Wie man 5 Probleme bei der Ressourcenverteilung löst

Ein durchdachter Plan zur Bewältigung dieser Probleme ist entscheidend, um die besten Ressourcen optimal einzusetzen und jedes Projekt bestmöglich abzuschließen. Ein wichtiger Teil der Ressourcenzuteilung ist es auch, die eigenen Entscheidungen flexibel anzupassen, um Engpässe bei der Projektabwicklung zu beseitigen.

Häufige Probleme bei der Ressourcenzuteilung

Hier sind einige häufige Probleme, die Entscheidungsfindung und Ressourcenzuteilung immer wieder erschweren.

1. Umfangserweiterung (scope creep)

Eines der häufigsten Probleme bei der Ressourcenzuteilung ist Scope Creep (unwissenschaftliche Ausweitung des Projektumfangs). Dies geschieht, wenn dem Projektrahmen ständig weitere Aufgaben hinzugefügt werden und die Anforderungen unkontrolliert die verfügbaren Ressourcen überschreiten.

• Was verursacht das? Scope Creep tritt auf, wenn Kunden Änderungen oder Aufgaben anfordern, die nicht im ursprünglichen Umfang enthalten waren, oder wenn Teammitglieder ihren Arbeitsumfang eigenständig erweitern. Wenn Sie oder Ihr Team sich zu viel aufbürden, kann dies schnell zu Überlastung oder Projektversagen führen, wenn nicht gegengesteuert wird.
• Wie kann man es vermeiden? Der beste Weg, Scope Creep grundsätzlich zu vermeiden, ist es, schon zu Beginn einen klaren Projektumfang zu definieren, alle Ressourcen im Vorfeld zu inventarisieren und die Erwartungen gegenüber dem Kunden und dem Team eindeutig zu kommunizieren.
• Wie kann man es beheben? Scope Creep zu erkennen ist der erste Schritt zur Behebung. Dann können Sie Änderungsmanagement-Prozesse einführen, um klar aufzuzeigen, wie neue Anforderungen den Zeitplan verzögern oder zusätzliche Mittel nötig machen. Kommen Änderungen von den Teammitgliedern, sollten Sie Erwartungshaltungen und Feedback deutlich kommunizieren.

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Fallstudie

Stellen Sie sich vor, Sie entwickeln ein CRM für einen Kunden. Nach der Einigung auf den Projektumfang wünscht sich der Kunde plötzlich umfangreichere Funktionen, die deutlich komplexere Programmierkenntnisse und damit mehr Ressourcen erfordern.

Um dies auszugleichen, müssen Sie den Zeitplan verlängern, das Budget erhöhen oder andere Aufgaben aus dem Projektumfang streichen. Die Lösung besteht darin, sich mit dem Kunden zusammenzusetzen, das Projekt neu zu bewerten und gemeinsam Kompromisse zu beschließen. Außerdem sollten neue Rahmenbedingungen und Regeln für zukünftige Änderungen festgelegt werden.

2. Qualifikationslücken

Ein weiteres häufiges Problem bei der Ressourcenzuteilung ist das Fehlen von geeignetem Personal oder notwendigen Fähigkeiten im Team – sogenannte Qualifikationslücken, die erhebliche Schwierigkeiten verursachen können, wenn sie nicht rechtzeitig erkannt werden.

• Was verursacht das? Eine Qualifikationslücke entsteht, wenn im Team das Know-how zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe fehlt. Das tritt oft dann auf, wenn eine spezielle Leistung erbracht werden soll, die niemand aus dem bestehenden Team abdecken kann.
• Wie kann man es vermeiden? Wie auch bei der Umfangserweiterung hilft es am meisten, den Projektumfang von Beginn an klar zu definieren. Wer jeden Projektschritt detailliert plant, weiß genau, welche Fähigkeiten und welches Personal zur Umsetzung erforderlich sind.
• Wie kann man es beheben? Es gibt zwei Möglichkeiten: Sie stellen neue Teammitglieder mit den benötigten Fähigkeiten ein oder investieren Zeit und Ressourcen, um vorhandene Teammitglieder entsprechend weiterzubilden. Beides braucht Zeit und kann den Projektzeitplan nach hinten verschieben.

Fallstudie

Angenommen, Sie arbeiten an einem Webentwicklungsprojekt für einen Kunden. Sie benötigen selbstverständlich jemanden mit Kenntnissen in Informatik und Programmierung im Team.

Nun fordert der Kunde jedoch zusätzliche Hardware-Installationen, auf die Sie nicht vorbereitet waren. Es ist ein Umbau nötig, der weit über den ursprünglichen Projektumfang hinausgeht. Jetzt haben Sie eine Qualifikationslücke und benötigen jemanden, der diesen Projektschritt übernehmen kann.

