Fluxo de trabalho vs. Processo: 5 diferenças fundamentais e 5 semelhanças
A magia dos fluxos de trabalho: Um fluxo de trabalho envolve uma sequência estruturada de atividades destinada a concluir uma tarefa específica de forma eficiente.
A missão dos processos: Um processo empresarial envolve várias tarefas alinhadas para alcançar um objetivo organizacional abrangente, centrando-se em resultados estratégicos e não em tarefas individuais.
Táticas para as tarefas: Compreender a distinção entre fluxos de trabalho e processos ajuda a conceber sistemas que gerem eficazmente as tarefas para cumprir objetivos empresariais mais abrangentes.
No que diz respeito à gestão de processos empresariais (BPM), é importante compreender as diferenças fundamentais entre um fluxo de trabalho e um processo. Por um lado, um fluxo de trabalho é uma sequência específica de atividades utilizada para realizar uma determinada tarefa. Um processo empresarial, por outro lado, é uma série de tarefas utilizadas para alcançar um objetivo organizacional.
O que é um fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho é utilizado para otimizar uma série de passos que simplifica a conclusão de uma determinada tarefa.
Um fluxo de trabalho serve para eliminar estrangulamentos e simplificar as tarefas operacionais da empresa, tornando-as mais simples, alcançáveis e fáceis de acompanhar. Um fluxo de trabalho é semelhante a uma receita para um prato que faz parte de uma refeição maior, garantindo que o prato possa ser preparado através de uma sequência de passos que qualquer pessoa pode seguir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
O que é um processo?
Um processo, utilizando a analogia da receita apresentada acima, é o plano de alto nível para toda a refeição e para cada prato dessa refeição. Sem um processo orientador para direcionar o fluxo de trabalho, cada receita pode ser deliciosa por si só, mas os pratos não se conjugarão para criar a experiência de uma refeição satisfatória.
De forma mais simples, um processo empresarial reúne o conjunto de tarefas, membros da equipa, fluxo do processo e ferramentas necessários para concluir um projeto. Um processo deve consistir em vários fluxos de trabalho bem organizados que reduzam a dificuldade de concluir tarefas normalmente demoradas.
Fluxo de trabalho vs. processo: diferenças & semelhanças
Existem diferenças fundamentais e semelhanças importantes entre processos e fluxos de trabalho. Existe uma sobreposição considerável entre os dois, mas descobrirá que ambos são essenciais quando se trata de fluxos de trabalho de gestão de projetos.
Segue-se uma tabela que apresenta as principais diferenças e semelhanças entre fluxo de trabalho e processo:
| Fluxo de trabalho | Processo | Semelhanças | |
|---|---|---|---|
| Objetivos | Simplificar, reduzindo o tempo gasto em tarefas individuais | Conclusão, terminar projetos de forma eficiente e eficaz | A automatização pode ajudar ambos a ter sucesso na gestão de projetos |
| Âmbito | Nível micro, orientado para tarefas | Nível macro, orientado para projetos | As aplicações e ferramentas ajudam a gerir tanto o nível micro como o macro |
| Foco | Automatização, otimização do percurso mais rápido entre tarefas | Aprovação, garantindo que as tarefas são concluídas para aproximar os projetos da conclusão | Os dados são a base de ambos para melhorar e reforçar o foco de cada um |
| Estratégia | Tática, divide as tarefas e define o percurso mais rápido para realizar todas as tarefas numa sequência | Mapeamento de processos, define o que será necessário para concluir um projeto | É fundamental para ambas as estratégias contar com gestores de projeto em cada etapa |
| Modelos | Dependente, os fluxos de trabalho só funcionam com modelos bem definidos | Independente, os processos podem funcionar sem modelos para concluir projetos | Com ou sem modelos, automatização ou estratégia, tanto os fluxos de trabalho como os processos são necessários para empresas rentáveis |
Leia sobre as diferenças entre BPM e fluxos de trabalho aqui e sobre as diferenças entre software de gestão de projetos e software de automatização de fluxos de trabalho aqui.
Diferenças
1. Objetivos: simplificação vs. conclusão
O objetivo do desenho de fluxos de trabalho é reduzir as dificuldades associadas a tarefas demoradas, normalmente com a ajuda da automatização de processos empresariais ou da automatização de fluxos de trabalho. No entanto, o objetivo dos processos empresariais é alcançar os objetivos do projeto e concluí-lo da forma mais eficiente e eficaz possível.
2. Âmbito: micro vs. macro
O âmbito e a sequência de um fluxo de trabalho são reduzidos ao nível micro, uma vez que os fluxos de trabalho se destinam a ajudar a gerir detalhes e passos individuais (por vezes com diagramas de fluxos de trabalho). Isto ajuda a garantir que todos os passos são concluídos de forma fácil e rápida. Um exemplo de um fluxo de trabalho é o conjunto de tarefas associado ao envio de uma carta de proposta a um novo funcionário. Em contrapartida, um processo empresarial é todo o processo de contratação de um funcionário, desde a entrevista até à integração.
