Wie man im Projektmanagement einsteigt: 3 Expertentipps
Wie viele der besten Projektmanager, die ich kenne, bin ich eher zufällig und fast schon aus Versehen in diesen Beruf hineingeraten. Aber nach über einem Jahrzehnt Erfahrung im Projektmanagement und Millionen von Dollar verwalteten Projektbudgets wird es wohl Zeit, diesen Expertenstatus anzunehmen.
Irgendwann im Jahr 2013 wurde ich immer öfter zu Besprechungen für ein sehr großes Projekt meines Unternehmens hinzugezogen. Es ging darum, ein neues CRM für ein globales Vertriebsteam einzuführen. Ich wusste damals kaum etwas über Projektmanagement oder wie man die Erwartungen von Stakeholdern in einer so komplexen Umgebung steuert.
Die folgenden Jahre waren geprägt von 'Schwimmen oder Untergehen', aber genau diese Erfahrung hat meine Begeisterung für das Projektmanagement maßgeblich geprägt. Auch wenn manche Tage eher 'untergehen' als 'schwimmen' waren, bekam ich regelmäßig das Feedback, dass ich wohl ziemlich gut mit dem Thema Projektmanagement zurechtkomme. Ich konnte es kaum erwarten, noch mehr zu lernen und ein besserer Projektmanager zu werden.
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Heute gehört es zu meinen liebsten Tätigkeiten, Menschen zu helfen, die Projektmanagement als Karriereweg in Betracht ziehen, ihren Einstieg zu finden oder zumindest auf den richtigen Weg zu kommen.
Wie Sie mit Projektmanagement beginnen können
Auch wenn ich Ihnen gerne sagen würde, dass es so einfach ist, sich ein Projekt zu schnappen und es zu leiten, ist es doch gar nicht so leicht, eine Projektmanagement-Position zu finden. Wenn das also Ihr Ziel ist, hier sind einige Dinge, die Sie jetzt schon tun können, um Ihren ersten Job im Projektmanagement zu bekommen.
1. Finden Sie Wege, projektmanagementbezogene Kompetenzen in Ihre aktuelle Position einzubringen
Wenn Sie schon einmal eine Geburtstagsfeier organisiert, eine persönliche Aufgabenverwaltungssoftware wie Todoist ausgewählt oder eine Präsentation zusammengestellt haben, dann haben Sie bereits Projektmanagement-Erfahrung gesammelt. Ein Projekt (definiert vom Project Management Institute) ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis schaffen soll.
Wenn Sie also Projektmanager werden möchten, suchen Sie Möglichkeiten, Projektmanagement in Ihrem aktuellen Job zu üben.
Wenn Sie zum Beispiel im Marketing arbeiten und Ihr Team auf der Suche nach einem neuen Task-Management-Tool ist, melden Sie sich doch freiwillig, um die Initiative zu übernehmen. Vielleicht haben Sie die Gelegenheit, die Anforderungen zu ermitteln, mit Stakeholdern eine Auswahl zu treffen, die Einführung des neuen Tools im Team zu planen und sogar das Budget für das Projekt zu verwalten.
Dies ist auch ein perfekter Zeitpunkt, um kostenlose Tools auszuprobieren. Diese Plattformen bieten oft großzügige kostenlose Einstiegspakete und können Ihnen und Ihren Kollegen helfen, Aufgaben reibungslos zu organisieren, zuzuweisen und zu verfolgen. Sie sammeln erste Erfahrungen im Projektmanagement mit professionellen Werkzeugen – ganz ohne Anfangsinvestition.
Ganz gleich, welchen Job Sie derzeit haben – es gibt wahrscheinlich Möglichkeiten, ein Projekt zu übernehmen. Diese Chancen zu nutzen, wenn sie entstehen, hilft Ihnen, Kompetenzen zu entwickeln und herauszufinden, ob der Weg im Projektmanagement der richtige für Sie ist.
