Warum öffentliches Sprechen zum Karrierekatalysator für Projektleiter:innen wird

Galen Low: Heutzutage ist es in Mode zu sagen, Projektmanager sind Führungskräfte, die mutig ihre Stimme erheben und unbequeme Wahrheiten ansprechen sowie schwierige Gespräche nicht scheuen. Öffentliche Redefähigkeiten erscheinen da wie eine Selbstverständlichkeit. Die Realität ist jedoch: Viele von uns sind tatsächlich introvertiert.

Ich selbst war jemand, der schon davor Angst hatte, ans Telefon zu gehen – geschweige denn, ein Meeting zu leiten oder einen Vortrag zu halten. Ehrlich gesagt hat es meine ganze Karriere gebraucht, um dieses Unbehagen zu überwinden. Nicht das Unbehagen, auf einer Bühne oder vor einer PowerPoint-Präsentation zu stehen, sondern die Angst davor, in Echtzeit auf eine Gruppe von Menschen und deren Fragen oder Erwartungen zu reagieren.

Dieses Unbehagen, zu wissen, wann man aus einer ziellosen E-Mail-Kette ein Teammeeting machen muss. Die Unsicherheit, wie eine Botschaft präzise und empathisch ankommen soll, und die Angst, einer großen Herausforderung ins Auge zu sehen und sie trotzdem anzunehmen. Hängt das alles mit Fähigkeiten im öffentlichen Sprechen zusammen?

Mein heutiger Gast würde das bejahen. Ich habe ein geschätztes Mitglied unserer Digital Project Management Community eingeladen, die darüber hinaus eine preisgekrönte Rednerin und Toastmasterin ist. Gemeinsam werden wir herausfinden, wie sich rhetorische Fähigkeiten auf die Rolle von Projektleiter:innen übertragen, wie man diese Fähigkeiten entwickelt, wenn man beim Gedanken an öffentliche Auftritte allergisch reagiert, und ob es überhaupt eine Rolle spielt, gut sprechen zu können, wenn wir immer häufiger mit KI-Teams statt mit Menschen arbeiten.

Viel Spaß mit der Folge!

Willkommen beim Digital Project Manager Podcast – der Show, die Führungskräften hilft, smarter zu arbeiten, reibungsloser zu liefern und ihr Team mit Selbstvertrauen ins KI-Zeitalter zu führen. Ich bin Galen und jede Woche schauen wir uns praxiserprobte Strategien, Trends, bewährte Methoden sowie die eine oder andere Story von der Projekt-Front an. Egal, ob du riesige Transformationsprojekte leitest, KI-Prozesse im Griff behalten musst oder einfach das Chaos bändigen willst – du bist genau richtig. Lass uns loslegen.

Heute sprechen wir darüber, warum Rhetorik und Präsentationsskills vielleicht der Cheatcode sind, um strategische Karrieremöglichkeiten zu erschließen. Wir schauen uns nicht so offensichtliche Projektszenarien an, bei denen diese Fähigkeiten den Unterschied machen können. Wir erläutern, wie KI dich beim Kommunizieren unterstützen kann, und prüfen, ob öffentliches Sprechen mehr Vorteile hat, als „nur“ überzeugend zu reden.

Mit dabei: Megan Cotterman, Fractional Project Managerin und Beraterin bei Managed By Megan. Megan arbeitet an der Schnittstelle zwischen Umsetzung und Führung, um wachsenden Unternehmen Struktur, Leadership und Schwung zu geben – dank Fractional Project Management, Strategie und Teamcoaching.

Sie ist außerdem preisgekrönte Rednerin und Moderatorin, die offen ihr Wissen über Prozessoptimierung, menschenzentrierte Projektführung und Change-Management teilt. Damit befähigt sie Führungskräfte, selbstbewusst Entscheidungen zu treffen.

Megan, danke, dass du heute dabei bist.

Megan Cotterman: Danke für die Einladung, Galen! Ich freue mich sehr.

