Como Utilizar o Asana para a Gestão de Projetos
Utilizar o Asana para a gestão de projetos
O Asana é uma plataforma de gestão do trabalho que ajuda os gestores de projetos em empresas SaaS B2B a organizar, acompanhar e coordenar os esforços das equipas em vários projetos. Fornece fluxos de trabalho estruturados, atribuição de tarefas e visibilidade sobre o progresso dos projetos, para que as equipas possam cumprir os prazos e as partes interessadas se mantenham informadas. Os gestores de projetos utilizam o Asana para substituir e-mails e folhas de cálculo dispersos por um sistema centralizado onde o trabalho acontece num só lugar.
Pré-requisitos e requisitos de configuração
Antes de utilizar o Asana para a gestão de projetos, certifique-se de que dispõe de:
- Uma conta Asana com permissões para criar projetos (disponível em todos os planos)
- Membros da equipa convidados para o seu espaço de trabalho do Asana
- Uma compreensão clara dos objetivos do projeto, dos resultados a entregar e da estrutura da equipa
Não são necessários módulos adicionais nem planos avançados para começar a gerir projetos, embora algumas funcionalidades de automatização e elaboração de relatórios exijam planos pagos.
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Como o Asana apoia a gestão de projetos
O Asana permite gerir projetos através de projetos, tarefas e linhas cronológicas que estruturam o trabalho em equipa. Os gestores de projetos utilizam os projetos como contentores para trabalhos relacionados, dividindo-os em tarefas com responsáveis, datas de conclusão e dependências. A plataforma disponibiliza várias vistas (lista, quadro, linha cronológica e calendário), para que as equipas possam visualizar o trabalho no formato que melhor lhes convém. Os campos personalizados, as dependências entre tarefas, os marcos e as atualizações de estado ajudam os gestores a acompanhar o progresso e a comunicar com as partes interessadas sem saírem da plataforma.
Como gerir projetos no Asana
Criar o seu projeto
Crie um novo projeto clicando no botão laranja "+", selecionando "Projeto" e escolhendo um modelo ou começando com um projeto em branco.
Configurar as definições do projeto
Dê um nome ao projeto, escolha um esquema de lista ou quadro, defina as definições de privacidade e adicione membros da equipa.
Adicionar as suas tarefas
Adicione tarefas clicando em "Adicionar tarefa" por baixo de cada secção e atribuindo um nome a cada resultado a entregar ou item de ação.
Incluir detalhes da tarefa
Adicione descrições, anexe ficheiros e inclua contexto no painel de detalhes da tarefa, para que os responsáveis tenham tudo o que precisam.
Atribuir responsáveis e prazos
Atribua cada tarefa a um membro da equipa e defina datas de conclusão para estabelecer a sua cronologia.
Configurar dependências
Crie dependências abrindo uma tarefa, clicando nos três pontos e selecionando "Marcar como dependente de".
Visualizar a sua cronologia
Mude para a vista Linha cronológica para visualizar o seu calendário, definir marcos e identificar potenciais conflitos.
Acompanhar informações personalizadas
Utilize campos personalizados para acompanhar a prioridade, o estado ou outras informações específicas do projeto.
Comunicar o progresso
Publique atualizações do estado a partir do cabeçalho do projeto para manter as partes interessadas informadas sobre o progresso.
Monitorizar e ajustar
Monitorize a conclusão e ajuste as atribuições, as datas e as prioridades à medida que o projeto evolui.
Como é o sucesso
Configurou com sucesso a gestão de projetos na Asana quando o seu projeto contém todas as tarefas necessárias, com responsáveis e datas de conclusão claros, as dependências refletem a sequência real do trabalho e os membros da equipa conseguem ver aquilo por que são responsáveis. A vista de cronograma apresenta um calendário realista com o mínimo de conflitos, e as partes interessadas recebem atualizações regulares do estado através do feed do projeto. As tarefas avançam pelas etapas do seu fluxo de trabalho à medida que o trabalho progride, e pode responder a perguntas como "qual é o estado?" consultando o projeto, em vez de contactar as pessoas individualmente para obter atualizações.
Erros comuns e dicas profissionais
Erros comuns:
- Criar demasiadas subtarefas em vez de manter estruturas de tarefas simples e fáceis de consultar
- Esquecer-se de definir dependências, o que provoca conflitos de calendarização e falhas nas transições
- Não utilizar secções ou campos personalizados para organizar as tarefas, o que dificulta a navegação em projetos grandes
- Ignorar as atualizações regulares do estado, deixando as partes interessadas sem informação sobre o progresso ou os impedimentos
Dicas profissionais:
- Utilize modelos de projeto para tipos de projeto recorrentes, de modo a poupar tempo na configuração e manter a consistência
- Configure regras ou automatizações para mover automaticamente as tarefas entre secções quando o estado mudar
- Crie um resumo do projeto no separador de visão geral para que todos compreendam os objetivos e o contexto
- Adicione etiquetas às tarefas com campos personalizados para filtrar e criar relatórios em vários projetos
Perguntas frequentes sobre a utilização do Asana para gestão de projetos
Posso gerir vários projetos ao mesmo tempo no Asana?
Sim, pode criar e gerir um número ilimitado de projetos no Asana. Utilize portefólios para agrupar projetos relacionados e acompanhar o respetivo estado coletivo numa única vista. Isto ajuda-o a monitorizar várias iniciativas sem ter de alternar constantemente entre separadores de projetos.
Como acompanho o tempo ou os orçamentos no Asana?
O Asana não inclui acompanhamento de tempo ou gestão de orçamentos integrados, mas pode utilizar campos personalizados para acompanhar manualmente as estimativas e os valores reais. Para necessidades avançadas, integre o Asana com ferramentas de acompanhamento de tempo, como o Harvest ou o Clockify, através das integrações nativas.
O que acontece quando não é cumprido o prazo de uma tarefa?
O Asana destaca as tarefas atrasadas a vermelho e apresenta-as no topo das vistas relevantes. Terá de ajustar manualmente a data de conclusão ou marcar a tarefa como concluída. Configure regras para receber uma notificação quando as tarefas ficarem atrasadas, para poder resolver rapidamente os atrasos.
As partes interessadas externas podem ver as atualizações do projeto?
Sim, pode convidar colaboradores externos como convidados para projetos específicos sem lhes dar acesso a todo o seu espaço de trabalho. Apenas verão os projetos aos quais foram adicionados e poderão comentar, ver tarefas e receber atualizações.
Como lido com alterações ao âmbito ou ao calendário do projeto?
Ajuste diretamente no projeto as tarefas, as datas e as dependências à medida que forem ocorrendo alterações. Utilize a vista de cronograma para arrastar as tarefas para novas datas e ver os efeitos consequentes. Publique uma atualização de estado a explicar a alteração, para que a sua equipa e as partes interessadas compreendam o impacto.
Saiba mais sobre o Asana
O Asana permite fazer muito mais do que gerir projetos individuais — pode ajudar a sua equipa a coordenar o trabalho entre portefólios, automatizar fluxos de trabalho repetitivos e obter visibilidade sobre as prioridades da organização. Saiba como o Asana pode acompanhar o crescimento das necessidades da sua equipa visitando asana.com ou falando com a equipa do Asana sobre funcionalidades avançadas, como a gestão da carga de trabalho, os objetivos e os relatórios personalizados.
