So bauen Sie Ihr PM-Toolkit auf (mit Sally Woolston von Nzime)

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Ben Aston:

Wie läuft Ihr Prozess? Funktioniert er effizient? Und arbeitet er gut mit Ihren Projektmanagement-Tools zusammen? Falls Sie sich nicht sicher sind, wie es um Ihr PM-Toolkit steht, hören Sie weiter zu, denn wir sprechen heute im Podcast darüber, wie man effizientere Prozesse entwickelt, die richtigen Tools für Projekte auswählt und diese im Unternehmen einführt.

Vielen Dank fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston, Gründer des Digital Project Manager. Willkommen beim DPM Podcast. Unsere Mission ist es, Projektmanager zum Erfolg zu führen und Menschen, die Projekte verantworten, dabei zu helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen. Wir helfen Ihnen, Ihr Projektmanagement auf das nächste Level zu bringen. Besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com und erfahren Sie mehr über unser Trainings- und Ressourcenangebot sowie unsere Mitgliedschaft. Dieser Podcast wird präsentiert von Clarizen, dem führenden Anbieter für Projekt- und Portfoliomanagement in Unternehmen. Mehr Informationen auf clarizen.com.

Heute ist Sally Woolston bei mir. Sally ist Digital Project Managerin bei Nzime. Habe ich das richtig ausgesprochen?

Sally Woolston:

Nein.

Ben Aston:

Oh nein.

Sally Woolston:

Das passiert jedem.

Ben Aston:

Wie spricht man es richtig aus?

Sally Woolston:

Enzyme.

Ben Aston:

Enzyme. Das ergibt mehr Sinn. Namen können tricky sein, oder?

Sally Woolston:

Unser Direktor ist kreativ, beim Schreiben hapert's allerdings etwas. Es ist einfach „Enzyme“.

Ben Aston:

Mir gefällt der Name, Enzyme macht Sinn. Ich hab das immer als Enzeem gelesen. Aber gut, Sally ist bei Enzyme – einer Agentur mit Fokus auf Verhaltensforschung – und sie hat schon zahlreiche Projekte geleitet: von Fintech, E-Commerce, Recruiting bis Handel. Hallo Sally!

Sally Woolston:

Hallo Ben.

Ben Aston:

Und Entschuldigung, dass ich Sie bei Enzyme korrigieren musste.

Sally Woolston:

Kein Problem. Wie geht‘s Ihnen?

Ben Aston:

Sehr gut, danke. Sie haben offensichtlich viele verschiedene Dinge gemacht – auf Ihrem LinkedIn-Profil stand, Sie haben auch einen Background in Vertrieb und Geschäftsentwicklung. Wie sind Sie ins Projektmanagement gekommen?

Sally Woolston:

Ich glaube, ähnlich wie viele Digital Project Manager bin ich da eher zufällig hineingerutscht. Ich war Business Development Managerin bei einer Versicherung und habe dort regelmäßig mit dem Entwicklungsteam gearbeitet und festgestellt: Es gibt keinen Prozess, keine Struktur. Wer als Erster seine Entwickler am Wasserkocher hat, bekommt das Projekt. Ich war also praktisch der interne Auftraggeber und habe gesagt: „Wir brauchen Strukturen!“ Mein damaliger Chef hat gemeint: „Gut, du bist jetzt die Projektmanagerin.“ Und so war es dann – ich musste mich einarbeiten und hab viel on-the-job gelernt. So bin ich reingeraten.

Ben Aston:

War das damals eine Beförderung oder eher eine Strafe?

Sally Woolston:

Beides ein wenig. Es war definitiv herausfordernd, sehr komplex, und ich hatte keine Ahnung von Software-Entwicklung oder Kreativprozessen. Wir haben mit Scrum gearbeitet und im Nachhinein betrachtet gar nicht so schlecht. Die Ressource thedigitalprojectmanager.com und der Slack-Channel war für mich eine gute Möglichkeit, direkt von anderen zu lernen – eine tolle Community.

Ben Aston:

Genau das ist unser Ziel. Was würden Sie heute Ihrem damaligen Ich raten? Gab es einen großen Fehler?

