Gestão de Recursos em Grandes Organizações: 5 Melhores Práticas

O que é a gestão de recursos?

Na gestão de projetos, programas e portefólios, a gestão de recursos de projetos é o processo de aplicar técnicas de gestão de recursos para planear a capacidade, calendarizar e atribuir recursos, bem como monitorizar, medir e ajustar a forma como os recursos humanos, os orçamentos e a tecnologia são utilizados. O objetivo é maximizar os benefícios que a sua organização considera relevantes.

As grandes organizações podem ser particularmente desafiantes. Pode estar a gerir uma grande quantidade de recursos em projetos altamente complexos e multifacetados, com regulamentação crescente no setor e uma força de trabalho em mudança, para não mencionar as restrições orçamentais. 

Os 3 tipos de recursos mais importantes a gerir

Nas grandes organizações, deve concentrar-se em gerir, pelo menos, estes três recursos comuns. 

1. Os recursos humanos são os seus maiores ativos: os seus colaboradores, prestadores de serviços e dirigentes. Sem pessoas para concluir os projetos, simplesmente não existem entregáveis nem projetos.
2. Os recursos financeiros, ou seja, os orçamentos de projetos, programas e portefólios, também são essenciais para pagar salários e remunerações e adquirir ferramentas de gestão de recursos muito necessárias.
3. A tecnologia enquanto parte da infraestrutura tecnológica da sua organização é necessária para planear, monitorizar, atribuir, ajustar e comunicar os recursos dos projetos, bem como para garantir uma visibilidade completa dos recursos em toda a organização.

Porque é essencial uma gestão eficaz de recursos?

Em suma, a atribuição e gestão eficazes de recursos permitem-lhe ter visibilidade em tempo real dos seus recursos e transferi-los a pedido, para obter um maior controlo sobre os resultados dos projetos. 

A gestão de recursos deve ser estratégica, estar alinhada com os objetivos organizacionais e garantir o nivelamento de recursos, de modo a reduzir a sobrealocação. 

Uma gestão de recursos ineficaz pode ser semelhante a conduzir até um local novo sem um mapa e esperar chegar a horas, sem um planeamento de recursos adequado, nem a atribuição e calendarização das competências certas.

A gestão de recursos é importante porque, com as melhores práticas de gestão de recursos adequadas, a sua organização pode usufruir de muitos benefícios, incluindo os seguintes.

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Os benefícios de maximizar os recursos

Uma gestão de recursos eficiente e eficaz proporciona-lhe visibilidade total, para que possa entregar os projetos conforme prometido. Garante que pode fazer mudanças rapidamente e identificar recursos subutilizados, ajudando a sua organização a:

• Aumentar a utilização dos recursos e a eficiência geral
• Aumentar a produtividade e concentrar-se em tarefas de projeto de maior valor
• Melhorar a saúde e o bem-estar dos colaboradores
• Reduzir a fadiga e a rotatividade dos colaboradores
• Melhorar a confiança
• Reduzir os custos 
• Melhorar o sucesso dos projetos
• Melhorar a tomada de decisões relacionadas com os recursos
• Aumentar o ROI da sua organização e dos seus clientes

Antes de avançar de forma determinada para novas iniciativas e melhores práticas de otimização da gestão de recursos, certifique-se de que compreende bem o estado atual e os fatores que podem afetar a atribuição dos seus recursos.

9 fatores que afetam a gestão ideal de recursos

• Silos podem criar conflitos entre departamentos e até entre indivíduos. Criam ineficiências na priorização de recursos, na partilha de informações, objetivos, ferramentas, prioridades e processos.
• Prioridades contraditórias dificultam a alocação e o equilíbrio dos recursos, provocam stresse, confusão, esgotamento e baixa motivação dos colaboradores, diminuem a confiança dos colaboradores e o seu envolvimento nos projetos.
• Ineficiências nas aprovações podem não só atrasar os seus projetos, como também afetar outros processos, como os aprovisionamentos, o que pode comprometer totalmente os projetos.
• Problemas de aprovisionamento podem aumentar os custos e os prazos devido à oferta e à procura.
• Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) são essenciais para alinhar expectativas e garantir que tudo avança na direção certa. Sem eles, pode ser impossível saber se os recursos estão devidamente otimizados.
• Trabalhadores remotos e, especificamente, a escassez de mão de obra têm um dos maiores impactos na gestão eficaz dos recursos. As suas pessoas são o seu maior ativo e recurso. Sem as pessoas certas a trabalhar nos projetos certos, tudo pode parar completamente.
• Lacunas de competências e capacidades são frequentemente ignoradas. Muitas vezes, as capacidades dos membros da equipa não são analisadas atentamente para garantir que são adequadas às suas funções no projeto. Se as competências e capacidades adequadas não estiverem disponíveis, podem criar-se lacunas significativas na sua organização. Pode utilizar uma análise de lacunas de recursos para encontrar e preencher essas lacunas.
• Disponibilidade dos recursos pode, por vezes, ser uma questão de momento e afetar minimamente os prazos e os custos, mas noutras ocasiões pode fazer com que os custos ultrapassem o orçamento e afetar enormemente os prazos.
• Metodologias de projeto devem estar alinhadas não só com os seus projetos, mas também com a cultura, os processos e a visão de curto e longo prazo da sua organização.  

O estado atual da gestão de recursos nas grandes organizações

A gestão de recursos tem sido um desafio importante para as empresas, especialmente para as organizações de maior dimensão. A isto acresce a complexidade de uma força de trabalho em expansão, dominada pela geração do milénio e familiarizada com a tecnologia, com uma mudança nas preferências dos colaboradores relativamente ao trabalho, o que conduz à escassez de talento em muitas funções. 

As grandes organizações são particularmente propensas a perder pessoas da geração do milénio que procuram empresas mais pequenas que ofereçam equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, programas de saúde e bem-estar e opções de trabalho remoto para responder às suas prioridades em mudança.

Um estudo da Prosymmetry revelou uma tendência contínua para centralizar as funções de gestão de recursos relacionados com projetos. Esta tendência acelerou a procura de uma maior concentração na gestão de competências e de gestores de recursos que se tornaram familiarizados com a tecnologia em resposta à procura dos líderes de projetos e empresariais. 

5 boas práticas para a gestão de recursos numa grande organização

Atualmente, a maioria dos grandes projetos empresariais tem um impacto global que pode envolver vários fatores, incluindo barreiras culturais, diferenças de fusos horários, diferentes leis laborais, diferenças regulamentares e muito mais. 

É assim que penso na gestão de recursos, especialmente nas grandes organizações: “Planeie gerir os seus recursos de forma eficaz antes que os seus recursos consigam esgotar-se eficazmente.” 

Seguir estas boas práticas de gestão de recursos pode preparar a sua organização para enfrentar os seus desafios.

1. Desenvolva uma estratégia de afetação de recursos para o portefólio de projetos

Deve estar alinhada com os objetivos, a visão e a cultura organizacionais e especificar, pelo menos, os seguintes elementos:

• O processo de gestão de recursos
• O processo de aprovisionamento
• Processos, limites e prazos de aprovação
• Como cada área da sua empresa partilhará recursos
• As metodologias de projeto a utilizar
• Como as equipas devem trabalhar em conjunto para alcançar os objetivos do projeto
• As tecnologias envolvidas
• Como deve ser medido o sucesso (OKRs)

2. Desenvolver e implementar o melhor modelo operacional de gestão de recursos humanos

No atual ambiente empresarial volátil, complexo e em constante mudança, gerir os seus recursos para alcançar os resultados pretendidos dos projetos exige novos modelos operacionais de recursos humanos, de acordo com as conclusões da McKinsey.

A gestão de recursos humanos começa com a contratação, formação e retenção das competências certas para fazer face à escassez de mão de obra e colmatar lacunas de competências. Isto inclui o gestor de projeto. Reveja regularmente as suas competências e capacidades e colmate as lacunas sempre que possível. Comece por estes exemplos de competências de gestão de recursos.

3. Centralizar a sua reserva de talento

A centralização garante visibilidade em toda a organização, assegurando que não existem silos nem prioridades contraditórias que façam as equipas trabalhar de forma independente ou dificultem a comunicação. Ajuda a eliminar obstáculos à produtividade e aumenta a probabilidade de as suas equipas alcançarem os resultados pretendidos. 

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4. Determinar as metodologias adequadas 

É importante lembrar que apenas algumas metodologias funcionam em determinadas grandes organizações ou projetos. Antes de selecionar metodologias, familiarize-se bem com várias delas e com a melhor forma de poderem funcionar em conjunto na sua organização. 

Não existe uma solução única para todos os casos. Poderá ficar surpreendido ao saber que quase 40% das empresas adotaram uma abordagem híbrida às metodologias e práticas de gestão de projetos.

