Was sollte in einem Projekt-Kickoff-Meeting behandelt werden?

Schauen Sie sich dieses Video für einen schnellen Überblick an:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

Was sollte im Pre-Client-Kickoff-Meeting behandelt werden?

Wie bereits in früheren Artikeln über Projekt-Kickoffs erwähnt wurde, ist es oft sinnvoll, vor dem eigentlichen Kunden-Kickoff-Meeting ein internes Pre-Client-Kickoff-Meeting durchzuführen. Das gelingt besonders gut als Einzelgespräch zwischen dem Projektmanager und der Hauptansprechperson des Kunden – vielleicht einfach bei einem gemeinsamen Kaffee oder Mittagessen.

Ziel dieses ersten Treffens ist es, spezifische Informationen vom Kunden einzuholen – ohne ein größeres Plenum, in dem es konträre Meinungen oder nur vage Vorstellungen über das neue Projekt geben könnte. Ebenso ist dies eine gute Gelegenheit, eine Beziehung zum Kunden aufzubauen.

Auch wenn jedes Kundengespräch eine eigene Agenda erfordert, sollten Sie grundlegende Aspekte des Projektmanagements abdecken. Wir haben diese beispielhafte Pre-Client-Kickoff-Agenda mit ungefähren Zeitangaben erstellt, sodass sie in ein 60-minütiges Meeting passt:

1. Begrüßung – lockerer, persönlicher Austausch (5 Min.)
2. Projektteam-Besprechung – Wer ist wofür verantwortlich? (3 Min.)
3. Freigabeprozess – Ablauf und Personen für die Abnahme der Ergebnisse (3 Min.)
4. Leistungsbeschreibung (Statement of Work) – Was machen wir, wann, wie und was liefern wir ab? (20 Min.)
5. Besprechung von RAID (Risiken, Annahmen, Probleme, Abhängigkeiten) und Änderungsmanagement – Wie sieht der Kunde Risiken und Veränderungen? (3 Min.)
6. Berichtswesen – Wie verfolgen und kommunizieren wir den Projektfortschritt und mit wem? (3 Min.)
7. Zusammenarbeit – Welche Tools nutzen wir zur Zusammenarbeit? (3 Min.)
8. Ressourcen – Was benötigen wir zum Start? (5 Min.)
9. Kickoff-Agenda – Was besprechen wir im Kundentermin? (5 Min.)
10. Sonstiges – Gibt es weitere Themen zu klären? (5 Min.)

Begrüßung – lockerer, persönlicher Austausch (5 Min.)

Solange Ihr Kunde nicht das gesamte Projektteam mitgebracht hat, ist dies eine Chance für ein offenes Gespräch, mit dem Sie das Projekt später besser und mit weniger unerwarteten Problemen steuern können.

Es ist eine gute Idee, mit einem einfachen Eisbrecher zu starten – fragen Sie zum Beispiel nach ihrer Woche oder den Wochenendplänen. Ziel ist es, Ihren Kunden auch außerhalb des Projektkontexts kennenzulernen und über die Zeit eine Vertrauensbasis aufzubauen, die Sie gemeinsam durch Höhen und Tiefen des Projekts trägt.

Projektteam-Besprechung – Wer ist wofür verantwortlich? (3 Min.)

Im "eigentlichen" Kickoff-Meeting gibt es Gelegenheit, mit dem gesamten Projektteam Rollen und Verantwortlichkeiten zu besprechen. Hier im Pre-Client-Meeting ist das Ziel, ein Gefühl für Dynamiken im Team zu bekommen und Einblicke auszutauschen.

Sie möchten erfahren, wer hinter den Kulissen involviert sein wird und in welchem Umfang. Es geht darum, wie die beste Zusammenarbeit aussehen könnte, damit das Projekt vorankommt. Nützlich ist auch zu wissen, wer das Projekt besonders unterstützt und wer eventuell Schwierigkeiten verursachen könnte.

