Was ist eine RACI-Matrix? Anleitung, Vorlage & Beispiele
RACI-Diagramme werden verwendet, um genau festzulegen, wer in deinem Projekt wofür verantwortlich ist. Ohne ein solches Diagramm kommt es bei dir und deinem Team zu Unklarheiten bei der Aufgabenverteilung, bei der Frage, an wen man sich mit Fragen wenden oder wen man konsultieren sollte, und wer die endgültige Genehmigung erteilt.
In diesem Artikel erläutere ich Anwendungsfälle für RACI und teile Tipps und Tricks für eine effektive Nutzung. Außerdem erfährst du, wie du auf unsere RACI-Diagrammvorlage zugreifen kannst.
Was ist ein RACI-Diagramm?
Ein RACI-Diagramm ist ein Projektmanagementwerkzeug, das Rollen und Verantwortlichkeiten für Aufgaben innerhalb eines Projekts festlegt. Es wird auch als Verantwortlichkeitszuordnungsmatrix bezeichnet und dient dazu, Rollen und Verantwortlichkeiten im Voraus zu planen, damit alle wissen, wer wofür verantwortlich ist.
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RACI-Diagramme sind hilfreich für die Visualisierung der Ressourcenplanung. Du kannst dein RACI-Diagramm während des gesamten Projekts verwenden, um den Überblick darüber zu behalten, welche Teammitglieder für Aufgaben und Ergebnisse verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren oder zu informieren sind. Speichere es in deiner Projektmanagementsoftware, damit du leicht darauf zugreifen kannst.
Wofür steht das Akronym RACI?
RACI steht für R = Verantwortlich, A = Rechenschaftspflichtig, C = Zu konsultieren, I = Zu informieren. Sehen wir uns etwas genauer an, was die einzelnen Begriffe bedeuten.
Verantwortlich: Die Aufgabe ausführen
Diese Person führt die Aufgabe aus oder erstellt das Ergebnis. Sie ist dafür verantwortlich, dass die Arbeit erledigt wird, oder sie ist die entscheidungsbefugte Person.
Versuche, in deiner Verantwortlichkeitszuordnungsmatrix nur eine Person für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Ergebnis als verantwortlich festzulegen. Manchmal benötigt die verantwortliche Person Unterstützung von einer anderen Person, um die Aufgabe abzuschließen, oder sie muss eine Aufgabe delegieren. In diesem Fall kannst du mehr als eine Person als verantwortlich markieren.
Rechenschaftspflichtig: Die Verantwortung für die Aufgabe übernehmen
Diese Rolle ist für den Abschluss der Aufgabe oder die Fertigstellung des Ergebnisses rechenschaftspflichtig. Die Person wird die Arbeit wahrscheinlich nicht selbst erledigen, ist aber dafür verantwortlich, dass sie abgeschlossen wird. Idealerweise sollte es eine einzelne rechenschaftspflichtige Person statt einer Gruppe geben, um Unklarheiten darüber zu vermeiden, wer tatsächlich für die Aufgabe zuständig ist.
Ein gutes Beispiel für die rechenschaftspflichtige Rolle ist die Leitung des mit der Arbeit beauftragten Teams. Wenn das Team die ihm zugewiesenen Aufgaben nicht erledigt, ist die Leitung rechenschaftspflichtig.
Zu konsultieren: Mit Informationen und Wissen unterstützen
Diese Person, Rolle oder Gruppe stellt nützliche Informationen für die Erledigung der Aufgabe oder die Fertigstellung des Ergebnisses bereit. Zwischen der verantwortlichen Rolle und den konsultierten Personen findet eine wechselseitige Kommunikation statt. Bei dieser Person handelt es sich häufig um eine Fachexpertin oder einen Fachexperten.
