Was ist ein RACI-Diagramm? Leitfaden, Vorlage & Beispiele
RACI-Diagramme werden verwendet, um genau festzulegen, wer für was in Ihrem Projekt verantwortlich ist. Ohne sie geraten Sie und Ihr Team in Verwirrung bezüglich Aufgabenverteilung, Ansprechpartnern für Fragen oder Konsultationen sowie der Person, die die endgültige Freigabe erteilt.
In diesem Artikel erkläre ich die Anwendungsfälle von RACI und teile Tipps und Tricks für den effektiven Einsatz. Außerdem erfahren Sie, wie Sie auf unsere RACI-Diagramm-Vorlage zugreifen können.
Was ist ein RACI-Diagramm?
Ein RACI-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das die Rollen und Verantwortlichkeiten für Aufgaben in einem Projekt festlegt. Es wird auch als Verantwortlichkeitsmatrix bezeichnet und dient dazu, Rollen und Zuständigkeiten im Voraus zu planen, damit alle wissen, wer für welche Aufgaben zuständig ist.
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RACI-Diagramme sind hilfreich für die Visualisierung der Ressourcenplanung, und Sie können Ihr RACI-Diagramm während des gesamten Projekts nutzen, um den Überblick zu behalten, welche Teammitglieder verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert oder informiert sind. Speichern Sie das Diagramm in Ihrer Projektmanagement-Software für einen einfachen Zugriff.
Wofür steht die Abkürzung RACI?
RACI steht für R = Responsible (verantwortlich), A = Accountable (rechenschaftspflichtig), C = Consulted (konsultiert), I = Informed (informiert). Schauen wir uns nun genauer an, was diese Begriffe jeweils bedeuten.
Verantwortlich: Die Aufgabe ausführen
Diese Person setzt die Aufgabe oder das Arbeitsergebnis um. Sie ist dafür verantwortlich, die Arbeit zu erledigen oder trifft die Entscheidung.
Versuchen Sie, möglichst nur eine Person für eine bestimmte Aufgabe oder ein Arbeitsergebnis in Ihrer Verantwortlichkeitsmatrix als verantwortlich zu definieren. Manchmal benötigt die verantwortliche Person Unterstützung durch jemand anderen, um die Aufgabe zu erfüllen, oder sie muss delegieren. In diesem Fall können Sie auch mehr als eine Person als verantwortlich markieren.
Rechenschaftspflichtig: Die Aufgabe besitzen
Diese Rolle ist für die Fertigstellung der Aufgabe oder des Arbeitsergebnisses rechenschaftspflichtig. Wahrscheinlich erledigt sie die Arbeit selbst nicht, ist aber dafür verantwortlich, dass das Ergebnis finalisiert wird. Idealerweise gibt es pro Aufgabe eine rechenschaftspflichtige Person statt einer Gruppe, um Unklarheiten darin zu vermeiden, wem die Aufgabe tatsächlich gehört.
Ein gutes Beispiel für die rechenschaftspflichtige Rolle ist die Leitung des für die Aufgabe eingesetzten Teams. Wenn das Team die zugewiesenen Aufgaben nicht erfüllt, ist die Teamleitung rechenschaftspflichtig.
Konsultiert: Unterstützung durch Informationen & Wissen
Diese Person, Rolle oder Gruppe stellt nützliche Informationen zur Verfügung, um die Aufgabe oder das Arbeitsergebnis zu vollenden. Zwischen der verantwortlichen Rolle und den konsultierten Personen besteht eine zweiseitige Kommunikation; oft handelt es sich dabei um Fachexpert:innen.
Informiert: Auf dem Laufenden bleiben
Diese Personen oder Gruppen werden über den Projektfortschritt, erreichte Meilensteine und Hindernisse, auf die das Team stößt, informiert. Die informierten Parteien werden in der Regel nicht um Feedback oder Überprüfung gebeten, bleiben aber auf dem aktuellen Stand. Die Kommunikation zu diesen Rollen oder Gruppen erfolgt meist nur in eine Richtung.
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Wann sollte man ein RACI-Diagramm nutzen?
Ist ein RACI-Diagramm für alle Projekte sinnvoll? Kurz gesagt: nein. Zu viel Komplexität und zusätzliche Prozesse können bei kleinen, dynamischen Projekten tatsächlich zu Verzögerungen führen oder sogar Hindernisse schaffen.
