Exemplo de alocação de recursos passo a passo: veja como funciona
A alocação de recursos é uma etapa crítica no processo de gestão de projetos. Independentemente do seu setor ou de estar a gerir apenas um ou vários projetos, precisa de recursos. Isto inclui ferramentas ou equipamento especializado e, acima de tudo, pessoas que o ajudem a realizar o trabalho e a concluir o projeto.
Planear e alocar de forma otimizada os recursos que tem disponíveis terá impacto na sua capacidade de concluir o projeto dentro do prazo e do orçamento. Poderá também afetar os resultados financeiros da sua empresa, bem como o desempenho e a satisfação da sua equipa.
Neste guia, vamos explicar o que é a alocação de recursos e por que motivo é importante realizar este processo corretamente, abordar alguns dos desafios que poderá encontrar e, em seguida, apresentar um exemplo passo a passo.
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Quem é responsável pela alocação de recursos?
A função responsável pela gestão de recursos e pela alocação de recursos é frequentemente desempenhada pelo gestor de projeto. No entanto, algumas empresas podem também ter um gestor de recursos ou um gestor de tráfego responsável pelo planeamento de pessoas e pela alocação de pessoal.
De forma geral, os gestores de projeto ocupam-se de alocar e gerir recursos para os projetos pelos quais são responsáveis. Em contrapartida, os gestores de recursos adotam uma perspetiva mais abrangente e analisam a alocação de recursos ao nível da empresa.
Ambas as funções trabalham em conjunto para atribuir pessoas a projetos com base nas suas competências, experiência e disponibilidade, recorrendo às melhores práticas de alocação de recursos.
Entretanto, a função de gestor de tráfego funciona de forma semelhante à de um mestre de Scrum, com foco na gestão de processos, garantindo que os pedidos estão alinhados com a disponibilidade dos recursos e facilitando a comunicação entre as equipas.
O gestor de tráfego é leal ao processo… trazendo uma voz de razão à equipa e alinhando-a com as prioridades do negócio.
Exemplo passo a passo: como alocar os recursos do seu projeto
Imaginemos que aceitou um projeto para o seu novo cliente, a Ezycounting, uma empresa de contabilidade em rápido crescimento, com receitas anuais de $20 milhões. A empresa contactou-o para desenvolver uma aplicação móvel num prazo de 6 meses. Vamos chamar-lhe Projeto Ezy!
Nota: Incluímos exemplos da aplicação Runn para ilustrar como alocar recursos aos seus projetos. A Runn é uma aplicação moderna de planeamento de recursos e previsão de capacidade que ajuda os gestores de projeto a planear e acompanhar as suas pessoas e projetos.
Tendo trabalhado como gestor de projeto durante muitos anos, conheço bem os desafios da alocação de recursos. Cofundei a Runn para resolver estes problemas e ajudar a proporcionar-lhe visibilidade em toda a empresa sobre os seus projetos e as pessoas necessárias para os realizar.
Antes de começar
1. Conheça a capacidade e a disponibilidade da sua equipa de projeto
Antes de começar a alocar os seus recursos a projetos específicos, é essencial determinar quanto tempo tem disponível para alocar.
Algumas das suas pessoas trabalham a tempo parcial? Algumas trabalham apenas em determinados dias da semana?
Comece por garantir que conhece a capacidade da sua equipa e quantas horas por semana ou por dia cada colaborador pode trabalhar.
O planeador de pessoas da Runn proporciona-lhe acesso em tempo real ao seu conjunto de colaboradores e prestadores de serviços, para que possa ver a carga de trabalho atual, as férias e a disponibilidade de todos para efeitos de alocação.
2. Saiba que outro trabalho está na fila de execução
Também é importante saber que outro trabalho está atualmente em curso e que trabalho se aproxima, uma vez que pode ter pessoas a trabalhar em vários projetos em simultâneo. As coisas podem começar a complicar-se se atribuir demasiadas tarefas a algumas pessoas e poucas tarefas a outras.
O Planeador de Projetos do Runn apresenta todos os seus projetos agendados no período selecionado e mostra-lhe o que está atualmente em curso.
Se utiliza o Runn, o Planeador de Pessoas e os Gráficos de Capacidade são formas rápidas de ver onde poderá estar a ultrapassar a capacidade.
A maioria das plataformas de planeamento de capacidade permite-lhe realizar facilmente o planeamento da capacidade da equipa e o planeamento da alocação de recursos.
Agendar o seu projeto e alocar recursos
Assim que tiver uma ideia dos outros projetos no seu pipeline e de quantas pessoas e horas tem disponíveis, é altura de começar a alocar e agendar recursos para o seu projeto. A forma mais fácil de abordar este processo é utilizar software de agendamento de recursos.
1. Compreender o âmbito do projeto e as restrições de entrega
Em primeiro lugar, certifique-se de que conhece os requisitos e os resultados a entregar do seu projeto e de que identificou quaisquer restrições de entrega, tais como:
- O que está incluído e excluído do âmbito
- Prazos
- Dependências
No caso do Project Ezy, sabe que precisa de entregar uma aplicação móvel no prazo de seis meses, com uma data de lançamento fixa em julho.
2. Identificar as funções e competências necessárias para o seu projeto
Agora, identifique as funções, as competências e o nível de senioridade de que irá necessitar para entregar o projeto.
