Was ist Agile Planung? Funktionsweise, Prozess & Vorteile
Wenn Sie einen Plan machen, wohlwissend, dass er sich ändern wird, ist es dann überhaupt ein Plan? Und ob!
Agile Planung mag zunächst etwas widersprüchlich klingen, weil der agile Ansatz auf iterativer Entwicklung basiert. Tatsächlich habe ich schon Leute sagen hören, dass agile Projektsteuerung nicht planbar ist, doch diese Menschen irren sich (und versuchen vermutlich nur, jegliche Vorarbeit zu vermeiden)!
Auch wenn Agilität darauf beruht, offen für Veränderungen zu sein und bei neuen Erkenntnissen umzudenken, kann ein fehlender Plan zu mehr Nacharbeit und Anpassungsbedarf führen.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Denkweise über Planung zu verändern und sich darauf zu konzentrieren, Wertschöpfung schrittweise zu liefern (und dennoch einem Plan zu folgen), ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.
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Was ist agile Planung?
Agile Planung ist der Prozess, eine Vision, eine Roadmap und Wege zum Erreichen des gewünschten Ergebnisses zu definieren sowie den Fortschritt während des gesamten Entwicklungszyklus zu verfolgen.
Sie übernimmt die Prinzipien traditioneller Projektplanung und erweitert diese um das Konzept kontinuierlicher Verbesserung. So entsteht eine Planungsmethodik, die darauf ausgerichtet ist, Teams bei der kontinuierlichen Wertschöpfung für Kunden zu unterstützen.
Anders ausgedrückt ist agile Planung ein flexibler Ansatz zur Projektplanung, bei dem wir Anpassungsfähigkeit und Zusammenarbeit betonen, um kontinuierlich und Schritt für Schritt Wert zu liefern und dabei Projektpläne und Ergebnisse stetig zu verfeinern. Um diesen Ansatz effektiv umzusetzen, können speziell für agile Arbeitsabläufe entwickelte Projektplanungs-Tools den Prozess unterstützen und vereinfachen.
Zu verstehen, wie agile Projektplanung möglich ist, beginnt mit dem Verständnis der zentralen agilen Prinzipien und Werte: Dazu zählen vor allem iterative Vorgehensweisen und schrittweise Entwicklung, enge Feedbackschleifen und selbstorganisierte Teams.
Die 5 Ebenen der agilen Planung
Agile Projektplanung oder agile Softwareentwicklung umfasst fünf unterschiedliche Planungsstufen. Sie beginnt mit der breitesten und abstraktesten Ebene (Vision) und arbeitet sich dann bis hinunter zur Planung von Releases und einzelnen Iterationen. Jede Ebene ebnet den Weg für die nächste.
1. Gesamtvision
Die Vision für Ihr Produkt oder Projekt bildet den besten Startpunkt für die agile Planung. Sie definieren, wie die gewünschte Zukunft aussehen könnte (ich sage "könnte", weil sie sich noch ändern kann) – und hier legen Sie die Grundlage für das Ziel. Die Visionsplanung erfolgt meist jährlich, plus oder minus etwa sechs Monate.
Die Vision dient dazu, das Team zu bündeln und auf ein gemeinsames Ziel zu fokussieren. Sie bietet auch einen Maßstab, um verschiedene Optionen und Entschlüsse, die sich auf dem Weg ergeben, zu prüfen.
Die Vision wird in der Regel von einer Produktmanagerin, einem wichtigen Stakeholder oder einem Projektsponsor erstellt und ist eine klare und überzeugende Aussage darüber, was mit Projekt oder Produkt erreicht werden soll. Elemente einer Vision können Zweck, Ziele und gewünschte Ergebnisse sein.
Bei der Entwicklung einer Vision sollten Sie folgende Fragen beantworten:
- Welches Problem lösen wir?
- Für wen lösen wir dieses Problem?
- Welche Ziele wollen wir erreichen?
- Woran erkennen wir, dass wir die Ziele erreicht haben?
