Wie man einen Projektvorschlag schreibt (mit einem konkreten Beispiel)
Es ist eine altbekannte Szene, so alt wie Projekte und Projektvorschläge selbst: Projektmanager raufen sich die Haare, weil das Vertriebsteam etwas verkauft hat, das unmöglich umzusetzen ist, während das Vertriebsteam sich die Haare rauft, weil der Plan des Teams zu teuer ist, um den Auftrag zu gewinnen.
Seit jeher haben viele von uns dies als natürlich gegeben hingenommen. Aber ich bin hier, um Ihnen zu sagen, dass es nicht so sein muss.
In diesem Artikel bringen wir die gegensätzlichen Seiten zusammen und statten die Projektmanager-Seite in Ihnen mit den Fähigkeiten aus, ein Projekt- oder Geschäftsvorhaben so zu gestalten, dass es ebenso überzeugend wie umsetzbar ist.
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Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:
- Krempeln Sie die Ärmel hoch und steigen Sie mit Selbstvertrauen in jede Phase des Lebenszyklus eines Projektvorschlags ein
- Agieren Sie als Brücke zwischen Ihrem Vertriebsteam und Ihren Auslieferungsteams
- Erwerben Sie den Respekt und das Vertrauen Ihrer Business-Development-Kollegen und behalten Sie gleichzeitig den Respekt und das Vertrauen Ihrer Kollegen im Projektmanagement
Projektvorschlags-Tools
Hier ist eine Liste nützlicher Projektvorschlag-Software – das sind einige der besten Tools, um Angebote schnell zu verfassen und den Genehmigungsprozess zu verwalten.
Sie bieten weitaus mehr Funktionalitäten als eine einfache Angebotsvorlage und sind dazu gedacht, Vertriebs- und Account-Management-Teams bei der Bearbeitung von RFPs, der Erstellung von Angeboten, dem Online-Unterschreiben von Dokumenten sowie bei der Verwaltung von Genehmigungen und Verträgen zu unterstützen.
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Für weitere Optionen sehen Sie sich diese Liste von RFP-Software an.
Unabhängig davon, ob Sie eine Business-Proposal-Software verwenden, müssen Sie dennoch wissen, wie man einen Vorschlag schreibt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was in einen Vorschlag gehört und wie man ihn verfasst.
Was ist ein Projektvorschlag?
Für unsere Zwecke definieren wir einen Projektvorschlag als ein Dokument, das einem internen Sponsor, einem Kunden oder potenziellen Kunden vorgelegt wird und das Ziel hat, ein Leistungsangebot Ihres Teams oder einen Projektumfang zu untermauern.
Der Vorschlag ist wichtig, weil er zeigt, warum Ihr Projekt das richtige für den Kunden ist. Der Vorschlag erfolgt, bevor das eigentliche Projekt beginnt, meist nach einer Reihe von Gesprächen zwischen Ihnen und dem Kunden.
Manchmal beantworten Sie eine Anfrage für ein Angebot (RFP), in deren Rahmen Sie mit anderen Organisationen um die Aufmerksamkeit Ihres potenziellen Kunden konkurrieren.
Wie finde ich das richtige Angebotsformat?
Das Format eines Vorschlags kann je nach Art des neuen Projekts und der Formalität des Prozesses stark variieren. Manche Angebote sind einfach gut formulierte E-Mails, während andere als große Tabellenkalkulation zum Ausfüllen daherkommen.
Mein bester Ratschlag dazu: Wenn das Format des Angebots vorgegeben ist (zum Beispiel eine Anforderung im RFP), benutzen Sie dieses Format. Klar, eine Broschüre, die sich zu einer wandgroßen Mindmap auffaltet, bleibt im Gedächtnis – kann aber auch zur Disqualifikation führen.
