O que é o planeamento de capacidade? Estratégias, benefícios e processo

O objetivo do planeamento da capacidade é prever se a sua oferta atual de recursos será suficiente para alcançar os objetivos do projeto. Terá de considerar a disponibilidade de recursos, tanto no caso dos recursos físicos como das pessoas que irão trabalhar no projeto. Avalie se os membros da equipa têm disponibilidade e competências para executar o trabalho.

Planeamento da capacidade vs. planeamento de recursos

O planeamento de recursos é um subconjunto do planeamento da capacidade. O planeamento da capacidade fornece uma visão estratégica de um projeto, enquanto o planeamento de recursos trata dos detalhes da atribuição e utilização dos recursos.

O planeamento da capacidade procura garantir que o projeto dispõe dos recursos necessários para ser concluído com sucesso. O planeamento de recursos, por sua vez, centra-se na identificação e atribuição dos recursos necessários para um projeto e, posteriormente, na gestão desses recursos.

Estratégias de planeamento da capacidade

Depois de calcular a oferta e a procura previstas, pode utilizar três tipos de estratégias de planeamento da capacidade:

• Estratégia de atraso: Manter apenas recursos suficientes para responder à procura em tempo real. Se surgir um novo projeto, terá de contratar pedir, requisitar e fazer tudo o que for necessário para responder às necessidades desse projeto. O tempo necessário para encontrar um recurso pode abrandar a capacidade de produção (ou seja, existe um atraso).
• Estratégia de antecipação: Manter capacidade excedentária para responder à procura prevista. Isto permite responder rapidamente a novos pedidos das partes interessadas, mas, se a procura prevista não se concretizar, corre o risco de afetar negativamente a rentabilidade e os resultados.
• Estratégia de correspondência: Uma abordagem híbrida em que revê frequentemente as previsões de procura em resposta a novos requisitos de capacidade. De seguida, contrata progressivamente para responder à procura prevista.

Qual é a melhor estratégia?

Embora possa ser arriscada, prefiro uma estratégia de antecipação. Mantém as partes interessadas satisfeitas e é a mais ágil. Se estiver a gerir bem os seus projetos, normalmente não é demasiado difícil convencer as partes interessadas de que precisam de mais do seu excelente apoio. A melhoria contínua dos processos liberta orçamento para assumir estas tarefas.

 

A correspondência é provavelmente a estratégia ideal de gestão da capacidade, mas nem sempre é prática. A propensão para contratar tende a seguir ciclos de expansão e recessão, pelo que é melhor aproveitar os períodos de expansão. Os responsáveis pelo planeamento considerarão moroso rever as previsões de forma incremental.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Processo de planeamento da capacidade

Existem quatro etapas fundamentais no processo de planeamento da capacidade. Vejamos como funcionam através de um exemplo:

• Imagine que lidera uma equipa de engenheiros de dados encarregada de adquirir e introduzir registos de dados numa grande plataforma de análise.
• Estes registos abrangem vários fluxos de trabalho e têm de ser introduzidos semanalmente.
• As partes interessadas estão a planear o orçamento do próximo trimestre e querem saber se haverá alterações nos custos com pessoal.

1. Avaliar a oferta

Para calcular a capacidade atual dos seus recursos, responda às seguintes perguntas:

• Quantos engenheiros de dados estão a realizar este trabalho atualmente?
• Quantas horas por semana têm disponíveis para dedicar a este projeto?

Suponhamos que tem uma equipa de 10 engenheiros de dados, cada um dedicado a tempo inteiro a este projeto. Poderá ser tentador calcular a capacidade dos recursos como 10 engenheiros de dados ✖ 40 horas/semana, num total de 400 horas.

Na realidade, estas pessoas não passarão 8 horas por dia a trabalhar no projeto. E as reuniões e as pausas para café? Uma utilização dos recursos de 5 horas/dia é provavelmente mais razoável.

Assim, a sua oferta é de 10 engenheiros de dados ✖ 5 horas/dia ✖ 5 dias/semana = 250 horas/semana.

2. Prever a procura

Em seguida, terá de prever a procura, o que pode fazer com as seguintes perguntas:

• Quantos fluxos de trabalho tem atualmente? Quantos fluxos de trabalho espera adicionar no próximo trimestre?
• Atualmente, quantos registos adquire e ingere semanalmente em cada fluxo de trabalho? Espera que esse número aumente no próximo trimestre em algum dos fluxos de trabalho existentes? Quantos registos prevê para os novos fluxos de trabalho?
• Quanto tempo demora a adquirir e ingerir estes registos? (Para simplificar, calcule uma taxa com base num determinado número de registos. Suponhamos 10 000.)

