Was ist ein RACI-Diagramm? Anleitung, Vorlage & Beispiele
Wenn mehrere Personen an einem Projekt beteiligt sind, ist nicht immer klar, wer die Arbeit erledigt, wer sie genehmigt und wer lediglich über den aktuellen Stand informiert werden muss. So werden Aufgaben übersehen und Entscheidungen verzögert.
Eine RACI-Matrix macht diese Verantwortlichkeiten explizit. Hier erfahren Sie, wie Sie eine solche Matrix erstellen, wann sich ihr Einsatz lohnt und wie Sie häufige Fehler vermeiden. Außerdem habe ich ein praktisches Beispiel und eine herunterladbare Vorlage beigefügt, damit Sie direkt loslegen können.
Was ist eine RACI-Matrix?
Eine RACI-Matrix ist ein Projektmanagementwerkzeug, das für jede Aufgabe oder jedes Ergebnis festhält, wer verantwortlich ist, wer rechenschaftspflichtig ist, wer konsultiert wird und wer informiert wird. Sie wird auch als Verantwortlichkeitszuordnungsmatrix bezeichnet und hilft Teams dabei, Zuständigkeiten, Genehmigungsbefugnisse und Kommunikationserwartungen vor Beginn der Arbeit zu klären.
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Sie können eine solche Matrix während der Projektplanung erstellen und während der gesamten Umsetzung darauf zurückgreifen. Wenn Sie sie in Ihrer Projektmanagementsoftware hinterlegen, steht allen eine gemeinsame Referenz zur Verfügung, wenn sich Verantwortlichkeiten ändern.
RACI-Matrix: Vorlage und Beispiel
Ich habe eine RACI-Matrix-Vorlage erstellt, die Sie herunterladen können. Außerdem finden Sie ein Beispiel, eine Checkliste und einen Spickzettel. Die Vorlage füllt die Farben basierend auf Ihren Eingaben automatisch aus. Passen Sie die Farben gerne nach Ihren Vorstellungen an!
Diese Vorlage ist über die DPM-Mitgliedschaft verfügbar. Werden Sie Mitglied und erhalten Sie Zugriff auf die RACI-Matrix-Vorlage sowie auf über 100 weitere Vorlagen, Muster und Beispiele für die Projektdokumentation.
Wofür steht RACI?
RACI beschreibt vier Arten der Beteiligung an einem Projekt:
- R = Responsible (führt die Arbeit aus): Die Person, die eine Aufgabe oder ein Ergebnis fertigstellt. An einer Aufgabe können mehrere verantwortliche Mitwirkende beteiligt sein, die Zuständigkeit sollte jedoch eindeutig sein.
- A = Accountable (trägt die Verantwortung für das Ergebnis): Die Person, die letztendlich für die Fertigstellung und Genehmigung der Aufgabe rechenschaftspflichtig ist. Weisen Sie jeder Aufgabe eine rechenschaftspflichtige Person zu, um widersprüchliche Entscheidungen zu vermeiden.
- C = Consulted (liefert Beiträge): Die Personen, deren Fachwissen oder Rückmeldung vor oder während der Arbeit benötigt wird. Die Kommunikation erfolgt in beide Richtungen.
- I = Informed (erhält Aktualisierungen): Die Personen, die über Fortschritte, Entscheidungen oder Ergebnisse informiert werden müssen, von denen jedoch kein direkter Beitrag erwartet wird. Die Kommunikation erfolgt im Allgemeinen nur in eine Richtung.
Die Unterscheidung, die am meisten Verwirrung stiftet, ist Responsible im Vergleich zu Accountable. Responsible bedeutet, die Arbeit auszuführen. Accountable bedeutet, dafür zu sorgen, dass die Arbeit erledigt wird und den Erwartungen entspricht. Eine Person kann beide Rollen innehaben.
Sehen Sie sich hier weitere Informationen zu RACI-Matrizen an!
Wann sollte man eine RACI-Matrix verwenden?
Nicht jedes Projekt benötigt eine RACI-Matrix. Für ein kleines Team mit eindeutigen Zuständigkeiten kann sie mehr Verwaltungsaufwand als Nutzen verursachen. Am hilfreichsten ist sie, wenn mehrere Personen oder Abteilungen an derselben Arbeit beteiligt sind. Sie können während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts auf das RACI-Rahmenwerk zurückgreifen, da die RACI-Matrix Ihnen zeigt, wann die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt einbezogen werden müssen.
Erwägen Sie den Einsatz einer solchen Matrix für:
- Komplexe Projekte mit mehreren Beteiligten: Klären Sie, wer Leistungen genehmigt, Beiträge liefert und Updates erhält, bevor Entscheidungen zu Engpässen werden.
