10 bästa alternativen till Smartsheet som jag har testat 2026
10 Bästa alternativen till Smartsheet
De bästa alternativen till Smartsheet låter dig komma igång med projekt snabbare och med mindre administration, passar bättre för enklare projekt och erbjuder viktiga funktioner som Smartsheet saknar, till exempel fakturering. Med rätt alternativ till Smartsheet kan du hantera dina projekt och samarbeta med teamet på det sätt som bäst passar dina behov.
Jag har använt mina över 20 års erfarenhet av projektledning för att testa en mängd olika alternativ till Smartsheet, så att du kan hitta rätt verktyg som hjälper dig och ditt team att följa projektens framsteg, tilldela arbete och slutföra projekt framgångsrikt. Nedan går jag igenom styrkor och viktiga skillnader, för- och nackdelar samt idealiska användningsområden för varje verktyg.
Vilka är alternativen till Smartsheet?
Alternativ till Smartsheet är projektlednings- och samarbetsprogram som erbjuder liknande funktionalitet som Smartsheet, men i ett enklare gränssnitt eller med extra funktioner som Smartsheet inte erbjuder, till exempel klienthantering, fakturering eller möjligheten att skapa baslinjer. De kan också ha ett lägre pris än Smartsheet.
Alternativ till Smartsheet kommer att innehålla många av de vanliga projektlednings- och samarbetsfunktionerna som normalt ingår i den här typen av programvara, till exempel uppgiftshantering, projektuppföljning och teamkommunikation.
Varför du kan lita på våra programvarurekommendationer
Vårt team har testat och recenserat programvara sedan 2012. Som projektledare själva vet vi hur
svårt — och viktigt — det är att välja rätt programvara.
För den här guiden utvärderade vi verktyg genom praktisk testning och oberoende research, och betygsatte verktygen enligt våra urvalskriterier. Vi drar även nytta av insikter från branschens tankeledare och praktiserande projektledningsexperter.
Våra recensioner speglar vårt mänskliga redaktionella omdöme, inte ett säljbudskap.
Expertgranskare:
Jämförelsetabell över Smartsheets konkurrenter och alternativ
Använd den här jämförelsetabellen för att jämföra mina främsta alternativ till Smartsheet.
Score legend (out of 5)
- Excellent 4.5–5
- Good 4–4.4
- Average 3–3.9
- Below average 2–2.9
- Poor 1–1.9
| Tool | Starting Price | Website | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bäst för team som förlitar sig på en kostnadsfri plan | 4.7 out of 5 | 5 | 5 | 4 | 4 | 5 | 5 | $9.80/användare/månad 14 dagars kostnadsfri provperiod | Book Demo |
| Bästa Smartsheet-alternativet till lägre kostnad | 4.3 out of 5 | 4 | 5 | 4 | 4 | 4 | 5 | $6/användare/månad 14 dagars gratis provperiod | Book Demo |
| Bäst för försäljningshantering i appen | 3.5 out of 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 4 | 3 | $10/användare/månad 14 dagars kostnadsfri provperiod | Book Demo |
| Bäst för växande marknadsförings- och byråteam | 4.2 out of 5 | 4 | 4 | 5 | 3 | 5 | 4 | $20 /användare/månad Kostnadsfri demo | Book Demo |
| Bäst för hantering av affärsplaner med strategiexperter | 2.7 out of 5 | 3 | 3 | 1 | 4 | 4 | 1 | Prisuppgift på begäran Gratis demo tillgänglig | Website |
| Bäst för analys av projektkostnader och resultat | 3.8 out of 5 | 4 | 4 | 2 | 5 | 5 | 3 | $10/användare/månad 14 dagars kostnadsfri provperiod + kostnadsfri demo tillgänglig | Website |
| Bäst för detaljerad tidsregistrering | 1.8 out of 5 | 1 | 2 | 1 | 4 | 2 | 1 | $6/användare/månad Gratisabonnemang + gratis provperiod + gratis demo tillgängliga | Book Demo |
| Bäst för anpassningsbara uppgiftsvyer | 4.3 out of 5 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | $4/användare/månad 15 dagars kostnadsfri provperiod + kostnadsfri plan + kostnadsfri demo tillgänglig | Website |
| Bäst för projektleverans under hela livscykeln | 3.8 out of 5 | 4 | 4 | 2 | 4 | 5 | 4 | Priser lämnas på begäran Inte tillgängligt | Website |
| Bäst för uppgiftsspårning med en kostnadsfri startnivå | 4.3 out of 5 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | $10.99/användare/månad Kostnadsfri plan + kostnadsfri demo tillgänglig | Website |
Översikt över de bästa konkurrenterna till Smartsheet
Här är mina recensioner av varje alternativ till Smartsheet. Jag har gått igenom fördelar och nackdelar, information om kostnadsfria provperioder och priser samt gett min expertbedömning. Jag har använt mina över 20 års erfarenhet av projektledning för att testa en mängd olika alternativ till Smartsheet, så att du kan hitta rätt verktyg som hjälper dig och ditt team att hantera era projekt och team bättre. Nedan går jag igenom styrkor och viktiga skillnader, för- och nackdelar samt idealiska användningsområden för varje verktyg.