Sally Woolston:

Mir fällt kein großer Fehler ein-

Ben Aston:

Eher eine Reihe kleiner Fehler?

Sally Woolston: Ja, viele kleine Fehler. Aber: Man kann immer von anderen lernen und sollte darauf achten, was vor einem passiert ist, gerade wenn man in ein bestehendes Projekt einsteigt. Besonders auf die Menschen und Situationen achten – damals dachte ich, ich weiß schon alles.

Ben Aston:

Genau, Stakeholder-Management ist wichtig. Früher denkt man oft nur an das Projektziel statt an Menschen, Teams, Wertschöpfung. Manchmal geht dabei der menschliche Aspekt verloren.

Sally Woolston:

Genau. Man muss mit vielen verschiedenen Charakteren arbeiten, die andere Anforderungen haben. Wenn man als PM nur auf Budget und Termine bedacht ist, kann man leicht die entscheidende Frage übersehen: „Haben unsere Stakeholder oder Kunden auch einen echten Mehrwert?“ Prozessabhaken reicht nicht.

Ben Aston:

An welchen Projekten arbeiten Sie aktuell?

Sally Woolston:

Wir sind als Agentur branchenübergreifend aktiv. Unser Kerngeschäft ist Strategie und Insights, oft im Bereich E-Commerce, Webseiten oder Kampagnen – ECRM, Social Media usw. Ein Mix.

Ben Aston:

Beschreiben Sie ein typisches Strategieprojekt – mit wem arbeiten Sie, wie läuft der Prozess? Am Beispiel eines Projekts im E-Commerce-Bereich?

Sally Woolston:

Viele unserer Kunden sind aus dem Handwerk oder Handel – das war keine bewusste Ausrichtung, hat sich aber so ergeben. Es gibt einen riesigen Markt. Wir gehen ins Unternehmen, analysieren deren Angebot und helfen dabei, dieses zu digitalisieren – z. B. neue Webseiten, effektive Kommunikation auf Socials usw. Vieles ist Kommunikation: Workshops, Meetings, Beratung. Erst danach kommt der Tools-Einsatz, wenn ein Projekt konkret beauftragt wird: UX, Design, Entwicklung, Go-live.

Ben Aston:

Was sind die konkreten Strategie-Deliverables? Journey Mapping, Service Blueprint, Lean Model Canvas? Wie entwickeln Sie digitale Ökosysteme?

Sally Woolston:

Das hängt von den Kundenanforderungen ab. Oft fehlt es an klarer Kommunikation von Leistungen oder Produkten. Häufig gibt es zwischen Geschäftsleitung und operativem Team eine Lücke, die zu Fehlsteuerung der digitalen Strategie führt. In unseren Workshops bringen wir Marketing Manager, Brand Manager usw. mit an einen Tisch, analysieren Zielgruppen und deren Online-Verhalten.

Das Ergebnis kann sehr unterschiedlich ausfallen, z.B. beraten wir Unternehmen, ob sie auf den richtigen Social Media Kanälen unterwegs sind, ob die Inhalte stimmen, wie sie ihre Zielgruppe ansprechen usw. Letztlich ist das oft Business- oder Marketingberatung, die in weiterführende Projekte mündet.

Ben Aston:

Welche besonderen Herausforderungen beschäftigen Sie aktuell, woran arbeiten Sie?

Sally Woolston:

Mein großes Thema ist Kommunikation. Nicht nur mit Kunden, sondern auch intern mit dem Team. Als Projektmanagerin habe ich Schnittstellen zu allen Abteilungen und muss unterschiedliche Charaktere verstehen. Ziel: Produktivität steigern, weniger Unterbrechungen im Studioalltag – daher Fokus auf bessere Kommunikation.

Ben Aston:

Nutzen Sie Tools zur Unterstützung? Wie sieht Ihre persönliche Weiterentwicklung aus?

