Warum sollte ich dir vertrauen? (mit Mike Clayton von OnlinePMCourses)

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Ben Aston:

In "Die 7 Wege zur Effektivität" schreibt Stephen Covey, dass Vertrauen der Kitt des Lebens ist. Es ist die wichtigste Zutat effektiver Kommunikation. Es ist das Fundament, das alle Beziehungen hält, und als Projektmanager ist das Vertrauen unserer Kunden, Teams und Vorgesetzten entscheidend.

Es ist für uns entscheidend, unsere Projekte zu liefern, denn wenn uns vertraut wird, können wir unsere Arbeit erledigen und Projekte vorantreiben, ohne ständig versuchen zu müssen, andere davon zu überzeugen, das zu tun, was wir wollen.

Aber Vertrauen ist etwas, das man für selbstverständlich hält und an das man selten denkt, wenn es darum geht, es zu verdienen, zu pflegen oder - vielleicht am wichtigsten - wie man es verlieren kann. Höre also weiter zu und entdecke im heutigen Podcast, wie du Vertrauen aufbauen und stärken kannst, um das Projektmanagement einfacher zu machen.

Danke, dass du eingeschaltet hast. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager. Willkommen zum DPM Podcast. Unsere Mission ist es, Projektmanagern zum Erfolg zu verhelfen und Menschen, die Projekte steuern, zu besseren Ergebnissen zu führen.

Wir helfen dir, dein Projektmanagement auf das nächste Level zu heben. Besuche thedigitalprojectmanager.com, um mehr über unsere Trainings und Ressourcen zu erfahren, die wir im Rahmen der Mitgliedschaft anbieten. Dieser Podcast wird präsentiert von Clarizen, dem führenden Anbieter von Projekt- und Portfoliomanagement-Software für Unternehmen. Besuche clarizen.com, um mehr zu erfahren.

Heute begrüße ich Mike Clayton. Mike ist promoviert und Gründer von onlinepmcourses.com. Die Seite bietet Kurse, Tools und Ressourcen für Projektmanager in jeder Karrierephase. Mike hat zahlreiche Kurse, zudem 14 gedruckte Bücher geschrieben und war zwölf Jahre lang Projektmanager bei Deloitte. Hallo Mike, danke, dass du heute bei uns bist.

Mike:

Ben, guten Tag. Es ist mir eine Freude, hier zu sein, und frohes neues Jahr.

Ben Aston:

Vielen Dank. Mike, ich möchte dich direkt fragen: Was gibt es Neues bei dir? Es ist ein neues Jahr, es ist 2020, was ist neu für dich?

Mike:

>Es ist viel los. Mein Hauptfokus für dieses Jahr, das habe ich beschlossen, wird mein YouTube-Kanal sein. Einige deiner Zuhörer wissen vielleicht, dass ich einen YouTube-Kanal für Online-PM-Kurse habe, der im letzten Jahr stark gewachsen ist. Diesen Erfolg habe ich gesehen und beschlossen, noch mehr Zeit dafür zu investieren.

Am Ende des Herbstes habe ich die Anzahl der Videos pro Woche von einem auf zwei erhöht und plane, das das ganze Jahr über beizubehalten und in größere, bessere Inhalte zu investieren. Der andere Aspekt ist, dass ich tatsächlich einen weiteren YouTube-Kanal starte.

Zwei YouTube-Kanäle. Ja, denn mir ist schon lange klar, dass wir als Projektmanager nicht nur Projekte, sondern auch Menschen managen. Gerade für junge Projektmanager ist es schwer, grundlegende Kenntnisse in Soft Skills zu erwerben.

Nicht jeder hat das Glück, Kurse vom Arbeitgeber angeboten zu bekommen. Im Web gibt es viel, aber das ist teuer, wenn man alle Management-Disziplinen vergleicht und auf YouTube ist vieles sehr zerstückelt.

Deshalb wird sich mein neuer Kanal „Management Courses“ an strukturierter Management-Ausbildung für jedermann richten, besonders aber für Berufseinsteiger wie neue Projektmanager, denen die Management-Erfahrung fehlt. Es wird ein arbeitsreiches Jahr.

Ben Aston:

Klingt nach einem vollen Jahr... Aber ich möchte zurückkommen: Du bist jetzt Trainer, aber du hast nicht einfach beschlossen, Trainer zu werden, sondern warst zunächst in der Praxis. Kannst du etwas über deinen ersten Tag als Projektmanager erzählen – wie bist du ins Projektmanagement gekommen und wie war das?

Mike:

Damit bin ich wohl nicht allein. Es ist schwer, den ersten Tag als Projektmanager zu bestimmen, weil ich in meiner Karriere, die ins PM geführt hat, nicht sofort Projektmanagement gemacht habe. Mein damaliger Chef hätte gesagt: „Mike betreibt kein Projektmanagement.“ Doch schrittweise habe ich das übernommen – irgendwann hätte jeder gesagt: Das ist Projektmanagement.

Aber ich glaube, an meinen ersten Tag als PM erinnere ich mich, als ich als Teammitglied an einem sehr spezialisierten Projekt gearbeitet habe. Der Projektleiter war kein ausgebildeter PM.

Er war eigentlich... ein technischer Spezialist in dem Thema, bei dem wir unsere Kunden unterstützen sollten, und er hat die Kundenbedürfnisse klar nicht gehört. Der Kunde war entsprechend frustriert und wollte, zurück im Büro, weitermachen wie immer. Da sprach ich mit einem erfahrenen Kollegen, dem ich vertraute, und sagte: Ich glaube, wir stehen kurz vor einer Katastrophe.

Nach einem Gespräch mit dem Kunden stellte sich heraus, dass dieser mich als einzigen bei uns empfand, der wirklich verstanden hat, worum es geht: „Ich brauche jemanden, der mein Projekt managt, keine technischen Experten. Davon habe ich selbst genug. Ich will, dass Mike das Projekt leitet, weil er versteht, was wir brauchen.“

Am nächsten Tag hatte ich also plötzlich alle Verantwortung auf meinen Schultern – mit einem Team, von dem manche meinten, als Senior sollten sie nicht für mich arbeiten. Aber: Der Kunde entscheidet – und im Projektgeschäft bekommt der Kunde, was er verlangt.

Ben Aston:

Definitiv. Was würdest du deinem früheren Selbst heute raten, an dem Tag, als du Projektverantwortung übernommen hast, vielleicht nicht offiziell PM warst, aber die Leitung hattest? Was empfiehlst du für Einsteiger, die plötzlich PM sind?

Mike:

Das Wichtigste, was ich lernen musste: Sobald du die Rolle übernimmst, musst du deine Tendenz, dich in den technischen Details zu verstecken, ablegen. Egal ob Softwareentwicklung, Architektur, Baumanagement – hast du ein Projekt übernommen, zählt das Technische plötzlich weniger als deine Führungsaufgabe dem Projekt gegenüber.

Ich habe es eine Zeit lang falsch gemacht: Mitarbeiter und Kunden kamen mit Fragen, und ich wollte eigentlich nur mit „meiner“ Arbeit weitermachen. Doch das ist nicht mehr deine Aufgabe. Deine Aufgabe ist die Leitung und der Erfolg hängt davon ab, wie gut du andere führst. Wenn deine Zeit für Einzelaufgaben fehlt, musst du Lösungen – z. B. Delegation – finden und dich aus der Spezialistenrolle lösen, worin die meisten neuen PMs ihren Komfortbereich haben.

Ben Aston:

Absolut, es ist leicht, zu den gewohnten Hard Skills zurückzukehren... Wie gehst du heute als „eigener PM“ vor? Du berätst Trainierende, betreibst zwei YouTube-Kanäle – wie beherrscht du den Wahnsinn?

Mike:

Ich finde es toll, dass du den Begriff „Werkzeugkasten“ benutzt. Als Trainer sehe ich das genauso: Man kann niemanden auf alle Eventualitäten vorbereiten. Jede Situation ist anders, jede Herangehensweise individuell.

Also gibt man so viele Werkzeuge wie möglich an die Hand. Entscheidend – gerade für junge PMs – ist das Set rund ums Stakeholder-Engagement.

Finde wirklich heraus, was deine Kunden oder Nutzer wollen, bleibe im Austausch und informiere sie. Vertrauen im Projektmanagement steht und fällt damit.

Um den Wahnsinn zu beherrschen, bin ich streng im Selbstmanagement. Dabei nutze ich ein Vorgehen namens „Oats-Prozess“ für meine Zeitplanung: Ich definiere die Ergebnisse, die ich brauche, dann die Aktivitäten, dann schätze ich den Aufwand und plane sie ein. Damit starte ich montags und weiß für jede Woche, was bis Freitag zu erledigen ist, in etwa halbtägigen Blöcken.

Ben Aston:

Verstehe.

Mike:

So lege ich die Prioritäten fest.

Ben Aston:

PMs kämpfen ständig mit dieser Herausforderung: Wir kennen unsere Outcomes, die Aktivitäten, aber nicht immer den Zeitaufwand. Wie gehst du vor, wenn Dinge mehr Zeit brauchen als geplant?

Mike:

Ich plane wie bei Kundenprojekten – nach der Methode der „kritischen Kette“: Alle Aufgaben erfassen, am Ende ein Zeitpuffer („Inseln der Stabilität“) einplanen, damit Überziehungen nicht alles zum Einsturz bringen. Freitag Nachmittage plane ich nur mit Admin – so kann ich bei Bedarf aufschieben.

Ben Aston:

Verstehe.

Mike:

So kann ich alles auffangen, was überzieht, und selten gerät etwas ganz aus dem Ruder. Schwieriger Teil im PM bleibt das Schätzen – das ist wenig gelehrt und viel schwieriger als viele glauben. Mein Tipp: Schätze für dich selbst immer so, wie du bei Kollegen schätzen würdest (Kollegen sind meist realistisch, wir selbst überschätzen uns oft).

Ben Aston:

Guter Hinweis – auch das mit dem Zeitpuffer. Wenn PMs unter Druck geraten, geht oft das Kontrollieren und Steuern unter. Fehlt das, kann Vertrauen schwinden. Worauf kommt es beim Vertrauensaufbau an? In deinem Artikel nennst du Gleichung und Bestandteile von Vertrauen. Kannst du das bitte erklären?

Mike:

Zunächst: Die Gleichung stammt von David Maister und seinen Co-Autoren Charles Green und Robert Galford („The Trusted Advisor“). Wer als PM berät, sollte sie lesen. Es geht um die Bausteine von Vertrauen:

Zuerst Glaubwürdigkeit – Fachkenntnis u. a. auch durch Qualifikationen. Dann Zuverlässigkeit: Die muss vom Gegenüber so wahrgenommen werden, nicht nur faktisch sein. Kommunikation ist entscheidend – Stakeholder müssen das Gefühl haben, informiert und zuverlässig betreut zu werden, sonst entstehen Gerüchte oder negative Wahrnehmungen.

Ben Aston:

Richtig.

Mike:

Dritter Punkt: Intimität. Gemeint ist nicht persönliche Intimität, sondern wie sehr Stakeholder offen mit dir sprechen und mit dir teilen, was ihnen wichtig ist. Das stärkt Vertrauen.

Vierter Punkt: Selbstorientierung – je mehr du als eigennützig wahrgenommen wirst, desto weniger wird dir vertraut. Hier zählt die wahrgenommene Integrität, dass der PM als ehrlich und im Sinne der Stakeholder handelnd angesehen wird. Die Gleichung: Glaubwürdigkeit + Zuverlässigkeit + Intimität, geteilt durch Selbstorientierung (je höher, desto schlechter für das Vertrauen).

Deshalb: Vertrauen basiert auf Integrität, Beziehung, Verlässlichkeit und Kompetenz.

Ben Aston:

Sehr hilfreich – Intimität als Transparenz und Offenheit ist interessant. Wie kann man Glaubwürdigkeit, Zuverlässigkeit und Transparenz mit den Kunden erreichen? Hast du Beispiele, warum Vertrauen so wichtig ist?

Mike:

Ja – ich war einmal Launch Director für ein großes Projekt, wo der vorherige PM wenig Vertrauen hatte. Ich wurde geholt, aber durch große Anfangsprobleme und wenig Zeit konnte ich nicht sofort Vertrauen aufbauen – fehlende Glaubwürdigkeit und Intimität führten dazu, dass ich schnell zur Zielscheibe wurde. Erst als ich Vertrauen bei entscheidenden Stakeholdern aufgebaut hatte, konnte ich das Projekt wieder auf Kurs bringen. Das dauert – deshalb: Von Anfang an am Vertrauensaufbau arbeiten!

Ben Aston:

Stimme absolut zu, das dauert oft. Was passiert, wenn Vertrauen fehlt, etwa bei Zeit- und Materialverträgen ohne echtes Vertrauen? Dann geraten Rechnungen schnell in Streit, alles wird ineffizient und anstrengend.

Was also tun, wenn Vertrauen fehlt? Wie gehst du am ersten Tag mit einem vom alten PM enttäuschten Kunden um?

Mike:

Offen ansprechen: „Es macht den Eindruck, als ob Sie den Zahlen nicht voll vertrauen – das verstehe ich und ich weiß, wir müssen daran arbeiten.“

Ben Aston:

Verstehe.

Mike:

Das Problem benennen! Das gewünschte Ergebnis nennen („Ich möchte zeigen, dass wir Ihr Vertrauen verdienen“) und nach ihren Erwartungen fragen. Dann Fakten vergleichen, Transparenz herstellen und gegebenenfalls Fehler offen zugeben und Lösungen anbieten. Das Commitment für die Lösung klar kommunizieren und einhalten – das demonstriert Zuverlässigkeit und ist die Basis für neues Vertrauen. Organisationen werden nicht daran gemessen, ob sie Fehler machen, sondern wie sie mit ihnen umgehen.

Ben Aston:

Es ist ein langfristiges Ziel – nicht den kurzfristigen Streit gewinnen, sondern auf ehrliche Beziehung setzen. Gerade in einmaligen digitalen Projekten wird das oft unterschätzt. Danke Mike für diese hilfreichen Hinweise!

Mike:

Es war mir eine Freude.

Ben Aston:

Was sind eure besten Tipps für Vertrauensaufbau? Habt ihr positive oder negative Geschichten? Schreibt uns einen Kommentar und bewertet uns auf Apple Podcasts. Wenn ihr mehr lernen und euch weiterentwickeln wollt, werdet Mitglied bei DPM, um Zugang zu unserer Slack-Community, Vorlagen, Workshops, Office Hours, E-Books und vielem mehr zu erhalten... Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.