Wrike
Bäst för team som förlitar sig på en kostnadsfri plan
Wrike är en plattform för arbetshantering för företags-PMO:er och tvärfunktionella team som behöver strukturerad leverans, planering av resurskapacitet och styrning över program, med en kostnadsfri nivå som också är tillgänglig.
Vem passar Wrike bäst för?
Wrike passar företags-PMO:er och tvärfunktionella team som samordnar portföljer och behöver insyn i resurskapaciteten samt konsekvent leveransstyrning.
Varför jag valde Wrike
Jag valde Wrike eftersom kostnadsplanen inkluderar list-, tavle- och tabellvyer samt uppgifter och underuppgifter som kan taggas över flera projekt utan duplicering. Det ger mig ett praktiskt sätt att utvärdera ett alternativ till Smartsheet innan jag överväger Wrikes planering av resurskapacitet och styrning för tvärfunktionella program. Den kostnadsfria nivån är en kompletterande fördel, medan den strukturerade leveransen passar företags-PMO:er bättre.
Wrikes viktigaste funktioner
- Projektmallar för användningsfall: Starta projekt med förbyggda strukturer.
- AI-skapande av innehåll: Skapa utkast till och redigera innehåll med AI Essentials.
- AI-sammanfattningar av kommentarer: Sammanfatta projektdiskussioner med AI Essentials.
- Mobilappar: Få åtkomst till Wrike på iPhone och Android.
Wrike-integrationer
Wrikes appkatalog listar bland annat integrationer med Salesforce, Microsoft Power BI, Tableau, QuickBooks, Klaxoon och Google Sheets. Wrike stöder även Zapier och erbjuder ett API för anpassade integrationer.
Pros and Cons
Pros:
- Kostnadsfria list-, tavle- och tabellvyer
- Tagga uppgifter över flera projekt utan att duplicera projektarbete
- Arbetsbelastningsdiagram stöder planering av kapacitet över teamgränser
Cons:
- Kostnadsplanen saknar Gantt-schemaläggning
- Mobil uppgiftshantering kan kännas klumpig
New Product Updates from Wrike
Wrike Redesigns Workspace Search With New Filters
Wrike introduces a redesigned Workspace Search interface with recent search shortcuts, item type and location filters, and parent-task context. These updates help users find relevant work items and navigate search results efficiently. For more information, visit Wrike’s official site.
.
Bästa Smartsheet-alternativet till lägre kostnad
monday AI Workspace är en visuell plattform för projektledning som hjälper tvärfunktionella team att planera, följa upp och automatisera arbete över projekt, portföljer och avdelningar – utan den kalkylbladsberoende stelhet som bromsar snabbare team.
Vem passar monday AI Workspace bäst för?
Team från nystartade företag till PMO:er i stora företag som vill ha en flexibel, visuellt intuitiv plattform för att hantera arbete över avdelningar utan omfattande introduktion eller implementeringsarbete.
Varför jag valde monday AI Workspace
Jag har inkluderat monday AI Workspace bland mina toppval eftersom AI-funktionerna du får per dollar verkligen kostar mindre än hos Smartsheet. För $9 per användare innehåller Basic-planen redan Sidekick AI-assistenten och Vibe-appbyggaren, medan Pro-nivån för $19 per användare låser upp AI-arbetsflödesbyggaren med 25,000 automatiseringsåtgärder per månad. Smartsheet begränsar jämförbara AI- och automatiseringsfunktioner till betydligt dyrare företagsplaner och erbjuder inte heller någon gratisnivå.
Viktiga funktioner i monday AI Workspace
- Portföljpaneler: Sammanställ och visualisera data över projekt för lednings- eller PMO-översikt i realtid.
- Resurshantering: Följ teamets arbetsbelastning, kapacitet och tilldelningar för att optimera resursfördelningen över initiativ.
