10 Techniken für Tiefenarbeit, die Ihnen helfen, sich zu fokussieren

Es kann sich aber auch um eine komplexe Aufgabe wie die Planung der kommenden Woche, des Monats oder Quartals handeln, oder sogar das Schreiben eines Artikels (ja, das Verfassen dieses Artikels für dich über Deep Work war für mich selbst eine Form von Deep Work)!

Tiefes Arbeiten vs. Oberflächliche Arbeit

Tiefes Arbeiten umfasst Aufgaben, die deine volle Konzentration erfordern, während oberflächliche Arbeiten die einfachen Tätigkeiten sind, die man zwischendurch während des Arbeitstags zwischen Meetings oder anderen wichtigen Aufgaben erledigen kann.

Zum Beispiel könntest du während einer internen Präsentation eines Teammitglieds eine kurze E-Mail beantworten oder eine Frage über Slack klären. Es ist in Ordnung, bei dieser Art von oberflächlicher Arbeit, wenn angebracht, zu multitasken. Tiefes Arbeiten erfordert mehr Konzentration; Beispiele sind das Schreiben einer längeren E-Mail, die Recherche und Nachdenken erfordert, oder das Erstellen einer Präsentation für ein Kundengespräch.

Warum ist tiefes Arbeiten wichtig?

Tiefes Arbeiten ist wichtig, weil komplexe, strategische Aufgaben Projekte, Teams oder Organisationen voranbringen. Die Fähigkeit, sich auf dieses tiefe Arbeiten zu konzentrieren, ist entscheidend. Wenn du das nicht tust, verzögert sich dein Arbeitsergebnis.

Zum Beispiel: Wenn du eine Stellenbeschreibung für eine neue Einstellung verfassen musst, damit diese genehmigt und veröffentlicht werden kann, du aber nicht länger als zehn Minuten am Stück konzentriert bleiben kannst, könnte sich die Einstellung verzögern und mehr Arbeit für diejenigen verursachen, die die zusätzlichen Aufgaben übernehmen (die vielleicht auch dich einschließen)!

4 Arten des tiefen Arbeitens

Nicht jede Form von tiefem Arbeiten ist gleich. Cal Newport, der Autor des bekannten Wirtschaftsbuchs Deep Work, beschreibt vier verschiedene Arten von Deep Work, die er als die vier Philosophien des tiefen Arbeitens bezeichnet.

• Monastisch: Monastisches tiefes Arbeiten bedeutet, viele Tage fast ausschließlich fokussiert zu verbringen. In der monastischen Variante arbeitest du mehrere Tage ohne Ablenkung. Für einen Digitalprojektmanager mit laufenden Projekten ist das nicht unbedingt realistisch. Dennoch kann es sehr wirkungsvoll sein, zwischen Projekten ein oder zwei Tage für tiefes Arbeiten zu blocken.
• Bimodal: Bimodales tiefes Arbeiten sorgt für mehr Ausgewogenheit im Zeitplan. Einige Wochentage sind für konzentriertes Arbeiten reserviert (wie beim monastischen Arbeiten), andere für alles sonstige. In einer beratenden Funktion könntest du zum Beispiel montags und freitags tief arbeiten, während dienstags, mittwochs und donnerstags E-Mails, Kundengespräche und andere oberflächliche Arbeiten anstehen.
• Rhythmisch: Rhythmisches tiefes Arbeiten trennt den Arbeitstag in Zeitblöcke (in der Regel etwa 90 Minuten) für tiefes Arbeiten, während der Rest des Tages für anderes bleibt. Abhängig von Anzahl und Art deiner Projekte schaffst du vielleicht ein oder zwei solcher Deep-Work-Phasen an den meisten Tagen.
• Journalistisch: Die journalistische Variante des tiefen Arbeitens ist für viele Projektmanager am geläufigsten, da sie darin besteht, immer dann tief zu arbeiten, wenn es die Zeit erlaubt. Da viele von uns routiniert multitasken, fühlt sich das vermutlich am vertrautesten an – besonders in Agenturen mit vielen kleineren Projekten.

10 Techniken für tiefes Arbeiten

Unabhängig von deiner Deep-Work-Philosophie oder der Art des tiefen Arbeitens, die du praktizierst, findest du hier einige Produktivitäts-Tools und Techniken, um das Beste aus deiner Deep-Work-Zeit und guten Konzentrationsgewohnheiten herauszuholen.

1. Priorisieren

Die Priorisierung stellt sicher, dass du deine Fokuszeit am effizientesten nutzt. Beginne damit, diese Frage zu beantworten: „Welche einzelne Aufgabe bringt am meisten Fortschritt, wenn ich sie in dieser Sitzung abschließe?“ Wähle außerdem ein paar weitere wichtige Aufgaben aus, die du bearbeiten kannst, falls du früher als geplant fertig wirst.

2. Eine Routine und Rituale schaffen

Es kann hilfreich sein, eine Routine und Rituale für den Übergang in eine Deep-Work-Session zu etablieren. Das kann zum Beispiel ein kurzes Scrollen durch Social Media vor dem Aktivieren des „Bitte nicht stören“-Modus sein oder du informierst Kolleg:innen, dich während deiner Deep-Work-Phase nur in Notfällen zu unterbrechen.

