Was ist der Projektlebenszyklus: Die 5 Phasen erklärt
Eine Geschichte von fünf Phasen: Projekte haben eine definierte Lebensdauer, in der sie die 5 Phasen des Projektlebenszyklus durchlaufen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss.
Werkzeuge des Handwerks: Wenn Sie sich mit der passenden Projektmanagement-Software ausstatten, können Sie Ihre Fähigkeit, die 5 Phasen erfolgreich zu steuern und das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen, erheblich verbessern.
Eine klare Roadmap: Das Befolgen des Projektlebenszyklus stellt sicher, dass Sie als Projektmanager jederzeit die wichtigen Schritte kennen, die nötig sind, um das Projekt auf Kurs zu halten und voranzubringen.
Umgang mit Unsicherheit: Egal, wie viel Unklarheit oder Unsicherheit bewältigt werden muss (oder welche unerwarteten Wendungen das Projekt nimmt), Sie haben immer eine verlässliche Struktur, zu der Sie zurückkehren und sich neu ausrichten können.
Alle Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben mit einem Anfang und einem Ende. Sie durchlaufen dieselben fünf Schritte im Projektmanagement: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss. Sobald der Wert des Projekts geliefert wurde, endet das Projekt. Dies wird als Projektlebenszyklus bezeichnet.
Ich werde jede Phase des Lebenszyklus beleuchten und erläutern, wie du sie auf deine Projekte anwenden kannst. Ein wichtiger Aspekt für ein erfolgreiches Projekthandling im Rahmen des Projektlebenszyklus ist die Nutzung der richtigen Projektmanagement-Softwaretools, die jede Phase des Projekts unterstützen können.
Was ist der Projektlebenszyklus?
Der Projektlebenszyklus umfasst die Phasen eines Projekts, die für eine effektive Durchführung erforderlich sind. Er bestimmt die Reihenfolge der Prozesse und Projektphasen, die ein Projekt während seiner Umsetzung durchläuft, und beschreibt den grundlegenden Ablauf des Projekts.
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Das PMI (Project Management Institute) hat diese fünf Projektmanagement-Prozessgruppen oder Projektmanagementphasen definiert, die gemeinsam den Projektlebenszyklus bilden.
- Projektinitiierung
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektüberwachung & Steuerung
- Projektabschluss
Das PMI hat im Grunde gesunden Menschenverstand genommen und ihn als Projektlebenszyklus bezeichnet. Dies ist der De-facto-Standard für die Projektdurchführung, den du im 370-seitigen Leitfaden der 7. Ausgabe des Project Management Body of Knowledge (PMBOK) findest. (Es ist zu beachten, dass der Lebenszyklus bei Projekten, die agilen Methoden wie Scrum folgen, abweichen kann.)
Es ist eine sehr lange – und ehrlich gesagt todlangweilige – Lektüre. Hier ist daher eine kompakte Zusammenfassung jedes Schrittes im Projektmanagement mit allen wichtigen Erkenntnissen.
Die 5 Phasen des Projektlebenszyklus
Im Folgenden gehe ich auf jede der Lebenszyklusphasen ein und erkläre, was in den fünf Phasen des Projektmanagements passiert.
1. Phase: Projektinitiierung
Die Initiierung ist die erste Phase des Projektlebenszyklus. Sie umfasst ein Projekt-Kick-off-Meeting mit deinem Team und dem Kunden, um deren Engagement für den Projektstart zu erhalten.
Du versammelst alle verfügbaren Informationen, um den Projektumfang, die Kosten und die benötigten Ressourcen zu definieren. Das Ziel der Initiierungsphase ist es, das manchmal sehr lose Briefing eines Projekts genau zu verstehen, welche Anforderungen das Projekt erfüllen und welche Ergebnisse erzielt werden müssen, um erfolgreich zu sein.
Dies erfordert in der Regel die Identifikation aller Projektbeteiligten und die Sicherstellung, dass sie ein gemeinsames Verständnis von Projektinhalt und Business Case haben – also dem Problem, das das Projekt lösen soll.
In dieser Projektinitiierungsphase wird auch beurteilt, ob der Business Case überhaupt realisierbar ist. Als Projektmanager musst du eine ausreichende Machbarkeitsstudie bzw. einen Proof-of-Concept durchführen, um die Projektziele zu ermitteln und anschließend einen Lösungsansatz vorschlagen, um diese zu erreichen.
