Stapsgewijs voorbeeld van resourceallocatie: ontdek hoe het werkt
De toewijzing van middelen is een cruciale stap in het projectmanagementproces. Ongeacht je sector en of je slechts één of meerdere projecten uitvoert, je hebt middelen nodig. Dit omvat zaken zoals hulpmiddelen of speciale apparatuur en, het belangrijkst, mensen om je te helpen het werk op te leveren en de klus te klaren.
Een optimale planning en toewijzing van de middelen die je tot je beschikking hebt, heeft invloed op je vermogen om je project op tijd en binnen budget op te leveren. Het kan ook gevolgen hebben voor het bedrijfsresultaat van je bedrijf en de prestaties en tevredenheid van je team.
In deze gids leggen we uit wat de toewijzing van middelen inhoudt en waarom het belangrijk is om dit proces goed uit te voeren, bespreken we enkele van de uitdagingen die je kunt tegenkomen en gaan we vervolgens dieper in op een stapsgewijs voorbeeld.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wie is verantwoordelijk voor de toewijzing van middelen?
De rol die verantwoordelijk is voor middelenbeheer en de toewijzing van middelen is vaak die van projectmanager. Sommige bedrijven hebben echter ook een resource- of trafficmanager in dienst voor personeelsplanning en de toewijzing van medewerkers.
Over het algemeen houden projectmanagers zich bezig met het toewijzen en beheren van middelen voor de projecten waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Resourcemanagers hanteren daarentegen een bredere kijk en bekijken de toewijzing van middelen op bedrijfsniveau.
Beide rollen werken nauw samen om mensen aan projecten toe te wijzen op basis van hun vaardigheden, ervaring en beschikbaarheid, en door gebruik te maken van beste praktijken voor de toewijzing van middelen.
De rol van trafficmanager werkt ondertussen vergelijkbaar met die van een Scrum Master, met de nadruk op procesbeheer, ervoor zorgen dat aanvragen aansluiten bij de beschikbaarheid van middelen en het faciliteren van communicatie tussen teams.
De trafficmanager zet zich in voor het proces… en brengt een redelijke stem in het team die het afstemt op de bedrijfsprioriteiten.
Stapsgewijs voorbeeld: zo wijs je je projectmiddelen toe
Stel dat je een project hebt aangenomen voor je nieuwe klant, Ezycounting, een snelgroeiend accountantskantoor met een jaaromzet van $20 million. Ze hebben je benaderd om binnen een periode van 6 maanden een mobiele app te bouwen. We noemen dit Project Ezy!
Disclaimer: We hebben voorbeelden uit de Runn-app opgenomen om te illustreren hoe je middelen aan je projecten toewijst. Runn is een moderne app voor middelenplanning en capaciteitsprognoses die projectmanagers helpt bij het plannen en volgen van hun mensen en projecten.
Omdat ik zelf jarenlang als projectmanager heb gewerkt, ben ik goed bekend met de uitdagingen van de toewijzing van middelen. Ik heb Runn mede opgericht om deze problemen op te lossen en je te helpen organisatiebrede zichtbaarheid te bieden over je projecten en de mensen die nodig zijn om ze op te leveren.
Voordat je begint
1. Ken de capaciteit en beschikbaarheid van je projectteam
Voordat je begint met het toewijzen van je middelen aan specifieke projecten, is het essentieel om eerst vast te stellen hoeveel tijd je überhaupt beschikbaar hebt om toe te wijzen.
Werken sommige van je mensen parttime? Werken sommige van je mensen alleen op bepaalde dagen van de week?
Begin door ervoor te zorgen dat je de capaciteit van je team kent en weet hoeveel uur per week of per dag elke medewerker kan werken.
De People Planner van Runn geeft je realtime toegang tot je pool van medewerkers en contractanten, zodat je de bestaande werkbelasting, vakanties en beschikbaarheid van iedereen voor toewijzing kunt zien.
2. Weet welk ander werk in de opleveringspijplijn zit
Het is ook belangrijk om te weten aan welk ander werk momenteel wordt gewerkt en welk werk eraan komt, omdat het kan zijn dat mensen tegelijkertijd aan meerdere projecten werken. Het kan rommelig worden als je sommige mensen te veel werk toewijst en anderen te weinig.
De Project Planner van Runn toont al je projecten die binnen de geselecteerde periode zijn gepland en laat zien wat er momenteel gepland staat.
Als je Runn gebruikt, zijn de People Planner en Capacity Charts snelle manieren om te zien waar je mogelijk de capaciteit overschrijdt.
Met de meeste platforms voor capaciteitsplanning kun je eenvoudig de capaciteit van je team plannen en de toewijzing van resources plannen.
Je project plannen en resources toewijzen
Zodra je een idee hebt van de andere projecten in je pijplijn en van hoeveel mensen en uren je beschikbaar hebt, is het tijd om aan de slag te gaan met het toewijzen en plannen van resources voor je project. De eenvoudigste manier om dit proces aan te pakken, is door software voor resourceplanning te gebruiken.
1. Begrijp de projectomvang en opleveringsbeperkingen
Zorg er eerst voor dat je de vereisten en op te leveren resultaten van je project kent en eventuele opleveringsbeperkingen hebt vastgesteld, zoals:
- Wat wel en niet binnen de scope valt
- Deadlines
- Afhankelijkheden
Voor Project Ezy weet je dat je binnen zes maanden een mobiele app moet opleveren, met een vaste lanceringsdatum in juli.
2. Bepaal de rollen en vaardigheden voor je project
Bepaal nu welke rollen, vaardigheden en mate van senioriteit je nodig hebt om het project op te leveren.
Voor Ezycounting is een native iOS-app vereist, dus heb je iemand nodig met programmeervaardigheden in Objective-C.
Als projectmanager weet je misschien niet altijd wie geschikt is voor de opdracht. Vergeet niet de betreffende teamleiders, solutionarchitecten en resourcemanagers te raadplegen. Zij kennen hun teamleden goed en hebben een idee wie in hun team geschikt zou zijn of op welke gebieden je mogelijk vaardigheden mist die nodig zijn om het project op te leveren.
Op basis van de omvang van Project Ezy en de gegeven termijn voorspel je dat je het volgende nodig hebt:
- 1 projectmanager
- 1 UI/UX-ontwerper
- 2 ontwikkelaars
- 1 tester
3. Breng de globale projecttijdlijn in kaart
Maak vervolgens een globaal projectplan. Werk samen met je team om de scope op te delen in taken en activiteiten en schat in hoeveel tijd je denkt nodig te hebben om het werk binnen de scope op te leveren. Het aantal uren of dagen dat je team nodig heeft om elke taak te voltooien, vormt de basis voor je resourceplan en planning, dus dit is een belangrijke stap.
Het helpt om de projectfasen visueel uit te tekenen en eventuele kritieke mijlpalen, belangrijke op te leveren resultaten of deadlines gedurende de projectplanning te noteren.
Zodra je dit allemaal op een rij hebt gezet, kun je een tijdlijn met begin- en einddatums voor het project bekijken.
In Runn kun je snel projectfasen uittekenen en projectmijlpalen toevoegen.
Project Ezy loopt van februari tot juli en heeft zeven belangrijke mijlpalen en 5 fasen.
4. Wijs mensen toe aan het project
Kies de beschikbare middelen die je aan het project wilt toewijzen en zorg ervoor dat ze nieuw werk kunnen aannemen. Onthoud:
- Houd rekening met vrije dagen en feestdagen
- Zorg ervoor dat de mensen die je aan het project toewijst over de juiste vaardigheden beschikken
- En dat niemand overboekt is
Los overboekingen of conflicten op door het werk aan iemand anders toe te wijzen of de planning te verschuiven.
Je hebt Michelle, Monica, Kenny en Beyonce aan Project Ezy toegewezen.
Met Runn kun je mensen op basis van hun rol en vaardigheden aan een project toevoegen. Ook krijg je in realtime meldingen over overboekingen en vrije dagen, zodat je zaken direct kunt aanpassen.
Wat als ik niet op het juiste moment over de juiste middelen beschik? Als niemand in je projectteam over de juiste vaardigheden beschikt, moet je mogelijk een externe medewerker inhuren om je te helpen het werk op te leveren.
In Runn kun je tijdelijke aanduidingen gebruiken om de vraag naar een rol aan te geven of wanneer je nog niet zeker weet wie in het team het werk zal uitvoeren.
Je hebt een tijdelijke aanduiding voor de rol van ontwikkelaar toegevoegd terwijl je de andere middelen blijft toewijzen.
Een andere manier om dit te doen is het gebruik van een spreadsheet voor middelentoewijzing met automatische berekeningen voor kosten en budgetgebruik.
Zodra het project van start is gegaan
Naarmate je vordert met je project, verlopen de zaken niet altijd volgens plan.
Wat als je plannen voor middelentoewijzing te voorzichtig waren en je nu het risico loopt het budget te overschrijden?!
Een eenvoudige manier om te zien hoe je plannen zich verhouden tot de werkelijkheid, is door projectmanagementsoftware met mogelijkheden voor tijdregistratie te gebruiken en je team gedurende het project urenstaten te laten invullen.
Zo kun je vaststellen hoe je presteert ten opzichte van je oorspronkelijke plan voor middelentoewijzing en eventuele risico's voor middelen of planning vroegtijdig identificeren, voordat ze problemen worden. Door belangrijke statistieken voor middelenplanning, zoals benutting en capaciteit, regelmatig te controleren, kun je betere beslissingen nemen en overallocatie en burn-out binnen het team voorkomen.
Het gebruik van efficiënte software voor middelenbeheer kan je gedetailleerd inzicht geven in je middelentoewijzing. Het variantierapport van Runn laat bijvoorbeeld het verschil zien tussen je werkelijke en geplande middelentoewijzingen.
Het variantierapport van Runn laat het verschil zien tussen je werkelijke en geplande middelentoewijzingen.
Om op koers te blijven en risico's te beperken, moet je mogelijk:
- Een middel vervangen
- Meer middelen toewijzen
- De toewijzing van middelen wijzigen
Je bent twee maanden bezig met Project Ezy en je denkt dat alles behoorlijk goed gaat. Je logt in bij Runn en ontdekt dat je medewerkers allemaal overuren hebben gewerkt.
Je praat met Ezycounting en zij stemmen ermee in het project met twee weken te verlengen.
Conclusie
Een effectief resourceallocatieproces houdt in dat je een resourceallocatiemodel beschikbaar hebt voordat een project begint, de juiste mensen op het juiste moment toewijst en je plan onderweg bijhoudt om een optimale benutting van het team en een succesvolle projectoplevering te garanderen. Om je hierbij te helpen, kan het nuttig zijn om een gratis resourcebeheertool te gebruiken.
Inzicht in je werkpijplijn en de beschikbare capaciteit van je team is essentieel, zodat je snel op veranderingen kunt reageren en je plan effectief kunt aanpassen.