Andernfalls empfehle ich, ein wenig Recherche zu Ihrem Publikum zu betreiben, um herauszufinden, ob sie Kürze und Dialog bevorzugen oder eine ausführliche Erzählung wünschen. Ersteres rechtfertigt ein kurzes 5-10 Seiten umfassendes Folienset, Letzteres erfordert ein umfassenderes, in Kapitel gegliedertes Dokument.
So schreiben Sie einen Projektvorschlag in 5 Schritten
In dem Moment, in dem Sie gebeten werden, einen Vorschlag zu führen oder zu unterstützen, fokussiert sich Ihr Projektmanagement-Denken fast reflexartig auf zwei Ziele: Den Vorschlag fristgerecht einzureichen und sicherzustellen, dass der Vorschlag umsetzbar für Ihre Teams ist.
Instinktiv greifen Sie zu Ihren Prozessunterlagen, Risiko-Management-Strategien und Checklisten für den Projektstart, aber Sie befinden sich in völlig neuem Terrain.
Die gute Nachricht: Wenn ein Angebot richtig erstellt wird, durchläuft es einen Lebenszyklus, der dem eines Projekt-Lebenszyklus ähnelt. Der Angebotsprozess verläuft typischerweise folgendermaßen:
Der Prozess, einen erfolgreichen Vorschlag zu erstellen, kann in 5 grundlegende Schritte unterteilt werden.
1. Prüfen Sie, ob die Möglichkeit gut zu Ihnen passt
Der erste Schritt besteht darin, Chancen zu identifizieren, für die Sie eine fundierte Business Case erstellen können und die auch zu Ihrem Team passen.
Möglichkeiten können extern erkannt werden (zum Beispiel durch eine vom Käufer veröffentlichte Angebotsanfrage) oder intern (etwa wenn ein Account-Team oder ein Delivery-Team einen Bedarf für ein Projekt sieht und dies proaktiv verfolgen möchte). Die eigentliche Kunst liegt jedoch im Qualifizierungsprozess.
Um eine Möglichkeit zu qualifizieren, müssen Sie die Anforderungen gründlich überprüfen und sie hinsichtlich der Fähigkeiten, der Unternehmenskultur und der Strategie Ihrer Organisation bewerten. Viele Vertriebsteams nutzen eine Qualifizierungsmatrix oder eine Bewertungsübersicht, um Chancen quantitativ einzuschätzen und zu priorisieren.
Diese Bewertungsübersichten könnten Fragen zur Gewinnwahrscheinlichkeit, Machbarkeit und Attraktivität der Möglichkeit enthalten und daraus eine numerische Bewertung ableiten.
Insgesamt geht es darum, mit Hilfe des Qualifizierungsprozesses eine Go- oder No-Go-Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie die Möglichkeit weiterverfolgen oder nicht.
Diese Entscheidung sollte von den jeweiligen Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass Sie nur Möglichkeiten verfolgen, die Sie gewinnen können, die Sie liefern können und die Sie überhaupt haben möchten.
2. Entwickeln Sie Ihre Strategie, um zu gewinnen
Falls die Entscheidung zugunsten einer Verfolgung der Möglichkeit fällt, besteht der nächste Schritt darin, einen Plan für die Ausarbeitung des Angebots zu erstellen. Was ist Ihre Strategie, um zu gewinnen? Wer ist das Team, das den Vorschlag erarbeiten wird, und welche Rollen und Verantwortlichkeiten haben die Mitglieder? Wie sieht der Arbeitsplan zur Erstellung und Abgabe des Vorschlags aus?
In diesem Stadium ist es wichtig, das Team richtig zu informieren, Erwartungen klar zu setzen und es zusammenzubringen, um die Strategie zu entwickeln. Handelt es sich um eine Wettbewerbschance, sollten Sie Ihre Konkurrenten möglichst gut kennen und realistisch über Ihre Marktpositionierung nachdenken.