Galen Low: Ich bin auch gespannt. Das Thema liegt mir am Herzen – das sage ich zwar öfter, aber diesmal stimmt’s wirklich! Wenn wir über öffentliches Sprechen reden, hoffe ich, dass wir in viele spannende Richtungen abbiegen. Ich weiß, wir können das – und für unsere Zuhörer:innen wird’s interessant.

Aber zur Orientierung, hier der Plan: Zuerst will ich dich gleich mit einer großen, haarigen Frage erwischen, die meine Hörer:innen beschäftigt. Dann will ich drei Themen mit dir besprechen: Erstens, warum öffentliche Redefähigkeiten immer wichtiger für Projektleiter:innen werden, mit Beispielen aus der Praxis. Dann, wie (introvertierte) PMs ihre Skills verbessern – vor allem, wenn sie nie dachten, sie könnten oder wollten öffentlich sprechen. Und zum Schluss: Wie wird die Rolle des öffentlichen Sprechens in der künftigen Zusammenarbeit von Menschen aussehen?

Klingt das gut?

Megan Cotterman: Absolut, ich bin dabei!

Galen Low: Super. Fangen wir mit der großen, haarigen Frage an, die viele bewegt: Jetzt, wo alle in LLMs wie Claude und ChatGPT tippen und direkte Kommunikation oft durch Slack- oder Outlook-Nachrichten ersetzt wird – warum ist öffentliches Sprechen immer noch so wichtig für Projektleiter:innen?

Megan Cotterman: Gerade weil KI-Tools und schriftliche Kommunikation zunehmen, ist es noch entscheidender, sich durch herausragende Redefähigkeiten abzuheben. Wer nicht aus dem Projektmanagement kommt, denkt vielleicht, wir erstellen nur Zeitpläne und organisieren Meetings.

Wir wurden schon als Verwaltungskräfte bezeichnet. Dabei wissen echte Projektmanager:innen, dass es um Führung geht – also um Momentum, Abstimmung und Vertrauen auf jeder Projektebene. Das ist nur über Slack und E-Mail kaum zu erreichen. Viele stellen sich unter „public speaking“ eine große Bühne, Mikrofon und Tony Robbins vor.

Aber im Kern geht es darum, die Zielgruppe zu verstehen, die Botschaft auf deren Bedürfnisse abzustimmen und Ideen klar und effektiv zu vermitteln – das ist bei Projektführung entscheidend.

Galen Low: Das gefällt mir. Und während du das sagst, wird mir klar: Ich habe das eingangs so geframed – Chatbot nutzen, Nachrichten tippen, als würde das nichts mit öffentlichem Sprechen zu tun haben.

Aber du hast völlig recht: Öffentliches Sprechen muss nicht immer Bühne und Mikrofon heißen. Es geht vielmehr darum, die Gedanken klar zu formulieren. Interessant finde ich, dass du sagst: Einflussreiche Führung funktioniert schwer über Texte – da wird die menschliche Interaktion für Projektleiter:innen wirklich relevant.

Das sollten wir später noch vertiefen: Wie macht sich das im Slack-Chat bemerkbar? Denn Leadership funktioniert in jeder Kommunikationsform richtig – das hat tatsächlich auch mit Redeskills zu tun. Lass uns das gleich mal aufdröseln.

Du sagst: Öffentliches Sprechen ist nicht nur Bühne und Publikum. Was meinen wir wirklich damit – und in welchen Situationen sind diese Redeskills für PMs besonders wichtig?

Megan Cotterman: Genau, es geht nicht nur um Bühne und Mikro. Für mich bedeutet öffentliches Sprechen schon, wenn du vor zwei oder mehr Leuten sprichst.

Selbst dies hier ist öffentliches Sprechen: Die Stimme nutzen, um eine Botschaft zu vermitteln, egal, was du erreichen willst. In Projekten bedeutet das zum Beispiel: Ein Team wieder zu motivieren, das Schwung verloren hat – das klappt selten via Slack. Oder wenn es brennende Themen gibt, die ein Teamgespräch erfordern.

Ein weiteres Beispiel: Konflikte zwischen Stakeholdern oder Teammitgliedern navigieren. Gerade hier können Worte in Slack schnell falsch verstanden werden. Wer kommunikative Stärke in schwierigen Gruppensituationen beweist, kann ein Projekt nachhaltig beeinflussen.

