Warum ist Projektmanagement wichtig? 12 einfache Gründe
Pünktlich, im Budget & im Umfang: Die Hauptfunktion des Projektmanagements besteht darin, Projekte innerhalb der festgelegten Fristen und Budgets zu liefern und den vereinbarten Umfang einzuhalten. Dies führt zu termingerechten, kostengünstigen und erfolgreichen Projektergebnissen.
Projektmanager sind das Bindeglied: Projektmanager halten das Team vereint und fokussiert, erleichtern Kommunikation und Koordination zwischen Kunden und Teammitgliedern und helfen, die Höhen und Tiefen des Projekts zu steuern.
Strategische Ausrichtung voraus: Ein weiterer wichtiger Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Projektmanager ist seine Fähigkeit, Projekte an Unternehmensziele auszurichten, sicherzustellen, dass Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden, Ziele klar sind und Pläne realistisch bleiben.
Stakeholder gemanagt: Projektmanager stellen sicher, dass die Interessen aller Beteiligten berücksichtigt werden, wodurch das Team auf eine einheitliche Vision hinarbeitet und potentielle Konflikte oder Missverständnisse vermieden werden.
Warum ist Projektmanagement wichtig? Es vereint Kunden und Teams, schafft eine Vision für ein erfolgreiches Projekt und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Für Kunden erscheint Projektmanagement oft wie eine unnötige Zusatzgebühr, weil sie denken, dass Projektmanager ihnen nur im Weg stehen! Die Kosten können die Frage aufwerfen: „Warum brauchen wir Projektmanagement?“, doch es bietet zahlreiche Vorteile, auf die Sie nicht verzichten können.
Was hält das Team ohne Projektmanagement zusammen? Wer bleibt übrig, um das Auf und Ab der Projekte zu steuern?
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Warum ist Projektmanagement wichtig?
Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass Projekte termingerecht, im geplanten Budget und innerhalb des vereinbarten Umfangs geliefert werden. Es spart nicht nur Zeit und Geld, sondern hilft auch dabei, hochwertige Ergebnisse zu erzielen, die die angestrebten Projektergebnisse erreichen.
Die Bedeutung von Projektmanagement liegt darin, Projekte mit der Unternehmensstrategie und Kapazität an Ressourcen abzugleichen, klare Ziele zu definieren, realistische Projektpläne zu erstellen, Ressourcen zu verwalten, Qualität zu sichern, Risiken zu minimieren, Prozesse zu entwickeln und einzuhalten, den Fortschritt zu überwachen und Stakeholder zu managen.
Erfahren Sie hier mehr darüber, was ein Projekt ist.
12 Vorteile von Projektmanagement
Hier sind 12 Vorteile und Ergebnisse, die starkes Projektmanagement und gute Projektleiter für Projekte und Stakeholder liefern können:
- Wirkungsvollere Projektergebnisse
- Bessere Team-Ausrichtung und Steuerung im Projekt
- Höhere Produktivität
- Pünktliche und budgetgerechte Lieferung
- Stets hochwertige Ergebnisse
- Effektive Risikobewältigung im Projekt
- Effizientes Ressourcenmanagement
- Detailliertes Projekt-Tracking und Reporting
- Effektive Entscheidungsfindung und Problemlösung
- Kontinuierliche Verbesserung und Lernen aus früheren Projekten
- Verbesserte Verwaltung und Zusammenarbeit bei Remote-Arbeit
- Zufriedene Kunden und Stakeholder
1. Wirkungsvollere Projektergebnisse
Projektmanagement ist wichtig, weil es strategische Ausrichtung sicherstellt – das, was geliefert wird, ist das Richtige und bietet echten Mehrwert bezogen auf die Geschäftschance.
Kunden haben strategische Ziele, und ihre Projekte bringen sie diesen näher. Unternehmen nutzen Projektmanagement, um sicherzustellen, dass Projekte so gestaltet werden, dass sie in die strategischen Rahmenbedingungen des Kunden passen und die Projektziele eng mit den strategischen Zielsetzungen des Unternehmens abgestimmt sind.
Projektmanager identifizieren belastbare Business-Cases und kalkulieren den ROI, sodass das Projektergebnis einen positiven Einfluss hat und echten Mehrwert liefert. Projektmanagement ist entscheidend, denn Projekte, die vom Kurs abkommen oder sich nicht an die geschäftlichen Anforderungen anpassen, werden teuer und unnötig.
