So führen Sie eine Ressourcenlücken-Analyse durch: 5 grundlegende Schritte
Achten Sie auf die Lücke: Indem Sie die aktuellen und zukünftigen Ressourcenbedarfe Ihrer Projekte verstehen, können Sie notwendige Mittel strategisch vorausplanen und sichern, sodass Ihr Projekt reibungslos abläuft.
Frühwarnsysteme: Je früher Sie Ressourcenlücken erkennen, desto besser können Sie proaktiv diese Probleme angehen und Risiken minimieren, bevor sie den Projektfortschritt beeinträchtigen.
Software ist der Schlüssel: Mit Ressourcenmanagement-Software können Sie Ressourcenlücken in Ihren Projekten am einfachsten erkennen und schließen – oft sogar automatisch, was Zeit und Aufwand spart.
Die Durchführung einer Ressourcenlückenanalyse kann Ihnen als Projektmanager helfen, einzuschätzen, welche Ressourcen Sie für laufende und kommende Aufgaben bereits gebunden haben und welche Ressourcen Sie benötigen, um ein erfolgreiches Projekt zu führen.
Indem Sie verstehen, was Sie haben, und es mit dem vergleichen, was Sie brauchen, können Sie gegen identifizierte Lücken planen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Ressourcen für die termingerechte, budgetkonforme und im vereinbarten Umfang erfolgende Fertigstellung Ihrer Projekte oder Initiativen haben.
Was ist eine Ressourcenlückenanalyse?
Eine Ressourcenlückenanalyse ist ein Schritt in der Ressourcenanalyse, bei dem Sie Ihre verfügbaren Ressourcen überprüfen und mit den benötigten Ressourcen vergleichen. Dies umfasst Projektmitarbeiter und Teammitglieder, Ausrüstung, Software oder jede andere Ressource, die zur Durchführung der Projektarbeit benötigt wird.
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Es ist zudem wichtig, bei der Durchführung einer Ressourcenlückenanalyse auch die Fähigkeiten Ihres Teams zu berücksichtigen. Sie brauchen beispielsweise nächsten Monat zehn Vollzeit-Teammitglieder, um die Anforderungen an Vertragsstunden zu erfüllen.
Manche Projekte benötigen sowohl Designer als auch Entwickler; andere brauchen vielleicht mehr Entwicklungskapazitäten. Sie müssen verstehen, wie viele Personen benötigt werden, um die Arbeit zu erledigen, und welche Fähigkeiten erforderlich sind, um Ihre gesamte geplante Arbeit erfolgreich abzuschließen.
Warum ist eine Ressourcenlückenanalyse wichtig?
Eine Ressourcenlückenanalyse ist wichtig, weil sie Ihnen helfen kann, Lücken in Ihrer Ressourcenzuordnung sowohl kurzfristig (welche Ressourcen Sie in der nächsten Woche oder zwei benötigen) als auch langfristig (welche Ressourcen Sie im nächsten Quartal oder innerhalb von sechs Monaten benötigen) zu identifizieren.
Hier sind weitere Gründe, regelmäßige Ressourcenlückenanalysen in Ihre laufenden Geschäftsprozesse zu integrieren:
- Um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Ressourcen zur Verfügung haben, um geplante Arbeiten zu erledigen: Die regelmäßige Durchführung von Ressourcenlückenanalysen kann helfen zu verstehen, ob Sie ausreichende und passende Ressourcen für die geplante (oder prognostizierte) Arbeit haben. Zum Beispiel: Wenn Sie in den kommenden drei Monaten sechs Webdesign- und Entwicklungsprojekte haben, stehen Ihnen genügend Designer, Entwickler und Projektmanager zur Verfügung, um die Arbeiten erfolgreich durchzuführen?
- Um rechtzeitig die richtigen Mitarbeitenden einstellen zu können: Wenn Sie eine Ressourcenlückenanalyse für geplante Arbeiten (Projekte, von denen Sie erwarten, diese zu gewinnen oder zu beginnen) durchführen, sehen Sie, wen Sie einstellen sollten und zu welchem Zeitpunkt. Sie können hier auch historische Daten als Benchmark nutzen. Beispielsweise erhalten Sie so Einblicke darin, wie lange die Einstellung eines Designers auf mittlerer Ebene im Vergleich zu einem Senior Designer dauert. Vielleicht finden Sie hier auch Software für Personalagenturen hilfreich.
- Um Budget für künftige Ausgaben zur Beschaffung zusätzlicher Ressourcen zu planen: Das Verständnis Ihrer Ressourcenlücken und des notwendigen Budgets, um diese zu schließen, hilft Ihnen, dieses Thema frühzeitig zu adressieren – bevor Ihr Budget feststeht (und Sie ersparen sich unangenehme Überraschungen beim Führungsteam).