Ohne eine klare Vision verliert man leicht das Ziel aus den Augen – und auch den Grund, warum das Team überhaupt zusammenarbeitet.
2. Roadmap-Planung
Die Roadmap-Planung beginnt damit, Ihre Vision in Kernthemen oder zentrale Initiativen zu unterteilen – je nach Reichweite der Vision. Diese Themen können Handlungsfelder oder Schwerpunkte darstellen, die das Projekt oder Produkt erfüllen soll.
Sobald die wichtigsten Themen oder Initiativen definiert sind, werden sie nach ihrem Wertbeitrag oder anderen Kriterien priorisiert. Im Anschluss erstellen Sie eine Produkt-Roadmap oder einen Zeitplan, um diese Prioritäten und deren Umsetzungsmöglichkeiten visuell darzustellen.
Vielleicht fragen Sie sich: „Wie kann man denn überhaupt so früh Aufgaben auf eine Zeitachse legen, wenn noch nicht abzuschätzen ist, wie aufwändig deren Entwicklung sein wird?“
Das ist eine großartige Frage, aber es handelt sich um keine exakte Wissenschaft – vielmehr ist es eine Kunst. Was ich in der Regel tue, ist, mit den Leitern der Umsetzungsteams zu sprechen, um eine grobe Einschätzung darüber zu erhalten, wie lange jedes einzelne Element von Anfang bis Ende dauern wird. Ich präsentiere sie dann auf dieser Ebene und lasse im Fahrplan bewusst ein wenig zusätzliche Zeit, da sich Dinge ändern und wir manchmal einfach länger brauchen. Dieser Ansatz passt gut zu den Prinzipien der rollierenden Planung, bei denen detaillierte Planungen schrittweise erfolgen.
Teilen Sie den Fahrplan, während Sie ihn erstellen, um Feedback von wichtigen Stakeholdern und Teammitgliedern der Lieferung einzuholen. So werden alle darüber informiert, worauf Sie den größten Wert legen, Sie erhalten Rückmeldungen und können das Team darüber informieren, was als Nächstes ansteht.
3. Release-Planung
In der Release-Planung trifft die Praxis auf den Fahrplan. Hier geht das Team die Details zu den einzelnen Punkten auf dem Fahrplan durch und beginnt damit, erste Schätzungen vorzunehmen.
Ein „Release“ ist ein „ausgelieferter“ Abschnitt von Wert oder Software. Sie können dies als Meilensteine betrachten. Das Ziel der Release-Planung ist es, einen Plan zu erstellen, der die jeweiligen Bestandteile jedes Punkts auf dem Fahrplan umfasst, die in jedem Release enthalten sein können.
Wenn Ihr Team die Scrum-Methodik anwendet, ist dies der Zeitpunkt, an dem Epics und erste grobe User Stories entstehen können. Während das Release geplant wird, werden Funktionen und Fähigkeiten definiert, die mit der Produktvision übereinstimmen.
Ein gängiges Ergebnis der Release-Planung ist ein geordneter Backlog von Epics, der in der Regel von einem Product Owner definiert wird. Ein Epic repräsentiert einen wesentlichen Funktionsbaustein und die Priorität legt fest, was am wichtigsten ist und als Erstes ausgeliefert werden sollte.
Am priorisierten Product Backlog erkennt das Team, woran als Nächstes gearbeitet werden soll und was zuerst geliefert werden muss. Prioritäten können sich ändern und Dinge, die auf den ersten Blick einfach schienen, können sich als komplexer herausstellen – daher ist es wichtig, anpassungsfähig und offen für Änderungen des Plans zu bleiben. Denken Sie daran: Ihr Ziel ist es, dem Kunden einen Mehrwert zu liefern, auch wenn dies anders ist, als Sie es ursprünglich gedacht hatten.
4. Iterationsplanung
Bei der Iterationsplanung berücksichtigt das Team die Vision, den Fahrplan und die Release-Planung, um die nächste Iteration oder das nächste Arbeitspaket (normalerweise mit einer Dauer von zwei bis vier Wochen) zu planen.
