Guide till resursstyrning på byråer: Så utförs arbetet

Dina resurser, som har namn och arbetar inom olika kreativa discipliner, behöver specifik information för att fortsätta brinna på rätt sätt! Det börjar med den inledande planeringen och färdplaneringen av varje projekt. 

Author's Tip

Många verktyg, till exempel programvara för kreativ projektledning och programvara för reklambyråer, har funktioner för resurshantering av just den här anledningen.

 

Det är vanligtvis ganska svårt att hantera resurser på en byrå utan ett verktyg: du har ingen central plats för att följa upp resursutnyttjandet eller vem som arbetar med vad, eller för att prognostisera vilka personer du kommer att behöva för framtida projekt som kommer längre fram i planeringen.

Detta viktiga förarbete börjar ta form redan under avgränsningsfasen för mindre projekt, och de samtalen brukar ofta låta ungefär så här:

• Kundansvarig (AM): Kunden har en ny produkt. De behöver en lanseringsvideo som visar upp nya funktioner och kan användas på deras startsida och i sociala kanaler. 
• Projektledare (PM): Vad kul! När ska den vara klar? Finns det några begränsningar i projektbudgeten som vi behöver ta hänsyn till? Rörlig grafik? Berättarröst? Arkivmaterial? Inspelning av B-roll-material? Finns det befintligt material som vi kan granska? Har de behov av olika versioner av uppmaningen till handling (PS: detta är en klassisk orsak till omfattningsglidning)? 
• AM: De har ett lanseringsevenemang i slutet av månaden, och vd:n vill använda den som en hypevideo när han presenterar sitt PowerPoint-bildspel (så den måste kunna bäddas in i PowerPoint). Kan en del av den göras som en loopande version som kan användas som teaser? 
• PM: Absolut. Men eftersom det är slutet av månaden kan en inspelning bli svår att hinna med. Vi har inte heller pratat om budgeten eller befintligt material. Om det är mycket rörlig grafik behöver vi person X. Med tanke på tidsramen vore det också bra att använda X, eftersom den personen tidigare har gått från manus till grovklipp med den här kunden, vilket har sparat oss minst en eller två rundor. 

Utifrån hur allt detta utvecklar sig kan du identifiera vilka som kommer att behövas, vad de kommer att behöva och hur mycket kapacitet som krävs av dem. Du kommer också att kunna uppskatta arvoden och direkta kostnader på ett korrekt sätt och slutligen avgöra om projektet kan genomföras inom befintliga ramar, utan att bidra till utbrändhet. 

Beroende på byråns storlek sker den här typen av samtal mer eller mindre kontinuerligt, och vilka personer som deltar beror på projektets omfattning och komplexitet. 

Så går resurshantering till på byråer

För det mesta kommer du att ”räkna baklänges från ett datum”. Det innebär att du planerar alla viktiga steg som krävs för att nå ett visst resultat senast ett visst datum. Det är enkelt nog om du känner till spelets regler. Om inte, ta kontakt med dina viktigaste intressenter. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Tilldela resurser 

Om vi antar att du vet vad vi ska skapa, när det ska vara klart och vilken budgeten är, hur avgör du vem som faktiskt har tid och nödvändiga kunskaper, inte har semester under kritiska perioder och i slutändan kan leverera? Låt oss börja bakifrån. 

Matematiken är ganska enkel; det är pusslet som innebär en viss utmaning. Hur många arbetsdagar finns det mellan projektets startdatum och det slutliga leveransdatumet? Man skulle kunna tro att det är lika enkelt som det låter. Det är det inte. 

Låt oss tänka på den ökande brådskan inför deadlines:

• Nivå 1: Kunden är ledig (PTO) på måndag och vill därför ha allt senast torsdagen innan. De testar det i PowerPoint på fredagen för att säkerställa att allt fungerar och åtgärda eventuella problem om det behövs.
• Nivå 2: Kunden är ledig (PTO) på måndag, men några medlemmar i kundteamet kommer att vara på plats och kan börja testa på fredagen och sedan göra eventuella ändringar på måndagen.
• Nivå 3: Kunden berättar att den huvudsakliga intressenten ändå inte kommer att se något förrän på måndag. De kan göra eventuella ändringar då och förbereda presentationen på onsdagen.
• Nivå 4: Kunden berättar att alla slutgiltiga filer ska vara klara på tisdag morgon. All felsökning och kvalitetssäkring hanteras på tisdagen
• Hotnivå midnatt: Kunden ber dig skicka filerna senast tisdag kl. 12.00. Därefter tar de över. 