Fluxo de trabalho	Número de registos a adquirir e ingerir semanalmente	Número de horas para adquirir & ingerir 10 000 registos	Horas estimadas por semana
Finanças	500,000	2	100
Retalho	200,000	4	80
Produtos farmacêuticos	175,000	4	70
Instalações (previsto)	100,000	2.5	25
Total: 4	Total: 975,000	Total: 12.5	Total: 275

Diferença entre a oferta e a procura = 250 horas/semana ➖ 275 horas/semana = -25 horas/semana.

Nota

Neste exemplo, estou a assumir que os engenheiros não necessitam de competências especiais com base no fluxo de trabalho. Na realidade, é necessário prever a procura com base na função para garantir que envolve pessoas com o conjunto de competências adequado para o trabalho.

3. Determinar a estratégia de planeamento da capacidade

Determinou que a procura do projeto excede a capacidade em 25 horas/semana. Agora, tem de decidir o que vai fazer a esse respeito.

Se o seu orçamento o permitir, poderá valer a pena adotar uma estratégia de antecipação. Contrate agora 1 funcionário a tempo inteiro para ganhar alguma margem antes da necessidade que se aproxima.

E se as partes interessadas recusarem e/ou não houver dinheiro disponível? Tem algumas opções:

• Dê prioridade aos quatro fluxos de trabalho com base na capacidade disponível. Terá de eliminar alguma coisa, porque não conseguirá apoiar tudo
• Concentre-se na otimização das operações existentes. Poderá ter reparado que os fluxos de trabalho de retalho e de produtos farmacêuticos demoram mais tempo a adquirir e ingerir dados do que os fluxos de trabalho de finanças ou de instalações previstos. Assim:
  1. Poderia automatizar a integração para aumentar o fluxo de processamento?
  2. Poderia configurar uma lista de verificação de aquisição para simplificar a recolha de informações?

Se destacar os impactos de não avançar com projetos de prioridade inferior e utilizar métricas para demonstrar que o seu fluxo de trabalho atual está a tornar-se mais eficiente, poderá conseguir fundamentar a adoção de uma estratégia de antecipação nos próximos trimestres.

4. Monitorizar & ajustar

Depois de selecionar uma estratégia, precisa de monitorizar continuamente as cargas de trabalho, a procura de projetos e o desempenho da equipa para garantir que o seu plano continua a ser realista.

Utilize estas atividades para ajustar a capacidade e manter o trabalho alinhado com as prioridades da empresa:

• Acompanhar a carga de trabalho real: Compare as horas previstas com o tempo que a sua equipa realmente despende semanalmente a adquirir e ingerir registos. Isto ajuda a identificar estimativas imprecisas e tendências emergentes na carga de trabalho.
• Monitorizar a alteração da procura: Novos fluxos de trabalho, conjuntos de dados maiores ou mudanças nas prioridades das partes interessadas podem aumentar a capacidade necessária. Reveja as previsões regularmente para poder agir antes de surgirem estrangulamentos.
• Realocar recursos: Se um fluxo de trabalho ficar sobrecarregado enquanto outro abranda, redistribua o trabalho para equilibrar a utilização e manter os prazos de entrega.
• Medir os esforços de otimização: Acompanhe se as melhorias dos processos estão a reduzir o esforço ao longo do tempo. Por exemplo, iniciativas de automatização ou listas de verificação de integração normalizadas podem diminuir o número de horas necessárias por cada 10 000 registos.
• Comunicar atualizações às partes interessadas: Partilhe antecipadamente as alterações na capacidade, as necessidades de pessoal ou as expectativas de entrega. A elaboração regular de relatórios ajuda as partes interessadas a tomar decisões informadas sobre orçamentação e priorização.

Suponhamos que a sua equipa automatizou parte do fluxo de trabalho de ingestão de dados de retalho. Como resultado, o tempo necessário para adquirir e ingerir 10 000 registos de retalho diminui de 4 horas para 3 horas.

Isso reduz o esforço do fluxo de trabalho de retalho de 80 horas/semana para 60 horas/semana, diminuindo a procura semanal total de 275 horas para 255 horas.

A diferença atualizada entre a oferta e a procura é agora:

250 horas/semana ➖ 255 horas/semana = -5 horas/semana.

Continua a existir uma lacuna de recursos, mas o esforço de otimização reduziu o défice sem exigir uma contratação adicional. A monitorização das tendências ao longo do tempo ajuda a decidir se são necessárias melhorias dos processos, priorização da carga de trabalho ou alterações ao pessoal.

