Kapazitätsplanung vs. Ressourcenplanung: Zentrale Unterschiede
Kapazitätsengpass: Die Kapazitätsplanung hilft Ihnen einzuschätzen, wie viel Arbeit Ihre Teammitglieder übernehmen können und stellt sicher, dass die Ressourcen der Nachfrage entsprechen, ohne Engpässe zu verursachen.
Ressourcen einsatzbereit: Die Ressourcenplanung konzentriert sich darauf, die richtigen Werkzeuge und Personen den passenden Aufgaben zuzuordnen, damit jedes Projekt mit minimalen Verlusten optimal unterstützt wird.
Ein starkes Team: Die Kombination aus Kapazitäts- und Ressourcenplanung hilft Ihnen, die Leistung zu optimieren, Angebot und Nachfrage auszubalancieren und die Ressourcenzuteilung an Ihre strategischen Ziele anzupassen.
Der Kristallkugel-Effekt: Proaktive Kapazitäts- und Ressourcenplanung wirkt wie eine Kristallkugel, mit der Sie Herausforderungen und Chancen voraussehen können, sodass Projekte termingerecht und kosteneffizient abgeschlossen werden können.
Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung sind eng verwandte Konzepte mit leicht unterschiedlichen Schwerpunkten.
Bei der Kapazitätsbewertung vergleicht man Angebot und Nachfrage und trifft dann Entscheidungen darüber, wie etwaige Lücken geschlossen werden können. In der Ressourcenplanung liegt der Fokus stärker auf den Details – welche Ressourcen werden benötigt und wie werden diese zugewiesen und gemanagt, um ein effektives Portfoliomanagement zu gewährleisten.
Was ist Kapazitätsplanung?
Kapazitätsplanung umfasst den Vergleich der Verfügbarkeit von Teammitgliedern mit den Projektanforderungen und daraufhin Entscheidungen, wie eventuelle Lücken geschlossen werden können. Mithilfe von Kapazitätsplanungs-Software lässt sich die Ressourcenauslastung in Echtzeit leichter überwachen und die künftige Nachfrage prognostizieren.
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Beispiel für Kapazitätsplanung
Wie läuft der Kapazitätsplanungsprozess in der Praxis ab? Hier ist ein Beispiel für Workload-Kapazitätsplanung:
- Ihr Projektportfolio besteht aus zwei Produktlinien, die mit den aktuellen Ressourcen bedient werden.
- Im nächsten Quartal möchten Sie ein neues Projekt starten, das eine dritte Produktlinie einführt.
Zuerst bewerten Sie Ihr vorhandenes Angebot an personellen Ressourcen im Vergleich zur Nachfrage mit Grobkapazitätsplanung. In diesem Beispiel stehen Ihnen 10 Vollzeit-Ingenieure und 2 Vollzeit-Produktmanager für Ihre aktuellen Projektbedürfnisse zur Verfügung.
Auch wenn diese Teammitglieder Vollzeit arbeiten, heißt das nicht, dass sie täglich 8 Stunden pro Projekt zur Verfügung stehen. Sie müssen Pausen für Mittagessen und Toilettengänge sowie Krankheitstage und bezahlten Urlaub berücksichtigen, wenn sie festangestellte Mitarbeiter (keine Freelancer) sind.
Eine realistischere Kapazitätsschätzung wäre 5 Stunden pro Tag. Das entspricht 12 Mitarbeiter x 5 Stunden/Tag x 5 Tage/Woche = 300 Stunden/Woche.
Vergleichen Sie nun Ihr Angebot mit den bevorstehenden Projektanforderungen. Wenn die dritte Produktlinie denselben Personalbedarf hat (1 Produktmanager und 5 Ingenieure), dann ergibt sich eine erwartete Nachfrage von 6 Mitarbeiter x 5 Stunden/Tag x 5 Tage/Woche = 150 Stunden/Woche.
Wie gehen Sie die Lücke zwischen Angebot und Nachfrage an?
