Hoe je middelenallocatie beheerst + 5 bewezen tips

De toewijzing van middelen beheersen

Uiteindelijk word je doorgaans beter in het goed toewijzen van middelen wanneer je middelenplanning kunt oefenen in realistische omgevingen. Dus hoe meer projecten je uitvoert, hoe meer je leert en hoe beter je in de toekomst middelen kunt toewijzen.

Als je deze vaardigheden echt wilt beheersen — en je beheersing ervan wilt aantonen tegenover het uitvoerend management of toekomstige werkgevers — kun je een certificaat behalen als gecertificeerd professional in middelenbeheer.

We hebben volop hulpmiddelen voor professionals in projectmanagement die hun vaardigheden op het gebied van middelenbeheer willen verbeteren:

• Met ons sjabloon voor een spreadsheet voor de toewijzing van middelen ga je van eenvoudige Excel-indelingen naar een hulpmiddel dat het beheer van middelen eenvoudiger maakt.
• Je kunt ons stapsgewijze voorbeeld van de toewijzing van middelen lezen om te zien hoe deze principes in echte projectsituaties werken.
• Lees meer over methoden voor de toewijzing van middelen, zodat je er een kunt kiezen die aansluit bij je voorkeuren en behoeften.

5 tips voor een effectieve toewijzing van middelen

Wanneer je klaar bent om je nieuwe kennis toe te passen, gebruik dan de vijf onderstaande tips om je kansen op succes te vergroten door technieken voor de toewijzing van middelen en modellen voor de toewijzing van middelen toe te passen.

1. Gebruik de juiste software voor middelenbeheer

Kies waar mogelijk projectmanagementsoftware met functionaliteit voor middelenbeheer. Als je die mogelijkheid niet hebt, kijk dan naar oplossingen voor software voor de toewijzing van middelen die kunnen helpen het proces voor het beheren van middelen te automatiseren.

Wanneer je meerdere projecten uitvoert of werkt binnen een organisatie die inspanningen op verschillende fronten ondersteunt, kan zelfs iets dat zo eenvoudig lijkt als inzicht in de beschikbaarheid van middelen moeilijk zijn. Met het juiste softwareprogramma kun je eenvoudig zien welke middelen beschikbaar zijn en wanneer, waardoor het handmatige werk en de communicatie die nodig zijn om een project op de juiste manier van middelen te voorzien, worden beperkt. Bovendien kan software voor het reserveren van middelen je helpen om vooraf middelen te reserveren, zodat de beschikbaarheid wordt gegarandeerd en planningsconflicten worden voorkomen.

Softwareoplossingen kunnen ook veelvoorkomende uitdagingen zoals overtoewijzing of ondertoewijzing aanzienlijk verminderen. Zo kan de software je er bijvoorbeeld aan herinneren dat de ontwikkelaar al is ingepland tijdens de weken waarin je hem of haar nodig hebt. Zo voorkom je dat je nog een ontwikkelaar inplant en mogelijk een ander project van die noodzakelijke hulpbron berooft.

2. Begin met een duidelijke projectomvang

Als je de omvang van je project niet kent, kun je niet voorspellen welke teamleden of andere middelen je mogelijk nodig hebt.

Als je bijvoorbeeld denkt dat de omvang van het project bestaat uit het verbeteren van een bestaande app, stel je met dat werk in gedachten een projectteam samen. Als je later ontdekt dat je stakeholders bedoelden dat je een volledig nieuwe app moest maken, beschik je mogelijk niet over de ontwikkelingsmiddelen die daarvoor nodig zijn en kan het te laat zijn om deze op tijd bijeen te brengen om de deadline van het project te halen.

Door scope-uitbreiding in de gaten te houden, kun je je middelen op een andere manier beschermen en beheren. Dit geldt vooral voor organisaties die meerdere projecten tegelijk uitvoeren. Als de omvang van je project geleidelijk toeneemt, neemt ook de looptijd toe. Daardoor kunnen je projectinspanningen overlappen met andere projecten die dezelfde middelen nodig hebben.

3. Identificeer taakafhankelijkheden

Zodra iedereen het eens is over de omvang van het project, ga je verder met het opstellen van een projectplan. Je projectplanning moet projectresultaten en mijlpalen bevatten, en de meeste projectleiders beginnen met een kritieke padanalyse, zodat ze weten hoe lang de totale inspanning zou moeten duren.

Splits je projectplanning verder op met een Gantt-diagram of een middelenplanner om inzicht te krijgen in taakafhankelijkheden. Die details zijn essentieel om middelen nauwkeurig te prioriteren.

Stel je bijvoorbeeld een restauratieproject voor waarvoor een duur en gespecialiseerd machineonderdeel nodig is. Je weet dat je de machine moet huren — wat dagelijkse kosten met zich meebrengt — en dat er een naar behoren gecertificeerde professional beschikbaar moet zijn om de machine te bedienen.

Als het onderdeel van je project waarvoor deze machine nodig is pas kan plaatsvinden nadat een dozijn andere projecttaken is uitgevoerd, zou je middelen verspillen als je de machine en de gecertificeerde professional vanaf het allereerste begin aan je project toewijst.

Door taakafhankelijkheden binnen je projectplanning te identificeren, kun je profiteren van toewijzing precies op het juiste moment. Dit alles kun je het beste plannen met projectmanagementsoftware voor restauratieprojecten.

4. Stel vooraf een middelenplan op

Stop niet bij het begrijpen van die afhankelijkheden en de middelenbehoeften die samenhangen met je projectplan. Stel naast je planning een plan voor middelen op (dit kun je het beste doen met een sjabloon voor middelenplanning).

Ga na of de projecttijdlijn aansluit op de beschikbare middelen. Als dat niet het geval is, moet je mogelijk je planning aanpassen of proactief contact opnemen met personeelszaken of andere besluitvormers om je project van voldoende middelen te voorzien.

Je planning kan bijvoorbeeld tot het inzicht leiden dat je $100,000 nodig hebt voor het project en niet $50,000. Dat is een behoorlijk grote sprong, en toestemming krijgen om het projectbudget te verdubbelen kan enige tijd duren. 

Als je daarentegen een tijdelijke opdrachtnemer moet inhuren om in een specifieke talentbehoefte van je project te voorzien, heeft je HR-team mogelijk enkele weken of langer nodig om de vacature te plaatsen, kandidaten te beoordelen en de juiste persoon aan te nemen. Software voor uitzendbureaus kan hierbij nuttig zijn.

5. Gebruik tijdregistratie om gegevens over gebruikte middelen te verzamelen

Je verantwoordelijkheden op het gebied van toewijzing van middelen stoppen niet zodra je over alle benodigde projectmiddelen beschikt. Je moet de tijd bijhouden die verschillende mensen aan je project besteden, evenals al het geld en alle andere gebruikte middelen. Deze gegevens zijn belangrijk om:

• Factureerbare posten te onderbouwen. Mogelijk krijg je de opdracht om uitgaven die in het project zijn geïnvesteerd terug te verdienen door ze op de juiste manier door te berekenen aan klanten. Dat kun je alleen goed doen als je weet hoeveel tijd aan verschillende aspecten van het project is besteed.
• De winstgevendheid te bepalen. Stakeholders willen weten of het project rendement op de investering heeft opgeleverd. Tijdregistratie en andere gegevens over het gebruik van middelen zijn essentieel om die antwoorden te kunnen geven.
• De planning voor nieuwe projecten te verbeteren. Als je weet hoeveel werk mensen aan verschillende projecten kunnen uitvoeren, kun je beter aan capaciteitsplanning doen en burn-out bij je interne teams voorkomen.

Beheer middelen effectiever

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases, en maak in Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.