Zusammenstellung eines Angebotsteams: Rollen und Verantwortlichkeiten
Das richtige Angebotsteam ist oft genauso wichtig wie das Angebot selbst. Nach meiner Erfahrung gibt es keine „richtige“ Teamstruktur für ein Angebotsteam, und die Rollen und Verantwortlichkeiten können stark variieren. Tatsächlich kann ein Angebotsteam je nach Art der Gelegenheit und des verwendeten Angebotsprozesses viele Formen und Größen annehmen.
Was ich jedoch mit Sicherheit sagen kann, ist, dass es eine „falsche“ Teamstruktur gibt: jede Konfiguration, bei der nicht ausreichend Abdeckung vorhanden ist, um das Angebot erfolgreich ins Ziel zu bringen. Sehen wir uns also an, welche Abdeckung erforderlich sein könnte.
Welche Rollen im Angebotsteam benötige ich möglicherweise?
Ich weiß, ich habe gesagt, es gibt keine „richtige“ Teamstruktur, aber manchmal braucht man einfach einen Ausgangspunkt. Nachfolgend findest du ein Beispiel für ein typisches Angebotsteam, mit dem ich bei einer Agentur oder Beratung für Aufträge zwischen $500.000 und $2,5 Mio. (USD) arbeiten würde. Diese unterscheiden sich je nach Organisation und Gelegenheit, aber sie können dir eine gute Grundlage geben, falls dieses Gebiet für dein Team neu ist.
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Dein Angebotsteam kann einige oder alle hier aufgeführten Rollen umfassen, abhängig von der Größe deiner Organisation.
Warum ist es wichtig, einen Angebotsmanager zu haben?
Es gibt eine Rolle, die ich oben aufgeführt habe und über die ich etwas hinweggegangen bin — den Angebotsmanager.
Wenn dein Unternehmen Neukundengeschäft ernst nimmt (und das sollte es!), wird ein Angebotsmanager wirklich wichtig. Der Punkt ist: Angebote sind im Grunde Projekte, die gemanagt werden müssen. Einen Angebotsmanager zu haben reduziert deutlich das Risiko eines Fehlschlags durch späte Einreichung, durch ein Angebot, das aufgrund von Nichtkonformität mit dem RFP-Prozess disqualifiziert wird, durch ein qualitativ schlechtes Angebot oder durch andere Risiken, die dein Angebot scheitern lassen könnten.
Einige konkrete Vorteile, die ein Angebotsmanager bringen kann, sind beispielsweise die Erstellung einer Compliance-Matrix zur Verfolgung der Einreichungsanforderungen, die Zuteilung und Planung der Mitwirkenden sowie die Erstellung und Überwachung des Einreichungszeitplans.
Ohne jemanden, der die Rolle des Angebotsmanagers übernimmt, bekommst du Feedback in letzter Minute, eine fehlende Klarheit darüber, wer was macht, unterschiedliche Interpretationen der Angebotsanforderungen, Lücken im Angebot, die du erst einen Tag vor der Abgabe bemerkst, und insgesamt erhöhten Stress.
Und ja, ich spreche hier aus schmerzlicher eigener Erfahrung!
Wie stellst du die richtige Abdeckung sicher?
Unabhängig von deiner Teamstruktur musst du sicherstellen, dass dein Angebotsteam über die nötige Abdeckung verfügt. Greif hierfür auf dein PM-Toolkit zurück und entwickle mit deinem Team eine RACI-Matrix oder eine Abdeckungs-Checkliste.
Kurz gesagt, das Team sammelt alle Aufgaben, die für die Angebotseinreichung zu erledigen sind, und weist jeder Aufgabe einen Verantwortlichen zu (die verantwortliche Person). Bleiben nachher Lücken, musst du dein Team an diesen Stellen verstärken oder jemanden dazu motivieren, diese Verantwortungen zu übernehmen.
Mit einer Angebots-Abdeckungs-Checkliste stellen Projektmanager sicher, dass vor der Abgabe eines Angebots an alles gedacht ist.
Rekrutierung und Aufbau des Angebotsteams
Ein weiteres ebenso wichtiges Element ist wie du das Team zusammenstellst und einweist. Hier einige Tipps, wenn du für die Teamzusammenstellung zuständig bist.
- Binde alle relevanten Perspektiven ein. Lass das UX-Team oder das QA-Team nicht außen vor und denke, du könntest ein wettbewerbsfähiges und realistisches Angebot ohne sie erstellen.
- Stelle sicher, dass deine Hauptverantwortlichen auch in unsicheren Situationen schätzen können. Ein Schätzungsteam, das erwartet, alle Antworten zu haben, wird enttäuscht sein.
- Hole auch Leute ins Boot, die noch nie an einem Angebot gearbeitet haben, damit du neue Perspektiven bekommst und sie dabei lernen können.
- Falls du Kolleg:innen hast, die den Käufer kennen oder Erfahrung mit ähnlichen Projekten haben, solltest du sie unbedingt einbeziehen.
Für das Einweisen der Teammitglieder findest du hier einige bewährte Praktiken:
- Beginnen Sie bereits in der Planungsphase mit einem Opportunity Brief, der Details über den Käufer, die Problemstellung, den Aufgabenbereich der Anfrage, zentrale Risiken und die wichtigsten Termine im Zusammenhang mit der Einreichung enthält.
- Verwenden Sie den Opportunity Brief immer, um Kontext zu geben und das Gespräch auf ein höheres Niveau zu heben, wenn Sie neue Teammitglieder einweisen. Geben Sie diesen im Vorfeld weiter, damit sie die Möglichkeit haben, Fragen zu formulieren, und ermutigen Sie sie, sich während der Arbeit an ihren Teilen des Angebots darauf zu beziehen.
- Fügen Sie Ihrem Opportunity Brief während des gesamten Vertriebsprozesses laufend Details hinzu: Ihre Gewinnstrategien, den groben Aufgabenbereich oder Ansatz, das vorgeschlagene Team, die anvisierte Budgetspanne usw.
- Wenn Ihr Angebot angenommen und das Projekt freigegeben wird, entwickeln Sie den Opportunity Brief zum Project Brief weiter, um die Informationskontinuität sicherzustellen und das Rad nicht neu erfinden zu müssen.
Tipp:
Suchen Sie nach Tipps, wie Sie Teammitglieder richtig einweisen, damit alle dieselbe Vorstellung und den gleichen Aufgabenbereich für Projekt oder Angebot haben? Treten Sie noch heute unserer Community bei und nehmen Sie an unserem Workshop für exzellente Projektbriefings teil!
Was denken Sie?
Haben Sie eine solide Teamstruktur, die wiederholbare Erfolge liefert? Welche Geschichten können Sie zu Angebotsteams erzählen – sowohl, wenn etwas aus dem Ruder lief, als auch, wenn alles reibungslos verlief? Worauf kommt es jenseits von Aufgaben und Verantwortungen an – welche weichen Fähigkeiten und Teamdynamiken haben Ihnen zum Erfolg verholfen? Schreiben Sie es mir in die Kommentare!
Weitere Tipps zu Angeboten finden Sie in Galen Lows Top-Tipps für erfolgreiche Angebote.