2. Knüpfen Sie Kontakte zu erfolgreichen Projektmanagern
Gerade am Anfang ist es hilfreich, Ihr Netzwerk im Projektmanagement aufzubauen. Vereinbaren Sie zum Beispiel Informationsgespräche mit erfolgreichen Projektmanagerinnen und Projektmanagern.
Bitten Sie um ein maximal 20 bis 30-minütiges Gespräch. Sie könnten fragen, wie sie ins Projektmanagement gekommen sind, welche Arten von Projekten sie betreuen und welche Fähigkeiten dafür nötig sind. Sie können auch nach Tipps oder Empfehlungen fragen, wie Sie in diesen Bereich einsteigen können.
Sie wissen gar nicht, ob Sie jemanden kennen? Suchen Sie doch auf LinkedIn nach Projektmanagern in Branchen, in denen Sie arbeiten möchten. Sie wissen noch nicht, welche Branche zu Ihnen passt? Treffen Sie sich einfach mit Projektmanagern aus ganz unterschiedlichen Bereichen.
Praktisch jede Branche – von Food & Beverage bis zum Gesundheitswesen – benötigt Projektmanagement. Und da wir hier einen Schwerpunkt auf digitale Projekte legen: Es gibt sie mittlerweile in fast jeder Branche.
Eine hervorragende Möglichkeit, andere Projektmanager über Social Media zu verfolgen, ist ebenso wie die Teilnahme an der DPM-Mitgliedschaft. Dort können Sie sich mit Hunderten anderer Projektmanager vernetzen, an Live-Events teilnehmen (oder Ihr eigenes Event planen) und erhalten Zugang zu wertvollen Weiterbildungsangeboten.
3. Investieren Sie in Ihre Projektmanagement-Ausbildung
Dieser Tipp bedeutet nicht, dass Sie sofort viel Geld für Projektmanagement-Kurse oder Zertifizierungsvorbereitung ausgeben müssen. Schauen Sie sich kostenlose oder kostengünstige Angebote an, etwa PMIs Kickoff (kostenlos), Videos hier auf The DPM, oder Kurse von LinkedIn Learning oder Udemy.
Dieser Kurs soll dir helfen, eine solide Grundlage aufzubauen und dir ein gutes Gefühl für eine zukünftige Position als Projektmanager zu geben. Mit wachsender Erfahrung und Karriere kannst du weiterhin in zusätzliche Lernangebote und Fortbildungen oder Projektmanagement-Zertifizierungen investieren.
Die CAPM (Certified Associate in Project Management), PMP (Project Management Professional) Zertifizierung, Prince2 oder agile Projektmanagement-Zertifizierungen sind, je nach Branche und Projektmanagement-Methodik deines Unternehmens, sehr gefragt.
Da die meisten dieser Zertifikate etwas Erfahrung erfordern, ist es jetzt noch nicht entscheidend, sich direkt darauf zu stürzen. Du kannst jedoch diese Projektmanagement-Zertifikate für Einsteiger prüfen – viele von ihnen erfordern keine Vorkenntnisse.
Kann (oder sollte) man sich Projektmanagement selbst beibringen?
Das ist vielleicht eine etwas gewagte Meinung, aber ich glaube, auch wenn du dir selbst Projektmanagement beibringen kannst, solltest du es nicht tun. Es gibt so viele Projektmanager mit jahrelanger Erfahrung, die Unterstützung bieten und Kurse für angehende PMs haben.
Übung macht den Meister, aber tu dir selbst einen Gefallen und lerne von Profis. Das wird dir helfen, die Lernkurve zu verkürzen und einige Anfängerfehler zu vermeiden – die, die wir alle gemacht haben und die unglaublich schmerzhaft sein können.
Zum Beispiel, als ich in meiner ersten Agentur als unerfahrener Projektmanager gestartet bin, hatten wir ein Meeting mit einem Kunden und haben den Projektumfang leicht verändert. Mir war nicht bewusst, wie viel wir tatsächlich angepasst hatten, da der Geschäftsführer meiner Agentur das Meeting leitete.
