Das kann Ihre Tabellenkalkulation nicht: KI, die Ihr Geschäft wirklich kennt (mit dem CEO von Forecast, einem Unternehmen von Accelo)

Tim Fisher: Warum ist KI DIE Sache, auf die ihr gerade am stärksten setzt? Was ist eure strategische Wette an dieser Stelle?

Joe DiPaulo: Historisch gesehen sind diese Unternehmen gewachsen, indem sie neue Mitarbeiter eingestellt haben. Die Wette mit KI und mehr Intelligenz und Automatisierung ist, dass diese Unternehmen das als Werkzeug nutzen können, um ihre Leistung zu verbessern, das Kundenerlebnis zu optimieren und letztlich ohne zusätzliches Personal zu skalieren.

Tim Fisher: Wenn ich solche Tools sehe, denke ich an den „Meeting-Killer“-Aspekt – die Möglichkeit, eine Benutzeroberfläche aufzurufen und tiefgehende, kontextualisierte Antworten aus dem eigenen Unternehmen zu bekommen.

Joe DiPaulo: Und das könnte ein Ressourcenmanager sein, jemand mit Führungsverantwortung, der Berichtsinformationen aus dem System abrufen will, Informationen über den Projektstatus usw.

Tim Fisher: Was unterscheidet all das eigentlich davon, einfach ChatGPT, Claude oder Copilot mit Datendumps zu verwenden und Fragen zu stellen?

Joe DiPaulo: Systeme wie unseres bieten mehr—

Tim Fisher: Hallo und willkommen zu „Die Zukunft von KI und Projektmanagement“ – einer Serie, in der wir über Pitchdecks hinausgehen und zeigen, wie KI tatsächlich die Art verändert, wie Teams planen, liefern und Arbeiten managen. Heute sprechen wir über Forecast PSA, ein Unternehmen der Accelo-Gruppe.

Wenn Sie ein Team für professionelle Dienstleistungen führen und sich fragen, wo KI tatsächlich Mehrwert liefert – und zwar nicht theoretisch, sondern in den Tools, die Sie täglich nutzen – dann ist dies das richtige Gespräch für Sie. Wir hören ihre Perspektive zu den Schwachstellen in der Projektdurchführung und sprechen darüber, wohin sich all das entwickelt.

Mein Name ist Tim Fisher. Ich bin VP für KI bei The Digital Project Manager und meine Aufgabe ist es, herauszufinden, wo KI wirklich funktioniert und wo sie noch Marketing ist. Also stelle ich genau die Fragen, die auch Ihr Team stellen würde. Bei uns ist heute Joe DiPaulo, CEO von Accelo, dem Unternehmen hinter Forecast PSA. Joe hat seine gesamte Karriere darauf verwendet, Teams für professionelle Dienstleistungen beim Aufbau von planbaren und skalierbaren Delivery-Strukturen zu unterstützen. Und heute teilt er mit uns, wie KI diese Zukunft formt.

Joe, schön, dass du da bist.

Joe DiPaulo: Super, dass ich hier sein darf, Tim. Danke für die Einladung! Ich bin gespannt auf das Thema und wie das unsere Welt der professionellen Dienstleistungen verändert.

Tim Fisher: Joe, kannst du uns Forecast in 30 Sekunden erklären – was macht ihr, an wen richtet es sich?

Joe DiPaulo: Klar. Forecast ist eine moderne PSA-Plattform – also eine Plattform für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen.

Sie richtet sich an dienstleistungsorientierte Unternehmen, die auf Wachstum ausgerichtet sind und ihre Geschäftsprozesse skalieren wollen. Das ist der wichtigste Punkt. Unsere Schwerpunkte sind Projektplanung, Kapazitäts- und Ressourcenplanung, Durchführung, Umsatzsteuerung. Unsere Mission ist es, unseren Kunden maximale Transparenz über ihre Daten zu ermöglichen.

Prädiktive Einblicke in das, was im Unternehmen passiert und wie geleistet wird, unterstützen unsere Kunden, ihr Geschäft so effektiv wie möglich zu steuern.