- Option 1: Die Unterstützung einer der bestehenden Produktlinien einstellen und die Ressourcen stattdessen der neuen Produktlinie zuweisen. Dies ist eine Frage der Priorisierung.
Falls Ihre Stakeholder beschließen, dass die neue Produktlinie unbedingt eingeführt werden soll, haben Sie zwei weitere Möglichkeiten:
- Option 2: Zusätzliche Ressourcen mit den benötigten Fähigkeiten einstellen, um die neue Produktlinie zu unterstützen. Dabei gibt es die Auswahl unter drei verschiedenen Kapazitätsplanungsstrategien:
- Wenn Sie zusätzliche Kapazitäten vor dem tatsächlichen Bedarf einstellen, handelt es sich um eine Lead-Strategie. Das ist riskant, falls die prognostizierte Nachfrage ausbleibt, denn das wirkt sich negativ auf die Rentabilität aus.
- Wenn Sie schrittweise einstellen, sobald der Bedarf eintritt, ist das eine Match-Strategie.
- Wenn Sie mit der Einstellung warten, bis der Bedarf tatsächlich eintritt, nutzen Sie eine Lag-Strategie (die Produktion kann verzögert werden, bis die neuen Ressourcen verfügbar sind.)
- Option 3: Die Unterstützung für drei Produktlinien mit der aktuellen Kapazität leisten. Das ist riskant, da eine Überlastung zum Burnout führen kann.
Unsere Kapazitätsplanungs-Vorlage (verfügbar über unsere Mitglieder-Community) und unser Leitfaden zu Best Practices im Kapazitätsmanagement werden Ihnen beim Durchlaufen dieses Prozesses hilfreich sein.
Was ist Ressourcenplanung?
Ressourcenplanung beschäftigt sich damit, wie ein Unternehmen seine Ressourcen zur Ausführung von Projektaufgaben zuteilt. Es handelt sich um den Prozess, verfügbare Ressourcen zu identifizieren, Projekttätigkeiten nach Verfügbarkeit und Qualifikation den richtigen Personen zuzuweisen und diese Ressourcen im Tagesgeschäft zu managen.
Ressourcenmanagement-Software speichert z. B. historische Projektdaten, Arbeitszeiten der Teammitglieder und angestrebte Ressourcenauslastung, um Ihnen bei der Erstellung eines soliden Personalplans zu helfen.
Beispiel für Ressourcenplanung
Gehen wir zurück zu dem Beispiel, in dem Ihr Unternehmen eine dritte Produktlinie einführen möchte. Gehen wir erneut davon aus, dass Sie für dieses Projekt 5 Ingenieure und 1 Produktmanager benötigen.
Sobald Sie Ihre anstehenden Projekte inventarisiert und deren Ressourcenbedarf ermittelt haben, müssen Sie die Verfügbarkeit der Ressourcen bestimmen. Haben Sie intern genügend Ressourcen, um die Arbeit zu unterstützen, oder müssen Sie extern Personal einstellen?
Weisen Sie danach die Ressourcen projektbezogenen Aufgaben zu, basierend auf den geforderten Fähigkeiten. Hierbei gehen Sie ins Detail, also wie viele Back-End- und wie viele Front-End-Ingenieure für die Ausführung der Arbeit benötigt werden. Erstellen Sie einen Backup-Plan für den Fall, dass Sie die notwendigen Projektressourcen nicht zum gewünschten Zeitpunkt sichern können.
Wenn Sie Ihren Ressourcenmanagement-Plan erstellt haben, ordnen Sie konkrete Ressourcen dem Projekt zu und überwachen Sie in Echtzeit, wie diese genutzt werden. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen während der Projektausführung vor, um Engpässe bei den Ressourcen zu vermeiden.
