Wat is een hulpbron in projectmanagement? 7 belangrijke soorten
Wat is een resource precies in projectmanagement? Eigenlijk is het elk soort middel dat helpt om een taak te voltooien.
Resources zijn belangrijk voor projectmanagers: zonder resources loop je het risico dat je niet over voldoende arbeidskrachten, apparatuur en materialen, geld, diensten, ruimte en/of tijd beschikt om je project te voltooien. Dit kan leiden tot kostenoverschrijdingen, gemiste afhankelijkheden of vertragingen in de planning en mogelijk tot het mislukken van het project.
Er zijn verschillende nuttige softwareplatforms voor resourcemanagement beschikbaar om het resourcemanagementproces te stroomlijnen en het gebruik van resources te monitoren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is een resource?
In projectmanagement wordt een resource gedefinieerd als alles wat nodig is om een project succesvol af te ronden. Dit omvat grondstoffen, operationele benodigdheden, financiering, personeel, technologie en alle andere items of diensten die tijdens de uitvoering van een project nodig zijn.
Resources kunnen projectspecifiek zijn of voor meerdere projecten worden gebruikt. Het is belangrijk om de resources die nodig zijn voor het succesvol opstellen van het plan voor projectplanning en de op te leveren resultaten nauwkeurig in kaart te brengen voordat het werk begint. Zo kun je het budget op de juiste manier bepalen en ervoor zorgen dat je beschikt over de projectteamleden, apparatuur enzovoort die nodig zijn om het werk uit te voeren.
Als je bijvoorbeeld van plan bent een website te lanceren, moet je rekening houden met wie met welke vaardigheden aan de opdracht zal werken, of het personeel intern werkt of uit externe contractanten bestaat, licentiekosten voor vereiste tools, benodigde hardware (zoals testapparaten) en waar het werk zal plaatsvinden, in relatie tot het beschikbare budget en de projectmijlpalen.
6 soorten resources in digitaal projectmanagement
Projectresources kunnen materieel, financieel of personeelsgerelateerd zijn. Soorten resources zijn onder andere:
1. Arbeid
Arbeid omvat het personeel dat nodig is om een project te voltooien. Tot de verschillende soorten personeel kunnen medewerkers van het bedrijf of externe contractanten behoren die voor bepaalde taken of functies zijn ingehuurd (zie Diensten voor meer informatie over het samenwerken met externe partijen).
Projectmanagers moeten met belanghebbenden samenwerken om te bepalen hoeveel menselijke resources nodig zijn, voor welk percentage van hun tijd en met welke competenties, om de projecttaken te voltooien. Opmerking: niet iedereen die bij het project betrokken is, is voor elke taak nodig.
Na het evalueren van de projectscope en de benodigde inspanning begint de projectmanager met het plannen van resources op basis van projectmijlpalen en de beschikbaarheid van resources. Het bijhouden van beschikbare resources helpt overbelasting en burn-out te voorkomen.
2. Apparatuur en materialen
Apparatuur en materialen omvatten een breed scala aan benodigdheden die voor het project nodig zijn. Dit zijn resources die tijdens de uitvoering van een project worden verbruikt.
Voor digitale projecten kan dit hardware omvatten, zoals computers of servers, of kantoorbenodigdheden. Bij resourcemanagement in de bouw kan dit variëren van productieapparatuur en grondstoffen die nodig zijn voor een productieproces tot voertuigen: alles wat nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Dezelfde apparatuur kan voor meerdere verschillende projecten binnen een portfolio worden gebruikt. Naarmate het aantal projecten groeit, neemt echter ook de behoefte aan apparatuur toe.
3. Geld
Elke projectmanager weet dat projectbudgetten essentieel zijn. Dat komt doordat financiële middelen nodig zijn om andere soorten projectmiddelen aan te schaffen. Om projectkosten te reguleren en de vastgestelde winstgevendheidsdoelstellingen van je organisatie te behalen, is het essentieel voor het succes van een project om je aan het vastgestelde budget te houden—vooral wanneer je meerdere projecten tegelijk probeert te beheren.
4. Ruimte
Ruimte verwijst naar fysieke locaties die worden gehuurd of naar eigen inzicht door een team worden gebruikt; dit kan kantoorruimte omvatten die wordt gedeeld met een vorige huurder, of een locatie die specifiek is afgestemd op de vereisten van een bepaalde opdracht. De ruimtebehoeften moeten over de projectfasen worden verdeeld en doorgaans ruim van tevoren worden toegewezen vanwege de relatieve schaarste ervan.
5. Diensten
Externe leveranciers zijn voor veel projecten een belangrijke hulpbron. Als een bedrijf niet al over het benodigde personeel beschikt om de diensten te leveren die als onderdeel van de projectscope zijn afgesproken, kan het nodig zijn om voor die dienst een beroep te doen op een derde partij.
Leveranciers zijn externe entiteiten die goederen of diensten leveren die in het project worden gebruikt (lees meer over leveranciersbeheer en het beheren van onderaannemers). Voorbeelden zijn een IT-professional of grafisch ontwerper. Voor digitale projecten kunnen diensten ook licentiekosten voor softwaretools, serverkosten of juridische ondersteuning omvatten voor opdrachten waarbij sprake is van aanzienlijke aansprakelijkheid.
6. Tijd
De hoeveelheid tijd die je hebt om een project te voltooien, bepaalt welke werkprocedures je volgt om dat project te beheren. Inzien dat de tijd beperkt kan zijn wanneer zich problemen voordoen, is essentieel om wendbaar te blijven en het project op schema te houden.
Wat is middelenbeheer?
Middelenbeheer voor projecten is het proces van het verwerven, gebruiken en bewaken van de middelen die nodig zijn om een bepaald project van begin tot eind te voltooien.
Hier volgt een samenvatting van het proces:
- Tijdens de middelenplanning helpt het ontwikkelen van een plan voor middelenbeheer en het naleven daarvan om middelenmanagers klaar te stomen voor succes. Projectmanagers kunnen middelenprognoses gebruiken om huidige en toekomstige projecten actueel te houden. Dit kan voor één project worden gedaan of voor meerdere projecten tegelijk.
- Tijdens de uitvoerings- en controlefasen van de projectlevenscyclus kunnen hulpmiddelen zoals Gantt-diagrammen, werkuitsplitsingsstructuren, middelenregistratie en andere datavisualisaties je op de hoogte houden van de beschikbaarheid van middelen en de voortgang van het project meten aan de hand van mijlpalen en doelstellingen.
- Je kunt ook technieken voor middelenbeheer gebruiken, zoals middelenegalisatie, om een efficiënte middelenplanning op te stellen.
- Een slimme toewijzing van middelen helpt ervoor te zorgen dat aan de projectvereisten op tijd en binnen budget wordt voldaan. Door verschillende methoden voor de toewijzing van middelen te gebruiken, kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat de juiste middelen beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn.
Samen vormen deze stappen de basis voor sterke praktijken voor middelenbeheer gedurende de gehele projectlevenscyclus.
Waarom zijn middelen belangrijk in projectmanagement?
Zonder voldoende middelen kan het voor een projectmanager moeilijk zijn om de projectdoelstellingen binnen de geplande projecttijdlijn te behalen. Het onjuist toewijzen van middelen bij het opstellen van de resourcekalender kan leiden tot vertragingen, tekorten of zelfs mislukte projecten.
Afhankelijk van het type project dat je beheert, kunnen verschillende soorten middelen nodig zijn. Sommige projecten, zoals projecten in de bouwsector, hebben bijvoorbeeld mogelijk uitgebreidere behoeften op het gebied van apparatuur of materialen dan andere projecten, of hebben wellicht gespecialiseerde softwareoplossingen voor bouwprojectmanagement nodig. Elk van de verschillende soorten middelen heeft zijn eigen rol bij het waarborgen van een succesvol projectresultaat. Ook logistieke projecten hebben vaak te maken met complexe vereisten voor materiaalverwerking, transportcoördinatie en naleving van regelgeving—waardoor resourcebeheer bijzonder belangrijk is om vertragingen bij zendingen of boetes wegens overtredingen van regelgeving te voorkomen.
Lees hier meer over waarom effectief resourcebeheer belangrijk is in projectmanagement.
Wat nu?
Begin je middelen bij te houden met behulp van projectmanagementsoftware, software voor resourceplanning of een gratis tool voor resourcebeheer. Op zoek naar de juiste tool voor resourcebeheer? Bekijk deze handleiding met een demo van resourcebeheersoftware om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.