Wenn Sie Personen in Ihrem Netzwerk haben, die den Käufer kennen, nehmen Sie Kontakt auf. Recherchieren Sie, was der Käuferorganisation wichtig ist, um Hintergrundinformationen zu erhalten: Schauen Sie sich Geschäftsberichte an, halten Sie Ausschau nach neuen Führungskräften, und finden Sie heraus, wie sie zuletzt in den Nachrichten vertreten waren.
Entwickeln Sie gemeinsam einige zentrale Sieg-Motive – also Aussagen darüber, warum Ihr Team aufgrund der Erwartungen und Wünsche des Käufers ausgewählt werden sollte – und sorgen Sie dafür, dass sich diese Motive wie ein roter Faden durch Ihren Vorschlag ziehen.
Abschließend sollten Sie sich auf ein grobes Vorgehen für das vorgeschlagene Projekt sowie einen Arbeitsplan für die Ausarbeitung des Angebots einigen.
Stellen Sie sicher, dass das Angebots-Team die Zeit zur Verfügung stellen kann, die zur Erstellung des Vorschlags benötigt wird, damit Sie nicht in der heißen Phase unter Zeitdruck geraten. Legen Sie regelmäßige Meetings fest, um den Fortschritt zu überprüfen und gemeinsam an den Inhalten zu arbeiten. Gehen Sie die Planung an wie ein eigenes Projekt!
3. Entwickeln Sie eine überzeugende Herangehensweise und ein professionelles Angebotsdokument
Die Erstellung des Vorschlags selbst ist ein iterativer Prozess, der – in einer idealen Welt – parallel zu einem iterativen Prüfprozess abläuft. Dies hilft dabei, ein Gleichgewicht zwischen der Entwicklung des besten Ansatzes und einer kontinuierlichen Überprüfung durch Fachleute zu finden.
Während der Erstellung des Vorschlags sind Ihre Projektmanagement-Kompetenzen ein willkommener Beitrag für jedes Proposal-Team. Als jemand, der den Umfang und die Schätzung leiten sowie Risiken und Unsicherheiten in Annahmen umwandeln kann, sind Sie prädestiniert, um Einheit unter den verschiedenen – manchmal widersprüchlichen – Stimmen während des Prozesses zu schaffen.
Gleichzeitig sollten andere Bestandteile des Vorschlags beginnen, zusammenzufließen:
- Fallstudien müssen ausgewählt werden
- Lebensläufe der vorgeschlagenen Teammitglieder müssen gesammelt und angepasst werden
- Referenzen müssen zwecks Zustimmung kontaktiert werden
- Neue Mitarbeiter am Projekt müssen gebrieft werden
- Inhalte müssen lektoriert, bearbeitet und sprachlich zu einer einheitlichen Stimme verdichtet werden
4. Überprüfen Sie iterativ und üben Sie gebotene Sorgfalt
Wenn Sie den Vorschlag erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die Entwürfe möglichst früh und regelmäßig den relevanten Prüfern vorlegen: Lassen Sie Umfang und Vorgehensweise von Ihren Experten, dem Führungsteam, der Rechtsabteilung und insbesondere der Person prüfen, die letztendlich die finale Freigabe für den Vorschlag erteilt.
Wie ich oben bereits erwähnt habe, lässt sich dies am besten als iterativer Prozess durchführen: erstellen, überprüfen, wiederholen. Der Grund dafür ist zweierlei: Wenn du die Überprüfung bis zum Ende aufschiebst, wird die Qualität des Feedbacks eingeschränkt und es besteht das Risiko, dass der Vorschlag nicht freigegeben wird, sofern nicht drastische Änderungen in letzter Minute vorgenommen werden.
Die iterative Methode hilft dabei, auf dem Weg Einigkeit zu erzielen, bereitet deinen Vorschlag auf die endgültige Genehmigung vor und sammelt wertvollen Input aus verschiedenen Perspektiven, der deinen Vorschlag so stark wie möglich macht.