Galen Low: Ich finde das auch spannend, weil wir öffentliches Sprechen oft als bloßes Reden begreifen – das steckt ja schon im Namen. Aber zu wissen, wann man Leute zusammenholen muss oder wann alle auf einen Stand gebracht werden müssen, ist auch Teil davon.

In meinen ersten Berufsjahren dachte ich, Toastmasters sei einfach nur, um „gut zu sprechen“ – Präsenz, Podium. Mir war nicht klar, wie wichtig es ist, sein Publikum zu verstehen, zu wissen, wann man welche Skills einsetzen muss – das ist integraler Teil davon.

Megan Cotterman: Auf jeden Fall! Früher, als ich noch Anfängerin im Projektmanagement war, dachte ich: „Meeting einberufen, alle kommen, los geht‘s.“ Aber alle fragen sich: „Warum bin ich eigentlich hier? Was ist das Ziel?“ Es geht darum, klug zu wählen, wann welches Format sinnvoll ist und was man erreichen will. So merken die Leute: Megan macht Meetings mit Sinn und Ziel – und weiß, wann man mit Text auskommt. Die Gruppendiskussion findet nur statt, wenn sie wirklich einen Mehrwert hat.

Galen Low: Genau wie das richtige Kommunikationsmedium zu wählen! Wann hätte ein Meeting eine E-Mail sein sollen – und umgekehrt. Wenn du hingegen feststellst, dass im Chat keine Motivation oder Problemlösung möglich ist, wechselst du bewusst zu einer anderen Kommunikationsform. Wie Speaker auf der Bühne: Sie merken, dass etwas nicht ankommt, verändern ihren Ansatz, suchen Interaktion. Auch das ist eine Art von öffentlichem Sprechen, selbst wenn es digital passiert. Habe ich dich da richtig verstanden?

Megan Cotterman: Ja, absolut.

Viel beim öffentlichen Sprechen ist nicht das, was du sagst, sondern zu spüren, was das Publikum jetzt braucht – und welcher Kanal dafür am besten geeignet ist. Rhetorik und Kommunikation ziehen sich durch alles, was wir tun – es ist nicht nur das Bild vom Mikro.

Galen Low: Gerade am Anfang denkt man noch, alles sei One-Way-Performance: Man plant, macht es auf der Bühne und fertig. Aber viel entscheidender ist: Kommt die Botschaft an? Gelingt es, Menschen für eine Sache zu gewinnen, zu motivieren? Das ist das eigentliche Ziel. Public Speaking ist oft dialogisch und lebt von Beteiligung.

Ich weiß, wir haben schon viel angesprochen – lass uns anhand eines Beispiels vertiefen: Wann kann ein Projekt ohne gute Redeskills richtig schiefgehen, und was steht auf dem Spiel?

Megan Cotterman: Ich kann da auf meine Anfänge im Projektmanagement zurückblicken, zum Beispiel bei einem Projekt-Kickoff. Da setzt du den Ton, willst alle von Beginn an auf einer Linie haben. Früher habe ich da einfach meine Bullet Points vorgelesen, alles penibel vorbereitet – war aber nicht auf spontane Fragen vorbereitet und habe mich dabei auch nicht wohlgefühlt.

Wenn du dein Publikum wirklich verstehst, pickst du gestische oder nonverbale Signale auf – selbst virtuell. Jemand schaut verwirrt? Dann sprichst du das offen an und sagst: „Jim, ich sehe, du bist unsicher – was beschäftigt dich?“ Damit zeigst du, dass du nicht alle Antworten hast, aber offen bist für andere Perspektiven. Ohne flexibel-adaptive Kommunikation entgeht dir schnell etwas – drei Wochen später fragt jemand: „Warum haben wir das nicht angesprochen?“ Es geht ums Zuhören und Nachfragen.

