Wie man als PM produktiver wird (mit Laura Bosco)

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Ben Aston:

Willkommen beim DPM-Podcast, in dem wir über die Theorie hinausgehen und dir Experten-Tipps für bessere digitale Projekte geben. Danke, dass du eingeschaltet hast! Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager. Wenn du irgendeinen Projektmanager fragst, wie es bei ihm läuft, was denkst du, wie würde die Antwort lauten? Die meisten werden wahrscheinlich sagen: „Sorry, ich habe gerade keine Zeit zum Reden. Ich bin völlig überlastet, vielleicht sprechen wir nächste Woche.“

Meine eigene Erfahrung als Projektmanager ist, dass es wirklich eine anspruchsvolle Rolle ist. Wir tragen die Verantwortung, ein Projekt bestmöglich abzuliefern, und wollen unbedingt, dass unsere Projekte erfolgreich sind. Also rennen wir den ganzen Tag herum, als ob wir Brände löschen müssten, wir versuchen unser Team – das manchmal nicht das machen will, was wir vorschlagen – in den Griff zu bekommen, und versuchen all die Dinge zu erledigen, von denen wir denken, dass sie zum Erfolg des Projekts beitragen. Aber hilft unsere Geschäftigkeit wirklich dabei, ein besseres Projekt zu liefern? Hilft sie unserem Team und unseren Kunden?

Manchmal ja. Aber oft hilft uns die Geschäftigkeit eigentlich nicht. Was ist also die Lösung? All das wird in der heutigen Folge enthüllt, in der wir darüber sprechen, wie wir weniger beschäftigt und dabei produktiver werden können.

Und heute spreche ich mit Laura Bosco. Laura ist Web-Texterin und eine aufstrebende digitale Projektmanagerin, wobei sie sich gerade etwas zurückzieht. Darüber sprechen wir gleich noch. Sie hat mit vielen Start-ups, Fortune 500-Unternehmen und auch Non-Profits gearbeitet. Sie lebt in Chattanooga, das ist übrigens eines meiner Lieblingswörter. Also, hallo Laura.

Laura Bosco:

Hallo Ben. Danke, dass ich heute dabei sein darf.

Ben Aston:

Herzlich willkommen. Ja, ich möchte mit dir über dich sprechen, denn ich möchte Chattanooga noch mal sagen. Ich habe auch ziemlich viel Zeit damit verbracht ... ich bin quasi zu einem Laura-Stalker geworden. Ich war auf LauraBosco.com, wenn man mehr über Laura erfahren will, und Laura, erzähl doch ein bisschen über dich. Auf Instagram sieht es ja so aus, als würdest du in einem Baumhaus in einem Wald leben. Erzähl uns doch, wie du in Chattanooga wohnst.

Laura Bosco:

Das Baumhaus ist gar nicht so weit hergeholt. Ich wohne auf einem von zwei Bergen in Chattanooga, dem Signal Mountain. Es ist etwa 20 Minuten von der Innenstadt entfernt und wir haben ein wunderschönes kleines Haus, das ein paar Hektar überblickt – die gehören zwar nicht uns, aber wir tun so, wenn wir von unserer Veranda schauen. Es ist eine Veranda im zweiten Stock, die über wunderschöne, sich im Herbst verfärbende Blätter blickt. Es ist also tatsächlich ein bisschen wie in einem Baumhaus.

Ben Aston:

Das klingt ziemlich cool. Und schaut euch Lauras Instagram für coole Chattanooga-Bilder an! Aber, erzähl uns ein wenig über dich: Du warst PM oder bist es noch teilweise. Ich weiß, du wechselst gerade zum Copywriting. Wie bist du ursprünglich zum digitalen Projektmanagement gekommen? Das ist immer interessant, und auf deiner Website habe ich gelesen, dass du z.B. ein Talent dafür hast, Türknäufe auseinanderzunehmen, ein Informations-Nerd bist und gerne Probleme löst. Wie hat dich das letztlich zum Projektmanagement gebracht?