Zu informieren: Auf dem Laufenden halten
Diese Personen oder Gruppen werden über den Projektfortschritt, Meilensteine oder auf dem Weg auftretende Probleme des Teams auf dem Laufenden gehalten. Die zu informierende Partei wird nicht um Feedback gebeten und soll keine bestimmten Elemente prüfen, aber sie wird angemessen informiert. Mit diesen Rollen oder Gruppen findet in der Regel eine einseitige Kommunikation statt.
Hier findest du weitere Informationen zu RACI-Diagrammen!
Wann sollte man ein RACI-Diagramm verwenden?
Ist ein RACI-Diagramm für alle Projekte nützlich? Die kurze Antwort lautet: nein. Wenn man kleine und schnell voranschreitende Projekte mit zu viel Komplexität und zu vielen Prozessen belastet, kann dies die Abläufe tatsächlich verlangsamen und Blockaden verursachen.
Hier sind einige Szenarien, in denen RACI-Diagramme nützlich sind:
- Größere Projekte mit mehreren Stakeholdern: Ohne eine RACI-Matrix besteht bei größeren, komplexeren Projekten das Risiko, dass sich Personen fragen, warum sie nicht einbezogen wurden, oder dass sich herausstellt, dass eine weitere Genehmigungsebene erforderlich ist. Bei kleineren Projekten sind die Zuständigkeiten klarer, und eine RACI-Matrix verlangsamt das Projekt.
- Projekte mit unklaren Zuständigkeiten: Wenn die Zuständigkeiten nicht eindeutig sind, erstellen Sie eine RACI-Matrix und treffen Sie fundierte Annahmen zu den Zuordnungen. Holen Sie die Zustimmung Ihrer Stakeholder ein oder verwenden Sie die Matrix als Ausgangspunkt für eine Diskussion.
- Wasserfallprojekte: Agile Methoden wie Scrum regeln Verantwortung und Rechenschaftspflicht eindeutig: Das Projektteam ist verantwortlich und der Product Owner trägt die Rechenschaftspflicht. Wasserfallprojekte haben tendenziell mehr Stakeholder und eine höhere Komplexität, wodurch eine RACI-Matrix nützlicher wird.
Beispiel einer RACI-Matrix: Fallstudie aus der Praxis
Hier ist ein Beispiel für eine RACI-Matrix, die ich für ein Projekt zur Einrichtung eines Treueprogramms für eine Modemarke erstellt habe.
Wie Sie sehen können, gibt es eine ganze Reihe von Aufgaben und Ergebnissen sowie Stakeholder. Beim Erstellen dieser RACI-Matrix bin ich auf einige Konflikte gestoßen:
- Auf Kundenseite und intern gab es viele Stakeholder. Ich habe diese Matrix hauptsächlich auf die Stakeholder auf Kundenseite beschränkt, wobei die Agentur eine Rolle übernahm, da unser Team auf unserer Seite klein war. Die RACI-Matrix diente hauptsächlich dazu, die externen Stakeholder zu verwalten.
- Bei den leitenden Stakeholdern habe ich Gruppen gebildet, anstatt sie einzeln aufzuführen. Wir haben das Kernteam der leitenden Stakeholder und anschließend das erweiterte Team identifiziert, damit sie nicht alle zusammengefasst wurden. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, habe ich sie dennoch in Gruppen belassen.
- Ich habe die Rechenschaftspflicht über den Product Owner auf Kundenseite hinaus verteilt, um einen einzigen Ausfallpunkt und ein Silo zu vermeiden. Ich habe dies mit ihnen besprochen, um sicherzustellen, dass sie diesem Ansatz zustimmten. Dennoch bestand weiterhin die Tendenz, dass der Product Owner für ziemlich viele Aufgaben rechenschaftspflichtig war.
Bevor wir uns mit einigen Vor- und Nachteilen beschäftigen, hier eine kurze Zwischenbemerkung:
Vor- und Nachteile von RACI-Matrizen
Hier sind einige Vorteile und Nachteile der Verwendung einer RACI-Matrix in Ihrem Projekt.