5. Vorschlag einreichen und den nächsten Schritt vorbereiten
Das Einreichen des Vorschlags ist mehr als nur auf "Senden" zu klicken: Du brauchst eine solide Planung. Hier ist kein Platz für Unklarheiten. Überprüfe die Einreichungsvoraussetzungen dreifach und bestätige die Logistik. Korrekturlesen und Zahlen prüfen.
Ist es eine Papiereinreichung? Falls ja, wie viele Kopien? Wer druckt die Versandumschläge? Falls es eine digitale Einreichung ist, teste den PDF-Export rechtzeitig, sodass du sichergehen kannst, dass sie per E-Mail verschickt werden kann.
Sobald der Vorschlag eingereicht ist, stelle sicher, dass du eine Empfangsbestätigung erhältst. Und dann lege nicht zu lange die Beine hoch – hier ist die Geschichte noch nicht zu Ende. Die Vorbereitung auf die nächsten Schritte ist entscheidend. Bereite das Team auf mündliche Präsentationen oder Klärungsfragen vor.
Aktualisiere das Briefing, sobald der Umfang verhandelt wird. Behalte die vorgeschlagenen Teammitglieder im Auge, damit du weißt, ob sie verfügbar sind, wenn das Projekt beginnt.
Wie bei jedem Projekt läuft auch dieser Prozess nicht immer nach Plan! Wenn du gängige Stolpersteine bei Vorschlägen vermeiden oder meistern möchtest, werde DPM-Mitglied und nimm an unserem Mini-Kurs „Master Project Proposals“ teil!
Beispiel eines Projektvorschlags
Wie bereits erwähnt, wird der genaue Aufbau und Inhalt deines Projektvorschlags je nach Gelegenheit und gewünschten Anforderungen variieren. Der beste Rat, den ich geben kann, ist jedoch: Strukturiere deinen Vorschlag so, dass er sich an den Interessen der Zielgruppe orientiert, und nicht an deinen eigenen Vorstellungen.
Jeder Abschnitt sollte auf eine konsistente Reihe von Erfolgsthemen ausgerichtet sein. Recherchiere und verschaffe dir einen Überblick, was für die Beteiligten und Entscheidungsträger des Projekts ebenso wie für das Unternehmen insgesamt wichtig ist.
Projektvorschlags-Template
Lade dein Template hier herunter und nutze diesen Leitfaden beim Ausfüllen – die Einblicke aus diesem Artikel helfen dir, einen stichhaltigen Projektvorschlag zu erstellen.
Das obenstehende ist kein definitives Projektvorschlags-Template, deshalb möchte ich dich durch einen Strukturvorschlag führen, den ich als für ein typisches Kurz-Vorschlagsformat für ein Executive-Publikum halte. Hier sind die Rahmenbedingungen:
- Der Käufer erhält den Vorschlag im Voraus zur Durchsicht, wir bekommen jedoch die Möglichkeit, ihn zu präsentieren.
- Der Käufer besteht aus mehreren Führungskräften, die verschiedene Bereiche des Unternehmens vertreten.
- Dies ist kein neuer Kunde. Wir pflegen bereits eine Geschäftsbeziehung zum Käufer und dieser hat den Vorschlag angefordert.
- Der Käufer möchte lieber hören, was wir für ihn tun, als über unsere Referenzen informiert werden.
Hier findest du einen Beispiel-Aufbau basierend auf diesen Rahmenbedingungen:
1. Fasse deinen Vorschlag und deine Qualifikationen in einer prägnanten Einleitung oder Executive Summary zusammen
Die erste Seite ist nicht zwangsläufig auch die, die als erste gelesen wird, doch eine Executive Summary hilft dabei, deine Kernaussagen zu transportieren – gerade für jemanden, der nur die erste Seite und das Preisschild ansehen will.
Nutze 1–2 Sätze, um jeweils diese Kernpunkte zu beschreiben: dein Verständnis der Herausforderung, dein Ansatz, warum dein Team geeignet ist, wie ihr mit dem Team des Kunden zusammenarbeitet und die nächsten Schritte.