- Anpassade tavellayouter: Använd eller anpassa förbyggda projektmallar för snabb introduktion och standardiserade processer.
- Inbyggda granskningsarbetsflöden: Granska, kommentera och godkänn kreativt material och dokument utan att lämna plattformen.
Integrationer i monday AI Workspace
monday AI Workspace erbjuder hundratals inbyggda integrationer via sina integrationer och sin marknadsplats, däribland Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Dropbox och Zapier. Ett API finns tillgängligt för anpassade integrationer.
Pros and Cons
Pros:
- AI Sidekick skapar uppgifter och projektsammanfattningar
- Kodfri Vibe-appbyggare ingår i de flesta nivåer
- Gratisnivå tillgänglig med grundläggande projektuppföljning
Cons:
- Stödet för formler är svagare än i Smartsheets rutnät
- Automatiseringsgränserna återställs varje månad beroende på plannivå
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
.
Bäst för försäljningshantering i appen
Productive är en plattform för projektledning för byråer och team inom professionella tjänster som kopplar samman kundprojekt, budgetar och resursplanering för att hjälpa dig följa upp leveranser och teamets kapacitet.
Vem passar Productive bäst för?
Productive passar bra för ledare inom byråer och professionella tjänster som vill hantera försäljningsmöjligheter parallellt med projektplanering och leverans.
Varför jag valde Productive
Jag valde Productive, som är bäst för försäljningshantering i appen, eftersom plattformen kopplar samman försäljningsmöjligheter med projektleverans. Den anpassningsbara säljprocessen följer affärernas olika stadier, medan scenariobyggaren jämför pris- och resursalternativ för offerter. När en affär avslutas kan jag omvandla den till ett projekt eller lägga till den som en budget i ett befintligt projekt.
Viktiga funktioner i Productive
- Gantt-scheman: Kartlägg projektuppgifter över en tidslinje och följ upp deadlines.
- Uppgiftshantering: Skapa och organisera projektuppgifter med ansvariga och förfallodatum.
- Tidsregistrering: Registrera timmar med tidtagare, tidrapporter eller tidsförslag.
- Projektdokument: Skapa och lagra dokument tillsammans med projektarbetet.
Productive-integreringar
Productive-integreringar omfattar Jira, HubSpot, Xero, Google Calendar, Sage, Gmail, Microsoft Outlook, Slack, BugHerd och QuickBooks, och plattformen kan anslutas till Zapier. Ett öppet API är tillgängligt för anpassade integreringar.
Pros and Cons
Pros:
- Säljprocessen omvandlar avslutade affärer till projekt
- Budget- och resursplanering kopplas till leveransen
- Lönsamhetsrapporter kopplar samman projekttimmar och budgetar
Cons:
- Anpassning av rapporter kan kännas klumpig
- Arbetsflöden för uppgifter kräver klick och begränsar antalet ansvariga
New Product Updates from Productive
Productive Adds Email and Calendar Integrations for Agents
Productive adds Gmail, Outlook, Google Calendar, and Outlook Calendar connectors for its AI agents. These integrations let agents manage emails and create calendar events directly within Productive. For more information, visit Productive’s official site.
.
Bäst för växande marknadsförings- och byråteam
Screendragon erbjuder marknadsfokuserad projekt- och arbetsflödeshantering för byråer och interna team som samordnar kampanjplanering, kreativa granskningar, godkännanden och leverans mellan avdelningar.
Vem passar Screendragon bäst för?
Screendragon passar marknadsföringsteam på växande byråer som behöver organisera kreativa processer och leveransprocesser när arbetsbelastningen ökar.
Varför jag valde Screendragon
Jag gillar Screendragon för ”Bäst för växande marknadsförings- och byråteam.” De marknadsfokuserade arbetsflödena kopplar samman kampanjplanering med kreativa granskningar och godkännanden, vilket hjälper mig att samordna arbetet mellan avdelningar. Jag skulle överväga det som ett alternativ till Smartsheet när kampanjleveransen behöver en process som är anpassad för marknadsteam.
Screendragon – viktiga funktioner
- AI-agenter: Skapa utkast till innehåll, sammanfatta status, flagga risker och rekommendera resurser.
- Instrumentpaneler: Visa projektstatus, milstolpar och resultatinsikter i realtid.
- Rollbaserade behörigheter: Ställ in åtkomstkontroller ner på individuell fältnivå.
- Integrationer: Anslut verktyg som Jira Software, Google Drive, Box och Microsoft 365.