Vorteile einer RACI-Matrix
RACI-Matrizen können in folgenden Bereichen helfen:
1. Klarere Erwartungen
RACI-Matrizen legen fest, wer Arbeiten verwaltet oder dafür verantwortlich ist. Sie können dazu beitragen, Verwirrung zu vermeiden, indem sie klären, wer rechenschaftspflichtig ist. Außerdem sind sie hilfreich, um Erwartungen gegenüber leitenden Stakeholdern festzulegen, die darüber informiert werden, welche Art von Informationen sie erhalten.
2. Optimierte Kommunikation
Sie können während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts auf das RACI-Modell zurückgreifen. So vermeiden Sie, dass jede einzelne Person in jede einzelne Entscheidung einbezogen wird. Die RACI-Matrix zeigt Ihnen, wann Sie die richtigen Personen in der richtigen Projektphase einbeziehen sollten, wodurch Genehmigungen und Entscheidungsprozesse beschleunigt werden.
3. Weniger Überlastung durch zu viele Beteiligte
Sie kennen das: Wenn Sie die Meinung aller einholen und dann versuchen, alles zu berücksichtigen, wird es zum Albtraum? Genau hier ist eine RACI-Matrix hilfreich. Durch die Unterscheidung zwischen konsultierten und informierten Personen können Sie diejenigen voneinander abgrenzen, die an der Rückmeldung beteiligt sind, und diejenigen, die lediglich über den Fortschritt der Aufgaben informiert werden.
4. Weniger Arbeitsüberlastung und Silos
Eine RACI-Matrix ist ein hilfreiches Instrument, mit dem Projektmanager Aufgaben delegieren und vermeiden können, zu viel Verantwortung zu übernehmen oder mehrere Rollen abzudecken, wodurch ein Burnout reduziert wird. Sie wirkt auch einem einzigen Ausfallpunkt entgegen, bei dem sämtliches Wissen und die gesamte Verantwortung für eine bestimmte Aufgabe bei einer Person liegen und dadurch Silos entstehen.
Häufige Fehler bei RACI-Matrizen und wie Sie sie vermeiden
Bei der Erstellung einer Verantwortlichkeitsmatrix gibt es viele Fallstricke, auf die man achten muss. Außerdem sind sie zeitaufwendig und werden nach der Genehmigung oft ignoriert. Hier sind einige Dinge, auf die du achten solltest, sowie Möglichkeiten, sie zu vermeiden:
1. Der Projektmanager als Allzweckverantwortlicher
Oft kann man standardmäßig davon ausgehen, dass der Projektmanager (oder Product Owner) die Person oder Rolle ist, die für alles verantwortlich ist. Da er das Projekt umsetzt, setzt er letztlich auch alles darin um.
Überlege, wo die Ersteller der Arbeit verantwortlich sein sollten (z. B. Designer, Entwickler, Abteilungsleiter), und weise die Arbeit entsprechend zu.
2. Verantwortlich und rechenschaftspflichtig verwechseln
Die Begriffe „verantwortlich“ und „rechenschaftspflichtig“ liegen in ihrer Bedeutung ziemlich nah beieinander, was zu Verwirrung führen kann. Hier ist der wesentliche Unterschied:
- Du bist für eine Aufgabe verantwortlich, wenn es deine Aufgabe ist, sie abzuschließen. Du musst dafür sorgen, dass sie erledigt wird.
- Du bist für eine Aufgabe rechenschaftspflichtig, wenn es deine Aufgabe ist, sicherzustellen, dass die Aufgabe abgeschlossen wird. Du musst sie möglicherweise nicht selbst erledigen, bist aber dafür rechenschaftspflichtig, dass sie erledigt wird.
3. Spannungen zwischen konsultierten und informierten Personen
„Konsultiert“ hat eine positive Bedeutung, und Personen, denen diese Rolle zugewiesen wird, fühlen sich stärker einbezogen und haben Vertrauen, dass ihr Feedback berücksichtigt wird. Dies kann bei Personen, die lediglich informiert werden, Spannungen verursachen, da sie sich möglicherweise nicht auf dem Laufenden fühlen.
