Wo KI tatsächlich in ein Projektteam passt

Tim Fisher: Hallo und willkommen zu Die Zukunft der KI im Projektmanagement, einer Serie, in der wir über Präsentationsfolien hinausgehen und untersuchen, wie KI tatsächlich die Art und Weise verändert, wie Teams planen, liefern und Arbeit managen. Heute stellen wir Productive vor. Wenn Sie eine Agentur, Beratung oder ein Unternehmen für professionelle Dienstleistungen sind und herausfinden möchten, wie KI wirklich die Lieferung, Auslastung, Prognosen und Abläufe verbessern kann – und nicht nur Inhalte generiert –, dann ist dies das richtige Gespräch.

Wir werden hören, wie Productive KI nutzt, um den arbeitsintensiven Kleinkram zu automatisieren, der Teams ausbremst, Risiken sichtbar zu machen, bevor sie zum Problem werden, und professionellen Dienstleistungsunternehmen zu helfen, schneller bessere Entscheidungen zu treffen. Mein Name ist Tim Fisher, und ich bin VP of AI beim Digital Project Manager. Meine Aufgabe ist es, herauszufinden, wo KI tatsächlich funktioniert – und wo sie immer noch nur schöne Marketingfolien ist.

Daher werde ich die Fragen stellen, die Ihr Team stellen würde. Heute begrüßen wir Bernie Vrbat von Productive. In den letzten drei Jahren hat Bernie eng mit Agenturen, Beratungen und Dienstleistungsunternehmen jeder Größe zusammengearbeitet, um operative Herausforderungen zu lösen und mehr Wert aus ihren Tools herauszuholen.

Heute liegt ihr Fokus, genauso wie bei mir, auf KI-Transformation: technisches Know-how und Praxiserfahrung aus Agenturen zu verbinden, um Teams zu zeigen, was mit KI möglich ist – aber auch, was sich wirklich lohnt.

Bernie, es ist großartig, dich hier zu haben.

Bernarda Vrbat: Danke, Tim. Es ist schön, hier zu sein.

Tim Fisher: Kannst du uns die 30-Sekunden-Version von Productive geben, für diejenigen, die es nicht kennen?

Was tut es und für wen ist es gemacht?

Bernarda Vrbat: Ja, natürlich. Productive ist eine All-in-One-Plattform, die speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Wenn Sie Arbeitszeit für ein Kundenprojekt erfassen, ist dies die perfekte Plattform für Sie. Sie deckt den gesamten operativen Arbeitsablauf ab – von Deals, Projekten, Budgets, Ressourcenplanung bis hin zur Rechnungsstellung.

Und mit integrierter KI läuft der Großteil der operativen Arbeit im Hintergrund ab, und wir gehen noch einen Schritt weiter mit unseren agentenbasierten Funktionen, bei denen Dinge von selbst erledigt werden, sodass Sie weniger Zeit mit Administration verbringen und mehr Zeit für die Arbeit haben, die wirklich zählt.

Tim Fisher: Jetzt eine vielleicht alberne Frage im Jahr 2026, aber: Warum ist KI gerade für euch so ein großes Thema?

Bernarda Vrbat: Ich finde die Frage gar nicht albern. Wir haben schon seit einer Weile eigene KI-Features. Zum Beispiel Autofill bei Ausgaben oder beim Schreiben und Strukturieren von Texten in Dokumenten. Diese Funktionen sind für unsere Kunden wirklich nützlich. Wir wollten herausfinden, wo KI wirklich einen Unterschied machen kann.

Da sich die Technologie so rasant entwickelt, kann KI jetzt Arbeiten mit echter Komplexität unterstützen – es geht also nicht mehr nur um die Automatisierung einzelner Aufgaben, sondern um das Managen und Analysieren von Geschäftsabläufen. Das wollten wir in das einbringen, wofür Productive bereits steht: eine All-in-One-Lösung für professionelle Dienstleistungen.

Tim Fisher: Cool. Was war für eure Kunden die größte Herausforderung, die durch KI gelöst wird?