Tipos de planeamento da capacidade

Ao iniciar o planeamento da capacidade da sua organização, considere o conjunto completo das necessidades organizacionais, que pode exigir vários tipos de planeamento da capacidade:

• Planeamento da capacidade da força de trabalho avalia se dispõe da força de trabalho adequada (em termos de dimensão e conjunto de competências) para concluir o volume de trabalho previsto da sua organização.
• Planeamento da capacidade das ferramentas analisa se a sua organização dispõe dos recursos adequados (por exemplo, software ou outro equipamento) para prestar serviços aos clientes.
• Planeamento da capacidade dos produtos considera os produtos ou outros recursos necessários para gerar entregáveis (por exemplo, se vende um produto, dispõe de unidades suficientes desse produto em stock?).

Benefícios do planeamento da capacidade

Eis alguns dos benefícios que obterá com um planeamento eficaz da capacidade:

• Cargas de trabalho equilibradas: O planeamento da capacidade ajuda a distribuir o trabalho de forma uniforme, para que os colaboradores se mantenham produtivos sem ficarem sobrecarregados ou subutilizados. Isto melhora o envolvimento, reduz o esgotamento e mantém os projetos a avançar a um ritmo sustentável.
• Utilização otimizada dos recursos: Pode associar as pessoas certas ao trabalho certo com base na disponibilidade, nas competências e nas prioridades. Isto evita o desperdício de capacidade e garante que os recursos contribuem com o máximo valor para os objetivos empresariais.
• Previsões precisas: Prever a procura e ajustar a capacidade em tempo real ajuda a responder rapidamente a alterações nas prioridades e a novos pedidos. Isto reduz os atrasos e evita a perda de oportunidades de negócio.
• Maior rentabilidade: Uma atribuição eficiente dos recursos minimiza os períodos de inatividade, reduz os custos desnecessários com mão de obra e melhora a utilização faturável. Pode concluir mais trabalho com os recursos existentes, protegendo simultaneamente as margens de lucro.
• Melhor tomada de decisões: O planeamento da capacidade fornece informações baseadas em dados sobre as cargas de trabalho, os prazos e o desempenho das equipas. Pode utilizar estas informações para tomar decisões fundamentadas sobre contratação, orçamentação e definição de prioridades.
• Maior flexibilidade: As equipas conseguem adaptar-se mais facilmente a alterações do âmbito, mudanças nos prazos ou pedidos inesperados quando têm visibilidade sobre a capacidade disponível. Isto facilita a resposta às necessidades do negócio sem perturbar o trabalho em curso.
• Visibilidade das lacunas de competências: O planeamento da capacidade revela carências de competências e áreas onde podem ser necessários mais formação ou recrutamento. Os gestores podem resolver proativamente as lacunas de capacidades antes de estas afetarem a entrega dos projetos.
• Prazos realistas para os projetos: Compreender a disponibilidade da equipa e a capacidade da carga de trabalho ajuda a definir prazos alcançáveis. Isto melhora as expectativas das partes interessadas e reduz a probabilidade de incumprimento de marcos.
• Identificação de estrangulamentos nos processos: A realização do planeamento da capacidade ajuda a revelar ineficiências e estrangulamentos nos fluxos de trabalho existentes. Pode utilizar estas informações para melhorar os processos e eliminar obstáculos que atrasam a entrega.

Quando fazer o planeamento da capacidade

Idealmente, deve procurar alcançar um nível de maturidade organizacional que lhe permita realizar o planeamento da capacidade de forma contínua. Até lá, é aconselhável rever os momentos-chave do planeamento dos projetos, como:

• Planeamento estratégico no final de um trimestre ou ano fiscal (ao preparar o trimestre ou ano fiscal seguinte)
• Antes de um novo projeto ou portefólio de projetos que preveja alterar significativamente as suas perspetivas relativamente aos recursos ou à capacidade atual

Melhores práticas para o planeamento da capacidade

Existem algumas melhores práticas de planeamento de recursos que deve conhecer para garantir um planeamento eficaz da capacidade:

