12 Best Practices für Remote-Projektmanagement im Jahr 2026
Mittlerweile kann man mit Sicherheit sagen, dass so gut wie jeder, der im digitalen Bereich arbeitet, zumindest zeitweise remote arbeitet.
Für Projektmanager bringt das einige besondere Herausforderungen mit sich. Wie bleibt man mit seinem Team abgestimmt, wenn man sich nicht persönlich treffen kann? Wie kann man sicherstellen, dass das Team zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeitet? Und wie lässt sich das Ganze managen, ohne dass der eigene Stresspegel durch die Decke geht?
Ich habe meine Best Practices für das Remote-Projektmanagement zusammengestellt, um eure Projekte und Teams effektiv zu steuern. Außerdem teile ich einige Strategien, mit denen ich meinen eigenen Stress reduziere und einem Burnout vorbeuge.
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Was ist Remote-Projektmanagement?
Remote-Projektmanagement umfasst die gleichen Abläufe, Methoden und Ziele wie klassisches Projektmanagement, mit dem Unterschied, dass der Projektmanager beim Remote-Ansatz nicht physisch mit dem Projektteam zusammenarbeitet.
Das Projektteam kann vollständig remote und selbst an unterschiedlichen Standorten sein, als hybrides Team arbeiten oder gemeinsam im Büro sitzen.
Remote-Projektmanager müssen Wege finden, das gesamte Team zusammenzubringen, alle bei der Sache zu halten und das Projekt trotz der zusätzlichen Herausforderung, nicht persönlich mit dem Team zu arbeiten, erfolgreich abzuschließen.
7 Strategien für die Steuerung von Remote-Teams und -Projekten
Hier sind einige meiner besten Tipps und Tricks, um Projekte (und Teammitglieder) im Griff zu behalten. Ich habe diese schon lange vor meiner Remote-Arbeit angewendet und sie dann an meine Remote-Projektmanagement-Routine angepasst.
1. Bestechung
Ich hatte immer ein Motto: „Süßigkeiten machen Freunde.“ In jedem Bürojob hatte ich ein großes Glas mit Süßigkeiten auf dem Tisch, das ich mit allen möglichen Leckereien gefüllt habe. Ihr würdet euch wundern, wie viele Kollegen gerne an euren Schreibtisch kommen, wenn dort ihre Lieblingsnaschereien warten.
Ich habe mir gemerkt (oder auch direkt erfragt), was einige meiner schwierigeren Teammitglieder besonders gerne essen. Wenn ich enge Deadlines hatte oder wusste, dass jemand parallel an vielen Aufgaben arbeitet, oder sogar wenn ich schlechte Nachrichten oder eine ungewöhnliche Frage hatte, bin ich zu deren Schreibtisch gegangen und habe gezielt ein paar ihrer Lieblingssüßigkeiten dort abgelegt – wortlos.
Nach etwa einer Stunde habe ich dann eine Nachricht oder E-Mail geschickt und gefragt, ob sie kurz Zeit für ein Gespräch haben – und fast immer haben sie zugesagt, weil sie sich über die kleine Geste gefreut haben.
Wie sieht das remote aus? Die Bestechung wird etwas aufwändiger. Ich finde trotzdem heraus, was die Kollegen mögen und worüber sie sich freuen würden. Dann versende ich entweder persönlich ein kleines Geschenkpaket oder lasse etwas über Amazon.com oder einen lokalen Anbieter an das Teammitglied ausliefern.
Remote bestechte ich viel seltener als damals im Büro, aber meist bleibt es den Leuten in Erinnerung, wenn man für sie einen zusätzlichen Aufwand betreibt.
Für Entwickler passiert das vielleicht mitten in einer langen Programmierphase oder zu einem bestimmten Meilenstein, und beim Start des Design-Zyklus für UX- und UI-Teams. Für ein QA-Team verschicke ich manchmal zu Beginn Kleinigkeiten, wenn ein kompliziertes Projekt ansteht, oder am Ende, wenn das Projekt aus ihrer Sicht weniger komplex ist.