Laura Bosco:

Wie viele andere digitale Projektmanager auch, hatte ich das nicht von Anfang an vor. Das war kein Studienfach damals und auch in Schule und Uni war es überhaupt nicht auf meinem Radar. Ich habe erstmal viele verschiedene Sachen gemacht. Mein Lebenslauf ist wirklich verwirrend! Ich war Restaurantleiterin, dann Praktikantin in einer Branding-Agentur und habe dort Kunden betreut. Über diese Agentur kam ich zur Agentur, bei der ich als Projektmanagerin tätig war. Im Prinzip kamen Leute auf mich zu und sagten: „Hey, da gibt’s eine Agentur, die braucht jemanden, der organisiert. Du bist da doch gut drin, willst du das machen?“

Ich sagte: „Klar.“ So bin ich reingerutscht und habe alles on the fly gelernt.

Ben Aston:

Und welche Art von Projekten hast du als digitale PM umgesetzt?

Laura Bosco:

Also mit der Agentur „Range“, das ist eine WordPress-Design- und Entwicklungs-Agentur, haben wir mit sehr unterschiedlichen Kunden gearbeitet – aus verschiedensten Branchen, aber meistens ging es um individuelle Webprojekte. Wir starten immer mit einer Discovery-Phase, dann folgt ein komplett individuelles Design und eine maßgeschneiderte Entwicklung. Meistens ist es eine Marketing-Website, aber manchmal auch so umfangreich wie ein eigenes Login-Portal.

Ben Aston:

Cool. Und du arbeitest also mit Designern, Entwicklern, UX und QA – alle intern?

Laura Bosco:

Ja, unser Team ist klein, wir haben nicht alle Rollen, die du erwähnt hast. Vor allem unsere Kreativdirektorin übernimmt mehrere Aufgaben, dazu gab es ein paar Full-Stack-Entwickler. Ich finde es super, mit so einem kleinen, aber leistungsfähigen Team arbeiten zu können – das hilft, Silos aufzubrechen.

Ben Aston:

Definitiv. Es gibt ja viele kleinere Studios, wo jeder verschiedene Rollen übernimmt. Wie führst du als digitale PM dein Team und wie organisierst du das mit Tools – braucht ihr da überhaupt so viele? Sitzt ihr zusammen und arbeitet kollaborativ – wie macht ihr das?

Laura Bosco:

Gute Frage – wir sind vollständig verteilt, von Kalifornien bis in die Niederlande. Also ...

Ben Aston:

Klein, aber verstreut.

Laura Bosco:

Genau. Wir nennen das „time zoning“. Darin bin ich in den letzten Jahren viel besser geworden. Slack ist unser Haupttool ...

Ben Aston:

Was ist „time zoning“?

Laura Bosco:

Man schaut in den Kalender und versucht einen Termin zu finden, an dem Leute aus vier oder fünf verschiedenen Zeitzonen gleichzeitig telefonieren können.

Ben Aston:

Das ist eine schreckliche Aufgabe, oder?

Laura Bosco:

Furchtbar schwierig.

Ben Aston:

Ich arbeite gerade auch in einer Agentur, die fast komplett remote ist. Da hat man gleiche Probleme – z. B. Kund:innen in Frankreich, Team verteilt über Nordamerika und anderen Ländern. Man erlebt es ja dann: „Okay, dann machen wir den Call um 7 Uhr morgens.“

Laura Bosco:

Ja, kommt vor.

Ben Aston:

Es ist oft die einzige Option. Es ist anstrengend.

Laura Bosco:

Ja. Ich nutze everytimezone.com, da gibt es einen ganz einfachen Schieberegler, um die Uhrzeiten rund um die Welt zu checken. Und weil ich auch beruflich viel unterwegs bin – vor allem an der Ostküste – ist das praktisch. In Chattanooga z.B. sind es nur 30 Minuten zur Zentralen Zeitzone, das verwirrt dann schon mal das Hirn beim Planen.

Ben Aston:

Oh ja, also everytimezone.com nutzt du also für Meetings. Nutzt ihr Projektmanagement-Tools?

Laura Bosco:

Wir nutzen vor allem eine Kombination aus Asana und Teamwork.

Ben Aston:

Okay.

Laura Bosco:

Wir sind von Basecamp zu Teamwork gewechselt – aus verschiedenen Gründen, aber vor allem, weil es besser ins Budget passte und unsere Anforderungen abdeckte. Für die feineren Aufgaben haben ich und ein Entwickler Asana benutzt – das kann Teamwork zwar auch, aber Asana macht das, fanden wir, etwas besser.

Ben Aston:

Cool. Gibt es sonst noch Tools, Apps, Webseiten, ohne die du nicht mehr leben willst?

Laura Bosco:

Oh Mann. Nein, ehrlich gesagt ...

Ben Aston:

Muss auch nicht!

Laura Bosco:

Ja, ein Favorit ist „Blinker“. Das klingt verrückt, aber Blinker erinnert dich, zu blinzeln, wenn du zu lange auf den Bildschirm starrst.

Ben Aston:

Ist das eine App fürs Handy?

Laura Bosco:

Nein, ich glaube, das ist eine Chrome-Erweiterung. Wir starren ja ewig auf Screens, und das erinnert daran, regelmäßig wegzuschauen. Das ist mehr für die Gesundheit als für Produktivität, aber ich finde, das ist ein cooles Tool.

Ben Aston:

Sehr cool. Du verlässt also jetzt das Feld des digitalen Projektmanagements, um dich mehr aufs Copywriting zu konzentrieren?

Laura Bosco:

Ja.

Ben Aston:

Es ist immer interessant zu hören, wie PMs ihren Karriereweg gehen – ins Management, andere Teams führen. Aber ich habe noch nie jemanden getroffen, der gesagt hat: „Ich werde jetzt Texter.“

Du hast das ja immer ein bisschen gemacht – wie kam der Wechsel? Warum verlässt du die DPM-Welt?

Laura Bosco:

Vor einem Jahr fing ich an, nebenbei zu schreiben. Ich fand am Projektmanagement vieles toll, aber gewisse kreative Aspekte fehlten mir. Also habe ich für ein paar Kunden geschrieben. Dann kamen mehr Aufträge und Empfehlungen. Nach ein paar Monaten merkte ich: Entweder mache ich beide Jobs nur halbherzig, oder konzentriere mich ganz auf eins.

Weil mein Leben momentan wenig Verpflichtungen hat – kein Hund, keine Kinder, entspannte Situation – gab es nie einen besseren Zeitpunkt, um dieses Wagnis ein Jahr lang zu probieren. Also machen wir das!

Ben Aston:

Der Anfang des Experiments also?

Laura Bosco:

Genau. Es hat im September begonnen, wir sind jetzt fast zwei Monate dabei.

Ben Aston:

Und wie läuft es bisher?

Laura Bosco:

Super! Kunden zu finden war kein Problem. Jeder Jobwechsel bringt eine Phase mit sich, in der man sich fragt: „Was habe ich da nur getan? Kann ich das wirklich?“ Das kenne ich auch vom Wechsel zum Projektmanagement ... „Kann ich mich Projektmanagerin nennen, auch wenn ich das noch gar nicht so lange mache?“

Ben Aston:

Ja.

Laura Bosco:

Diese Zweifel sind normal beim Berufswechsel.

Ben Aston:

Genau, ein klassisches Selbstbewusstseinsproblem. Kommen wir zum Post – ich glaube, das betrifft nicht nur PMs, sondern fast alle Menschen, die produktiver sein wollen oder zumindest das Gefühl haben, produktiv sein zu müssen. Gerade für PMs gilt das, denn meist produzieren wir selbst ja nichts – außer Schätzungen, Zeitplänen, Dokus, die niemand wirklich spannend findet. Keine Awards für das beste Angebot oder Statement of Work. Viel wichtiger ist unser Job, anderen zu helfen, produktiv zu sein. Laura, du hast einen tollen Post mit 13 Produktivitäts-Tipps geschrieben, die jedem helfen können.

Fangen wir mal mit dem Thema Produktivität an. Warum ist das überhaupt wichtig?

Laura Bosco:

Tolle Frage – viele Menschen fragen „Wie kann ich produktiver sein?“ statt „Warum sollte ich produktiver sein?“ Für mich geht’s darum, dass Teams effizienter werden und mehr Freude bei der Arbeit haben.

Ich habe festgestellt, dass Menschen, die gerne arbeiten, bessere Arbeit abliefern. Also war mein Ziel als PM, uns so produktiv wie möglich zu machen, damit wir effizient und mit Freude dranblieben – deswegen ist das so wichtig für mich.

Ben Aston:

Viele PMs wollen, dass das Team produktiv ist, wollen, dass das Projekt vorankommt. Wir lassen uns dann zu Dingen hinreißen, von denen wir denken, sie seien hilfreich. Wir checken ständig E-Mails, updaten Slack, warten auf Alerts. In deinem Post erwähnst du auch, was man nicht tun sollte: nicht ständig Mails checken, nicht immer auf Slack präsent sein, Programme auch mal schließen.

Wie machst du das, ohne zum Flaschenhals zu werden? Gerade als PM hat man ja Angst, dass alles zusammenbricht, wenn man nicht sofort antwortet.
Wie gehst du damit um?

Laura Bosco:

Ganz wichtig ist hier: Erwartungen zu managen. Wenn dein Team und deine Kunden nicht wissen, dass du E-Mail/Slack oft schließt, dann wird das für dich nicht funktionieren. Erkläre im Team-Meeting oder in Slack, wie du arbeiten willst. Sag zum Beispiel: „Ich würde gerne etwas ausprobieren. So stelle ich es mir vor ...“

Mit den Kunden mache ich das gleich von Anfang an und erkläre, wann und wie man mich erreicht. In einem Kommunikations-Briefing sage ich: „Hier erreicht ihr mich. Dann bin ich erreichbar. Über die und die Kanäle.“ Ein guter Zeitpunkt auch, zu erwähnen, dass wir nicht immer erreichbar sind, sondern konzentriert arbeiten wollen. Dann sage ich: „Wir werden E-Mails zwar mehrmals am Tag checken, aber nicht permanent offen haben. An wichtigen Tagen sind wir aber dauerhaft erreichbar.“ An Launch-Tagen solltest du die E-Mail natürlich offen lassen.

Ben Aston:

Guter Tipp, eine Kommunikationsstrategie auszubauen! Und: proaktiv handeln! Wenn du weißt, jemand wird dich sicher kontaktieren, dann melde dich lieber vorher bei dieser Person und sage: „Ich bin die nächsten Stunden nicht erreichbar, spreche mich vorher an.“ Das nimmt dem Ganzen viel Druck.

So kann man durch eine kurze Info zum Start des Arbeitstags schon viele kleine Problemchen vermeiden. Das ist Erwartungsmanagement pur.

Laura Bosco:

Und was ich gelernt habe: Wenn du auf die ersten Mails immer in 30 Sekunden antwortest, wird das zur Norm. Reagierst du aber immer nach 1-2 Stunden, dann sind die Kunden daran gewöhnt und erwarten nicht mehr.

Ben Aston:

Kennst du Gmail?

Laura Bosco:

Ja, und ich liebe, dass man Mails planen kann, wann sie versendet werden sollen.

Ben Aston:

Die „Drei-Wort-Antworten“ in Gmail, diese Vorschlagen-Funktion finde ich manchmal lustig – einfach Tab drücken und los! Und der Kunde fühlt sich wahrgenommen.

Laura Bosco:

Ich habe diese Funktion ausgeschaltet, sie hat mich genervt.

Ben Aston:

Du hast sie abgeschaltet?

Laura Bosco:

Ja.

Ben Aston:

Ich habe mich daran gewöhnt ... Das ist die Zukunft, Laura!

Laura Bosco:

Vielleicht gewöhn ich mich irgendwann an künstliche Intelligenz in meinen E-Mails – noch bin ich nicht soweit.

Ben Aston:

Für alle, die meine Mails bekommen: Sie sind von KI, aber mit Liebe gesendet! Kommen wir zu etwas anderem: Multitasking. Gerade PMs müssen oft mehrere Projekte, Kunden und Teams gleichzeitig managen. Wie gehst du damit um, dass Multitasking eigentlich ineffizient ist?

Laura Bosco:

Ich versuche, es wirklich so wenig wie möglich zu tun – sonst mache ich mehr Fehler. Wenn viele Aufgaben gleichzeitig reinkommen, z.B. Design-Review, Kundenmail, Launch-Vorbereitung, dann priorisiere ich sie – meistens nach der Eisenhower-Matrix – und arbeite sie systematisch ab.

Manchmal kann man eine Aufgabe nicht ganz am Stück erledigen, daher mache ich dann zumindest einzelne Teile, aber eins nach dem anderen. Das ist viel effektiver für mein Team und mich.

Ben Aston:

Du hast die Eisenhower-Matrix erwähnt – die haben wir im Beitrag als Grafik. Oft reagieren wir auf scheinbar Dringendes, dabei ist nicht alles „wichtig“. Es kann ruhig später erledigt werden, ohne dass das Projekt scheitert. Wir müssen immer wieder innehalten und bewerten, was wirklich zählt.

Oft reagieren wir, anstatt den wirklich entscheidenden nächsten Schritt für den Projekterfolg im Blick zu behalten.

Laura Bosco:

Genau. Wichtig ist auch, dass Teams einen Kommunikationsstandard etablieren: Was ist dringend, was nicht – und wie wird jeweils informiert. So wissen alle, wie wichtig eine Nachricht ist – z.B. durch direktes Pingen bei dringenden Anliegen.

Ben Aston:

Sehr guter Ratschlag – und das ist wieder Erwartungsmanagement!

Laura Bosco:

Ja.

Ben Aston:

Wenn Erwartungen und Kommunikation stimmen, ist alles viel einfacher.

Laura Bosco:

Kommunikation ist für mich sehr wichtig!

Ben Aston:

Du sprichst nicht nur davon, was man alles besser lassen sollte, sondern gibst auch aktive Tipps – zum Beispiel „willkürliche, dumme Ziele“ setzen. Klingt kurios – wie funktioniert das?

Laura Bosco:

Das basiert auf „Temptation Bundling“ – man verknüpft eine Versuchung (z.B. Schokolade) mit einer Pflichtaufgabe, etwa einem langweiligen Zeitstrahl. Sage ich mir z.B.: Bekomme ich das fertig, darf ich mir eine Kleinigkeit gönnen oder eine Runde draußen drehen – etwas, das mich motiviert, um Unliebsames zu erledigen.

Ben Aston:

Die Aufgabe darf nur nicht zu groß sein, sonst funktioniert das nicht. Sonst wartet die Belohnung bis tief in den Abend und man glaubt nicht mehr daran ... Die Ziele müssen machbar bleiben.

Laura Bosco:

Absolut. Kleine erreichbare Aufgaben sind immer besser als große, nie zu bewältigende To-dos wie „karriere voranbringen“. Das motiviert dich nicht, du kannst es nie abhaken.

Ben Aston:

Für alle, die sich völlig unproduktiv fühlen: Was war der wichtigste Tipp für dich? Gerade jetzt, wo du selbständig arbeitest – was hilft am meisten?

Laura Bosco:

Ich habe es selbst erst spät verstanden: Man hat eben keine acht produktiven Stunden am Tag! PMs wissen das meist, wenn sie Pläne machen und Ressourcen kalkulieren. Pausen, Anrufe, spontane Treffen – all das frisst Zeit. Trotzdem hatte ich das Gefühl, selbst acht Stunden am Stück leisten zu müssen. Als ich mein Zeit-Tracking geprüft habe, wurde klar: Mehr als vier bis sechs Stunden geht eigentlich nicht. Wer sich an acht hält, fühlt sich ewig überfordert. Mit vier bis sechs Stunden als realistischem Rahmen geht das viel besser!

Ben Aston:

Ganz wichtiger Tipp – dazu passt auch Folgendes: In Google Kalender kann man Meetings auf 25 Minuten kürzen statt 30 – so bleibt Zeit für eine kurze Pause. Solche Puffer einzuplanen, hilft wirklich weiter.

Laura Bosco:

Absolut – Aufgaben benötigen immer mehr Zeit, als man denkt. So ist das im Projektmanagement.

Ben Aston:

Laura, vielen Dank, dass du bei uns warst. Es gäbe noch viel mehr zu besprechen, aber wir enden hier. Es war großartig!

Laura Bosco:

Danke, dass ich dabei sein durfte, das Gespräch hat mir gefallen.

Ben Aston:

Wenn ihr euch bei der Diskussion über Produktivität einbringen wollt, kommentiert Lauras Beitrag oder schaut in den Ressourcenbereich von TheDigitalProjectManager.com, um unserem Slack-Team beizutreten – hier gibt’s viele spannende Themen.

Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.