Screendragon – integrationer
Screendragon erbjuder färdigbyggda integrationer med Aprimo, Google Cloud Storage, Slack, HubSpot, Microsoft Teams, Microsoft Power BI, Amazon S3, Sitecore, Ziflow, Vidmob, Brandfolder, Workato och Smartsheet. Anslutningshanteraren och REST API stöder anpassade anslutningar till andra API-baserade system.
Pros and Cons
Pros:
- Kreativa godkännanden bevarar kommentarer och granskningshistorik
- Konfigurerbara briefar och arbetsflöden passar kampanjintagning
- Överblick över resurser och budgetar omfattar projektportföljer
Cons:
- Komplexa menyer gör det långsammare att navigera bland uppgifter första gången
- Långa godkännandekedjor kan få projekten att kännas långsamma
Bäst för hantering av affärsplaner med strategiexperter
AchieveIt är en plattform för strategigenomförande för organisationer som behöver koppla samman planer med projekt, följa upp framsteg i olika team och hålla prioriteringar synliga när arbetet förändras.
Vem passar AchieveIt bäst för?
AchieveIt passar ledare inom strategi och verksamhet som vill ha expertstöd för att omsätta affärsplaner i samordnat genomförande.
Varför jag valde AchieveIt
Jag valde AchieveIt som ett alternativ till Smartsheet för hantering av affärsplaner med strategiexperter. Det kopplar organisationens planer till projekt, följer upp framsteg i olika team och håller prioriteringar synliga när arbetet förändras. Det hjälper ledare att samordna genomförandet och upptäcka var planerna behöver uppmärksamhet.
Viktiga funktioner i AchieveIt
- Anpassad planhierarki: Konfigurera planer med anpassningsbara nivåer, till exempel mål, delmål och strategier.
- Rollbaserade behörigheter: Tilldela användartyper och planroller för att styra åtkomst och redigeringsbehörigheter.
- Schemalagda rapporter: Schemalägg rapporter för att dela plandata med regelbundna intervall.
- Integration med Microsoft Teams: Ta emot aktivitetsaviseringar och vidta åtgärder för AchieveIt-arbete från Teams.
AchieveIt-integrationer
AchieveIt erbjuder en integration med Microsoft Teams, som för närvarande är i betaversion för vissa abonnemang, för aviseringar, planprenumerationer och åtgärder i Teams. Dess REST API stöder anpassade integrationer samt import och export av plandata, och API-åtkomst är tillgänglig för vissa abonnemang.
Pros and Cons
Pros:
- Kopplar samman mål, initiativ och ansvariga ägare
- Automatiserade uppdateringar synliggör strategiska planer som har stannat upp
- Genomförandespecialister vägleder planering och införande
Cons:
- Rapportering över flera planer och historiska exporter är begränsade
- Stela planstrukturer kan försvåra konfigurationen
Celoxis
Bäst för analys av projektkostnader och resultat
Celoxis är programvara för projektledning för team som samordnar komplexa projekt, med verktyg för planering, resursplanering och samarbete som hjälper projektledare att följa upp arbete, tidslinjer och beroenden.
För vem passar Celoxis bäst?
Celoxis passar projektledare och PMO-team som behöver analysera projektkostnader och resultat för komplexa arbetsuppgifter.
Varför jag valde Celoxis
Jag tar med Celoxis bland alternativen till Smartsheet eftersom det är utvecklat för analys av projektkostnader och resultat. Jag gillar att det följer upp budgetar på projekt- och uppgiftsnivå och jämför planerade kostnader med faktiska kostnader, vilket hjälper ett PMO att upptäcka överskridna kostnader för arbetskraft eller material innan de påverkar prognoserna.
Viktiga funktioner i Celoxis
- Planering av resurskapacitet : Visa teamets tillgänglighet, arbetsbelastning och utnyttjandegrad och tilldela sedan arbete utifrån kompetens och kapacitet.
- Interaktiva Gantt-diagram : Kartlägg projektuppgifter, beroenden, milstolpar och kritiska vägar på en visuell tidslinje.
- Tidrapporter : Registrera tid mot projektuppgifter med tidrapporter och tidtagare.
- Anpassningsbara instrumentpaneler : Skapa diagram och rapporter med möjlighet till detaljgranskning utifrån projektdata och schemalägg dem sedan för leverans via e-post.
Celoxis-integrationer
Celoxis listar 21 integrationer, däribland Microsoft Project, Microsoft Excel, Microsoft 365, Outlook, Google Drive, Jira, Salesforce, QuickBooks Online, Slack, Trello, GitHub och Azure DevOps; Zapier och ett REST API finns också tillgängliga.
Pros and Cons
Pros:
- Synlighet i planerade kontra faktiska kostnader på projektnivå
- Resurskapacitet och arbetsbelastning över portföljer
- Gantt-beroenden räknas om när datum ändras
Cons:
- Installation och konfiguration kräver omfattande introduktion
- Gränssnittet känns kompakt, föråldrat och kräver många klick
actiTIME
Bäst för detaljerad tidsregistrering
actiTIME är en plattform för arbetshantering för projektteam som behöver samordna uppgifter och scheman samtidigt som den kopplar den dagliga aktiviteten till projektets framsteg och leveranskostnader.
Vem passar actiTIME bäst för?
actiTIME passar projektledare som behöver detaljerade tidsregistreringar för att övervaka teamets arbetsbelastning, projektbudgetar och debiterbara timmar.
Varför jag valde actiTIME
Jag valde actiTIME som ett Smartsheet-alternativ när överblick över projektkostnaderna beror på detaljerad tidsregistrering. Det registrerar timmar mot specifika uppgifter och låter chefer jämföra registrerad tid med projektbudgetar. Debiteringssatser och kostnadssatser för arbete hjälper också till att koppla registrerade timmar till leveranskostnader.
Viktiga funktioner i actiTIME
- Uppgiftstilldelningar: Tilldela uppgifter till teammedlemmar och ange deras prioriteringar.
- Kanbanvy: Visa och hantera uppgifter på en Kanban-tavla.
- Anpassade arbetsflödesstatusar: Konfigurera uppgiftsstatusar så att de passar teamets arbetsflöde.
- Deadlineuppföljning: Ange deadlines för uppgifter och övervaka förfallodatum.
Integrationer med actiTIME
actiTIME listar integrationer med QuickBooks Online och actiPLANS. Det kan också anslutas till andra appar via Zapier och erbjuder ett API för anpassade integrationer.
Pros and Cons
Pros:
- Registrerar timmar mot uppgifter och budgetar
- Jämför planerade och faktiska projektkostnader
- Skiljer mellan debiterbart och icke-debiterbart arbete
Cons:
- Rapportlayouter kräver ytterligare konfiguration
- Uppföljningen av projektets framsteg är mindre omfattande
New Product Updates from actiTIME
actiTIME Visual Hour Indicator and Time-Track Report Redesign
actiTIME adds a wave-style hour indicator to the Timesheet and Calendar views and refreshes the Time-Track report for smoother navigation and clearer visuals. For more information, visit actiTIME's official site.
.
Bäst för anpassningsbara uppgiftsvyer
För team som behöver ett flexibelt, integritetsfokuserat projekthanteringsverktyg erbjuder Zoho Projects en praktisk uppsättning funktioner som stödjer projektgenomförande och samarbete. Det passar särskilt bra för team som förlitar sig på detaljerad uppgiftsspårning och tidsregistrering, med verktyg som hjälper till att hantera tidsplaner, arbetsbelastningar och resurser. Team inom IT, marknadsföring och liknande områden kan använda Zoho Projects för att hålla sig organiserade och samtidigt centralisera kommunikation och samordning.
Varför jag valde Zoho Projects
Jag valde Zoho Projects som ett alternativ till Smartsheet tack vare dess starka uppgiftshantering och inbyggda tidsregistrering. Funktioner som Gantt-diagram och anpassningsbara uppgiftsvyer gör det enkelt att se projektens tidsplaner och uppdatera arbetet när kraven förändras. Integrationen med Zoho Sprints stöder dessutom agila arbetsflöden, vilket är användbart för team som behöver anpassa sig snabbt. Tillsammans uppfyller dessa funktioner behoven hos team som hanterar komplexa projekt utan att förlora noggrannhet eller flexibilitet.
Viktiga funktioner i Zoho Projects
Utöver robust uppgiftshantering erbjuder Zoho Projects flera viktiga funktioner som ökar dess användbarhet som alternativ till Smartsheet.
- Ärendespårning: Spåra och hantera projektrelaterade ärenden för att säkerställa snabb lösning och upprätthålla projektkvaliteten.
- Samarbetsverktyg: Använd flöden, chatt, forum och dokumenthantering för att underlätta smidig teamkommunikation.
- Automatisering: Implementera anpassade arbetsflöden, SLA:er och aviseringar för att automatisera återkommande uppgifter och effektivisera processer.
- Budgetverktyg: Hantera projektbudgetar effektivt med verktyg som erbjuder kostnadshantering och budgetprognoser.
Integrationer med Zoho Projects
Integrationer omfattar Google Calendar, Google Tasks, Google Drive, Microsoft Office 365, Slack, Dropbox, Zoho CRM, Zoho Desk, Microsoft Teams och Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Flera uppgiftsvyer, inklusive Gantt
- Inbyggd tidsregistrering för rapportering
- Omfattande integrationer med Zoho-ekosystemet
Cons:
- Begränsat antal tredjepartsintegrationer jämfört med konkurrenter
- Gratisplanen har begränsningar för användare och projekt
New Product Updates from Zoho Projects
Zoho Projects Adds CodeX Scripts for Custom Modules
Zoho Projects now supports CodeX Scripts for custom modules, enabling conditional logic and rules for creating, updating, and deleting records. For more information, visit Zoho Projects' official site.
.
Kantata
Bäst för projektleverans under hela livscykeln
Kantata är programvara för automatisering av professionella tjänster för konsult- och digitala tjänsteteam, som kombinerar projektplanering, resursallokering, tidsregistrering och ekonomisk överblick för att hjälpa chefer att samordna arbetet och övervaka leveranskostnader.
För vem passar Kantata bäst?
Kantata passar projekt- och resursansvariga på konsult- och digitala tjänsteföretag som samordnar bemanning, leveranser och ekonomi för olika kunduppdrag.
Varför jag valde Kantata
Jag valde Kantata som ett alternativ till Smartsheet eftersom det är utvecklat för ”Bäst för projektleverans under hela livscykeln.” Det kopplar samman projektplanering, resursallokering och tidsregistrering med ekonomisk överblick, så att jag kan följa kundarbetet från bemanning till leveranskostnader.
Viktiga funktioner i Kantata
- Aktivitetsflöden: Visa projektuppdateringar, inlägg och omnämnanden av samarbetspartner i ett gemensamt flöde.
- Externt samarbete: Bjud in kunder och partner och hantera sedan deras åtkomstbehörigheter.
- Kantata Pulse: Samla in feedback från kunder och medarbetare under projektleveransen.
- Integrationer: Anslut Kantata till andra appar via färdiga anslutningar och API:er.
Kantata-integrationer
Kantata stöder över 1 200 färdiga anslutningar och erbjuder API:er för anpassade integrationer. Dokumenterade anslutningar omfattar Salesforce, QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct, Xero, Slack, Microsoft Teams och Jira.
Pros and Cons
Pros:
- Insyn i projekt, bemanning och ekonomi
- Resursprognoser kopplar kapacitet till efterfrågan
- Tids- och kostnadsregistrering kopplas till budgetar
Cons:
- Stora tidslinjer kan läsas in långsamt
- Anpassade rapporter kan kräva teknisk expertis
New Product Updates from Kantata
Kantata Adds Access Group Change History
Kantata adds Access Groups History, letting account administrators track changes to group details, membership, and permissions in Recent History. The update also makes these events available through the Subscribed Events API for broader monitoring. For more information, visit Kantata’s official site.
.
Asana
Bäst för uppgiftsspårning med en kostnadsfri startnivå
Asana är en plattform för arbetshantering för teknik- och digitala team som kopplar samman uppgifter, projekt och beroenden för att hjälpa till att samordna tvärfunktionellt arbete och hålla leveranser synliga.
Vem passar Asana bäst för?
Asana passar små team som behöver gemensam uppgiftsspårning och vill börja med en kostnadsfri plan.
Varför jag valde Asana
Jag valde Asana som ett alternativ till Smartsheet för uppgiftsspårning med en kostnadsfri startnivå. Jag använder uppgiftstilldelningar, förfallodatum och beroenden för att följa tvärfunktionellt arbete, medan list- och tavlvyer hjälper mig att se ansvar och framsteg i ett projekt.
Asanas viktigaste funktioner
- Formulär: Samla in och standardisera projekt- eller arbetsförfrågningar.
- Regler: Automatisera rutinåtgärder när uppgifter uppfyller angivna villkor.
- Anpassade fält: Lägg till strukturerad information i uppgifter för sortering och filtrering.
- Gantt-vy: Kartlägg projektarbete över en tidslinje.
Asana-integrationer
Asanas appkatalog listar integrationer med Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Dropbox, Jira Cloud, GitHub och Salesforce. Plattformen har även stöd för Zapier och erbjuder ett API för anpassade integrationer.
Pros and Cons
Pros:
- Uppgifter visas i flera projekt
- Formulär standardiserar förfrågningar för återkommande arbetsflöden
- Tidslinjeberoenden tydliggör överlämningar mellan team
Cons:
- Aviseringar kan hopa sig i flera projekt
- Sammanlagda deluppgifter försvårar rapportering på projektnivå
Andra alternativ till Smartsheet
Här är några ytterligare alternativ till Smartsheet som inte kom med på min kortlista, men som ändå är värda att ta en titt på:
- ClickUp
Bäst för AI-assisterad planering av uppgifter och arbetsflöden
- Hive
Bästa systemen för intern chatt och kommunikation
- Jira
Bäst för agila team som följer arbete över flera projekt
- Scoro
Bäst för projektledning med inbyggd uppföljning av nyckeltal
- Ravetree
Bäst för byråer som följer tiden från registrering till fakturering
- Airtable
Bäst för att bygga anpassade appar utan kodning
- Workzone
Bäst för färdigbyggda rapporter
- Parallax
Bäst för resursprognoser på portföljnivå
- GoodDay
Bäst för anpassningsbara arbetsytor
- Pneumatic Workflow
Bäst för automatisering av upprepningsbara processer lokalt
Om Smartsheet
Smartsheet är ett projektledningsverktyg som liknar ett kalkylblad. Det har vunnit flera utmärkelser på vägen mot att bli en populär företagsapp. Det är ett bra alternativ om du känner dig bekväm med att arbeta i Excel men vill slippa komplicerade formler. Smartsheet utför alla beräkningar åt dig i flera blad. Du kan också lägga till anpassade varumärkeslogotyper och ange färgteman för enskilda projekt.
Dessutom har det användbara projektledningsfunktioner som automatisering av arbetsflöden och visualisering av uppgifter via Gantt-, kalender- och kortvyer. Teammedlemmar får omedelbara meddelanden om kritiska ändringar, och verktyget erbjuder delade vyer, detaljerad historik, aktivitetsloggar, automatiserade aviseringar, påminnelser och statusrapporter för att hålla alla samordnade och informerade.
Funktionen för kritisk linje framhäver också alla uppgifter som direkt påverkar projektets slutförandedatum, så att du kan hålla koll på viktiga milstolpar. Smartsheet erbjuder även kraftfulla rapporteringsfunktioner, till exempel redigerbara sammanfattningsrapporter som du enkelt kan exportera till Excel.
Smartsheet-integreringar omfattar Microsoft-appar (Microsoft Teams, Microsoft Excel) och Google-appar, samt viktiga utvecklingsverktyg som Jira och användbara företagsappar som Salesforce, ServiceNow, Slack, Box och Tableau. Plattformen kan byggas ut via ett REST API och webhooks.
Det här verktyget kostar från $7/användare/månad, med minst 3 användare och högst 25 användare. De erbjuder även en kostnadsfri provperiod på 30 dagar.
Varför kan du behöva ett alternativ till Smartsheet?
Ditt team uppskattar inte gränssnittet
Medlemmar som är vana vid att samarbeta via kalkylblad och databasliknande verktyg kommer inte att ha några problem med Smartsheets design, men andra kan uppleva användargränssnittet som klumpigt. För en trevligare upplevelse bör du leta efter anpassningsbara och färgstarka projektledningsverktyg som uppfyller dagens standarder för hur programvara ska se ut och kännas.
Du behöver fakturera kunder
Smartsheet har ett budgetalternativ så att du kan följa upp tid, budgetar och utgifter via panelen 10,000ft, men det går fortfarande inte att skicka fakturor direkt från appen. 10,000ft säljs också separat från Smartsheet som en premiumtilläggsprodukt.
Du tycker att det är för dyrt
Smartsheet är verkligen en av de dyrare projektledningslösningarna på marknaden. Det beror delvis på de omfattande projektledningsfunktionerna och den målgrupp på företagsnivå som verktyget riktar sig till. Du kan dock hitta liknande funktioner till en betydligt lägre kostnad.
Så utvärderar jag alternativ till Smartsheet
Jag delar upp min utvärdering i tre delar. Först kärnfunktionalitet: alla alternativ måste stödja flera arbetsvyer samt strukturerad uppgifts- och projektuppföljning—dessa väger tyngst. Därefter letar jag efter utmärkande funktioner, såsom hantering av resursbelastning eller inbyggd tidsregistrering. Slutligen tar jag hänsyn till den totala ägandekostnaden och stödet vid introduktion.