Tim Fisher: Forecast ist kürzlich Teil von Accelo geworden. Was bedeutet diese Kombination, was bringt sie, was die beiden Plattformen vorher nicht konnten?

Joe DiPaulo: Ja. Ziel der Zusammenführung der beiden Unternehmen und Plattformen ist es, ein echtes End-to-End-Betriebssystem für Unternehmen im Dienstleistungsbereich zu schaffen.

Forecast war besonders stark bei KI-gestützter Projektplanung, Ressourcenprognose, Nachfrageplanung aus der Ressourcenmanagementperspektive sowie bei vorausschauender Transparenz. Accelo punktet vor allem mit CRM-Funktionen, Kunden-Workflow-Management, finanziellen Workflows. Zusammen können wir so den gesamten Pipeline-Prozess einer Organisation für professionelle Dienstleistungen abdecken und als zentrales System zur Vorgangsdokumentation dienen.

Tim Fisher: Klingt gut. Auch mal eine fast schon komische Frage, warum ist KI zurzeit euer Top-Thema? Was steckt strategisch dahinter?

Joe DiPaulo: Darüber spricht aktuell ja wirklich niemand, oder?

Tim Fisher: Nein, überhaupt nicht. Kommt nie vor.

Joe DiPaulo: Wir setzen voll auf KI, weil unsere Kunden aus dem Dienstleistungssektor in sehr margenarmen, komplexen Umgebungen agieren.

Viele Faktoren beeinflussen die Leistung für ihre Kunden. Früher sind Unternehmen durch neueinstellungen gewachsen. Die strategische Wette: KI, Intelligenz und Automatisierung werden genutzt, um Leistung, Kundenerlebnis und Skalierbarkeit zu verbessern – am Ende profitabler werden.

Mit KI können Führungskräfte von einer reaktiven zu einer proaktiven Geschäftsführung transformieren. Wie gesagt, das wird heute öfter fallen: KI gibt unseren Kunden die Möglichkeit, zu skalieren, und zwar ohne zusätzliches Personal. Sie können sich auf den Mehrwert ihrer Dienstleistungen konzentrieren, Kundenbeziehungen stärken und Wachstum sowie optimierte Leistungen erzielen.

Deshalb setzen wir darauf – weil unsere Kunden damit wachsen können.

Tim Fisher: Wie sieht aus deiner Sicht die Entwicklung in der Branche aus? Ihr sprecht ja täglich mit Unternehmen aus professionellen Dienstleistungen – also Agenturen, Beratungen, IT-Service, usw. Was verändert sich wirklich im Arbeitsalltag?

Joe DiPaulo: Ja. Unsere Kunden entwickeln sich von der Experimentierphase der letzten Jahre hin zum gezielten und effektiven Einsatz von KI als Ressource in ihrer Organisation.

Sie schauen, wie sie identifizierende Elemente ihres Geschäfts nutzen können, um Kunden besser zu bedienen. Jeder ist dabei auf einem anderen Stand, aber alle wollen mit KI reproduzierbare Ergebnisse erzielen und diese durch Optimierung stetig verbessern. Das ist die Entwicklung, die wir gerade erleben.

Tim Fisher: Ja, es gibt aktuell viele Berichte, dass KI ihren Versprechen nicht gerecht wird oder für Unternehmen nicht funktioniert. Der Fokus liegt heute auf echten, praktischen Ergebnissen – genau das scheint euer Ansatz zu sein.

Ein Blick in eure Plattformdaten zeigt, dass Teams mit Forecast rund 75 % Auslastung melden – Branchemittel sind 40 %. Was verursacht diesen Unterschied?

Joe DiPaulo: Wenn Sie konsistenter arbeiten und Tools einsetzen, die mehr Vorhersagbarkeit ermöglichen, handeln Sie viel proaktiver.

Eines unserer Ziele mit einem PSA-System ist es, Kunden frühzeitig auf Pipeline-Arbeiten aus dem Vertrieb hinzuweisen, wiederholbare, feste Abläufe zu schaffen und herauszufinden, wer was wann übernimmt. Je besser die Planbarkeit und Proaktivität, desto besser läuft das Geschäft.

