Wie schreibe ich einen Projektvorschlag (mit einem konkreten Beispiel)
Es ist eine vertraute Szene, so alt wie Projekte und Projektvorschläge selbst: Projektmanager raufen sich die Haare, weil das Vertriebsteam etwas verkauft hat, das unmöglich umzusetzen ist; während sich die Vertriebsleute die Haare raufen, weil der vom Team erstellte Plan zu teuer ist, um den Auftrag zu gewinnen.
Viele von uns haben das seit jeher als natürliche Gegebenheit akzeptiert. Aber ich bin hier, um Ihnen zu sagen, dass es auch anders geht.
In diesem Artikel überschreiten wir die Grenzen und vereinen konkurrierende Kräfte, indem wir Ihnen als Projektmanager die Möglichkeiten an die Hand geben, einen Projekt- oder Geschäftsvorschlag zu gestalten, der so überzeugend wie realistisch umsetzbar ist.
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- Mit vollem Einsatz und Selbstbewusstsein in jede Phase des Projektvorschlags-Lebenszyklus einzusteigen
- Als Bindeglied zwischen Ihrem Vertriebsteam und Ihren Auslieferungsteams zu agieren
- Den Respekt und das Vertrauen Ihrer Business Development-Kollegen zu gewinnen und gleichzeitig den Rückhalt Ihrer Projektmanagement-Kollegen zu behalten ?
Werkzeuge für Projektvorschläge
Hier ist eine Liste einiger nützlicher Projektvorschlags-Software—das sind einige der besten Werkzeuge, um Vorschläge schnell zu verfassen und den Genehmigungsprozess zu verwalten.
Sie bieten weit mehr Funktionalitäten als eine einfache Vorlage für Vorschläge und sind darauf ausgelegt, Vertriebs- und Account-Management-Teams dabei zu helfen, auf Ausschreibungen (RFPs) zu reagieren, Angebote zu erstellen, Dokumente online zu unterzeichnen sowie Freigaben und Verträge zu verwalten.
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Für weitere Optionen schauen Sie sich diese Liste von RFP-Software an.
Unabhängig davon, ob Sie eine Software für Geschäftsproposals nutzen oder nicht, sollten Sie wissen, wie man einen Vorschlag schreibt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was in einen Vorschlag gehört und wie Sie einen erstellen.
Was ist ein Projektvorschlag?
Für unsere Zwecke definieren wir einen Projektvorschlag als ein Dokument, das einem internen Sponsor, Kunden oder potenziellen Kunden vorgelegt wird, um überzeugend darzulegen, warum Ihr Team ein Servicepaket oder einen Leistungsumfang liefern sollte.
Der Vorschlag ist wichtig, da er aufzeigt, warum Ihr Projekt die richtige Wahl für den Kunden ist. Der Vorschlag kommt vor dem Start des Projekts und folgt meist auf eine Reihe von Gesprächen zwischen Ihnen und dem Kunden.
Manchmal antworten Sie auf eine Ausschreibung (RFP), bei der Sie mit anderen Unternehmen um die Aufmerksamkeit Ihres potenziellen Kunden konkurrieren.
Wie wähle ich das richtige Format für einen Vorschlag?
Das Format eines Vorschlags kann stark variieren – abhängig von der Art des neuen Projekts und dem Grad der Förmlichkeit im Vorschlagsprozess. Manche Teams verwenden spezielle Vorschlagssoftware, während andere Vorschläge einfach gut formulierte E-Mails oder große Lückentexte in Tabellenkalkulationen sind.
Der beste Rat, den ich geben kann, ist dieser: Wenn ein bestimmtes Format gefordert ist (z. B. als Voraussetzung in der Ausschreibung), dann nutzen Sie genau dieses Format. Klar, ein Prospekt, der sich in eine wandgroße Mindmap entfaltet, bleibt im Gedächtnis – könnte Ihnen aber auch die Disqualifikation einbringen.