Gleichzeitig können Sie die beim Projekt eingeplanten Ressourcen präsentieren, um das Vertrauen des Kunden ins Team, das am Kunden-Kickoff teilnehmen wird, zu stärken. Geben Sie Einblicke in Ihr Team – idealerweise erhalten Sie im Gegenzug auch eine Einschätzung des Kunden zu Personen, die das Projekt positiv oder negativ beeinflussen könnten.

Freigabeprozess – Ablauf und Personen für die Abnahme der Ergebnisse (3 Min.)

Nachdem die Projektteams vorgestellt und das Team identifiziert wurden, ist der Übergang zur Governance und der Klärung, wer im Laufe des Projekts was abzeichnen muss, einfach. Es ist wichtig, anhand des SoW zu klären, welche Annahmen in Bezug auf die Freigaben von Zeitplänen und Überarbeitungsrunden getroffen wurden.

Sie versuchen herauszufinden, ob der im SoW angenommene Prozess für den Kunden umsetzbar ist. Ist der Zeitplan ausreichend? Sind ausreichend Überarbeitungsrunden im SoW vorgesehen? Gibt es Teammitglieder, die schwer für Meetings oder Freigaben einzuplanen sind? Haben einige Urlaub während des Projekts?

SoW-Überprüfung – Was tun wir, wann, wie und was werden wir liefern?

Von allen Tagesordnungspunkten ist dies vermutlich der wichtigste für ein gemeinsames Grundverständnis. Es lohnt sich, hierfür einen erheblichen Teil der Zeit zu reservieren. Sie sollten in das eigentliche Kickoff-Meeting gehen, nachdem Sie dieses Thema im Detail besprochen haben, um sicherzustellen, dass die Erwartungen übereinstimmen.

Das ist die Gelegenheit, den Kunden Schritt für Schritt durch Ihren SoW-Entwurf zu führen – das heißt, genau zu erläutern, wie das Projekt ablaufen wird, welche Aktivitäten durchgeführt werden können und in welchem Umfang dies (im vorgeschlagenen Budget und Zeitplan) möglich ist und welche Liefergegenstände es geben wird. Es ist wichtig, die Überarbeitungsrunden, Abhängigkeiten und Annahmen hervorzuheben, damit beide Parteien dieselben Erwartungen an das Projektergebnis haben.

Wenn Sie die Diskussion über das SoW auf das ‚eigentliche‘ Kickoff-Meeting mit dem gesamten Kundenteam verschieben, kann es ungemütlich werden – die Dynamik eines großen Teams, das versucht zu bestimmen, was zum Umfang gehören soll und was nicht, ist erfahrungsgemäß schwierig. Diskussionen über den Projektumfang sollten besser in kleinen Runden mit dem Kunden geführt werden, in denen ein konstruktiver Austausch möglich ist, ohne dass es zur Diskussionsrunde ausartet.

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Diskussion zu RAID (Risiken, Annahmen, Probleme, Abhängigkeiten) und Change Management – Wie ist die Einstellung und Herangehensweise des Kunden zum Umgang mit Risiken und Veränderungen? (3 Min.)

Im Rahmen der SoW-Besprechung lohnt es sich, mit dem Kunden auch zu klären, wie er mit Risiken und Problemen umgehen möchte und wie offen er für Änderungen ist. Idealerweise bereiten Sie im Vorfeld Ihrer Besprechung einen Risiko- oder RAID-Log vor und gehen diesen gemeinsam durch. Setzen Sie die Erwartung, dass Sie im gesamten Projektverlauf transparent agieren und Risiken bzw. Probleme gemeinsam identifizieren und adressieren werden.

Es kann zudem hilfreich sein, vom Kunden zu erfahren, wieviel Budgetspielraum vorhanden ist. Eine sinnvolle Fragestellung hierzu ist, ob weiteres Budget zur Verfügung steht, falls sich im Projektverlauf neue Möglichkeiten ergeben – wie etwa zusätzliche Design- oder Entwicklungsschleifen oder Benutzer-Tests.