Was ich dabei versäumt habe, war es, im Nachgang eine Zusammenfassung mit den nächsten Schritten zu verschicken und eine Änderungsvereinbarung zur Unterschrift an den Kunden zu senden. Ich kam aus einer internen Position und solche Änderungen waren für mich normal – mit sehr wenig (oder zumindest viel weniger) Dokumentation.
Wie ein erfahrener Projektmanager erwarten würde, war die Erinnerung des Kunden an das Gespräch ganz anders als unsere. Ohne die richtige Dokumentation war es viel schwieriger, eine Lösung zu finden, als es hätte sein müssen.
Du kannst dir zwar vieles im Projektmanagement selbst beibringen und einiges wirst du sowieso im Job lernen; dennoch halte ich formale Ausbildung und ein Coaching von erfahrenen Projektmanagern für den besten Weg.
Was tun, wenn du keine Erfahrung im Projektmanagement hast?
Wie bereits besprochen: Schon wenn du einen Geburtstag oder Urlaub geplant hast, bringst du gewisse Projektmanagement-Erfahrung oder zumindest äußerst übertragbare Fähigkeiten mit. Aber auch wenn du keine formelle Projektmanagement-Erfahrung im Arbeitsumfeld hast, kannst du mit sorgfältiger Planung und Leidenschaft für den Beruf eine Laufbahn als Projektmanager einschlagen.
Solltest du in deiner aktuellen Position keine Möglichkeit haben, Projekte zu leiten, überlege, dich bei einer gemeinnützigen Organisation einzubringen. Diese benötigen oft Projektmanagement für Nonprofits und sind vielleicht bereit, dich ein oder zwei Projekte ehrenamtlich leiten zu lassen, damit du deine Fähigkeiten und dein Projektmanagement-Portfolio ausbauen kannst.
Wenn du diesen Weg einschlägst, kannst du ruhig um ein Empfehlungsschreiben oder eine LinkedIn-Empfehlung bitten, damit potenzielle Arbeitgeber sehen, wie du arbeitest und was du gelernt hast.
Eine weitere Möglichkeit, Projektmanager ohne Erfahrung zu werden, ist, Jobs zu suchen, die dem Projektmanagement nahe stehen. Schau nach Positionen wie Projektkoordinator, Administrator oder Einstiegsjobs im Bereich Operations. Dieser Tipp richtet sich vor allem an Menschen mit noch wenig allgemeiner Berufserfahrung, da diese Positionen in der Regel weniger bezahlen als PM-Positionen.
Wenn du aber bereit bist, eine Gehaltskürzung in Kauf zu nehmen oder aktuell in einer unterbezahlten Position bist, kann dies ein schneller Weg zu einem höheren Gehalt innerhalb weniger Jahre sein, sofern du Erfahrung sammelst und dann die Möglichkeit hast, erfolgreich in eine Projektmanagement-Rolle zu starten.
Sechs wichtige Projektmanagement-Fähigkeiten, die du lernen solltest
Wenn du Projektmanager werden willst, gibt es viele Projektmanagement-Fähigkeiten, die du beherrschen solltest: von der Erstellung von Projektplänen über das Führen von Teams bis hin zum Berichtswesen und dem Nachverfolgen des Budgets. Falls dir einiges davon neu ist, keine Sorge – wir alle waren einmal Anfänger.
1. Teamführung und Mitarbeiterführung
Projekte werden von Menschen für Menschen durchgeführt. Wenn Sie also Projektmanager werden wollen, müssen Sie lernen, wie man Menschen führt. Und nein, es geht nicht nur darum, Arbeit zuzuweisen und Reviews zu planen. Ein guter Projektmanager ist Fürsprecher und Unterstützung für die Teammitglieder und kann Stakeholdern helfen, ihre Erwartungen zu steuern.
