Het proces van resourcebeheer in projecten: deskundige gids in 5 stappen

Binnen het bredere ecosysteem van projectmanagement vormt het een brug tussen projectstrategie en uitvoering door de capaciteit van de organisatie af te stemmen op de behoeften van het project.

Het proces voor resourcebeheer van projecten

In mijn 13 jaar ervaring ben ik tot de conclusie gekomen dat er in de praktijk vijf fasen of processen betrokken zijn bij het resourcebeheerproces (in tegenstelling tot de zes fasen die in de PMBOK worden beschreven). Deze omvatten:

1. Resourceplanning
2. Resource-inschatting / Resourceallocatie
3. Resourceverwerving
4. Teamontwikkeling en -management
5. Continue resource-evaluatie

Stap 1: Resourceplanning

Resourceplanning is het proces waarbij wordt bepaald welke mensen, vaardigheden, hulpmiddelen, apparatuur en welk budget nodig zijn om een project succesvol af te ronden. Het doel is ervoor te zorgen dat je op het juiste moment over de juiste resources beschikt—zonder teams te overbelasten of knelpunten in de oplevering te veroorzaken.

Voordat je resources kunt inschatten, moet je echter inzicht hebben in:

• het werk dat wordt opgeleverd,
• de tijdlijn,
• de afhankelijkheden,
• en het vereiste expertiseniveau.

Daarnaast vereist het vaststellen van vereisten ook dat je luistert naar wat je belanghebbenden zeggen dat ze willen, maar vooral naar wat ze niet zeggen.

Gebruik je besluitvaardigheid (een van de vele vaardigheden voor resourcebeheer) om tussen de regels door te lezen en intelligente vragen te stellen. Als je belanghebbenden bijvoorbeeld aandringen op een software-ingenieur met meer dan 30 jaar ervaring om een eenvoudige applicatie te bouwen, onderzoek dan waarom. Zou het vervangen van een minder ervaren ontwikkelaar door iemand met meer diepgaande kennis van een nieuwere programmeertaal een betere keuze zijn? Waarom wel of niet?

Aan het einde van de planningsstap moet je kunnen begrijpen wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt en of je tijdlijn realistisch haalbaar is.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Stap 2: Resource-inschatting / resourceallocatie

Met resource-inschatting en resourceallocatie bepaal je hoeveel inspanning het project vereist en wie het werk realistisch gezien kan uitvoeren binnen de beschikbare tijdlijn en het beschikbare budget.

In deze fase moet je:

1. het vereiste werk inschatten
2. de benodigde vaardigheden bepalen
3. de beschikbare teamcapaciteit berekenen
4. resources toewijzen op basis van prioriteit en beschikbaarheid
5. de tijdlijn of omvang aanpassen als de capaciteit niet overeenkomt met de vraag

Als je eenmaal hebt vastgesteld welke typen resources je nodig hebt, kun je gebruikmaken van verschillende methoden voor resourceallocatie. In deze fase moet je specifieker worden over resourceplanning. Hoeveel tijd zullen deze mensen besteden aan de oplevering van het project?

Je kunt deze inschatting op twee manieren benaderen:

• Van onder naar boven: Schat het aantal uren dat nodig is om elke vereiste te voltooien en hoeveel uren elke persoon moet bijdragen aan elk op te leveren resultaat. Deze aanpak is het meest geschikt wanneer de scope duidelijk is gedefinieerd, nauwkeurigheid belangrijk is en de tijdlijnen flexibel zijn.

• Van boven naar beneden: Als je op basis van je projectmanagementplan met een vast budget werkt, begin dan met deze beperking en wijs menselijke middelen toe op basis van de meest kritieke rollen die nodig zijn voor het projectsucces. Deze aanpak is het meest geschikt wanneer het budget of de deadlines vastliggen,
• en er vroegtijdig afwegingen moeten worden gemaakt.