Bernarda Vrbat: Ich glaube, statt eines einzelnen Problems löst KI in Productive viele Herausforderungen zugleich, die im Tagesablauf begegnen – etwa vergessene Aufgaben oder verschobene Zeitpläne, verstreute Daten, für deren Analyse die Zeit fehlt.

Wir wollten all diese mentale Belastung von den Menschen nehmen, damit KI das im Hintergrund erledigt. Das eröffnet eine ganz neue Arbeitsweise. Sie müssen nicht mehr Dutzende Kleinigkeiten im Kopf behalten und können sich voll auf die wirklich wichtige Arbeit konzentrieren.

Tim Fisher: Das ergibt Sinn.

Jeder baut aktuell KI überall ein. Hier ein Chatbot, dort etwas anderes. Was unterscheidet eurer Meinung nach Productive von anderen Lösungen am Markt?

Bernarda Vrbat: Ich würde sagen, das Besondere an unserem Ansatz ist die Plattform selbst. KI-Tools müssen ja irgendwoher Daten bekommen, also muss man sie oft mit vier, fünf anderen Tools verbinden – und am Ende entspricht das Ergebnis trotzdem nicht exakt dem Bedarf.

Mit Productive sind all diese Daten von Beginn an vorhanden. Productive ist eine spezialisierte Plattform, die alles abdeckt – von Vertrieb bis Rechnungsstellung. Sie weiß, wie Ihre Ressourcen eingesetzt werden, wie Projekte laufen und wie die Kundenbeziehungen tatsächlich stehen. Diese Kombination aus Prozess-, Finanz- und Beziehungsdaten ist extrem mächtig für KI – und einzigartig für Productive.

Tim Fisher: KI wird in vielen Formen auftauchen, z.B. als Konversation, Skills und Agenten. Kannst du den Unterschied zwischen Skills und Agenten näher erklären? Ich glaube, nicht jeder versteht das sofort.

Bernarda Vrbat: Genau. Das ist eine wichtige Frage. Natürlich kennen die meisten Leute Chatbots.

Damit ist man inzwischen vertraut: Man fragt etwas, bekommt eine Antwort. Skills und Agenten sind noch recht neu. Bei Skills ist das Konzept recht einfach: Ihr gebt der KI strukturiertes Wissen vor, das beschreibt, wie eine Aufgabe erledigt werden soll – das gibt’s z.B. auch in Claude oder ChatGPT zu sehen.

Skills sind im Wesentlichen Anleitungen, wie KI eine Aufgabe im Sinne des Bedarfs ausführt. Bei Agenten ist es anders: Während Skills die KI dazu bringen, etwas auszuführen, erlauben Agenten, dass sie es wirklich eigenständig tun.

Ein Agent beantwortet nicht nur Fragen oder folgt Befehlen, sondern arbeitet vollkommen autonom, geht mehrstufig vor, trifft eigene Entscheidungen, nutzt verschiedene Tools – und Sie müssen nicht bei jedem Schritt dabei sein. Hier wird es wirklich komplex. Mit dem Chatbot chattet man, um KI zu etwas zu bewegen.

Mit Skills steuert man das Verhalten. Und mit Agenten delegiert man komplexe Arbeitsabläufe komplett an die KI: Man gibt das Ziel vor, der Agent überlegt, wie er dorthin gelangt.

Tim Fisher: Sehr gute Beschreibung! Genau so erkläre ich es auch oft. Zum Thema: Wie wird sich die Rolle der Projektleitung entwickeln, wenn KI Teil der alltäglichen Arbeit wird?

Bernarda Vrbat: Die besten Projektmanager waren schon immer diejenigen, die das große Ganze sehen. Und genau das macht KI leichter. Wenn die ganzen Routineaufgaben von Projektmanagern wegfallen, bleibt mehr Zeit für die wichtigen Entscheidungen, die entscheidenden Einfluss auf Fortschritt und Erfolg eines Projekts haben.

Ich glaube, das wird eine interessante Entwicklung. Mit mehr freier Zeit und mentaler Energie wachsen die Menschen – Projektmanager werden vielleicht näher an die Prozesse rücken, mehr am Design teilhaben oder näher am Code arbeiten. Sie werden mit der Zeit zu Alleskönnern, die Arbeitsabläufe nicht nur managen, sondern wirklich aus jedem Blickwinkel verstehen.

Tim Fisher: Genau so sehe ich das auch. Viele Projektmanager sind heute zu etwas geworden, was sie ursprünglich nie waren, mit so vielen Aufgaben in der Verantwortlichkeitsmatrix. Die Technologie ermöglicht es – wie du sagst – endlich, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die sie wirklich tun wollen.

Ich habe gesehen, dass ihr kürzlich eine Studie veröffentlicht habt, wie Teams KI nutzen und welche Art von Arbeit sie gerne an KI delegieren. Was hat euch daran am meisten überrascht und wie hat das eure weitere KI-Strategie geprägt?

Bernarda Vrbat: Schön, dass du dich so intensiv damit befasst hast! Ja, bevor wir Agenten und fortgeschrittene KI-Features umgesetzt haben, haben wir unsere Nutzer befragt, wie sie zu KI stehen. Was sich herausgestellt hat: Die Aufgaben, die am meisten an Agenten übergeben werden sollten, haben ein klares Profil – z.B. das Planen von Terminen, das Zeiterfassen oder die Projektplanung und -schätzung. Allesamt sich wiederholende und zeitraubende Tätigkeiten. Die Kundenkommunikation dagegen war eine Aufgabe, die am wenigsten an KI abgegeben werden sollte – was viel Sinn ergibt. Genau das ist zu unserem Leitprinzip geworden.

Wir setzen nicht auf eine möglichst breite KI, sondern bauen Funktionen, die Teams mit dem Kleinkram entlasten.

Tim Fisher: Ja, das überzeugt. Aus euren Forschungsergebnissen und den Demos wird deutlich, dass KI vor allem dann am besten funktioniert, wenn sie operative Reibung vermindert – statt menschliche Urteile komplett zu ersetzen.

Glaubst du, hier sollten Unternehmen ihren Fokus setzen?

Bernarda Vrbat: Ehrlich gesagt, ja – genau das ist auch der ehrlichere Startpunkt. Gerade bei Routinearbeit schafft KI Mehrwert, ohne wirkliches Risiko einzugehen: Sie soll keine komplizierten Entscheidungen treffen, sondern klar absehbare, sich wiederholende Aufgaben erledigen.

Tim Fisher: Eure Forschung zeigt auch, dass die Branche noch viel ausprobiert. Agenturen profitieren zwar von KI, müssen aber noch herausfinden, wie Preisgestaltung, ROI und Betriebsmodelle funktionieren. Welche Frage sollten Agenturleiter zum Thema KI stellen, die sie aktuell noch nicht oft genug stellen?

Bernarda Vrbat: Die wichtigste Frage, die sich viele Führungskräfte nicht stellen, ist: "Was sollen meine Teams künftig mit der Zeit machen, die durch KI frei wird?" Weil KI schon heute einen großen Teil der Aufgaben übernimmt – und das wird noch zunehmen. Es geht darum, produktiv (kein Wortspiel!) mit dieser gewonnenen Zeit umzugehen – also die Initiativen zu finden, die den größten Wert schaffen. Das wird der Unterschied sein.

Da gibt es auch eine menschliche Komponente: Viele Stellenprofile werden sich verändern, etwas oder erheblich. Es ist genauso wichtig, bestehende Talente in diesem Wandel zu unterstützen, um den größtmöglichen Nutzen aus KI zu ziehen.

Tim Fisher: Sehr kluger Gedanke.

Das wird tatsächlich selten diskutiert – was Menschen mit der gewonnenen Zeit anfangen. Gut, dass ihr das von Anfang an mitdenkt. Noch eine Frage: Betrachtet ihr Agenten schon fast wie Mitarbeitende, für die Menschen weiterhin verantwortlich sind?