Hier kann das Umsetzungsteam gemeinsam mit dem Product Owner oder agilen Projektmanager die einzelnen Iterationen planen (viele Varianten des agilen Projektmanagements arbeiten mit Iterationen, daher verwenden wir hier diesen Begriff).
In der Iterationsplanung (auch bekannt als Sprint-Planung im Scrum) arbeitet das funktionsübergreifende Scrum-Team gemeinsam mit dem Product Owner oder Scrum Master an der Definition der konkreten Aufgaben oder Liefergegenstände, die für die zuvor festgelegten Release-Ziele erforderlich sind.
Dazu gehört, zu bestimmen, welche Punkte behandelt werden, einzuschätzen, wie viel Zeit jeder einzelne Punkt benötigt, und eine Reihenfolge der Umsetzung festzulegen.
Das Ergebnis des Iterationsplanungsmeetings ist ein Iterations-Backlog, das genau aufführt, welche Punkte während der Iteration abgeschlossen werden. Das Iterations-Backlog dient dem Team als Leitfaden und hilft, den Fokus zu behalten und zielgerichtet zu arbeiten.
5. Tägliche Planung (Standup)
Wenn Sie Vision, Fahrplan-, Release- und Iterationsplanung abgeschlossen haben, geht es Tag für Tag weiter.
Eine gängige Praxis in vielen agilen Projektmanagement-Methoden ist das tägliche Standup. Dieses Meeting dauert in der Regel etwa 15 Minuten und das Team nutzt es, um den Fortschritt zu teilen sowie Herausforderungen oder Blockaden aufzuzeigen, während sie einen Ausblick auf die Arbeit des Tages geben.
Oft ergeben sich hier kleine Fragen, und durch die tägliche Durchführung dieses Meetings wird ein schneller Feedback-Loop etabliert, sodass das Team dank der Antworten auf diese Fragen zügig weitermachen kann.
Das tägliche Standup fördert die Transparenz im Team. Jeder weiß, woran die anderen arbeiten, was die Zusammenarbeit intensiviert. Wenn jemand feststeckt, kann schnell geholfen werden.
Das tägliche Standup stellt zudem sicher, dass das Team an den wichtigsten Aufgaben arbeitet und auf die Projektziele ausgerichtet und fokussiert bleibt. Manchmal können Ereignisse, Zwischenfälle oder operative Probleme den Weg zur Erreichung der Iterations- und Release-Ziele stören – das tägliche Standup hilft dabei, diese Nebenaktivitäten im Zaum zu halten.
Der Agile Planungsprozess: Schritt für Schritt
Okay, das war das Aufwärmen—jetzt ist es Zeit, deine agilen Planungsfähigkeiten einzusetzen! Hier findest du eine Prozessanleitung, um die agile Planung für dein nächstes Projekt erfolgreich umzusetzen.
Schritt 1. Definiere die Vision
Ziel: Ein klares zukünftiges Ziel für das Projekt oder Produkt festlegen.
Aufgaben:
- Mit den Stakeholdern zusammenarbeiten, um das Problem und die Ziele gemeinsam zu formulieren.
- Entscheidende Fragen beantworten:
- Welches Problem lösen wir?
- Für wen ist es gedacht?
- Was sind unsere Ziele?
- Wie messen wir den Erfolg?
Wie sieht "fertig" aus? Ein überzeugendes und prägnantes Visionsstatement, das den Zweck und die Ziele des Projekts darlegt.
2. Erstelle eine Roadmap
Ziel: Die Vision in umsetzbare Initiativen herunterbrechen.
Aufgaben:
- Wichtige Initiativen identifizieren, die auf die Vision ausgerichtet sind.
- Initiativen nach Wert oder Einfluss priorisieren.
- Eine visuelle Roadmap oder einen Zeitplan für die Umsetzung erstellen.
Wie sieht "fertig" aus? Eine priorisierte Liste von Initiativen und eine Roadmap, die die Reihenfolge der Initiativen angibt.
3. Releases planen
Ziel: Umsetzbare Elemente für jeden Roadmap-Punkt definieren.
Aufgaben:
- Funktionen und Features für jedes Release, das mit der Vision übereinstimmt, ausarbeiten.
- Ein priorisiertes Backlog aus Epics (Hauptkomponenten der Funktionalität) erstellen.
Wie sieht "fertig" aus? Ein geordnetes Backlog, das dem Team vorgibt, was zuerst in Übereinstimmung mit der Vision geliefert werden soll.
4. Iterationen planen
Ziel: Detaillierte Aufgaben für kurzfristige Iterationen planen.
Aufgaben:
- Mit interdisziplinären Teams zusammenarbeiten, um spezifische Aufgaben für die nächste Iteration (ungefähr alle 2-4 Wochen) zu planen.
- Den Zeitaufwand für jede Aufgabe schätzen und eine Prioritätsreihenfolge festlegen.
Wie sieht "fertig" aus? Iterations-Backlog mit Aufgaben für die kommende Iteration, damit das Team fokussiert und abgestimmt bleibt.
5. Tägliche Standups durchführen
Ziel: Die Abstimmung beibehalten und tägliche Herausforderungen adressieren.
Aufgaben:
- Kurz (15-minütige) tägliche Standup-Meetings durchführen.
- Fortschritte, Herausforderungen und Hindernisse innerhalb des Teams teilen.
Wie sieht "fertig" aus? Alle Teammitglieder haben das Gefühl, denselben Wissensstand zum Status und Fortschritt des Projekts zu haben und sind befähigt, ihre Zeit und Ressourcen entsprechend den jeweiligen Tagesanforderungen gemeinsam zu steuern.
Welche Vorteile bietet agile Planung?
Planung stellt sicher, dass agile Teams gemeinsam zielgerichtet auf die Entwicklung hochwertiger Produkte hinarbeiten, die tatsächlich den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen. Sie bringt uns auf den richtigen Weg, etwas Wertvolles zu bauen, wobei die adaptiven Eigenschaften von Agile Flexibilität in einer sich wandelnden Umgebung ermöglichen.
Agile Planung bietet agilen Teams die folgenden vier Vorteile:
Du kannst dich schnell anpassen
Wer an agil denkt, denkt an iterative und inkrementelle Prozesse. Diese Werte sind Kernelemente von Agile und finden sich in jeder agilen Methodik oder jedem agilen Framework (ja, es gibt viele Methoden, die zu Agile gehören, denn Agile ist tatsächlich keine einzelne Methodik).
Du erhältst häufiges Feedback
Agile Planung erfordert enge Feedbackschleifen mit Kunden und Stakeholdern. Häufiges Feedback ermöglicht schnelle Kurskorrekturen und hilft dem Projekt, mit dem sich weiterentwickelnden, bedarfsorientierten Plan auf Kurs zu bleiben.
Es umgeht Silos
Agile Planung basiert auf enger Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in funktionsübergreifenden Teams. Die agilen Prinzipien, wie sie im Agile Manifest beschrieben sind, betonen den Wert von Teams, die eng miteinander arbeiten und aus Menschen mit unterschiedlichen Fachrichtungen bestehen, die sich zu einem voll funktionsfähigen Team zusammenschließen, um Probleme zu lösen.
Der Kunde bleibt im Mittelpunkt
Das eigentliche Ziel der agilen Planung und Entwicklung ist es, dem Kunden einen Mehrwert zu liefern. Wird dies erreicht, gilt das Team in der Regel als erfolgreich. Darüber hinaus integrieren agile Teams häufig Prinzipien des Design Thinking, um die Projektplanung an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen.
Werkzeuge für effektive agile Planung
Die besten Werkzeuge für die agile Planung unterscheiden sich von Team zu Team – es hängt ganz von den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts, Ihres Teams und dessen Umfangs ab. Dennoch sind dies einige der beliebtesten Tools für agile Teams – und warum.