Gebruik mijn sjabloon voor een rekenblad voor de toewijzing van middelen om dit proces te versnellen—het voert de berekeningen voor je uit, zodat je snel kunt zien waar je budget wordt gebruikt.

Om je toewijzingsproces te begeleiden, kun je ook overwegen een structuur voor de uitsplitsing van middelen (RBS) te maken — een hiërarchisch raamwerk dat alle middelen—menselijk, materieel en apparatuur—categoriseert op type en functie. Dit is vooral nuttig om het volledige scala aan benodigde middelen visueel weer te geven en ervoor te zorgen dat niets essentieels over het hoofd wordt gezien.

Als je niet zeker weet welke rollen cruciaal zijn, interview dan collega's die in het verleden soortgelijke projecten hebben uitgevoerd. Wees ook niet bang om een beroep te doen op je inhoudelijke experts en hun uitgebreide kennis. Zij kunnen je zeker uitleggen hoeveel uren ze nodig hebben om hun beste werk te leveren.

Handige tip

Houd er rekening mee dat mensen berucht slecht zijn in het inschatten van tijd. Ik houd zelf graag rekening met een buffer van minimaal 10% voor onvoorziene risico’s of vertragingen.

Stap 3: Middelen verwerven

Het verwerven van middelen is het proces waarbij je de mensen, apparatuur, hulpmiddelen en materialen veiligstelt die nodig zijn om het project op tijd en binnen budget uit te voeren. De uitdaging is om snelheid, kosten, beschikbaarheid en de geschiktheid van vaardigheden in balans te brengen—want het ideale middel is niet altijd beschikbaar wanneer je het nodig hebt.

Wat menselijke middelen betreft, zijn er twee belangrijke manieren om je projecten van personeel te voorzien:

• Intern werven. Voornamelijk via je leidinggevende of relaties die je binnen je organisatie hebt opgebouwd. Interne medewerkers kunnen sneller worden ingewerkt, zijn vertrouwd met de werkprocessen van het bedrijf en brengen operationeel minder risico met zich mee. Ze kunnen echter al overmatig zijn ingepland.

• Extern werven. Samenwerken met een wervingsafdeling, een uitzendbureau of gebruikmaken van werknemersaanbevelingen kan een goede manier zijn om nieuwe medewerkers aan te trekken. Voor die laatste optie moet je mogelijk je aanbevelingsprogramma zo opzetten dat vooringenomenheid wordt verminderd. Externe medewerkers kunnen vaardigheidstekorten snel opvullen, gespecialiseerde expertise inbrengen of de capaciteit vergroten. Ze vereisen doorgaans echter meer tijd en budget voor het inwerken.

Hoewel het verleidelijk kan zijn om tijdens de sollicitatiefase rode of gele vlaggen te negeren om snel op gang te komen, moet je zo zorgvuldig te werk gaan als de projectplanning toelaat om ervoor te zorgen dat je de juiste persoon vindt. Dat bespaart je later uren werk.

In deze stap wil je ook de benodigdheden voor het project inkopen. Vraag offertes op bij meerdere leveranciers en onderhandel om de beste prijs te vinden. Overweeg software voor het boeken van middelen te gebruiken om gedeelde middelen, zoals apparatuur of vergaderruimten, efficiënt in te plannen en toe te wijzen

Stap 4: Teamontwikkeling en -beheer

Bij teamontwikkeling en -beheer draait het erom projectmiddelen te helpen effectief samen te werken gedurende de uitvoering van het project. In deze fase verschuift de rol van de projectmanager van het bemannen van het project naar het op peil houden van teamprestaties, samenwerking, verantwoordelijkheid en moraal in de loop der tijd.

Als je dacht dat projectplanning, schatten en het verwerven van middelen al uitdagend waren, dan valt dat in het niet bij hoe moeilijk het is om een team te ontwikkelen en beheren. Je zou een heel artikel kunnen wijden aan het beheren van mensen, dus hier is de versie in het kort: creëer omstandigheden waarin mensen hun beste werk kunnen doen.