Sie verbringen eine ganze Woche damit, nach dem richtigen Teammitglied zu suchen, das diese Qualifikationen erfüllt, während der Rest Ihres Teams darauf wartet, dass dieses neue Mitglied eingearbeitet und auf das Projekt vorbereitet wird. Außerdem verschieben Sie die Frist für das Projekt und verschwenden wertvolle Ressourcen.

Obwohl die Qualifikationslücke nun geschlossen ist und Sie für zukünftige Projekte dazugelernt haben, verlieren Sie Zeit bei der Fertigstellung des aktuellen Projekts.

3. Ungenaue Prognosen

Anstatt dass sich der Projektumfang ausweitet oder nicht die notwendigen Fähigkeiten zur Durchführung eines Projekts vorhanden sind, könnten Sie die zur Fertigstellung erforderlichen Ressourcen falsch oder ungenau einschätzen.

• Was verursacht das? Meistens liegt es an mangelndem Wissen darüber, wie das Projekt abgeschlossen werden soll. Nicht zu verstehen, was als Projektergebnis geliefert werden muss, kann zum Beispiel dazu führen, dass die richtigen Fähigkeiten oder Teammitglieder fehlen.
• Wie kann man das vermeiden? Um ungenaue Prognosen zu umgehen, sollten Sie aktiv mit Ihren Teammitgliedern und Fachexpert:innen kommunizieren, damit Sie genau wissen, was zu tun ist. Außerdem können Sie spezielle Projektprognose-Software verwenden, um vorherzusagen, welche Probleme während des Projekts auftreten könnten.
• Wie kann man das beheben? Der beste Ansatz ist, klar mit allen Beteiligten und dem Team zu kommunizieren und die Frist zu verschieben, damit Lücken oder Fehler im Projekt rechtzeitig behoben werden können.

Anwendungsbeispiel

Es gibt einen Ansatz im Ressourcenmanagement namens „Rucksack-Prinzip“, bei dem Sie sich einen Beutel vorstellen, der die insgesamt verfügbaren Ressourcen für ein Projekt symbolisiert. Man kann einem Projekt keine weiteren Aufgaben oder Ressourcen hinzufügen, ohne den Rucksack zu vergrößern oder zu ersetzen, denn der Rucksack steht für klar definierte Grenzen sowohl nach unten als auch nach oben für Ihre Gesamtressourcen.

Ungenaue Prognosen sind wie die Wahl des falschen Rucksacks für Ihr Projekt: Sie können nicht genug oder das richtige hineinpacken, was Sie eigentlich brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Alle Optimierungen Ihrer Ressourcen helfen nichts, wenn Sie einfach nicht auf alles vorbereitet sind, was passieren könnte. Verstehen Sie jedes einzelne Projekt vollständig und umfassend, um für jedes mögliche Ergebnis bestmöglich ausgestattet zu sein.

4. Kommunikationsprobleme

Ein weiteres häufiges Problem bei der Ressourcenverteilung sind Kommunikationsprobleme, die viel Chaos in Ihr Projekt bringen können.

• Was verursacht das? Es kann daran liegen, dass keine klaren Kommunikationswege festgelegt wurden. Aber es kann auch daran liegen, dass einfach falsch verstanden wird, was die einzelnen Beteiligten kommunizieren wollen. Das passiert schnell, wenn es keine klaren Regeln für die Zusammenarbeit gibt.
• Wie kann man das vermeiden? Die beste Möglichkeit, Kommunikationsprobleme zu verhindern, ist, frühzeitig im Projekt ein Kommunikationskonzept zu erstellen. Darin wird festgelegt, welche Kommunikationswege genutzt werden, welche gemeinsame Sprache zum Einsatz kommt und wann und wo kommuniziert werden soll, damit alle die gleichen Informationen haben.
• Wie kann man das beheben? Sobald Kommunikationsprobleme aufgetreten sind, hilft es am meisten, die Kommunikation zu verbessern und festgelegte Kommunikationskanäle zu schaffen. Außerdem sollte es regelmäßige Projektupdates für das gesamte Team geben sowie klare Erwartungen für die weitere Zusammenarbeit.

Anwendungsbeispiel

Nehmen wir an, Sie haben ein vollständig remote arbeitendes Team, das mit einem Kunden zusammenarbeitet, der nicht remote arbeitet. Kommunikation kann zum Problem werden, weil das eine Team bereits an die Arbeit auf Distanz gewöhnt ist, während das andere spontan und persönlich kommuniziert.