Andernfalls empfehle ich, sich in Ihre Zielgruppe einzulesen, um einzuschätzen, ob diese eher Kürze und direkte Kommunikation oder eine ausführliche Darstellung bevorzugt. Für den ersten Fall reicht möglicherweise ein kurzes Präsentationsdeck mit 5-10 Folien. Im anderen Fall bedarf es eines umfangreicheren, untergliederten Dokuments.
Wie schreibt man einen Projektvorschlag in 5 Schritten
In dem Moment, in dem Sie gebeten werden, einen Vorschlag zu leiten oder zu unterstützen, werden sich die projektmanagerischen Teile Ihres Gehirns wahrscheinlich fast sofort zwei Ziele setzen: Den Vorschlag rechtzeitig einzureichen und darauf zu achten, dass das Vorgeschlagene auch tatsächlich lieferbar ist.
Instinktiv greifen Sie zu Ihren Prozessdokumenten, Strategien zum Risikomanagement und Launch-Checklisten – doch Sie begeben sich auf unbekanntes Terrain.
Die gute Nachricht ist, dass ein richtig erstelltes Angebot einen Lebenszyklus hat, der dem Projektlebenszyklus ähnelt. Der Angebotsprozess läuft in der Regel wie folgt ab:
Der Prozess zur Erstellung eines erfolgreichen Angebots lässt sich in 5 grundlegende Schritte unterteilen.
1. Prüfen, ob die Chance gut passt
Der erste Schritt besteht darin, Chancen zu identifizieren, für die Sie eine solide betriebswirtschaftliche Begründung liefern können und die außerdem gut zu Ihrem Team passen.
Chancen können extern identifiziert werden (zum Beispiel durch eine vom Käufer veröffentlichte Ausschreibung) oder intern (zum Beispiel, wenn ein Account- oder Lieferteam einen Projektbedarf erkennt und diesen proaktiv verfolgen möchte). Die eigentliche Fähigkeit besteht jedoch im Qualifikationsprozess.
Um eine Gelegenheit zu qualifizieren, müssen Sie die Anforderungen eingehend prüfen und sie mit den Fähigkeiten, der Unternehmenskultur und der Strategie Ihrer Organisation abgleichen. Viele Vertriebsteams nutzen eine Qualifikationsmatrix oder Scorecard, um Gelegenheiten quantitativ zu bewerten und zu priorisieren.
Diese Bewertungsbögen stellen möglicherweise Fragen zur Gewinnwahrscheinlichkeit, Machbarkeit und Attraktivität der Chance und verwenden diese, um eine numerische Punktzahl zu entwickeln.
Insgesamt ist die Idee, mithilfe des Qualifikationsprozesses eine Go-/No-Go-Entscheidung darüber zu treffen, ob die Gelegenheit weiterverfolgt wird oder nicht.
Diese Entscheidung sollte von den jeweiligen Verantwortlichen in Ihrer Organisation getroffen werden, um sicherzustellen, dass Sie nur Chancen verfolgen, bei denen Sie gewinnen können, die Sie auch liefern können und die Sie tatsächlich haben möchten.
2. Ihre Strategie zum Gewinnen planen
Wenn die Entscheidung getroffen wurde, die Gelegenheit zu verfolgen, besteht der nächste Schritt darin, einen Plan für die Angebotserstellung zu entwerfen. Was ist die Strategie, um zu gewinnen? Wer ist das Team, das das Angebot erstellen wird, und was sind ihre Rollen und Verantwortlichkeiten? Wie sieht der Arbeitsplan zur Ausarbeitung und Lieferung des Angebots aus?
In dieser Phase ist es wichtig, das Team richtig zu briefen, die Erwartungen klar zu formulieren und sie zusammenzubringen, um gemeinsam die Strategie zu entwickeln. Wenn es eine wettbewerbliche Gelegenheit ist, verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Mitbewerber und seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre Positionierung am Markt.