Am Ende eines Projekts finde ich für jeden Einzelnen aus meinem Team ein passendes Präsent und sende es ihnen zu. Vollständig remote arbeitende Teams erhalten selten physische Extras, da sie nicht vor Ort sind. Deshalb kommt diese kleine Anerkennung zum Abschluss besonders gut an – und die Motivation, mit dir auch das nächste (selbst schwierige) Projekt zu rocken, ist gleich viel größer.
2. Bilde eine Team-Atmosphäre
Versucht, das Team schon während des Projekt-Kickoffs für das neue Vorhaben zu begeistern. Ich habe immer versucht, eine echte Team-Atmosphäre zu schaffen – dazu gehört, alle meine Teammitglieder und ihre jeweiligen Rollen im Projekt vorzustellen, egal, ob wir schon 100 Projekte zusammen gestemmt haben.
Ich sehe jedem in die Augen, was eine gewisse Verantwortung bei den Einzelnen erzeugt – das Team übernimmt Verantwortung für den eigenen Anteil am Projekt. Es ist ein kleiner Effekt, der aber Großes bewirken kann, wenn es darum geht, das Engagement aller zu sichern.
Am Ende des Projekts feiern die meisten Projektmanager den Abschluss auf irgendeine Weise. In früheren Büro-Jobs habe ich dazu zum Beispiel ein gemeinsames Mittagessen gemacht, früher Feierabend und ein Snack in der Büroküche oder einfach eine letzte Statusrunde, bei der am Schluss alle abklatschen. Ich danke jedem einzelnen – mit direktem Blickkontakt.
Bei meinen Remote-Kickoffs beginne ich damit, eine umfassendere Kickoff-Agenda zu verteilen (abgesehen von der, die mit der Meeting-Einladung kommt), in der ich für jedes Teammitglied ein paar Infos aufführe – ganz gleich, wie viele Projekte wir schon gemeinsam gestemmt haben.
Ich liste Namen, Fachbereich, Zeitzone (extrem praktisch, wenn das Team weltweit verteilt ist) und eine interessante Info auf. Manchmal vergebe ich Spitznamen, manchmal ergänze ich witzige Dinge, die ich über sie weiß.
Das ist mehr Arbeit und natürlich ziemlich kitschig (okay, eigentlich sehr kitschig), aber es hilft enorm, Teamgeist und Verbundenheit zu fördern und mit einer anderen Form des Kontakts den Blickkontakt zu ersetzen.
3. Halte dein Team engagiert
Wenn Sie ein Status-Meeting im Büro durchführen, sehen Sie leicht, wer engagiert ist und wer nicht. Aber wenn Sie remote arbeiten, besteht eine Ihrer größten Herausforderungen darin, die Menschen so zu engagieren, dass letztlich Ihre teaminterne Zusammenarbeit verbessert wird.
Außerdem ist es in einem persönlichen Meeting so, dass die meisten Menschen nicht offensichtlich zeigen, dass sie nicht aufpassen (außer sie haben ihr Handy dabei – dann ist es sehr offensichtlich). Sie können den Raum „lesen“, um zu erkennen, wenn jemand einen Einwand oder Kommentar hat, und Sie erkennen auch, wenn das Team kollektiv abschweift und das Meeting beendet werden sollte.
Diesen Luxus haben Sie nicht, wenn Sie Menschen führen, die remote arbeiten, selbst wenn Sie per Video verbunden sind. Natürlich machen Videokonferenzen (etwa mit Zoom) es viel leichter zu erkennen, wenn jemand offensichtlich abgelenkt ist, dennoch können Sie die Körpersprache kaum sehen und wissen nie sicher, ob Ihr Gegenüber nicht gerade Multitasking betreibt. Damit das Remote-Projektmanagement funktioniert, müssen Sie die Teilnehmenden also auf anderen Wegen bei Laune halten.