2. Zeige dein Verständnis des Problems oder der Herausforderung
Im Hauptteil des Vorschlags empfiehlt es sich häufig, mit einer Neubewertung des Problems und dem Projekt-Hintergrund zu beginnen.
Meine Begründung ist, dass Ihre Leser wahrscheinlich zuerst etwas über sich selbst hören möchten, nicht über Sie. Über das bloße Demonstrieren Ihres Verständnisses hinaus sollten Sie zeigen, dass Sie wissen, wie das Unternehmen des Käufers funktioniert, sowie die weiteren Auswirkungen des Projekts reflektieren.
Stellen Sie klar, dass Sie den Umfang und die Ziele des vorgeschlagenen Projekts verstehen – legen Sie Ihre Annahmen offen.
3. Beschreiben Sie auf hoher Ebene, wie Ihr Ansatz das Problem lösen wird
Wenn Sie direkt auf den Punkt kommen möchten, ist es sinnvoll, auf Ihr Verständnis der Herausforderung eine vorgeschlagene Vision folgen zu lassen, wie Sie diese Herausforderung überwinden werden.
In der Regel handelt es sich um eine grobe Beschreibung Ihres Ansatzes, die eher das „Warum“ als das „Was“ oder „Wie“ beantwortet. Normalerweise heben wir den geschäftlichen Mehrwert unseres Ansatzes hervor und welche konkreten Ergebnisse wir für den Käufer im Zusammenhang mit seiner Anfrage erzielen würden.
Vermitteln Sie einen groben Überblick über Ihren Ansatz und erläutern Sie das „Warum“ für Ihre Entscheidung zu diesem Vorgehen.
4. Beschreiben Sie Ihren Ansatz und den Projektplan im Detail
Für dieses kürzere Format zeigen wir unseren Plan nur in so weit ausgearbeitet, dass ein Gespräch angestoßen werden kann (stellen Sie sicher, dass Sie bei der Präsentation alle Details parat haben!).
Oft beinhaltet dies einen groben Zeitplan mit Schlüsselphasen, Meilensteinen sowie Ergebnissen oder Deliverables. Dies kann ein Gantt-Diagramm sein oder einfach breitere Zeiträume beschreiben. Typischerweise stellen wir dies im Zusammenhang mit dem geschaffenen Wert dar (also dem „Warum“) und nicht nur damit, was und wie wir etwas tun („Was“ und „Wie“).
5. Stellen Sie das Team vor: Wer übernimmt welche Aufgaben und warum sind dies die besten Personen für den Job?
Für einige Auftraggeber ist das Team ebenso wichtig wie der Ansatz. Vorausgesetzt, Sie stellen ein starkes und qualifiziertes Team, sollten Sie die spezifischen Qualifikationen herausstellen, die sie zu den A-Playern für diesen Auftrag machen, und beschreiben, was sie zum Projekt beitragen werden.
6. Beweisen Sie, dass Sie es schon einmal gemacht haben
Relevante Fallstudien können die Überzeugungskraft Ihres Vorschlags deutlich erhöhen. Irrelevante Fallstudien hingegen können eher Verwirrung stiften. Wenn möglich, fügen Sie Fallstudien hinzu, die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen, und scheuen Sie sich nicht, explizit zu benennen, warum diese Fallstudie für Ihre Leser relevant ist:
- Ein Projekt mit ähnlichem Umfang/Ansatz
- Ein Projekt für einen vergleichbaren Organisationstyp und auf ähnlichem Niveau
- Ein Projekt, das mit dem selben Team durchgeführt wurde, das Sie vorschlagen
- Ein Projekt, für das Sie einen starken, senioren und erreichbaren Referenzgeber haben
7. Legen Sie Ihre Annahmen offen und was Sie von Ihren Lesern benötigen, um erfolgreich zu sein
In diesem Stadium möchten Sie Ihren Käufer vermutlich nicht mit zu detaillierten Annahmen abschrecken. Dennoch sollten Sie die Grundlage Ihrer Schätzung kommunizieren und gleichzeitig darlegen, was Sie von Ihrem Käufer benötigen, um erfolgreich zu sein.