Denken Sie daran, auch das Thema Rücklagen zu adressieren und gemeinsam abzustimmen, wofür diese vorgesehen sind und wie sie genutzt werden können: Dienen sie als Budget für Risiken und Probleme oder, um kleinere Veränderungen während des Projekts abzudecken? Schlagen Sie eine Vorgehensweise zur Verwendung vor, damit klar ist, was passieren soll, wenn im Projektverlauf etwas Unerwartetes eintritt.

Hören Sie sich hier unsere Podcast-Episode über RAID-Logs an.

Reporting – Wie verfolgen und kommunizieren wir den Projektfortschritt, und an wen? (3 Min.)

Zur Nachverfolgung des Projektfortschritts benötigen Sie einen Statusbericht, der aufzeigt, wie das Projekt in Bezug auf Budget, Zeitplan, spezifische Aufgaben und Meilensteine verläuft. (Ebenso wie Sie zur Darstellung Ihres Risikomanagements eine Vorlage vorbereiten sollten, lohnt es sich auch, einen Statusbericht – einfach erstellt mit Reporting-Software für Kunden – bereitzuhalten, den Sie dem Kunden zeigen können, um sicherzustellen, dass Format und Detailierungsgrad passen.)

Das richtige Format und den passenden Detailgrad für Ihren Statusbericht zu finden ist wichtig, da er meist mit der Rechnungsstellung verknüpft ist. Sie müssen gewährleisten, dass der Kunde regelmäßig die passenden Informationen erhält, um die Freigabe von Rechnungen nicht zu verzögern. Hilfreich ist es, das Budget im Statusbericht zusammen mit der nächsten Rechnungsbetrag und dem geplanten Abrechnungszeitpunkt darzustellen.

Stimmen Sie die Empfängerliste für den Statusbericht ab, damit alle, die informiert sein müssen, regelmäßig Updates zum Projektstand erhalten. Es ist meist besser, den Bericht an einen größeren Personenkreis zu verschicken, damit im Fall von Problemen niemand behaupten kann, er hätte von nichts gewusst.

Zusammenarbeit – Welche Tools werden wir zur gemeinsamen Arbeit verwenden? (3 Min.)

Die meisten Projektmanager und Teams haben ihr Standard-Zusammenarbeits-Toolkit definiert. Egal, ob es sich um Basecamp oder Jira, Trello oder Businessmap (ehemals Kanbanize) handelt, erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Team einen Plan, wie Sie die Zusammenarbeit fördern wollen, damit Sie dem Kunden mitteilen können, welche Tools Sie verwenden werden und wie Sie diese einsetzen möchten.

Überprüfen Sie dann mit dem Kunden, ob er mit dem ausgewählten Toolkit zufrieden ist und ob er diese Plattform nutzen kann, um Dateien zu teilen, Informationen und Status-Updates auszutauschen sowie Projektgespräche zu führen.

Unterlagen – was benötigen wir für den Projektstart? (5 Min.)

Es gibt immer „Dinge“, die benötigt werden, bevor Projekte richtig starten können. Erstellen Sie eine Prioritätenliste aller Fragen und Anforderungen, die Sie beim Kunden ansprechen müssen, damit zunächst die wichtigsten Dinge bearbeitet werden können.

• Zugänge – CMS, Analytics, Social Media, Bilddatenbanken
• Marke – Logos, Schriftarten, Styleguides, Vorlagen
• Repository – Website-Dateien, Datenbanken
• VPN – Zugang zum Intranet des Kunden
• Rechnungsstellung – An wen sollen sie gehen? Wer genehmigt sie?

Kickoff-Agenda – Was besprechen wir im Kunden-Projekt-Kickoff? (5 Min.)

Dies ist eine gute Gelegenheit, die Agenda für das eigentliche Kickoff-Meeting durchzugehen. Damit das Projekt-Kickoff-Meeting wertvoll ist, muss der Kunde Vorarbeit leisten. Zumindest sollten Sie ihn bitten, eine Projektübersicht und ein Projekt-Briefing vorzubereiten und dies während des Kickoff-Meetings zu präsentieren.