Vielleicht bitten Sie sie, ein Update darüber zu geben, wo sie mit ihrem Teil des Projekts stehen – zusammen mit ihrer Lieblingsfernsehserie aus der Kindheit. Oder Sie lassen Ihren Designer mal das Update Ihres Entwicklers in maximal zehn Worten vortragen – das kann ziemlich lustig sein, wenn Sie es locker angehen, oder aufschlussreich, falls Ihr Team es ernst nimmt.
Finden Sie heraus, was Ihr Team zum Leben erweckt, und bauen Sie das in Ihre Meetings ein.
4. Führen Sie ein Gespräch, bevor Sie eine Bitte äußern
Die meisten Projektmanager platzen nicht einfach in andere Büros und stellen eine Frage, bevor sie nicht einmal Hallo gesagt haben. Falls Sie das doch tun, überdenken Sie bitte Ihre Vorgehensweise. Nur wenige Menschen reagieren darauf gelassen! Es ist sehr einfach, per Slack „in den Raum zu platzen“ und einfach eine Frage zu senden, ohne ein Hallo vorweg – weil sich das Medium einfach anders anfühlt. Aber es ist im Grunde genau das Gleiche.
Da ich nun remote arbeite, beginne ich in der Regel damit, erst mal Hallo zu sagen und zu fragen, wie der Tag so läuft. Dann frage ich, ob jetzt ein guter Zeitpunkt für eine kurze Frage ist, die etwa zehn Minuten dauern würde. Geben Sie, wenn möglich, immer gleich an, wie viel Zeit Sie etwa benötigen werden– so können Ihre Kolleg*innen wirklich ehrlich sagen, ob sie Zeit haben.
Ich beende das Gespräch, indem ich kurz etwas Privates frage, wie etwa: „Hey, wie war eigentlich das Spiel deiner Tochter neulich?“ Es muss kein langes, ausuferndes Gespräch werden, aber denken Sie daran: Wir sind alle Menschen und nicht einfach nur Computer, die über Slack oder andere Kommunikationskanäle antworten.
5. Nachfragen, ohne zu mikromanagen
Ein Vorteil davon, mit Ihrem Team im Büro zu arbeiten, ist, dass Sie sehen können, wer im Büro oder am Platz ist und woran er oder sie gerade arbeitet. Als Projektmanager möchten Sie sichergehen, dass gearbeitet wird, damit es keine bösen Überraschungen gibt, wenn Fristen näher rücken.
Wenn Sie jedoch remote arbeiten, wirkt ständiges Nachfragen schnell wie Kontrolle oder „Babysitten“ – und das weiß niemand zu schätzen. Eine Taktik, die ich gerne einsetze, ist, im Auge zu behalten, wie viele Prozent von langfristigen Aufgaben erledigt sind, und ich bitte meine Teammitglieder um gelegentliche Statusupdates, vor allem, wenn ich selbst bei Stakeholdern berichten muss.
So wissen meine Kolleg*innen, dass ich nur meinen Job mache und ihnen nicht auf die Nerven gehe. Sie können Teammitglieder außerdem dafür verantwortlich machen, den Fortschritt selbstständig bei regelmäßigen Status-Meetings zu aktualisieren (diese sind für Remote-Teams besonders wichtig, da es keine zufälligen Begegnungen im Büro gibt), Sie können sich Arbeitsstände zeigen lassen (das ist ein echter Härtetest zwischen „schon erledigt“ und „noch offen“), oder einfach ganz direkt fragen: „Hey, glaubst du, du schaffst die Deadline?“
Was Sie nicht tun sollten: zu häufig fragen oder kurz nach der letzten Nachfrage schon wieder nachhaken. Sie müssen Ihrem Remote-Team vertrauen, vielleicht sogar mehr als Ihrem Team vor Ort, dass sie ihre Aufgaben machen. Sie werden diesen Respekt zu schätzen wissen – und ihn erwidern.
6. Menschlich bleiben
Das zieht sich eigentlich durch alle vorherigen Punkte: Sie sind zwar als Projektmanager remote unterwegs und arbeiten mit Technik und Software, aber Sie sind alle Menschen – das kann leicht verloren gehen.
