Proje Yönetiminde Kaynak Nedir? 7 Temel Tür
Proje yönetiminde kaynak tam olarak nedir? Temel olarak, bir görevin tamamlanmasına yardımcı olan her türlü varlıktır.
Kaynaklar proje yöneticileri için önemlidir; kaynaklar olmadan projenizi tamamlamak için yetersiz iş gücü, ekipman ve malzeme, para, hizmet, alan ve/veya zamana sahip olma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu durum maliyet aşımlarına, bağımlılıkların karşılanamamasına veya zamanlama gecikmelerine ve potansiyel olarak projenin başarısız olmasına yol açabilir.
Kaynak yönetimi yazılımı platformları, kaynak yönetimi sürecini kolaylaştırmaya ve kaynak kullanımını izlemeye yardımcı olmak için kullanılabilir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kaynak Nedir?
Proje yönetiminde kaynak, bir projenin başarıyla tamamlanması için gereken her şey olarak tanımlanır. Buna ham maddeler, operasyonel malzemeler, finansman, personel, teknoloji ve projenin yürütülmesi sırasında ihtiyaç duyulan diğer tüm ürün veya hizmetler dahildir.
Kaynaklar projeye özgü olabilir veya birden fazla projede kullanılabilir. Çalışma başlamadan önce, başarılı bir proje planlaması için gerekli kaynakları ve çıktıları doğru bir şekilde değerlendirmek önemlidir. Böylece bütçeyi uygun şekilde planlayabilir ve çalışmayı yürütmek için gereken proje ekibi üyeleri, ekipman vb. unsurlara sahip olduğunuzdan emin olabilirsiniz.
Örneğin, bir web sitesi yayınlamayı planlıyorsanız, çalışmada hangi beceri setlerine sahip kişilerin görev alacağını, personelin şirket içinden mi yoksa yüklenici mi olacağını, gerekli araçlar için lisans maliyetlerini, ihtiyaç duyulan donanımları (test cihazları gibi) ve mevcut bütçe ile proje kilometre taşları kapsamında çalışmanın nerede gerçekleştirileceğini değerlendirmeniz gerekir.
Dijital Proje Yönetiminde 6 Kaynak Türü
Proje kaynakları maddi, finansal veya personelle ilgili olabilir. Kaynak türleri şunlardır:
1. İş Gücü
İş gücü, bir projeyi tamamlamak için gereken personeli kapsar. Personel türleri, işletmenin çalışanlarını veya belirli görevler ya da işlevler için işe alınan harici yüklenicileri içerebilir (dış kuruluşlarla çalışma hakkında daha fazla bilgi için Hizmetler bölümüne bakın).
Proje yöneticileri, proje görevlerini tamamlamak için hangi oranda zaman ayıracak, hangi yetkinliklere sahip kaç insan kaynağı gerektiğini belirlemek üzere paydaşlarla birlikte çalışmalıdır. Not: projeye dahil olan herkesin her görev için gerekli olması beklenmez.
Proje kapsamını ve gereken çaba düzeyini değerlendirdikten sonra proje yöneticisi, kaynakları proje kilometre taşlarına ve kaynak kullanılabilirliğine göre planlamaya başlar. Kullanılabilir kaynakları takip etmek, aşırı kaynak tahsisi ve tükenmişliğin önlenmesine yardımcı olur.
2. Ekipman ve Malzemeler
Ekipman ve malzemeler, proje için gereken çok çeşitli malzemeleri kapsar. Bunlar, bir projenin tamamlanması sırasında tüketilen kaynaklardır.
Dijital projelerde bunlar bilgisayarlar veya sunucular gibi donanımları ya da ofis malzemelerini içerebilir. İnşaat kaynak yönetiminde ise imalat ekipmanlarından, bir üretim süreci için gereken ham maddelere ve araçlara kadar, işi yürütmek için gereken her şeyi kapsayabilir.
Aynı ekipman bir portföydeki birden fazla farklı projede kullanılabilir; ancak proje sayısı arttıkça ekipman ihtiyacı da artar.
3. Para
Her proje yöneticisi, proje bütçelerinin ne kadar önemli olduğunu bilir. Bunun nedeni, diğer proje kaynaklarının edinilmesi için mali kaynakların gerekli olmasıdır. Proje maliyetlerini düzenlemek ve kuruluşunuzun belirlediği kârlılık hedeflerine ulaşmak için belirlenen bütçenize bağlı kalmak, proje başarısı açısından büyük önem taşır; özellikle de aynı anda birden fazla projeyi yönetmeye çalışırken.
4. Alan
Alan, kiralanan veya bir ekibin takdirine bağlı olarak kullanılan fiziksel konumları ifade eder; buna önceki bir kiracıyla paylaşılan ofis alanları veya belirli bir işin gereksinimlerine özgü herhangi bir saha dâhil olabilir. Alan ihtiyaçları, proje aşamaları boyunca haritalandırılmalı ve göreceli kıtlıkları nedeniyle genellikle oldukça önceden tahsis edilmelidir.