Wenn Teams Projekte 1, 2, 3 Monate im Voraus planen oder genaue Informationen darüber haben, woran alle arbeiten, werden Mitarbeitende nicht überlastet, sondern optimal eingesetzt. Wer diese operativen Möglichkeiten nutzt, führt das Unternehmen besser.

Dies schlägt sich in besseren Auslastungszahlen nieder.

Tim Fisher: Wenn ihr auf eure über 2000 Dienstleistungsunternehmen schaut – was sind die größten Lücken? Beispielsweise Margenverluste oder das Thema, dass Ressourcenverwaltung immer noch in Tabellenkalkulationen passiert und diese die Sicht auf Probleme erschweren. Wie ist da euer Bild?

Joe DiPaulo: Da gibt es einiges. Zu Margenverlust: Das ist nichts, was von heute auf morgen passiert, sondern kommt schleichend während eines Projekts oder Kundenauftrags.

Es gibt Probleme in der Ressourcenplanung – habe ich die richtigen Leute eingesetzt, nutze ich eine Fähigkeit zu häufig, überbelaste ich Top-Performer? Risiken werden oft zu spät erkannt, abdriftende Projekte zu spät sichtbar. Scope Creep ist ein weiterer Faktor. Mit unserem System helfen wir, solche Themen früher zu erkennen und vorherzusagen, um Margenverluste zu vermeiden.

Viele kleine Unternehmen arbeiten gern mit Tabellen, oft mit dem Argument, so agiler reagieren zu können. Das ist aber meist ein Trugschluss. Bei wachsender Komplexität – Projekte, Preisstrukturen, mehr Teams – wird es schwieriger, genau zu planen, in Echtzeit zu steuern und Muster stabil zu halten. Das schlägt sich auf Margen und Disziplin nieder.

Organisationen mit datenbasierten Prozessen – etwa Nutzung von CRM-Daten zur vorausschauenden Personaleinsatzplanung – erkennen schnell, was gebraucht wird, und sind klar im Vorteil gegenüber Spreadsheet-Management. Sie können viel besser planen und ihr Geschäft störungsfreier führen.

Tim Fisher: Forecast ist von Anfang an „KI-nativ“ entwickelt worden – das sagen nicht viele PSA-Tools über sich. Was bedeutet das konkret, etwa mit Blick auf Margen, Skalierung, Sichtbarkeit – wie geht ihr da mit eurem Produkt anders vor?

Joe DiPaulo: Ganz genau, das System baut auf dem Konzept auf, mithilfe von Machine-Learning-Modellen bessere Personal- und Ressourcenplanung zu ermöglichen. Seit Gründung entwickeln wir das stetig weiter. Ziel ist, dass die KI als Guide für Dienstleistungsunternehmen dient, Ineffizienzen ausräumt und hilft, Wachstumshürden zu überwinden.

Mit mehr Vorhersagbarkeit können Risiken vermieden, das Kundenerlebnis verbessert und Ressourcen optimal eingesetzt und Mitarbeitende vor Überlastung geschützt werden.

Die KI erkennt Probleme und Risiken, steigert die Effizienz – und Unternehmen sehen bereichsübergreifend ihre Daten. Ressourcen oder Entscheidungen können so über Abteilungsgrenzen hinweg optimal genutzt werden. KI hilft hier bei der Orchestrierung. Und künftig wird KI noch zentraler Teil bei der tatsächlichen Ausführung von Dienstleistungen und Ergebnislieferung werden.

Das ist das Spannende an der aktuellen Entwicklung: Unternehmen skalieren leichter und KI wird sie dabei weiter unterstützen.

Tim Fisher: Du hast Machine Learning erwähnt: Wir sagen immer „KI“ oder „große Sprachmodelle“, aber der Begriff Machine Learning zeigt, dass ihr schon vor ChatGPT daran gebaut habt und es tief in eurem Ansatz steckt. Das ist ziemlich cool.