Gerade deshalb ist es wichtiger denn je, dass Sie als Person wahrgenommen werden und auch jedes Teammitglied als Individuum sehen – das ergibt sich allein aus dem Wesen Ihres Jobs. Erzählen Sie einen Witz, wenn das zu Ihnen passt. Fragen Sie nach Familie und Haustieren. Fragen Sie, wie heute das Wetter bei Ihnen ist.
Wenn Sie mit Menschen weltweit zusammenarbeiten, nehmen Sie sich ein paar Sekunden Zeit (das geht wirklich schnell!), um nachzuschauen, wie man „Hallo“ oder „Danke“ in deren Sprache sagt. Das ist eines der effektivsten Mittel, um eine Verbindung zu Teammitgliedern im Ausland herzustellen.
Für meine Freunde im Vereinigten Königreich oder Kanada gebe ich mein Bestes, ein wenig Slang einzubauen oder eigentümlich zu buchstabieren (man sagt „centre“ statt „center“, das klingt gleich viel nobler). Wenn Sie mit Menschen aus verschiedenen Zeitzonen arbeiten, passen Sie Ihre Grüße an: Sagen Sie „Guten Morgen“ oder „Guten Nachmittag“ je nach deren Uhrzeit.
7. Investieren Sie in Projektmanagement-Software
Projektmanagement-Software sowie weitere Tools für das Aufgaben- und Arbeitsmanagement sind unverzichtbar für die Durchführung von Projekten – ganz gleich, ob im Büro oder remote. Damit lässt sich der Fortschritt besser nachvollziehen (was bedeutet, dass Sie Ihr Team weniger stören müssen), und die meisten Lösungen bieten zahlreiche Kommunikations- und Zusammenarbeitstools, die direkt schon integriert sind.
Wenn Sie in einer Agenturumgebung arbeiten, sollten Sie Projektmanagement-Software für Agenturen nutzen. Diese wurde speziell dafür entwickelt, das schnelle, kundenorientierte Arbeitstempo in Agenturen zu bewältigen. Solche Tools helfen dabei, Workflows zu optimieren, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, was die Arbeit im Homeoffice effizienter und transparenter macht.
Wenn Sie eigenständig oder mit wenigen Mitarbeitenden zusammenarbeiten, empfiehlt sich Freelancer-Projektmanagement-Software. Diese wurde konzipiert, damit einzelne Projektmanager organisiert bleiben, die Zeit erfassen, Klienten Rechnungen stellen und Aufgaben verwalten können – und das alles ohne die Komplexität von Tools für große Teams.
Für das Management von Projekten auf Distanz gibt es verschiedene Tools, die besonders für das Remote-Projektmanagement und verteilt arbeitende Teams geeignet sind. Diese bieten zusätzliche Funktionen und Ressourcen für z. B. Videokonferenzen, Cloud-Speicher, Automatisierungen, gemeinsam genutzte Gantt-Diagramme und Kanban-Boards sowie Instrumente zur Teamkoordination und Mitarbeiterbindung.
Remote-Projektmanagement-Tools müssen außerdem möglichst zugänglich sein, damit alle Teammitglieder – auch mit schlechteren Internetverbindungen – darauf zugreifen können. Außerdem sollten sie das Teilen von Dateien und Dokumenten im Team (teils sogar grenzüberschreitend) erleichtern. Eine gute mobile App ist dabei immer ein Pluspunkt.
5 Wege, um Stress als Remote-Projektmanager zu reduzieren
Hier sind meine wichtigsten Tipps, um im Homeoffice entspannt zu bleiben und einem Burnout vorzubeugen (was leider sehr häufig vorkommt!).
1. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz
Die meisten Projektmanager haben eine ganz eigene Art, ihren Schreibtisch so zu organisieren, dass sie möglichst effizient arbeiten. Das ist gerade bei Projektmanagern viel relevanter als in vielen anderen Berufen, da sie so viele verschiedene Aspekte mehrerer Projekte gleichzeitig überblicken müssen.
In meiner letzten Bürotätigkeit hatte ich zwei Whiteboards, zwei große Pinnwände aus Kork, zwei Monitore, eine kabellose Tastatur und Maus sowie zwei Schreibtischlampen mit weichem Licht.
