Hva er en arbeidsflyt? Oversikt, eksempler & verktøy

Arbeidsflyter visualiseres ofte i flytskjemaer, som enten viser prosesstrinnene hvert arbeidselement må gjennom for å regnes som ferdig, eller hvordan prosessen ser ut på et mer overordnet nivå (det vil si stadiene i prosessen for å fullføre en oppgave eller et prosjekt i sin helhet).

Ikke forveksle arbeidsflytdiagrammer og andre typer flytskjemaer med andre visualiseringsverktøy for prosjektstyring:

• Gantt-diagrammer viser bestemte oppgaver og aktiviteter som skal fullføres i løpet av prosjektet, når de skal fullføres, og hvem som arbeider med dem. Arbeidsflyter er mer overordnede og fokuserer på faser eller stadier i stedet for individuelle oppgaver.
• Kritiske stier viser prosjektets kortest mulige tidslinje basert på varigheten til bestemte oppgaver og avhengighetene mellom dem. Arbeidsflyter inneholder vanligvis ikke tidspunkt eller varigheter for ulike stadier.
• PERT-diagrammer tar også hensyn til bestemte oppgaver og avhengigheter, men fokuserer på milepæler i stedet for bestemte aktiviteter. Arbeidsflytene dine kan angi milepæler, men de tar ikke hensyn til avhengigheter (bare rekkefølgen på trinnene).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Arbeidsflytenes utvikling

Arbeidsflytenes opprinnelse kan spores tilbake til Frederick Taylor og Henry Gantt, hvis arbeid innebar å anvende vitenskapelige prinsipper for å forbedre arbeidernes produktivitet. Dette førte til en rekke nye ideer om hvordan man skulle lede arbeidere, organisere arbeidsflyten og skape mer produktive ansatte og team.

Bruken av datamaskiner på kontorer gjorde det mulig å automatisere repetitive oppgaver og arbeidsflyter og prosesser, og forretningsprogramvare som verktøy for virksomhetsstyring (ERP-er) og programvare for kunderelasjonshåndtering (CRM-er) ble stadig mer populært.

Arbeidsflyter er nå uløselig knyttet til programvareverktøyene for arbeidsflytstyring som driver dem, og nyere fremskritt som integrering av maskinlæring og kunstig intelligens til bruk i applikasjoner for prosjektstyring, nettskybasert databehandling og lagring samt programvare for prosessanalyse gir organisasjoner mulighet til å forbedre og tilpasse prosessene sine for å finne de mest effektive og produktive arbeidsmåtene.

Eksempler på ulike typer arbeidsflyter

Bruksområder for arbeidsflyter og eksempler på arbeidsflyter som du kan bruke som prosjektleder, omfatter: 

1. Motta en prosjektforespørsel fra en prosjekteier og starte prosjektet
2. Definere krav, utvikle en løsning som oppfyller disse kravene, teste og lansere et produkt eller en tjeneste
3. Prosjektstyringens livssyklus: tenk prosjektinitiering, planlegging, gjennomføring, overvåking & kontroll og avslutning.

Du kan også opprette arbeidsflyter som teamet ditt gjennomfører, for eksempel arbeidsflyter for kundeopplevelse og brukerstøtte, arbeidsflyter for introduksjon av nye medarbeidere, innkjøpsarbeidsflyter, arbeidsflyter for forretningsdrift eller digitale arbeidsflyter for å opprette og godkjenne digitale ressurser.

Her er et detaljert eksempel på en arbeidsflyt for levering av brukerstøtte.

1. Klagen eller supportsaken loggføres hos servicedeskanalytikeren.
2. Det forsøkes å løse problemet. Hvis det lykkes, går du videre til trinn sju.
3. Hvis det ikke lykkes, tildeles saken til riktig servicedeskanalytiker for videre undersøkelse.
4. Forsøk en annen løsning, og oppdater og kommenter saken. Gjenta etter behov.
5. Bruk opp servicedeskens kunnskap, og eskaler saken.
6. Følg opp saken sammen med eskaleringsteamet.
7. Finn en løsning som fungerer, og informer kunden.
8. Lukk saken.

Arbeidsflyter kan dokumenteres og kommuniseres på mange ulike nivåer.

Arbeidsflyten nedenfor viser et større arbeidsomfang og en prosess på høyere nivå for levering av brukerstøtte, som inkluderer mindre prosesser (disse bør også dokumenteres).

Dette arbeidsflyteksempelet bruker svømmebaner for å tydeliggjøre ansvaret i hvert trinn i arbeidsflyten ved å vise hvilket team som skal håndtere hver del av prosessen. Svømmebaner er ikke påkrevd, men de er nyttige når du kartlegger en kompleks prosess som går på tvers av mange team eller ansvarsområder. En annen nyttig ting for å fremstille arbeidsflyten nøyaktig er å vite hvordan du lager et flytskjema, ettersom du da kan lære hvilke symboler du skal bruke, og når. 

I den første svømmebanen finner du en delarbeidsflyt som beskriver hva som skjer, i større detalj enn prosessen på høyere nivå. 

