Um Guia para Principiantes sobre Software de Automatização de Fluxos de Trabalho
Todos já sentimos a dificuldade de ter de introduzir manualmente informações de uma folha de cálculo do Excel ou de realizar qualquer outra tarefa manual. Enquanto permanece sentado, frustrado com a quantidade de tempo desperdiçado, pergunta-se se haverá uma forma melhor. Neste artigo, explicarei o que é o software de automatização de fluxos de trabalho e como pode utilizá-lo para eliminar essa frustração.
De acordo com um relatório recente da Zapier, 65% dos trabalhadores do conhecimento sentem menos stress porque automatizaram tarefas manuais. Desde o stress de ter de realizar tarefas manuais até ao stress causado pelos erros, que acontecem frequentemente, uma plataforma de automatização de fluxos de trabalho pode ajudar a eliminar ineficiências.
Por isso, quero falar sobre a automatização de fluxos de trabalho, o que a automatização pode fazer pelos seus projetos e algumas ferramentas que podem ajudá-lo a começar o caminho para a felicidade. Se já tem experiência com fluxos de trabalho, talvez queira avançar diretamente para a pergunta à qual procura responder. Caso contrário, comecemos por definir o que é um fluxo de trabalho.
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O que é um fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho é uma série de passos que descrevem como as pessoas realizam o trabalho do início ao fim. Seguir estes passos exatamente pela mesma sequência produz o mesmo resultado de cada vez. Por isso, é comum representar visualmente os fluxos de trabalho através de diagramas de fluxos de trabalho, que podem ser criados manualmente ou utilizando software de diagramas de fluxos de trabalho. Este diagrama pode ajudá-lo a identificar e acompanhar cada passo ou tarefa do projeto à medida que este avança em direção aos resultados pretendidos.
Exemplos de fluxos de trabalho:
- Como criar materiais para as redes sociais
- Integração de um novo funcionário
- Autorização de um pedido de viagem
- Fluxos de trabalho de aprovação de documentos
E a automatização de fluxos de trabalho?
Agora que tem um diagrama de fluxo de trabalho que apresenta claramente os diferentes passos envolvidos, está na altura de passar ao nível seguinte. A automatização de fluxos de trabalho exige que crie regras para estes passos. Estas regras irão determinar como as tarefas humanas, os documentos ou os dados serão encaminhados dentro do fluxo.
A automatização de fluxos de trabalho na gestão de projetos pode ser utilizada para automatizar fluxos de trabalho e processos como criar listas de tarefas, atribuir tarefas aos membros da equipa, acompanhar o progresso e enviar lembretes. Além disso, a automatização de fluxos de trabalho também pode ser utilizada para criar relatórios e acompanhar os custos dos projetos.
As regras da automatização de fluxos de trabalho consistem sobretudo em declarações do tipo se-então, que abrangem os caminhos alternativos que a informação pode seguir. Depois de determinadas as regras, estamos prontos para introduzir estas informações num software de automatização de processos.
Exemplos de automatização de fluxos de trabalho incluem
- Gerir atividades relacionadas com a gestão de tarefas, como atribuir itens de trabalho à pessoa responsável pelo passo seguinte.
- Mensagens de notificação que recebe no Slack, mas que têm origem num CRM, ERP ou noutra ferramenta.
- Sincronização de dados que ocorre depois de receber uma submissão de formulário, como criar um registo num CMS.
O que é um software de automatização de fluxos de trabalho?
O software de automatização de fluxos de trabalho é uma solução digital de baixo código ou sem código que permite automatizar tarefas e concluí-las sem necessidade de intervenção humana. O software de automatização inteligente de processos inclui normalmente:
- Um construtor com funcionalidade de arrastar e largar que ajuda a simplificar a automatização de processos empresariais
- Um sistema de notificações onde pode configurar a apresentação de informações na aplicação ou alertas por e-mail
- Uma lista de acionadores que pode utilizar para orientar a tomada de decisões.
