Wo KI tatsächlich in ein Projektteam passt

Tim Fisher: Hallo und willkommen bei Die Zukunft der KI im Projektmanagement, einer Serie, in der wir über Pitch-Decks hinausgehen und untersuchen, wie KI tatsächlich die Art und Weise verändert, wie Teams planen, liefern und Arbeit managen. Heute stellen wir Productive vor. Wenn Sie eine Agentur, Beratung oder ein professionelles Dienstleistungsunternehmen sind und herausfinden möchten, wo KI die Projektabwicklung, Auslastung, Forecasting und den Betrieb verbessern kann – und nicht nur Inhalte generiert –, dann ist dies genau das richtige Gespräch.

Sie werden hören, wie Productive KI nutzt, um lästige Routinearbeiten zu automatisieren, Risiken aufzudecken, bevor sie zu Problemen werden, und professionellen Dienstleistern dabei hilft, schneller bessere Entscheidungen zu treffen. Mein Name ist Tim Fisher und ich bin VP für KI beim Digital Project Manager. Meine Aufgabe ist es herauszufinden, wo KI wirklich funktioniert und wo sie noch reines Marketing ist.

Also, ich stelle die Fragen, die Ihr Team stellen würde. Heute zu Gast ist Bernie Vrbat von Productive. In den letzten drei Jahren hat Bernie eng mit Agenturen, Beratungen und Dienstleistungsunternehmen jeder Größe zusammengearbeitet, um operative Herausforderungen zu lösen und mehr Wert aus deren Tools zu holen.

Heute konzentriert sie sich, genau wie ich, auf die KI-Transformation – sie bringt technisches Know-how und echte Agenturerfahrung zusammen, um Teams aufzuzeigen, was mit KI möglich ist und was sich wirklich lohnt umzusetzen.

Bernie, es ist großartig, dass du hier bist.

Bernarda Vrbat: Danke, Tim. Schön, hier zu sein.

Tim Fisher: Kannst du uns die 30-Sekunden-Version von Productive geben, für die, die es noch nicht kennen?

Was macht es und für wen ist es gebaut?

Bernarda Vrbat: Ja, natürlich. Productive ist eine All-in-One-Plattform, die speziell für professionelle Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Falls Sie für ein Kundenprojekt Zeit erfassen müssen, ist das die perfekte Plattform. Sie deckt den gesamten operativen Workflow ab – vom Deal-Management über Projekte, Budgets, Ressourcenmanagement bis hin zur Rechnungsstellung.

Und jetzt mit integrierter KI passiert ein Großteil der operativen Arbeit im Hintergrund – und wir gehen mit unseren Agenten-basierten Funktionen noch einen Schritt weiter: Die Arbeit läuft autonom ab, sodass Sie weniger Zeit für Administration und mehr für die wirklich wichtigen Aufgaben haben.

Tim Fisher: Also eine vielleicht etwas alberne Frage für 2026, aber: Warum ist KI für euch derzeit so ein großes Thema?

Bernarda Vrbat: Ich finde, das ist keine alberne Frage. Wir nutzen schon länger eigene KI-Features, zum Beispiel automatisches Ausfüllen bei Spesen oder KI-gestützte Textvorschläge und -strukturierung in Dokumenten. Wir haben festgestellt, dass diese Funktionen für unsere Kunden wirklich nützlich sind. Wir wollten sehen, wo KI einen echten Unterschied machen kann.

Da sich die Technologie so rasant entwickelt, kann KI heute bei wirklich komplexen Aufgaben unterstützen – also nicht nur Einzeltätigkeiten automatisieren, sondern Unternehmensprozesse managen und analysieren. Das wollten wir in das einbringen, was Productive schon vorher stark gemacht hat: eine Komplettlösung für professionelle Dienstleistungen zu sein.

Tim Fisher: Cool. Was war deiner Meinung nach die größte Herausforderung für eure Kunden, bei der KI ihnen helfen konnte?

Bernarda Vrbat: Wir sagen gerne, dass KI und Productive nicht ein einzelnes Problem, sondern viele Herausforderungen lösen, mit denen man jeden Tag konfrontiert ist, wie vergessene oder blockierte Aufgaben, Timelines, die verschoben werden müssen, verstreute Daten, die niemand auswerten kann.

Wir wollten die mentale Last von den Menschen nehmen und von der KI im Hintergrund erledigen lassen. Wir haben festgestellt, dass das einen neuen Arbeitsstil ermöglicht: Man muss nicht mehr ein Dutzend Kleinigkeiten im Kopf behalten, sondern kann sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Tim Fisher: Das ergibt Sinn.

Heute wird überall KI eingebaut: Hier ein Chatbot, dort eine KI. Was ist deiner Meinung nach das Besondere am KI-Ansatz von Productive im Vergleich zum Wettbewerb?

Bernarda Vrbat: Ich würde sagen: Das Besondere ist die Plattform selbst. Alle wissen, dass KI-Anwendungen Daten brauchen, und so muss man sie oft mit vier oder fünf anderen Tools verbinden – und selbst dann ist es vielleicht nicht ideal.