- Projekte mit unklarer Zuständigkeit: Identifizieren Sie Lücken, sich überschneidende Verantwortlichkeiten und Aufgaben, von denen alle annehmen, dass jemand anderes sie übernimmt.
- Funktionsübergreifende oder stark strukturierte Projekte: Koordinieren Sie Verantwortlichkeiten über Abteilungen, Anbieter oder Teams hinweg, insbesondere wenn Arbeit mehrere Genehmigungsphasen durchläuft.
Wenn Ihr Team bereits weiß, wer für jede Entscheidung und jede Leistung zuständig ist, benötigen Sie wahrscheinlich kein weiteres Diagramm.
Beispiel für ein RACI-Diagramm: Fallstudie aus der Praxis
Hier ist ein Beispiel für ein RACI-Diagramm, das ich für ein Projekt zur Einrichtung eines Treueprogramms für eine Modemarke erstellt habe.
Dieses RACI-Diagramm stammt aus einem Treueprogrammprojekt, das ich für eine Modemarke geleitet habe. Da mehrere Beteiligte auf Kundenseite eingebunden waren, zeigte die Erstellung des Diagramms drei wichtige Punkte auf:
- Zu viele Beteiligte: Ich konzentrierte das Diagramm auf die Verantwortlichkeiten auf Kundenseite und fasste das kleinere Agenturteam zu einer Rolle zusammen.
- Unklare Gruppen von Beteiligten: Ich trennte die wichtigsten leitenden Beteiligten von der erweiterten Führungsgruppe, anstatt alle einzeln aufzulisten.
- Gebündelte Verantwortlichkeit: Zu viele Aufgaben hingen zunächst vom Produktverantwortlichen auf Kundenseite ab. Daher besprachen wir, die Verantwortlichkeit auf die jeweils geeigneten Rollen zu verteilen.
Die Übung half uns, uns auf Verantwortlichkeiten zu einigen, bevor diese Überschneidungen zu Problemen bei der Umsetzung wurden.
Vor- und Nachteile von RACI-Diagrammen
Vor- und Nachteile von RACI-Diagrammen
Ein RACI-Diagramm kann Projektverantwortlichkeiten klarer machen, aber es behebt schlechte Kommunikation oder unklare Entscheidungsfindung nicht von selbst. Hier erfahren Sie, wann es hilfreich ist und wann es zusätzlichen Aufwand verursachen kann.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Klare Zuständigkeiten: Zeigt, wer die Arbeit erledigt und wer für das Ergebnis verantwortlich ist. | Zusätzlicher Verwaltungsaufwand: Die Erstellung und Pflege des Diagramms kostet Zeit, insbesondere wenn sich Verantwortlichkeiten häufig ändern. |
| Schnellere Entscheidungen: Macht Genehmigungsverantwortlichkeiten eindeutig und reduziert unnötiges Hin und Her. | Starre Rollenzuweisungen: Verantwortlichkeiten können veralten, während sich Projekte weiterentwickeln. |
| Fokussiertere Kommunikation: Unterscheidet zwischen Personen, die Beiträge liefern müssen, und solchen, die lediglich Updates benötigen. | Spannungen zwischen Beteiligten: Personen können mit ihrer Zuweisung nicht einverstanden sein oder sich von Entscheidungen ausgeschlossen fühlen. |
| Bessere Übersicht über die Arbeitslast: Zeigt auf, wenn zu viele Aufgaben von einer Person oder einem Team abhängen. | Trügerisches Gefühl von Klarheit: Ein fertiggestelltes Diagramm garantiert nicht, dass die Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten verstehen oder akzeptieren. |
Häufige Fehler bei RACI-Diagrammen und wie Sie sie vermeiden
Selbst ein gut konzipiertes RACI-Diagramm kann Probleme verursachen, wenn Zuweisungen unklar sind oder das Team ihnen nicht zustimmt. Achten Sie auf diese häufigen Fehler:
- Den Projektmanager für alles verantwortlich machen: Weisen Sie die Arbeit den Personen zu, die sie tatsächlich erledigen, unabhängig davon, ob es sich um Designer, Entwickler oder Abteilungsleiter handelt. Der Projektmanager sollte nicht automatisch für jede Leistung zuständig sein.
- Verantwortlich und rechenschaftspflichtig verwechseln: Prüfen Sie, ob für jede Aufgabe eine Person mit der Erledigung der Arbeit und eine Person mit der Verantwortung für das Ergebnis betraut ist. Das kann dieselbe Person sein, muss es aber nicht.
- Spannungen zwischen konsultierten und informierten Beteiligten erzeugen: Erklären Sie, warum manche Personen Beiträge liefern, während andere nur Updates erhalten. Informiert zu sein bedeutet keine geringere Rolle. Es bedeutet lediglich, dass ihr Feedback für die jeweilige Entscheidung nicht erforderlich ist.