Effectief teambeheer omvat:

• verantwoordelijkheden verduidelijken,
• werklasten in balans brengen,
• blokkades wegnemen,
• conflicten oplossen,
• prestaties bijhouden,
• en samenwerking binnen het team ondersteunen.

Houd er rekening mee dat resource managers naarmate projecten zich ontwikkelen vaak technieken voor resourcebeheer moeten toepassen om werklasten opnieuw in balans te brengen, verantwoordelijkheden aan te passen en teamstructuren af te stemmen, zodat de oplevering op schema blijft.

Stap 5: Continue evaluatie van resources

Elk nieuw project begint met goede bedoelingen, maar zodra je er middenin zit en van alle kanten wordt overspoeld met verzoeken van belanghebbenden, kan het lastig zijn om na te denken over geleerde lessen en meetgegevens.

PMI noemt deze stap ‘resources beheersen’. Ik begrijp de gedachte, maar ben niet erg enthousiast over de connotatie. 

Om ervoor te zorgen dat je de prestaties niet uit het oog verliest, plan je periodieke controles van de projectgezondheid voordat je inspanning van start gaat. Tijdens zo’n controle van de projectgezondheid doe je het volgende:

• Werkelijke uren/kosten vergelijken met geschatte uren/kosten (je kunt dit doen in Excel of met de gratis tool voor resourcebeheer van je keuze)
  • Als je merkt dat medewerkers overmatig worden ingezet en geen manier ziet om bij te sturen, informeer je klanten dan over de status van het resourcegebruik, zodat dit later niet als een verrassing komt. Deel ook je ideeën over hoe je de uitgaven kunt verlagen om weer op schema te komen.
• Regelmatig contact onderhouden met je projectteam om ervoor te zorgen dat zij betrokken zijn bij werk dat zij waardevol vinden
  • Let op werk dat is afgeweken van het plan. Identificeer mogelijkheden om kosteneffectievere vervangingen door te voeren die de motivatie van medewerkers verhogen en tegelijkertijd de projectkosten verlagen.
• Periodieke agile retrospectieven uitvoeren om projectprocessen te herzien en bij te werken op basis van geleerde lessen.

Voorbeeld van een proces voor projectresourcebeheer

Nu we de stappen kennen, passen we deze methodologie toe op het volgende voorbeeld:

"Je bent een projectmanager die de opdracht heeft gekregen om binnen de komende zes maanden trainingen te geven aan overheidsfunctionarissen."

Om het eenvoudig te houden, heb ik voor deze oefening spreadsheets gebruikt, maar elke tool voor resourcebeheer volstaat.

Stap 1: Resourceplanning

• Leg je begrip van de projectscope vast in een projectscopeverklaring, op basis van beschikbare documentatie, interviews enzovoort, en valideer dit met je belanghebbenden
• Identificeer op basis van de projectscope de soorten mensen die je nodig hebt om het projectwerk uit te voeren, samen met hun voorgestelde verantwoordelijkheden per rol
• Maak een lijst van de benodigdheden die je nodig hebt om de training uit te voeren
• Als je tegelijkertijd resources voor meerdere projecten plant, organiseer ze dan op prioriteit

Stap 2: Resource-inschatting / resourceallocatie

• Stel je voor dat je klant je een budget van $100,000 geeft voor deze training, dat de projectduur zes maanden is en dat de klant wil dat de projectmanager 50% van zijn tijd aan deze opdracht besteedt. Ga uit van globale uurtarieven voor elke functie, leg je aannames vast en maak de berekeningen.
• Als je de berekening maakt, zie je dat op basis van het verzoek van je klant ongeveer de helft van je budget naar je PM gaat. Denk na over de vraag of dat logisch is op basis van je eerdere ervaring. Ik besluit dat dit inderdaad zo is: aangezien deze training bedoeld is voor prominente personen en de ontwikkeling van technische inhoud vereist, verwacht ik dat ik er behoorlijk nauw bij betrokken zal zijn.

