Vad är en resursförvaltningsplan & hur skapar man en?

• Tillgänglighet: Projektteamets medlemmar samt projekt- och resursansvariga kan redigera och ändra delar av resursplanen.
• Transparens: Resursförvaltningsplaner gör det möjligt för alla projektledare i en organisation att se vad som händer och schemalägga resurser utifrån andra projektledares planer och sina egna behov. De används också för att hålla reda på information som var utrustning finns eller vilken status teammedlemmarna har.
• Exakthet: Projektplaner och resursplaner bör uppdateras i realtid, så att projektledare har aktuell och korrekt information när de fattar beslut.

Mall för resursförvaltningsplan [Ladda ner]

Det här fördelningskalkylbladet gör det enkelt att hålla reda på timpriserna för dina teammedlemmar och tillhörande kostnader. Det är i Google Kalkylark-format, men du kan enkelt importera en kopia till Excel om du föredrar det. Välj bara Arkiv och sedan antingen ”Skapa en kopia” eller ”Ladda ned”.

Vad ska ingå i en resursförvaltningsplan?

Detta är de viktigaste delarna som ska ingå i din resursförvaltningsplan:

1. Ansvarsfördelning

Definiera tydligt ägarskap, ansvar, godkännanden och leveranser i hela projektteamet. Många team använder en RACI-matris för att tydliggöra vem som är ansvarig, ytterst ansvarig, konsulterad och informerad under hela leveransen.

Medarbetare och chefer kan också använda projektledningsprogram för att uppskatta varaktigheten för en specifik uppgift, tilldela specifika roller och skapa ett hanterbart schema.

2. Resursuppskattningar

Uppskatta vilka personer, hur mycket tid, vilken budget, vilka verktyg och vilka färdigheter som krävs för att slutföra projektet framgångsrikt. Detta omfattar att utvärdera teamets kapacitet, identifiera kompetensluckor och avgöra om ytterligare rekrytering eller outsourcing behövs.

Vi rekommenderar att du använder ett program för resursschemaläggning för att hantera en eller flera av dessa delar, inklusive teamets kapacitet, färdigheter och verktyg/utrustning.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Diagram för resursförvaltning

Diagram över varaktighet och histogram hjälper dig och ditt projektteam att få en bättre bild av hur resurserna ni planerar att använda passar in i tidsplanen. Histogram hjälper projektledare att uppmärksamma och lösa problem med överallokering innan de blir till problem. Många verktyg för projektplanering förenklar denna process genom att erbjuda inbyggda alternativ för att generera rapporter och diagram över resurshanteringen.

4. Projektberoenden

Ett projektberoende uppstår när en teammedlem inte kan slutföra sina uppgifter utan att en tidigare uppgift eller en annan resurs har slutförts.

Ett resursberoende uppstår när en uppgift kräver att en specifik teammedlem slutför den, men personen inte är tillgänglig. Om en uppgift kan slutföras av flera teammedlemmar är den inte resursberoende.

5. Alternativ

Att välja alternativa metoder, planer och tekniker är alltid viktigt när man tar fram en plan för resurshantering.

Att ha flera alternativ kan påverka kostnaderna, tidsplanen och projektets tillförlitlighet positivt. Dessa alternativa tillvägagångssätt kan granskas och kombineras för den mest effektiva resursplaneringen.

Varför är planer för resurshantering viktiga?

Resurshantering är viktigt av följande skäl:

1. Mer exakta tidsplaner för projekt

En detaljerad tidsplan minskar behovet av gissningar kring projektets tidsplan och ger chefer och team ett exakt projektschema för att mäta milstolpar och projektets framsteg. Detta hjälper projektledare att ställa förväntningar som är gynnsamma för intressenter och kunder.