Wenn Sie zum Beispiel als Projektleiter Teams betreuen, die an mehreren Projekten (auch mit anderen PMs) arbeiten, fällt Ihnen eventuell ein Teammitglied auf, das ungewöhnlich gestresst wirkt. Sie schauen genauer hin und stellen fest, dass diese Person an drei der größten Projekte des Unternehmens beteiligt ist, und alle haben Abgabefristen in der kommenden Woche.
Sie arbeitet an allen Enden, um die kreativen Konzepte für jedes Projekt zu erarbeiten, aber Sie sehen, dass das seinen Tribut fordert. Als Projektmanager müssen Sie vielleicht eingreifen und dieser Person beim Zeitmanagement helfen, die Prioritäten der Arbeit neu setzen oder versuchen, einen der Abgabetermine zu verschieben, um ihr etwas mehr Zeit zu verschaffen.
Im Gegensatz dazu, wenn Sie einen Entwickler in einem Ihrer Projekte haben, der deutlich unter seinen Möglichkeiten bleibt, bemerken das sowohl Ihr Kunde als auch das Projektteam – und Sie müssen etwas unternehmen, um das Problem zu lösen. Sie könnten das Teammitglied zunächst beiseite nehmen und es nach seiner Sichtweise bezüglich der Situation befragen.
Vielleicht teilt die Person Ihnen mit, dass sie weniger Erfahrung mit dieser Art von Arbeit hat oder dass die Arbeit an sich in Ordnung ist, sie aber Schwierigkeiten hat, mit dem Team und dem Projektsponsor zu kommunizieren. In beiden Fällen sind Ihre Fähigkeiten als Führungskraft und Ihre Problemlösungskompetenz gefragt, um der Person zu helfen, wieder in die Spur zu finden.
2. Aufgabenmanagement
Ein zentraler Bestandteil im Projektmanagement ist es, ein Arbeitspaket in kleinere, handhabbare Aufgaben zu unterteilen und den Projektzeitplan zu erstellen, damit die Teammitglieder wissen, woran sie arbeiten sollen. Es erfordert Übung und Erfahrung, Arbeit in genau die richtigen Aufgaben und Teilaufgaben in der passenden Reihenfolge aufzuteilen.
Wenn Sie beispielsweise ein neues Website-Projekt steuern, müssen die Designaufgaben so aufgeteilt werden, dass der Kunde oder die wichtigsten Stakeholder genug Kontext bekommen, um die Entwürfe zu begutachten und Feedback zu geben. Wird nur ein zu kleiner Teil der Designs präsentiert, kann es zu späteren Nacharbeiten kommen, wenn die Beteiligten ein besseres Bild davon bekommen, wie ihre fertige Website aussehen wird.
Eine weitere wichtige Fähigkeit beim Delegieren von Aufgaben ist, den Projektteammitgliedern ausreichende Informationen zur Verfügung zu stellen, damit sie die Aufgabe erledigen können. In unserem Website-Projekt könnte dies bedeuten, dass alle vorhandenen Markenrichtlinien, bevorzugte Schriftarten und freigegebenes Bildmaterial zusammengetragen und gemeinsam mit dem Team die finale Sitemap und Wireframes erstellt werden, bevor die Designer mit ihren Aufgaben beginnen können.
3. Budgetverwaltung
Es gehört zu Ihrer Aufgabenbeschreibung als Projektleiter, dafür zu sorgen, dass Ihr Team bei den geschätzten Arbeitsstunden im Projektplan bleibt und alle Lizenz-, Hardware- und Software-Kosten berücksichtigt werden. Und auch wenn das einfach klingt, tauchen während eines Projekts immer wieder unvorhergesehene Anforderungen auf.
Stellen Sie sich vor, Sie betreuen ein maßgeschneidertes Softwareentwicklungsprojekt und Ihr UI-Designer kündigt ein Viertel nach Projektstart. Was tun Sie? Wie wirkt sich das auf Ihr Projektbudget aus?