• Confirme o âmbito do projeto: Pode parecer óbvio, mas é importante. Seja absolutamente claro sobre aquilo de que trata o seu projeto. Defina o âmbito, os objetivos e aquilo que pretende entregar. Confirme as expectativas e os resultados a entregar com as partes interessadas.
• Analise projetos anteriores: Consulte os dados de projetos antigos. Veja o que funcionou e o que não funcionou e utilize essas aprendizagens para melhorar as suas estimativas de recursos.
• Aprofunde a avaliação da sua equipa: Certifique-se de que as competências dos membros da equipa estão alinhadas com os requisitos do projeto e compreenda a carga de trabalho e a disponibilidade da equipa. Descubra em que tarefas as pessoas têm interesse em trabalhar. Obterá melhores resultados se conseguir associar as atribuições àquilo que motiva as pessoas.
• Organize a sua tecnologia: Utilize software de planeamento da capacidade para facilitar o seu trabalho. Estas ferramentas ajudam a planear recursos, ajustar planos e acompanhar o progresso. Observe a evolução do projeto e mantenha-se atento à utilização dos recursos. Esteja preparado para redistribuir os recursos se o projeto tomar um rumo inesperado.
• Não ignore a retrospetiva: Quando o projeto estiver concluído, reveja o trabalho realizado. Peça à sua equipa a sua opinião sobre o que funcionou e o que não funcionou. Utilize essas aprendizagens para tornar o seu próximo projeto ainda mais eficiente.

Desafios comuns do planeamento da capacidade

Utilize esta tabela para identificar desafios comuns do planeamento da capacidade e formas práticas de os resolver:

Desafio	Estratégias para o ultrapassar
Previsões imprecisas	Utilize dados históricos de projetos, tendências de carga de trabalho e contributos das partes interessadas para melhorar a precisão das previsões. Reveja as previsões regularmente para ter em conta alterações nas prioridades ou nas condições do negócio.
Visibilidade limitada dos recursos	Centralize os calendários, as cargas de trabalho e a disponibilidade dos recursos numa ferramenta de planeamento partilhada, para que os gestores de projeto possam identificar lacunas ou sobrealocações.
Sobrealocação e esgotamento	Monitorize consistentemente as taxas de utilização e reequilibre as cargas de trabalho antes de os membros da equipa ficarem sobrecarregados. Inclua tempo de reserva nos calendários dos projetos para reduzir a pressão.
Alterações rápidas nas prioridades	Reavalie frequentemente os planos de capacidade para refletir novos pedidos, alterações nos prazos ou mudanças nos objetivos do negócio. Dê prioridade ao trabalho com base no valor estratégico e na capacidade disponível.
Falta de competências	Identifique atempadamente as lacunas de competências e invista em formação, colaboração interfuncional ou contratação estratégica para reforçar a cobertura da equipa.
Comunicação deficiente entre equipas	Estabeleça revisões regulares do planeamento com as partes interessadas, os líderes dos departamentos e as equipas de projeto, para alinhar as expectativas relativamente a prazos, prioridades e necessidades de pessoal.
Falta de dados em tempo real	Utilize ferramentas de gestão de recursos ou de gestão de portefólios de projetos que forneçam atualizações em tempo real sobre cargas de trabalho, utilização e progresso dos projetos.
Expectativas irrealistas das partes interessadas	Utilize os dados do planeamento de capacidade para apoiar as estimativas de prazos, justificar pedidos de pessoal e comunicar compromissos quando a procura excede os recursos disponíveis.
Estrangulamentos causados por dependências	Mapeie as dependências do projeto durante o planeamento para identificar áreas em que atrasos numa equipa ou fluxo de trabalho possam afetar os prazos gerais de entrega.
Resistência a alterações de processos	Envolva os membros da equipa nas discussões de planeamento e comunique claramente de que forma o planeamento de capacidade melhora as cargas de trabalho, a previsibilidade da entrega e os resultados do negócio.

Como fazer o planeamento de capacidade em metodologias ágeis

Enquanto lê este artigo, poderá ter-se perguntado: «e quanto ao planeamento de capacidade em metodologias ágeis?»

Considere que o planeamento de sprints é uma versão reduzida do planeamento de capacidade! Em cada sprint (que pode ter uma duração de 2-6 semanas), a equipa avalia a procura de trabalho do projeto (tarefas) face aos recursos disponíveis para executar essas tarefas. Está a utilizar uma estratégia de correspondência para reavaliar continuamente a procura.

Em vez de fazer a correspondência a cada duas semanas, o que poderá ser excessivo, recomendo que faça o planeamento de capacidade através de um processo trimestral de definição do roteiro ou de definição de OKR.

Concentre-se na utilização dos produtos que pretende desenvolver como forma de prever as suas necessidades de recursos durante este período. Em seguida, ajuste os planos de contratação com base na estratégia escolhida (reativa, antecipada ou de correspondência) para satisfazer essas necessidades.

E agora?

Quer entrar em contacto com outros gestores de projetos digitais para partilhar recursos e boas práticas? Junte-se à nossa comunidade de membros e obtenha acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos, e estabeleça contacto com centenas de outros gestores de projetos digitais no Slack.