4 bästa metoderna för resursallokering inom projektledning
I teorin låter resurshantering enkelt: dela upp ett projekt i uppgifter, tilldela de resurser som krävs för att utföra varje uppgift och voilà – projektet är klart! I praktiken går dock saker aldrig exakt enligt planen.
Teammedlemmar måste ofta dela sin tid mellan flera projekt, medarbetare är sjukfrånvarande och uppgifter tar längre tid att slutföra än beräknat – det här är bara några av de fallgropar som kan hota projektets tidsplan.
Det finns mer än en metod du kan använda för att minimera och hantera bakslag, och programvara för resursfördelning är till stor hjälp för att hålla din process för resursfördelning anpassningsbar och undvika projektmisslyckanden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
4 viktiga metoder för resursfördelning
Att förstå tekniker för resurshantering är avgörande för att skapa effektiva strategier för att hantera flera projekt. Utan vidare omsvep kommer här 4 metoder för resursfördelning som du kan använda för att hantera resurser och dina projekt.
1. Metoden för kritisk linje
Metoden för kritisk linje (CPM) är en förebyggande strategi för att hålla ett projekt inom de uppsatta tidsramarna. CPM beräknar tidigaste och senaste möjliga start- och sluttider för ett projekt genom att anta att:
- Vissa uppgifter i ett projekt är beroende av andra uppgifter, och
- Den första uppgiften måste påbörjas tillräckligt tidigt för att de återstående uppgifterna ska hinna slutföras före den önskade tidsfristen
Den längsta kedjan av beroende uppgifter i ett projekt representerar de uppgifter med högst prioritet som ligger längs den så kallade kritiska linjen. Uppgifter utanför den kritiska linjen sägs ha tidsmarginal; de kan försenas utan att projektets varaktighet förlängs.
Genom att fastställa en tydlig prioritetsordning för uppgifterna innan ett projekt startar underlättar CPM effektiv resursplanering. Det möjliggör också noggrann övervakning och enkla justeringar under projektets gång för att säkerställa att tidsplanen håller.
Trots optimeringen av tidsanvändningen är en kritik mot CPM att metoden inte tillåter parallellt arbete. Medan den kritiska linjen pågår kan teamet inte gå vidare med projektuppgifter som ligger utanför den kritiska linjen. Även om detta innebär att färre resurser används vid en given tidpunkt, innebär det också att dessa resurser måste vara tillgängliga under längre tid.
2. Metoden för kritisk kedja
Metoden för kritisk kedja (CCM) är en nyare teknik för projektplanering som utvecklades ur CPM, med några viktiga skillnader. Medan CPM skapar en projektplan baserad på uppgiftsberoenden, ändrar CCM planen för att ta hänsyn till resursbegränsningar. Därför kan den användas självständigt eller tillsammans med CPM.
CCM lägger inte heller samma vikt vid att hitta en optimal lösning som CPM gör. Med CCM är det tillräckligt att få jobbet gjort. Som motvikt till perfektion hanterar CCM dock CPM:s kritik mot parallellt arbete och erbjuder större utrymme för bakslag.
För att ta hänsyn till resurstillgänglighet inkluderar CCM bufferttid som en del av projektets totala varaktighet. Dessa buffertar bidrar till att säkerställa att projektet slutförs i tid på flera sätt:
- Projektbufferten lägger till tid mellan projektets slutförande och det avsedda förfallodatumet för att absorbera eventuella förseningar.
- Matningsbuffertar är extra tid i slutet av icke-kritiska kedjor som kan ge den kritiska kedjan tidsmarginal (t.ex. genom att lägga till en respitperiod för att ta hänsyn till helgdagar).
- En resursbuffert placeras i början av den kritiska kedjan, vilket ger tid att samla in nödvändiga resurser innan den kritiska kedjan börjar.
- En kapacitetsbuffert reserverar extra resurser för att undvika förseningar vid plötsliga problem. Eftersom detta ökar budgeten används den dock mer sällan än de andra bufferttyperna.
CCM skapades för att effektivisera resursanvändningen, men användningen av buffertar underlättar också resursövervakningen. Om projektledaren märker att uppgifterna tar längre tid än planerat och börjar äta upp de tillgängliga buffertarna kan hen planera hur situationen ska återhämtas och förhindra att projektets förfallodatum skjuts fram.
3. Resursutjämning
Trots metoder som kritisk linje och kritisk kedja, vilka optimerar effektiviteten och ger extra tid för att hantera bakslag, behöver projektplanen ibland ändras.
Med resursbalansering ändrar projektledaren projektschemat, inklusive start- och slutdatum, baserat på resurstillgänglighet. Resursbalansering är fördelaktigt eftersom det minskar efterfrågan och skyddar medarbetare från överbelastning som kan leda till utbrändhet. Det ger också projektgruppen tid att fördela resurser mer effektivt utifrån vem som är bäst lämpad att slutföra arbetet, i stället för att stressat och planlöst försöka få saker gjorda.