Hier sind einige Szenarien, in denen RACI-Diagramme nützlich sind:
- Größere Projekte mit mehreren Beteiligten: Ohne eine RACI-Matrix bei größeren, komplexeren Projekten riskierst du Situationen, in denen gefragt wird, warum jemand nicht einbezogen wurde, oder es stellt sich heraus, dass eine weitere Freigabeschicht erforderlich ist. Bei kleineren Projekten sind die Aufgaben meist klarer verteilt und eine RACI bremst das Projekt eher aus.
- Projekte mit Unsicherheiten hinsichtlich Verantwortlichkeiten: Wenn nicht klar ist, wer verantwortlich ist, erstelle eine RACI und triff fundierte Annahmen zu den Zuständigkeiten. Hole dir die Zustimmung der Stakeholder dazu ein oder nutze sie als Ausgangspunkt für eine Diskussion.
- Wasserfall-Projekte: Agile Methoden wie Scrum sind hinsichtlich Verantwortung und Zuständigkeit eindeutig: Das Projektteam ist verantwortlich und der Product Owner ist rechenschaftspflichtig. In Wasserfall-Projekten gibt es tendenziell mehr Stakeholder und eine höhere Komplexität, weshalb eine RACI-Matrix hier nützlicher ist.
RACI-Matrix Beispiel: Fallstudie aus der Praxis
Hier ist ein Beispiel für eine RACI-Matrix, die ich für ein Projekt zur Einführung eines Treueprogramms bei einer Modemarke erstellt habe.
Wie man sieht, gibt es eine ganze Reihe von Aufgaben und Ergebnissen sowie mehrere Stakeholder. Während ich diese RACI erstellte, bin ich auf ein paar Konflikte gestoßen:
- Es gab viele Stakeholder auf Kundenseite und intern. Ich habe diese Matrix hauptsächlich auf Kundenseite gehalten und die Agentur auf eine Rolle beschränkt, da unser eigenes Team klein war. Die RACI diente vor allem der Steuerung der externen Beteiligten.
- Bei den leitenden Stakeholdern habe ich diese gruppiert, anstatt sie einzeln zu benennen. Wir haben das Kernteam der leitenden Stakeholder identifiziert und anschließend das erweiterte Team, sodass sie nicht alle zusammengeworfen wurden, aber ich habe sie trotzdem als Gruppen dargestellt, um es übersichtlicher zu halten.
- Ich habe die Verantwortung über den Product Owner auf Kundenseite hinaus verteilt, um einen Single Point of Failure und Silos zu vermeiden. Ich habe das mit ihnen besprochen, um sicherzugehen, dass sie mit dieser Herangehensweise einverstanden sind; trotzdem lag die Verantwortung bei einigen Aufgaben weiterhin oft beim Product Owner.
Bevor wir uns die Vor- und Nachteile anschauen, kommt hier ein kurzer Einschub:
Vor- und Nachteile von RACI-Matrizen
Hier einige Vorteile und Nachteile, die der Einsatz einer RACI-Matrix im Projekt mit sich bringen kann.
Vorteile der RACI-Matrix
RACI-Matrizen können bei Folgendem helfen:
1. Klare Erwartungen
RACI-Matrizen legen fest, wer die Arbeit steuert oder dafür verantwortlich ist. So lassen sich Missverständnisse vermeiden, indem sie klarstellen, wer rechenschaftspflichtig ist und wofür, und helfen dabei, die Erwartungen bei leitenden Stakeholdern einzufangen, welche Art von Informationen sie erhalten.
2. Effizientere Kommunikation
Auf den RACI-Rahmen kannst du während des gesamten Projektlebenszyklus zurückgreifen. Dadurch werden nicht alle Personen in jede Entscheidung einbezogen: Die RACI zeigt, wann die richtigen Personen in der jeweiligen Projektphase involviert werden sollten, was Freigaben und Entscheidungen beschleunigt.
3. Weniger Überlastung durch zu viele Meinungen
Du kennst das: Sobald jeder seine Meinung sagen will, wird es schwer, alles zu berücksichtigen. Genau an dieser Stelle ist eine RACI hilfreich. Durch die Aufteilung in „Konsultiert“ und „Informiert“ kannst du unterscheiden, wer Feedback gibt und wer nur über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten wird.