Es hat eine Weile gedauert, bis mein Arbeitsplatz optimal eingerichtet war – wie es den meisten Projektmanagern geht, die auf eine aufgeräumte, kontrollierte Umgebung angewiesen sind. Wenn bei mir im Büro etwas nicht an seinem Platz lag, fiel es mir schwer, mich zu konzentrieren. Die meisten wissen ganz genau, was sie brauchen, um sich organisiert zu fühlen.
Warum also begnügen sich so viele Remote-Projektmanager:innen mit einer winzigen Ecke im Haus, einem kleinen Licht und ein bis zwei Schubladen? Wer das Homeoffice ernst nimmt, sollte das Büro auch als richtiges Büro betrachten. Auch wenn Sie keinen eigenen Raum dafür haben: Sie müssen damit leben, dass Ihr Arbeitsbereich als Arbeitsbereich erkennbar ist.
Mein Arbeitsplatz befindet sich im Wohnzimmer. Wenn wir es abends zum Entspannen nutzen und ich nicht am Arbeiten bin, leben wir trotzdem mit meinen Whiteboards, großen Pinnwänden, Monitoren und Lampen, die ich zum effizienten Arbeiten brauche. Reduzieren Sie Ihr Equipment nicht, nur weil Sie im Homeoffice sind – sonst besteht die Gefahr, dass Sie sich durch Unordnung ablenken lassen.
2. Setzen Sie Grenzen
Wer remote arbeitet, braucht klare Grenzen zwischen Job und Privatleben. Viele Arbeitgeber fürchten, dass ihre Mitarbeitenden daheim nur faulenzen. Das Gegenteil ist oft der Fall: Gerade Projektmanager:innen arbeiten meist zu viele Stunden, weil sie jederzeit auf ihre Projekte zugreifen können. Grenzen zu ziehen ist daher entscheidend, um Burnout oder Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
Diese Grenzen müssen weder besonders formal noch besonders bedeutungsschwer sein – sie müssen einfach funktionieren. Meine persönlichen Grenzen sind Schuhe und Licht: Bin ich zu Hause und arbeite, habe ich Schuhe an und mein Schreibtisch ist beleuchtet. Nach Feierabend – selbst wenn ich noch Schuhe trage – sind die Lichter aus.
Viele Menschen mit separatem Büro schließen einfach die Tür. Ich finde, Projektmanager brauchen mehrere Signale zum Feierabend, sonst landen sie schnell dabei, doch noch „eine E-Mail“ zu beantworten. Welche Grenze Sie auch wählen: Wichtig ist, konsequent zu bleiben, damit die Routine irgendwann selbstverständlich wird.
3. Suchen Sie menschlichen Kontakt
Der Job des Projektmanagers ist nicht einfach. Man ist verantwortlich für das Projekt, aber oft nicht für die Menschen. Man trägt die Verantwortung für das Ergebnis, führt die Arbeit aber nicht selbst aus. Das kann extrem frustrierend sein und sich aufstauen, wenn man keinen Ausgleich hat.
Es gibt Möglichkeiten, Druck abzubauen – zum Beispiel durch einen Tapetenwechsel, einen Spaziergang an der frischen Luft oder einen Snack. Diese Optionen stehen Remote-Beschäftigten wie Büroangestellten zur Verfügung. Was im Homeoffice fehlt, sind jedoch andere Menschen.
Egal ob man sich über die Arbeit auslassen oder einfach mal über etwas anderes sprechen möchte – der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen ist ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur.
Remote-Projektmanager müssen während des Tages andere Menschen zum Reden haben, sonst riskieren wir entweder einen Zusammenbruch oder – für diejenigen von uns, die mit anderen Menschen zusammenleben – diese in einen solchen zu treiben.
Als ich das erste Mal remote gearbeitet habe, sprach ich tagsüber mit niemandem außer per E-Mail mit Kollegen und Kunden. Wenn mein Mann abends nach Hause kam, erschöpft von einem langen Arbeitstag voller Gespräche, stürzte ich mich auf ihn. Das war für keinen von uns gut.
