Como realizar uma retrospectiva de projeto eficaz

Enquanto um dos principais eventos ágeis, ou cerimónias, os gestores de projeto utilizam as retrospetivas para avaliar a forma como a equipa está a trabalhar em conjunto e melhorar o seu processo. O gestor de projeto deve criar um espaço seguro para que possam ser partilhados comentários abertos e honestos (e possivelmente desagradáveis) durante a sessão.

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Porque são importantes as retrospetivas de projeto?

Uma retrospetiva bem-sucedida irá melhorar os processos do seu projeto e aumentar a probabilidade de sucesso em projetos futuros. Eis algumas outras razões pelas quais as retrospetivas de projeto são importantes:

• Melhoria contínua: A equipa pode refletir sobre o que correu bem e o que não correu. Aprenda com os erros e identifique os êxitos que pretende replicar. À medida que faz alterações aos seus processos e fluxos de trabalho com base nisto, a equipa irá melhorar e trabalhar melhor em conjunto ao longo do tempo.
• Melhor criação de relações na equipa e trabalho em equipa: A retrospetiva é uma oportunidade para a equipa criar laços. É um espaço seguro onde os seus elementos fornecem comentários construtivos e descobrem como colaborar melhor no futuro. Utilize também as retrospetivas para celebrar as conquistas, pois isso melhora o moral e a motivação da equipa.
• Melhor resolução de problemas: A equipa pode resolver os desafios e impedimentos que enfrentou durante o projeto e analisar como pode resolver desafios semelhantes em projetos futuros. Pode também partilhar boas práticas, melhorando o conhecimento coletivo.
• Maior responsabilização: Ao reunir a equipa para discutir o que correu mal, as retrospetivas reforçam a responsabilização e incentivam os membros da equipa a assumir a responsabilidade pelo seu trabalho. Não atribua culpas pelos erros e concentre-se no que precisa de mudar para evitar os mesmos erros no futuro.
• Melhor planeamento do projeto: Documentar os riscos, as premissas do projeto, os impedimentos e outros problemas que ocorreram durante o projeto irá garantir que pode ter esses aspetos em conta nos planos de projeto de projetos futuros.

Como realizar retrospetivas de projeto

Vejamos alguns passos práticos e conselhos sobre como facilitar uma sessão de retrospetiva eficaz para o seu projeto.

Passo 1: Criar uma cultura de confiança

Pode ser difícil levar as pessoas a serem abertas e a fornecerem comentários. É ainda mais difícil fazê-lo quando existe desconfiança entre a equipa do projeto e as partes interessadas. 

• No passado, os comentários foram criticados? 
• Os membros da equipa sentiram-se intimidados ao partilhar ideias e comentários? 
• Depois de os comentários serem partilhados, foram tomadas medidas negativas que poderiam ser consideradas punitivas (por exemplo, retirar determinadas regalias)? 
• Foi atribuído algum culpado quando foram descobertos problemas? 

Se respondeu sim a alguma destas perguntas, estas são razões claras pelas quais pode existir desconfiança e relutância em ser aberto.

Então, como conseguir que as pessoas sejam abertas e partilhem comentários? Como criar uma cultura de confiança e fazer com que as pessoas sintam que estão num espaço seguro?

Pode experimentar o seguinte:

• Incentive uma comunicação aberta e honesta: Garanta que a sua equipa sente que é valorizada e apreciada. Estará mais disposta a abrir-se e a partilhar se souber que não será ignorada nem marginalizada.
• Crie oportunidades de colaboração: Estas podem ser reuniões diárias para verificar o estado do projeto ou tarefas não relacionadas com o projeto, como uma atividade de formação de equipas. Se forem dadas oportunidades de colaboração às pessoas, estas sentir-se-ão mais confortáveis a comunicar.
• Faça dos comentários parte da cultura da equipa: Em projetos de desenvolvimento de software, é comum os membros da equipa terem o seu código revisto por outros elementos da equipa como parte do processo regular de desenvolvimento. Procure oportunidades para fazer algo semelhante no seu projeto e para que a equipa dê e receba comentários positivos e negativos regularmente.

Passo 2: Determine que tipo de comentários gostaria de recolher

Acontecem muitas coisas durante um projeto e, como tal, existe uma grande oportunidade para recolher um amplo espetro de comentários durante uma retrospetiva. Isto é positivo, mas também pode ser avassalador.

Ao planear uma retrospetiva, defina o âmbito dos comentários que gostaria de receber dos participantes. 