Wenn Sie Leute in Ihrem Netzwerk haben, die den Käufer kennen, nehmen Sie Kontakt auf. Recherchieren Sie, was der Käuferorganisation wichtig ist und holen Sie Hintergrundinformationen ein: Schauen Sie in Jahresberichte, prüfen Sie neue Führungskräfte, finden Sie heraus, wo sie zuletzt in den Nachrichten waren.
Entwickeln Sie gemeinsam einige Gewinnmotive – Aussagen dazu, warum Ihr Team basierend auf den Interessen des Käufers oder Entscheidungsträgers ausgewählt werden sollte – und bauen Sie einen Prozess auf, diese Motive in Ihr Angebot einzubinden.
Zuletzt sollten Sie sich sowohl auf einen groben Ansatz für das geplante Projekt als auch auf einen Arbeitsplan für die Angebotserstellung einigen.
Stellen Sie sicher, dass das Angebotsteam die Zeit für die Erstellung des Angebots reservieren kann, damit Sie nicht zum Abgabetermin in Zeitnot geraten. Legen Sie regelmäßige Besprechungen fest, um den Fortschritt zu überprüfen und gemeinsam am Inhalt zu arbeiten. Behandeln Sie es wie die Planung eines Projekts!
3. Einen klaren Ansatz und ein überzeugendes Angebotsdokument erstellen
Die Angebotserstellung selbst ist ein iterativer Prozess, der – in einer idealen Welt – parallel zu einem iterativen Prüfprozess abläuft. Dies hilft, die perfekte Balance zwischen der Entwicklung des besten Ansatzes und einer kontinuierlichen Realitätsprüfung mit Ihren Experten zu finden.
Während der Erstellung des Angebots werden Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten eine willkommene Bereicherung für jedes Angebotsteam sein. Als jemand, der den Scope- und Schätzprozess leiten und Risiken sowie Unklarheiten in Annahmen umwandeln kann, sind Sie in einer guten Position, die verschiedenen – manchmal gegensätzlichen – Stimmen zu vereinen, denen Sie begegnen werden.
Gleichzeitig müssen andere Bestandteile des Angebots zusammengeführt werden:
- Referenzprojekte müssen ausgewählt werden
- Bios der vorgeschlagenen Teammitglieder müssen beschafft und angepasst werden
- Referenzen müssen um Zustimmung gebeten werden
- Neue Teammitglieder müssen gebrieft werden
- Inhaltliche Abschnitte müssen Korrektur gelesen, überarbeitet und zu einer einheitlichen Stimme und Botschaft zusammengeführt werden
4. Überprüfen Sie iterativ und führen Sie Ihre gebotene Sorgfalt durch
Während Sie den Vorschlag erstellen, sollten Sie Entwürfe immer wieder Ihren Prüfern vorlegen: sprechen Sie den Projektumfang und das Vorgehen mit Ihren Fachexperten, Ihrem Führungsteam, Ihrer Rechtsabteilung und insbesondere mit der Person ab, die die endgültige Genehmigung des Vorschlags erteilen wird.
Wie bereits oben erwähnt, funktioniert dies am besten als iterativer Prozess: erstellen, überprüfen, wiederholen. Der Grund dafür ist zweifach: Wenn Sie die Überprüfung bis zum Schluss aufschieben, wird die Qualität des Feedbacks begrenzt. Außerdem riskieren Sie, dass der Vorschlag nicht zur Umsetzung freigegeben wird, sofern nicht in letzter Minute drastische Änderungen vorgenommen werden.
Die iterative Vorgehensweise hilft dabei, Einigkeit auf dem Weg dorthin herzustellen, Ihren Vorschlag auf die finale Genehmigung vorzubereiten und wertvolles Feedback aus verschiedenen Perspektiven zu sammeln, das Ihren Vorschlag so stark wie möglich macht.
5. Abgeben und sich auf die nächsten Schritte vorbereiten
Die Abgabe des Vorschlags bedeutet mehr, als einfach auf „Senden“ zu klicken: Eine gute Planung ist entscheidend. Hier sollte es keine Unklarheiten geben. Prüfen Sie die Einreichungsanforderungen dreifach und bestätigen Sie die Logistik. Korrigieren Sie den Text und überprüfen Sie die Zahlen.