Galen Low: Das kenne ich gut! Oft war ich auf Kickoffs nur auf reine Informationsübertragung fokussiert. Aber der wahre Zweck ist Alignment: Fragen klären, Lücken und Unklarheiten offenlegen – und Motivation für die nächste Etappe schaffen. Wenn das nicht gelingt, war das Meeting vergebene Liebesmüh. Gute Kommunikation bedeutet, das Team zu begeistern und aktive Beteiligung zu ermöglichen.

Megan Cotterman: Absolut – die Haltung macht den Unterschied! Zum Kickoff brauchst du mehr Bühnenpräsenz, mehr Tony Robbins, um alle auf einen neuen Weg einzuschwören. Die Stimmung, die du im Team erzeugst, entscheidet mit über Vertrauen und Engagement – es ist eben nicht nur Terminabgleich.

Galen Low: Jetzt, wo wir das entzaubert haben, sehe ich auch in vielen anderen Projektsituationen den Nutzen! Wie du eingangs sagtest: Wir werden oft als Admins gesehen und betrachten uns manchmal auch so – und denken dann, wir müssten nur Informationen verteilen und uns dann wieder zurückziehen. Kickoff ist ein Beispiel, hast du noch weitere?

Megan Cotterman: Definitiv – zum Beispiel schwierige Statusupdates für Stakeholder.

Galen Low: Klassiker!

Megan Cotterman: Es macht nie Spaß, schlechte Nachrichten zu überbringen, aber mit Selbstvertrauen, Empathie und Klarheit gelingt das viel besser. Wenn du ausweichst oder die Botschaft weichzeichnest, wird’s später meist schlimmer. Direkt, ehrlich, empathisch: So wächst Vertrauen, und gemeinsam findet ihr eine Lösung.

Galen Low: Gerade dieser empathische Zugriff ist wichtig! Ich erinnere mich heute noch an Momente, in denen ich nur auf mich selbst geschaut habe: Wie unangenehm das für mich ist, die schlechten Nachrichten zu überbringen … Dabei muss die andere Person das vielleicht ebenfalls weiterreichen! Wer empathisch spricht, holt sein Gegenüber ab und führt das Gespräch konstruktiv fort – statt einfach nur „Bad News“ abzuladen.

Manche dieser heiklen Momente können sogar Vertrauen schaffen. Wie du damit umgehst, wenn es schwierig wird, zeigt wahre Führung.

Megan Cotterman: Genau! Zwei Aspekte beim Public Speaking: Aktives Zuhören und Schlagfertigkeit.

Geht ein Gespräch in eine schwierige Richtung, ist die Versuchung groß, einfach weiterzureden. Dabei ist es oft besser, die Reaktion des Gegenübers aufmerksam aufzunehmen und erst danach zu antworten. Das trainiert Spontaneität und Flexibilität.

Galen Low: Wie hast du diese innere Sicherheit aufgebaut, auf alles vorbereitet zu sein, auch wenn unvorhergesehene Fragen kommen?

Megan Cotterman: Das ist das Resultat meines Public-Speaking-Weges. Ich war immer offen und kommunikationsstark und hatte viele kundennahe Jobs, dachte aber, ich könnte das ins Projektmanagement übertragen. Aber viele Situationen sind deutlich komplexer: Spontanität, schwierige Dialoge, Gruppensituationen.

Ich war oft nervös und wollte das aktiv verbessern. Deshalb bin ich 2021 Toastmasters beigetreten – ein geschützter Rahmen, um Reden zu üben. Zum Beispiel: Table Topics – eine spontane Frage, man kennt das Thema nicht – morgen bin ich in so einem Wettbewerb! Genau dieses Training hilft mir, auch im Arbeitsalltag souveräner zu bleiben: Ich kann nicht alles kontrollieren, aber ich weiß, dass ich mit Unvorhergesehenem umgehen kann.

Galen Low: Ich gratuliere! Es klingt furchteinflößend – fünf Minuten spontan sprechen ist nicht ohne. Gibt es Tricks, wenn man so kurzfristig einspringen muss, etwa im Meeting?