• Schat vervolgens de middelen voor activiteiten in voor de overige rollen en leg je aannames vast. Vergeet niet om 10% te reserveren voor onvoorziene omstandigheden.

• Bij mijn eerste poging kom ik $60,000 boven het budget uit. Oeps. Dit betekent dat ik moet uitzoeken hoe ik de kosten kan verlagen door middel van middelenegalisatie.
  • Ik heb mijn senior ingenieur gedurende het hele project voor 20% van hun tijd ingepland, maar waarschijnlijk heb ik hen alleen in de eerste maand nodig om te helpen bij het identificeren van de cursusonderwerpen, en opnieuw in maand 4 en 5 om de inhoud te beoordelen. Waarschijnlijk heb ik hen gemiddeld ook maar 1 dag per week nodig in plaats van 2 dagen. Ik haal $30,000 van mijn budget af.
    • Ik pas de resterende uren aan op basis van wat volgens mij haalbaar is. Ik moet de uren van de projectmanager terugbrengen naar 35% en de post voor onvoorziene omstandigheden verlagen van 10% naar 5% om het budget in evenwicht te brengen. Daardoor blijft er slechts $300 over voor materiaal. Dat wordt krap.

• Op dit punt ga ik meestal terug naar de klant om te bespreken hoe we de projectomvang kunnen verkleinen. Dat kan betekenen dat de training wordt ingekort tot 3 dagen in plaats van 5 om te besparen op de tijd van de instructeur en analist, dat het aantal deelnemers wordt verminderd om materiaalkosten te verlagen, of dat de cursusinhoud wordt aangepast zodat een senior ingenieur niet langer nodig is.

Stap 3: Middelen verwerven

Ik gebruik een combinatie van technieken om dit projectteam samen te stellen op basis van de beschikbaarheid van middelen:

• Interne aanstelling: De junior ingenieur en junior businessanalist zijn eenvoudig te regelen. Ik heb twee uitblinkers in mijn team die goed met mij samenwerken en op zoek zijn naar een uitdaging. Ik kan de analist na verloop van tijd zelfs opleiden om een deel van mijn projectmanagementtaken over te nemen en zo kosten te besparen. Na een kort gesprek om hun interesse en beschikbaarheid te bevestigen, zijn ze erbij.
• Externe aanstelling: De senior ingenieur is lastig te vinden. Interne kandidaten zijn schaars en het is moeilijk om extern iemand aan te nemen met zo'n gespecialiseerde vaardighedenpakket. Gelukkig kent iemand in mijn netwerk een voormalige medewerker die bereid is om op uurbasis bij te springen. Nadat we wat papierwerk hebben ingevuld, kunnen we aan de slag.
• Contractpositie: De klant heeft al een cursusinstructeur in gedachten. Ik schakel mijn wervingsteam en senior ingenieur in om deze kandidaat te interviewen en werk vervolgens samen met inkoop om de kandidaat op parttimebasis in te zetten. Ik hoef dit type training in de toekomst niet opnieuw te geven, dus het heeft geen zin om een voltijdse aanstelling na te streven.

Stap 4: Teamontwikkeling & -management

Naast terugkerende teamvergaderingen plan ik wekelijkse 1-op-1-gesprekken met de mensen in het project die ik aanstuur. We bespreken hun uitdagingen en ambities, en hoe ik hen kan helpen gemotiveerd te blijven en hun bijdragen het best kan erkennen. 

Voor degenen die ik niet rechtstreeks aanstuur, plan ik maandelijks een gesprek om te controleren of ze tevreden zijn over het project en om eventuele feedback te verzamelen over hoe ik mezelf kan verbeteren. 

Omdat ik de tijd neem om hun carrièredoelstellingen te leren kennen en omdat ik transparant met hen ben over hun prestaties en hoe ze die kunnen verbeteren, vertrouwen ze mij genoeg om niet alleen hun best te doen, maar me ook de feedback te geven die ik nodig heb om een betere manager te worden.