Wenn wir schon von Notfällen sprechen, definiere diesen Begriff für dein Team. Für mich persönlich ist ein Notfall: das Büro brennt, die Website von jemandem ist offline oder jemand ist hier, um mir eine Million Dollar zu geben. Alles, was nicht auf dieser Liste steht, kann bis zum Ende meiner Deep-Work-Session warten.

Überlege, ein Belohnungsritual einzuführen. Das kann alles Mögliche sein – eine 10-minütige Pause, ein leckeres Takeaway-Mittagessen, ein Feierabenddrink mit Freund:innen oder jede andere Belohnung, die dich dazu motiviert, tief zu arbeiten.

3. Plane deine Tage und blockiere Zeiten

Wie bei allem, was Priorität hat, solltest du deine Deep-Work-Sessions in deinen Kalender eintragen. So hast du ungestörte Zeitabschnitte für den Deep-Work-Modus. Wenn du das vergisst, könnte dir ein Kollege genau mitten in deine perfekte Deep-Work-Phase ein Meeting einstellen.

Wenn du deine Termine selbst bestimmen kannst, wirst du vermutlich mehr Deep-Work-Phasen unterbringen können. Du wirst womöglich bei großen Teammeetings, die schwerer zu terminieren sind, Kompromisse eingehen müssen – aber sobald du die Kontrolle über deinen Kalender hast, reduzieren sich deine Probleme mit dem Zeitmanagement erheblich.

Eine Sache, die ich gerne mache, wenn ich große, freie Zeitblöcke im Kalender habe (und ich scheinbar verfügbar bin): Ich blockiere diese und schreibe dazu „Vor dem Eintragen bitte nachfragen“. So kann ich, wenn ich Zeit für das Schreiben eines Artikels, das Erstellen eines Leistungsbeschreibungsdokuments oder einer Präsentation oder sonstiger Deep-Work-Aufgaben benötige, selbst bestimmen, wann ich eine Pause für ein Meeting mache oder mit einem Kollegen oder Kunden spreche (statt dass jemand einfach eine Einladung in meinen Kalender setzt und ich mich gezwungen fühle, sie anzunehmen).

4. Verfolge deine Zeit

Auch wenn wir alle Zeiterfassung nicht besonders mögen, kann sie für eine bestimmte Zeit oder für spezielle Aufgaben nützlich sein. Wenn du beispielsweise glaubst, dass das Erstellen von Leistungsbeschreibungen zu lange dauert, stoppe die Zeit. Starte den Timer, sobald du mit einem solchen Dokument beginnst, und analysiere, wie viel Zeit du tatsächlich dafür aufwendest.

Wenn du deine Zeitprotokolle anschaust, analysiere, wann du am meisten Zeit für diese Aufgabe aufwendest. Ist es, wenn du in kurzen Blöcken daran arbeitest, statt dir 1–2 Stunden am Stück zu nehmen und sie in einem Rutsch fertigzustellen? Bei manchen kognitiv fordernden Tätigkeiten können häufige Unterbrechungen kontraproduktiv sein, weil du dich erneut einlesen und auf den aktuellen Stand bringen musst, bevor du weitermachen kannst.

Die Daten aus der Zeiterfassung als Beleg zu nutzen, kann sehr hilfreich sein. Einer der Vorteile von Produktivitätstools besteht darin, dass sie üblicherweise Zeit-Tracking- und Reporting-Funktionen enthalten. Ich habe für mich gelernt, dass ich dazu neige, den Zeitaufwand für Aufgaben zu überschätzen – besonders, wenn sie eher mühselig sind. Bei weniger kognitiv anspruchsvollen Aufgaben auf meiner To-Do-Liste (z. B. E-Mails checken oder Nachrichten in Slack beantworten), unterschätze ich dagegen oft die Zeit, die ich darauf verwende.

5. Begrenze Kontextwechsel und Multitasking

Das Ziel von Deep Work ist es, in einen Flow-Zustand zu kommen (eine Methode, die durch Statistiken zum Zeitmanagement belegt ist), damit du dich voll und ganz auf deine Aufgabe konzentrieren und in sie eintauchen kannst. Im Multitasking kommst du mit Sicherheit nicht dorthin.

Kontextwechsel, also das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Aufgaben, kostet dich Fokus. Am Ende bist du vielleicht bei drei oder vier Aufgaben jeweils zu 80 % fertig – aber keine davon so gut, wie wenn du dich gezielt darauf konzentriert hättest. Außerdem ist es ein Rezept für Burnout (oder fühlt sich zumindest wie ein Rezept für Erschöpfung an, ohne das Gefühl, wirklich etwas erreicht zu haben).

Wenn du also eine große Aufgabe hast, nutze Zeitblock-Methoden, plane eine Woche mit bimodalem Arbeiten (einige Tage für Deep Work, einige für alles andere) oder probiere andere Zeitmanagement-Techniken aus. So kannst du für dein Deep-Work-Projekt und alles andere, was ansteht, qualitativ gute Arbeit leisten.