Tente definir alguns temas sobre os quais gostaria de recolher comentários, tais como:

• Desempenho da equipa: Como foi o desempenho da equipa durante o projeto? Os prazos foram cumpridos? O trabalho teve qualidade?
• Comunicação e envolvimento das partes interessadas: A informação foi partilhada com as pessoas certas, no momento certo e utilizando as ferramentas certas? Foi partilhada informação a mais ou a menos?
• Resultado final do projeto: O resultado final do projeto correspondeu às expectativas das partes interessadas? Porquê ou porque não?
• Processos e ferramentas do projeto: Algum processo ajudou ou prejudicou o desempenho do projeto? Faltavam processos ou havia processos em excesso? As ferramentas ágeis utilizadas no projeto foram úteis ou prejudiciais?

Passo 3: Reserve um horário específico para a retrospetiva do projeto

Reserve e agende uma retrospetiva num horário específico para a avaliação do projeto. Se possível, tente agendá-la e enviar convites no calendário (ou compromissos de «reserve a data») com algumas semanas de antecedência.

Da mesma forma, ao agendar a sua retrospetiva, envie também a agenda juntamente com o convite (ao qual chegaremos em breve).

Inclua também no convite quaisquer expectativas para os participantes (por exemplo, se os participantes tiverem de concluir tarefas antes da reunião, como transferir uma ferramenta de software específica).

Agenda da reunião de retrospetiva do projeto

Uma retrospetiva não tem de ser uma atividade extremamente complicada. O objetivo de uma retrospetiva do projeto é obter comentários sobre o projeto para fazer melhorias contínuas nos seus próximos projetos. 

Assim, apresentamos de seguida um exemplo de agenda que pode ser utilizado e adaptado com base na duração da sessão:

1. Boas-vindas e introdução: Dê as boas-vindas aos participantes na sessão, apresente o facilitador e indique o objetivo e as metas da sessão
2. Visão geral de como será recolhido o feedback: Forneça um breve resumo de como será recolhido o feedback durante a sessão (oralmente, por escrito, de forma híbrida, anónima, etc.) e de que ferramentas serão utilizadas (um quadro branco virtual, uma discussão em mesa-redonda, etc.)
3. Reveja quaisquer regras de participação na sessão: Informe os participantes sobre quaisquer regras básicas (por exemplo: o feedback deve ser construtivo e honesto, deve incluir feedback positivo e negativo, etc.)
4. Recolha o feedback: Registe o feedback que pretende recolher utilizando a ferramenta escolhida.
5. Reveja o feedback com os participantes: Reveja todo o feedback recolhido (o bom, o mau e o assim-assim). Durante esta parte da sessão, o feedback deve ser apenas apresentado. As perguntas e a discussão sobre pontos específicos do feedback devem ser limitadas (isto serve para garantir que tem a oportunidade de rever todo o feedback e que o tempo não é gasto em 1 ou 2 itens)
6. Discuta o feedback e as perguntas: Recolha as ideias, opiniões e respostas dos participantes. Concordam com o feedback? Há informações ou contexto adicionais que devam ser partilhados? Discuta e registe os resultados.
7. Defina ações e próximos passos para introduzir melhorias: Com base no feedback, faça um brainstorming de conclusões e ações que a equipa do projeto possa implementar para introduzir melhorias. Para problemas recorrentes ou complexos, considere realizar uma rápida análise da causa-raiz para investigar por que motivo o problema está a ocorrer. Peça voluntários para assumirem a responsabilidade por quaisquer ações de acompanhamento ou itens de melhoria.
8. Resuma o feedback e as melhorias: Antes de terminar a sessão, faça um breve resumo e destaque o feedback registado nas notas da reunião, bem como quaisquer próximos passos ou ações que serão realizados.
9. Agradecimento e encerramento da sessão: Agradeça aos participantes pelo seu tempo e feedback. Partilhe os detalhes de quaisquer sessões de acompanhamento que possam ser agendadas. Do mesmo modo, partilhe informações sobre onde será armazenado o feedback recolhido durante a sessão e se estará disponível para os participantes mais tarde (por exemplo, numa pasta partilhada do Google Drive).

O que se segue?

Saiba mais sobre os princípios ágeis que orientam as retrospectivas e sobre o Manifesto Ágil original que estabeleceu estes princípios, e torne-se membro do DPM para ter acesso a conversas no Slack sobre agilidade (e muito mais) com centenas de outros gestores de projetos digitais!