7 teknikker for ressursstyring (med eksempler)
Å administrere ressurser effektivt er som å tre en nål – gjør du det riktig, faller hele prosjektet sømløst på plass. Det handler om mer enn bare å fordele oppgaver; det handler om å forstå kapasitet, avhengigheter, nyanser og potensielle konsekvenser for prosjektet ditt.
Her er sju teknikker for ressursstyring og hvordan du kan ta dem i bruk.
Hva er teknikker for ressursstyring?
Ressursstyring er prosessen med å identifisere, fordele og følge opp alt teamet ditt trenger for å levere et prosjekt. I motsetning til prosjektplanlegging, som definerer hva og når, fokuserer ressursstyring på hvem, med hva og til hvilken kostnad. De fem viktigste ressurstypene er:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Personer - teammedlemmer, oppdragstakere og fageksperter
- Budsjett - de økonomiske ressursene som er tildelt prosjektet
- Utstyr - maskinvare, maskiner eller spesialiserte ressurser
- Tid - begrenset og ikke-fornybar
- Verktøy - prosjektstyringsprogramvaren teamet ditt bruker til å samarbeide og levere
Hvorfor ressursstyring er avgjørende
Dagens prosjekter strekker seg over flere team, tidssoner og arbeidsmåter, noe som gjør ressursstyring vanskeligere enn noen gang. Fire utfordringer skiller seg ut:
- Kompleksitet på tvers av funksjoner — Når personer hentes inn fra ulike avdelinger, blir kapasitetsplanlegging et felles problem med konkurrerende prioriteringer.
- Kapasitetsbegrensninger — Uten oversikt over tilgjengelighet oppstår overbelastning og flaskehalser.
- Kontekstbytte — Overdreven parallelt arbeid kan koste team opptil 40 % av produktiviteten (APA).
- Hybrid- og fjernarbeid — Distribuerte team gjør det vanskeligere å oppdage ubalanse i ressursbruken før den skaper problemer.
Det menneskelige aspektet er også viktig. Utbrente ansatte har 63 % større sannsynlighet for å ta sykedager (Gallup). God ressursplanlegging og styring av arbeidsbelastning er blant de mest effektive måtene å beskytte både prosjektet og teamet på.
7 teknikker for ressursstyring
La oss se nærmere på hver av disse ferdighetene og teknikkene innen ressursstyring, forstå hva de innebærer og hvordan de kan brukes i den daglige styringen vår.
- Ressursprognoser
- Ressursplanlegging
- Ressursfordeling
- Ressurstidsplanlegging
- Ressursutjevning
- Ressursutnyttelse
- Ressursutglatting
1. Ressursprognoser
Ressursprognoser er prosessen med å anslå hvilke ressurser som kreves for et prosjekt i de fremtidige fasene. Ved å undersøke tidligere prosjekter, nåværende trender og teamets kapasitet gjør ressursprognoser det mulig å forutse behov og unngå potensielle problemer, slik at du ikke blir tatt på senga når etterspørselen øker eller endrer seg.
Det gjør det også mulig å danne seg en foreløpig oppfatning av hvilke ressurser som kreves, noe som bidrar til budsjettberegninger og sikrer at du ikke kommer halvveis i prosjektet før du innser at du har for få ansatte eller har overbelastet prosjektteamet.
Eksempel: Tenk deg at du jobber med et omdesign av et nettsted som skal vare i tre måneder. Ved hjelp av programvare for prosjektprognoser setter du deg ned og anslår hvilken type og mengde ressurser du vil trenge. Dette kan innebære å forutse antallet designere for det visuelle arbeidet, utviklere av baksystemer og tekstforfattere for nettinnhold (som kan være frilansere eller fast ansatte).
Slik tar du det i bruk:
- Hent data fra 2–3 sammenlignbare tidligere prosjekter – noter teamstørrelse, tidslinjer og hvor ting stoppet opp.
- Bruk dette som utgangspunkt, og juster deretter for alt som er annerledes ved dette prosjektet: nye verktøy, ukjent omfang eller et mindre team.