3. Foco: automatização vs. aprovação
O foco de um fluxo de trabalho está na utilização de plataformas de automatização de processos para garantir um processo fluido e eficaz. Entretanto, a gestão de processos empresariais está centrada no processo de aprovação necessário para concluir projetos para a empresa como um todo, fazendo avançar as várias partes do projeto da forma mais rápida e eficaz possível.
4. Estratégia: Tática vs Mapeamento de Processos
A estratégia envolvida nos fluxos de trabalho é de natureza tática. Utilizando o nosso exemplo de um fluxo de trabalho para recursos humanos, os fluxos de trabalho decompõem todas as tarefas envolvidas, desde as ordens de compra para novos funcionários até ao encaminhamento das questões de integração dos funcionários para as partes interessadas adequadas (ou para o manual do funcionário). Em contrapartida, os processos empresariais implementam estratégias de mapeamento de processos para definir o que será necessário para concluir um projeto de maior dimensão.
5. Modelos: Dependentes vs Independentes
Os fluxos de trabalho e o software de automatização de fluxos de trabalho dependem de modelos e de tarefas passo a passo. Os processos, contudo, tendem a ser mais orgânicos. Embora muitos processos avancem do passo 1 para o passo 2, alguns processos permitem ignorar passos com base nos casos de utilização, nas novas necessidades dos clientes ou em qualquer número de fatores que possam afetar o projeto.
Semelhanças
1. Ambos Beneficiam da Automatização
Embora os fluxos de trabalho digitais exijam praticamente ferramentas de automatização, tanto os processos empresariais como os fluxos de trabalho beneficiam da utilização da automatização.
O software de automatização de fluxos de trabalho minimiza o tempo despendido numa série de tarefas. O software de automatização de processos empresariais, por outro lado, centra-se mais numa visão geral do projeto (por exemplo, uma ferramenta como o Onspring) como um todo e permite processos de aprovação rápidos e simples para fazer avançar o projeto de forma eficiente.
2. Ambos Dispõem de uma Grande Variedade de Aplicações e Ferramentas
Muitas aplicações de fluxos de trabalho centram-se na gestão de fluxos de trabalho sem código, mas muitas aplicações também podem ser utilizadas para processos empresariais.
Embora as ferramentas de automatização de fluxos de trabalho possam fazer avançar automaticamente as tarefas ao longo de um processo em segundo plano, estas aplicações também disponibilizam frequentemente atualizações de notificações para gestores de projetos, dados e painéis de controlo otimizados, informações sobre casos de utilização com base na evolução dos fluxos de trabalho e software de fluxos de processos simplificado para mapear, monitorizar e aperfeiçoar visualmente a sequência de tarefas.
Estas são as minhas escolhas para o melhor software de gestão de fluxos de trabalho.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Ambos Têm Sucesso Quando Apoiados por Dados
Por falar em dados, tanto os fluxos de trabalho como os processos só têm sucesso quando são sustentados por resultados baseados em dados.
Só é possível automatizar passos de um fluxo de trabalho quando se compreende totalmente onde as tarefas demoradas podem ser otimizadas e onde passos inteiros podem ser eliminados. Do mesmo modo, os processos empresariais só podem ser simplificados quando os dados sustentam que os projetos podem ser concluídos de forma mais eficiente com as correções adequadas.
4. Ambos Exigem Membros da Equipa de Gestão de Projetos
Algumas pessoas podem pensar que a automatização dos fluxos de trabalho eliminaria a necessidade de gestão de projetos, mas tanto os fluxos de trabalho como os processos exigem a participação de membros da equipa de gestão de projetos ao longo de todo o projeto.
Os gestores de projetos são essenciais para desenvolver a sequência de atividades necessária para fluxos de trabalho eficazes, recorrendo frequentemente a software empresarial de fluxos de trabalho para automatizar tarefas repetitivas e melhorar a eficiência. Do mesmo modo, um processo empresarial requer a supervisão de alguém que possa ajustar os fluxos de trabalho e os processos com base nos requisitos necessários para levar um projeto à sua conclusão.
5. Ambos são cruciais para o sucesso de uma empresa
Por necessidade, quase todas as empresas têm um processo. Os projetos, de qualquer tipo, têm de ser concluídos para que uma empresa possa funcionar. No entanto, para que uma empresa seja bem-sucedida e prospere, também precisa de ter fluxos de trabalho que garantam que as tarefas dos projetos possam ser concluídas de forma atempada, organizada e repetível.