Inzwischen habe ich zwei Freundeskreise, mit denen ich tagsüber spreche: Einer ist eine fantastische Gruppe von Fachkollegen, mit denen ich über Projektmanagement-Themen reden und mir Rat bei Projekt-Dilemmas holen kann. Der andere ist ein großartiger Freundeskreis, der nichts mit Projektmanagement zu tun hat, mit dem ich über das allgemeine Leben, Westworld oder SNL-Sketche sprechen kann.
Wichtig zu beachten: Ich unterhalte mich mit diesen Menschen über den Tag verteilt, wenn es mein Zeitplan zulässt. Ich sperre den Zugang zu privaten E-Mails und Slack-Kanälen während der Arbeitszeit nicht, da dies mein einziger Weg ist, mich auszutauschen. Diese Interaktionen beeinträchtigen nie meine Arbeitsleistung, aber ohne sie leidet meine Arbeit. Finde heraus, was für dich am besten funktioniert.
4. Arbeite außerhalb deines Zuhauses
Auch wenn du tagsüber Freundes- oder Kollegenkreise hast, solltest du versuchen, gelegentlich Zeit mit anderen Menschen zu verbringen. Ich bezeichne mich als Remote-Arbeiterin, nicht als jemanden, der „von zu Hause aus arbeitet“, denn das ist zu einschränkend. Arbeiten Sie ab und zu im Café, suchen Sie einen Coworking Space, oder gehen Sie vielleicht in Ihre örtliche Bibliothek.
Du musst keine Gespräche mit Fremden anfangen, aber allein die Anwesenheit anderer Menschen kann dir Energie geben und dir das Gefühl geben, Teil der Gesellschaft zu sein. Was immer du tun kannst, um ab und zu (oder häufiger!) aus dem Haus zu kommen, hilft dir dabei, nicht zum Einsiedler zu werden und im Projektmanagement am Ball zu bleiben.
5. Nutze die Vorteile
Ich kenne so viele Projektmanager, die sich sorgen, irgendetwas zu tun, das als egoistisch ausgelegt werden könnte—die letzte Goodie-Bag in der Küche des Unternehmens nehmen, sich das erste Stück Pizza schnappen, ihren eigenen Namen in der Glückwunschmail zum Projektstart erwähnen.
Ich mache das genauso. Deshalb habe ich oft das Gefühl, nicht von den Vorzügen der Remote-Arbeit profitieren zu dürfen. Dann erinnere ich mich aber daran, dass es mich zu einer besseren Projektmanagerin macht, wenn ich mir Zeit für Dinge nehme, die mich glücklich machen, solange meine Arbeitsverfügbarkeit und meine Ergebnisse nicht darunter leiden.
Deshalb gehe ich zweimal am Tag mit den Hunden raus, um mit ihnen Tennisbälle zu werfen. Ich werfe eine Ladung Wäsche in die Maschine, damit ich mich später nicht darum kümmern muss. Ich trage jeden Tag Jogginghosen, damit ich beim Arbeiten so bequem wie möglich bin. Es macht mich nicht zu einer schlechteren Projektmanagerin, wenn ich die Vorteile der Remote-Arbeit wirklich nutze.
Wie geht es weiter?
Teste diese Strategien und Best Practices für Remote-Projektmanagement an dir selbst und deinem Remote-Team. Probiere sie aus, egal ob du bereits remote arbeitest, es planst oder nur hin und wieder von zu Hause aus arbeitest.
Wenn du diese Remote-Projektmanagement-Strategien so oft wie möglich anwendest, wird deine Arbeit wahrscheinlich leichter und erfüllender. Was immer du tun kannst, um in einer von Bildschirmen und getippten Antworten dominierten Welt eine Kultur der menschlichen Interaktion zu schaffen, tu es – du wirst feststellen, dass Remote-Arbeit dann gar nicht mehr so distanziert ist.
Finde hier weitere Projektmanagement-Strategien und informiere dich hier über Ressourcenmanagement für Remote-Teams.