Kapazitätsplanung vs. Ressourcenplanung: Unterschiede & Gemeinsamkeiten
Hier ist eine Zusammenfassung, wie sich Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung in einigen Kernbereichen unterscheiden und ähneln:
| Kapazitätsplanung | Ressourcenplanung | Gemeinsamkeiten | |
|---|---|---|---|
| Zweck | Vergleicht Ressourcenverfügbarkeit mit Projektanforderungen | Identifiziert, weist zu und verwaltet Ressourcen, um Projektanforderungen zu erfüllen | Bewertet Ressourcenverfügbarkeit als Schlüsselfaktor |
| Strategien | Lead-, Match- oder Lag-Strategie | Berücksichtigt Ressourcenverfügbarkeit, Kosten, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten | Berücksichtigt Ressourcenverfügbarkeit und Verantwortlichkeiten |
| Umfang | Strategische Übersicht zu Angebot und Nachfrage | Detaillierte Sicht auf Ressourcenzuteilung und Ressourcennutzung | Beurteilt Ressourcennachfrage |
| Zeithorizont | Laufend, idealerweise. Alternativ: zum Quartalsende, Jahresabschluss ODER vor Beginn eines neuen Projekts | Laufend | Sollte kontinuierlich bewertet werden |
Unterschiede
1. Unterschiedliche Detaillierungsgrade: Strategisch vs. Ausführungsorientiert
Die Kapazitätsplanung bezieht sich auf das Gesamtbild von Angebot und Nachfrage im Projektportfolio und identifiziert Lücken. Diese Informationen helfen bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich Priorisierung und Ressourcenverteilung.
Die Ressourcenplanung betrachtet, wie Ressourcen auf Projektebene zugewiesen werden und unterstützt Sie, Personalentscheidungen auf Basis von Verfügbarkeit, Kosten, Verantwortung und Abhängigkeiten zu treffen.
2. Unterschiedliche Zeithorizonte
Abhängig vom Reifegrad Ihres Kapazitätsplanungsprozesses können Sie die Kapazitätsplanung einmalig durchführen – am Quartalsende, am Jahresabschluss oder im Vorfeld eines neuen Projekts. Die Ressourcenplanung hingegen sollte stets fortlaufend erfolgen.
Gemeinsamkeiten
1. Ressourcenverfügbarkeit bewerten
Die Ressourcenverfügbarkeit ist sowohl bei der Kapazitätsplanung als auch bei der Ressourcenplanung entscheidend.
Die Kapazitätsplanung untersucht, ob Ihr aktueller Ressourcenpool in der Lage ist, bevorstehende Projekte zu unterstützen. Dazu gehört auch die Überlegung, ob diese Ressourcen noch zusätzliche Kapazitäten für andere Projekte haben.
Auch bei der Ressourcenplanung prüfen Sie die Verfügbarkeit, um Entscheidungen zur Ressourcenzuteilung treffen zu können.
2. Ressourcennachfrage berücksichtigen
Die Ressourcennachfrage ist ein weiteres zentrales Element der Kapazitätsplanung und der Ressourcenplanung. Wenn Sie nicht in der Lage sind, den zukünftigen Ressourcenbedarf exakt zu prognostizieren, wird es schwierig, eine Strategie zu entwickeln, wie Sie Ihre Kapazitäten anpassen oder vorhandene Ressourcen optimal zuweisen.
Wann sollte Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung eingesetzt werden?
Nutzen Sie wichtige Wendepunkte im Geschäftszyklus, wie das Ende eines Quartals oder Geschäftsjahres oder den Beginn eines neuen Projekts, um Ihre bestehende Kapazität zu analysieren und mit der prognostizierten Nachfrage zu vergleichen. Dies hilft Ihnen, kluge und zeitgerechte Personalentscheidungen zu treffen.
Wenn Sie einen guten Überblick über Angebot und Nachfrage haben, ordnen Sie Ihre Ressourcen so zu, dass die Nachfrage gedeckt wird, und überwachen und passen Sie diese bei Bedarf im Verlauf der Projektausführung an.
Weiterlesen: Schauen Sie sich unsere Liste der besten Softwarelösungen für das Mitarbeiter-Ressourcenmanagement an, um bei Ressourcen- und Kapazitätsplanung immer den Überblick zu behalten.
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