Vorstellung von Liebe DPM – Anonyme Ratschläge für digitale Projektmanager (mit Robyn Reynolds)

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Ben Aston:

Danke, dass Sie eingeschaltet haben, ich bin Ben Aston und das ist der Digital Project Manager Podcast. Heute begleitet mich meine neue beste Freundin Robyn Reynolds. Und heute reden wir über unser tolles neues DPM-Projekt, Liebe DPM.

Robyn Reynolds:

Hi Leute. Ich freue mich sehr, hier zu sein. Danke Ben, dass du mich eingeladen hast. Ich mag dich. Neue beste Freunde.

Ben Aston:

(lacht) Unsere Freundschaft ist gewachsen. Aber dazu kommen wir gleich noch. Robyn, lass uns erst mal über dich sprechen. Für diejenigen, du hast tatsächlich noch keinen Artikel auf digitalprojectmanager.com geschrieben. Wir starten gleich mit deinem ersten Beitrag. Aber du hast schon an diesem neuen Projekt gearbeitet. Darüber reden wir auch gleich noch. Erzähl uns doch ein wenig über dich. Du bist doch im pazifischen Nordwesten, oder?

Robyn Reynolds:

Bin ich. Ich wohne in Portland, Oregon. Genauer gesagt etwas außerhalb der Stadt beim Mount Hood National Forest. Ich lebe also praktisch in einer Pazifischer-Nordwest-Klischee-Umgebung. Direkt vor meinem Fenster stehen riesige Zedernbäume, und es gibt einen reißenden Gletscherbach. Es macht Spaß, ich mag es sehr.

Ben Aston:

Regnet es bei dir gerade?

Robyn Reynolds:

Es ist sonnig, blauer Himmel.

Ben Aston:

Verrückt. Bei mir auch. Aber normalerweise regnet es doch, um ehrlich zu sein.

Robyn Reynolds:

Ich weiß gar nicht, was ich mit der Sonne anfangen soll. Es ist irgendwie komisch.

Ben Aston:

Ich war vorhin draußen in der Sonne und es hat sich tatsächlich warm angefühlt. Das ist eine angenehme Abwechslung zu dieser Jahreszeit. Erzähl doch mal, es klingt so, als wärst du mitten im Nirgendwo. Als Remote-Projektmanagerin.

Robyn Reynolds:

Das bin ich. Ja, absolut. Momentan bin ich Senior Project Managerin bei einer Firma namens Dream 10. Wir sind ein kleines Designstudio und fokussieren uns auf Produktdesign und UX, das macht wirklich Spaß.

Ben Aston:

Cool. Wie hast du angefangen, mit denen zu arbeiten? Mich interessiert immer, wie gerade Remote-PMs ihren Job bekommen. Wie funktioniert das?

Robyn Reynolds:

Ja, lass uns am Anfang beginnen. Nach dem Studium wusste ich, dass ich in die Werbung wollte. Leider bekam mein damaliger Freund, jetzt Ehemann, einen tollen Job in Alaska, meiner Heimat. Also mussten wir zurückziehen. Es war schwierig, zurück in meine Heimatstadt zu kommen. Aber ich fing in einer klassischen Agentur an. Und zu der Zeit arbeiteten wir mit einem Dienstleister namens 14-4 an einem Website-Projekt. Die zuständige Produzentin hieß Amanda. Und ich wollte das machen, was sie tat.

Ben Aston:

Du wolltest sie sein.

Robyn Reynolds:

Ich war begeistert. Also bin ich schnurstracks aus Alaska zurück nach Portland gezogen, wo ich studiert hatte, und habe in verschiedenen Agenturen gearbeitet. Aber meinen aktuellen Job verdanke ich tatsächlich digitalprojectmanager.com, weil ich dort die Stellenausschreibung gesehen habe. Ich dachte „Ja, Königin, ich bewerbe mich!“. Es klang super. Und hier bin ich heute.

Ben Aston:

Wow. Das ist das erste Mal, dass ich von einem Erfolg im Jobbereich höre.

Robyn Reynolds:

Ja, und ich glaube wirklich, dass die Zukunft unserer Arbeit in Richtung Remote geht. Für mich war es die Herausforderung, Remote-Teams aufzustellen, stärker zu machen und herauszufinden, wie man Organisationen besser aus der Ferne führt.

Ben Aston:

Wie groß ist Dream 10 denn?

Robyn Reynolds:

Wir sind noch ziemlich klein. Etwa vier Personen, und wir erweitern das Team je nach Projekt. Das Tolle ist, ich arbeite mit vielen internationalen Freelancern. Das heißt, ich arbeite manchmal sehr früh morgens oder abends, je nach Zeitzone.

Ben Aston:

Und eure Kunden? Gibt es jemanden im Büro, der vorgibt, eine große Agentur zu leiten?

Robyn Reynolds:

Wir sind sehr offen, dass wir remote arbeiten. Früher bin ich geschäftlich viel gereist, als ich bei Struck war – nach Salt Lake oder L.A. zu Kunden. Jetzt machen wir viele Besprechungen per Webkonferenz, mit Zoom Room. Ich habe festgestellt, dass wir Projektzeitpläne sehr schnell abwickeln. Wir sind wirklich gut darin, Präsentationen zu machen und unsere Kunden zu motivieren, über Zoom teilzunehmen, was ich liebe.

Ben Aston:

Also begegnet ihr euren Kunden auch remote?

Robyn Reynolds:

Ja.

Ben Aston:

Also keine persönlichen Kundentermine?

Robyn Reynolds:

Nein. Noch nicht. Und wir stehen dazu. Es war bisher keine Herausforderung. Mit Webcam ist man sehr verletzlich und auch sichtbar für alle. Und selbst auf dieser Ebene – man zeigt ja auch sein Haus, die Leute sehen, was hinter einem ist, manchmal auch mein Kind. Es ist trotzdem sehr persönlich.

Ben Aston:

Super. Was beschäftigt dich außerhalb der Arbeit? Es gibt eine Sache, die ich dich fragen wollte. Ich habe dich vorhin auf LinkedIn gestalkt.

Robyn Reynolds:

Oh, gut.

Ben Aston:

Und ich habe gesehen, dass du Publicity Director bei Sons of Norway Anchorage warst.

Robyn Reynolds:

Das muss ich ändern. Mein Vater kommt aus Norwegen und ich habe einen starken norwegischen kulturellen Hintergrund. Mein Vater leitete eine norwegische Lodge, dort gab es Sprachkurse, norwegisches Essen usw. Das hat mir geholfen, meine Fähigkeiten im Bereich E-Mail und Web-Deployments zu stärken. Aber das mache ich jetzt nicht mehr.

Ben Aston:

Du musst dein Profil aktualisieren.

Robyn Reynolds:

Wurde ertappt.

Ben Aston:

Anscheinend hast du das seit zehn Jahren gemacht.

Robyn Reynolds:

Ich bin sehr erfahren, ja.

Ben Aston:

Ich war beeindruckt. Also, wenn du das nicht mehr machst – ich fand es interessant: eine norwegische Gesellschaft in Alaska, während du von Portland aus arbeitest!

Robyn Reynolds:

Sorry, dass ich enttäusche.

Ben Aston:

Was machst du denn sonst?

Robyn Reynolds:

Ich bin vor kurzem 30 geworden und versuche, mich in meiner Freizeit öfter selbst herauszufordern. Zum Beispiel mit diesem Podcast. Ich habe ein Glamping-Zelt bei mir aufgestellt und es diesen Sommer bei Airbnb vermietet, das war sehr witzig.

Ben Aston:

Schön.

Robyn Reynolds:

Aber wenn ich keine verrückten, unbequemen Sachen mache, trinke ich hier im pazifischen Nordwesten viele Craftbiere. Ich treffe Freunde und natürlich binge-watche ich Netflix, wie wir alle.

Ben Aston:

Gerade weil du ja doch ziemlich im Nirgendwo bist – bei deinen Bäumen und dem Bach.

Robyn Reynolds:

Nein.

Ben Aston:

Was hast du sonst noch gemacht, um dich aus deiner Komfortzone zu bringen? Zelt im Garten, Airbnb – was sonst?

Robyn Reynolds:

Eine weitere Herausforderung war, dass ich den höchsten Berg Oregons bestiegen habe, den Mount Hood. Etwa 30 Minuten von meinem Haus entfernt. Zwei Jahre lang habe ich ihn täglich beim Pendeln gesehen und dann gesagt: „Na gut, ich komme!“. Ich habe viele Trainingstouren gemacht, zusammen mit meiner Freundin Linda. Das war eine der härtesten, aber auch aufregendsten Erfahrungen meines Lebens.

Ben Aston:

Cool. Ich habe das gegoogelt, darum habe ich dich kurz ignoriert. Dreieinhalbtausend Meter, Ausbruch zuletzt 1907, für Interessierte.

Robyn Reynolds:

Er ist noch aktiv. Also.

Ben Aston:

War es rauchig?

Robyn Reynolds:

Nein, aber man riecht Schwefel. Wirklich beängstigend war, dass wir sehr früh in der Saison gegangen sind – es gab viel Schnee. An dem Tag ist oben leider jemand ums Leben gekommen. Also: Seid vorsichtig beim Klettern!

Ben Aston:

Seid vorsichtig. Das ist ein richtiger Berg mit Schnee. Also schon eine große Sache. Cool. Sprechen wir über Liebe DPM. Vor drei Monaten, das ist schon wieder lange her, wollten Robyn und ich als Projektmanager das Ganze richtig planen, also gab es viel Vorbereitung. Robyn hat mich völlig überraschend angeschrieben und vorgeschlagen, eine anonyme Ratgeber-Kolumne für digitale Projektmanager zu machen. Und hier ist sie nun. Robyn, das ist alles deine Idee, ich springe quasi nur auf den Zug auf. Für alle, die „Liebe DPM“ noch nicht kennen – worum geht es?

Robyn Reynolds:

Absolut. Zuerst einmal, danke Ben, dass du offen für die Idee warst. Ich liebe viele verschiedene Ratgeber-Kolumnen und Podcasts, von Savage Love, zu Dear Sugar bis zur guten alten Dear Abby. Ich finde es etwas Besonderes und Schönes, wenn man aus den Problemen anderer lernt und sich einfühlen kann. Oft habe ich bei ähnlichen Situationen an solche Kolumnen zurückgedacht und bin dadurch klüger geworden. Gerade in unserer Branche als DPMs ist der Job sehr herausfordernd, wir kümmern uns ständig um die Probleme anderer – aber selten um unsere eigenen. Wir passen uns an, moderieren, schreiben, editieren, und manchmal stehen wir vor Problemen, bei denen wir uns einfach gegenüber der Community öffnen und beraten wollen, ohne Schwäche oder Angst im Team oder beim Kunden zu zeigen.
Ich wollte eine Gemeinschaft schaffen, die Dritte beraten kann – jemandem hilft und frische Perspektiven gibt.

Ben Aston:

Super. Wir haben auf der Seite einige Beispiel-Fragen gepostet, die man uns stellen kann. Im Community-Bereich von thedigitalprojectmanager.com findet sich die Liebe-DPM-Seite und das Formular. Man kann anonym Fragen stellen – anders als in anderen Foren, wo nachverfolgbar ist, wer fragt. Der Clou: Es ist anonym! Robyn und ich erhalten die Frage und beantworten sie. Wir haben bereits Beispiel-Fragen gepostet, und hier ein paar Beispiele: Du hast einen neuen Job begonnen und merkst, es war ein Fehler? Du arbeitest mit einer kreativen Diva, die dich wahnsinnig macht? Oder du bekommst Panik von ständigen Slack-Benachrichtigungen? Das waren alles Robyns Vorschläge.
Musstest du das alles selbst erleben, Robyn?

Robyn Reynolds:

Das sind ziemlich universelle DPM-Probleme, oder? Ich glaube, jeder kann solche Momente nachvollziehen. Manchmal sind die Situationen aber auch kontrovers.

Ben Aston:

Ja, es ist schwierig darüber zu sprechen, aber lass uns das machen: Einen neuen Job anfangen und merken, dass es ein Fehler war. Ehrlich gesagt, hatte ich das fast bei jedem neuen Job. Man ist neu, das Alte war vertraut, und auf einmal gibt es neue Prozesse, neue Menschen – und man denkt: „Das ist furchtbar!“

Robyn Reynolds:

Absolut!

Ben Aston:

Ging es dir auch so?

Robyn Reynolds:

Total. Ich finde, wenn man das nicht erlebt, ist man vielleicht noch nicht richtig dabei. Das ist absolut menschlich.

Ben Aston:

Ich erinnere mich an eine Agentur und an meinen ersten Tag im neuen Job – ich wurde begrüßt, bekam ein Projekt, sollte einen Kostenvoranschlag und einen Projektplan machen, eine Leistungsbeschreibung. Ich fragte: Gibt es einen PM, mit dem ich zusammenarbeite? Nein, das machst du! Und erst da wurde mir bewusst, dass ich sowas noch nie gemacht hatte! Zuvor gab es immer einen PM, der das erledigt hat. Ich war nur derjenige, der es verkauft hat. Und in dem Moment dachte ich: „Oh mein Gott, das war eine richtig schlechte Idee.“

Robyn Reynolds:

Oh mein Gott.