Stap 5: Doorlopende evaluatie van middelen

Hoewel het project bij de start razendsnel van start gaat, merk ik bij het opmaken van mijn maandelijkse budget geleidelijk dat mijn coaching zijn vruchten afwerpt en dat ik minder tijd hoef te besteden aan de oplevering van het project. Naarmate de analist meer projectmanagementtaken op zich neemt, wordt het voor ons gemakkelijker om ons aanvankelijk krappe budget te halen.

We houden ook maandelijks agile-retrospectieven waarin we geleerde lessen documenteren. Deze nemen we door voordat we aan elke nieuwe oplevering beginnen. Hierdoor kunnen we het aantal uren dat we aan elke trainingsmodule besteden, verminderen. 

We kunnen een extra module opnemen zonder extra kosten te maken. Dit gebaar van goede wil motiveert onze klanten om ons volgend jaar in te schakelen voor een nog groter project.

Waarom is resourcebeheer voor projecten belangrijk?

Het volgen van beste werkwijzen voor resourcebeheer van projecten kan je project veranderen van een complete chaos in een fluitje van een cent. Hoewel het mogelijk is om een project op te leveren zonder plan en met mensen die niet geschikt zijn voor het werk of er niet door gemotiveerd worden, zou ik dat niet aanraden. Het project is onnodig uitdagend en de werkomgeving is ronduit onaangenaam.

Als het goed wordt uitgevoerd, komt het ontwikkelen van een effectief resourcebeheerplan ten goede aan de projectmanager, de teamleden, de belanghebbenden en het bedrijf.

• De projectmanager heeft een eenvoudigere taak bij het managen van het project als het werk, de geschatte benodigde inspanning en de vereiste vaardigheden bij de projectinitiatie op de juiste manier zijn afgebakend
• Teamleden zijn gemotiveerd en betrokken bij hun werk, waardoor de productiviteit verbetert en het personeelsverloop afneemt
• Het wordt gemakkelijker om aan de verwachtingen van belanghebbenden te voldoen of deze zelfs te overtreffen als het project duidelijk is afgebakend en met de juiste resources is bemand
• Een succesvolle oplevering van het project stimuleert verdere groei via aanvragen voor nieuwe of terugkerende opdrachten.

Lees hier meer over waarom resourcebeheer belangrijk is.

Hoe kan software voor resourcebeheer helpen?

Hoewel het mogelijk is om resourceplanning met Excel uit te voeren, vereist dit handmatige gegevensinvoer en voortdurend bijwerken. Door te investeren in software voor resourcebeheer krijg je toegang tot allerlei geautomatiseerde functies die je tijd kunnen besparen en het risico op fouten kunnen verkleinen.

Waar moet je dus op letten bij een hulpmiddel voor resourcebeheer? Handige functies zijn onder andere het in realtime volgen van resources, het koppelen van vaardigheden en het in balans brengen van werkbelasting. Hulpmiddelen voor capaciteitsplanning, een verwant type software, kunnen je helpen taken evenwichtig te verdelen om overbelasting van je team te voorkomen en feedback te verzamelen voor voortdurende verbetering.

Veel hulpmiddelen kunnen ook naadloos integreren met andere projectmanagementsoftware die je misschien al gebruikt, zodat je een volledig overzicht krijgt van de voortgang van het project en de benuttingspercentages van resources.

Op zoek naar het juiste hulpmiddel voor resourcebeheer? Bekijk deze gids met een demonstratie van software voor resourcebeheer om een weloverwogen beslissing te nemen.

Beste software voor resourcebeheer

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

Wat nu?

Wil je de fijne kneepjes van resourcebeheer beheersen? Bekijk dan de door experts ontwikkelde training van DPM School of een van deze toonaangevende cursussen over resourcebeheer.