6 Beispiele und Vorlagen für eine Projektstrukturplan (PSP, WBS)

1. Beispiel für einen Projektstrukturplan im Bauwesen

In diesem Beispiel für einen Projektstrukturplan wird das Bauprojekt in spezifische Ergebnisse gegliedert, und zwar in einem verzweigten Ablaufdiagramm für jede Phase des Projekts. Dies ist ein Beispiel für einen phasenbasierten WBS—er ist nach Phasen gegliedert, berücksichtigt aber auch sowohl die Ressourcenzuteilung als auch die Projektergebnisse entsprechend dem Projektumfang.

Dieses WBS-Beispiel definiert klar, welche Schritte in einer Projektphase abgeschlossen sein müssen, bevor die nächste beginnen kann. Es ist eine einfache Möglichkeit, den Ablauf eines Bauprojekts auf einen Blick zu erkennen. Einer der Vorteile von Software für das Bauprojektmanagement ist, dass Sie damit einen Projektstrukturplan schneller und mit weniger Fehlern erstellen können.

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2. Beispiel für einen IT-Projektstrukturplan

Dieses Beispiel für einen projektstrukturplanbasierten IT- oder Softwareentwicklungsprozess fällt in eine Kategorie zwischen einem phasenbasierten WBS und einem verantwortungsbasierten WBS. Jede Spalte repräsentiert ein bestimmtes Team, das spezifische Aufgaben zur Erreichung des Gesamtprojektziels übernimmt.

Dieser WBS-Typ funktioniert gut zusammen mit einem Gantt-Diagramm, um den Überblick zu behalten—Sie können nachverfolgen, an welchen Ergebnissen jedes Team arbeitet und in welchem Zeitraum, damit alle auf Kurs bleiben. Zudem lassen sich potenzielle Engpässe oder Hindernisse leicht erkennen, falls die Aufgaben eines Teams erst begonnen werden können, wenn ein anderes Team seine Aufgaben abgeschlossen hat. So können Sie frühzeitig Maßnahmen zur Vermeidung dieser Engpässe oder Abhängigkeiten planen.

3. Beispiel für einen Projektstrukturplan einer Marketingkampagne

Dieser Projektstrukturplan für eine Marketingkampagne ist ein weiteres Beispiel für einen phasenbasierten WBS, aber er ist auch teilweise ein prozessorientierter WBS.

Die übergeordneten Arbeitspakete beziehen sich auf die Phasen, aber jedes davon wird in Prozesse unterteilt, die innerhalb dieser Phase abgeschlossen werden müssen. Dies kann auch bei der Verwaltung von Kennzahlen und der Festlegung von Erwartungen helfen, solange die Prozesse klar definiert sind und das Team diesen folgt.

4. Beispiel für einen Projektstrukturplan zur Veranstaltungsplanung

Diese Arbeitsstruktur für Veranstaltungsplanung ist ein großartiges Beispiel für eine liefergegenstandsorientierte WBS, da sie zeigt, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um die Veranstaltung erfolgreich zu planen und durchzuführen.

Obwohl die Veranstaltungsplanung mit einem kleinen Team durchgeführt werden kann, erfordern manche Events die Zusammenarbeit mit immer mehr Projektmitarbeitenden. Berücksichtigen Sie, welche Ressourcen benötigt werden, um sicherzustellen, dass alle Arbeiten rechtzeitig erledigt werden und dass Sie nicht zu viele oder zu wenige Teammitglieder haben (damit niemand unterfordert oder überlastet ist).

5. Beispiel einer WBS im Gesundheitswesen

Dieses Beispiel einer Arbeitsstruktur für ein gesundheitsbezogenes Projekt verfolgt sowohl einen phasenbasierten als auch einen liefergegenstandsorientierten Ansatz. Es ist außerdem bemerkenswert, dass das Projekt in zwei Arbeitsstrukturpläne aufgeteilt wurde, was bei Projekten hilfreich ist, die sich über längere Zeit erstrecken.

6. Beispiel einer WBS zur Produktentwicklung

Dieses Beispiel einer Arbeitsstruktur für ein Produktentwicklungsprojekt ist eine phasenorientierte WBS. Jede Phase des Projekts wird dann in konkrete Produktlieferungen unterteilt, die in der jeweiligen Phase abgeschlossen werden müssen (z. B. in der Marketingphase erstellt das Team eine Marktstrategie, einen Marketingplan und alle Marketingunterlagen).

Arten von Arbeitsstrukturplänen (WBS)

Wie bereits erwähnt, lassen sich die meisten Arbeitsstrukturpläne im Allgemeinen in eine von wenigen WBS-Typen einordnen. Ganz gleich, ob sie in Microsoft Excel oder mit WBS-Software erstellt werden: Jeder WBS gehört zu einem dieser Typen, mit einigen Variationen in der visuellen Darstellung und den verwendeten Projektmanagement-Tools.