4. Weniger Arbeitsüberlastung und weniger Silos
Eine RACI-Matrix ist ein nützliches Werkzeug für Projektmanager, auch Aufgaben zu delegieren und nicht zu viele Verantwortungen oder mehrere Rollen selbst zu übernehmen, wodurch Burnout verringert wird. Außerdem wird so verhindert, dass für eine Aufgabe nur eine Person alles weiß und dafür verantwortlich ist, was Silos reduziert.
Häufige Fehler bei der RACI und wie man sie vermeidet
Es gibt bei der Erstellung einer Verantwortlichkeitsmatrix einige Stolpersteine, auf die du achten solltest. Sie sind zeitaufwendig und werden nach der Freigabe oft ignoriert. Hier ein paar Dinge, die du im Auge behalten solltest – sowie einige Möglichkeiten, wie du sie vermeiden kannst:
1. Projektmanager als Allround-Zuständiger
Oft wird angenommen, dass der Projektmanager (oder Product Owner) die Person oder Rolle ist, die für alles verantwortlich ist. Da sie das Projekt liefern, liefern sie letztlich auch alles, was dazugehört.
Überlegen Sie, in welchen Bereichen die Produzenten der Arbeit (z.B. Designer, Entwickler, Abteilungsleiter) die Verantwortung tragen sollten, und weisen Sie die Arbeit entsprechend zu.
2. Verantwortlich und rechenschaftspflichtig verwechseln
Die Begriffe "verantwortlich" und "rechenschaftspflichtig" sind sich in ihrer Definition recht ähnlich, was leicht zu Verwechslungen führen kann. Hier der Hauptunterschied:
- Sie sind verantwortlich für eine Aufgabe, wenn es Ihre Aufgabe ist, die Aufgabe zu erledigen. Es liegt an Ihnen, dass sie erledigt wird.
- Sie sind rechenschaftspflichtig für eine Aufgabe, wenn es Ihre Aufgabe ist, sicherzustellen, dass die Aufgabe erledigt wird. Sie müssen sie nicht selbst ausführen, aber Sie sind dafür rechenschaftspflichtig, dass sie erledigt wird.
3. Spannung zwischen Konsultieren und Informieren
"Konsultiert" klingt positiv und Personen, denen diese Rolle zugewiesen wird, fühlen sich eher eingebunden und vertrauen darauf, dass ihr Feedback einfließt. Das kann zu Spannungen bei denjenigen führen, die nur informiert werden, da sie sich ausgeschlossen fühlen könnten.
Überlegen Sie, ob die Personen, die Sie informieren wollen, nicht vielleicht doch konsultiert werden sollten. Falls dies nicht der Fall ist, stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass die Rolle der Informierten in der Regel einen reinen Informationsfluss in eine Richtung meint; Feedback ist nicht gewünscht.
Wie erstellt man ein RACI-Diagramm in 6 Schritten?
In der folgenden Grafik habe ich die sechs Schritte zur Erstellung eines RACI-Diagramms zusammengefasst:
Die wunderbare Meghan McInerny hielt einen Vortrag auf dem Digital PM Summit 2017 und hatte die geniale Idee, dass "Der Herr der Ringe" tatsächlich ein erfolgreiches Projekt ist — und die Gemeinschaft ein Team darstellt.
Um es Ihnen etwas anschaulicher zu machen, nehmen wir dieses Projekt als Beispiel. Was ist das Projekt? Den Ring nach Mordor und zum Schicksalsberg zu bringen.
Schritt 1: Projektrollen identifizieren
Erstellen Sie eine Tabelle, in deren oberster Zeile Sie alle am Projekt beteiligten Personen aufführen. Traditionell listen RACI-Diagramme die Funktionsrollen oben auf. Allerdings denke ich, dass es Fälle gibt, in denen Namen die bessere Wahl darstellen – so handhabe ich es häufig.
Gründe für die Angabe nach Rolle:
- Wenn eine einzelne Person mehrere Rollen ausfüllt
- Es macht eine Aktualisierung bei Personalwechsel überflüssig
- Es verhindert eine Mischung aus Namen und Gruppenangaben wie z. B. "Kunde" oder "Abteilung X"
Gründe für die Angabe nach Namen:
- Es ist einfacher festzulegen, wer am Projekt beteiligt ist
- Es ist leichter, wenn mehrere Personen ähnliche Rollen ausfüllen
Schritt 2: Projektaufgaben oder Liefergegenstände identifizieren
Teilen Sie das Projekt in klare Aufgaben und Liefergegenstände auf. Notieren Sie diese in der linken Spalte Ihrer Tabelle. Versuchen Sie, nicht zu kleinteilig zu werden, da das Diagramm sonst zu komplex werden könnte. Wenn Sie einer klaren Liste von Liefergegenständen für das Projekt folgen, sollten Sie diese aufführen.
Schritt 3: Weisen Sie die RACI zu jeder Rolle und Aufgabe zu
Gehen Sie jede Aufgabe durch und entscheiden Sie, für was jede Rolle verantwortlich sein sollte. Jede Aufgabe sollte eine verantwortliche und eine rechenschaftspflichtige Person haben (nur eine Person sollte rechenschaftspflichtig sein). Überlegen Sie, wer während der Durchführung der Aufgabe konsultiert werden sollte und wer informiert werden muss, sobald sie abgeschlossen ist.
In unserem LOTR-RACI-Beispiel ist Frodo dafür verantwortlich, den Ring nach Mordor zu bringen. Gandalf, als Anführer der Gemeinschaft, ist rechenschaftspflichtig. Sam hingegen unterstützt Frodo auf seinem Weg—er wird konsultiert, also ist er aktiv eingebunden.
Schritt 4: Stimmen Sie dies mit Ihrem Team ab
Gleichen Sie mit Ihren Teammitgliedern die getroffenen Annahmen ab und gehen Sie dabei nicht allein vor. Besprechen Sie kurz, wie Sie die RACI aufgebaut haben, und stellen Sie sicher, dass alle mit ihren Projektrollen und Verantwortlichkeiten einverstanden sind.
Schritt 5: Stimmen Sie dies mit den wichtigsten Projektbeteiligten ab
Vereinbaren Sie einen Anruf oder ein Meeting, um dies mit den wichtigsten Projektbeteiligten abzustimmen. Versuchen Sie, das so schlank wie möglich zu halten, um ausuferndes Feedback und zeitraubende Diskussionen zu vermeiden. Überlegen Sie, mit wem dies nach der Freigabe noch kommuniziert werden muss.
Schritt 6: Machen Sie es während des gesamten Projektverlaufs nützlich
Jetzt kann ich meine RACI also beiseitelegen und mich meinem Projekt widmen, richtig? Nun, nein. Das ist eines der größten Probleme bei Dokumenten wie einem RACI: Nach der Erstellung geraten sie oft in Vergessenheit.
Wie machen Sie daraus also ein nützliches, arbeitendes Dokument?
- Wenn Sie eine Aufgabe oder ein Arbeitsergebnis umsetzen, verweisen Sie zurück auf das RACI und stimmen Sie ab, wer für was verantwortlich ist.
- Stellen Sie sicher, dass die zu Projektbeginn festgelegten Rollen und Aufgabenbereiche weiterhin korrekt sind und mit allen Ergebnissen oder Anpassungen eines Proof-of-Concepts übereinstimmen.
- Stellen Sie eine Online-Version bereit, zum Beispiel mit Confluence oder Google Docs, oder nutzen Sie die Projektmanagement-Software Ihrer Organisation. Arbeiten Sie mit einer Microsoft Excel-Tabelle, speichern Sie diese an einem zugänglichen Ort für alle.
- Nutzen Sie das RACI am Projektende, um zu beurteilen, wie die zugewiesenen Rollen und Verantwortlichkeiten funktioniert haben. Wurden so viele Personen benötigt wie geplant? Wurden die Aufgaben wirklich von den Verantwortlichen erledigt oder waren doch mehr Leute eingebunden? Wurden die richtigen Personen rechtzeitig konsultiert und informiert?
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RACI-Matrix-Vorlage & Beispiel
Ich habe eine RACI-Matrix-Vorlage für dich zum Download erstellt. Du findest außerdem ein Beispiel, eine Checkliste und eine Spickzettel-Übersicht. Die Vorlage färbt die Felder automatisch je nach deinen Eingaben ein. Passe die Farben gerne nach deinem Geschmack an!
Diese Vorlage ist über die DPM-Mitgliedschaft verfügbar. Werde Mitglied und erhalte Zugriff auf die RACI-Matrix-Vorlage sowie über 100 weitere Vorlagen, Beispiele und Muster für Projektdokumentationen. Außerdem kannst du dich im Slack mit über 100 weiteren Digital Project Managern über RACI-Diagramme (und mehr) austauschen.
Best Practices für RACI-Diagramme
- Stelle sicher, dass eine RACI-Matrix für das Projekt auch tatsächlich sinnvoll ist, und überlege dir, wie und warum das RACI genutzt werden soll. Vermeide es, ein RACI-Diagramm nur um seiner selbst willen zu erstellen.