Vissa leveransdatum ligger så nära det datum då materialet måste vara publicerat att även om du tekniskt sett har levererat, har leveransdatumet skapat så mycket stress att kunden kanske inte ber dig arbeta med fler projekt.

2. Skapa en projektplan

När du har helhetsbilden klar för dig, inklusive potentiella planer A, B, C och D, kan en fullständig tidsplan skapas. Smartsheet är ett utmärkt, ändamålsdrivet resurshanteringsverktyg som gör detta bra. Kunddatum och interna datum kan enkelt filtreras, och kritiska milstolpar kan enkelt markeras för viktiga intressenter. 

Med rätt beroenden på plats kan du informera projektteamet och kunden om när det krävs ett avgörande agerande eller när ett beslut som driver arbetet framåt måste fattas, inklusive ett absolut sista startdatum (dvs. om vi inte börjar senast datum X blir detta inte av). 

Med denna inledande projektplan är det dags att börja identifiera nyckelpersonerna. Se det grundläggande exempel på en tidsplan nedan. Med hjälp av den kan du planera bakåt utifrån PTO, när kunden är frånvarande (OOO), helgdagar och andra potentiella konflikter. 

Author's Tip

Jag kan inte nog betona värdet av att använda programvara för den här uppgiften. Ta en titt på den här listan över resurshanteringsprogramvara särskilt för marknadsföring här, eller prova dessa verktyg för projekthantering inom marknadsföring.

3. Kontrollera resurskompatibiliteten

På min tidigare byrå brukade projektledarna be om team för en viss insats och tidsperiod. Om vi utgår från att övningen ovan har genomförts grundligt och att vi nu känner till tidskonsekvenserna kan vi bedöma eventuella ytterligare överväganden.

Här är det flöde för uppdragsbedömning som vi använde på vår byrå:

Först tittade vi på kompetenser genom att ställa följande frågor. 

• Har teammedlemmen det som krävs för just den kunden? 
• Vilken senioritetsnivå har personen i kundkontakten?
  • Känner personen till varumärket? Kan personen bidra med något nytt?
  • Är personen konsekvent, uthållig och pålitlig?
• Hur väl arbetar personen tillsammans med sina kollegor i teamet?

Sedan tittade vi på resursutnyttjandet.

• Har personen tillräcklig kapacitet för att kunna leverera framgångsrikt?
• Kommer personen att kunna uppfylla de ansvarsområden som krävs för alla viktiga datum?
  • Har personen någon sammanfallande PTO eller andra kundkonflikter, såsom resor för fotograferingar eller presentationer på plats?

Detta samtal om överväganden ägde rum mellan avdelningschefer och verksamhetsansvariga. Avdelningscheferna vill framför allt veta om personen i fråga har kapacitet. Där kan tidrapporteringsprogramvara snabbt ge insikt i vad alla arbetar med, när det ska vara klart, när PTO är planerad och vilka andra konflikter som kan finnas. 

Med denna information till hands, och med vetskap om tidplanen och vem som kan ta på sig arbete, kan en slutgiltig och internt förankrad (av alla intressenter) projektplan försvaras. Detta ”försvar” av projektplanen är avgörande för att få alla som kan påverkas av tidplanen samlade i samma rum.

Vanliga utmaningar med resursstyrning på byråer

Självklart är ovanstående inte verkligheten, särskilt inte på marknadsförings- och reklambyråer. Exemplen nedan är bara några av de sätt som hinder kan uppstå på. 

Här är ett exempel på en konversation, hämtad från vår tidslinje i Smartsheet. 

• PM: Den här tidslinjen fungerar bara om alla håller dessa datum. Det finns inget utrymme för att missa granskningar eller fördröja återkoppling!
• AM: Förstått. Jag vidarebefordrar detta till kunden. Tack för att du skickade det.
• Kund: Tack för den här tidslinjen. Kan vi ändra datumet för den andra granskningen? Vår vd är bortrest.

Och här är ett annat exempel.