Besprechen Sie diese Zuweisungen mit dem Team, bevor Sie das Diagramm fertigstellen. Gutes Stakeholder-Management beginnt damit, klare Erwartungen festzulegen. Ein kurzes Gespräch jetzt kann spätere Meinungsverschiedenheiten über Zuständigkeiten verhindern.
So erstellen Sie ein RACI-Diagramm in 6 Schritten
In der folgenden Grafik habe ich die sechs Schritte zur Erstellung eines RACI-Diagramms zusammengefasst:
Sehen wir uns die sechs Schritte anhand eines vertrauten Beispiels an: der Mission der Gemeinschaft, den Einen Ring in Der Herr der Ringe zum Schicksalsberg zu bringen.
Die Idee stammt aus einem Vortrag von Meghan McInerny beim Digital PM Summit 2017. Das Beispiel veranschaulicht, wie Verantwortlichkeiten innerhalb eines Teams aufgeteilt werden können.
Schritt 1: Projektrollen identifizieren
Beginne damit, alle am Projekt Beteiligten oben in deiner Matrix aufzulisten. Du kannst je nach Arbeitsweise deines Teams Berufsbezeichnungen oder einzelne Namen verwenden.
- Verwende Rollen, wenn die Verantwortlichkeiten trotz personeller Veränderungen gleich bleiben sollen oder eine Person mehrere Positionen innehat.
- Verwende Namen, wenn die individuelle Zuständigkeit wichtig ist oder mehrere Personen dieselbe Berufsbezeichnung tragen.
Wähle den Ansatz, der Verantwortlichkeiten am verständlichsten macht, und bleibe konsequent dabei.
Schritt 2: Projektaufgaben oder Ergebnisse identifizieren
Liste die wichtigsten Aufgaben oder Ergebnisse des Projekts in der linken Spalte auf. Verwende deinen Projektplan oder deine Ergebnisliste als Ausgangspunkt.
Halte den Detaillierungsgrad überschaubar. Eine RACI-Matrix soll Zuständigkeiten klären und nicht zu einem zweiten Aufgabenverfolgungstool werden. Konzentriere dich auf Arbeiten, die Koordination, Entscheidungen oder Genehmigungen erfordern.
Schritt 3: Die RACI-Kategorien jeder Rolle und Aufgabe zuweisen
Weise für jede Aufgabe die Rollen „Verantwortlich“, „Rechenschaftspflichtig“, „Konsultiert“ und „Informiert“ zu. Jede Aufgabe sollte mindestens eine verantwortliche Person und genau eine rechenschaftspflichtige Person haben. Füge konsultierte und informierte Beteiligte nur dort hinzu, wo sie erforderlich sind.
In unserem Beispiel ist Frodo dafür verantwortlich, den Ring zum Schicksalsberg zu bringen. Gandalf gibt Anleitung, während Sam Frodos Arbeit aktiv unterstützt. Diese Unterscheidung zeigt auch, wo ein erweitertes Modell wie RASCI, das eine unterstützende Rolle umfasst, nützlich sein kann.
Schritt 4: Dies mit deinem Team abstimmen
Überprüfe die Zuordnungen mit den Personen, die die Arbeit ausführen. Prüfe, ob die Verantwortlichkeiten realistisch sind, ob jemand zu viel zu bewältigen hat und ob bei Aufgaben eine klare Zuständigkeit fehlt.
Nimm Anpassungen vor, bevor du die Matrix einem größeren Kreis zugänglich machst.
Schritt 5: Dies mit den zentralen Projektbeteiligten abstimmen
Teile den Entwurf mit wichtigen Beteiligten, um die Genehmigungsbefugnis, die Verantwortlichkeiten bei der Entscheidungsfindung und die Erwartungen an die Kommunikation zu bestätigen.
Konzentriere die Überprüfung darauf, Lücken oder Meinungsverschiedenheiten zu klären, anstatt alle dazu einzuladen, die Matrix neu zu gestalten.
Schritt 6: Sorgen Sie dafür, dass es während der gesamten Projektlaufzeit nützlich bleibt
Eine RACI-Matrix ist nur dann hilfreich, wenn die Beteiligten sie tatsächlich nutzen. Lassen Sie sie nach dem Projektstart nicht einfach in einem Projektordner verschwinden.
- Beziehen Sie sie während der Umsetzung ein: Prüfen Sie die Zuordnungen, wenn Sie Arbeiten beginnen, Genehmigungen anfordern oder Fragen zur Zuständigkeit klären.
- Aktualisieren Sie sie, wenn sich Verantwortlichkeiten ändern: Überarbeiten Sie die Matrix nach Änderungen bei der Besetzung, Anpassungen des Projektumfangs oder Verschiebungen der Entscheidungsbefugnisse.