Als Projektmanager sollten Sie mit Ihrem Führungsteam (Leiter UI/Operations) die nächsten Schritte besprechen. Es ist unwahrscheinlich, dass die Arbeit komplett pausieren kann, während das Team Ersatz sucht.
Sie können entweder die Aufgaben auf einen anderen UI-Designer umverteilen oder einen externen Dienstleister als Übergangslösung beauftragen (beispielsweise mithilfe von Zeitarbeitsagenturen-Software). Letzteres kann Ihr Budget stärker belasten als ersteres – und Sie müssen dies gegebenenfalls mit anderen in Ihrer Organisation kommunizieren.
4. Risikomanagement
Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehört es, über alle möglichen Probleme nachzudenken, die im Verlauf des Projekts auftreten könnten. Anders als einige der vorhin genannten Hard Skills ist Risikomanagement eher eine weiche Kompetenz, die mit der Zeit und durch beständige Praxis wächst.
Manche Risiken sind von Anfang an leicht zu erkennen. Einen zu ehrgeizigen Zeitplan, ein zu kleines Budget oder ungenügendes Ressourcenmanagement würden vermutlich auch weniger erfahrene Projektleiter direkt sehen.
Aber was ist mit den subtileren Risiken in einem Projekt? Wie etwa Teammitglieder, die in zu viele Projekte gleichzeitig eingebunden sind? Technologielast und Informationslücken, weil Fortschritt und Kommunikation in drei unterschiedlichen Apps nachverfolgt werden? Oder ein Stakeholder, der für häufige Meinungsänderungen bezüglich bereits abgenommener Arbeit bekannt ist?
All dies sind Risiken, denen Sie in einem Projekt begegnen können. Zeit, Erfahrung und Kollegen, die als Sparringspartner zur Seite stehen, helfen Ihnen, solche Risiken zu überwinden oder diese noch proaktiver zu vermeiden oder zu steuern.
5. Dokumentation
Gute Dokumentation zu führen, ist ein zentraler Bestandteil jedes Projektmanagement-Jobs. Ein IT-Projektmanager etwa hält Dokumentationen zur Infrastruktur der Firmenwebsite und der eingesetzten Technologien vor. So ist zum Zeitpunkt von Updates oder Upgrades klar dokumentiert, was getan wurde und welche Anforderungen existieren.
In agilen Projekten, in denen Menschen wichtiger als Prozesse sind und die dazu neigen, die Dokumentation schlanker zu halten, kann ein gut gepflegter Product Backlog mit klaren Anforderungen dem Product Owner (mit Unterstützung durch den Scrum Master) beim Backlog-Refinement sowie beim Workflow helfen, wenn es darum geht, Features in der Sprint-Planungssitzung für den nächsten Sprint bereitzustellen.
Unabhängig davon, zu welcher Art von Projektmanager du werden möchtest, wird Dokumentation eine wichtige Fähigkeit sein, die du beherrschen solltest. Du solltest Änderungen am Budget, am Zeitplan oder am Leistungsumfang dokumentieren, den aktuellen Stand des Projekts festhalten sowie alle nächsten Schritte oder Punkte, die du von einem Kunden oder wichtigen Stakeholder benötigst.
Dokumentation kann Projektmanagern dabei helfen, Teammitglieder und Stakeholder zur Verantwortung zu ziehen und das Projektteam dabei unterstützen, sich an getroffene Entscheidungen und – ebenso wichtig – an die Gründe dafür zu erinnern.
6. Kommunikation
Als Projektmanager benötigst du exzellente Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich. Außerdem musst du wissen, welche Informationen mit welchen Stakeholdern auf verschiedenen Ebenen geteilt werden sollten.
Während die Mitglieder deines Projektteams alle Details kennen müssen, um Aufgaben und Projekte koordinieren und erledigen zu können, benötigen der Projektsponsor und andere Führungskräfte eine eher strategische und übergeordnete Kommunikation zum Gesamtprojekt und dem jeweiligen Fortschritt.
