Arbetsflödesautomatisering: process, exempel & verktyg

Vad är automatisering av arbetsflöden?

Automatisering av arbetsflöden innebär att: 1) identifiera vilka delar av en process som kan köras utan mänsklig medverkan och 2) använda programvara för automatisering av arbetsflöden för att konfigurera och genomföra dessa automatiseringar. Vanliga funktioner i sådan programvara omfattar schemaläggning av uppgifter, hantering av e-post och dokument samt integration med andra affärsapplikationer.

Du kan använda automatisering av arbetsflöden för uppgifter som sträcker sig från datainmatning till dokumenthantering, uppgiftstilldelning och e-postkommunikation. Automatisering av arbetsflöden ingår också ofta i det bredare området projektledning. Se skillnaderna mellan automatisering av arbetsflöden och projektledning.

Varför använda automatisering av arbetsflöden?

Både små och stora företag kan dra nytta av fördelarna med automatisering av arbetsflöden. När den konfigureras korrekt kan automatisering av arbetsflöden:

• Förbättra effektiviteten i arbetsflöden. Repetitiva manuella uppgifter är nödvändiga för att verksamheten ska fungera smidigt, men kan vara tidskrävande och kostsamma om de utförs manuellt.
• Öka noggrannheten och kvaliteten genom att minska risken för mänskliga fel. Du kan också automatisera och digitalisera uppgifter i arbetsflöden för att främja efterlevnaden av företagets policyer och rutiner.
• Frigöra medarbetarnas tid så att de kan fokusera på mer strategiska uppgifter. Tid är en knapp och icke förnybar resurs. Automatisering av arbetsflöden gör att du lägger mindre tid på manuella processer och mer tid på det som verkligen betyder något.

Om du precis har börjat kan du överväga att anmäla dig till kurser i automatisering av affärsprocesser för att bättre förstå hur automatisering kan effektivisera verksamheten, minska antalet fel och spara tid på olika avdelningar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Hur olika avdelningar inom organisationen använder automatisering av arbetsflöden

Automatisering av arbetsflöden kan innebära allt från att automatisera e-postsvar till att konfigurera påminnelser om möten. I vissa fall kan den även användas för att automatisera hela avdelningar eller affärsfunktioner, och det finns specialiserade AI-verktyg för automatisering av arbetsflöden som låter dig använda AI i automatisering av arbetsflöden.

Här är några exempel på hur företagsomfattande automatisering av arbetsflöden framgångsrikt kan användas av projektledare i stora organisationer med olika avdelningar:

• IT och programvaruutveckling: IT-avdelningar kan automatisera arbetsflöden som koddistribution, testprocesser och ärendehantering. I stället för att behöva samordna upprepningsbara processer, som lanseringar, från grunden varannan vecka i flera kommunikationskanaler kan du dokumentera processen en gång och sedan automatisera genomförandet, så att du inte missar viktiga detaljer.
• Marknadsföring och kommunikation: Automatisering av arbetsflöden kan användas för kreativa arbetsflödesprocesser som kampanjplanering, arbetsflöden för innehållsgodkännande och analysrapportering.

• Försäljning och affärsutveckling: Automatisering underlättar hantering av potentiella kunder, uppföljning av försäljningstratten och resultatrapportering.

• Personal och HR: HR-chefer använder automatisering av arbetsflöden för rekryteringsprocesser, introduktion av nya medarbetare och utbildningsprogram. Automatisering av introduktionsprocessen innebär att dina medarbetare får rätt förutsättningar att lyckas från dag ett, med rätt utrustning, utbildningskrav, åtkomstbehörigheter och en lista över intressenter att träffa.
• Ekonomi och redovisning: Ekonomiavdelningar kan använda automatisering för budgetuppföljning, finansiell rapportering och revisionsprocesser.