Megan Cotterman: Wichtig ist: Was soll erreicht werden? Notiere dir, was relevant ist und übe laut – gerne auch außerhalb der Arbeit. Je häufiger du im Privatleben laut sprichst, bringst du Gehirn und Mund besser zusammen.Priorität hat: Fokus auf Ziel, Kernbotschaft erkennen und diese klar ansprechen.

Galen Low: Das hilft! Ziel definieren, laut formulieren – so entlastet man das Gehirn und ist präsenter im echten Gespräch. Das nimmt einem die Angst, die „richtigen Worte“ zu finden – man kann zuhören und besser führen.

Megan Cotterman: Und wichtig: Es ist okay, einmal KEINE Antwort zu haben. Mut zur Lücke – lieber ehrlich nachdenken und zurückmelden als falsch antworten.

Galen Low: Danke fürs Klarstellen. Gute Sprecher:innen improvisieren nicht nur, sondern wissen auch, wann sie sagen müssen: „Darauf habe ich jetzt keine Antwort, das kläre ich nach.“

Megan Cotterman: Genau.

Galen Low: Viele Projektmanager:innen sind introvertiert. Das ist nicht das Ende der Karriere, oder? Hast du Tipps, wie auch ruhigere Typen ihre Redefähigkeiten ausbauen können?

Megan Cotterman: Nein, überhaupt nicht! Lautstärke ist kein Erfolgsgeheimnis. Wichtig ist, ehrlich die eigenen Stärken und Schwächen zu erkennen – Feedback von Kolleg:innen einholen. Die eigene Komfortzone verlassen: Improv-Kurse, Toastmasters, Feedback einholen und darauf aufbauen. Es zählt, es einfach zu versuchen – auch mit Fehlern lernt man dazu.

Galen Low: Stimmt, sich verbessern beginnt mit Selbsterkenntnis und Zuhören. Noch eine Frage zu Toastmasters – wie war dein erstes Treffen?

Megan Cotterman: Ich war total nervös! In kleinen Gruppen war ich souverän, aber vor Fremden zu sprechen, hat mich sehr gestresst. Aber ich habe mir gesagt: „Was kann schlimmstenfalls passieren?“ Es ist eine Übung, ein sicherer Raum – besser hier scheitern als im Job.

Galen Low: Ist das Klima dort unterstützend?

Megan Cotterman: Absolut! Wir nennen uns „AA des öffentlichen Sprechens“. Wer nervös war oder Fehler macht, wird unterstützt und ermutigt. Du kannst verschiedene Clubs ausprobieren – überall herrscht eine solidarische Atmosphäre.

Galen Low: Danke fürs „Enthüllen“. Kommen wir zu den indirekten Vorteilen – was bringt Public Speaking noch, abseits vom Reden vor Gruppen?

Megan Cotterman: Unfassbar viel! Man wird resilienter, hat mehr Selbstvertrauen, meistert Herausforderungen besser. Das Feedback: „Alles ist halb so wild – und nach jedem Versuch wirst du besser!“ Auch Empathie wächst: Zuhören, auf andere eingehen, emotionale Intelligenz.

Galen Low: Resilienz, stimmt absolut! Alles kann passieren, ob drei Leute oder 500. Das überträgt sich auch aufs echte Leben – alles ist Übung und Wachstum.

Megan Cotterman: Genau, das meiste passiert außerhalb der Komfortzone. Ausprobieren, wachsen, Fehler machen – und mit jeder Erfahrung souveräner werden.

Galen Low: Man KANN auch im Job üben, aber ein externer, sicherer Übungsraum schadet nie.

Megan Cotterman: Je mehr ich mich dem aussetze, desto weniger nervös bin ich – innerlich spürt man trotzdem oft Anspannung, aber sie lähmt einen nicht mehr.

Galen Low: Außenstehende denken oft: „Wow, die Person ist total souverän!“, dabei ist das Lampenfieber oft unsichtbar. Es gehört zum Weg dazu!

Megan Cotterman: Absolut. Entscheidend ist, die Nervosität zu akzeptieren und damit umgehen zu lernen. Es wird mit der Zeit besser.

Galen Low: Lass uns zum Schluss noch in die Zukunft blicken: Wie wird sich öffentliches Sprechen in der Arbeitswelt entwickeln – gerade mit KI?