Überlege, ob die Personen, die du informieren möchtest, tatsächlich konsultiert werden müssen. Wenn dies nicht der Fall ist, stelle sicher, dass sie wissen, dass „informiert“ normalerweise einen einseitigen Informationsaustausch bedeutet; sie sollten kein Feedback geben.
So erstellst du in 6 Schritten eine RACI-Matrix
In der folgenden Grafik habe ich die sechs Schritte zum Erstellen einer RACI-Matrix zusammengefasst:
Die großartige Meghan McInerny hielt auf dem Digital PM Summit 2017 einen Vortrag und machte den genialen Vorschlag, dass „Der Herr der Ringe“ eigentlich ein erfolgreiches Projekt ist und die Gemeinschaft ein Team bildet.
Um das Ganze etwas verständlicher zu machen, verwenden wir dieses Projekt als Beispiel. Was ist das Projekt? Den Ring nach Mordor und zum Schicksalsberg zu bringen.
Schritt 1: Projektrollen bestimmen
Erstelle eine Tabelle, in deren oberster Zeile die Namen aller am Projekt beteiligten Personen aufgeführt sind. Traditionell werden in RACI-Matrizen die funktionalen Rollen oben aufgeführt. Ich denke jedoch, dass es Fälle gibt, in denen die Verwendung von Namen besser ist, und bevorzuge dies häufig.
Gründe für die Angabe nach Rolle:
- Wenn eine einzelne Person mehrere Rollen ausfüllt
- Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Matrix bei einem Personalwechsel zu aktualisieren
- Dadurch wird vermieden, dass eine Mischung aus Namen und größeren Gruppen wie „Kunde“ oder „Abteilung X“ verwendet wird
Gründe für die Angabe nach Namen:
- Es ist einfacher festzulegen, wer am Projekt beteiligt ist
- Es ist einfacher, wenn mehrere Personen ähnliche Rollen übernehmen
Schritt 2: Projektaufgaben oder Ergebnisse identifizieren
Unterteile das Projekt in klare Aufgaben und Ergebnisse. Trage diese in die linke Spalte deiner Tabelle ein. Versuche, die Aufteilung nicht zu detailliert vorzunehmen, da die Tabelle sonst zu komplex werden könnte. Wenn du für das Projekt eine klare Liste von Ergebnissen abarbeitest, solltest du diese auflisten.
Schritt 3: Die RACI-Zuordnung für jede Rolle und Aufgabe festlegen
Gehe jede Aufgabe durch und entscheide, wofür die einzelnen Rollen verantwortlich sein sollten. Für jede Aufgabe sollte es eine verantwortliche und eine rechenschaftspflichtige Person geben (nur eine Person sollte rechenschaftspflichtig sein). Überlege, wer während der Bearbeitung der Aufgabe konsultiert werden sollte und wer nach ihrem Abschluss informiert werden sollte.
In unserem RACI-Beispiel zu „Der Herr der Ringe“ ist Frodo dafür verantwortlich, den Ring nach Mordor zu bringen. Gandalf ist als Anführer der Gemeinschaft rechenschaftspflichtig. Sam unterstützt Frodo jedoch auf seinem Weg – er wird konsultiert, ist also aktiv beteiligt.
Schritt 4: Dies mit deinem Team abstimmen
Stimme alle Annahmen, die du getroffen hast, mit deinen Teammitgliedern ab und arbeite dabei nicht isoliert. Besprich kurz, wie du die RACI-Matrix eingerichtet hast, und stelle sicher, dass alle mit ihren Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt zufrieden sind.
