4 bästa metoderna för resursallokering i projektledning
I teorin låter resurshantering enkelt: bryt ner ett projekt i uppgifter, tilldela de resurser som krävs för att utföra varje uppgift och voilà – projektet är klart! I praktiken går dock saker aldrig exakt enligt plan.
Teammedlemmar måste ofta dela sin tid mellan flera projekt, medarbetare är sjukfrånvarande och uppgifter tar längre tid att slutföra än beräknat – det här är bara några av de fallgropar som kan hota projektets tidsplan.
Det finns mer än en metod du kan använda för att minimera och hantera motgångar, och programvara för resursallokering är till stor hjälp för att hålla din process för resursallokering anpassningsbar och undvika projektmisslyckanden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
4 viktiga metoder för resursallokering
Att förstå tekniker för resurshantering är avgörande för att skapa effektiva strategier för att hantera flera projekt. Utan vidare dröjsmål kommer här 4 metoder för resursallokering som du kan använda för att hantera resurser och dina projekt.
1. Metoden med kritisk linje
Metoden med kritisk linje (CPM) är en förebyggande strategi för att hålla ett projekt inom de fastställda tidsramarna. CPM beräknar de tidigaste och senaste möjliga start- och sluttiderna för ett projekt genom att utgå från att:
- Vissa uppgifter i ett projekt är beroende av andra uppgifter, och
- Den första uppgiften måste påbörjas tillräckligt tidigt för att de återstående uppgifterna ska kunna slutföras senast det önskade slutdatumet
Den längsta kedjan av beroende uppgifter i ett projekt representerar de uppgifter med högst prioritet som ingår i den så kallade kritiska linjen. Uppgifter utanför den kritiska linjen sägs ha slackutrymme; de kan försenas utan att projektets varaktighet förlängs.
Genom att fastställa en tydlig prioritetsordning för uppgifterna innan ett projekt startar underlättar CPM effektiv resursplanering. Det möjliggör också noggrann övervakning och enkla justeringar under projektets gång för att säkerställa att tidsplanen håller.
Trots optimeringen av tidshanteringen är en kritik mot CPM att metoden inte tillåter multitasking. Medan den kritiska linjen pågår kan teamet inte gå vidare med några projektuppgifter som ligger utanför den kritiska linjen. Även om detta innebär att färre resurser används vid en given tidpunkt innebär det också att dessa resurser behöver vara tillgängliga under längre tid.
2. Metoden med kritisk kedja
Metoden med kritisk kedja (CCM) är en nyare teknik för projektplanering som utvecklades ur CPM, med några viktiga skillnader. Medan CPM skapar en projektplan baserad på uppgiftsberoenden ändrar CCM planen så att den tar hänsyn till resursbegränsningar. Därför kan den användas självständigt eller tillsammans med CPM.
CCM lägger inte heller samma vikt vid att hitta en optimal lösning som CPM gör. Med CCM är det tillräckligt att få arbetet gjort. I utbyte mot perfektion hanterar CCM dock CPM:s kritik mot multitasking och ger större utrymme för motgångar.
För att ta hänsyn till resurstillgänglighet inkluderar CCM bufferttid som en del av projektets totala varaktighet. Dessa buffertar bidrar till att säkerställa att projektet slutförs i tid på flera sätt:
- Projektbufferten lägger till tid mellan projektets slutförande och det avsedda slutdatumet för att absorbera eventuella förseningar.
- Matningsbuffertar är extra tid i slutet av icke-kritiska kedjor som kan ge den kritiska kedjan slackutrymme (t.ex. genom att lägga till en respitperiod för att ta hänsyn till helgdagar).
- En resursbuffert placeras i början av den kritiska kedjan, vilket ger tid att samla in nödvändiga resurser innan den kritiska kedjan börjar.
- En kapacitetsbuffert håller extra resurser i beredskap för att undvika förseningar vid plötsliga problem. Eftersom detta dock ökar budgeten används den mer sällan än de andra typerna av buffertar.
Även om CCM skapades för att effektivisera resursanvändningen underlättar användningen av buffertar också resursövervakningen. Om projektledaren märker att uppgifter tar längre tid än planerat och börjar äta upp de tillgängliga buffertarna kan hen planera hur situationen ska återställas och förhindra att projektets slutdatum skjuts fram.
3. Resursutjämning
Trots metoder som den kritiska linjen och den kritiska kedjan, som optimerar effektiviteten och ger extra tid att hantera motgångar, behöver ibland projektplanen ändras.
Med resursutjämning ändrar projektledaren projektschemat, inklusive start- och slutdatum, baserat på tillgängliga resurser. Resursutjämning är fördelaktigt eftersom det minskar efterfrågan och skyddar medarbetare från överbelastning som kan leda till utbrändhet. Det ger också projektgruppen tid att fördela resurser mer effektivt baserat på vem som är bäst lämpad att slutföra arbetet, i stället för att skynda planlöst för att få saker gjorda.