• Kundtjänst och support: Kundtjänstrepresentanter och teamledare kan använda automatisering för ärenderouting, insamling av feedback och övervakning av servicenivåer. Detta förbättrar svarstiderna och automatiserar vanliga förfrågningar så att teamen kan ägna sin tid åt att hantera strategiska frågor.

• Forskning och utveckling (R&D): Forskning- och utvecklingsteam kan använda automatisering för schemaläggning av experiment och datainsamling.

Dessutom kan branscher anpassa arbetsflödesautomatisering efter specifika behov. Inom byggbranschen effektiviserar det schemaläggning, resursfördelning och uppföljning av framsteg.

Hälso- och sjukvården drar nytta av att automatisera patientregistrering, tidsbokning och efterlevnadsuppgifter, och programvara för arbetsflöden inom detaljhandeln kan optimera lagerhållning, orderhantering och kundengagemang. VFX-företag kan använda programvara för VFX-projektledning för att konfigurera automatiseringar för godkännanden, överlämningar och andra delar av den kreativa processen.

Exempel på arbetsflödesautomatisering

För projektledare omfattar användningsområdena för arbetsflödesautomatisering att skapa uppgiftslistor, tilldela uppgifter till teammedlemmar, följa upp framsteg och skicka påminnelser. Dessutom kan arbetsflödesautomatisering användas för att skapa rapporter och följa upp projektkostnader.

Här är några exempel på arbetsflödesautomatisering inom projektledning:

• När en uppgift är två dagar från förfallodatumet och inte har markerats som slutförd ska du skicka en avisering till uppgiftsägaren om att uppgiften snart förfaller. Skicka uppföljningar på förfallodatumet och därefter varannan dag tills uppgiften är klar.
• Skicka en kopia av projektöversikten till en distributionslista på torsdagar.
• När en bugg registreras ska du publicera en realtidsavisering i teamets Slack-kanal för att öka synligheten.
• Följ en godkännandeprocess när ett dokument är klart för granskning. Skicka en länk till dokumentet tillsammans med en avisering till den identifierade ämnesexperten och skicka uppföljningsaviseringar varannan dag tills dokumentet har godkänts eller returnerats med ändringar. När dokumentet returneras ändrar du den tilldelade personen för uppgiften till den person som ansvarar för att bedöma kommentarerna. Du kan också förenkla processen genom att använda programvara för dokumentarbetsflöden eller programvara för dokumentstyrning.
• När ett milstolpsdatum ändras ska du be projektledaren eller personen som ändrar datumet att lägga till en anteckning om orsaken till ändringen. Skicka en avisering till projektsponsorn med information om ändringen av milstolpsdatumet och en anteckning om varför den gjordes.
• Påminn intressenterna om att fylla i en statusrapport tre dagar före förfallodatumet. Distribuera statusrapporten på förfallodatumet till relevanta intressenter.
• Skapa ett intagningsformulär för att hantera interna förfrågningar om gemensamma tjänster, till exempel ärenden till helpdesk, stöd inom datavetenskap eller textredigering. Skapa ett ärende, kategorisera det och tilldela en kontaktperson och ett förfallodatum baserat på hur den som skickar in förfrågan fyller i intagningsformuläret.

Se fler exempel på arbetsflöden här.

Så automatiserar du arbetsflödesprocesser

Här är stegen du ska följa när du använder verktyg för digital processautomatisering för att automatisera processer för både enkla och komplexa arbetsflöden:

1. Identifiera specifika uppgifter som ska automatiseras

Det första steget när du implementerar arbetsflödesautomatisering är att överväga vilka av dina befintliga processer som skulle dra nytta av automatisering. Var uppmärksam på tecken på att processen lämpar sig för automatisering:

• Uppgifter som du eller dina teammedlemmar utför upprepade gånger
• Uppgifter där du utgör en flaskhals
• Processer som teamet beskriver som ”trasiga” eller ”komplicerade”, eller som inte enkelt kan förklaras för en extern målgrupp
• Uppgifter som huvudsakligen innebär att klicka på knappar enligt ett specifikt schema eller efter ett specifikt utlösarvillkor

2. Dokumentera nuläget

Intervjua relevanta intressenter för att förstå hur processen fungerar idag. Dokumentera vart och ett av stegen och länka till relevant dokumentation. 