Tipos de software de automatização de fluxos de trabalho e processos
Existem várias soluções de software para automatizar fluxos de trabalho e processos, cada uma adaptada a diferentes necessidades empresariais:
1. Software de automatização de fluxos de trabalho
O software de automatização de fluxos de trabalho aumenta a eficiência ao automatizar tarefas específicas. Os principais tipos incluem:
- Ferramentas de automatização baseadas em regras – Executam ações predefinidas com base numa lógica de "se isto, então aquilo" para tarefas repetitivas.
- Plataformas centradas na integração – Ligam diferentes aplicações para simplificar o fluxo de dados e a automatização.
- Sistemas centrados em tarefas humanas – Gerem fluxos de trabalho que requerem supervisão humana, garantindo a conclusão das tarefas.
2. Software de automatização de processos
O software de automatização de processos otimiza processos empresariais completos em vários fluxos de trabalho. Os principais tipos incluem:
- Automatização Robótica de Processos (RPA) – Utiliza bots para automatizar tarefas repetitivas e de elevado volume.
- Sistemas de Gestão de Processos Empresariais (BPM) – Disponibilizam ferramentas para modelar, automatizar e analisar processos complexos (estes são apenas alguns dos principais benefícios do software BPM).
- Automatização inteligente de processos (IPA) – Combina RPA com IA/ML para tarefas de tomada de decisão, como o atendimento ao cliente.
Se não tiver a certeza de qual é o melhor tipo de solução de automatização para a sua empresa, cursos de automatização de processos empresariais estruturados podem ajudá-lo a compreender as ferramentas, quando as utilizar e como conceber estratégias de automatização alinhadas com os seus objetivos.
Os fluxos de trabalho ou os processos são mais comuns na gestão de projetos?
Embora os processos sejam mais comuns na gestão de projetos do que os fluxos de trabalho, isso deve-se apenas ao facto de ter pelo menos um processo claramente definido para concluir projetos ser o requisito mínimo para que uma empresa continue a funcionar.
Se a sua empresa está a considerar a gestão de projetos e se é gestor de projetos, provavelmente está mais preocupado com os fluxos de trabalho (e em ter mais fluxos de trabalho). Também estará provavelmente interessado em otimizar os seus fluxos de trabalho tanto quanto possível. Isto deve-se ao facto de os fluxos de trabalho tornarem os processos empresariais mais fluidos, replicáveis e muito mais eficientes.
Em última análise, porém, precisa de processos empresariais de elevada qualidade e de fluxos de trabalho eficientes para manter um sistema de gestão de projetos saudável e rentável.
Como criar um sistema empresarial
Agora que conhece a diferença entre fluxos de trabalho e processos, também é importante saber como integrar ambos num sistema empresarial abrangente. Em conjunto, os fluxos de trabalho e os processos criam um sistema empresarial simplificado e repetível, que melhora o desempenho operacional e apoia o crescimento a longo prazo.
Eis alguns dos primeiros passos para estabelecer um sistema empresarial poderoso:
- Identificar as atividades empresariais essenciais: Enumere as principais atividades que impulsionam o sucesso da empresa, incluindo operações, interações com clientes, desenvolvimento de produtos e tarefas administrativas. Esta base garante que o sistema apoia as funções essenciais.
- Mapear os processos: Desenvolva mapas de processos de alto nível para visualizar a sequência de tarefas necessária para cada função empresarial essencial. Isto ajuda a identificar ineficiências e dependências.
- Detalhar os fluxos de trabalho dos processos: Divida cada processo em fluxos de trabalho detalhados, definindo as tarefas passo a passo, as partes responsáveis e os pontos de decisão, para melhorar a clareza e a responsabilização.
- Documentar os procedimentos e as normas: Crie procedimentos operacionais normalizados (SOPs) detalhados para garantir a consistência. Uma documentação clara serve de referência para a formação e a execução operacional.
- Implementar ferramentas e automatização: Tire partido de software de gestão de projetos, ferramentas de automatização de fluxos de trabalho e plataformas de comunicação para melhorar a eficiência, reduzir o trabalho manual e reforçar a colaboração.
- Formar e capacitar os membros da equipa: Garanta que os colaboradores compreendem o sistema empresarial e o seu papel no mesmo. Incentive o feedback e a adaptabilidade para promover a melhoria contínua.
- Monitorizar, avaliar e otimizar: Avalie regularmente o desempenho do sistema utilizando métricas essenciais, feedback dos colaboradores, auditorias aos processos e análise de fluxos de trabalho. Ajuste os fluxos de trabalho e os processos conforme necessário para manter a eficiência e a escalabilidade.
Obtenha mais informações sobre a gestão de fluxos de trabalho
Agora que compreende melhor as diferenças entre fluxo de trabalho e processo, talvez queira aprofundar todos os aspetos relacionados com os fluxos de trabalho de gestão de projetos. Temos um guia de 6 passos com boas práticas que pode ajudá-lo a começar a fazer exatamente isso!