A Ezycounting requer uma aplicação iOS nativa, pelo que irá precisar de alguém com competências de programação em Objective-C.
Enquanto gestor de projeto, poderá nem sempre saber quem será adequado para o trabalho. Lembre-se de consultar os respetivos responsáveis de equipa, arquitetos de soluções e gestores de recursos. Conhecem bem os membros das suas equipas e terão uma ideia de quem poderá ser adequado ou de onde poderão faltar competências necessárias para a entrega do projeto.
Com base na dimensão do Project Ezy e no prazo definido, prevê que irá precisar de:
- 1 gestor de projeto
- 1 designer de UI/UX
- 2 programadores
- 1 testador
3. Definir o cronograma geral do projeto
Em seguida, crie um plano geral do projeto. Trabalhe com a sua equipa para dividir o âmbito em tarefas e atividades e estimar quanto tempo considera que será necessário para entregar o trabalho previsto. O número de horas ou dias de que a sua equipa necessitará para concluir cada tarefa contribuirá para o plano de recursos e o cronograma do projeto, pelo que este é um passo importante.
É útil representar visualmente as fases do projeto e tomar nota de quaisquer marcos críticos, resultados principais ou prazos ao longo do cronograma do projeto.
Depois de alinhar todos estes elementos, conseguirá ver um cronograma com as datas de início e de conclusão do projeto.
No Runn, pode definir rapidamente as fases do projeto e adicionar marcos ao projeto.
O Project Ezy decorre de fevereiro a julho e tem sete marcos significativos e 5 fases.
4. Alocar pessoas ao projeto
Escolha os recursos disponíveis que pretende atribuir ao projeto, garantindo que podem assumir novo trabalho. Lembre-se:
- Ter em consideração qualquer período de ausência ou feriados
- Garantir que as pessoas que está a alocar ao projeto têm os conjuntos de competências adequados
- Garantir que ninguém está sobrecarregado
Resolva quaisquer sobrealocações ou conflitos, realocando o trabalho para outra pessoa ou alterando o calendário.
Atribuiu a Michelle, Monica, Kenny e Beyonce ao Project Ezy.
O Runn permite-lhe adicionar pessoas a um projeto por função e competência, além de o alertar em tempo real para sobrealocações e períodos de ausência, para que possa ajustar tudo no momento.
E se não tiver os recursos certos no momento certo? Se não tiver ninguém na equipa do projeto com o conjunto de competências adequado, poderá ter de contratar um prestador de serviços para o ajudar a concluir o trabalho.
No Runn, pode utilizar marcadores temporários para indicar a necessidade de uma função ou quando ainda não tem a certeza de quem, na equipa, assumirá o trabalho.
Adicionou um marcador temporário para a função de programador enquanto continua a alocar os restantes recursos.
Outra forma de fazer isto é utilizar uma folha de cálculo de alocação de recursos com cálculos automáticos para os custos e a utilização do orçamento.
Depois de o projeto estar em curso
À medida que avança no projeto, as coisas nem sempre correm como planeado.
E se os seus planos de alocação de recursos tiverem sido demasiado conservadores e agora correr o risco de ultrapassar o orçamento?!
Uma forma simples de verificar como os seus planos se comparam com a realidade é utilizar software de gestão de projetos com funcionalidades de controlo de tempo e pedir à sua equipa que preencha folhas de horas ao longo do projeto.
Isto permite-lhe identificar como está a acompanhar o seu plano original de alocação de recursos e identificar atempadamente quaisquer riscos relacionados com recursos ou calendarização, antes de se tornarem problemas. Verificar frequentemente métricas como a utilização e a capacidade, importantes para o planeamento de recursos, ajudará a fundamentar a tomada de decisões e a evitar a sobrealocação e o esgotamento da equipa.
A utilização de um software eficiente de gestão de recursos pode fornecer-lhe informações detalhadas sobre a sua alocação de recursos. O relatório de variação do Runn, por exemplo, apresenta a diferença entre as suas alocações de recursos reais e planeadas.
O relatório de variação do Runn apresenta a diferença entre as suas alocações de recursos reais e planeadas.
Para se manter no caminho certo e reduzir quaisquer riscos, poderá ter de:
- Substituir um recurso
- Alocar mais recursos
- Alterar a alocação dos recursos
Já passaram dois meses desde o início do Project Ezy e acha que as coisas estão a correr bastante bem. Inicia sessão no Runn e descobre que todos os seus colaboradores têm estado a trabalhar horas extraordinárias.
Fala com a Ezycounting e eles concordam em prolongar o projeto por duas semanas.
Conclusão
Um processo eficaz de alocação de recursos envolve ter um modelo de alocação de recursos implementado antes do início de um projeto, atribuir as pessoas certas no momento certo e acompanhar o seu plano ao longo do processo para garantir uma utilização ideal da equipa e uma entrega bem-sucedida do projeto. Para o ajudar neste processo, pode ser útil utilizar uma ferramenta gratuita de gestão de recursos.
É fundamental ter visibilidade sobre o seu fluxo de trabalho e a capacidade de carga de trabalho da sua equipa, para poder reagir rapidamente às mudanças e ajustar o seu plano de forma eficaz.
Saiba mais sobre como dominar a alocação de recursos aqui.