Megan Cotterman: Menschen suchen trotz KI den menschlichen Kontakt. Durch Automation und Technologie werden zwischenmenschliche Fähigkeiten immer wichtiger, um herauszustechen. Außerdem wird es entscheidend, komplexe Inhalte schnell, klar und effizient auszudrücken. Bei Toastmasters werden Reden getimed – das schärft mein Zeitgefühl und meine Kommunikationspräzision, und ich merke, dass meine Geduld für endlose Monologe abnimmt. Künftig zählt Effizienz – und dass die Message schnell ankommt.

Galen Low: Das passt zu den Erwartungen ans KI-Zeitalter: Mehr Tempo, effiziente Kommunikation, schnelle Abstimmung – aber trotzdem menschlich. Zuhören, verstehen, inspirieren, den richtigen Moment erkennen, sind die eigentlichen Effizienztreiber beim Teamwork.

Megan Cotterman: Ja, und wenn alle PMs lernen würden, zu erkennen, wann eine Botschaft angekommen ist und Stille zuzulassen, wären wir alle zufriedenere Mitarbeitende!

Galen Low: 100% Zustimmung.

Megan Cotterman: War kein Angriff gegen irgendwen spezifisch!

Galen Low: Jim. Genau.

Megan Cotterman: Ach je.

Galen Low: Vielen Dank – und zum Schluss: Gibt es eine Frage an mich?

Megan Cotterman: Galen, kannst du dich an einen Moment erinnern, in dem dir deine Redekompetenz im Projektmanagement wirklich den Tag gerettet hat?

Galen Low: Gute Frage! Früh in meiner Karriere hatte ich große Angst, einfach nur ans Telefon zu gehen – denn am anderen Ende war ein echter Mensch, und alles konnte passieren. Lange habe ich in Meetings einfach nur still dagesessen. Eines Tages, in einer großen Runde (30 Leute!), ging es um einen typischen PM-Punkt. Mein Chef, der CEO, versuchte zu erklären, wusste die Antwort aber nicht wirklich. Ich wusste sie – war aber schrecklich nervös.

Doch ich habe mich überwunden, meine Angst beiseitegeschoben und die Antwort gesagt. Es ging viel besser aus als gedacht. Mein Chef war überrascht und hat mich gelobt, und mir wurde klar: Wir sind nicht nur da, um Informationen zu verteilen, sondern um das Alignment zu schaffen – und das geht besser, wenn man Klartext spricht. Das war mein Beginn des Weges Richtung Kommunikations- und Redeskills!

Megan Cotterman: Genau das kenne ich! Vieles fühlt sich schlimmer an, als es wirklich ist. Und: Dein Wissen hat dir die nötige Sicherheit gegeben, aufzustehen und dich zu äußern – das ist der Unterschied zum bloßen BlaBla.

Galen Low: Danke für die Zeitreise!

Megan Cotterman: Es ist schön, zurückzublicken und zu sehen, wie weit man gekommen ist – und was noch an Entwicklung vor einem liegt.

Galen Low: Es geht um menschliches Wachstum und darum, Unbehagen in positive Veränderung umzumünzen.

Megan Cotterman: Ganz genau.

Galen Low: Megan, danke für deine Zeit. Es hat großen Spaß gemacht und ich habe viel gelernt. Wo findet man mehr über dich?

Megan Cotterman: Vielen Dank, Galen. Es war großartig! Ihr findet mich unter managedbymeganpm.com oder auf LinkedIn unter Megan Cotterman.

Galen Low: Ich packe die Links auch in die Show-Notes. Also – Megan Cotterman, kontaktiert sie gern, wenn ihr mehr hören wollt. Vielen Dank nochmal, Megan!

Megan Cotterman: Danke, Galen! Bis bald.

Galen Low: Das war's für heute bei Digital Project Manager Podcast. Wenn es dir gefallen hat: Abonniere und hör wieder rein! Noch mehr Praxistipps, Fallstudien und Strategien findest du kostenlos auf thedigitalprojectmanager.com. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören!