4 melhores métodos de alocação de recursos na gestão de projetos
Em teoria, a gestão de recursos parece simples: dividir um projeto em tarefas, aplicar os recursos necessários para executar cada tarefa e, pronto — o projeto está concluído! Na prática, contudo, as coisas nunca correm exatamente como planeado.
Os membros da equipa têm frequentemente de dividir o seu tempo entre vários projetos, os trabalhadores faltam por doença e as tarefas demoram mais tempo a concluir do que o estimado — estes são apenas alguns dos obstáculos que podem ameaçar os prazos dos projetos.
Existe mais do que um método que pode utilizar para minimizar e gerir contratempos, e o software de alocação de recursos é uma grande ajuda para manter o seu processo de alocação de recursos adaptável, de modo a evitar o fracasso do projeto.
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4 métodos fundamentais de alocação de recursos
Compreender as técnicas de gestão de recursos é essencial para criar estratégias para gerir vários projetos eficazes. Sem mais demoras, apresentamos 4 métodos de alocação de recursos que pode utilizar para gerir os recursos e os seus projetos.
1. O método do caminho crítico
O método do caminho crítico (CPM) é uma estratégia preventiva para manter um projeto dentro dos limites de tempo. O CPM calcula as datas mais cedo e mais tarde possíveis para o início e a conclusão de um projeto, partindo do princípio de que:
- Algumas tarefas de um projeto dependem de outras tarefas e
- A primeira tarefa tem de ser iniciada com antecedência suficiente para concluir as restantes tarefas até ao prazo pretendido
A sequência mais longa de tarefas dependentes num projeto representa as tarefas de maior prioridade que se encontram no chamado caminho crítico. Considera-se que as tarefas fora do caminho crítico têm folga; podem ser adiadas sem aumentar a duração do projeto.
Ao estabelecer uma ordem de prioridade clara para as tarefas antes do início de um projeto, o CPM facilita um planeamento de recursos eficiente. Permite também um acompanhamento rigoroso e ajustes simples durante o projeto, para garantir que o calendário se mantém dentro do previsto.
Apesar da sua otimização da gestão do tempo, uma das críticas ao CPM é o facto de não permitir a realização de várias tarefas em simultâneo. Enquanto o caminho crítico está em curso, a equipa não pode avançar com quaisquer tarefas do projeto que estejam fora do caminho crítico. Embora isto signifique que há menos recursos em utilização num determinado momento, também significa que estes recursos têm de estar disponíveis durante mais tempo.
2. O método da cadeia crítica
O método da cadeia crítica (CCM) é uma técnica de planeamento de projetos mais recente que surgiu a partir do CPM, com algumas diferenças fundamentais. Enquanto o CPM cria um calendário do projeto com base na dependência entre tarefas, o CCM altera o calendário para ter em conta as limitações de recursos. Por conseguinte, pode ser utilizado de forma independente ou em conjunto com o CPM.
O CCM também não dá a mesma importância à procura de uma solução ideal que o CPM. Com o CCM, fazer o trabalho é suficiente. Em troca da perfeição, contudo, o CCM responde à crítica do CPM relativamente à realização de várias tarefas em simultâneo e oferece mais margem para lidar com contratempos.
Para ter em conta a disponibilidade de recursos, o CCM inclui tempo de reserva como parte da duração total do projeto. Estas reservas ajudam a garantir a conclusão atempada do projeto de várias formas:
- A reserva do projeto acrescenta tempo entre a conclusão do projeto e a data de entrega prevista, para absorver eventuais atrasos.
- As reservas de alimentação são períodos de tempo adicionais no final de cadeias não críticas que podem proporcionar folga à cadeia crítica (por exemplo, acrescentar um período de tolerância para ter em conta os feriados).
- É colocada uma reserva de recursos no início da cadeia crítica, permitindo tempo para reunir os recursos necessários antes do início da cadeia crítica.
- Uma reserva de capacidade mantém recursos adicionais de prevenção para evitar atrasos em caso de problemas imprevistos. Contudo, uma vez que aumenta o orçamento, é utilizada com menos frequência do que os outros tipos de reservas.
Embora o CCM tenha sido criado para simplificar a utilização de recursos, a utilização de reservas também facilita a monitorização dos recursos. Se o gestor do projeto reparar que as tarefas estão a demorar mais tempo do que o previsto e a consumir as reservas disponíveis, pode planear como recuperar e evitar que a data de entrega do projeto seja adiada.
3. Nivelamento de recursos
Apesar de métodos como o caminho crítico e a cadeia crítica, que otimizam a eficiência e proporcionam tempo adicional para lidar com contratempos, por vezes é necessário alterar o plano do projeto.
Com o nivelamento de recursos, o gestor de projeto modifica o calendário do projeto, incluindo as datas de início e de conclusão, com base na disponibilidade dos recursos. O nivelamento de recursos é benéfico porque reduz a procura e protege os trabalhadores do excesso de compromissos, que pode levar ao esgotamento. Também dá à equipa do projeto tempo para alocar os recursos de forma mais eficiente, com base em quem está mais bem preparado para concluir o trabalho, em vez de agir precipitadamente e de forma desorganizada para concluir as tarefas.
Existe uma variedade de técnicas de nivelamento de recursos. Comece por calcular a quantidade de trabalho que os membros da equipa irão realizar com base na sua capacidade. Em seguida, compare a oferta com a procura. Estão disponíveis, no momento em que precisa deles, membros da equipa com as competências necessárias para executar as tarefas do projeto? Se a disponibilidade dos recursos não corresponder à procura, reagende a tarefa para outro momento (depois de confirmar com as partes interessadas do projeto, claro!)
Embora o nivelamento de recursos pareça ótimo em teoria, nem sempre é viável na prática. Apenas determinados tipos de projetos oferecem datas de conclusão flexíveis. Além disso, o nivelamento de recursos pode, por vezes, implicar custos mais elevados.
4. Suavização de recursos
Ao contrário do nivelamento de recursos, a suavização de recursos procura reduzir a procura, mantendo-se dentro das restrições de tempo definidas. Na suavização de recursos, o gestor de projeto modifica o agendamento de recursos e a alocação conforme necessário e, em alguns casos, mobiliza recursos adicionais para concluir o trabalho.
As estratégias eficientes de gestão de projetos são essenciais para uma alocação adequada dos recursos e para alcançar os objetivos do projeto.
Enquanto gestor de projeto, provavelmente já praticou a suavização de recursos sem sequer se aperceber — por exemplo, ao mobilizar uma pessoa mais experiente que consegue concluir o trabalho do projeto em menos tempo. A utilização de uma ferramenta de agendamento de recursos pode ajudar a simplificar este processo.
Passos para uma alocação eficaz de recursos
Na prática, é provável que utilize uma combinação de abordagens de alocação de recursos num único projeto. Para praticar eficazmente a alocação de recursos, siga estes passos:
1. Crie um plano de gestão dos recursos do projeto
Um plano de gestão dos recursos do projeto apresenta a estratégia completa para a alocação de recursos, a criação de um calendário de recursos e de uma estrutura analítica de recursos, bem como a utilização dos recursos durante um projeto. Isto inclui equipamentos e instalações alugados, materiais adquiridos e, sobretudo, os membros da equipa.
Recomendo partilhar o plano de recursos com todas as pessoas envolvidas. Uma comunicação adequada pode ajudar a prevenir problemas como a concorrência por recursos, especialmente no caso de trabalhadores com recursos atribuídos em excesso ou com compromissos excessivos.
Pode personalizar os planos de recursos com base nas suas prioridades, o que lhe permite acompanhar tudo aquilo de que precisa ao longo do ciclo de vida do projeto. Além disso, melhoram a responsabilização e o espírito da equipa.
2. Utilize software de gestão de recursos
Tal como os planos de gestão de recursos, o software de gestão de recursos ajuda os gestores de projetos a acompanhar tudo aquilo de que precisam — o que é especialmente importante se estiver a supervisionar mais do que um projeto! Também pode utilizar software de gestão de recursos em conjunto com o seu plano de gestão de projetos.
Existem muitas opções diferentes de software de gestão de recursos, incluindo ferramentas focadas na previsão, no planeamento e no acompanhamento. Consulte a nossa lista do melhor software de gestão de recursos. Incluí uma opção para todos os orçamentos e níveis de experiência.
Saiba mais sobre como escolher o software de gestão de recursos adequado aqui.
3. Tire partido dos elementos visuais
Uma estrutura de decomposição do trabalho descreve e define os resultados e as atividades de um projeto. Apresentar as tarefas num gráfico fácil de acompanhar pode ajudar a clarificar as responsabilidades da sua equipa e mostrar-lhe como cada componente do projeto contribui para uma entrega bem-sucedida.
Utilize software de EDC ou um modelo de estrutura de decomposição do trabalho para criar este elemento visual e demonstrar o fluxo do projeto e a sequência das tarefas. Em alternativa, pode utilizar um gráfico de Gantt para acompanhar tarefas com horas de início e de fim definidas.
Saiba mais sobre visualizações do planeamento de recursos aqui.
4. Tenha cuidado com os atalhos
Existem outros métodos de alocação de recursos, como a aceleração e a compressão. Embora haja momentos em que estes métodos são necessários, implicam custos elevados. A aceleração do trabalho pode aumentar o risco de recursos e reduzir a qualidade do produto final. Além disso, a aceleração não funciona quando as tarefas se sobrepõem.
A compressão do cronograma concentra os esforços nas tarefas críticas e adiciona recursos alternativos para as concluir. Isto aumenta o orçamento e pode atrasar outros projetos que dependam do apoio desses recursos. No entanto, se não se importar com essa compensação, a compressão do cronograma é uma forma de reduzir o tempo de conclusão do projeto.
Encontre mais modelos de alocação de recursos aqui. Um exemplo de alocação de recursos passo a passo pode mostrar como o processo mais amplo funciona na prática.
O que se segue?
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