Ist eine Papiereinreichung erforderlich? Falls ja, wie viele Kopien? Wer druckt die Versandumschläge? Ist es eine digitale Einreichung, testen Sie den PDF-Export rechtzeitig, damit Sie sicher sind, dass dieser per E-Mail verschickt werden kann.
Nachdem der Vorschlag eingereicht wurde, stellen Sie sicher, dass Sie eine Empfangsbestätigung erhalten. Und legen Sie nicht zu lange die Füße hoch – an dieser Stelle ist die Geschichte noch nicht zu Ende. Die Vorbereitung auf die nächsten Schritte ist entscheidend. Bereiten Sie das Team auf mündliche Präsentationen oder Rückfragen zur Klärung vor.
Aktualisieren Sie das Briefing, sobald der Umfang verhandelt wird. Behalten Sie die vorgeschlagenen Teammitglieder im Auge, um sicherzugehen, dass sie verfügbar sind, sobald das Projekt startet.
Wie bei jedem Projekt läuft auch dieser Prozess nicht immer reibungslos! Wenn Sie häufige Stolpersteine bei Vorschlägen vermeiden oder überwinden möchten, sollten Sie DPM-Mitglied werden und unseren Mini-Kurs „Projektvorschläge meistern“ absolvieren!
Beispiel für einen Projektvorschlag
Wie bereits erwähnt, variieren Aufbau und Inhalt Ihres Projektvorschlags je nach Gelegenheit und Anforderungen. Der beste Ratschlag, den ich geben kann, ist jedoch, den Vorschlag daran auszurichten, was Ihr Publikum interessiert – und nicht an Ihren eigenen Vorlieben.
Jeder Abschnitt sollte auf eine konsistente Reihe von Grundthemen des Nutzens hinarbeiten. Recherchieren Sie, und machen Sie sich mit den Anliegen der Projektstakeholder und Entscheider sowie der Gesamtorganisation vertraut.
Projektvorschlag-Vorlage
Laden Sie Ihre Vorlage hier herunter und nutzen Sie diesen Leitfaden, während Sie diese ausfüllen – die Erkenntnisse in diesem Artikel helfen Ihnen, einen richtig guten Projektvorschlag zu erstellen.
Das oben Gezeigte sollte nicht als endgültige Vorlage für einen Projektvorschlag verwendet werden, daher führe ich Sie im Folgenden durch eine Gliederung, die ich für einen eher typischen Kurzvorschlag für eine Geschäftsleitung halte. Hier sind die Rahmenbedingungen:
- Der Käufer erhält den Vorschlag zur Vorabansicht, aber wir haben die Möglichkeit, ihn persönlich zu präsentieren.
- Der Käufer setzt sich aus mehreren Führungskräften verschiedener Unternehmensbereiche zusammen.
- Es handelt sich nicht um einen Neukunden. Wir haben bereits eine bestehende Geschäftsbeziehung, und der Käufer hat uns um diesen Vorschlag gebeten.
- Den Käufer interessiert primär, was wir für ihn tun werden – weniger unsere Referenzen.
Hier finden Sie einen Beispielaufbau auf Basis der oben genannten Bedingungen:
1. Fassen Sie Ihren Vorschlag und Ihre Qualifikationen in einer prägnanten Einleitung oder Zusammenfassung (Executive Summary) zusammen
Die erste Seite ist nicht unbedingt die erste Seite, die gelesen wird, aber eine Management-Zusammenfassung hilft dabei, Ihre wichtigsten Aussagen an jemanden zu vermitteln, der nur vorhat, die erste Seite und das Preisschild zu lesen.
Verwenden Sie 1-2 Sätze, um jeden der folgenden Schlüsselpunkte zu erläutern: Ihr Verständnis der Herausforderung, Ihr Ansatz, warum Ihr Team die richtige Wahl ist, wie Sie mit deren Team zusammenarbeiten werden und die nächsten Schritte.