Du kan också överväga att skapa ett arbetsflödesdiagram för att dokumentera processen (eventuellt med hjälp av programvara för arbetsflödesdiagram).

Se till att samla in eventuella problemområden (dvs. var processen är repetitiv, långsam eller benägen att orsaka fel).

3. Identifiera det önskade framtida läget

Efter att ha gått igenom problemområdena i den nuvarande processen beskriver du hur processen bör fungera i idealfallet. Skapa eller anpassa de arbetsflöden som behövs. Fastställ vilka verktyg eller vilken programvara för processautomation du behöver för att slutföra automatiseringen.

4. Implementera arbetsflödesautomatiseringen

För att implementera den nya processen kan du utgå från befintliga arbetsflöden som du redan har konfigurerat eller skapa anpassade arbetsflöden (om du arbetar agilt behöver du konfigurera agila arbetsflöden). Konfigurera arbetsflödesautomatiseringen och låt den köras i bakgrunden.

Fokusera sedan på andra delar av verksamheten eller projektet!

More Articles

• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Topp 10 automatiseringsverktyg för att förbättra arbetsflödet

Du kan inte ha arbetsflödesautomatisering utan programvara. Fundera på vilka uppgifter du vill automatisera och börja leta efter funktioner i arbetsflödesverktyg, till exempel automatiseringsmallar, konfiguration med lite kod och skapande av automatiseringar med dra-och-släpp.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Bäst för AI-driven projektplanering
2. 2. Moxo — Bäst för säkert klientsamarbete
3. 3. ClickUp — Bäst för flexibla automatiseringar av arbetsflöden
4. 4. Screendragon — Bäst för AI-driven automatisering av arbetsflöden utan kod
5. 5. Creatio Studio — Bäst för anpassning av arbetsflöden på företagsnivå
6. 6. Celigo — Bäst för robusta funktioner för API-hantering
7. 7. altaFlow — Bäst för dokumentautomatisering i Salesforce
8. 8. Productive — Bäst för verksamhetsinsikter med fokus på byråer
9. 9. Wrike — Bäst för växande organisationer
10. 10. Qntrl — Bäst för tvärfunktionella processer

Experttips: De flesta SaaS- eller molnbaserade lösningar för arbetsflödesautomatisering erbjuder en kostnadsfri provperiod eller ett konto med begränsat antal användare. Det finns många verktyg för arbetsflödesautomatisering och arbetsflödeshantering som kan koppla samman olika appar. Anslutningar, API:er och integrationsverktyg som Zapier kan koppla samman olika arbetsflöden som teamet använder.

Några andra programvaror för arbetsflöden som du kan ha nytta av:

• Arbetsflödesappar (för arbetsflöden på språng)
• Mer robusta verktyg för automatisering av affärsprocesser och hantering av affärsprocesser (BPM) (läs om BPM kontra arbetsflöden här)
• Programvara för projektarbetsflöden som kan användas med dina arbetsflöden för projekthantering, i motsats till mer allmänna arbetsflöden för verksamheten
• Programvara för godkännande av arbetsflöden för arbetsflöden som innehåller ett godkännandesteg, oavsett om arbetsflödet kräver internt eller externt godkännande
• Alternativ till ProcessMaker om du använder ProcessMaker för närvarande men inte är helt nöjd med det och vill ha något som passar dina behov bättre

Vad händer nu?

Lär dig att bemästra arbetsflödeshantering med dessa kurser i arbetsflöden som leds av experter, eller ta dina arbetsflöden ett steg längre med tekniker för optimering av arbetsflöden.

Vilka automatiseringar har du haft mest nytta av i ditt dagliga arbetsliv? Delta i samtalet på Slack med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskapet!