2 Wege, wie Zeiterfassung die zukünftige Projektplanung verbessert
Wenn es um die Verwaltung von Kundenaufträgen geht, ist die Zeiterfassung inzwischen ein Standardinstrument im Budgetmanagement geworden. Die Vorteile gehen weit darüber hinaus: Sie liefern Einblicke in Risiken bei der Projektdauer und Ressourcenverwaltung und ermöglichen eine bessere Projektplanung.
Die Einführung der Zeiterfassung in einem Unternehmen kann überwältigend wirken und bei den Mitarbeitenden unterschiedliche Reaktionen hervorrufen. Wenn wir jedoch einen Schritt zurücktreten und verstehen, warum sie notwendig ist und welche Vorteile sie sowohl kurzfristig als auch langfristig bringt, erkennen wir den Wert im Verhältnis zum Aufwand und der aufgewendeten Energie.
Schauen wir uns an, warum es sich lohnt, Zeit zu erfassen und wie eine bessere Erfassung zu aussagekräftigeren Erkenntnissen für die zukünftige Projektplanung führen kann.
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Warum Zeit erfassen?
Zeiterfassung kann Sie dabei unterstützen, wie Sie Ihre aktuellen Projekte und Mitarbeitenden managen. Während Sie ein Projekt steuern, prüfen Sie Ihre Prognose (Projektschätzung) im Vergleich zur Realität (erfasste Zeit), um zu sehen, ob Sie im Zeitplan Ihrer ursprünglichen Prognose liegen.
Indem Sie während des gesamten Projekts mit Zeiterfassungssoftware die Zeit erfassen, verfügen Sie über Daten, um den Projektfortschritt zu verfolgen und einzuschätzen, ob Sie auf dem Weg zu den angestrebten Zielen und Meilensteinen sind oder ob ein Überschreitungsrisiko besteht. Falls es zu einer Überschreitung kommt, wirkt sich das nicht nur auf das Projektbudget und die Projektkosten aus, sondern auch auf den Zeitplan, da mehr Arbeitszeit erforderlich ist als geplant.
Dies kann sich auch auf andere Projekte auswirken, insbesondere wenn eine Ressource geteilt wird und eine Überschreitung die Arbeit an anderen (und weiteren) Projekten verzögert. Wenn Sie die Entwicklung frühzeitig erkennen, können Sie Risiken bereits zu Beginn des Prozesses mindern, wodurch sich mögliche Auswirkungen auf das größere Projektportfolio verringern lassen.
Über diese kurzfristigen Vorteile hinaus liefert die Zeiterfassung auch wertvolle Daten für zukünftige Projektplanungen.
Wie Zeiterfassung die zukünftige Projektplanung verbessert
1. Sie ermöglicht es, reale Projektdaten für genaue Zeit- und Budgetplanung in die Prognosen einzubeziehen
Projekte werden auf Grundlage verschiedener Annahmen geplant und geschätzt, und die Zeiterfassung macht es möglich, diese Projektannahmen für künftige Arbeiten zu prüfen und anzupassen. Das ist ein perfektes Beispiel, wie Zeiterfassung im Risikomanagement in der Praxis funktioniert: Sie verschafft Ihnen die Übersicht, rechtzeitig eingreifen zu können, bevor Überschreitungen zu kritischen Problemen werden. Man glaubt vielleicht, dass eine Leistung x Stunden dauert – aber ist das wirklich so?
Das Nachhalten liefert uns echte, verwertbare Zeiterfassungsdaten, damit Projekte bei der Erstellung von Ressourcenkalendern, der Kostenschätzung und einer effizienten Ressourcenzuweisung nicht unterschätzt werden (also, damit Personen nicht überbeansprucht werden.)
2. Sie liefert genauere Informationen über die Verfügbarkeit des Teams für zukünftige Aufgaben
Wir überschätzen oft die Menge an Projektarbeit, die eine Ressource leisten kann, weil wir den Umfang interner Arbeit und Kommunikation unterschätzen. Führungskräfte nehmen vielleicht an, dass die Auslastungsquote (also der Anteil der Arbeitszeit von Mitarbeitenden am Projekt) nahezu 100% beträgt. Dabei werden Dinge wie wöchentliche Teammeetings, interne E-Mails zu Sozialleistungen oder interne Kommunikation nicht einkalkuliert – das kann die Produktivität der Mitarbeitenden tatsächlich negativ beeinflussen.
Durch die Erfassung der Zeit in einer Zeiterfassungs-App (oder auf andere Weise) erhalten wir genauere Informationen über die Auslastungsquote jeder einzelnen Person und können daher bessere Annahmen für die künftige Auslastung treffen.
In der Regel sollte man auf eine Auslastung von 70-80% für Projektarbeit abzielen. Dies variiert je nach Rolle oder wenn jemand auch an internen Projekten arbeitet, aber eine Obergrenze von 80% ist ein gutes Maß für die Ressourcenprognose. Dies verschafft auch einen Puffer für unerwartete Risiken – zum Beispiel, wenn ein wichtiges Teammitglied kurzfristig ausfällt.
Und hier ist der Punkt, an dem Sie die Meinung und Haltung in Ihrem Team ändern können, insbesondere wenn sie der Ansicht sind, dass Zeiterfassung schlecht ist: Zeigen Sie ihnen, wie Sie die Zeiterfassung nutzen und welchen tatsächlichen Nutzen sie für sie hat. Indem Sie alle Tätigkeiten berücksichtigen, helfen Sie sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung angemessen bleibt.
Wie Sie die Zeit in Ihren Projekten erfassen
Zeiterfassung kann beim ersten Mal eine Herausforderung sein. Wie detailliert sollte man die aufgewendete Zeit festhalten? Wie granular sollte erfasst werden, wofür die Zeit aufgewendet wurde?
Alles, was Sie für ein Projekt tun, sollte erfasst werden. Eine gute Frage, die Sie sich stellen können, ist: „Würde dies notwendig sein, wenn das Projekt nicht existieren würde?“ Falls nicht, sollte es dem Projekt zugeordnet werden.
Dies geht über die reine Erfassung der aufgewendeten Arbeitszeit zur Erreichung der Arbeitsergebnisse hinaus. Dazu gehören auch interne Besprechungen, in denen Sie Strategien für das Projekt entwickeln, interne Kommunikation/Bewertungen, Kundentermine usw.
Wenn Sie diese weniger greifbaren Bereiche nicht berücksichtigen, laufen Sie Gefahr, den Zeitaufwand zur Durchführung eines Projekts zu unterschätzen, was nicht nur dieses Projekt gefährdet, sondern potenziell auch größere Auswirkungen auf Ihr gesamtes Projektportfolio haben kann.
Der Detailgrad der Zeiterfassung hängt teilweise von den Anforderungen an die Zeitberichte Ihres Unternehmens bzw. des Kunden ab.
Eine gute Faustregel ist, auf Aufgaben- oder Arbeitsebene zu erfassen. Manchmal entspricht dies dem gesamten Arbeitsergebnis, manchmal einer Runde eines Deliverables. Es kann umständlich erscheinen, so detailliert zu erfassen, aber dadurch erhalten Sie wertvolle Einblicke, wohin die Zeit Ihres Teams tatsächlich fließt – Erkenntnisse, die Sie später nutzen können, um ein Time Audit durchzuführen und Ihre Prozesse entsprechend anzupassen.
Wenn Sie beispielsweise auf Arbeitsergebnisebene erfassen und feststellen, dass regelmäßig mehr abrechenbare Stunden als ursprünglich veranschlagt anfallen, fehlt Ihnen der Einblick ins Warum. Durch das Nachvollziehen auf der nächsten Arbeitsebene sehen Sie beispielsweise, dass zu viele Arbeitsstunden in die finale Feedbackrunde fließen – vielleicht, weil Anforderungen zu Beginn unklar waren, oder weil der Kunde zu spät zu viele Stakeholder einbindet.
Genauso wie Schätzungen nie zu 100 % genau sind, wird auch die Zeiterfassung nie auf die Minute exakt sein. In der Praxis sieht man bei Zeiterfassungs-Tools oft gerundete Einträge, beispielsweise auf 15 Minuten, um den Aufwand zur Erfassung in einem realistischen Verhältnis zu halten.
Vielleicht plant jemand, den Nachmittag an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, wird aber von einem Kollegen mit einer Frage zu einem anderen Projekt kontaktiert und nimmt sich dafür ein paar Minuten Zeit, danach erhält er eine dringende Mail von einem weiteren Kunden und widmet sich dafür eine Stunde lang einer ganz anderen Aufgabe usw.
Deshalb ist tägliche Zeiterfassung (oder das Nachtragen am Tagesende bzw. nach größeren Arbeitspaketen) so hilfreich. Am Ende der Woche kann sich kaum noch jemand genau erinnern, wie viel Zeit in einzelne Tasks geflossen ist, und die Genauigkeit der Zeiterfassung sinkt rapide ab.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie mit der Zeiterfassung starten und dabei Best-Practices zur Zeiterfassung befolgen, profitieren Sie und Ihre Projekte weit über das Tagesgeschäft hinaus.
Bessere Budgetschätzungen, realistischere Kapazitätsplanung – so entsteht eine kontinuierliche Rückkopplungsschleife, in der aktuelle Projektdaten zukünftige Planung verbessern. Ihr Team kann die eigene Arbeitsbelastung realistischer steuern und Ihre Projekte werden erfolgreicher.
Sehen Sie sich unsere Liste der besten Projektplanungstools an.