1. Liefergegenstandsbasierte WBS: Eine liefergegenstandsorientierte WBS ist mit Abstand die gängigste Form des Arbeitsstrukturplans. Sie unterteilt jedes Projekt in konkrete Liefergegenstände und verteilt dann entsprechend die Aufgaben. Dies ist für eine Vielzahl von Projekten nützlich.
2. Phasenbasierte WBS: Eine phasenbasierte WBS eignet sich hervorragend für Projekte mit hohem Risiko- und Ressourcenmanagement, wie z. B. Softwareentwicklung. Dieser Typ unterteilt das Projekt in Phasen, die wiederum in Aufgaben untergliedert werden.
3. Prozessorientierte WBS: Diese Form der WBS wird weniger häufig verwendet. Hierbei wird das Projekt nach den eingesetzten Prozessen aufgeschlüsselt, statt nach den produzierten Liefergegenständen. Das eignet sich besonders für dienstleistungsorientierte Branchen, bei denen die erbrachte Dienstleistung im Fokus steht und nicht ein konkretes Endprodukt.
4. Verantwortungsbasierte WBS: Diese Art der WBS wird bei den komplexesten Projekten mit mehreren Beteiligten, Abteilungen oder Unternehmen eingesetzt. Sie teilt das Projekt in Bereiche auf, je nachdem, wer für welchen Teil des Gesamtprojekts verantwortlich ist.

Wie Sie eine Arbeitsstruktur (WBS) erstellen

Folgen Sie dieser einfachen Aufgabenliste, um eine Arbeitsstruktur (Work Breakdown Structure) für Ihr Projekt zu erstellen.

1. Identifizieren Sie die Projektergebnisse.
2. Teilen Sie die Ergebnisse in Arbeitspakete auf.
3. Ordnen Sie die Aufgaben neu, um eine Reihenfolge für die Durchführung der Aktivitäten festzulegen.
4. Präzisieren Sie Ihre Schätzungen, um sicherzustellen, dass Sie für jede Aufgabe in Ihrem PSP (Projektstrukturplan) einen Arbeitsaufwand zugeordnet haben.
5. Planen Sie die Aufgaben basierend auf der Reihenfolge und dem erwarteten Arbeitsaufwand.
6. Überprüfen Sie die Projektbesetzung, um sicherzustellen, dass Sie einen realistischen Plan auf Basis der verfügbaren Ressourcen erstellt haben.
7. Überprüfen Sie den fertigen Plan gemeinsam mit Ihrem Team, um deren Zustimmung zu erhalten.

Hier sind einige zusätzliche Profi-Tipps, die Sie beim Erstellen Ihres PSP beachten sollten:

• Erstellen Sie ein PSP-Wörterbuch: Ein PSP-Wörterbuch ist ähnlich wie die hierarchische Struktur aufgebaut, enthält jedoch eine kurze Beschreibung jedes Arbeitspakets. Dies hilft, den Umfang jeder Aufgabe zu klären, sodass alle Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten verstehen.
• Beachten Sie die 8/80-Regel: Arbeitspakete sollten nicht weniger als 8 Stunden und nicht mehr als 80 Stunden Aufwand in Anspruch nehmen.
• Verwenden Sie die 100%-Regel: Stellen Sie sicher, dass der PSP 100 % der Arbeit enthält, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind, ohne zusätzliche oder themenfremde Arbeiten. Nachfolgende Aufgaben auf jeder Ebene müssen 100 % der für die Erfüllung der übergeordneten Aufgabe erforderlichen Arbeit abdecken.
• Fokussieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht auf Aktionen: Konzentrieren Sie sich auf Liefergegenstände und Resultate statt auf spezifische Handlungen. Beispiel: Fokussieren Sie sich auf „das Bremssystem“ anstatt auf „die Bremsbeläge kalibrieren“.
• Vermeiden Sie Annahmen: Das Arbeiten mit Annahmen anstelle von überprüften Daten kann das Projekt zum Scheitern bringen. Vermeiden Sie es, Annahmen zu treffen und stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt und vollständig sind.
• Passen Sie die Aufgaben der Projektebene an: Die oberste Ebene repräsentiert das gesamte Projekt und die Leistungsbeschreibung für den Projektlebenszyklus. Verlieren Sie sich nicht in Details.
• Ignorieren Sie kein Feedback: Wenn der PSP nicht mit dem Team und den Stakeholdern überprüft und deren Feedback sowie Zustimmung eingeholt werden, kann es zu Problemen bei der Aufwandsschätzung und der Gesamtdurchführung kommen. Stellen Sie sicher, dass das Projektteam mit den Aufwandsschätzungen im PSP einverstanden ist, um Abstimmung und Verantwortlichkeit zu fördern.

Ihr PSP sollte den gesamten Projektplan bis hin zu den untersten Ebenen der Projektergebnisse detailliert darstellen. Er ist eine von vielen Projektplanungstechniken, die erfolgreiche Projektmanager nutzen.

Tools zur Erstellung einer PSP-Vorlage

Es gibt außerdem eine Vielzahl von PSP-Software-Tools und Vorlagen, die Ihnen das Leben bei der Bearbeitung Ihres PSP erheblich erleichtern können.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, hier eine kostenlose herunterladbare PSP-Vorlage. Um die Datei zu bearbeiten, laden Sie sie als XLSX-Datei herunter und verwenden Sie sie in Google Sheets oder Excel. Die Datei enthält außerdem einen beispielhaft ausgefüllten PSP, den Sie als Modell nutzen können.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie noch mehr drängende Fragen dazu haben, wie Sie eine bestmögliche Projektstruktur für Ihr Projekt erstellen, dann werden Sie Mitglied der DPM-Community und erhalten Sie Zugang zu anderen Digital-Projektmanager*innen, tauschen Sie Ressourcen aus und laden Sie über 100 Vorlagen, Beispiele und Muster herunter.