5. Implementar o melhor sistema de gestão de recursos

Esperar que os colaboradores realizem várias tarefas em simultâneo e se comprometam com demasiadas horas não serve bem a sua organização a longo prazo. Identifique, selecione e implemente o melhor sistema de gestão de recursos alinhado com as políticas e os objetivos da sua organização. As ferramentas certas permitem-lhe, a si e a todas as equipas, trabalhar de forma mais inteligente, reduzir a fadiga dos colaboradores e gerir melhor os recursos a curto e a longo prazo. Se precisar de uma opção de baixo custo para começar, consulte a nossa lista de software gratuito de gestão de recursos.

Perguntas frequentes sobre gestão de recursos em grandes organizações

Como gere os recursos em vários projetos?

Na maioria das grandes organizações, pode tornar-se problemático quando várias equipas competem por recursos limitados.

Por exemplo, se houver apenas um especialista em garantia de qualidade em toda a organização, poderá ser necessário muito mais planeamento para garantir que essa pessoa não fica sobrecarregada e para ajudar os colaboradores a evitar o esgotamento. O planeamento desempenha um papel fundamental em organizações maiores, com áreas de negócio complexas, inúmeras equipas e muitas competências potencialmente limitadas.

O planeamento e a gestão de recursos, bem como a utilização da tecnologia certa para comunicar com outras áreas da organização, são essenciais para dar prioridade aos projetos. É fundamental ter visibilidade para ligar as competências, capacidades e recursos disponíveis certos aos projetos certos, no momento certo.

Dispor de um sistema de gestão de recursos que ofereça uma visão global de todos os recursos em qualquer momento é fundamental para conseguir definir prioridades e comunicar em conformidade.

Estabelecer boas práticas normalizadas aumenta a visibilidade dos recursos e também pode ajudar as organizações a lidar com complexidades que as empresas mais pequenas talvez não encontrem quando tentam atingir todo o seu potencial.

A comunicação contínua em toda a empresa entre líderes de equipa, membros das equipas de projeto e principais partes interessadas é também essencial para planear, definir prioridades, atribuir e redistribuir recursos. Basta que uma pessoa-chave não esteja a par da situação para que os recursos sejam atribuídos incorretamente.

Como garantir que cada recurso é utilizado ao máximo do seu potencial?

Garantir que cada recurso é plenamente utilizado significa conseguir criar um plano sólido de gestão de recursos e modelos normalizados concebidos para responder às necessidades específicas da sua organização, em vez de recorrer à realização de várias tarefas em simultâneo para acompanhar o ritmo. Na verdade, realizar várias tarefas em simultâneo pode prejudicar o seu calendário, pressionando demasiado as suas equipas e fazendo com que sofram de esgotamento.

Um plano de gestão de projetos bem ponderado e um correto planeamento da capacidade (juntamente com a utilização de uma ferramenta de planeamento da capacidade) aumentará a probabilidade de maximizar os seus recursos e geri-los melhor, identificando como, onde e quando existem oportunidades para alcançar os objetivos pretendidos do projeto, mesmo quando existem estrangulamentos.

Como eliminar estrangulamentos?

Mesmo com os seus melhores esforços e as práticas certas implementadas, os estrangulamentos nos projetos acabam por acontecer por vezes. Serão necessários dados precisos e em tempo real provenientes de uma ferramenta robusta de gestão de recursos para isolar e analisar os estrangulamentos. A identificação e eliminação de estrangulamentos envolve os seguintes passos:

• Visualizar cada etapa de um processo
• Mapear tarefas individuais
• Medir os tempos de ciclo

Lidar com estrangulamentos e otimizar a gestão de recursos exige também seguir estas cinco boas práticas e requer diligência para rever a forma como os recursos estão a ser utilizados antes de efetuar ajustes à medida que as circunstâncias mudam.

Uma maior agilidade exige bases sólidas 

Embora a gestão de recursos possa representar desafios para organizações maiores, ter um bom plano de gestão de recursos e seguir as boas práticas que partilhei pode proporcionar à sua organização bases sólidas para uma maior agilidade, permitindo alcançar uma otimização adequada dos recursos em vários projetos, programas e portefólios. 

Lembre-se de que estas boas práticas para gerir os recursos da sua organização não são um exercício pontual. Reveja regularmente o seu plano de gestão de recursos para verificar o progresso dos seus projetos em toda a organização e faça alterações sempre que necessário. 

Descubra quais as metodologias híbridas que poderão funcionar na sua grande organização no nosso guia sobre metodologias híbridas de gestão de projetos.