Zentrale Schritte während der Projektinitiierung
- Erstelle ein Projektauftrag-Dokument: Was sind die Vision, das Ziel und die Aufgabenstellung dieses Projekts?
- Bestimme den groben Projektumfang und die zu liefernden Ergebnisse: Welches Produkt oder welche Dienstleistung soll erbracht werden?
- Führe eine Machbarkeitsstudie durch: Was ist das Hauptproblem und welche Lösungsmöglichkeiten gibt es?
- Schätze die groben Kosten ab und erstelle einen Business Case: Welche Kosten entstehen und welchen Nutzen bringt die Lösung?
- Identifiziere Stakeholder: Wer ist vom Projekt betroffen, wie wirkt sich das Projekt auf sie aus und welche Anforderungen haben sie?
Für PRINCE2- oder PMI-Methoden wird das oben Genannte typischerweise in einem Projektinitiierungsdokument (PID) zusammengefasst, in einer Agentur hingegen meist in einem ersten Leistungsbeschreibung (SoW) festgehalten.
2. Projektplanungsphase
Nach der Freigabe zum Start in der Initiierungsphase kannst du mit der Projektplanung beginnen, zumeist mit einem Gantt-Diagramm-Tool oder mit einem allgemeineren Projektplanungstool.
Die Planungsphase ist die Phase, in der du sämtliche anstehenden Aufgaben definierst und die Roadmap festlegst, der du für den Rest des Projekts folgst. Du überlegst, wie du das Projekt durchführen wirst und beantwortest diese Fragen:
- Was genau werden wir tun?
- Wie werden wir es tun?
- Wann werden wir es tun?
- Woran erkennen wir, dass wir fertig sind?
Während dieses Schritts im Projektmanagement musst du entscheiden, wie du und dein Team die Projektziele erreichen werdet. Es lohnt sich, diese Ziele anhand von drei Kriterien zu bewerten: Was ist möglich, leidenschaftlich und verbreitet?
- Möglich: Strebe nach etwas, das erreichbar ist. Frage dich: Entspricht die Lösung dem Budget? Hat mein Team die Fähigkeiten dazu? Haben wir genug Zeit? Unrealistische Ziele führen zum Scheitern.
- Leidenschaftlich: Projekte sind anspruchsvoll, daher willst du ein Team, das emotional im Projekt involviert ist. Frage dich: Kann dein Team für dieses Projekt Begeisterung entwickeln? Ist es eine Aufgabe, die sie gemeinsam verfolgen können? Niemand möchte Zeit und Energie in etwas investieren, das ihm nicht sinnvoll erscheint, selbst wenn es zum Job gehört.
- Verbreitet: Hat das Projekt das Potenzial, ein bahnbrechender Erfolg zu werden? Ist es eine vollständige Lösung für das gestellte Problem oder nur eine Übergangslösung? Kann es weiterentwickelt, ausgebaut und zur dauerhaften Arbeitsweise werden?
Mir gefällt diese "3 P"-Sichtweise auf Ziele, aber möglicherweise bist du auch mit dem Prinzip der CLEAR-Ziele vertraut: kollaborativ, begrenzt, emotional, wertschätzend und anpassbar.
Die Planungsphase resultiert in einem Projektplan, der Projektaktivitäten, Aufgaben, Abhängigkeiten, Zeitrahmen und Kosten beinhaltet. Es ist außerdem sinnvoll, auch für Ressourcen, Qualität, Risiken, Abnahmekriterien, Kommunikation und Beschaffung einen Plan zu entwickeln.
Schlüsselschritte bei der Projektplanung
- Erstellen Sie einen Projektmanagementplan: Identifizieren Sie die Phasen, Aktivitäten, Einschränkungen und den Projektzeitplan, und erstellen Sie einen Projektzeitstrahl mit einer Struktur zur Aufgabenzerlegung (WBS) und einem Gantt-Diagramm.