Sally Woolston:

Ich lese viel zu Produktivität und Kommunikation, z.B. über YouTube-Kanäle wie Better Ideas oder Matt D'Avella. Aktuell lese ich ein Buch zum Thema „Wie man sinnvolle Gespräche führt“ – es geht darum, wie man mit schwierigen Gesprächen umgeht und diese nicht scheut. Die Erkenntnisse lassen sich im Arbeitsalltag gut anwenden.

Ben Aston:

Gibt es sonst etwas, das Ihr Leben aktuell bereichert?

Sally Woolston:

Wir sind erst knapp 3 Wochen im neuen Jahr… Aber ich versuche, mehr zu lesen und weniger Zeit mit Netflix & Co zu verbringen.

Ben Aston:

Kommen wir zurück zum Hauptthema: die Auswahl von Projektmanagement-Tools für Agenturen. Sally beschreibt in ihrem Beitrag, wie wichtig es ist, das Team mit den richtigen Tools auszustatten, um Wachstum zu ermöglichen. Denn mit klaren Prozessen und passender Software wird das Team deutlich effizienter.

Viele wissen, dass der eigene Agenturprozess nicht rund läuft – Tools passen nicht, Prozesse sind nicht klar. Die Wahl: ein Tool für alles oder viele spezialisierte Tools, die über APIs zusammenspielen? Ich möchte mit Sally Schritt für Schritt durchsprechen, wie man Tools auswählt und einführt – von der Team-Einbindung, Anforderungssammlung, Shortlist, Testphase bis zur Einführung.

Sally Woolston:

Für mich war schnell klar, was nicht funktioniert. Wir hatten 5-6 Tools: Asana, Harvest, noch ein Scheduling-Tool, Rechnungsstellung, dazu überall Tabellen – alles doppelt und dreifach eingetragen, vieles wurde einfach von System zu System kopiert. Wenn es nicht so offensichtlich ist, arbeite ich regelmäßig mit Google-Fragebögen, um das Studio nach ihren Bedürfnissen zu fragen: „Habt ihr immer die notwendigen Briefings? Reicht die Zeit? Kommt ihr an euren Plan ran?“ Das Feedback unterscheidet sich oft stark zu dem aus Client Services. Wenn Sie das Gefühl haben, es könnte besser laufen: einfach fragen, ob intern oder bei den Kunden.

Ben Aston:

Oft ändern sich Prozesse mit Agentur-Wachstum. Was bei 5-10 Mitarbeitern klappt, funktioniert mit 30 nicht mehr. Wie ist das bei euch?

Sally Woolston:

Wir sind nur 10 Leute, aber ja – Prozesse müssen skalierbar sein. Auch mit 2 Personen braucht man andere Prozesse als mit 10. Setzen Sie früh feste Abläufe und „Hausregeln“, damit Sie später leichter wachsen. Wir überprüfen laufend, ob unsere Prozesse noch effizient sind und passen sie entsprechend an.

Ben Aston:

Sie erwähnten ineffiziente Abläufe – Doppelarbeiten, Informationen in mehreren Tools. Gab es weitere Baustellen?

Sally Woolston:

Ja, die interne Zusammenarbeit wurde durch tägliche StandUps und Zugang zu Dokumenten verbessert. Direkte Kommunikation ist oft besser als nur Slack.

Ben Aston:

Auslöser für Toolwechsel können auch schlechte Kommunikation mit Kunden, fehlende Abläufe, ungenaues Reporting oder zeitraubendes Onboarding sein. Beschreiben Sie den Prozess von Team-Einbindung, Anforderungssammlung, Tools-Shortlist, Test und Einführung. Stimmt das mit Ihrem Vorgehen überein?

Sally Woolston:

Ziemlich genau so. Mein Management hat mir dafür die Zeit eingeräumt – ein Privileg, das viele Agenturen nicht haben. Von Projektstart bis Rollout der neuen Lösung im Echtbetrieb dauerte es fast fünf Monate. Wer das nicht hauptberuflich macht, braucht noch länger und gibt vielleicht auf. Zeit einzuplanen ist extrem wichtig.

Ben Aston:

Wie sind Sie beim Abstimmen des Prozesses vorgegangen?