2. Zeigen Sie Ihr Verständnis des Problems oder der Herausforderung
Beim Einstieg in den Hauptteil des Angebots ist es oft sinnvoll, mit einer Neubewertung des Problems und des Projektkontextes zu beginnen.
Meine Begründung ist, dass Ihre Leser wahrscheinlich als Erstes etwas über sich selbst hören möchten, nicht über Sie. Über das pure Verständnis hinaus sollten Sie zeigen, dass Sie verstehen, wie das Unternehmen des Auftraggebers funktioniert und welche weitergehenden Auswirkungen das Projekt hat.
Machen Sie deutlich, dass Sie den Umfang und die Ziele des vorgeschlagenen Projekts verstanden haben – legen Sie Ihre Annahmen offen.
3. Beschreiben Sie allgemein, wie Ihr Ansatz das Problem lösen wird
Wenn Sie direkt zur Sache kommen wollen, empfiehlt es sich, Ihr Verständnis der Herausforderung unmittelbar mit einer Vision zu verbinden, wie Sie diese bewältigen werden.
Dies ist in der Regel eine allgemeine Beschreibung Ihres Vorgehens, die das „Warum“ stärker beantwortet als das „Was“ oder „Wie“. Üblicherweise heben wir den geschäftlichen Mehrwert unseres Ansatzes hervor und welche konkreten Ergebnisse wir für den Auftraggeber in Bezug auf seine Anfrage erzielen würden.
Stellen Sie eine Übersicht Ihres Ansatzes dar und erläutern Sie das „Warum“ hinter Ihrer Entscheidung für diesen Weg.
4. Beschreiben Sie Ihren Ansatz und Projektplan detailliert
Für dieses kürzere Format möchten wir unseren Plan nur so detailliert darstellen, dass daraus ein Gespräch entstehen kann (aber stellen Sie sicher, dass Sie alle Details parat haben, wenn Sie ihn präsentieren!).
Oft beinhaltet dies einen groben Zeitplan mit Schlüsselphasen, Meilensteinen sowie Ergebnissen oder Liefergegenständen. Dies kann ein Gantt-Diagramm sein oder einfach größere Zeitrahmen beschreiben. Wir stellen dies in der Regel im Zusammenhang mit dem entstandenen Wert dar (dem „Warum“), nicht nur dem, was wir tun werden (dem „Was“ und dem „Wie“).
5. Stellen Sie das Team vor: Wer macht was und warum sind diese Personen am besten für den Job geeignet?
Für manche Auftraggeber ist das Team genauso wichtig wie der Ansatz. Wenn Sie ein starkes und qualifiziertes Team ins Rennen schicken, heben Sie die jeweiligen Qualifikationen hervor, die Ihre Teammitglieder zur besten Wahl für diese Aufgabe machen, und beschreiben Sie, welchen Beitrag sie zum Projekt leisten werden.
6. Beweisen Sie, dass Sie es bereits erfolgreich umgesetzt haben
Relevante Fallstudien können die Überzeugungskraft Ihres Vorschlags erheblich steigern. Unpassende Fallstudien hingegen führen nur zu Verwirrung. Wenn möglich, fügen Sie Fallstudien bei, die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen, und scheuen Sie sich nicht davor, explizit zu benennen, warum die Fallstudie für Ihre Leser relevant ist:
- Ein Projekt mit ähnlichem Umfang/ähnlicher Herangehensweise
- Ein Projekt, das für einen ähnlichen Organisationstyp in vergleichbarer Größenordnung durchgeführt wurde
- Ein Projekt, bei dem das gleiche Team eingesetzt wurde, das Sie nun vorschlagen
- Ein Projekt, für das Sie eine starke, erfahrene und erreichbare Referenz bieten können
7. Legen Sie Ihre Annahmen offen und erläutern Sie, was Sie von Ihren Lesern für den Erfolg benötigen
In diesem Stadium sollten Sie den Kunden nicht mit kleinteiligen Annahmen verschrecken, aber die Grundlage Ihrer Kalkulationen vermitteln und gleichzeitig aufzeigen, was Sie für den Erfolg vom Kunden benötigen.