Ben Aston:

In der Situation gab es aber großartige, unterstützende Kollegen. Ich habe nicht zugegeben, wie wenig ich wusste, sondern mir heimlich YouTube-Tutorials zu Microsoft Project angesehen. Und am Ende des Tages dachte ich: „Ich hab’s drauf!“ Also das sind Dinge, die man notgedrungen lernen muss. Es ist alles machbar, auch wenn es erstmal überwältigend scheint. Das war definitiv einer der Momente, wo ich dachte: Was mache ich hier eigentlich?

Robyn Reynolds:

Genau. Manchmal muss man einfach so tun, als könnte man es. Erst mal weitermachen und lernen.

Ben Aston:

Ja.

Robyn Reynolds:

Man muss natürlich demütig bleiben, aber auch sagen: Ich wachse daran, ich schaff das. Denn am Ende sind wir als digitale Projektmanager immer Problemlöser. Fähigkeiten kann man lernen. Und jetzt bist du ein Meister von Microsoft Project!

Ben Aston:

Absolut, dieses Berufsfeld ist ständig im Wandel – neue Projekte, neue Herausforderungen. Man muss sich alles erarbeiten. Es gibt immer ein erstes Mal, und man etabliert den Prozess selbst. Sonst läuft es nie.

Robyn Reynolds:

Absolut. Ich sage dazu manchmal „scrappy“. Das klingt negativ, aber manchmal weiß niemand, wie man das Ziel erreicht. Also probiert man verschiedene Wege aus, bis es klappt.

Ben Aston:

Erzähl uns von deiner kreativen Diva, die dich zur Weißglut gebracht hat?

Robyn Reynolds:

Ich hatte ein paar. Du bestimmt auch? Es gab schon viele turbulente Meetings, ich habe sehr kreative Wege finden müssen, um an Leute heranzukommen.

Ben Aston:

Was war die verrückteste Aktion?

Robyn Reynolds:

Es ist wirklich passiert, dass ich jemanden aus dem Pub holen musste – das war in meinem Gebäude. Ich habe auch schon mal ein Retrospektiven-Meeting als Trinkspiel gemacht, um alle ins Meeting zu bekommen. Hat funktioniert!

Ben Aston:

So spricht man ihre Sprache!

Robyn Reynolds:

Genau. Und jetzt, wo alles remote ist, muss ich niemandem mehr Mittagessen ausgeben oder Spesenabrechnungen prüfen. Ich fühle mich frei.

Ben Aston:

Wunderbar. Wie hast du auf deinem Weg zur Senior PM Unterstützung erfahren?

Robyn Reynolds:

Ich hatte wirklich Glück. Ich habe viele Freunde, die PMs, Producer, Account-Manager usw. sind. Manche waren früher meine Juniors, andere meine Chefs. Ich profitiere sehr davon, diese Beziehungen zu haben. Aber auch die neutrale Außensicht ist wichtig – deshalb möchte ich euch das bieten. Nicht jeder will immer sofort zum Chef oder zum Mentor rennen. Manchmal tut es gut, digitales Feedback zu bekommen – oder einfach einen kleinen virtuellen Schulterklopfer. Ich helfe euch auch gerne beim Texten oder höre einfach zu.

Ben Aston:

Ich weine meistens im Bad.

Robyn Reynolds:

(lacht)

Ben Aston:

Mit Leuten sprechen hilft aber immer. Ich hatte Glück, immer ein Team oder Kollegen zu haben. Aber manchmal fühlt man sich isoliert, und dann wird es stressig, weil man nicht weiß, an wen man sich wenden soll. Man möchte es nicht gleich eskalieren. Manchmal braucht man einfach nur Bestätigung, dass man auf dem richtigen Weg ist.

Robyn Reynolds:

Manchmal sagt auch ein Mentor: Übertreib nicht so. Das ist auch hilfreich!

Ben Aston:

Gerade beim Remote-Arbeiten: Viel Kommunikation läuft schriftlich, es kann leicht zu Missverständnissen kommen und man überreagiert schnell.

Robyn Reynolds:

Total. Slack ist eine Goldgrube für Probleme. Manche Emojis sollte man lieber nicht benutzen (lacht).

Ben Aston:

Welche denn?

Robyn Reynolds:

Zum Beispiel das Zwillinge-Emoji, die tanzenden Mädchen.

Ben Aston:

Das kenne ich nicht.

Robyn Reynolds:

Gibt es das in Kanada nicht?

Ben Aston:

Ich glaube nicht.

Robyn Reynolds:

Ich schicke es dir nachher.

Ben Aston:

Danke, dann weiß ich Bescheid!

Robyn Reynolds:

Das ist also immer spannend.

Ben Aston:

Und bist du noch beim Portland DPM Meetup dabei?

