4 Lider Bize Anlatıyor: Bir Proje Yöneticisi Aniden İstifa Ederse Yapacakları İlk Şey
Geçiş Planı: Güncel bir geçiş planını korumak, temel bir ekip üyesi ayrıldıktan sonra projenin sürekliliği için kritik öneme sahiptir.
Risk Değerlendirmesi: Bir ekip üyesinin yerine yenisini almadan önce olası engelleri belirlemek için hızlı bir risk denetimi gerçekleştirmek zorunludur.
Yerine Koyma Stratejisi: Belgelemenin kalitesine göre ayrılan proje yöneticisinin yerine birini alıp almayacağınıza veya proje yöneticisi olmadan devam edip etmeyeceğinize karar verin.
Aşinalık Avantajı: Yerine geçecek kişiler için tanıdık yeteneklerden yararlanmak geçişleri kolaylaştırabilir, ancak yeterli kaynak sağlanmaya devam edilmelidir.
Sistematik Kadrolama: Etkili bir kadrolama sistemi uygulamak, kaos yaratmadan açık pozisyonları hızlıca doldurmaya yardımcı olur.
Bir proje yöneticisinin proje devam ederken istifa etmesi, yaşanabilecek en büyük aksaklıklardan biridir. İlk tepki paniğe kapılmak olabilir — ancak deneyimli liderlerin izlediği bir yol haritası vardır. Öncelikle gerçekte ne yaptıkları ve kriz sırasında verilen tepki kadar kriz öncesi hazırlığın da neden önemli olduğu aşağıda açıklanıyor.
Varsa Geçiş Planını Ortaya Çıkarın
Temel bir ekip üyesi görevinden ayrıldığında atılacak en önemli adım, belgelendirmenin ne durumda olduğunu bilmektir. UW Medicine Kurumsal PMO Direktörü Bill Dow için bu, başından beri güncel tutulması gereken bir geçiş planına doğrudan başvurmak anlamına geliyor. Dow, "Ne olursa olsun her PM'in bir geçiş planı olmalı," diyor ve ekliyor: "Her zaman güncel olduklarından emin olmamın nedeni, ilk başvurduğum yerin geçiş planı olmasıdır." Deneyimlerine göre, bir PM herhangi bir nedenle proje devam ederken ayrıldığında, bu planın hazır olması yeni kişinin projenin durumunu hemen anlamasını ve önemli belgeleri bulmasını sağlar — telaşa gerek kalmaz.
Ne olursa olsun her PM’in bir geçiş planı olmalı. İlk başvurduğum yer burasıdır.
Riskleri Hemen Değerlendirin ve Gizli Engelleri Ortaya Çıkarın
Boşalan koltuğu kimin dolduracağını düşünmeden önce atılacak en akıllıca adım, hızlı bir risk denetimi yapmaktır. Oracle'da Kıdemli Baş Teknik Program Yöneticisi olan Nalini Vadivelan, ilk olarak neye odaklandığını şöyle anlatıyor: "Bir proje yöneticisi proje devam ederken ayrılırsa, yapılacak ilk şey 'Proje için büyük bir risk oluşturan herhangi bir şey var mı?' diye sormaktır. Sadece bunu öğrenin. Herhangi bir engel var mı? Öğrenmeniz ve bu riskleri yönetmeniz gerekir." Amaç suçlayacak birini bulmak değil — incelenmeden bırakılırsa projeyi sessizce raydan çıkarabilecek her şeyi görünür kılmaktır.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bir proje yöneticisi proje devam ederken ayrılırsa, yapılacak ilk şey ‘Proje için büyük bir risk oluşturan herhangi bir şey var mı?’ diye sormaktır. Herhangi bir engel var mıydı? Öğrenmeniz ve bu riskleri yönetmeniz gerekir.
Yerine Birini Hızla Getirmeye mi, Yoksa Devam Etmeye mi Karar Verin
İlk risk taramasını tamamladıktan sonra liderlik bir yol ayrımıyla karşı karşıya kalır. Vadivelan bunu açıkça şöyle ifade ediyor: "Elinizdeki iki seçenek şunlar: bu projeye yeni birini hızla dahil etmek veya projeyi PM olmadan sürdürmek." Belirleyici etkenin genellikle ayrılan ekip üyesinin takip alışkanlıklarında ne kadar disiplinli olduğuna bağlı olduğunu belirtiyor — "takip düzgün yapıldıysa, bence projeye dahil edilen herhangi bir PM kaldığı yerden devam edebilmelidir." İyi bir belgelendirme sorunsuz bir geçişi garanti etmez, ancak belgelendirme olmadan bu seçeneklerin hiçbiri gerçekçi değildir.