Wenn das Alltag wird: Wie ändert sich dann die Rolle von Projektmanagern – von Ausführenden zu Managern der Agenten, die die Arbeit erledigen?

Bernarda Vrbat: Projektmanager werden dann eher die Routineaufgaben an Agenten, Skills oder automatisierte KI abgeben – und sich selbst stärker der Kundenbeziehung widmen.

Wie bereits gesagt: Das bleibt Menschensache. Sie bauen Beziehungen auf, liefern bessere Ergebnisse, und die Kunden sind zufriedener. Das ist der größte Einfluss, den KI auf Projektmanager haben wird.

Tim Fisher: Machen wir einen kleinen Blick in die Zukunft: Drei, fünf Jahre voraus – was wird sich durch KI in der Zusammenarbeit von Teams am meisten verändern?

Bernarda Vrbat: Drei bis fünf Jahre ist in dieser Geschwindigkeit eine Ewigkeit –

Tim Fisher: Das stimmt.

Bernarda Vrbat: Aber im kurzfristigen Bild übernimmt KI immer mehr die Ausführungsschicht, etwa beim Programmieren oder Schreiben – und das operative Geschäft kommt als nächstes.

Am deutlichsten spürt man das wohl im Projektmanagement: Aufgaben, Zeitpläne, Stundenzettel, all die Koordinationsarbeiten, die bislang an Projektmanager hängenbleiben. Noch weiter gedacht, wird die Teamstruktur grundlegend verändert: KI wird nicht einfach nur ein Werkzeug, das man nutzt, sondern ein ganzes Set an Agenten, das konfiguriert und betreut wird. Die menschliche Rolle besteht dann weniger darin, Arbeit zu erledigen, sondern vielmehr darin, Wertentscheidungen zu treffen: Was ist wichtig, was hat Priorität, wie sieht Qualität aus.

Tim Fisher: KI-Sachen KI machen lassen, Menschliches von Menschen. Ja. Und zu guter Letzt: Gibt es schon einen Ausblick auf die künftige KI-Roadmap von Productive, ohne zu viel zu verraten?

Bernarda Vrbat: Ohne zu viel zu verraten, aber ich kann einen Ausblick geben: Wir haben gerade die Artifacts veröffentlicht – das ermöglicht, Prompts in visuelle Outputs zu wandeln. Zum Beispiel reicht eine Datenanfrage, um ein vollständiges Dashboard zu erzeugen oder dieses als PDF oder HTML herunterzuladen. Das ist richtig cool. Bei den Agenten arbeiten wir an Ereignis-gesteuerten Agenten, die automatisch starten, sobald sich etwas ändert.

Wenn Sie also z.B. ein Budget verwalten und sich irgendetwas verändert, kann das der Auslöser für einen Agenten sein, der dann eine Anpassung vornimmt. Außerdem werden unsere Agenten proaktiver: Sie melden sich künftig selbstständig, wenn sie irgendwo nicht weiterkommen, so dass Sie eingreifen und den Ablauf sichern können.

Tim Fisher: Fantastisch. Klingt alles sehr logisch. Das war ein tolles Gespräch mit Blick in die Zukunft. Vielen Dank dafür! Abschließend: Wo findet man weitere Infos zu Productive?

Bernarda Vrbat: Erstmal vielen Dank für das tolle Gespräch, Tim. Wer tiefer einsteigen möchte, startet am besten auf unserer Productive 5.0 Seite. Dort gibt’s die komplette Übersicht zu all unseren Entwicklungen rund um KI und alles, worum es beim neuen Release geht. Von dort aus würden wir direkt auf unsere Roadmap- und Produktupdate-Seiten verweisen – so bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Wir entwickeln schnell, also gibt es ständig etwas Neues.

Tim Fisher: Super, sehr spannend. Viel mehr Zeit haben wir heute leider nicht. Bernie, vielen Dank, dass du dabei warst.

Bernarda Vrbat: Danke, Tim.