Slik lager du en effektiv arbeidsflyt

Her er en trinnvis veiledning i hvordan du lager en effektiv arbeidsflyt:

1. Begynn med klistrelapper. Lag en klistrelapp for hver oppgave som må utføres, eller for hvert trinn i arbeidsflyten for prosjektstyring, og flytt dem inn i en gjennomtenkt rekkefølge av oppgaver.
2. Snakk med teamet. Snakk med personene som faktisk utfører trinnene i arbeidsflyten. Finn ut om noe mangler, om et trinn står i feil rekkefølge, eller om det finnes andre hensyn du har oversett. 
3. Kartlegg arbeidsflyten. Dette er vanligvis enklest å gjøre i programvare for flytskjemaer, programvare for arbeidsflytdiagrammer eller programvare for tankekart. Skriv ned trinnene i prosessen, og la det være mellomrom mellom dem.
4. Tegn firkanter rundt hvert trinn i aktiviteten og piler for å angi de neste trinnene.
5. Identifiser flaskehalser, overflødigheter og avhengigheter. Marker disse med bestemte symboler eller farger (og inkluder en tegnforklaring).
6. Definer roller og ansvarsområder. Du skal ikke tildele personer til bestemte faser eller oppgaver, men du bør vite hvilke roller som vil være involvert i prosessen. I en arbeidsflyt for prosjektoppstart er for eksempel prosjektlederen ansvarlig for å sette opp et oppstartsmøte, og kunden må godkjenne prosjektplanen.
7. Arkiver den på riktig sted, og sørg for at alle har tilgang. Det er ikke bare viktig at teamet kan slå opp i den mens de utfører arbeidet, men også for introduksjon av nye medarbeidere og opplæring av teammedlemmer.

Beste praksis for å lage arbeidsflyter

Når du lager prosjektarbeidsflytene dine, bør du ha følgende beste praksiser i mente.

• Ha et tydelig mål. Sørg for at arbeidsflyten har en hensikt og er noe teamet trenger. Ingen vil følge en prosess som ikke gir dem eller prosjektet noen verdi.
• Etabler en tilbakemeldingssløyfe. Fortsett å innhente tilbakemeldinger fra teamet og alle andre som bruker arbeidsflyten. Finn ut hva som fungerer og hva som ikke fungerer, og juster arbeidsflyten etter behov.
• Ta i bruk programvare og verktøy for prosessautomatisering. Programvare for automatisering av arbeidsflyter og andre verktøy for prosessarbeidsflyt er laget for å opprette, automatisere og optimalisere arbeidsflyter for å redusere menneskelige feil og ineffektivitet. Les om fordelene ved automatisering her.
• Fastslå hvordan du skal måle suksess. Bestem hvilke KPI-er og måleverdier du skal bruke for å vurdere om arbeidsflyten brukes på en vellykket måte. Disse dataene er en god indikator på om du trenger å justere den eller ikke.
• Vurder skalerbarhet. Bestem hvordan du skal tilpasse arbeidsflytene etter hvert som teamet og organisasjonen vokser. Du må kanskje legge til flere trinn i prosessen, legge til eller fjerne involverte personer eller bygge inn flere godkjenningsfaser eller kontrollpunkter (les mer om arbeidsflyter for dokumentgodkjenning her).
• Iterer. Oppdater arbeidsflytene kontinuerlig etter hvert som du får tilbakemeldinger, skalerer og bruker måleverdier for å avgjøre om de fungerer. Iterasjon betyr ikke at arbeidsflytene dine var feil, bare at arbeidsflyter kan effektiviseres (noe som også gjør arbeidsflytene dine mer smidige).

Hva er forskjellen mellom arbeidsflyter & prosesser?

En arbeidsflyt er et sett med trinn som må følges for å fullføre en oppgave, mens en prosess er utformet for å følges strengt for å oppnå et bestemt resultat.

Sammenlignet med prosesser er arbeidsflyter vanligvis mer fleksible og mindre formelle, siden de kan tilpasses endrede omstendigheter. De krever ikke nødvendigvis omfattende dokumentasjon eller godkjenning fra flere interessenter. 

Som et resultat er arbeidsflyter ofte raskere og enklere å implementere enn prosesser. Prosesser kan imidlertid være mer effektive i visse situasjoner, for eksempel når det er behov for streng overholdelse av regelverk. 

Automatisering av arbeidsflyter med verktøy & programvare

Arbeidsflyter og systemene for arbeidsflytstyring som styrer dem, er ofte én og samme ting. I tillegg til noen av styringsverktøyene jeg nevnte ovenfor finnes det noen flere du bør vurdere:

• Verktøy for styring av forretningsprosesser (BPM) er nyttige for å organisere, styre og oppdatere de viktigste forretningsprosessene dine, samt gjennomføre prosessforbedring og kartlegging av arbeidsflyter (les mer om arbeidsflyter kontra BPM her).
• Arbeidsflytapper er nyttige i situasjoner der du må endre en prosess, men ikke har tilgang til den stasjonære datamaskinen din.
• Programvare for prosjektarbeidsflyt er ideell for å styre arbeidsflyter innenfor rammen av et større prosjekt. Den tilbyr funksjoner for arbeidsflytprogramvare, som automatisering av oppgaver, samarbeid i sanntid og detaljert fremdriftssporing, slik at teamet holder seg samkjørt og produktivt.
• Programvare med åpen kildekode for arbeidsflyter gir et tilpassbart alternativ for team som ønsker å skreddersy arbeidsflytene sine etter spesifikke behov. Disse verktøyene er spesielt verdifulle for organisasjoner med unike prosesser eller budsjettbegrensninger.
• Programvare for arbeidsflyter i virksomheter er utviklet for store organisasjoner og tilbyr avanserte funksjoner som integrasjon på tvers av avdelinger, robuste automatiseringsmuligheter og skalerbarhet for å håndtere komplekse arbeidsflyter med stort volum.
• Alternativer til ProcessMaker er gode hvis du bruker eller tester ProcessMaker for øyeblikket, men opplever at det ikke helt passer til behovene dine.

Det er alltid verdt å undersøke hvilke verktøy som tilbyr unike og innovative funksjoner som kan gjøre prosessene dine raskere, for eksempel AI-arbeidsflyter.