Vielleicht haben Sie ein Teammitglied in New York und eines in Vancouver, die mit den gleichen Standards arbeiten, während Ihr Kunde in Omaha das Gefühl hat, nicht genug Updates zu erhalten oder zu wenig Rückmeldung zu bekommen.

Nach einem Monat ist Ihr Kunde mit der geleisteten Arbeit und den erreichten Zielen zufrieden, äußert aber Frust über den „Mangel an Kommunikation“. Jetzt ist es an der Zeit, ein Meeting einzuberufen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis vom Projektfortschritt haben und die Kommunikation für die Zukunft geklärt wird.

5. Unterauslastung von Ressourcen

Unterauslastung tritt auf, wenn Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Fähigkeiten, Mitarbeitenden oder sogar Ausrüstung nicht vollständig nutzen, um ein Projekt abzuschließen. Dies kann zu Scope Creep, ungenauen Prognosen oder mangelndem Engagement der Teammitglieder führen.

• Was verursacht dies? Oft entsteht dieser Ansatz aus einem Mangel an Wissen über die bestehenden Ressourcen und deren Nutzung. Zum Beispiel: Wenn Sie jemanden im Team haben, der sich gut mit Back-End-Entwicklung auskennt, ihn jedoch an der Front-End-Entwicklung arbeiten lassen, könnte diese Person sich vom Projekt abkoppeln oder nicht so effektiv sein, wie sie sein könnte. 
• Wie vermeidet man es? Eine der besten Methoden, dieses Problem bei der Ressourcenallokation zu umgehen, ist Zeit und Energie in Skill-Mapping und Inventarisierung zu investieren. So erkennen Sie vorhandene Fähigkeiten und bereits verfügbare physische oder digitale Ressourcen.
• Wie behebt man es? Um die Unterauslastung von Ressourcen zu beheben, beginnen Sie damit, Ihre Arbeitslastverteilung zu überwachen und allokieren Sie Ihre Ressourcen strategisch neu. Das spart auf lange Sicht deutlich mehr Zeit, als in einem Muster der Unterauslastung zu verharren.

Fallstudie

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Projekt, bei dem Sie eine neue App für einen Kunden aus dem E-Commerce-Bereich bauen sollen. Sie möchten sicherstellen, dass Sie die passenden Ressourcen einsetzen, haben jedoch ein relativ neues Team, mit dem Sie sich noch vertraut machen.

Nach einigen Tagen sprechen Sie mit einem Teammitglied, das Sie bisher im UI/UX-Bereich eingesetzt haben, und Ihnen wird klar, dass diese Person viel besser für die Analyse von Kennzahlen und Metriken geeignet ist.

Eine einfache Kurskorrektur ist es, diese Person auf einen passenderen Bereich des Projekts zu versetzen, ihre Fähigkeiten in Ihrem bevorzugten Skill-Mapping-Tool zu notieren und das Gespräch mit dem Kunden zu suchen, um alle Beteiligten über die Änderung zu informieren.

Mehr dazu: Sie möchten Ihre Inventarressourcen besser verwalten? Sehen Sie sich unsere Liste der besten Tools für Bestandsressourcenverwaltung an.

Warum sollten Sie Probleme bei der Ressourcenallokation beheben? 

Der Hauptgrund für die Behebung von Problemen bei der Ressourcenallokation ist, dass eine ineffiziente Ressourcenzuweisung den Projekterfolg erheblich behindern und sich negativ auf Ihr Team sowie Ihr Unternehmen auswirken kann. Sie kann sowohl für Ihr Team als auch für Ihren Kunden eine negative Erfahrung schaffen.

Wenn Sie das Ressourcenmanagement in Angriff nehmen und die Ressourcenzuweisung meistern, können Sie Ihre Projektabläufe vereinfachen und Ihre Effizienz steigern, indem Sie mehr Aufgaben in weniger Zeit und mit weniger Ressourcen erledigen. Durch geeignete Verfahren der Ressourcenallokation sparen Sie langfristig viel Zeit und finanzielle Mittel – mit etwas sorgfältiger und strategischer Planung.

Allerdings ist diese Technik des Ressourcenmanagements in der Theorie deutlich einfacher als in der wirksamen Umsetzung. 