Joe DiPaulo: Ja, das sehe ich auch so. Es ist toll, dass wir diese Erfahrung schon seit Jahren aufbauen. Wir investieren weiterhin in neue Technik und setzen alles daran, damit unsere Kunden profitieren.

Tim Fisher: Werfen wir einen Blick in die Zukunft. Der PSA-Markt soll sich bis 2030 nahezu verdoppeln, KI-Tools im Projektmanagement wachsen sogar noch schneller. Joe, wohin geht die Reise?

Joe DiPaulo: Ich habe es eingangs schon angedeutet: Besonders spannend ist, wie KI Dienstleister ermöglicht, mit Agenten effektiver für Kunden zu liefern. Unternehmen werden Agenten einsetzen, sodass Teile der Arbeit nicht mehr Menschen, sondern digitale Agenten erledigen. Das führt zu schnelleren Ergebnissen, besseren Kundenerlebnissen und profitableren Margen.

Das ist ein sehr spannender Ausblick.

Tim Fisher: Ohne dass du alles aus dem Nähkästchen verraten musst: Was ist die größte Lücke, die ihr mit KI schließen wollt, wodurch eure Kunden einen echten Sprung machen?

Joe DiPaulo: Es geht weiter in die Richtung, die ich eben skizziert habe. Wir sehen beispielsweise Tools wie Claude, die Software-Teams beim Programmieren unterstützen. Wir möchten ein Teil dieses Ökosystems sein und unseren Kunden helfen, ihre Belegschaft klug einzusetzen.

Sie sollen ihre operativen Systeme und Agenten effizient orchestrieren und dadurch ihre Geschäftsprozesse optimal steuern, alles im Kontext der eigenen Arbeitsabläufe, und von den Möglichkeiten der Agenten profitieren, um Arbeit robuster und schneller zu liefern.

Wir sind fest davon überzeugt, wenden das auch selbst intern an und sehen, wie gravierend dadurch Geschäftsprozesse unserer Kunden verbessert werden können.

Tim Fisher: Ich stelle diese Frage oft: Drei, vier Jahre in die Zukunft gedacht – wie sieht für dich ein Arbeitstag eines Projektmanagers aus?

Wird es diesen noch geben, nimmt KI die Rolle ein? Wo geht deiner Einschätzung nach die Reise hin?

Joe DiPaulo: Wir werden massive Veränderungen sehen. Es braucht weiterhin Menschen, die organisieren, die Ziele definieren, die orchestrieren – Stichwort: Ergebnisorientierung – und die Systeme in die richtige Richtung steuern.

Die Inputs, die in die Maschinen gehen, sowie die angestrebten Ergebnisse benötigen menschliche Qualitätssicherung. All diese Veränderungen nehmen schneller Fahrt auf als man denkt – längst nicht erst in drei Jahren.

Agenten als Organisationsmitarbeiter – wenn wir sie jetzt noch nicht haben, kommt das garantiert in den nächsten 12 bis 36 Monaten und wird branchenübergreifend übernommen. Es bleibt faszinierend.

Tim Fisher: Absolut. Vielen Dank, dass du das mit uns so offen besprochen hast! Für alle, die Forecast im eigenen Umfeld und mit den eigenen Daten sehen wollen – was ist der nächste Schritt?

Joe DiPaulo: Am besten einfach auf unsere Website forecast.app gehen.

Dort kann man eine Demo anfordern, ein Berater meldet sich und verschafft sich einen ersten Einblick in das relevante Unternehmen, um die Demo und das Gespräch gezielt daran auszurichten. So kann individuell gezeigt werden, welchen Mehrwert wir bieten und wie die Zusammenarbeit aussehen würde.

Wir veröffentlichen außerdem einen KI-Readiness-Check, an dem Kunden teilnehmen können. Wer will, kann danach auch gern direkt Kontakt mit uns aufnehmen.

Tim Fisher: Das war's für heute. Joe, danke dir ganz herzlich fürs Dabeisein. Das war klasse. Vielen Dank.

Joe DiPaulo: Herzlichen Dank, Tim. Ich weiß es zu schätzen.