2. Ökad tillfredsställelse bland medarbetare och team

Genom att kvantifiera det arbete en medarbetare kan utföra kan projektledare fatta bättre, strategiska beslut om vem som deltar i ett projekt och när. Detta är en viktig färdighet inom resurshantering, och det leder till en mer realistisk och hanterbar arbetsbelastning för teammedlemmarna. Teammedlemmar kan lätt bli överbelastade, precis som resurser kan överutnyttjas. Detta kan få långsiktiga bieffekter: stress på arbetet kan påverka sömn, hälsa och den allmänna arbetstillfredsställelsen.

Med effektiv resurshantering kan projektledare identifiera var ett projekt har brister och få bättre insikt i om ”resurspoolen” är tillräcklig eller om en tillfällig medarbetare bör anställas.

3. Exakta resursuppskattningar

Planer för resurshantering säkerställer att företag och verksamheter använder de resurser de har på ett effektivt sätt och skapar en balanserad arbetsbelastning.

Med en bra plan för resurshantering blir det enklare att ta fram projektuppskattningar. Projektledare kan bryta ner var de ska fördela resurser utifrån tillhörande kostnader och budget, och därefter beräkna kostnader och projektmarginaler mer exakt. Det kan också hjälpa dem att planera resurser för flera projekt som ska slutföras samtidigt.

4. Förbättrat projektflöde

En plan för resurshantering ger alla intressenter transparent information, vilket förbättrar ansvarsskyldigheten och håller teammedlemmarna informerade om vad de arbetar med och när. Detta påskyndar övergångarna mellan projektfaserna.

5. Förbättrad transparens & kommunikation

Planer för resurshantering i projekt löser några av de vanligaste utmaningarna inom resurshantering, bland annat:

• Projekt som konkurrerar om resurser
• Bristande kommunikation om roller och ansvarsområden
• Bristande överensstämmelse med resurstillgängligheten på grund av bristfällig kapacitetsplanering för projekt (som skiljer sig från resursplanering)

Att hålla resursplanerna tillgängliga för alla projektledare och teammedlemmar i en organisation säkerställer att alla har en överblick över den aktuella resursanvändningen och att alla utgår från samma information när konflikter ska lösas.

Så skapar du en resursplan

Följ dessa viktiga steg när du skapar en resursplan:

1. Definiera resursbehov: Gå igenom projektets omfattning och budget för att identifiera vilka personer, färdigheter, verktyg och material du behöver för att slutföra arbetet framgångsrikt (t.ex. utvecklare, designers, entreprenörer eller utrustning).
2. Granska teamets kapacitet: Kontrollera vad dina teammedlemmar arbetar med för närvarande och hur mycket tillgänglig tid de faktiskt har innan du tilldelar nya uppgifter. Ett verktyg för resursplanering kan hjälpa dig att upptäcka konflikter eller överbeläggning tidigt.
3. Tilldela resurser: Matcha uppgifter med teammedlemmar utifrån deras tillgänglighet, erfarenhet och kompetenser. Du kan till exempel låta en junior designer hantera produktionsarbete medan en senior designer granskar de slutliga leveranserna.
4. Uppskatta arbetsinsatsen: Träffa teamet för att diskutera tidsplaner, arbetsbelastning och realistiska tidsuppskattningar för större uppgifter eller leveranser (t.ex. att uppskatta hur många timmar som behövs för design-, QA- eller utvecklingsarbete).
5. Övervaka arbetsbelastningen: Granska utnyttjandegraden regelbundet för att säkerställa att ingen är överbelastad eller underutnyttjad under projektets gång. Många team undviker att schemalägga teammedlemmar till 100 % kapacitet för att lämna utrymme för möten, revideringar och oväntat arbete.
6. Följ upp och justera: Dokumentera planen med hjälp av resurshanteringsprogramvara eller programvara för kapacitetsplanering, och fortsätt att uppdatera den när prioriteringar, tidsplaner eller resursers tillgänglighet förändras under projektets livscykel.

Exempel på resursplaner

Resursplaner är specifika dokument som förekommer i olika former, vanligtvis i ett program eller ett Excel-dokument.