Schritt 5: Dies mit den wichtigsten Projektbeteiligten abstimmen
Vereinbare einen Anruf oder ein Treffen, um dies mit den wichtigsten Projektbeteiligten abzustimmen. Halte den Kreis der Beteiligten so klein wie möglich, um unübersichtliches Feedback und zeitaufwendige Diskussionen zu vermeiden. Überlege, wem dies nach der Einigung ebenfalls mitgeteilt werden muss.
Schritt 6: Die Matrix während der gesamten Projektlaufzeit sinnvoll nutzen
Jetzt kann ich meine RACI-Matrix beiseitelegen und mich darauf konzentrieren, mein Projekt voranzubringen, richtig? Nun, nein. Dies ist eines der größten Probleme bei Dokumenten wie einer RACI-Matrix: Sobald sie erstellt sind, werden sie oft vergessen.
Wie machst du daraus also ein nützliches, aktiv genutztes Dokument?
- Wenn du eine Aufgabe oder ein Ergebnis bearbeitest, ziehe die RACI-Matrix erneut heran und stimme ab, wer wofür verantwortlich ist.
- Stelle sicher, dass die zu Beginn des Projekts festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten für die Aufgaben weiterhin korrekt sind und mit allen Erkenntnissen oder Anpassungen aus dem Machbarkeitsnachweis übereinstimmen.
- Stelle eine Version online bereit, indem du Confluence oder Google Docs beziehungsweise die in deiner Organisation verwendete Projektmanagementsoftware nutzt. Wenn du eine Microsoft-Excel-Tabelle verwendest, speichere sie an einem Ort, auf den alle zugreifen können.
- Verwende am Ende eines Projekts die RACI-Matrix, um zu überprüfen, wie die zugewiesenen Rollen und Verantwortlichkeiten funktioniert haben. Mussten so viele Personen beteiligt sein? Haben die Verantwortlichen die Aufgabe erledigt oder mussten weitere Personen einbezogen werden? Wurden die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt konsultiert und informiert?
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Suze äußert ihre Meinung dazu, wie man aufhört, mit dem Finger auf andere zu zeigen, und einfach weitermacht.
RACI-Matrix-Vorlage & Beispiel
Ich habe eine RACI-Matrix-Vorlage entwickelt, die du herunterladen kannst. Außerdem findest du ein Beispiel, eine Checkliste und einen Spickzettel. Die Vorlage füllt die Farben anhand deiner Eingaben automatisch aus. Passe die Farben gerne nach deinen Vorstellungen an!
Diese Vorlage steht Mitgliedern von DPM zur Verfügung. Werde Mitglied und erhalte Zugriff auf die RACI-Diagramm-Vorlage sowie auf über 100 weitere Vorlagen, Muster und Beispiele für die Projektdokumentation. Außerdem kannst du dich in Slack mit über 100 anderen digitalen Projektmanagerinnen und Projektmanagern über RACI-Diagramme (und vieles mehr) austauschen.
Bewährte Vorgehensweisen für RACI-Diagramme
- Stelle sicher, dass ein RACI für das Projekt von Nutzen sein wird, und überlege, wie und warum der RACI verwendet werden soll. Erstelle kein RACI-Diagramm nur um seiner selbst willen.
- Stelle sicher, dass du die Begriffe verstehst, und nimm dir Zeit, andere zu informieren. Egal, ob du dich für RACI oder eine seiner Alternativen entscheidest (mehr dazu weiter unten): Nimm dir Zeit, dem Team jeden Begriff und seine Bedeutung zu erklären. Für diejenigen, die sich bereits auskennen, ist das eine hilfreiche Erinnerung, und alle, die neu im Projekt sind, werden dir für die Klarstellung dankbar sein.
- Stelle sicher, dass nur eine Rolle als rechenschaftspflichtig gekennzeichnet ist. Eine Gruppe ist nicht rechenschaftspflichtig, sondern eine Person. Die Zuweisung an mehrere Personen führt zu Verwirrung und verlangsamt den ohnehin langsamen Entscheidungsprozess, die Projektabläufe sowie die Bereitstellung von Ergebnissen oder die Genehmigungsprozesse für Dokumente.