• PM: Det ser ut som att du har fyra timmar per dag utspridda under nästa vecka. Stämmer det? 
• Konstchef: Ja, och det gäller bara kund X. Dessutom är timmarna som tilldelats mig för kund Y alldeles för få. Jag är helt överbelastad de kommande två veckorna.
• Drift och resursplanering (som precis tog fram en beläggningsrapport) till PM: Varför är konstchefen bara fakturerbar till 70 %? Tilldelar du inte arbete till personen?
• PM: Ööööh…

Glöm inte tidrapportering och tidrapporter!

• Verkställande kreativ chef: Lägg in projektnummer i mötesinbjudningarna så att jag kan gå tillbaka och fylla i mina tidrapporter för månaden.
• Ekonomi: [Hela byrån via e-post] Det är slutet av månaden. Skicka in era tidrapporter före arbetsdagens slut på fredag.
• Drift och resursplanering: Måste jag godkänna över 400 rader med tidrapporter? I dag? Inklusive leverantörsfakturor? Nu blir det åka av.
• PM: Toppen! Mitt projekt följer planen; jag ligger faktiskt långt under budget!
  • Samma PM: VAAAA??? Vi har fortfarande en månad kvar och jag ligger nästan över budget. Det har bara gått en dag sedan jag tog fram den senaste rapporten.
• Ekonomi: Inga frilansare förrän sent under andra kvartalet. 
• Drift- och PM-teamet: Kan du ta det här projektet?
  • Hela byrån: Jag drunknar i arbete, men visst.
• Ny affär: Vi behöver ett team i dag!
  • PM: Okej, låt mig kolla bland frilansarna. 
  • Verkställande kreativ chef: När kan vi ge de interna teamen spännande möjligheter?
  • PM: Nu? 
  • ECD: Vem har kapacitet? 
  • PM och drift: Det verkar som att ingen har det. 
  • Ekonomi: Inga frilansare. 

Inget av detta är oöverstigligt. Det kan låta som fullständiga hinder, men allt är en förhandling, oavsett hur det verkar från början. God kommunikationsförmåga, ordentlig resursplanering och ihärdig problemlösning kan hjälpa team att ta sig förbi dessa hinder ganska enkelt. 

Det mer lömska problemet är föreställningen att dessa problem inte borde finnas från första början. De uppstår inte alla samtidigt eller med samma frekvens och omfattning, men när du väger din affärsstrategi och ditt arbetssätt mot varandra kommer det du beslutar att medföra sina egna utmaningar. 

I slutändan är god resurshantering på byrån nyckeln till lönsamhet.

Så prioriterar du lönsamhet

Är vi alltså lönsamma? Hur vet vi det? Det korta svaret är att fråga ekonomifunktionen. Men du bör också veta det.

Ett sätt att avgöra det är genom utnyttjandegrader. Det är i vilken utsträckning resurser, såsom anställda och utrustning, används effektivt och ändamålsenligt för att slutföra projekt och initiativ. Det är ett mått som används för att mäta hur väl byrån maximerar produktiviteten och kapaciteten hos sina resurser.

God resursanvändning kan leda till högre EBITDA (resultat före räntor, skatt, avskrivningar och amorteringar) och högre intäkter.

Intäkter avser de totala inkomster eller den försäljning som genereras av ett företag, en organisation eller en individ genom deras huvudsakliga affärsverksamhet. Det representerar summan pengar som tjänas genom försäljning av varor, tillhandahållande av tjänster eller andra inkomstkällor. 

Intäkter är en grundläggande del av finansiella rapporter och en viktig indikator på ett företags resultat och lönsamhet. De inkluderar inte några avdrag för utgifter, skatter eller andra kostnader, utan ger ett övergripande mått på hur mycket pengar som kommer in i verksamheten.

Sammanfattningsvis vill ekonomiavdelningen: 

• Maximera EBITDA
• Maximera intäkterna
• Maximera resursutnyttjandet

Ekonomiavdelningen kan göra detta eftersom: 

• Ekonomiavdelningen älskar pengar
• Eller för att ekonomiavdelningen vill ha en stabil verksamhet som växer och älskar pengar 
• Eller för att ekonomiavdelningen vill ha en stabil verksamhet som växer och aldrig behöver gå igenom uppsägningsrundor ... och älskar pengar! 