5. Hizmetler
Harici tedarikçiler birçok proje için bir kaynaktır. Bir şirketin proje kapsamının parçası olarak üzerinde anlaşmaya varılan hizmetleri sunmak için gerekli personeli hâlihazırda bulunmuyorsa, bu hizmet için üçüncü bir tarafa başvurmak gerekli olabilir.
Tedarikçiler, projede kullanılan mal veya hizmetleri sağlayan dış kuruluşlardır (tedarikçi yönetimi ve alt yüklenicileri yönetme hakkında bilgi edinin). Örnek olarak bir BT uzmanı veya grafik tasarımcı verilebilir. Dijital projelerde hizmetler; yazılım araçları için lisans maliyetlerini, sunucu ücretlerini veya önemli sorumluluk içeren işler için hukuki desteği de kapsayabilir.
6. Zaman
Bir projeyi tamamlamak için sahip olduğunuz süre, bu projeyi yönetmek üzere izleyeceğiniz çalışma prosedürlerini belirler. Sorunlar ortaya çıktığında zamanın sınırlı olabileceğini anlamak, çevik olmak ve projeyi takvime uygun şekilde sürdürmek açısından kritik öneme sahiptir.
Kaynak Yönetimi Nedir?
Proje kaynak yönetimi, belirli bir projeyi başlangıcından sonuna kadar tamamlamak için gereken kaynakları edinme, kullanma ve izleme sürecidir.
İşte sürecin özeti:
- Kaynak planlaması sırasında bir kaynak yönetimi planı geliştirmek ve bu plana bağlı kalmak, kaynak yöneticilerinin başarıya ulaşmasına yardımcı olur. Proje yöneticileri, mevcut ve gelecekteki projeleri güncel tutmak için kaynak tahmininden yararlanabilir. Bu işlem tek bir proje için veya aynı anda birden fazla proje için yapılabilir.
- Proje yaşam döngüsünün yürütme ve izleme aşamalarında Gantt çizelgeleri, iş kırılım yapıları, varlık takibi ve diğer veri görselleştirmeleri gibi araçlar, kaynakların kullanılabilirliği hakkında bilgi sahibi olmanızı ve proje ilerlemesini kilometre taşları ile hedeflere göre ölçmenizi sağlayabilir.
- Verimli bir kaynak takvimi oluşturmak için kaynak dengeleme gibi kaynak yönetimi tekniklerinden de yararlanabilirsiniz.
- Akıllı kaynak tahsisi, proje gereksinimlerinin zamanında ve bütçe dâhilinde karşılanmasını sağlamaya yardımcı olur. Proje yöneticileri, çeşitli kaynak tahsisi yöntemlerini kullanarak ihtiyaç duyulabilecekleri her an doğru kaynakların mevcut olmasını sağlayabilir.
Bu adımlar birlikte, proje yaşam döngüsü boyunca güçlü kaynak yönetimi uygulamalarının temelini oluşturur.
Kaynaklar Proje Yönetiminde Neden Önemlidir?
Yeterli kaynak olmadan, bir proje yöneticisinin proje hedeflerini planlanan proje zaman çizelgesi içinde tamamlaması zor olabilir. Kaynak takvimi geliştirilirken kaynakların uygun şekilde tahsis edilmemesi gecikmelere, eksikliklere veya daha da kötüsü başarısız projelere yol açabilir.
Yönettiğiniz projenin türüne bağlı olarak farklı kaynak türleri gerekli olabilir. Örneğin, inşaat sektöründeki projeler, diğerlerine kıyasla daha ayrıntılı ekipman veya malzeme ihtiyaçlarına sahip olabilir ya da özel inşaat proje yönetimi yazılımı çözümlerine ihtiyaç duyabilir. Farklı kaynak türlerinin her biri, başarılı bir proje sonucunun elde edilmesini sağlamada kendine özgü bir role sahiptir. Benzer şekilde, lojistik projeleri genellikle karmaşık malzeme elleçleme, taşıma koordinasyonu ve uyumluluk gereksinimlerine sahiptir; bu da sevkiyat gecikmelerini veya düzenleyici cezaları önlemek için kaynak yönetimini özellikle kritik hâle getirir.
Proje yönetiminde etkili kaynak yönetiminin neden önemli olduğu hakkında daha fazla bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.
Sırada Ne Var?
Proje yönetimi yazılımı, kaynak planlama yazılımı veya ücretsiz bir kaynak yönetimi aracı kullanarak kaynaklarınızı izlemeye başlayın. Doğru kaynak yönetimi aracını mı arıyorsunuz? Bilinçli bir karar vermenize yardımcı olması için bu kaynak yönetimi yazılımı demosu rehberine göz atın.