- Registos de auditoria onde pode consultar os passos realizados em cada fluxo
Existem também ferramentas de software especializadas na automatização de fluxos de trabalho com IA que combinam as funcionalidades acima com a utilização de inteligência artificial nos fluxos de trabalho.
Quais são as vantagens do software de automatização de fluxos de trabalho?
As vantagens de um sistema de automatização de fluxos de trabalho incluem:
- Poupar tempo. As ferramentas de automatização de processos digitais poupam tempo porque simplificam processos manuais com tarefas repetitivas, como a introdução de dados a partir de folhas de cálculo. Depois, basta definir as regras que irão criar um fluxo previsível. Por fim, executam as tarefas por si, libertando o tempo que teria despendido a fazê-lo.
- Aumentar a produtividade. As regras que definir farão com que a informação flua sem problemas através de diferentes etapas. Também pode utilizar a IA na automatização de fluxos de trabalho para definir estas regras. Isto reduz o tempo necessário para que alguém intervenha, por exemplo, para encaminhar comunicações ou fazer acompanhamentos manualmente.
Poder automatizar coisas como datas de acompanhamento e notificações vale muito tempo e energia mental. Não tem de voltar a pensar nisso.
Pense num processo de aprovação que envolva várias partes interessadas. Se o sistema tratar da entrega do recurso para revisão, pode concentrar-se noutras tarefas mais importantes.
- Minimizar os erros. E, por erros, referimo-nos a erros humanos. É sabido que a introdução manual de dados conduz a enganos, e estes aumentam à medida que aumenta o volume de trabalho.
- Poupar dinheiro. Libertar alguém das suas tarefas graças à automatização permite-lhe poupar dinheiro, especialmente se pagar aos recursos à hora.
- Eliminar estrangulamentos. Os recursos humanos (ou seja, as pessoas) podem tornar-se um ponto de bloqueio em qualquer fluxo de trabalho se não forem suficientemente rápidos ou se parecerem nunca conseguir aceder à informação atempadamente. Pense apenas no Brad, que está há uma semana sem responder ao seu último e-mail. O software de automatização enviaria uma notificação ao Brad todos os dias até ele concluir a tarefa e a enviar para a etapa seguinte.
Se este artigo o fez pensar em como automatizar os seus fluxos de trabalho de forma mais eficaz, poderá beneficiar da realização de alguns cursos de automatização de processos empresariais para aprofundar os seus conhecimentos e descobrir novas formas de simplificar as suas operações.
Quais são alguns exemplos de ferramentas de automatização de fluxos de trabalho que devo escolher?
Existem diferentes ferramentas de fluxos de trabalho para diferentes casos de utilização. Poderá até precisar de algo como ferramentas de orquestração de fluxos de trabalho se estiver a tentar automatizar fluxos de trabalho complexos que abrangem várias equipas. No entanto, apresentamos aqui uma lista de opções provisórias que pode analisar enquanto procura uma solução de automatização capaz de começar a encaminhar informação de acordo com o seu processo de fluxo de trabalho.
Se quiser obter mais informações sobre estas ferramentas baseadas na nuvem, os preços do software de fluxos de trabalho, as principais funcionalidades do software de fluxos de trabalho e a forma como podem ajudá-lo a criar regras empresariais, automatizar um processo empresarial e estabelecer ligação a outras ferramentas através de integrações de API, consulte a lista do melhor software de automatização de fluxos de trabalho.
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Leia mais: Quer saber como pode implementar melhor a orquestração de fluxos de trabalho na sua empresa? Consulte o nosso guia sobre orquestração de fluxos de trabalho.
A automatização de fluxos de trabalho veio para ficar
Considero a gestão de fluxos de trabalho como parte da transformação digital de uma empresa. Adotar a automatização é adotar a eficiência dos fluxos de trabalho e percorrer essa linha ténue entre aquilo que os robôs e os seres humanos devem tratar. Já agora, falarei consigo sobre a automação de processos robóticos noutra ocasião, mas é realmente interessante. Esta funcionalidade está normalmente incluída no software empresarial de automatização de processos e trata da criação de robôs que imitam as interações humanas com software e sistemas.