- Um die Arbeitslast unter Ihren Teammitgliedern zu balancieren: Zwar ist es normal, dass die Arbeitslast von Teammitgliedern bei Projekten schwankt, aber durch die Durchführung einer Ressourcenlückenanalyse und das Betrachten wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs) und Metriken wie die Auslastung pro Person können Sie für eine gleichmäßigere Verteilung der Arbeit sorgen und starke Ausschläge vermeiden. Niemand möchte sechs Wochen am Stück überlastet sein und danach einen Monat lang untätig sein.
- Um den Ressourcenbedarf für zukünftige Arbeiten zu prognostizieren: Durch die Durchführung einer Ressourcenlückenanalyse für zukünftige Arbeiten (nicht gewonnene Aufträge oder solche, die erst in sechs Monaten oder später starten), können Sie proaktiver an das Schließen dieser Lücken herangehen. Sie haben ein Projekt, das im Sommer starten soll? Dann veröffentlichen Sie bereits im Frühjahr entsprechende Stellenanzeigen oder Ausschreibungen, damit Sie genügend Vorlauf haben, die richtige Person oder den passenden Dienstleister zu finden.
Wie macht man eine Ressourcenlückenanalyse?
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Durchführung einer Ressourcenlückenanalyse und zum Verständnis der gesammelten Daten.
1. Verfügbarkeit der Teammitglieder einschätzen
Beginnen Sie damit, die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder einzuschätzen. Das kann zum Beispiel eine einfache Tabelle sein, in der Sie den Namen jedes Teammitglieds und dessen verfügbare Stunden pro Woche notieren. Denken Sie daran, dabei geplante Urlaubszeiten oder freie Tage (PTO) zu berücksichtigen.
Auch wenn Sie unvorhergesehene Ausfälle, wie Krankheit, Trauerfall oder spätere Änderungen im Projektzeitplan, vielleicht nicht vorhersehen können, erhalten Sie so dennoch einen guten Überblick über die Kapazität und Verfügbarkeit Ihres Teams für Projektarbeiten. Mit einer passenden Mitarbeiter-Ressourcenmanagement-Software lässt sich dies noch einfacher verwalten.
2. Teammitglieder vorläufig zuweisen
Der nächste Schritt besteht darin, Teammitglieder vorläufig zuzuweisen. Wenn Sie in einer Agentur mit mehreren Kunden und einer Reihe von potenziellen Projekten in der Pipeline arbeiten, kann dieser Schritt kompliziert werden.
Beginnen Sie mit den aktuell beauftragten Arbeiten und weisen Sie Aufgaben für alle Teammitglieder zu. Sie können auch potenzielle Projektaufgaben (Arbeiten, die Sie noch nicht gewonnen haben oder die noch nicht gestartet wurden) zuteilen, um zu prüfen, ob Sie weitere Projekte buchen oder etwas Tempo herausnehmen sollten, um eine Überbuchung des Teams zu vermeiden. Bedenken Sie, dass Sie später noch einmal Gelegenheit dazu haben werden.
3. Lücken identifizieren
Sobald die vorhandene Arbeit verteilt und Ihre aktuellen Ressourcen vollständig eingeplant sind, suchen Sie nach Lücken. Wie steht es um Ihre Ressourcenauslastung und wie unterscheidet sich der Ist-Zustand vom gewünschten Zielzustand? Gibt es Teammitglieder, die überbucht sind, und welche, die nicht ausgelastet sind?
Sobald Sie verstanden haben, wo die Lücken bestehen, können Sie einen Maßnahmenplan erstellen, um diese zu schließen (im nächsten Schritt dieses Prozesses).
4. Einen Plan erstellen, um Lücken zu schließen
Es gibt zwei Hauptwege, um Lücken zu schließen: Verteilung der Auslastung auf bestehende Teammitglieder oder das Hinzufügen weiterer Ressourcen (z.B. durch die Einstellung neuer Teammitglieder oder das Ausleihen von Mitarbeitenden aus anderen Teams).
- Wenn Sie Load Balancing zwischen Teammitgliedern betreiben müssen, beginnen Sie das Gespräch mit Teamleitern oder anderen Projektmanagerinnen und -managern.
- Wenn Sie eine Lücke durch die Einstellung eines neuen Teammitglieds schließen müssen, sprechen Sie mit der Personalabteilung oder der Führungsebene. Stellen Sie die von Ihnen erkannte Lücke und die Art der benötigten Ressource dar, um sie zu schließen.