Bei Productive sind alle Daten integriert. Es ist eine spezialisierte Plattform für alles von Vertrieb bis Rechnungsstellung; sie kennt die Allokation Ihrer Mitarbeitenden, weiß, wie Projekte laufen und wie die Kundenbeziehungen wirklich sind. Die Kombination von operativen, finanziellen und Beziehungsdaten ist für KI enorm kraftvoll – und einzigartig bei Productive.

Tim Fisher: Wir sehen also KI in vielen Formen, wie Konversation, Skills und Agenten. Kannst du kurz erklären, was der Unterschied zwischen Skills und Agenten ist? Viele verstehen das nicht komplett.

Bernarda Vrbat: Ja, völlig richtig, das ist eine wichtige Frage. Natürlich kennen wir alle Chatbots – KI, wie man sie häufig nutzt: Man stellt eine Frage und bekommt eine Antwort. Skills und Agenten sind da noch relativ neu, deswegen erkläre ich sie. Skills sind im Grunde strukturiertes Wissen, das man der KI gibt; man erklärt ihr, wie bestimmte Aufgaben erledigt werden sollen, damit sie zu den eigenen Bedürfnissen passen. Tools wie Claude oder ChatGPT nutzen das auch.

Beim Vergleich: Skills heißen, der KI beizubringen, wie sie etwas macht. Agenten dagegen handeln eigenständig – sie tun es wirklich.

Ein Agent beantwortet nicht nur Fragen oder befolgt Anweisungen, sondern ist völlig autonom: Er kann mehrere Schritte selbstständig ausführen, Entscheidungen treffen, unterschiedliche Tools nutzen, ohne dass man in jeden Zwischenschritt eingreifen muss. Hier beginnt die eigentliche Komplexität. Mit einem Chatbot kann man einfach chatten und sich helfen lassen.

Mit Skills formt man das Verhalten der KI, und mit Agenten delegiert man wirklich komplexe Abläufe an die KI. Man gibt ein Ziel vor – der Agent findet heraus, wie er es erreicht.

Tim Fisher: Sehr gute Beschreibung übrigens. So erkläre ich es auch meistens. Denkst du bei alldem darüber nach, wie sich die Rolle des Projektmanagers entwickelt, wenn KI Teil des Alltags wird?

Bernarda Vrbat: Ja, ich denke, die besten Projektmanager hatten immer schon den Gesamtüberblick. KI macht das jetzt einfacher, denn sie nimmt repetitive Aufgaben ab und lässt mehr Zeit für den eigentlichen Wertbeitrag: die wichtigen Entscheidungen, die den Projekterfolg beeinflussen.

Ich glaube, wir sehen bald, dass sich die Rolle verändert: Wer Kapazität und mentale Energie zurückgewinnt, entwickelt sich weiter. Projektmanager können vielleicht mehr ins Design einsteigen oder technischer werden. Es entsteht so eine Art Allrounder, der nicht nur managt, sondern alles versteht.

Tim Fisher: Genau so sehe ich das auch. Besonders Projektmanager mussten so viele zusätzliche Aufgaben übernehmen, für die sie ursprünglich nie vorgesehen waren. Die Technologie ermöglicht jetzt hoffentlich, dass sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren und das Unternehmen voranbringen. Ihr habt kürzlich Forschung veröffentlicht, wie Teams KI nutzen und welche Aufgaben sie delegieren. Was hat dich am meisten überrascht – und wie hat es die KI-Entwicklung bei Productive beeinflusst?

Bernarda Vrbat: Da hast du wirklich tief recherchiert. Wir haben vor der Einführung unserer Agenten und fortgeschrittenen KI-Features unsere Nutzer befragt. Es hat sich gezeigt, dass sie Agenten ganz gezielt für bestimmte Aufgaben einsetzen wollen: Aufgaben wie Terminplanung, Zeiterfassung durch den KI-Assistenten, Projektplanung, Aufwandsschätzungen. Alles sehr repetitive, zeitaufwändige Aufgaben. Kommunikationsaufgaben mit Kunden wollten sie am wenigsten an die KI abgeben, was sehr nachvollziehbar ist. Das war für uns auch Leitlinie: Wir bauen KI-Features vor allem dort, wo sie bei der Fleißarbeit entlastet.

Tim Fisher: Das ergibt Sinn. Eines zeigt sich klar: KI funktioniert am besten, wenn sie operative Reibung eliminiert, anstatt menschliches Urteilsvermögen zu ersetzen.

Sollten Organisationen also hauptsächlich hier ihren KI-Fokus legen?

Bernarda Vrbat: Ehrlich gesagt ja – und das ist auch der ehrlichste Startpunkt. Dort liefert KI echten Mehrwert, ohne großes Risiko. Man verlangt der KI keine kritischen Entscheidungen ab, sondern lässt sie das Absehbare erledigen.