2. Bessere Team-Ausrichtung und Steuerung im Projekt
Projektmanagement ist wichtig, weil es Projekte mit starker Führung und klarer Richtung versieht.
Führung durch den Projektmanager ermöglicht und befähigt Teammitglieder, ihre beste Arbeit zu leisten. Sie nutzen verschiedene Tools und Techniken, um ein Projektteam zu steuern, indem sie Teammitglieder motivieren und coachen, Hindernisse für sie beseitigen und sie dazu inspirieren, ihr Bestes zu geben.
Projektmanager dienen dem Team, stellen aber auch Verantwortlichkeit sicher. Mit einem Projektmanager an Bord gibt es keine Verwirrung darüber, wer die Führung und Kontrolle über das Geschehen im Projekt hat (insbesondere, wenn Sie ein RACI-Diagramm oder ein ähnliches Projektmanagement-Tool verwenden). Projektmanagement-Apps können diesen Prozess weiter optimieren, indem sie Aufgaben zentral vergeben, den Fortschritt verfolgen und eine Kommunikation in Echtzeit ermöglichen.
Bei jedem Projekt muss jemand da sein, der das Vorankommen sichert. Denn man weiß nie, wann ein Hindernis auftaucht, das beseitigt werden muss. Unsere Kunden sind beschäftigte Menschen. Das hier ist nur eine von vielen Prioritäten für sie. Sie überlassen uns die Verantwortung, dass wir Probleme ansprechen, die den Gesamtfortschritt des Projekts beeinträchtigen könnten.
Projektmanager setzen Prozesse durch und sorgen dafür, dass alle Teammitglieder sich an die Vorgaben halten, denn letztlich tragen sie die Verantwortung dafür, ob das Projekt scheitert oder erfolgreich ist.
3. Bessere Produktivität
Projektmanagement ist wichtig, weil es für einen strukturierten Plan sorgt, der einen klaren Fokus und Ziele vorgibt, sodass das Team strategische Zielsetzungen umsetzen kann.
Ohne Projektmanagement fehlt es den Teams an klaren Briefings oder einer definierten Projektmanagement-Methodik. Projekte und Initiativen sind ziellos, haben vage Ziele und lassen das Team unsicher darüber, was und warum sie etwas tun sollen.
Projektmanager sorgen für die Umsetzung der Projektaufgaben, indem sie das Projekt in kleinere Arbeitspakete aufteilen, meist mithilfe von Projektmanagement-Software. Dadurch kann das Team den Fokus behalten, gezielt auf das Projektziel hinarbeiten und die Aufgaben fristgerecht erledigen (mehr über die Vorteile von Projektmanagement-Software finden Sie hier).
Ohne einen geordneten, leicht verständlichen Prozess oder eine bewährte Projektmanagement-Methode (wie Agile, Wasserfall, Kanban oder Scrum) riskieren Unternehmen das Scheitern von Projekten und den Verlust von Vertrauen in ihr Geschäft.
4. Termingerechte & Budgetkonforme Lieferung
Projektmanagement ist wichtig, weil es einen realistischen Projektplan ermöglicht, der die richtigen Erwartungen setzt, was wann und zu welchem Preis geliefert werden kann.
Ohne einen belastbaren Projektplan enden Projekte häufig mit zu ehrgeizigen Zeitplänen oder mangelhafter Schätzung durch fehlende Erfahrungswerte aus ähnlichen Projekten. Das führt zu verspäteten und überteuerten Projekten.
Effektive Projektmanager können über alle beteiligten Stakeholder, Teams und das Management hinweg realistische und erreichbare Fristen und Meilensteine verhandeln. Sie analysieren und balancieren Ressourcen im Hinblick auf die Projektlaufzeit, um einen realistischen Zeitplan zu entwickeln, und erstellen einen klaren Prozess mit Fristen, die für das Team erreichbar sind.
Dies wird in der Regel mithilfe von Projektplanungssoftware realisiert.
5. Konsistent hochwertige Ergebnisse
Projektmanagement ist wichtig, weil es eine Qualitätskontrolle bietet, um sicherzustellen, dass jedes Ergebnis konstant den Anforderungen entspricht.
Projekte stehen meist unter enormem Druck, rechtzeitig abgeschlossen zu werden. Ohne einen engagierten Projektmanager, der von der Unternehmensführung unterstützt und mitgetragen wird, werden Aufgaben unterschätzt, Zeitpläne gestrafft und Prozesse überstürzt. Das Ergebnis sind schlechte Arbeitsergebnisse, weil kein Qualitätsmanagementplan vorhanden ist.
Projektmanager stellen sicher, dass Projekte genug Zeit und Ressourcenallokation haben, damit Ergebnisse geliefert und in jeder Phase qualitätsgesichert werden können. Gutes Projektmanagement ermöglicht einen gestaffelten und phasenweisen Ablauf, sodass Teams in jeder Etappe ihre Arbeitsergebnisse überprüfen und testen können.
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6. Effektive Risikobewältigung im Projekt
Projektmanagement ist wichtig, weil es das Risikomanagement übernimmt, sodass Risiken richtig gehandhabt und minimiert werden.
Ein robuster Ablauf rund um die Identifikation, Steuerung und Minderung von Risiken verhindert, dass Risiken zu Problemen werden. Der Umgang mit Risiken ist genau der Bereich, in dem der Wert des Projektmanagements besonders bei komplexen Projekten sichtbar wird.
Projektmanager verfügen über das Wissen, potenzielle Risiken zu analysieren, zu quantifizieren und einen Notfallplan zu entwickeln, falls sie eintreten. Dafür ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen, um Risiken frühzeitig aufzudecken. Risiken werden nach Wahrscheinlichkeit priorisiert und für jedes Risiko werden angemessene Reaktionen (mithilfe einer speziellen Risikomanagement-Software) zugewiesen.
Um Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten auf das nächste Level zu heben, probieren Sie einen dieser umfassenden Risikomanagement-Kurse aus.
7. Effiziente Ressourcenverwaltung
Projektmanagement ist wichtig, weil es einen geordneten Prozess bereitstellt, der sicherstellt, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit während des gesamten Projektlebenszyklus die richtigen Dinge tun.
Projektmanager schaffen geeignete Prozesse, die durch sogenannte Ressourcenallokation (in der Regel unter Verwendung von Ressourcenmanagement-Software) klären, wer was, wann und wie macht.
Ohne einen klaren Ressourcenmanagement-Plan entstehen Risse im Team, Aufgaben werden doppelt bearbeitet und die Planung wird reaktiv, was zu Frustration unter den Teammitgliedern führt. Diese Reaktivität versetzt das Projekt in einen Überlebensmodus. Projektmanager verhindern dies, indem sie Aufgaben entsprechend den Fähigkeiten und Kompetenzen der Teammitglieder zuordnen und bei Konflikten umverteilen.
Hier findest du weitere Informationen darüber, warum Ressourcenmanagement wichtig ist.
8. Detailliertes Projekt-Tracking & Reporting
Projektmanagement ist wichtig, weil der Fortschritt eines Projektes durch regelmäßige Statusberichte kontinuierlich überwacht wird.
Statusberichte mögen überflüssig erscheinen – wenn alles nach Plan läuft, wirkt es wie Dokumentation um der Dokumentation willen. Die kontinuierliche Überwachung des Projekts ist jedoch entscheidend dafür, dass ein Projekt auf Kurs bleibt, und macht es einfach zu erkennen, wenn ein Projekt von seinem Kurs abweicht. Je früher eine Abweichung erkannt wird, desto einfacher ist die Korrektur.
Typischerweise liefern Statusberichte Einblicke in die abgeschlossenen und geplanten Arbeiten, die aufgewendeten Stunden und inwieweit sie dem geplanten Aufwand entsprechen, den Projektstatus im Vergleich zu Meilensteinen, Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten sowie jegliche Projektergebnisse.
Projektmanager nutzen häufig Reporting-Tools, um die Datenerhebung und -organisation zu erleichtern. Darüber hinaus können Work-Management-Tools wie Scoro einen Großteil dieser Berichte automatisieren, wodurch PMs Zeit sparen und die Genauigkeit erhöhen.
9. Effektive Entscheidungsfindung & Problemlösung
Projektmanagement ist wichtig, weil Projektmanager über die fachliche Expertise verfügen, um zu beurteilen, ob jeder das tut, was er soll.
Mit ein paar Jahren Erfahrung bauen Projektmanager Projektmanagement-Kompetenzen und Fachwissen auf; sie kennen alle Einzelheiten der Aufgaben ihrer Teams, die Plattformen und Systeme, die verwendet werden, die Möglichkeiten und Grenzen sowie die typischen Problemstellungen.
Dieses Fachwissen ermöglicht es ihnen, fundierte Gespräche mit Kunden, Teams und Stakeholdern zu führen; fundierte Entscheidungen über die Arbeit des Teams zu treffen und Teams bei der Problemlösung zu unterstützen, wenn Herausforderungen auftreten.
Sie sind die Kommunikationsdrehscheibe und stellen sicher, dass beim Übergang des Projekts zwischen Teams und Phasen nichts vergessen oder übersehen wird.
10. Kontinuierliche Verbesserung & Lernen aus vergangenen Projekten
Projektmanagement ist wichtig, weil es dem Team ermöglicht, aus vergangenen Erfolgen und Fehlern zu lernen und diese Erkenntnisse zu dokumentieren.
Projektmanager nutzen Sprint-Retrospektiven, Lessons Learned oder Projektabschluss-Reviews, um zu analysieren, was gut gelaufen ist, was nicht gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal anders zu machen ist.
Diese Praktiken sind ein zentraler Bestandteil des Business-Projektmanagements, das der Organisation hilft, aus Fehlern und Erfolgen zu lernen, um die Ergebnisse besser an den strategischen Zielen auszurichten. Ohne dieses Lernen machen Teams immer wieder die gleichen Fehler.
Erkenntnisse aus diesen Reviews sind auch hervorragend für ein Projekt-Kickoff-Meeting geeignet; sie erinnern das Team an Fehler wie Fehleinschätzungen bei Projekten und Erfolge wie einen soliden Ablauf oder das zeitnahe Ausfüllen von Stundenzetteln!
11. Verbesserte Verwaltung und Zusammenarbeit im Remote-Arbeitsumfeld
Projektmanagement ist wichtig, weil es hilft, einige der größten Herausforderungen zu bewältigen, die mit dem Arbeiten auf Distanz verbunden sind.
Kommunikation, Terminplanung und Zusammenarbeit werden schwierig, wenn das Team remote arbeitet. Spontane Gespräche, die zu neuen Ideen führen, finden nicht statt und das Verantwortungsgefühl kann sinken.
Das alles gehört zur Aufgabenbeschreibung einer Projektleitung – Kommunikationswege etablieren, Teamwork im Prozess verankern, Agenden verschicken, Teammitglieder durch Smalltalk in Meetings einbinden und das Team als Menschen behandeln, nicht nur als Ressourcen.
Ohne jemanden, der Projekte managt, gibt es niemanden, der die Förderung der Zusammenarbeit anstößt und Teammitglieder motiviert, sich besser kennenzulernen (durch den genannten Smalltalk).
Projektleiter:innen können auch Zusammenarbeitstools einführen, um die Kommunikation zu erleichtern und einige der Probleme, die das Remote-Arbeiten mit sich bringt, aus dem Weg zu räumen.
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12. Zufriedene Kunden und Interessengruppen
Projektmanagement ist wichtig, weil es Projektteams dabei unterstützt, schwierige Kunden zu managen und Erwartungen von Stakeholdern mit bewährten Methoden im Kundenmanagement zu steuern.
Projektleitungen sind die Ansprechperson für Kunden und Stakeholder und verantwortlich für das Steuern von Erwartungen bezüglich Projektscope und Zeitablauf.
Sie sollten sowohl die Sprache des Kunden als auch die des Teams sprechen, wenn es darum geht, ob eine bestimmte Anfrage machbar ist, außerhalb des festgelegten Scopes liegt oder im ursprünglich geplanten Budget enthalten ist. Projekt-Tracking-Software versetzt Projektleiter:innen in die Lage, informiert über den Stand des Projekts zu berichten.
Beziehungsmanagement unterscheidet sich je nach Kunde oder Projekt und dem Stand der Beziehung. Es kann alles sein, vom persönlichen Check-in mit dem Kunden über das Sicherstellen, dass hilfreiche Artefakte zum Kunden und zu dessen Stakeholdern gelangen. Es kann auch bedeuten, den Kunden herauszufordern und zu gewährleisten, dass Ihr Team auf dem sinnvollsten Kurs bleibt.
Sie sind auch dazu da, das Team zu schützen. Sie würden Ihre Entwicklerin nicht vor einen verärgerten Kunden setzen, um zu erklären, warum eine Funktion nicht möglich ist. Projektmanager:innen haben die Kommunikations- und Konfliktlösekompetenz, um eine Lösung zu finden, die sowohl für das Team als auch für den Kunden funktioniert, was letztlich zur Kundenzufriedenheit führt.
Fallstudie zur Bedeutung von Projektmanagement: Aura
Ohne Projektmanagement sind Teams und Kunden chaotischer Führung, unklaren Projektzielen, mangelnden Ressourcen, unrealistischer Planung, hohem Risiko, schlechter Qualität der Projektergebnisse, Überschreitungen des Budgets und verspäteter Lieferung der Projekte ausgesetzt.
Hier ein Beispiel dafür von Sarah M. Hoban, Senior Director im Program Management Office bei Aura.
In einer früheren Position arbeitete ich als Programmmanagerin für ein Marketingteam. Einer der größten Vorteile, die ich einbrachte, war mein Wissen über die strategischen Ziele, Arbeitspläne und Prozesse funktionsübergreifender Teams.
Sie setzte sich für Teammitglieder ein und verschaffte ihnen Zeit, indem sie die Koordination und Abstimmung zwischen dem Team und dem Rest der Organisation übernahm. „Das Marketing konnte dadurch seine Prozesse und Prioritäten an die Interessen anderer Teams anpassen, was die Organisation effizienter machte“, sagt sie.
Hoban fährt fort:
Hätten wir das auch ohne Programmmanagerin geschafft? Sicher, aber dafür hätte jemand aus dem Marketing diese Rolle zusätzlich zu seiner eigentlichen Arbeit freiwillig übernehmen müssen, ohne das notwendige Fachwissen und die Erfahrung im Programmmanagement, um dies mit hoher Qualität umzusetzen. Mit einer Programmmanagerin als zentrale Ansprechperson arbeiteten andere Teams proaktiv mit dem Marketing zusammen, sodass das Team nicht mehr kurzfristige Anfragen von Technik oder Produkt in Hektik bearbeiten musste.
Projektmanagement schafft und ermöglicht glückliche, motivierte Teams, die wissen, dass ihre Arbeit von Bedeutung ist, und deshalb ihr Bestes geben. Und dieses durch Projektmanagement unterstützte Team sorgt dafür, dass genau das Richtige geliefert wird – Dinge, die wirklichen Return on Investment bringen und die Kunden begeistern. Das ist ein Hauptgrund, warum Projektmanagement so wichtig ist.
Die Bedeutung großartiger Projektmanager
Im Bereich digitale Projekte werden viele Projektmanager ohne formale Ausbildung oder ohne den Besuch eines Projektmanagement-Kurses in diese Rolle versetzt – und oft lautet ihre Stellenbezeichnung sogar anders als „Projektmanager“.
Wie oben ausgeführt, sind diese Rollen jedoch entscheidend für den Erfolg eines Projekts und der gesamten Organisation. Ohne sie gibt es niemanden, der einen klaren Prozess implementiert, die Kommunikation fördert oder Aufgaben, Deliverables und Ressourcen priorisiert.
Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, wer in Ihrer Organisation bereits Projekte managt und ob diese Personen über die richtigen Soft Skills verfügen – Dinge wie Kommunikation, Organisation und Stakeholder-Beziehungen.
Harte Fähigkeiten (oft im Job oder durch formale Schulungen erlernt) wie die Projektplanungsphase, Projektdurchführung, Risikomanagement und Projektplanung stellen sicher, dass der Projektmanager in der Lage ist, die häufig unsichtbare – aber essenzielle – Arbeit zu leisten.
Schulungen und eine Projektmanagement-Zertifizierung, die diese Schulung belegt – wie etwa das PMP des Project Management Institute (PMI) oder PRINCE2 – stellen sicher, dass PMs über die richtigen Strategien und Fähigkeiten verfügen, um die oben beschriebenen Vorteile des Projektmanagements zu erreichen.
Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihr gesamtes Projektmanagement-Team in Bezug auf Werte und Kompetenzen, die die positive Wirkung Ihrer Projekte auf Ihr Unternehmen verstärken, aufeinander abgestimmt ist, bietet The Digital Project Manager Schulungen für Projektmanagement-Teams in Agenturen und anderen Organisationen an. Das Programm ist selbstgesteuert und führt zu einem Zertifikat im digitalen Projektmanagement.
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