Det finns en mängd olika tekniker för resursutjämning. Börja med att beräkna hur mycket arbete teammedlemmarna kommer att utföra baserat på deras kapacitet. Jämför sedan tillgången med efterfrågan. Finns teammedlemmar med de färdigheter som krävs för att utföra projektuppgifterna tillgängliga när du behöver dem? Om tillgången på resurser inte motsvarar efterfrågan kan du schemalägga om uppgiften till en annan tidpunkt (efter att du naturligtvis har stämt av med projektets intressenter!)
Även om resursutjämning låter bra i teorin är det inte alltid genomförbart i praktiken. Endast vissa typer av projekt har flexibla slutdatum. Dessutom kan resursutjämning ibland medföra högre kostnader.
4. Resursbalansering
Till skillnad från resursutjämning försöker resursbalansering minska efterfrågan samtidigt som de givna tidsbegränsningarna följs. Vid resursbalansering ändrar projektledaren resursschemaläggningen och fördelningen efter behov och tar i vissa fall in ytterligare resurser för att slutföra arbetet.
Effektiva projektledningsstrategier är avgörande för korrekt resursfördelning och för att uppnå projektmålen.
Som projektledare har du förmodligen praktiserat resursbalansering utan att ens inse det – till exempel genom att ta in en mer erfaren person som kan slutföra projektarbetet på kortare tid. Genom att använda ett verktyg för resursschemaläggning kan du effektivisera den här processen.
Steg för effektiv resursfördelning
I praktiken kommer du sannolikt att använda en kombination av resursfördelningsmetoder inom ett och samma projekt. Följ dessa steg för att praktisera resursfördelning effektivt:
1. Skapa en plan för projektets resurshantering
En plan för projektets resurshantering beskriver den fullständiga strategin för resursfördelning, skapandet av en resurskalender och en resursuppdelningsstruktur, samt resursanvändningen under ett projekt. Detta omfattar hyrd utrustning och hyrda lokaler, inköpt material och framför allt teammedlemmarna.
Jag rekommenderar att du delar resursplanen med alla berörda. Korrekt kommunikation kan bidra till att förebygga problem som konkurrens om resurser, särskilt när det gäller överallokerade eller överbelastade medarbetare.
Du kan anpassa resursplaner utifrån dina prioriteringar, så att du kan hålla reda på allt du behöver under hela projektets livscykel. Dessutom förbättrar de ansvarstagandet och teamets moral.
2. Använd programvara för resurshantering
I likhet med planer för resurshantering hjälper programvara för resurshantering projektledare att hålla koll på allt de behöver – vilket är särskilt viktigt om du ansvarar för mer än ett projekt! Du kan också använda programvara för resurshantering tillsammans med din projektledningsplan.
Det finns många olika alternativ för programvara för resurshantering, inklusive verktyg med fokus på prognoser, schemaläggning och uppföljning. Ta en titt på vår lista över den bästa programvaran för resurshantering. Jag har inkluderat något för alla budgetar och kunskapsnivåer.
Läs mer om hur du väljer rätt programvara för resurshantering här.
3. Dra nytta av visuella hjälpmedel
En arbetsnedbrytningsstruktur beskriver och definierar resultaten och aktiviteterna i ett projekt. Genom att visa uppgifter i ett lättöverskådligt diagram blir det enklare att tydliggöra ansvarsområden inom teamet och visa hur alla projektets delar hänger ihop för att projektet ska kunna levereras framgångsrikt.
Använd programvara för arbetsnedbrytningsstrukturer eller en mall för arbetsnedbrytningsstrukturer för att skapa denna visualisering och visa projektflödet samt uppgifternas ordningsföljd. Alternativt kan du använda ett Gantt-schema för att följa uppgifter med angivna start- och sluttider.
Läs mer om visualiseringar av resursplanering här.
4. Var försiktig med genvägar
Det finns andra metoder för resursfördelning, såsom snabbspårning och att komprimera tidsplanen. Även om dessa ibland är nödvändiga medför de höga kostnader. Snabbspårning av arbetet kan öka resursrisken och försämra kvaliteten på den färdiga produkten. Dessutom fungerar snabbspårning inte när uppgifter överlappar varandra.
Att komprimera tidsplanen innebär att fokusera insatserna på de kritiska uppgifterna och tillföra alternativa resurser för att slutföra dem. Detta ökar budgeten och kan försena andra projekt som dessa resurser stödjer. Om du inte har något emot avvägningen är komprimering av tidsplanen dock ett sätt att minska projektets genomförandetid.
Hitta fler modeller för resursfördelning här. Ett steg-för-steg-exempel på resursfördelning kan visa hur den övergripande processen fungerar i praktiken.
Vad händer härnäst?
Letar du efter fler tips om resursfördelning från experter? Bli DPM-medlem för att delta i diskussionen i Slack med hundratals andra digitala projektledare!