Sally Woolston:

Ich habe zuerst die einzelnen Bedürfnisse der Abteilungen, Kunden, Client Services und Buchhaltung gesammelt. Die meisten Tools geben die Abläufe vor, daher habe ich die Mindestanforderungen herausgefiltert: einfache Zusammenarbeit, Nutzerfreundlichkeit, Status und Budget auf einen Blick, Basis-Scheduling. 80% des Werts kommen von 20% der Features – also habe ich die Anforderungen vereinfacht.

Ben Aston:

Wie haben Sie dokumentiert? Iterativ, Whiteboard, Abstimmung in der Gruppe?

Sally Woolston:

Iterativ. Feedbackrunden, Testaccounts für verschiedene Tools mit Dummy-Daten und mehreren Nutzerprofilen. Viele Tests, bis ich am Ende mit Montag.com zufrieden war und dies dem Team präsentiert habe. Nutzerfeedback war ein ständiger Bestandteil, wie beim Webprojekt.

Ben Aston:

War Ihre Anforderungsliste prozess- oder toolgetrieben?

Sally Woolston:

Wir haben uns auf die Anforderungen fokussiert und dann geschaut, wie wir Boards auf Monday abbilden können: Zeitplanung, Rechnungsstellung, Projekttafeln. Die Möglichkeit, alles in einem Tool zu bündeln, war letztlich ein glücklicher Zufall.

Ben Aston:

Worauf basierte Ihre Tools-Shortlist?

Sally Woolston:

Ich habe mich im DPM-Slack-Channel informiert, dort tauchten häufig Monday, Wrike und Trello auf – letzteres war mir aber zu simpel oder zu aufwendig in der Erweiterung. Ich wollte eher toolgetrieben testen und die Anforderungen priorisieren.

Ben Aston:

Wie verlief der Praxistest vor der vollständigen Einführung?

Sally Woolston:

Wir haben einen Monat intern alles parallel in Monday abgebildet, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Erst danach haben wir die Kunden eingeladen. So konnten wir sicherstellen, dass wir Nutzern und Kunden das Tool optimal erklären konnten.

Ben Aston:

Wie sind Sie beim Stakeholder-Buy-In vorgegangen – intern und extern?

Sally Woolston:

Glücklicherweise haben wir sehr offene Beziehungen sowohl intern als auch mit unseren Kunden, sodass kritikfähige, ehrliche Kommunikation möglich ist. Bei Anpassungsbedarf im Kundenboard lässt sich auf Monday mit wenigen Klicks verändern, ohne interne Abläufe zu stören.

Ben Aston:

Sally, Sie sind ein großer Monday.com-Fan und erklären im Beitrag ausführlich, wie Sie alles über das Tool abwickeln. Gibt es Tipps, wie Sie heute rangehen würden?

Sally Woolston:

Wissen Sie vorher, welches Problem Sie lösen möchten. Beziehen Sie alle Beteiligten ein, überprüfen Sie, wo der Pain Point ist. Vielleicht zeigt sich, dass Abläufe geändert werden müssen – unabhängig vom Tool. Und wenn Sie feststellen: Es gibt kein Problem – umso besser.

Ben Aston:

Abschließender Tipp: Tools und Prozesse immer gemeinsam betrachten. Erst wenn klar ist, wie ein Projekt von der Akquise bis zur Rechnung läuft und wer wann eingebunden ist, lohnt sich der Toolwechsel. Zu verlockend ist die shiny-new-tool-Falle.

Sally Woolston:

Ich war zunächst skeptisch, weil Monday.com so viel Werbung macht, aber ich war positiv überrascht.

Ben Aston:

Vielen Dank fürs Gespräch, Sally!

Sally Woolston:

Vielen Dank, dass ich dabei sein durfte.

Ben Aston:

Wer mehr erfahren oder vorankommen will, kann Mitglied werden: thedigitalprojectmanager.com/membership – mit Zugang zu Slack, Templates, Workshops, eBooks u. v. m. Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen und Hacks zu Tools und Prozessen in den Kommentaren. Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, abonnieren Sie den Podcast auf thedigitalprojectmanager.com. Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.