- Erstellen Sie einen Finanzplan: Erstellen Sie ein Projektbudget und eine Kostenschätzung sowie einen Plan zur Budgetverteilung über Ressourcen und Abteilungen hinweg
- Erstellen Sie einen Ressourcenplan: Stellen Sie ein großartiges Team zusammen, rekrutieren und planen Sie die nötigen Ressourcen für das Projekt in Ihrer Ressourcenmanagement-Software
- Erstellen Sie einen Qualitätsplan: Legen Sie Ihre Qualitätsziele und -kennzahlen fest
- Erstellen Sie einen Risikoplan: Identifizieren Sie mögliche Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten; ordnen Sie einen Verantwortlichen zu und entwickeln Sie einen Maßnahmenplan, wie Sie diese vermeiden oder bewältigen können
- Erstellen Sie einen Abnahmeplan: Legen Sie Kriterien dafür fest, was als „fertig“ und „geliefert“ gilt
- Erstellen Sie einen Kommunikationsplan: Listen Sie Ihre Stakeholder auf und planen Sie die Kommunikationsfrequenz in Ihrem Projekt in Ihrem Kommunikationstool
- Erstellen Sie einen Beschaffungsplan: Finden Sie alle notwendigen Drittanbieter und vereinbaren Sie die Bedingungen
3. Projektausführungsphase
Dies ist der Teil des Projektlebenszyklus, in dem Sie endlich Ihren großartigen Projektplan umsetzen. Sie holen Ihre Ressourcen an Bord, briefen sie, legen Spielregeln fest und machen sie miteinander bekannt. Danach legt jede:r los und erledigt die im Plan definierten Aufgaben. Ganz einfach (theoretisch).
Als Projektmanager:in wechseln Sie von der Projektplanung und Dokumentation zur Freigabe und beginnen mit der Ausführung. Jetzt führen und steuern Sie das Team auf die Lieferung hin. Sie verbringen Zeit in Briefings, Meetings und Reviews und sorgen dafür, dass das Projekt im Zeitplan bleibt, während es den weiteren Projektzyklus durchläuft.
Wichtige Schritte in der Projektausführung
- Teamführung: Geben Sie eine Vision für den Erfolg vor und befähigen Sie das Team, diese zu erreichen
- Aufgaben erstellen: Definieren Sie klar, was zu tun ist und die Kriterien für jede Projektaufgabe
- Aufgaben-Briefing: Stellen Sie sicher, dass das Team genau weiß, was zu tun ist und bis wann es erledigt sein muss
- Kundenmanagement: Arbeiten Sie mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse akzeptabel sind
- Kommunikation: Informieren und aktualisieren Sie die richtigen Personen zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal
4. Phase: Projektüberwachung und -steuerung
Dieser Schritt im Projektmanagement umfasst das Berichten über die Leistung, das Überwachen und das Steuern des Projekts. (Unser Projektstatusbericht-Fahrplan führt Sie durch den gesamten Berichtsprozess, den die meisten Software-Tools bis zu einem gewissen Grad automatisieren können.)
Das bedeutet, sicherzustellen, dass das Projekt nach Plan verläuft, und wenn nicht, steuernd einzugreifen, um es wieder auf Kurs zu bringen. Sie werden in jeder Phase des Projektlebenszyklus auf eine Art das Projekt überwachen und steuern.
Das bedeutet zunächst, die Daten (in der Regel aus Stundenzetteln und Berichten Ihrer Projektmanagement-Software) zu erfassen, um den Fortschritt effektiv mit dem ursprünglichen Plan zu vergleichen.
Zweitens nehmen Sie die Daten und vergleichen sie mit dem Gesamtfortschritt des Projekts, dem Abschluss von Meilensteinen und Aufgaben, dem Budgetverbrauch und der im ursprünglichen Plan vorgesehenen Zeit. Indem Sie die Ist-Daten mit dem Plan vergleichen, können Sie feststellen, ob Sie die Ziele bezüglich Zeitplan, Kosten, Qualität und Erfolgskriterien oder wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) erreichen.
Und wenn Sie feststellen, dass die Dinge nicht ganz nach Plan laufen (was selten der Fall ist), müssen Sie herausfinden, wie Sie umsteuern können, um dennoch ein Ergebnis zu liefern, das den Kunden zufriedenstellt und die Budget-, Zeit- und Qualitätsvorgaben einhält.
Zentrale Schritte für das Projektmonitoring und -controlling
- Kosten- & Zeitmanagement: Überprüfung von Stundenzetteln und Ausgaben, um diese zu erfassen, zu kontrollieren und mit dem Projektbudget, Zeitplan und den Aufgaben abzugleichen
- Qualitätsmanagement: Überprüfung der Projektergebnisse und Sicherstellung, dass diese die definierten Abnahmekriterien erfüllen
- Risikomanagement: Überwachung, Steuerung, Management und Minderung potenzieller Risiken und Probleme
- Abnahmemanagement: Durchführung von User-Acceptance-Tests und Aufbau eines Review-Systems, um sicherzustellen, dass alle Ergebnisse den Bedürfnissen des Kunden entsprechen
- Change Management: Wenn das Projekt vom Plan abweicht, Steuerung notwendiger Änderungen, damit der Kunde mit den erforderlichen Anpassungen zufrieden ist
5. Projektabschlussphase
In der Abschlussphase des Projektlebenszyklus ist Ihr Projekt im Grunde beendet und Ihre Rolle als Projektmanager läuft aus. Aber das Projekt ist noch nicht ganz vorbei.
Während dieses Projekt-Ramp-Downs und der Abschlussphase führen Sie ein Post-Projekt-Review-Meeting oder ein Post-Mortem durch, um die Stärken und Schwächen des Projekts und Teams, was schiefgelaufen ist oder nicht so gut lief, und wie man sich für künftige Projekte verbessern kann, zu besprechen.
Dies kann eine der lohnendsten Phasen des Projektmanagements sein, da es eine hervorragende Gelegenheit ist, wertvolle Teammitglieder zu würdigen und Erfolge zu feiern.
Zentrale Schritte für den Projektabschluss
- Analyse der Projektleistung: Dies ist eine Bewertung, wie gut das Projekt gemanagt wurde und ob die ursprünglichen Schätzungen von Kosten und Nutzen korrekt waren. Gab es unvorhergesehene Risiken? Welche Probleme sind aufgetreten und wie wurden sie gelöst? Wurde der Projektplan geändert und wenn ja, wie?
- Teamanalyse: Haben alle ihre zugewiesenen Aufgaben erledigt? Waren sie engagiert und motiviert? Haben sie genau gearbeitet und Verantwortung übernommen? War die Kommunikation im Projektteam gesund und konstruktiv?
- Projektabschluss: Abschluss aller Aufgaben, die nötig sind, um das Projekt offiziell zu beenden. Dazu gehören das Schließen von Lieferantenverträgen, das Unterzeichnen von Verträgen und die Abgabe aller erforderlichen Projektdokumentationen.
- Nachbetrachtung nach der Umsetzung: Erstellen Sie eine formale Analyse von Erfolgen und Misserfolgen, den daraus resultierenden Lessons Learned und Vorschlägen für die Zukunft. Am Ende jedes erfolgreichen Projekts werden Sie feststellen, dass es immer Verbesserungspotenzial gibt.
Warum ist der Projektlebenszyklus wichtig?
Auch wenn der Projektmanagement-Zyklus vielleicht nicht sonderlich spannend klingt, ist er wichtig, weil wir als Projektmanager ihn steuern und begleiten.
Die Schritte, die in jedem Projekt durchlaufen werden, sind im Allgemeinen immer die gleichen: Ziele des Projekts definieren, einen Projektplan zur Zielerreichung aufstellen und dann dafür sorgen, dass alles umgesetzt wird.
Verschiedene Projektmanager oder Agenturen verwenden möglicherweise leicht unterschiedliche Begriffe, um die Phasen des Projektlebenszyklus zu beschreiben, aber im Grunde sind sie alle ziemlich ähnlich.
Der Projektlebenszyklus bietet Projektmanagern Schritte, denen sie während des gesamten Projekts folgen können. Er legt fest, wo der Startpunkt ist und welche nächsten Schritte jeweils im Projekt zu gehen sind. Egal wie chaotisch es wird, du hast immer eine verlässliche Struktur, auf die du zurückgreifen und dich neu organisieren kannst.
Wenn der Projektlebenszyklus komplex wird
Der Projektlebenszyklus im Projektmanagement ist doch einfach, oder? Natürlich nicht! Sowohl einfache als auch komplexe Projekte beinhalten viele Variablen und jede Menge Grauzonen.
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