Ich empfehle, einen Abschnitt „Was wir von Ihnen benötigen“ aufzunehmen, in dem Punkte wie Zugang zu Daten und früheren Recherchen, eine feste Ansprechperson während des Projekts, Zugang zu Systemen und Dokumentationen, sowie die Teilnahme des Teams an zweiwöchentlichen Planungs- und Review-Sitzungen aufgeführt sind.
8. Stellen Sie die Kosten immer im Zusammenhang mit dem Nutzen dar
Ein großer Fehler, den ich zu Beginn meiner Karriere häufig gemacht habe, war es, eine Kostenaufstellung einfach so auf die Seite zu setzen – ohne jeglichen Kontext.
Käufer reagieren zwangsläufig auf den Preis, und die beste Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, ist es, die Kosten in Relation zum Nutzen darzustellen. Fassen Sie das Angebot an dieser Stelle zusammen: Was hat der Kunde sich gewünscht, welchen Wert liefern Sie, und welchen Preis hat dieser Wert.
9. Fügen Sie gegebenenfalls zusätzliche Informationen als Anhang hinzu
Wenn es Details gibt, die Sie bestimmten Lesern bereitstellen möchten, die eher ergänzenden Charakter haben, fügen Sie diese in einem klar gekennzeichneten Anhang hinzu.
Das kann z.B. Thought Leadership-Inhalte, eine detaillierte Beschreibung Ihrer Methodik, eine Übersicht über Ihr Unternehmen und dessen Managementstruktur, Geschäftsberichte, Ihren Ansatz zu Nachhaltigkeit und gesellschaftlicher Verantwortung, Auszeichnungen etc. umfassen.
Diese Informationen können für einige Leser wichtig sein, sind aber nicht zentral für Ihre Argumentation. Erhöhen Sie nicht unnötig die kognitive Belastung Ihrer Leser.
Expertenrat: So heben Sie Ihren Projektvorschlag hervor
Verstecken Sie Ihr Budget nicht zwischen den Leistungen
Jason Swenk, der eine beeindruckende Annahmequote von 80% für seine Angebote vorweisen kann, empfiehlt ebenfalls, die Preisgestaltung vom Abschnitt zu den Leistungen im Vorschlag zu trennen.
Über den Preis zu sprechen, ist nicht immer angenehm, aber er verdient einen eigenen Bereich. Wenn Sie die Kosten einfach nebenbei bei den Leistungen aufführen, lenken Sie die Aufmerksamkeit des Kunden von Ihrem Potenzial für ihn ab. Sie möchten, dass der Kunde sich vorstellt, was Sie gemeinsam erreichen können – und nicht, wie viel Anteil seines Budgets Sie kosten.
Beweisen Sie Ihren Wert mit früheren Erfolgen
Der Business-Coach Nathan Ingram sagt, Vorschläge sollten keine „Spezifikations“-Arbeiten enthalten. „Du würdest doch nie eine Startseite für einen Kunden entwerfen, bevor er dich bezahlt hat, oder?“ Wenn ein Kunde einen Nachweis deiner Kompetenz verlangt, liefere stattdessen Beispiele und Referenzen.
Setze einen Preisschild an das Problem deines Kunden
Sei überzeugend. Auf einer Konferenz des Project Management Institute 2009 sagte Eddie Merla: „Manchmal ist das Konzept vielleicht richtig dargestellt, aber die Begründung für das Projekt ist schwach.“
Du musst ein überzeugendes Machbarkeitsnachweis-Argument aufbauen, um das Projekt voranzubringen. Eine Herangehensweise besteht darin, dem Problem einen Preis zuzuordnen. Kunden werden viel eher geneigt sein, weiterzumachen, wenn sie glauben, dass das aktuelle Problem sie Geld kostet.
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