- Verstehe die Begriffe wirklich und nimm dir Zeit, sie anderen zu erklären. Egal ob du dich für RACI oder eine der Alternativen (siehe unten) entscheidest, investiere Zeit, das Team über jeden Begriff und seine Bedeutung aufzuklären. Es ist eine hilfreiche Erinnerung für alle, die schon Bescheid wissen, und alle, die neu im Projekt sind, werden dir für die Klarstellung dankbar sein.
- Stelle sicher, dass nur eine Rolle als verantwortlich markiert ist. Eine Gruppe ist nicht verantwortlich, sondern eine Person. Mehrere Verantwortliche zuzuweisen, führt zu Verwirrung und verlangsamt Entscheidungsprozesse, Projektabläufe und die Freigabe von Ergebnissen oder Dokumentenfreigabeprozessen.
- Du musst nicht alle informieren. Informiert beinhaltet diejenigen, die von der Aufgabe oder dem Ergebnis betroffen sind oder ein berechtigtes Interesse haben. Im Projekt gibt es üblicherweise einige wichtige Stakeholder, die informiert werden müssen, aber diese Details müssen nicht zwingend ins RACI (das ist Aufgabe des Projektplans oder Stakeholder-Management-Plans).
- Erstelle das RACI-Diagramm nicht im Alleingang. Hole dir Input von den wichtigsten Projektbeteiligten und Teammitgliedern. Erstelle zunächst einen Entwurf selbst und lass diesen dann von den Stakeholdern prüfen.
Welche Alternativen gibt es zu RACI?
Hier sind einige andere Arten von RACI-Diagrammen und warum sie genutzt werden könnten.
1. RASCI
Wahrscheinlich die meistgenutzte Alternative zum RACI – das RASCI-Diagramm steht für: Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Supportive (unterstützend), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert). Teammitglieder in der unterstützenden Rolle helfen dem Verantwortlichen.
Der Unterschied zwischen unterstützend und konsultiert: Konsultierte geben Informationen, während Unterstützende aktiv an der Aufgabe mitwirken.
2. CARS
CARS bezieht sich speziell auf Tätigkeiten und ergänzt – ähnlich wie das RASCI – die Unterstützungsrolle, wenn Aufgaben nicht von einer Person oder Rolle allein erledigt werden können. Befürworter des CARS-Modells sagen, es eliminiert unnötige Informationen aus dem RACI. Die Buchstaben stehen für:
- Communicate: sowohl Beratung als auch Information
- Approve: die Person, die die Entscheidungen trifft
- Responsible: die Person, die die Arbeit tatsächlich ausführt (wie im RACI)
- Support: diejenigen, die die verantwortliche Person bei der Arbeit unterstützen
Manche sehen die im RACI-Modell verwendeten Begriffe als selbsterklärend an — z. B. ist für accountable meist der Projektleiter oder Product Owner verantwortlich, und als informiert gelten in der Regel viele verschiedene Stakeholder des Projekts.
3. RAS
Mir gefällt die Vereinfachung dieser Variante, da sie sich auf verantwortlich, freigeben und unterstützen beschränkt. Allerdings regelt sie nicht eindeutig, wem die Aufgabe gehört, was zu Verwirrung führen kann.
4. DACI
Sehr ähnlich zum RACI-Diagramm, ersetzt DACI responsible durch driver (verantwortlich), consulted durch contributor (beteiligt) und accountable durch approver (Genehmiger), womit die Rollenbeschreibungen aktionsorientierter werden. Das trägt dazu bei, Unklarheiten zu beseitigen, die bei der RACI-Matrix entstehen können.
5. CLAM
Eine Variation des DACI, die ebenfalls die konkreten Tätigkeiten deutlicher hervorhebt und weniger die Teamrollen in den Vordergrund stellt. CLAM steht für beteiligt, leiten, freigeben und überwachen.
Insgesamt definieren viele der Varianten von RACI die Begriffe mit mehr Klarheit oder spezifizieren Handlungen, um Unklarheiten zwischen den Rollen zu beseitigen. Zwischen den Modellen gibt es nicht viele Unterschiede in Bezug darauf, was sie erreichen wollen.
Wenn Sie sich für weitere Varianten von RACI interessieren, erfahren Sie mehr über RACI 2.0 hier.
Wie geht es weiter?
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