Wichtige Punkte, auf die Sie in Projektverträgen und Leistungsbeschreibungen achten sollten

Sally

on Jun 9, 2026

Projektmanager müssen zwischen den Zeilen von Vertriebsdokumenten lesen können, um wichtige Projektinformationen zu erkennen und Unklarheiten zu reduzieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie nicht an der Projektdefinition beteiligt sind. Erfahren Sie, welche Strategien und Fragen Sie nutzen können, um die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen.

Jeder Projektmanager möchte den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt legen – das ist eine Selbstverständlichkeit. Sie möchten genau verstehen, was von Ihnen erwartet wird, und anschließend einen Projektplan für das Team erstellen, um dies zu erreichen.

Um dies zu tun, müssen Sie wissen, wie man Verkaufsdokumente analysiert. Dies ist ein entscheidender Schritt in der Initiierungsphase des Projektlebenszyklus, der Ihnen hilft, die notwendige Abstimmung mit Kunden und Ihrem Projektteam zu erreichen.

Wenn Sie ein Projekt übernehmen und an der Definition nicht beteiligt waren, oder wenn Sie selbst ein neues Projekt abgesteckt haben, der Kunde aber den finalen Vertrag dazu geschickt hat, besteht eine hohe Gefahr, dass Dinge verloren gehen oder missverstanden werden. Das Durchlesen der Verkaufsdokumente beseitigt Unklarheiten oder gibt Ihnen Anlass, Nachfassgespräche einzuleiten und Klarheit zu gewinnen, bevor Sie Ihr Projekt starten.

Die Bedeutung von Verkaufsdokumenten

Warum ist es wichtig, diese Art von Dokumenten aufmerksam zu lesen?

Sie müssen sicherstellen, dass die Version des Vertrags des Kunden mit den Angaben aus dem Projektumfang oder Pitch-Dokument Ihrer Agentur übereinstimmt.
Sie waren nicht an der Definition des Projekts beteiligt; deshalb müssen Sie prüfen, ob das, was Sie vom Sales- oder Account-Team gehört haben, mit dem Vertrag übereinstimmt (evtl. können Sie es auch mit den Daten aus der Customer Resource Management Software abgleichen).
Sie wissen nicht viel über das Projekt und nutzen die Verkaufsdokumente, um Einzelheiten und Projektergebnisse zusammenzutragen.
Sie müssen sicherstellen, dass keine „versteckten“ Anforderungen existieren, die bei der Preisgestaltung Ihrer Firma nicht berücksichtigt wurden.
Sie sollten Ihrem Kunden nachweisen können, dass Sie die Projektparameter verstanden haben und einen Plan zur Steuerung dieser Rahmenbedingungen aufstellen werden.
Es ist Ihre Aufgabe, Projektrisiken zu mindern.

Jeder Projektmanager sollte eine gesunde Portion Skepsis mitbringen. Sie sollten alle Warnsignale erkennen und ihnen vorbeugen, bevor es zu spät ist. Daher sollte einer der allerersten Schritte bei der Projektplanung und -initiierung das gründliche Lesen der Verkaufsdokumentation sein. Zu diesen Dokumenten zählen in der Regel:

Die Anfrage zur Angebotsabgabe des Kunden ("RFP")
Das Projektangebot Ihrer Agentur (auch Pitch Deck oder Sales Proposal genannt)
Der final unterzeichnete Finanzvertrag

Idealerweise können Sie auf alle drei Dokumente zugreifen. Sollte nur eines zwingend gelesen werden müssen, ist es der finale Vertrag – das Dokument, das unterschrieben wurde. Diese Vereinbarung ist rechtsverbindlich und Sie sollten sich mit allen darin enthaltenen Details vertraut machen.

Unabhängig davon, welches Dokument Sie gerade lesen, sollten Sie sie jeweils nach denselben Details durchsuchen. Solche Informationen zu Zeitrahmen, Finanzen, Leistungen oder Prozessen entscheiden darüber, wie Sie den Zeitplan erstellen, das Produkt gestalten, Ihr Budget verwalten oder Ihre wichtigsten Stakeholder einbinden.

Ausschreibungen (RFPs) und Verträge können sehr umfangreich sein und enthalten oft technische oder rechtliche Projektdetails, die nicht immer leicht nachvollziehbar sind – das ist in Ordnung. Konzentrieren Sie sich auf das Kleingedruckte und achten Sie auf Schlüsselbegriffe und Formulierungen, die für Sie relevant sind: Zeitpläne, Budget, Timing und logistische Begriffe.

Welche Fragen sollte ich stellen?

Wenn Sie die RFP, die Pitch-Folien und die Vertragsdetails durchgehen, finden Sie hier eine Checkliste von Punkten, auf die Sie achten sollten. (Weitere wichtige Einstiegsfragen finden Sie hier!)