Skämt åsido är denna roll avgörande för en långsiktigt framgångsrik byrå, och därför bör vi uppskatta ekonomiavdelningen. Samarbeta med ekonomiavdelningen – få dem på ditt lag! Mycket verklighetsbaserad insikt kan komma från ekonomins rapportering om resursutnyttjande (du kan också prova rapporteringsprogramvara för marknadsföringsbyråer eller helt enkelt rapporteringsprogramvara för byråer, så att du inte alltid behöver förlita dig på ekonomiavdelningen för siffror). 

Utmaningar med att upprätthålla lönsamheten

Här är några strategier för att kontrollera kostnader eller skapa en bättre balans mellan arbete och fritid när lönsamhet är prioriterad.  

Argumenten för och emot att driva en slimmad verksamhet:

• För: Du håller organisationen slimmad och får ta del av framgångarna. Du kan klara tuffa tider och skapa förutsättningar för långsiktig överlevnad.
• Emot: Det kan leda till utbrändhet, vilket i sin tur leder till hög personalomsättning och missnöje med arbetet, så att långsiktighet blir irrelevant. 

Argumenten för och emot en bred kompetenspool:

• För: Du har en stabil uppsättning personer att välja bland när team behövs. Det blir enkelt att hantera brådskande förfrågningar och oväntade möjligheter. Du kan undvika frilansare i nya affärspresentationer och behålla mer arbete internt. 
• Emot: Att behålla en stor personalstyrka under svaga perioder kan leda till uppsägningar och skapa ett intryck av instabilitet, särskilt om det sker flera rundor under en kort period.

Argumenten för och emot frilansare:

• För: De kan potentiellt avsätta fler timmar och arbeta på helger för att uppnå en framgång i sista minuten. De är dedikerade till en enda insats med färre avbrott eller distraktioner. Du kan anlita många specifika korttidsresurser med en hög grad av specialisering inom ett visst område. 
• Emot: Frilansare kan vara osäkra kort och ofta oprövade. De kanske inte fungerar väl i en viss organisationskultur. De är ofta dyra och medför utmaningar kring debitering, fakturering och förtroende.

Min erfarenhet omfattar byråer som både har arbetat med en slimmad organisation och byråer med en bred kompetenspool. Som med allt annat är tiderna goda när tiderna är goda. När de är dåliga? Då är de inte goda. Båda har använt underleverantörer och frilansare med både goda och dåliga resultat. 

Den byrå som arbetade med en slimmad organisation klarade de tuffa tiderna mer framgångsrikt enligt min personliga erfarenhet (dvs. inga uppsägningar).

Så använder du frilansare

Om det finns för mycket arbete och inte tillräckligt med resurser kan du bygga upp en kompetenspool av betrodda frilansare. Prata med andra, samla in namn, bygg ditt nätverk och plocka sedan fram ett ess ur rockärmen när du har hittat rätt person för jobbet. Att använda projektledningsprogramvara för frilansare kan hjälpa dig att följa upp uppdrag, effektivisera kommunikationen och se till att deadlines hålls – även om du hanterar en grupp distansbaserade medarbetare.

Om frilansarbete inte är ett alternativ handlar det om de finare detaljerna i projektuppföljning och planering, att samarbeta med din projektledarkollega kring deras viktiga datum och att i så stor utsträckning som möjligt flytta mellan delar av projekten med stort respektive litet behov. 

Om inte heller det är ett alternativ är din sista utväg att flytta datum eller ta igen tiden i en senare fas. Sena kvällar och helgarbete bör vara undantag och inte regel. Nyckeln är proaktiv, förutseende kommunikation och förväntningshantering. Undvik fallgropen att missa en deadline utan förvarning. 

Om ni har en person som arbetar med verksamheten eller resursplanering, stöd den personen och skicka namn på frilansare. De kan ta in dem och godkänna dem som leverantörer, så att de är redo att kontaktas när behov uppstår.

Om ni har för lite arbete kan du stödja er affärsutvecklingschef genom att hjälpa till att uppdatera material för utgående kommunikation, eller arbeta med att uppdatera interna material och videor. 

Vad du än gör, se till att driva arbetet framåt på ett produktivt sätt. Tänk som ett nystartat företag och ta ansvar för att bidra till arbetet med att skaffa nya kunder. Personer som inte är fullt utnyttjade skulle potentiellt kunna lägga sina icke-debiterbara timmar på dessa insatser. 

Vad händer härnäst?

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.