- Du musst nicht alle informieren. Zu den Informierten gehören diejenigen, die von der Aufgabe oder dem Ergebnis betroffen sein werden, oder Personen mit einem persönlichen Interesse daran. Das Projekt hat wahrscheinlich eine Gruppe hochrangiger Stakeholder, die informiert werden müssen, aber du musst diese Details nicht in einem RACI erfassen (überlasse das dem Projektplan oder dem Stakeholder-Managementplan).
- Erstelle das RACI-Diagramm nicht im Alleingang. Hole den Input wichtiger Projektstakeholder und Mitglieder des Projektteams ein. Erstelle selbst einen Entwurf und lasse ihn anschließend von deinen Stakeholdern prüfen.
Welche Alternativen zu einem RACI gibt es?
Hier sind einige weitere Arten von RACI-Diagrammen und Gründe, warum sie verwendet werden könnten.
1. RASCI
Das RASCI-Diagramm ist wahrscheinlich die am häufigsten verwendete Alternative zum RACI und steht für: verantwortlich, rechenschaftspflichtig, unterstützend, konsultiert und informiert. Teammitglieder in der unterstützenden Rolle helfen der verantwortlichen Person.
Der Unterschied zwischen „unterstützend“ und „konsultiert“ besteht darin, dass konsultierte Personen Informationen liefern, während unterstützende Personen aktiv an der Aufgabe teilnehmen.
2. CARS
CARS bezieht sich speziell auf Aktionen und fügt, wie RASCI, die Unterstützungsrolle hinzu, wenn Aufgaben nicht von einer einzelnen Rolle oder Person erledigt werden. Befürworter des CARS-Modells sagen, dass dadurch unnötige Informationen aus RACI entfernt werden. Es steht für:
- Kommunizieren: sowohl beraten als auch informieren
- Genehmigen: die genehmigende Person, die Entscheidungen trifft
- Verantwortlich: die Person, die die Arbeit erledigt (wie bei RACI)
- Unterstützen: die Personen, die die verantwortliche Person bei der Arbeit unterstützen
Manche sind der Meinung, dass das RACI-Modell Begriffe zuweist, die ziemlich offensichtlich sind – beispielsweise ist die rechenschaftspflichtige Person häufig der Projektmanager oder Product Owner, und „informieren“ umfasst im Allgemeinen eine größere Gruppe von Stakeholdern im Projekt.
3. RAS
Mir gefällt die Vereinfachung dieses Modells, da es sich auf die Begriffe verantwortlich, genehmigen und unterstützen beschränkt. Allerdings berücksichtigt es nicht die für die Aufgabe zuständige Person, was zu Verwirrung führen könnte.
4. DACI
Das DACI-Modell ist dem RACI-Diagramm relativ ähnlich, ersetzt jedoch „verantwortlich“ durch „treibende Kraft“, „konsultiert“ durch „Mitwirkende“ und „rechenschaftspflichtig“ durch „genehmigende Personen“, wodurch die Beschreibungen stärker auf Handlungen ausgerichtet sind. Dadurch wird verdeutlicht, was diese Rollen tun werden, und mögliche Verwirrung im Zusammenhang mit der RACI-Matrix wird beseitigt.
5. CLAM
Eine Variante von DACI, die ebenfalls stärker auf die damit verbundenen Handlungen als auf Teamrollen ausgerichtet ist. CLAM steht für beitragen, leiten, genehmigen und überwachen.
Insgesamt definieren viele der Varianten von RACI die Begriffe klarer oder spezifizieren Handlungen, um Mehrdeutigkeiten zwischen den Rollen zu beseitigen. Hinsichtlich dessen, was die Modelle erreichen sollen, gibt es zwischen ihnen keine großen Unterschiede.
Wenn du dich für andere RACI-Varianten interessierst, kannst du hier mehr über RACI 2.0 erfahren.
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