Resursplan i ett Gantt-schema

Här är ett exempel på hur din resursplan kan se ut som ett Gantt-schema. I stället för att ha uppgiftsnamn längs den vertikala axeln använder du teammedlemmarnas namn. Staplarna visar vilka uppgifter teammedlemmarna arbetar med, vanligtvis mätt i dagar. Ta en titt på vår projektplanmall för Gantt-scheman för att visualisera hela projektets tidsplan.

Resursplan i ett kalkylblad

Ett annat exempel är kalkylbladet nedan. Detta liknar det upplägg som används i vårt fördelningskalkylblad i mallavsnittet och i andra mallar för resursplanering. Här följer du teammedlemmarnas timmar och timpriser, vilket gör att du kan se hur arbetet fortskrider i förhållande till budgeten.

Detta kan hjälpa dig att fatta beslut om vilka teammedlemmar som ska arbeta med projektet och med vilka uppgifter (du kan till exempel välja en designer med lägre timpris för projekt med mindre budget).

Bästa praxis för resursplaner

Här är några bästa praxis för resursplanering att ha i åtanke när du skapar din plan.

1. Överväg budgeten

Om resurserna i princip är obegränsade i ditt projekt kan du fördela resurser till uppgifter med fokus på att ”få det gjort”, i stället för att vara sparsam med resurserna för att hålla budgeten.

Om projektbudgeten är mer begränsad måste du fördela uppgifter till resurser och använda ett mer försiktigt förhållningssätt till resursfördelning. Du behöver också hålla bättre koll på resursutnyttjandet. Det finns en mängd olika mätvärden för resursutnyttjande som är användbara för att förstå om resurserna är fullt optimerade.

2. Spara tidigare data om resursplaner för analys

Att spara data från tidigare eller liknande projekt underlättar resursplaneringen för framtida projekt. Tidigare data bör dokumenteras och analyseras, inklusive ändringar som gjorts, omfördelning av resurser, uppgifter och nedlagd tid.

3. Använd programvara för resurshantering

Rätt programvaruverktyg för resurshantering ger hela teamet bättre åtkomst och fler möjligheter till samarbete. Även om kalkylark kan vara ett kostnadseffektivt alternativ för att följa upp resurser är det inte alltid det bästa alternativet för större team. Om du behöver ett kostnadseffektivt alternativ finns det gott om kostnadsfria verktyg för resurshantering eller programvara med öppen källkod för resurshantering på marknaden.

Verktyg för resursplanering

Att använda programvara för resursfördelning kan också hjälpa till att hantera några av de vanligaste utmaningarna inom resursplanering genom att:

• Möjliggöra kommunikation i appen för att hålla koll på teamets kommunikation och ändringar som gjorts i planerna
• Ge uppdateringar och ändringar i realtid
• Bespara företaget behovet av att införa anpassade diagram eller dyra ERP-system

Här är min lista över den bästa programvaran för resurshantering som kan hjälpa dig att komma igång med din sökning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Bäst för resursplanering med ekonomisk överblick
2. 2. Saviom — Bäst för resursplanering och kapacitetshantering
3. 3. Productive — Bäst för resursplanering och kapacitetsprognoser
4. 4. Scoro — Bäst för prognostisering av teamets resursutnyttjande
5. 5. Kantata — Bäst för personcentrerad resursplanering
6. 6. Runn — Bäst för kapacitetsplanering i realtid för team
7. 7. Wrike — Bäst för skalbarhet
8. 8. Resource Guru — Bäst för resursöverblick med värmekartor
9. 9. monday AI Workspace — Bäst för enkel planering av arbetsbelastning
10. 10. Microsoft Project — Bäst för Microsoft-användare

Vad händer härnäst?

Har du fler frågor om resursplaner? Delta i samtalet i Slack tillsammans med hundratals andra digitala projektledare med DPM-medlemskapet!

Redo att förbättra hur du hanterar projektets resurser? Ta en titt på dessa främsta kurser i resurshantering.