Ich finde es sehr hilfreich, wenn der Kunde dies übernimmt, anstatt selbst das Briefing wiederzugeben, das man nur halb verstanden hat. Man übersieht dabei zwangsläufig etwas Wichtiges und könnte jemanden im Raum vor den Kopf stoßen – wenn jedoch der Kunde es präsentiert, sind Sie auf der sicheren Seite!

Sonstiges – Gibt es noch weitere Punkte zu besprechen? (5 Min.)

Beenden Sie das Gespräch mit klar definierten nächsten Schritten und geben Sie dem Kunden die Möglichkeit, weitere Anliegen vorzubringen. Oft hilft schon die Frage: „Gibt es noch etwas, das wir wissen sollten?“ – dies ermutigt die Kunden, Informationen zu teilen, die sie bislang nicht genannt haben, die aber wichtig sein könnten.

Und zum Schluss: Beenden Sie das Gespräch positiv! Knüpfen Sie an den Smalltalk vom Anfang an – nutzen Sie die Gelegenheit, um das Verhältnis aufzulockern und sie besser kennenzulernen. Fragen Sie, was sie außerhalb der Arbeit machen, was sie auf Netflix schauen oder für welchen Sport sie sich interessieren. So legen Sie den Grundstein, beim nächsten Kontakt direkt ein gemeinsames Gesprächsthema zu haben.

Denken Sie daran, die guten Neuigkeiten zu teilen

Behalten Sie Ihr neu erworbenes Wissen nicht für sich. Nach dem Termin mit dem Kunden bringen Sie Ihr Team auf den aktuellen Stand, damit alle gut auf das Kickoff-Meeting vorbereitet sind.

Nachdem wir nun geklärt haben, was in einem Pre-Kickoff-Meeting mit dem Kunden besprochen werden sollte, werfen wir einen Blick auf die Agenda für das offizielle Kunden-Projekt-Kickoff.

Was sollte in einem Projekt-Kickoff-Meeting behandelt werden?

Jedes Projekt ist einzigartig, aber es ist sinnvoll, die wichtigsten Punkte der Kickoff-Agenda zu behandeln, damit Team und Kunde auf dem gleichen Stand sind. Wir haben eine Beispielagenda für ein Projekt-Kickoff-Meeting erstellt – mit ungefähren Zeitvorgaben, sodass Sie dies in ein 1,5-stündiges Meeting integrieren können:

1. Vorstellungsrunde – Wer arbeitet am Projekt und welche Rolle hat sie/er? (15 Min.)
2. Projektüberblick – Wie passt dieses Briefing zur Gesamtstrategie und zu anderen Projekten? (10 Min.)
3. Projekt-Briefing – Was ist das Geschäftsproblem und der Kundenbedarf? (30 Min.)
4. Erfolg – Woran erkennen wir, ob wir erfolgreich waren, und was ist bisher fehlgeschlagen? (10 Min.)
5. Projektmanagement – Zeitplan, Ergebnisse, Risiken, Rollen, Berichte, Schätzung und Change Management prüfen (10 Min.)
6. Sonstiges – Was haben wir noch nicht besprochen, das aber wichtig wäre? (10 Min.)
7. Ausblick – Was sind die nächsten Schritte, um das Projekt voranzubringen? (5 Min.)

Vorstellungsrunde: Wer arbeitet am Projekt und welche Rolle hat sie/er? (15 Min.)

Zu Beginn eines Kickoff-Meetings werden sich selbstverständlich alle Teilnehmenden kurz vorstellen und Visitenkarten austauschen. Insbesondere bei einem Meeting mit vielen Projektbeteiligten und einem großen Agenturteam kann es sein, dass sich nicht alle schon vor Beginn persönlich kennengelernt haben.

Anstatt einfach nur reihumzugehen und jeden seinen Namen und seine Berufsbezeichnung sagen zu lassen, lohnt es sich, etwas mehr Zeit für die Vorstellung der Teilnehmer zu verwenden, um sicherzustellen, dass allen die Rollen, Verantwortlichkeiten und der jeweilige Projektschwerpunkt klar sind. Nur den Namen und den Jobtitel zu kennen, bringt wenig!

Idealerweise haben Sie sich im Vorfeld bereits mit dem Kunden abgestimmt, um einen Überblick über die Teilnehmer beim Kickoff zu bekommen. Während Sie die Rollen der einzelnen Personen verstehen, ist es außerdem wichtig, die Projekt-Governance und den Freigabeprozess zu klären.

Nachdem die Teilnehmer ihre Rollen erläutert haben, sollten Sie die Diskussion unbedingt damit abschließen, dass klar ist, wer die zentrale Kontaktperson ist, wer für welche Deliverables verantwortlich ist, wer welche Deliverables freigeben muss und welche weiteren Stakeholder in den Prozess eingebunden werden.

Ein Ergebnis dieser Besprechung kann – auch in Echtzeit auf einem Whiteboard – ein RACI-Chart (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) für die Deliverables und das Team sein. Das RACI hilft, Unklarheiten bezüglich Verantwortlichkeiten zu vermeiden und hebt Projektphasen hervor, die eine besonders intensive Projektkoordination erfordern.

Projekt-Hintergrund – Wie passt dieses Briefing in die Gesamtstrategie und andere Projekte? (10 Min.)

Diesen Teil des Kickoff-Meetings sollte der Kunde leiten – geben Sie ihm vorher ein Briefing, damit er sich darauf vorbereiten kann. Das ist eine Gelegenheit, Hintergründe zum Projekt zu erfahren, Erfolgsfaktoren kennenzulernen, potenzielle Herausforderungen durch Überschneidungen mit anderen Projekten zu identifizieren und mögliche zukünftige Projekte zu entdecken.

Folgende Punkte sollten behandelt werden:

• Wie lautet Ihr übergeordneter strategischer Geschäftsplan?
• Wie passen die Projektziele zu diesem strategischen Plan?
• Welche Projekte gingen diesem voraus und welche werden voraussichtlich folgen?
• Welche anderen Projekte werden von diesem Projekt beeinflusst?

Projekt-Briefing – Was ist das geschäftliche Problem und welche Kundenbedürfnisse gibt es? (30 Min.)

Auch das Projekt-Briefing sollte vom Kunden geleitet werden. Sie sollten ihn im Vorfeld bitten, die nötigen Informationen vorzubereiten. Hier kann der Kunde spezifische Daten zum Projekt teilen, die uns ein besseres Verständnis und Einblicke in sein Unternehmen und das konkrete Problem ermöglichen, das wir gemeinsam lösen sollen.

Dies ist eine gute Gelegenheit, beim Kunden nachzuhaken, wie das mit den Bedürfnissen der Endkunden zusammenhängt – oft wird das in der Planung zu wenig berücksichtigt. Bitten Sie darum, alles zu teilen, was für das Verständnis hilfreich sein könnte, insbesondere zu folgenden Punkten:

• Kundenforschung, Insights & Umfragen
• Analysen & Daten
• Marke
• Technologie-Stack

Falls Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, empfehlen wir unseren Artikel zu Discovery-Fragen, die Sie vor Projektbeginn Ihren Kunden stellen sollten.

Erfolg – Woran erkennen wir, ob wir erfolgreich waren und was hat zuvor schon nicht geklappt? (10 Min.)

Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, müssen Sie verstehen, was Erfolg bedeutet – das ist nicht bei jedem Projekt gleich, selbst nicht beim gleichen Kunden. Ein Projekt im vorgegebenen Zeit-, Kosten- und Leistungsrahmen abzuliefern, ist nur der Anfang – Sie müssen wissen, was Erfolg für alle Schlüssel-Stakeholder in diesem Projekt heißt.

Das beginnt mit dem Verständnis der übergeordneten Strategie des Kunden und dem strategischen Stellenwert des Projekts. Es geht nicht nur darum, eine neue App oder Website zu bauen – warum möchte der Kunde das, was will er damit erreichen? Und was wurde von der vorherigen Agentur oder dem Dienstleister falsch gemacht? Welche KPIs gibt es? Diese sollten SMART sein – spezifisch, messbar, umsetzbar, relevant und terminiert – damit wir daran den Erfolg messen, diesen nachweisen und den Wert quantifizieren können.

Projektmanagement – Zeitplan, Deliverables, Rollen, Reporting und Change Management besprechen (10 Min.)

Es gibt immer Punkte, die am Anfang eines Projekts angesprochen werden sollten, bevor das Projekt richtig gestartet ist. Diese können dann in einem Kontaktbericht festgehalten werden.

• Überprüfung des Zeitplans – Präsentieren Sie einen Überblick über den Projektplan mit den wichtigsten Phasen und Meilensteinen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten und Projektverantwortlichen auf den Ablauf der Aktivitäten abgestimmt sind und alle Abhängigkeiten, die sich auf den Projektzeitplan auswirken könnten, klar kommuniziert werden.
• Überprüfung der Arbeitsergebnisse – Sie sollten bereits mit dem Kunden das SoW besprochen und sich über Aktivitäten, Ergebnisse, gemeinsame Ziele und Annahmen abgestimmt haben. Im Meeting mit der größeren Stakeholdergruppe lohnt es sich jedoch, die Ergebnisse und Meilensteine zusammenzufassen, um Missverständnisse und falsche Erwartungen zu vermeiden.
• Überprüfung von Rollen & Verantwortlichkeiten – Legen Sie den täglichen Ansprechpartner fest und bestimmen Sie, mit wem für bestimmte Aspekte oder Liefergegenstände kommuniziert werden soll.
• Überprüfung der Projekt-Governance beim Kunden – Verstehen Sie, wer in den Freigabe- und Genehmigungsprozess involviert ist, und wie lange die Freigabe der Liefergegenstände dauern wird, da dies den Zeitplan beeinflussen kann.
• Überprüfung des Kommunikationsplans – Besprechen Sie, wie das Projektstatus-Reporting gehandhabt wird, um die Budgetnutzung und Auswirkungen auf die Rechnungsstellung zu verfolgen und wie häufig der Projektstatus kommuniziert wird. Es ist hilfreich, ein Beispiel für einen Statusbericht parat zu haben.
• Besprechen Sie Risiko-, Problem- und Änderungsmanagement – Verstehen Sie die Einstellung des Kunden zu Risiken und sprechen Sie über Ihren gemeinsamen Ansatz zur Risikobewältigung.

Sonstiges – Was haben wir noch nicht besprochen, was wir sollten? (10 Min.)

Es ist empfehlenswert, das Gespräch mit einer Gelegenheit für den Kunden abzuschließen, etwaige offene Punkte anzusprechen.

Nächste Schritte – Wie geht es weiter, damit das Projekt vorankommt? (5 Min.)

Stellen Sie sicher, dass das Meeting mit klar definierten nächsten Schritten abgeschlossen wird, und fassen Sie zusammen, was der Kunde tun muss, damit das Projekt vorankommt, ebenso wie Ihre nächsten Schritte, um die Projektmeilensteine zu erreichen. Vergessen Sie nicht, nach dem Kickoff-Meeting eine E-Mail mit einer Nachverfolgung der nächsten Schritte und To-Dos zu senden.

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Wie geht es weiter?

Vergessen Sie nicht, unsere Vorlage für die Agenda des Projekt-Kickoff-Meetings herunterzuladen, wenn Sie Ihr eigenes erstellen! Es lohnt sich meist auch, eine Projekt-Kickoff-Meeting-Präsentation für das Meeting anzufertigen — das sorgt für Professionalität und Organisation während des Meetings.

Lesen Sie außerdem unbedingt die Tipps von Sarah Sime zum Vorgehen vor, während und nach dem internen Kickoff-Meeting, und erfahren Sie hier, wie Sie das Meeting am besten leiten.