Beispielsweise: Wenn Sie einen Engpass im Entwicklungsteam für das nächste Jahr oder länger feststellen, müssen Sie vielleicht eine:n neue:n festangestellte:n Entwickler:in einstellen. Zeigt Ihre Analyse dagegen, dass es sich nur um eine kurzfristige Lücke handelt (z.B. wenige Wochen bis einige Monate), sollten Sie überlegen, eine:n externe:n Auftragnehmer:in (Freelancer) zur temporären Überbrückung zu engagieren.
5. Ressourcen frühzeitig für zukünftige Projekte planen
Wenn Sie Ressourcen für zukünftige Projekte planen, befolgen Sie die gleichen Schritte wie bei der kurzfristigen Analyse und prüfen Sie, was vorhanden ist und was benötigt wird. Seien Sie bei Ihren Annahmen vorsichtig — vieles kann sich ändern, bevor diese Projekte starten.
Es kann sein, dass Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, sich Zeitpläne verschieben oder Stakeholder andere Prioritäten setzen, sodass Ressourcen anderen Bereichen (z.B. für die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen) zugeteilt werden müssen.
Dennoch sollten Sie proaktiv Lücken identifizieren und Maßnahmen einplanen, um diese zu schließen. Die Erkenntnisse aus der Analyse künftiger Aufgaben können Sie für Ihre strategische Ressourcenplanung nutzen und in Ihre Entscheidungsfindung einfließen lassen.
Tools für die Ressourcen-Lückenanalyse
Sie können einfach Google Sheets oder Excel nutzen, um eine Vorlage zur Ressourcen-Lückenanalyse oder eine Ressourcenplanungs-Vorlage zu erstellen. Es gibt aber auch zahlreiche Projektmanagement-Softwares und Tools zur Ressourceneinsatzplanung, die Sie für Ihre Lückenanalyse verwenden können.
Wenn Sie sich sorgen, dass Ihre aktuellen Prozesse nicht effizient oder effektiv genug sind, um Ihren aktuellen Status zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie Kundenbedürfnisse erfüllen können, besteht einer der größten Vorteile von Tools zur Ressourcenplanung darin, dass sie speziell für diesen Zweck entwickelt wurden. Einige unserer bevorzugten Tools für Ressourcenmanagement finden Sie unten.
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Herausforderungen bei der Analyse von Ressourcenlücken
Um Ihnen einen Vorsprung bei der Durchführung Ihrer Gap-Analyse zu verschaffen, habe ich die häufigsten Herausforderungen zusammengestellt, auf die Sie stoßen könnten, sowie Tipps, wie Sie diese überwinden können:
- Fehlende Organisation: Wenn Ihr Unternehmen kein zentrales Projekt- und Ressourcenmanagement hat, kann es schwierig sein, den Prozess der Ressourcenlückenanalyse zu starten – geschweige denn zu Ende zu führen. Alle Ressourcen einfach in einer Tabelle zu erfassen und deren tägliche oder wöchentliche Zuteilung zu betrachten, gibt Ihnen eine solide Grundlage, um Lücken zu erkennen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie diese schließen können.
- Unterschiedliche Leistungsniveaus: Nicht jeder kann 100 % (oder mehr) der Zeit mit voller Leistung arbeiten. Differenzen in den Leistungsniveaus können daher auch zu Ressourcenlücken führen. Teammitglieder, die länger als geschätzt für Aufgaben benötigen oder sich eine Auszeit zum Erholen nehmen, können einen großen Einfluss haben.
- Veränderungen in der Geschäftsstrategie: Deutliche Änderungen der strategischen Geschäftsziele können Auswirkungen auf das Ressourcenmanagement haben. Wenn Sie beispielsweise bisher lediglich Website-Design und -Entwicklung angeboten haben und künftig auch die Wartung von Websites übernehmen, werden zusätzliche Ressourcen mit anderen Qualifikationen benötigt, als es sie bisher im Team gibt. Selbst wenn Sie „auf dem Papier“ alle Ihre Projekte besetzen können, kann die Realität anders aussehen, weil unterschiedliche Kompetenzen gefragt sind.
- Externe Faktoren: Eine weitere Herausforderung sind externe Einflüsse, die Ressourcenbeschränkungen verursachen können. Zu verstehen, welche externen Faktoren die aktuelle (oder auch die geplante) Leistung beeinflussen und wie dies mit Ressourcenlücken zusammenhängt, ist gerade für neue Projektmanager oft schwierig. So kann beispielsweise ein Teammitglied einen längeren Krankheitsurlaub benötigen, ein Kunde oder Stakeholder eine erhebliche Änderung am Leistungsumfang oder Projekt verlangen – oder veraltete, nicht mehr unterstützte Technologie kann Störungen verursachen. Dinge, die außerhalb Ihres Einflussbereichs liegen, wirken sich direkt auf die Projektressourcen aus oder bringen die Ressourcenplanung durcheinander.
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