Ich empfehle, einen Abschnitt „Was wir von Ihnen benötigen“ aufzunehmen. Dazu gehören Dinge wie Zugang zu Daten und bisherigen Recherchen, eine feste Ansprechperson während des Projekts, Zugriff auf Systeme und Dokumentationen, die Teilnahme des Teams an zweiwöchentlichen Planungs- und Bewertungssitzungen usw.
8. Stellen Sie die Kosten im Zusammenhang mit dem Nutzen dar
Ein großer Fehler, den ich zu Beginn meiner Karriere häufig gemacht habe, war es, eine Kostenaufstellung ohne jeglichen Kontext auf einer Seite zu platzieren.
Käufer reagieren zwangsläufig irgendwie auf den Preis, und der beste Weg, dem entgegenzuwirken, ist, die Kosten in ihren Zusammenhang zum Mehrwert zu stellen. Fassen Sie das Angebot auf dieser Seite zusammen: was der Käufer möchte, welchen Wert Sie liefern und dann die Kosten für diesen Wert.
9. Falls angebracht: Stellen Sie zusätzliche Informationen als Anhang bereit
Wenn Sie Details haben, die nur für einige Leser relevant und ergänzend sind, fügen Sie diese in einen Anhang ein und kennzeichnen Sie ihn eindeutig.
Dies kann zum Beispiel fachliche Beiträge, eine detaillierte Beschreibung Ihrer Methodik, eine Übersicht über Ihr Unternehmen und die Führungsstruktur, Finanzberichte, Ihren Ansatz zu Nachhaltigkeit und gesellschaftlicher Verantwortung, Auszeichnungen usw. beinhalten.
Diese Informationen sind für manche Leser vielleicht wichtig, aber sind nicht der Kernpunkt Ihres Arguments. Fügen Sie Ihrem Leser keine unnötige kognitive Belastung hinzu.
Expertenrat: So heben Sie Ihren Projektvorschlag hervor
Verstecken Sie Ihr Budget nicht in den Ergebnissen
Jason Swenk, der eine beeindruckende Akzeptanzquote von 80 % bei seinen Vorschlägen vorweist, empfiehlt auch, die Preisgestaltung vom Bereich der Leistungen im Vorschlag zu trennen.
Über Preise zu sprechen, kann unangenehm sein, aber sie verdienen einen eigenen Abschnitt. Wenn Sie die Preise versteckt bei den Ergebnissen angeben, lenken Sie den Fokus des Kunden davon ab, was Sie für ihn erreichen können. Lassen Sie den Kunden davon träumen, was Sie gemeinsam schaffen können – und nicht darüber, wie viel seiner Budgets Sie kosten.
Beweisen Sie Ihren Wert durch vergangene Erfolge
Business Coach Nathan Ingram sagt, Vorschläge sollten keine „Spec-Arbeiten“ enthalten. „Sie würden doch nie eine Homepage für einen Kunden entwickeln, bevor er Sie bezahlt hat, oder?“ Wenn ein Kunde einen Beweis Ihrer Kompetenz möchte, bieten Sie stattdessen Beispiele und Referenzen an.
Versehen Sie das Problem Ihres Kunden mit einem Preisschild
Seien Sie überzeugend. Auf einer Konferenz des Project Management Institute im Jahr 2009 sagte Eddie Merla: „Manchmal ist das Konzept korrekt beschrieben, aber die Begründung für das Projekt ist schwach.“
Sie müssen ein überzeugendes Proof-of-Concept-Argument aufbauen, um das Projekt voranzutreiben. Ein Ansatz ist, dem Problem einen Preis zuzuweisen. Kunden sind viel eher bereit, voranzuschreiten, wenn sie glauben, dass sie das derzeitige Problem Geld kostet.
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