- Jira: Dieses äußerst beliebte Projektmanagement-Tool wird für Aufgabenverfolgung, Softwareentwicklung, Ressourcenplanung und agiles Projektmanagement verwendet.
- Trello: Trello ist ein visuelles Kollaborationswerkzeug, das Aufgaben in Boards organisiert und Teams ermöglicht, Projekte flexibel und motivierend zu managen. Mehr zur Nutzung von Trello im Projektmanagement erfahren.
- monday.com: Dieses hochflexible Work Operating System ermöglicht es Teams, Projekte und Workflows effizient mit einer äußerst anpassbaren und benutzerfreundlichen UX zu verwalten.
- Asana: Dies ist eine sehr beliebte Web- und Mobile-Anwendung, die Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Mehr über die Nutzung von Asana erfahren Sie hier.
Häufige Fallstricke der agilen Planung
Hey, niemand ist perfekt – und kein agiles Team ist das auch. Hier sind einige häufige Fehler, auf die man achten sollte.
- Zu starre Pläne: Agile soll flexibel sein, aber „flexibel” ist ein subjektiver Begriff. Achten Sie darauf, dass Sie stets Feedback und andere Veränderungen in die Planung einfließen lassen, anstatt einfach unbeirrt voranzuschreiten.
- Fehlende Einbindung der Stakeholder: Wenn Sie mit funktionsübergreifenden Teams arbeiten, kann es verlockend sein, es locker zu nehmen und Leute von Standups ausschließen zu lassen. Etwas Flexibilität ist vernünftig, zu viel jedoch kann dazu führen, dass Teammitglieder den Anschluss verlieren und Chaos entsteht.
- Unrealistische Erwartungen: Kennen Sie den Spruch „Weniger versprechen, mehr liefern“? Im Kern gilt: Zu ehrgeizige Aufgabenlisten oder Zeitpläne können eine Kettenreaktion von Projektverzögerungen, Panik und Enttäuschung auslösen – gönnen Sie sich von Anfang an etwas Spielraum.
- Verpasste Verbesserungsmöglichkeiten: Feedback ist eine wertvolle Ressource! Wenn Sie Ihren Fahrplan als echte Landkarte betrachten, sollten Sie Feedback als das GPS (Navigationssystem) sehen. Feedback liefert entscheidende Informationen zu den sich ändernden Rahmenbedingungen Ihres Projekts, damit Sie letztlich das bestmögliche Ergebnis erzielen.
Zukunft der agilen Planung
Wie wir ausführlich besprochen haben, ist Agilität auf ständigen Wandel ausgelegt – das gilt auch für den agilen Workflow selbst. Hier sind einige Trends, die ich für agile Teams in den kommenden Jahren voraussehe:
- KI und Automatisierung: Überraschung, Überraschung, oder? Ich denke, wir sind uns alle einig, dass die Integration von KI-gestützten Tools zur Optimierung der Planung und Entscheidungsfindung im kommenden Jahr zur Normalität werden wird.
- Hybride Methoden: Viele Teams arbeiten bereits so, aber es ist wahrscheinlich, dass wir weiterhin eine Mischung aus agilen und anderen Methoden sehen werden, um maßgeschneiderte Ansätze für spezifische Projektanforderungen zu schaffen.
- Remote-Zusammenarbeit: Da viele Teams heute entweder vollständig remote oder im hybriden Arbeitsmodell agieren, werden wir die Weiterentwicklung von Tools und Methoden zur Unterstützung agiler Planung für remote und hybride Teams weiterhin beobachten.
- Fokus auf Nachhaltigkeit: Klimaschutz hat für Organisationen weltweit wachsende Priorität. Wahrscheinlich werden wir mehr Berücksichtigung von Nachhaltigkeit in der agilen Planung erleben, um die Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft in Projektergebnissen zu adressieren.
Sind Sie bereit für die agile Planung?
Vielleicht sollten Sie eine Agile-Zertifizierung oder einen Kurs zum agilen Projektmanagement in Erwägung ziehen, wenn Sie planen, eine stärker agile Rolle im Projektmanagement einzunehmen.