Budgetdetails

Wie hoch ist der genehmigte Budgetbetrag?
Wie lautet der Satz?
Wird das Budget auf irgendeine Weise segmentiert oder nach Phasen oder Ergebnissen zugeteilt (z. B. Redesign gegenüber fortlaufender Support nach dem Launch)?
Wie viele Job-Codes müssen Sie einrichten (z. B. Redesign, Support usw.)?
Gibt es durchlaufende Kosten?
Gibt es eine Anzahlung oder eine erste Vorauszahlung?
Gibt es eine Bestellnummer oder Vertragsnummer, auf die geachtet werden muss?
Wie lauten die Abrechnungsdetails?
- Handelt es sich um einen Festpreis oder eine Abrechnung nach Aufwand (oder eine andere Abrechnungsart)?
- Wer muss die Rechnung erhalten?
  - Wie lauten deren Kontaktdaten?
- Wie muss die Rechnung zugestellt werden (E-Mail, Papierkopie usw.)?
- Wie lauten die Zahlungsbedingungen?
- Gibt es besondere Hinweise, die der Kunde auf der Rechnung wünscht?

Zeitplan-Details

Gibt es irgendwo im Dokument ein festgelegtes Start- oder Lieferdatum?
Stellt das Dokument Annahmen über die Phasen oder Meilensteine des Projekts auf und darüber, wann diese abgeschlossen sein sollen?
Gibt es zeitliche Treiber, die aufgeführt sind (z. B. Projekt muss vor Beginn des akademischen Schuljahres starten)?
Werden Strafen oder Überlegungen hinsichtlich nicht eingehaltenen geplanten Meilensteinen erwähnt?

Funktionen

Gibt es eine Liste von Pflichtfunktionen?
Was sagt der Leistungsumfang darüber, was Teil des Projekts ist und was in die endgültige Website aufgenommen werden muss?
Wird davon ausgegangen, dass Sie Code oder Assets aus einem anderen Projekt verwenden oder etwas auf eine bestimmte Weise umsetzen?
Sind bestimmte Erwartungen oder Projektziele aufgeführt, wie das Projekt funktionieren oder aussehen soll?
Muss das Projekt mit einem anderen Dienst oder einer Plattform integriert werden?
Werden Anforderungen bezüglich Barrierefreiheit oder Sicherheit genannt?
Gibt es Funktionen oder Anforderungen, bei denen Sie unsicher sind, ob Ihr Team diese erfüllen kann?

Logistik

Gibt es Annahmen bezüglich Teamdynamik oder Entscheidungsträgern?
Sagt der Leistungsumfang etwas über die Nutzung von internen Ressourcen für die Produktion aus?
Wird erwartet, dass bestimmte Projektmanagement-Software oder andere Werkzeuge für die Zusammenarbeit verwendet werden?
Müssen spezielle Überprüfungen oder Genehmigungen in Ihren Zeitplan aufgenommen werden (z. B. Prüfung durch den Stadtrat, rechtliche oder regulatorische Prüfung, Genehmigung durch den Vorstand, Überprüfung durch den Sponsor usw.)?
- Wie lange könnten diese Überprüfungen dauern?
- Gibt es Einreichungsvorgaben oder müssen Sie diesbezüglich nachfragen?
Gibt es Abhängigkeiten auf Ihrer oder der Kundenseite, die berücksichtigt werden müssen?
Werden andere externe Anbieter aufgeführt, mit denen Sie eventuell zusammenarbeiten müssen?

Ein wichtiger Hinweis: Es kann während der Vertriebsphase mehrere Verhandlungen gegeben haben, weshalb die RFP oder das Pitch Deck zum Zeitpunkt der endgültigen Budget- und Vertragszustimmung möglicherweise nicht mehr aktuell ist.

Bitte stimmen Sie sich mit Ihrem Vertriebs- oder Account-Team ab (Vertriebs-Kollaborationstools sind hierfür sehr hilfreich), um herauszufinden, welches Dokument das aktuellste ist. Im Zweifelsfall gilt immer das Papier mit Unterschriften und Datumsangaben.

Was kommt als Nächstes?

Falls Sie noch keine Beziehung zu Ihrem Vertriebs- oder Account-Team aufgebaut haben, nutzen Sie diesen Dokumentenprüfungsprozess, um den Einstieg zu finden und sich stärker in den Vertriebsprozess einzubringen. Für zusätzliche Motivation lesen Sie Galen Lows Blog zu warum Angebote wichtig sind oder seine Tipps zur Erstellung erfolgreicher Angebote.

Wenn Projektmanager einen guten Überblick über finanzielle Dokumente haben, profitieren davon nicht nur Sie selbst, sondern das gesamte Team in der Planungsphase des Projekts. Ärmel hochkrempeln, das Kleingedruckte lesen und alle Details zusammentragen, damit Sie mit Zuversicht starten können!

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