Robyn Reynolds:

Ja, auf jeden Fall. Ich leite es zwar nicht, aber ich besuche es regelmäßig. Letzten Dienstag war ich auf dem Panel. Wir haben „Frag einen PM“ gemacht. Ich stand für „remote“, dann gab es einen Freelancer, jemanden aus dem Kundenservice und einen Strategen. Es gab verschiedene Impulsfragen und dann Breakout-Sessions.

Ben Aston:

Cool. Wenn ihr zum ersten Mal von Meetups hört: Im Community-Bereich auf thedigitalprojectmanager.com findet ihr alle Termine und Berichte zu digitalen Projektmanager-Meetups. Antwortet mir gern, wenn ihr noch nicht gelistet seid. Sie sind eine gute Quelle für Austausch und aktuelle Infos. Und das bringt mich zu meiner Frage, Robyn: Was ist in deinem Remote-PM-Toolkit? Was nutzt du?

Robyn Reynolds:

Mein Werkzeugkasten hat sich verändert – früher Office, jetzt 100% remote. Slack ist sehr wichtig. Richtige Emojis, richtige Kanäle, die passenden Unterhaltungen. Integrationen sind entscheidend. Außerdem brauche ich eine eigene handgeschriebene To-Do-Liste. Habe ich über die Jahre gelernt. Sonst hätte ich den Überblick verloren.

Ben Aston:

Handschriftlich?

Robyn Reynolds:

Ja. Ich habe Notizbücher und benutze sie, bis der Job vorbei ist. Dann schmeiße ich sie weg. Ein langweiliges Tagebuch eben.

Ben Aston:

Früher habe ich das auch gemacht. Tolle Sache, wenn man im Rückblick nachschaut, was man an einem bestimmten Tag getan hat.

Robyn Reynolds:

Total. Aber als DPM probiert man ständig neue Tools aus. Was bleibt, ist allerdings selten.

Ben Aston:

Also Slack bleibt.

Robyn Reynolds:

Slack bleibt.

Ben Aston:

Und alles läuft über Slack?

Robyn Reynolds:

Fast alles.

Ben Aston:

Was benutzt du fürs Zeitmanagement und für Projekte sonst?

Robyn Reynolds:

Bei Dream 10 nutzen wir gerade Flow. Das ist so etwas wie eine einfache Version von Trello oder Kanban Board. Man kann Aufgaben zuweisen, Kanäle und Zeitpläne anlegen.

Ben Aston:

Cool. Flow kannte ich noch nicht.

Robyn Reynolds:

Ich vorher auch nicht. Jetzt bin ich Flow-Evangelistin. Es ist simpel. Und manchmal ist das besser.

Ben Aston:

Manchmal passen Tools nicht für alle Projekte. Jirra passt nicht für Strategie-UX und große Webprojekte.

Robyn Reynolds:

Absolut.

Ben Aston:

Man sollte flexibel bleiben und Tools je nach Projekt wählen. Und gut ist auch, wenn Systeme ineinandergreifen, z. B. Zeiterfassungssysteme, die mit Jira oder Asana oder Flow kommunizieren.

Robyn Reynolds:

Lustig – ich war beim ersten Portland DPM Meetup bei Instrument, einer tollen Agentur. Dort wurde gesagt, dass es keinen festen Prozess gibt. Das war eine Offenbarung: Man kann und muss Prozesse und Tools je nach Projekt und Team anpassen. Das habe ich mir zu Herzen genommen.

Ben Aston:

Unterschiedliche Projekte, unterschiedliche Herangehensweisen. Gerade, wenn man als Agentur nicht immer das gleiche macht, ist Flexibilität wichtig.

Robyn Reynolds:

Absolut.

Ben Aston:

Wir kommen langsam zum Ende. Nochmal der Hinweis auf die Liebe DPM. Im Community-Bereich findet ihr den Link. Wir haben schon Themen wie Bleiben oder gehen?, etwas verloren, Lady Boss. Worum ging’s da noch mal?

Robyn Reynolds:

Um eine Frau, die überlegt, ob sie ihre Stelle aufgibt oder bleibt, um ihre Familie finanziell zu unterstützen. Ziemlich schwere Entscheidung.

Ben Aston:

Das ist wirklich schwer. Und etwas leichter: Ich habe heute ein Thema zu Stundenzetteln veröffentlicht – ein sehr häufiges Problem: Mein Team füllt keine Stundenzettel aus. Was tun? Schaut euch die Antworten an und stellt eure Fragen! Wir werden weitere Podcasts dazu machen. Wenn ihr bei unserem Slack-Team noch nicht dabei seid: Im Community-Bereich von thedigitalprojectmanager.com gibt es den Link zur Mitgliedschaft. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.