Mümkün Olduğunda Tanıdık Yeteneklere Güvenin
Bir yedek gerektiğinde en iyi seçenek her zaman yeni bir yüz değildir — bazen işe zaten yakın olan biridir. M. Taffer Consulting'in Kurucusu ve Başkanı Marissa Taffer, kendi deneyiminden böyle bir durumu anlatıyor: "Yürüttüğüm büyük projelerden biri, PM'in sonunda ayrılması nedeniyle gündeme geldi ve ben zaten başka bir iş için oradaydım. 'Bu projeyi yeniden üstlenmenin bir yolu var mı?' diye sordular. Sahip olduğum bağlam çok yardımcı oldu." Ancak bu bağlama rağmen, işin kapsamı yine de destek gerektiriyordu — "[projeye] dahil olduğumda hâlâ ikinci bir ortağa ihtiyacım vardı. Proje o kadar büyüktü." Buradan çıkarılacak ders şu: büyük ve karmaşık projelerde işe aşina olmak bir avantajdır, ancak yeterli kaynak ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
Yaptığım büyük projelerden biri, PM’in sonunda ayrılması nedeniyle oldu ve ben zaten başka bir iş üzerinde çalışmak için oradaydım. Bana, ‘Bu projeyi yeniden üstlenmenin herhangi bir yolu var mı? Zaten sahip olduğum bağlam çok yardımcı oldu,’ diye sordular.
More Articles
- 6 Proje Yönetimi Uzmanının Sıfırdan Başlamak Zorunda Kalsalardı Kullanacağı Teknoloji Yığını
- İnsan Proje Yöneticilerinizi Yapay Zekâ Ajanlarıyla Değiştirmenin 3 Alternatifi
- 14 Proje Yönetimi Yazılımının Günümüz PM’leri İçin Avantajları & Dezavantajları
- PM’lerin Kullanmayı Bırakmak Zorunda Kaldığı Proje Yönetimi Araçları
- Vazgeçmeyeceğim Tek Proje Yönetimi Aracı
Doğru Sistemle Personel Temininde Hızlı Hareket Edin
Bir pozisyon boş kaldığında hız önemlidir. Ancak sistem olmadan hız, yalnızca daha fazla karmaşa yaratır. JUMP! Foundation'da Personel Temin Müdürü (Proje Operasyonları Müdürü) olan Alexandria O'Bannon, mevcut yetenekleri belirleyip görevlendirmek için gereken süreyi kısaltmak üzere özel olarak tasarlanmış bir iş akışı oluşturdu. "Karşılaştığım en büyük darboğazlardan biri, yaklaşık 300 şeyi gözden geçirmemin ne kadar zaman aldığı," diye açıklıyor — bu nedenle kaynak planlama sürecini tamamen sadeleştirdi: "Yaklaşan tüm iş ilanlarımı [bir sisteme] giriyorum, insanları göndermek istediğim tüm bölgeleri seçiyorum ve sistem, hangi ülkelerde hangi tarihlerde kimlerin müsait olduğuna dair bir liste oluşturuyor; ben de personeli buradan görevlendiriyorum." Sonuç, zaman alan gidip gelme sürecini neredeyse anında gerçekleşen bir eşleştirmeye dönüştüren hızlı yanıt verme kapasitesidir.
Yaklaşan tüm iş ilanlarımı [bir sisteme] giriyorum, insanları göndermek istediğim tüm bölgeleri seçiyorum ve sistem, kimlerin müsait olduğuna dair bir liste oluşturuyor
En İyi Hazırlık Krizden Önce Yapılır
Tüm bu yaklaşımlarda ortak olan nokta, ani ayrılıkları en iyi şekilde yöneten PM'lerin sıfırdan tepki vermemesi — daha önce oluşturdukları bir planı uygulamalarıdır. Güncel tutulan geçiş belgeleri, disiplinli proje takibi, hız için tasarlanmış personel sistemleri: Bu unsurların hiçbiri istifa haberi geldiği anda aniden oluşturulamaz. Çekirdek ekipten bir üyenin ayrılmasına hazırlanmak için en iyi zaman, bunun gerçekleşmesinden çok öncesidir. O gün geldiğinde — ve eninde sonunda gelecek — küçük bir aksaklıkla tam kapsamlı bir kriz arasındaki fark çoğu zaman, herhangi biri vedalaşmadan çok önce yapılan çalışmaya bağlıdır.
Bunun gibi daha fazla içgörü mü istiyorsunuz? Bu uzmanlar gibi daha fazla uzmandan bilgi almak için ücretsiz bir DPM hesabı oluşturun.