Tim Fisher: Eure Forschung zeigt aber auch, dass die Branche noch experimentiert. Viele Agenturen profitieren bereits von KI, aber kämpfen zum Beispiel noch mit Preisgestaltung, ROI oder Betriebsmodellen. Welche Frage sollten sich Agenturleiter mehr in Bezug auf KI stellen?

Bernarda Vrbat: Die wichtigste Frage, die sich zu wenige stellen, lautet: „Was soll mein Team mit all der Zeit anfangen, die durch KI frei wird?“ KI übernimmt schon jetzt einen erheblichen Teil der Arbeit – das wird noch mehr werden. Den effizientesten, wertschöpfendsten Gebrauch für diese Zeit zu finden, das ist entscheidend.

Und es gibt auch eine menschliche Seite: Für viele werden sich die Aufgabenprofile verändern, mal mehr, mal weniger. Bestehende Talente in diesem Wandel zu unterstützen, ist genauso wichtig, damit KI ihren vollen Beitrag leisten kann.

Tim Fisher: Das ist wirklich klug. Es wird selten überlegt, was mit der gewonnenen Zeit passiert. Gut, dass ihr das gleich mitdenkt. Die nächste Frage: Ihr betrachtet Agenten fast wie eigene Mitarbeitende – Menschen bleiben verantwortlich für deren Handeln. Wie verändert sich die Rolle des Projektmanagers, wenn er nicht mehr selbst arbeitet, sondern Agenten steuert?

Bernarda Vrbat: Ich denke, Projektmanager werden routinemäßige Aufgaben an Agenten, Skills und die KI abgeben und sich stärker auf Kundenbeziehungen fokussieren.

Gerade das werden sie nicht an die KI delegieren. Sie bauen Beziehungen auf, liefern bessere Projekte – die Kund:innen werden zufriedener sein. Das ist meines Erachtens der größte Impact von KI für Projektmanager.

Tim Fisher: Ein kurzer Blick in die Glaskugel: Was ist in drei bis fünf Jahren der größte Wandel, den KI für Teamarbeit bringen wird?

Bernarda Vrbat: Uff – drei bis fünf Jahre ist eine lange Zeit…

Tim Fisher: Stimmt.

Bernarda Vrbat: Bei der Geschwindigkeit der Entwicklung ist das schwer vorherzusagen. Kurzfristig wird KI zunehmend die ausführenden Ebenen übernehmen – etwa beim Programmieren oder Schreiben. Operative Arbeit folgt als Nächstes.

Gerade beim Projektmanagement wird sich das zuerst zeigen: Aufgabenmanagement, Timelines, Stundenzettel, all diese Koordinationsaufgaben. Langfristig ändern sich die Teamstrukturen grundlegend: KI wird nicht mehr nur ein Werkzeug sein, das man punktuell einsetzt, sondern man managt ganze Agenten-Teams, konfiguriert sie und steuert Ergebnisse. Wie schon das ganze Gespräch: Die menschliche Rolle verlagert sich weg vom Tun hin zu wertschöpfenden Entscheidungen.

Es geht darum, was Priorität hat und wie die optimale Qualität aussieht.

Tim Fisher: KI für KI-Aufgaben, Menschen für Menschliches. Ja. Und zum Abschluss, ohne zu viel zu verraten: Was kommt als Nächstes auf der Productive KI-Roadmap?

Bernarda Vrbat: Wir wollen nicht zu viel spoilern, aber: Ganz aktuell haben wir „Artefakte“ veröffentlicht – damit lassen sich Prompts in visuelle Ausgaben verwandeln. Man kann beispielsweise nach Daten fragen und direkt ein Dashboard erhalten oder das Ganze als PDF oder HTML exportieren. Ziemlich spannend. Bei den Agenten arbeiten wir an Event-basierten Agenten, die automatisch ausgelöst werden, wenn sich etwas ändert.

Beispielsweise wenn sich ein Budget verändert, erkennt das der Agent und handelt entsprechend. Wir wollen, dass Agenten noch proaktiver werden und Sie gezielt ansprechen, wenn ein Problem entsteht, sodass Sie eingreifen und Projekte am Laufen halten können.

Tim Fisher: Fantastisch – das klingt alles sehr schlüssig. Das war ein großartiges Gespräch mit spannenden Einblicken in die Zukunft. Vielen Dank! Bernie, wie geht es weiter, wenn jemand mehr über Productive erfahren möchte?

Bernarda Vrbat: Zunächst mal danke für das tolle Gespräch, Tim. Wer tiefer einsteigen will, sollte unbedingt auf unsere Produktive 5.0 Seite schauen.

Dort gibt es die gesamte Übersicht zu unseren KI-Features und was dieses Release ausmacht. Außerdem empfehle ich unsere Roadmap- und Produkt-Update-Seiten, auf denen wir kommende Entwicklungen teilen. Es tut sich ständig etwas Neues – reinschauen lohnt sich.

Tim Fisher: Super, sehr cool. Das war alles für heute. Bernie, vielen Dank für deinen Besuch.

Bernarda Vrbat: Danke, Tim.