Det finns en mängd olika tekniker för resursbalansering. Börja med att beräkna hur mycket arbete gruppmedlemmarna kommer att utföra utifrån sin kapacitet. Jämför sedan tillgången med efterfrågan. Finns det gruppmedlemmar med de färdigheter som krävs för att utföra projektuppgifterna tillgängliga när du behöver dem? Om resurstillgängligheten inte motsvarar efterfrågan kan du schemalägga om uppgiften till en annan tidpunkt (efter att du naturligtvis har stämt av med projektets intressenter!)
Även om resursbalansering låter bra i teorin är det inte alltid genomförbart i praktiken. Endast vissa typer av projekt har flexibla slutdatum. Dessutom kan resursbalansering ibland medföra högre kostnader.
4. Resursutjämning
Till skillnad från resursbalansering försöker resursutjämning minska efterfrågan samtidigt som man håller sig inom de angivna tidsbegränsningarna. Vid resursutjämning ändrar projektledaren resursschemaläggningen och resursfördelningen efter behov och tar i vissa fall in ytterligare resurser för att slutföra arbetet.
Effektiva projektledningsstrategier är avgörande för en korrekt resursfördelning och för att uppnå projektmålen.
Som projektledare har du förmodligen använt resursutjämning utan att ens inse det – till exempel genom att ta in en mer erfaren person som kan slutföra projektarbetet på kortare tid. Att använda ett verktyg för resursschemaläggning kan bidra till att effektivisera processen.
Steg för effektiv resursfördelning
I praktiken kommer du sannolikt att använda en kombination av resursfördelningsmetoder inom ett och samma projekt. Följ dessa steg för att tillämpa resursfördelning effektivt:
1. Skapa en plan för projektets resurshantering
En plan för projektets resurshantering beskriver den fullständiga strategin för resursfördelning, skapandet av en resurskalender och en resursnedbrytningsstruktur, samt resursanvändningen under ett projekt. Detta omfattar hyrd utrustning och hyrda lokaler, inköpt material och framför allt gruppmedlemmarna.
Jag rekommenderar att du delar resursplanen med alla som är involverade. God kommunikation kan bidra till att förebygga problem som konkurrens om resurser, särskilt när det gäller överbelastade eller överengagerade medarbetare.
Du kan anpassa resursplaner utifrån dina prioriteringar, så att du kan hålla reda på allt du behöver under hela projektets livscykel. Dessutom förbättrar de ansvarstagandet och gruppens arbetsmoral.
2. Använd programvara för resurshantering
Precis som planer för resurshantering hjälper programvara för resurshantering projektledare att hålla reda på allt de behöver – något som är särskilt viktigt om du ansvarar för mer än ett projekt! Du kan också använda programvara för resurshantering tillsammans med din projektledningsplan.
Det finns många olika alternativ för programvara för resurshantering, bland annat verktyg med fokus på prognoser, schemaläggning och uppföljning. Ta en titt på vår lista över den bästa programvaran för resurshantering. Jag har inkluderat något för alla budgetar och kunskapsnivåer.
Läs mer om hur du väljer rätt programvara för resursstyrning här.
3. Dra nytta av visuella hjälpmedel
En arbetsnedbrytningsstruktur beskriver och definierar resultat och aktiviteter i ett projekt. Genom att visa uppgifter i ett lättöverskådligt diagram blir det tydligare vem i teamet som ansvarar för vad, samtidigt som det visar hur alla projektkomponenter hänger ihop för att projektet ska kunna levereras framgångsrikt.
Använd WBS-programvara eller en mall för arbetsnedbrytningsstruktur för att skapa denna visualisering och visa projektflödet samt uppgifternas ordningsföljd. Alternativt kan du använda ett Gantt-diagram för att följa uppgifter med angivna start- och sluttider.
Läs mer om visualiseringar av resursplanering här.
4. Var försiktig med genvägar
Det finns andra metoder för resursfördelning, till exempel att påskynda arbetet och att komprimera schemat. Även om dessa ibland är nödvändiga medför de höga kostnader. Att påskynda arbetet kan öka resursrisken och sänka kvaliteten på den färdiga produkten. Dessutom fungerar det inte att påskynda arbetet när uppgifter överlappar varandra.
Att komprimera schemat innebär att fokusera insatserna på de kritiska uppgifterna och lägga till alternativa resurser för att slutföra dem. Detta ökar budgeten och kan försena andra projekt som dessa resurser stödjer. Om du kan acceptera denna avvägning är det dock ett sätt att minska tiden fram till projektets slutförande.
Hitta fler modeller för resursfördelning här.
Vad händer härnäst?
Letar du efter fler tips om resursfördelning från experter? Bli DPM-medlem för att delta i diskussionen i Slack tillsammans med hundratals andra digitala projektledare!