6. Minimiere Ablenkungen

Deep Work und volle Konzentration sind keine Fähigkeiten, die man über Nacht lernt. Man muss konsequent Deep Work praktizieren, um die nötige Fokussiertheit zu entwickeln, um die geistig anspruchsvollsten Aufgaben oder beruflichen Aktivitäten zu bewältigen.

Wenn du neu in der Wissensarbeit bist oder von einer körperlich fordernden Tätigkeit in einen Job wechselst, der starke Konzentration erfordert, kann es herausfordernd sein, über längere Zeit ruhig zu sitzen. Versuche Ablenkungen zu minimieren. Schau dich in deinem Arbeitsbereich um – was lenkt dich ab? Läuft Musik oder der Fernseher? Sprechen andere Menschen? Gibt es Unordnung, die immer wieder deine Aufmerksamkeit auf sich zieht?

Verwende, wenn möglich, eine App, die beim Fokussieren hilft, oder stelle einen Timer auf 10 bis 15 Minuten, um in dieser Zeit alles Störende aus dem Weg zu räumen. Das kann bedeuten, Musik auszuschalten (oder deine Konzentrations-Playlist zu starten), Wäsche zu falten und wegzuräumen oder schmutziges Geschirr aus dem Arbeitsbereich zu entfernen. Die Zeit, die du für die Vorbereitung investierst, hilft dir später, konzentrierte Deep-Work-Phasen in bestmöglicher Qualität durchzuführen.

7. Setze dir Ziele und verfolge sie nach

Wie schon erwähnt: Es ist sehr schwer, sich zu bestimmten Zeiten bewusst hinzusetzen und aus dem Stand intensive Deep-Work-Phasen zu absolvieren. Es ist wichtig, sich realistische Ziele zu setzen, wie viel Deep Work du an einem Tag oder in einer Woche schaffen kannst.

Die meisten von uns haben feste Arbeitszeiten. Daher ist es wichtig herauszufinden, wie du in deiner verfügbaren Zeit möglichst viel Deep Work unterbringen kannst. Und genau hier hilft es, Ziele festzulegen und den eigenen Fortschritt zu tracken.

Setzen Sie sich das Ziel, drei 90-minütige Deep-Work-Sitzungen pro Woche einzuplanen. Wenn Sie erst einmal in diese Gewohnheit gekommen sind, können Sie weitere Sitzungen hinzufügen oder die Sitzungen verlängern – je nachdem, was für Sie am produktivsten ist und Ihren Bedürfnissen entspricht.

8. Nehmen Sie sich Zeit für Erholung

Deep Work ohne Pausen und Entspannung ist ein sicherer Weg in den Burnout. Sie verlieren viele der Vorteile von Deep Work (oder der für Deep Work reservierten Zeit), wenn Sie zu erschöpft sind, um sie effektiv zu nutzen.

Wenn Sie bemerken, dass Aufgaben immer länger dauern oder Sie das Interesse an der Arbeit verlieren, machen Sie eine Pause, auch wenn das zunächst widersprüchlich erscheint. Je mehr Sie versuchen, sich durchzubeißen, desto weniger effektiv wird es, wenn Sie ausgebrannt sind. Lernen Sie, die ersten Anzeichen von Erschöpfung zu erkennen, und schaffen Sie sich eine tägliche Routine mit regelmäßigen Pausen und Erholungszeiten.

9. Stellen Sie einen Timer

Wenn Sie schon einmal die Pomodoro-Technik verwendet haben, wissen Sie, wie hilfreich ein Timer sein kann. Bei dieser Arbeitsmethode arbeitet man etwa 20 Minuten tief und konzentriert und macht dann eine kurze Pause zwischen den Einheiten.

Für eine Deep-Work-Sitzung reichen 20 Minuten vielleicht nicht aus, daher können Sie versuchen, den Timer auf 90 Minuten zu stellen. So müssen Sie sich keine Sorgen machen, die Zeit aus den Augen zu verlieren oder etwas zu verpassen, und können sich ganz auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.

10. Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen aus

Dieser Tipp klingt ziemlich offensichtlich, wird aber oft vergessen. Wenn Sie sich für eine Deep-Work-Sitzung hinsetzen, schalten Sie alle Benachrichtigungen aus. Dazu gehören E-Mails, Handy- oder Smartwatch-Meldungen sowie Browser-Benachrichtigungen.

Stellen Sie alle Geräte auf "Nicht stören". Wenn Sie im Büro, mit Mitbewohnern oder Familienmitgliedern zu Hause zusammenleben, teilen Sie ihnen mit, dass Sie sich jetzt in eine Deep-Work-Session begeben und währenddessen nicht gestört werden möchten – es sei denn, das Büro oder das Haus brennt.

Wenn ich während des Aufenthalts bei der Familie oder auf Reisen Deep Work mache, informiere ich alle, dass ich für einen bestimmten Zeitraum nicht gestört werden möchte – außer im Notfall (oder, Sie wissen schon, falls der Publisher’s Clearinghouse-Mann mit einem Scheck auftaucht, der groß genug ist, um mich in den Ruhestand zu schicken).

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