- Sorgen Sie für Zugänglichkeit: Speichern Sie sie an einem gemeinsamen Ort, beispielsweise in Confluence, Google Docs oder der Projektmanagementsoftware Ihres Teams. Wenn Sie Excel verwenden, stellen Sie sicher, dass alle auf die aktuelle Version zugreifen können.
- Überprüfen Sie sie zum Projektabschluss: Ermitteln Sie, wo die Zuständigkeiten funktioniert haben, wo Genehmigungen ins Stocken geraten sind und ob zu viele Personen beteiligt waren.
Betrachten Sie die Matrix als lebendiges Projektdokument und nicht als einmalige Planungsübung.
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Bewährte Methoden für RACI-Matrizen
Bevor Sie Ihre RACI-Matrix einsetzen, prüfen Sie diese fünf Punkte:
- Setzen Sie sie dort ein, wo sie einen Mehrwert bietet. Bei einfachen Projekten mit klar definierten Verantwortlichkeiten ist eine formelle Matrix möglicherweise nicht erforderlich.
- Definieren Sie Rollen, bevor Sie sie zuweisen. Stellen Sie sicher, dass alle den Unterschied zwischen verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert verstehen.
- Bestimmen Sie eine einzige rechenschaftspflichtige Person pro Aufgabe. Mehrere rechenschaftspflichtige Parteien können Genehmigungen verlangsamen und dazu führen, dass Entscheidungen ungeklärt bleiben.
- Wählen Sie sorgfältig aus, wer Aktualisierungen benötigt. Nicht jeder Stakeholder muss in jeder Zeile erscheinen. Nutzen Sie Ihren Stakeholder-Managementplan für eine umfassendere Kommunikation.
- Erstellen Sie sie gemeinsam mit Ihrem Team. Erstellen Sie den ersten Entwurf selbst, wenn das einfacher ist, holen Sie aber den Input der Personen ein, die für die Durchführung und Genehmigung der Arbeit verantwortlich sind.
Das Ziel besteht nicht darin, jede Zelle auszufüllen. Es geht darum, Verantwortlichkeiten so klar zu machen, dass die Arbeit ohne unnötige Fragen oder Genehmigungen vorankommen kann.
Welche Alternativen zu RACI gibt es?
RACI ist nicht die einzige Möglichkeit, Rollen und Entscheidungsverantwortlichkeiten zu klären. Mehrere Varianten passen die Terminologie an oder führen zusätzliche Rollen ein, um unterschiedlichen Teams gerecht zu werden.
- RASCI (verantwortlich, rechenschaftspflichtig, unterstützend, konsultiert, informiert): Fügt eine unterstützende Rolle für Personen hinzu, die aktiv bei der Erledigung einer Aufgabe helfen. Nützlich, wenn mehrere Beteiligte an der Arbeit mitwirken.
- CARS (kommunizieren, genehmigen, verantwortlich, unterstützen): Der Schwerpunkt liegt auf Kommunikation, Genehmigung, Ausführung und Unterstützung, anstatt zwischen konsultierten und informierten Stakeholdern zu unterscheiden.
- RAS (verantwortlich, genehmigen, unterstützen): Ein vereinfachtes Modell mit drei Rollen. Nützlich, wenn ein Team weniger Unterscheidungen benötigt, auch wenn möglicherweise nicht alle Anforderungen an die Rechenschaftspflicht abgebildet werden.
- DACI (Initiator, Genehmiger, Mitwirkender, informiert): Konzentriert sich unmittelbarer auf die Entscheidungsfindung und identifiziert, wer eine Entscheidung vorantreibt, wer sie genehmigt und wer Input liefert.
- CLAM (trägt bei, leitet, genehmigt, überwacht): Verwendet handlungsorientierte Rollen, um Beteiligung, Führung, Genehmigung und Überwachung zu unterscheiden.
Die beste Wahl hängt davon ab, was du zu klären versuchst. Verwende RACI für die Zuständigkeit und Verantwortlichkeit für Aufgaben, DACI für die Entscheidungsfindung oder RASCI, wenn unterstützende Mitwirkende ausdrücklich berücksichtigt werden müssen.
Du kannst auch RACI 2.0 als eine weitere Variante des Frameworks erkunden.
Wie geht es weiter?
Weitere Unterstützung bei der Verwaltung von Projekten und der Leitung von Teams findest du in unserem Kurs „Digitales Projektmanagement meistern“. Er behandelt den gesamten Projektlebenszyklus von der Initiierung bis zum Abschluss und deckt außerdem eine große Bandbreite an Projektmanagementmethoden ab, die zum Projekterfolg beitragen.