Kärnfunktionalitet (Grundkrav för den här listan)
När jag väljer verktyg till min lista poängsätter jag varje verktyg på en skala från 0 (erbjuder inte funktionen) till 5 (utmärker sig inom området) för varje kärnfunktion nedan. Därefter omvandlar jag totalpoängen till en procentsats för att kunna bedöma hur väl varje verktyg passar överlag, med extra vikt på de funktioner som jag har bedömt som nödvändiga.
- Flera arbetsvyer (Nödvändigt): Jag letar efter synkroniserade rutnäts-, Kanban-, kalender- och tidslinjevyer, så att team kan växla perspektiv utan att duplicera projektdata.
- Uppgifts- och projektuppföljning (Nödvändigt): Jag bedömer om team kan tilldela ansvariga, ange status, förfallodatum, deluppgifter och beroenden mellan relaterade projekt.
- Arbetsflödesautomatisering: Jag kontrollerar om det finns konfigurerbara utlösare och åtgärder, till exempel att dirigera ett godkännande eller uppdatera en status när arbetet förändras.
- Teamsamarbete: Jag letar efter kommentarer på uppgiftsnivå, omnämnanden och fildelning som håller beslut och uppdateringar kopplade till arbetet.
- Rapportering & instrumentpaneler: Jag utvärderar om team kan se projektstatus och framsteg i anpassningsbara rapporter eller instrumentpaneler, även för flera projekt.
- Integrationer från tredje part: Jag tar hänsyn till kopplingar till kommunikations-, fillagrings- och kalenderverktyg som team redan använder i sina arbetsflöden.
När jag har en lista över verktyg som uppfyller kriterierna tar jag hänsyn till vad som skiljer varje plattform från de andra.
Särskiljande faktorer (Det som skiljer leverantörerna åt)
Så här jämför jag olika leverantörer och skiljer dem åt:
Utmärkande funktioner
Inbyggd tidsregistrering är viktig när teamet fakturerar kunder eller följer upp nyttjandegrad—jag kontrollerar om registreringen sker på uppgiftsnivå, så att du kan koppla timmar direkt till projektkostnader utan ett separat verktyg. AI-assisterad planering är också värd att utvärdera: monday.com och andra verktyg kan nu automatiskt skapa projektplaner eller flagga uppgifter med risk för försening, vilket sparar tid vid statusrapportering. Jag tittar också på hantering av resurser och arbetsbelastning, eftersom visuella kapacitetsvyer hjälper dig att upptäcka överbelastning innan den får en sprint att spåra ur.
Mer än funktioner
Den totala ägandekostnaden är viktigare än listpriset. Jag kontrollerar om automatiseringskörningar, lagring eller API-åtkomst ligger bakom betalväggar som driver upp kostnaderna när användningen ökar. Stöd vid migrering är lika viktigt—när ett team lämnar Smartsheet bedömer jag om leverantören erbjuder vägledd dataimport för blad, formler och bilagor. En dåligt genomförd migrering kan stoppa införandet i flera veckor. Jag tittar också på sammanställda vyer på portföljnivå, eftersom PMO-ansvariga behöver statusinstrumentpaneler för flera projekt för att prioritera resurser och rapportera till ledningen utan att manuellt sammanfoga data.
Viktiga funktioner hos ett användbart alternativ till Smartsheet
Tidsregistrering
Grundläggande alternativ för tidsregistrering finns via deras 10,000ft-integrering, som kostar extra, så du kanske föredrar ett verktyg med inbyggda funktioner för tidsregistrering som omfattar tidrapporter och tidsrapportering.
Hantering av uppgifter och arbetsflöden
Trots att Smartsheet ser ut som ännu en databas har verktyget avancerade funktioner för uppgiftshantering och vyalternativ som ett Gantt-diagram och en Kanban-tavla. När du överväger ett alternativ bör du leta efter lösningar som låter dig lägga till deluppgifter, uppgiftsprioriteringar och beroenden för att hantera komplexa projekt utan att överbelasta ett kalkylblad.
Ett användarvänligare gränssnitt
Prata med ditt team för att ta reda på vilken typ av användargränssnitt de skulle föredra som ersättning för det traditionella kalkylbladsliknande utseendet. Du vill ha avancerade funktioner som anpassade fält, en design som alla användare kan anpassa och en mängd tillägg som kan användas ovanpå teamets arbetsyta.
Anpassad rapportering
Smartsheet har en kraftfull funktion för att skapa rapporter i realtid. För team som arbetar med stora mängder data eller behöver visa kunder bevis på sitt arbete vill du ha ett alternativ som också erbjuder utmärkt rapportering.