Tools zur Lösung von Ressourcenallokationsproblemen

Software-Tools sind der einfachste Weg, Ressourcen zuzuweisen. Hier sind einige wichtige Vorteile bei der Nutzung von Software zur Ressourcenallokation:

• Bessere Transparenz: Tools für Ressourcenallokation helfen Ihnen, alle Ihre Fähigkeiten, Mitarbeitenden sowie physischen und digitalen Ressourcen zu identifizieren und zu verfolgen, sodass Sie schneller und sicherer Entscheidungen treffen können.
• Verbesserte Planungs- und Terminierungsfunktionen: Manche Tools unterstützen Sie nicht nur bei der Planung von Teammitgliedern, sondern auch dabei, welche Werkzeuge wann einzusetzen sind und wann bestimmte Fähigkeiten innerhalb eines Projekts benötigt werden.
• Ressourcenprobleme einfach erkennen und lösen: Ein offensichtliches Merkmal ist die Möglichkeit, Probleme bei der Ressourcenallokation zu markieren, sodass sie gelöst werden können, bevor sie größer werden.
• Ressourcenprognose: Es gibt spezielle Prognosetools, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Projektressourcen unterstützen und eine maximale Ressourcenauslastung ermöglichen.
• Echtzeit-Tracking: Die Möglichkeit, Fortschritte in Echtzeit zu sehen, hilft Ihnen dabei, Ressourcen noch effizienter zu verwalten.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Einige der besseren Tools bieten sogar die Möglichkeit, innerhalb eines Raumes zu kommunizieren, sodass alle Projektbeteiligten an einem Ort alles Nötige finden.

Hier sind einige Schlüsselfunktionen von Ressourcenmanagement-Software, auf die Sie bei der Auswahl des richtigen Tools für Ihre Projekte achten sollten:

1. Echtzeit-Transparenz: Sie müssen in der Lage sein, in Echtzeit zu sehen, wer verfügbar ist, wie hoch die Auslastung und die Kapazität der Teammitglieder sind. 
2. Detaillierte Ressourcenplanung: Ihre Ressourcenmanagement-Software sollte es ermöglichen, Ressourcen einzelnen Projektaufgaben und Zeiträumen gezielt zuzuweisen, mit Funktionen wie Drag-and-Drop-Planung und der Möglichkeit, Zeitpläne zu visualisieren.
3. Bedarfsprognose: Sie sollten in der Lage sein, den Ressourcenbedarf vorherzusagen und die Kapazitäten entsprechend zu planen.
4. Kompetenzverfolgung: Sie benötigen die Möglichkeit, die Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Teammitglieder zu erfassen – das ist entscheidend, um die richtigen Personen den passenden Aufgaben zuzuordnen. Funktionen, mit denen Sie Mitarbeitende mit bestimmten Fähigkeiten markieren und gezielt danach suchen können, verbessern die Effektivität der Ressourcenzuweisung.
5. Finanzmanagement: Die Möglichkeit, Projektbudgets und -kosten nachzuverfolgen, ist unerlässlich. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die finanziellen Auswirkungen von Ressourcenzuordnungen zu überwachen und sicherzustellen, dass Projekte im Budget bleiben.
6. Auslastungs- und Einsatzplanung: Ein gutes Tool sollte Ihnen einen Überblick verschaffen, wer was macht, wie viel Zeit dafür eingeplant ist, wo mögliche Engpässe bestehen und wer noch Kapazitäten hat.
7. Automatisierung der Ressourcenzuordnung: Eine einfache, aber wirkungsvolle Funktion ist die Möglichkeit, Ihre Ressourcenmanagement-Prozesse zu automatisieren. Die automatische Zuweisung von Aufgaben, etwa durch Drag-and-Drop-Builder, kann den manuellen Aufwand reduzieren und die Effizienz steigern.
8. Überwachung der Ressourcenauslastung: Die Nachverfolgung, wie effektiv Ressourcen eingesetzt werden, ist entscheidend für die Optimierung. Ein Tool, das Ihnen hilft, alle verfügbaren Ressourcen bestmöglich zu nutzen, ist unverzichtbar.
9. Kollaborations-Tools: Für Teams, insbesondere bei Remote-Arbeit, sind Funktionen zur Förderung der Kommunikation, Aufgaben- sowie Dateifreigabe wichtig, um die Abstimmung zu erleichtern.
10. Szenarien-Planung und Modellierung: Manche fortgeschrittenen Tools bieten die Möglichkeit, "Was-wäre-wenn"-Szenarien zu testen, um die Auswirkungen von Änderungen bei Ressourcenzuordnung oder Projektzeitplänen zu verstehen. Diese Funktion ist besonders für größere Projekte effektiv.

Wie geht es weiter?

Die Lösung von Problemen bei der Ressourcenzuordnung kann ziemlich einschüchternd sein, aber ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen neues Selbstvertrauen gegeben, diese Herausforderungen anzugehen. Wenn Sie mehr über Ressourcenzuordnung oder Ressourcenmanagement lernen möchten, würden wir uns sehr freuen, wenn Sie Mitglied werden und sich unserer Slack-Community mit Tausenden von anderen Digital-Projektmanager:innen anschließen.