Wenn beispielsweise bereits 27 % des Budgets aufgebraucht sind, das Projekt aber erst zu etwa 13 % abgeschlossen ist, musst du dies deinem Projektteam mitteilen, um zu erarbeiten, ob und wie ihr Gegenmaßnahmen ergreifen könnt, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen und innerhalb des zugewiesenen Budgets erfolgreich abzuschließen.
Geht es jedoch um Projektstakeholder und den Executive Sponsor, muss das Gespräch anders geführt werden. In diesem Fall solltest du die geschäftlichen Auswirkungen hervorheben und erläutern, was dazu geführt hat, dass das Budget schneller verbraucht wurde als der Fortschritt erzielt werden konnte.
Für diese Gespräche empfiehlt es sich zudem, einen überarbeiteten Projektmanagement-Plan und mögliche Lösungen mitzubringen.
Vier Bücher für Projektmanager, die du lesen solltest
Wenn du dich noch intensiver mit dem Karriereweg des Projektmanagements auseinandersetzt, findest du hier einige Projektmanagement-Bücher für Einsteiger, die du deiner Leseliste hinzufügen könntest:
- Project Management for the Unofficial Project Manager: A FranklinCovey Title: Dieses Buch ist eine großartige Lektüre für alle, die sich für das Projektmanagement interessieren oder mit der Leitung von Projekten beauftragt wurden, ohne die offizielle Berufsbezeichnung oder Zertifizierung eines Projektmanagers zu besitzen.
- PMBOK Guide 7th Edition: Wenn du erwägst, entweder die CAPM- oder PMP-Zertifizierung zu erwerben, sollte dieser Leitfaden auf deiner Leseliste stehen, denn du wirst ihn brauchen, um dich auf die Prüfung vorzubereiten und den PMI-Ansatz zum Projektmanagement kennenzulernen.
- Doing Agile Right: Wenn dein Unternehmen oder dein Interesse darin liegt, Projekte mittels agiler Methoden zu steuern, ist dieses Agile-Projektmanagement-Buch ein Muss, um die Feinheiten eines erfolgreichen agilen Projektmanagements kennenzulernen.
- The Project Management Pathway: Your 90-Day Project von Jeremiah R. Hammon, Jr., PMP: Dieses Projektmanagement-Buch ist nicht nur lesenswert, sondern: „The Project Management Pathway ist weit mehr als nur ein Buch; es ist eine transformative Reise, die dich zu einem aktiven Gestalter deines eigenen Erfolgs macht. Ob Anfänger oder jemand, der seine Fähigkeiten im Projektmanagement auf das nächste Level heben möchte – dieses interaktive Workbook mit Fokus auf Höchstleistungen ist dein ultimativer Praxisleitfaden.“
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Projektmanager zu werden ist harte Arbeit, die sich auszahlt
Ein Karrierenwechsel kann immer herausfordernd sein. Gerade das Projektmanagement ist besonders anspruchsvoll, da viele Disziplinen – von der Finanzplanung über effektive Kommunikation bis hin zum strategischen Denken – ineinander greifen.
Du wirst außerdem viele neue Tools einsetzen müssen, mit denen du möglicherweise noch nicht vertraut bist, wie etwa Projektmanagement-Software, Aufwandsschätzungs-Tabellen und unterschiedliche Statusberichte oder Reporting-Formate. Diese Funktionen können direkt im Tool integriert sein oder separat, beispielsweise in Excel oder Google Drive, genutzt werden.
Aber diese harte Arbeit wird sich auszahlen, und Sie werden mit einer Karriere belohnt, die langfristige Perspektiven und eine wettbewerbsfähige Vergütung bietet. Erfahrene Projektmanager (insbesondere diejenigen mit fortgeschrittenen Abschlüssen und Zertifizierungen im Projektmanagement, wie zum Beispiel einem Master in Projektmanagement) können in vielen Teilen der Welt problemlos ein sechsstelliges Projektmanager-Gehalt erzielen.
