ihnen bei Ihren eigenen Budget-Herausforderungen zu helfen.
In dieser Ausgabe erfahren Sie, wie Christina Sookram, eine Projektmanagerin aus unserer Community, mit (fast) keinen Mitteln ein Projekt für ein bekanntes Softwareunternehmen durchführte. Ziel des Projekts war es, Studierende dazu zu motivieren, Apps für die Plattform des Unternehmens zu entwickeln.
Hier ist das Interview unserer Redaktion mit Christina: Erfahren Sie, wie sie das Projekt trotz des knappen Budgets umgesetzt hat und lernen Sie ihre wichtigsten Erkenntnisse im Umgang mit Stakeholdern und in der realistischen Erwartungssteuerung hinsichtlich Budgets kennen.
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Wie hoch war das Budget?
$18.000 geplant, $4.000 bereitgestellt.
Was war das Projekt?
Studierende an Hochschulen und Universitäten sind ein ungenutzter Markt für Entwickler und Kreative.
Das Projekt, das ich leitete, umfasste die Planung und Durchführung einer Kampagne, um die Anzahl studentischer Entwickler*innen zu erhöhen, die mobile Anwendungen erstellen. Das war ein großartiges Projekt, da das Programm, dem ich angehörte, mehrere Hochschulen und Universitäten als Partner hatte.
Die Zusammenarbeit mit diesen Partnern verlief sehr gut. Allerdings war es bei diesem Projekt eine Herausforderung, die Community der studentischen Entwickler*innen zu erreichen, da diese bisher nicht eingebunden war. Beziehungsaufbau war hier entscheidend. Wie könnte man mehr Studierende dazu bewegen, mobile Apps zu entwickeln?
Die Organisation, der ich damals angehörte, veranstaltete einen Wettbewerb für Softwareentwickler*innen, bei dem Apps für deren Plattform entwickelt werden sollten.
Mein Unternehmen (und insbesondere einer der leitenden Führungskräfte) war Sponsor des Projekts. Die Gewinner*innen des Wettbewerbs sollten auf der jährlichen Konferenz für Softwareentwickler*innen bekannt gegeben werden.
Da dies eine hervorragende Schulungs- und Networking-Veranstaltung war, schlugen wir dem Sponsor vor, Studierenden, die ihre Apps eingereicht hatten, kostenlose Registrierungspässe für die Konferenz zur Verfügung zu stellen.
Auf der Konferenz hätten die Studierenden zudem die Möglichkeit erhalten, als Teil ihres Gewinns ein Smartphone und Tablet zu bekommen.
Was war die Herausforderung?
Die größte Herausforderung war unser Budget. Um es anders zu sagen: Unsere größte Herausforderung bestand darin, dass wir das Projekt mit einem geplanten Budget vorbereitet hatten – und dann nach Abschluss der Planung erfuhren, dass wir das Budget drastisch kürzen mussten. Es standen uns kaum bis gar keine Mittel zur Umsetzung des Projekts zur Verfügung.
Wie bitte? Kein Budget? Was soll das bedeuten – wie kann man ein Projekt ohne Budget durchführen?
Hier wurde es kompliziert. Die Organisation, der ich angehörte, befand sich in einem schwierigen (und öffentlichen) Umstrukturierungsprozess. Die Finanzierung von Portfolios, Programmen, Projekten und Initiativen wurde organisationsweit eingeschränkt oder gestrichen.
Als wir das Budget erstellt haben, orientierten wir uns an dem eines ähnlich gelagerten Projekts aus dem Vorjahr. Auf Grundlage der damaligen Reisekosten und der Kosten einiger Posten empfanden wir das Budget für den Projektumfang als ausreichend und realistisch.
Wir gingen davon aus, dass wir das Projekt mit dem von uns geplanten Budget durchführen durften. Ursprünglich sah das Projekt folgendes Budget vor:
| Posten | Kosten | Kommentar/Notizen |
|---|---|---|
| Konferenzpässe für studentische Entwickler*innen | 5 Pässe @ $900 jeweils = $4,500 | Um Studierende zu motivieren, Apps zu entwickeln, sollten Pässe für eine Konferenz vergeben werden |
| Messe-Stand auf Entwicklerkonferenz | $2,000 | Inklusive Stand und Werbeartikel |
| Tablets und Smartphones als Gewinne | $5,000 | Interne Kosten für verwendete Hardware (keine externen Verkaufspreise) |
| Reisekosten für 2 Mitarbeitende zur Entwicklerkonferenz in San Francisco | $6,000 | Inklusive Flug, Hotel und Transport vor Ort |
| Rücklagentopf (Contingency Reserve) | $500 | Weil man stets eine Pufferreserve im Budget haben sollte |
| Summe | $18,000 | Preise/Kosten stammen aus ca. 2010, als das Projekt initiiert und geplant wurde |
$18.000 ist eine Menge Geld für ein Unternehmen, das möglichst viele Kosten eliminieren und sich im Umbruch befindet. Wir wurden aufgefordert, dieses Budget zu kürzen und auf nicht unbedingt notwendige Posten zu verzichten.
Da das Budget aus Sicht des Projektteams bereits knapp und realistisch war, habe ich meine Bedenken dem Sponsor mitgeteilt. Auch hier war der Druck, weitere Betriebskosten in anderen Projekten unseres Programms einzusparen, groß. Während Verständnis für unsere Situation bestand, wurden wir ermutigt, nach innovativen Lösungen zu suchen.
Was war Ihre Lösung?
In der Not muss man kreativ werden. Wir entschieden uns hier, die Strategie „bitten, borgen oder klauen“ zu verfolgen und zu prüfen, ob wir intern Unterstützung von unserem Sponsor und den Stakeholdern erhalten könnten.
Denke daran, Projektbeteiligte werden durch dein Projekt positiv oder negativ beeinflusst. Sie haben ein Interesse daran, dass das Projekt erfolgreich ist. Daher sollten sich Projektmanager nicht scheuen, mit ihren Stakeholdern zu kommunizieren und zu fragen, ob sie helfen können.
Wie musstest du kreativ werden, um das Projekt zu planen oder durchzuführen?
Die Strategie „betteln, borgen und stehlen“ mag in der Theorie gut klingen, aber die meisten von uns werden erkennen, dass dies im professionellen Arbeitsumfeld wahrscheinlich keine gute Idee ist.
Ein Projektmanager sollte seinem Team und anderen innerhalb einer Organisation ein Vorbild sein, sich ethisch korrekt zu verhalten. Ebenso sollten Verhaltensweisen oder Aktivitäten, die Beziehungen schaden und Misstrauen schaffen könnten, möglichst vermieden werden.
Hier ist es wichtig, dass sich ein Projektmanager auf seine diplomatischen Verhandlungsfähigkeiten und seine Überzeugungskraft verlässt, um andere zu bewegen, etwas abzugeben, wovon alle profitieren können.
Dazu musste ich identifizieren, was die Stakeholder hatten, was ich brauchte, und was ich ihnen im Gegenzug für ihren Vorteil bieten konnte (während ich so wenig Geld wie möglich ausgab).
Anhand meines Budgets habe ich folgende Matrix erstellt, um mich auf Meetings mit den Stakeholdern vorzubereiten:
| Was brauche ich? | Wer hat es? (Mit welchem Stakeholder sollte gesprochen werden?) | Was kann ich anbieten? | Wie profitiert der Stakeholder? |
|---|---|---|---|
| Konferenzpässe für Studierende | Event-Team | Versuchen, Professoren/Lehrende zu ermutigen, mit ihren Studierenden zum vollen Tarif teilzunehmen | Das Event-Team erhält weiterhin Registrierungen für die Veranstaltung. Möglichkeit, dass einige Professoren aus verschiedenen Schulen teilnehmen |
| Messebereich auf der Konferenz | Vertriebs- & Marketing-Team | Es muss nicht ein kompletter Stand sein (ein Schreibtisch im Hauptbereich würde reichen, um Studierende/Lehrende zum größeren Stand zu bringen) | Mehr Besucher am Hauptstand und gemeinsame Kostenteilung |
| Tablets & Smartphones | Developer Experience Team | Motivierte Entwickler (Studierende), die die Hardware einsetzen, um mobile Apps für die Plattform zu entwickeln | Mehr mobile Apps für die Plattform und Bekanntheit bei einer neuen Zielgruppe von Entwicklern |
| Reisekosten für Mitarbeitende | Der Sponsor | Mitarbeitende können mit anderen Aufgaben helfen/bei Bedarf das Event-Team unterstützen | Zusätzliche Hilfe vor Ort auf der Konferenz senkt Bedarf an externer Aushilfe |
| Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben | Der Sponsor | Eigentlich nichts anzubieten. Diese Reserve sollte bei Bedarf genutzt werden | Weniger Einbindung des Sponsors bei Änderungsanträgen (spart Sponsor-Zeit) |
Mit dieser Matrix vorbereitet, habe ich Meetings mit allen Stakeholder-Gruppen arrangiert, um zu fragen, ob sie uns die benötigten Dinge kostenlos zur Verfügung stellen können (oder ob sie die Kosten teilen, um unser Budget zu entlasten).
Hast du das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen?
Auch wenn ich nicht Generalsekretär der Vereinten Nationen war, musste ich beim Projektmanagement meine diplomatischen Überzeugungskünste einsetzen, um die Stakeholder zu bitten und zu überzeugen, uns die benötigten Dinge kostenlos zur Verfügung zu stellen.
Neben meinen Verhandlungskompetenzen waren dafür auch andere wichtige Fähigkeiten für Projektleiter gefragt—Zuhören und Empathie.
Durch Einzelgespräche mit den jeweiligen Stakeholder-Teams konnte ich deren Zielsetzungen besser verstehen – und das Hauptziel, das wir alle teilten: Wir wollten die Anzahl der mobilen App-Entwickler auf der Plattform erhöhen.
Mein Team hatte Zugang zu einem bislang unerschlossenen Markt (Studierende) und Multiplikatoren (Hochschuldozenten). Nach erfolgreichen Verhandlungen mit unseren Stakeholdern konnten wir unser Budget wie folgt senken:
| Posten | Ursprüngliches Budget | Aktualisiertes Budget | Bemerkung/Notizen |
|---|---|---|---|
| Student Developer Conference Registrierungspässe | 5 Pässe @ $900 je = $4,500 | $0 | Die Konferenzpässe für 5 Studierende wurden vom Event-Team gestellt |
| Messeauftritt auf der Developer-Konferenz | $2,000 | $500 | Das Vertriebs- und Marketingteam hat uns Platz im Hauptbereich eingeräumt. Die $500 decken die Werbegeschenke ab. |
| Tablets und Smartphones als Preise | $5,000 | $0 | Das Developer Experience Team hat die Hardware freundlicherweise gespendet, da sie ebenfalls der Meinung waren, dass Studierende Geräte für Entwicklung und Tests benötigen. |
| Reisekosten für 2 Mitarbeitende zur Developer-Konferenz in San Francisco | $6,000 | $3,000 | Der Sponsor hat zusätzliche Mittel bereitgestellt, um die Reisekosten für eine der beiden Personen zu übernehmen, was das Reisebudget reduzierte |
| Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben | $500 | $500 | Die Rücklage wurde beibehalten |
| Gesamt | $18,000 | $4,000 | Kosteneinsparung von $14,000 (etwa 78% Kostenreduzierung) |
Wir konnten unser Budget zwar nicht auf 0 reduzieren, aber eine Reduzierung um 78 %, nur indem wir mit unseren Stakeholdern gesprochen haben, hat definitiv geholfen.
Außerdem konnten wir durch die Zusammenarbeit mit dem Event-Team einen Registrierungspreisnachlass sichern, falls Hochschulen und Universitäten eine Gruppe von Studierenden und Lehrenden schicken wollten (was ein Anreiz für Lehrkräfte war, mehr Studierende zu motivieren).
Wir konnten das Projekt pünktlich abschließen und erzielten großartige Ergebnisse (greifbar in Form von von Studierenden entwickelten Apps, aber auch immateriell durch die Schaffung von Networking-Möglichkeiten für die Studierenden).
Gab es bestimmte Aspekte des Projekts oder spezifische Herausforderungen, die Ihnen schlaflose Nächte bereitet haben?
Ja! Das gesamte Projekt! 😑
Genauer gesagt war es die Herausforderung, ein solches Projekt umzusetzen (mit dem Ziel, letztlich ein Geschäft auszubauen und mit einem bisher unerschlossenen Markt in Kontakt zu treten), während die Organisation einen erheblichen Personalabbau durchlief.
Auch wenn unser Sponsor dem Projekt weiterhin verpflichtet blieb, waren wir uns sehr bewusst, dass jemand anderes (und noch höhergestellt) in der Organisation jederzeit entscheiden konnte, dass dieses Projekt keine Priorität hat und es beenden könnte.
Projekte zu managen mit begrenztem Budget und Ressourcen ist eine Realität, der viele Projektmanager irgendwann in ihrer Karriere begegnen. Aber währenddessen ständig mit der Gefahr einer möglichen Einstellung konfrontiert zu sein, ist nochmal etwas ganz anderes.
Ebenso bestand immer die Sorge, dass die Stakeholder die Vorteile unseres Projekts nicht erkennen und letztlich keine Unterstützung leisten würden. Man sollte immer um Hilfe bitten, aber es gibt keine Garantie, dass man sie auch bekommt.
Rückblickend: Gibt es etwas, das Sie anders machen würden (außer die Rahmenbedingungen des Projekts zu verändern)?
Im Nachhinein denke ich, ich hätte ein noch ehrlicheres Gespräch mit unserem Sponsor darüber führen sollen, wie viel Geld und Unterstützung tatsächlich für das Projekt zur Verfügung standen. Wenn wir das Projekt mit sehr wenigen Ressourcen hätten abschließen müssen, war es dann wirklich eine Priorität für das Unternehmen?
Haben Sie irgendwelche Bedauern hinsichtlich des Projektablaufs?
Gar keine. Wir haben unter sehr schwierigen Umständen das getan, was nötig war, und konnten dennoch exzellente Ergebnisse erzielen.
Es ist bedauerlich, dass das Unternehmen sich gerade in einer Umstrukturierung befand (worauf mein Projektteam und ich keinen Einfluss hatten), aber wir konnten dennoch unsere Ziele erreichen.
Da wir unsere Stakeholder einbeziehen mussten, haben wir zudem starke Beziehungen aufgebaut, die sich schließlich zu Freundschaften entwickelten. Das ist definitiv etwas, was ich an diesem Projekt keinesfalls bereue.
Was sind die wirkungsvollsten Methoden & Werkzeuge, um mit dieser Art von Herausforderung umzugehen?
Da wir uns mit unseren Stakeholdern auseinandersetzen mussten, war unser Stakeholder-Engagement-Plan (insbesondere unser Stakeholder-Verzeichnis und das RACI-Diagramm) äußerst hilfreich. Ebenso wichtig war eine agile Denkweise sowie Offenheit für Veränderungen, um dieses Projekt erfolgreich umzusetzen.
Zusätzlich gibt es noch einen großen Mitspieler im Hintergrund – eine Projektmanagement-Software mit Finanzverfolgung. Ein Budget zu verwalten bedeutet in erster Linie, es ständig zu aktualisieren und Entscheidungen darüber zu treffen, wie es weitergeht. Die Nutzung einer Software oder einer spezialisierten Version davon, wie etwa Projektmanagement-Software mit QuickBooks-Integration, kann die Nachverfolgung der Finanzen vereinfachen und sicherstellen, dass Budget-Anpassungen in Echtzeit erfolgen, wenn man unerwarteten Einschränkungen begegnet.
Welchen Rat würden Sie einem anderen PM geben, der auf das gleiche Problem stößt?
Zwei Ratschläge, die ich anderen Projektmanager:innen in einer ähnlichen Situation geben würde, sind:
1. Haben Sie keine Angst, um Hilfe zu bitten
Wir haben es riskiert und unsere Stakeholder gefragt, ob sie uns unterstützen können. Sie hätten genauso gut nein sagen können.
Wenn Sie etwas Vorarbeit leisten, um genau zu benennen, was Sie erbitten, und eine gute Antwort darauf parat haben, wenn jemand fragt: „Was habe ich davon?“, werden Sie viel eher das für Ihr Projekt bekommen, was Sie sonst vielleicht nicht bekommen hätten. Denn Sie wissen es erst, wenn Sie fragen.
2. Führen Sie ein ehrliches Gespräch mit Ihrem Sponsor über Budgeterwartungen
Sie können nicht Champagner erwarten, wenn Sie nur ein Kool-Aid-Budget haben. Ebenso wenig können der Auftraggeber und andere Stakeholder erwarten, dass ein Projekt erfolgreich durchgeführt wird und seine Ziele erreicht, wenn nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Ihr Auftraggeber kann möglicherweise zusätzliche Unterstützung bereitstellen (oder andere um Hilfe bitten).
Im schlimmsten Fall könnte Ihr Auftraggeber entscheiden, dass das Projekt mit den vorhandenen Ressourcen nicht umgesetzt werden kann, und es absagen, bevor es überhaupt beginnt. So hart das auch sein mag, zumindest wissen Sie und Ihr Projektteam dann, womit Sie arbeiten können, welche Unterstützung Sie erhalten und welche Priorität Ihr Projekt hat.
Möchten Sie selbst eine knifflige Budget-Situation beisteuern? Nehmen Sie hier Kontakt mit der Redaktion auf.
Lesen Sie mehr über Projektbudgets und Kostenschätzungen hier.