- Bryt ned ressursbehovet etter prosjektfase, slik at mangler blir synlige tidlig i stedet for å bli akutte senere.
- Avtal en tilbakevendende oppfølging – ukentlig eller annenhver uke – for å oppdatere prognosen etter hvert som omfang eller prioriteringer endres.
Les mer om prognoser, kapasitetsstyring og beste praksis for ressursplanlegging i vår veiledning om beste praksis for kapasitetsstyring.
2. Ressursplanlegging
Ressursplanlegging innebærer å fastslå hvilke typer ressurser (menneskelige, tekniske og økonomiske) som trengs, når de trengs og i hvilke mengder.
Deretter kan du sammenligne ressursstyringsplanen din med ressurskapasiteten for å sikre at alle prosjektfaser har de nødvendige ressursene, og at du ikke sliter ut teamet ved å gi dem mer arbeid enn de har kapasitet til.
Dette er ikke en engangsprosess. Regelmessige oppfølginger og justeringer av ressursplanene dine er avgjørende etter hvert som prosjektene utvikler seg.
Eksempel: La oss si at du skal lansere et nytt programvareprodukt. Ressursplanlegging vil innebære å føre opp alle oppgavene (som programvaretesting, markedsføring og brukeropplæring) og deretter koble dem til de tilgjengelige ressursene. En måte å effektivisere denne prosessen på er å bruke et verktøy for å lage Gantt-diagrammer.
Slik bruker du det:
- List opp hver oppgave eller prosjektfase, og identifiser deretter hvilken type ressurs hver av dem trenger, for eksempel personer, verktøy eller budsjett.
- Sammenlign med teamets faktiske kapasitet for å oppdage overbelastning før det skjer.
- Bruk en mal for ressursplanlegging eller et verktøy for kapasitetsplanlegging for å fremskynde prosessen og holde alt samlet på ett sted.
- Gå gjennom planen på nytt ved viktige milepæler i prosjektet – ressursbehovet endres etter hvert som prosjektene utvikler seg, og det bør planen din også gjøre.
3. Ressursallokering
Ressursallokering er fordelingen av ressurser på bestemte oppgaver eller faser i prosjektet ditt.
Her er det viktig å ta hensyn til styrkene og begrensningene til teamet og verktøyene dine. Når teammedlemmer tildeles oppgaver basert på kompetansen og tilgjengeligheten deres, holder det dem motiverte, opprettholder moralen og forhindrer igjen utbrenthet og sløsing med ressurser.
Eksempel: Se på eksempelet på ressursallokering for en digital markedsføringskampanje. Etter planleggingen trenger du en grafisk designer, en ansvarlig for sosiale medier og en innholdsforfatter. Allokering av markedsføringsressurser vil innebære å tildele bestemte oppgaver til hver av disse rollene – den grafiske designeren kan for eksempel være ansvarlig for å lage bloggillustrasjoner og bilder til sosiale medier. Samtidig håndterer innholdsforfatteren blogginnlegg og bildetekster til sosiale medier.
Slik bruker du det:
- Tilpass oppgaver til teammedlemmer basert på kompetanse først og tilgjengelighet deretter – det er viktigere å velge riktig person til jobben enn den som har mest ledig tid.
- Se etter konflikter før du bekrefter tildelingene – er noen allerede strukket på tvers av flere prosjekter?
- Bruk programvare for ressursallokering eller et enkelt regneark til å dokumentere hvem som har ansvar for hva, slik at ingenting faller mellom to stoler.
- Vær oppmerksom på tegn til ubalanse når arbeidet begynner. Hvis én person stadig er overbelastet mens andre har kapasitet, bør du omfordele tidlig.
4. Ressursplanlegging
Ressursplanlegging bygger videre på allokering ved å plassere oppgaver i en kalender og beskrive når og hvor hver ressurs skal brukes. På dette stadiet vil du sannsynligvis bruke verktøy som Gantt-diagrammer eller ressursplanleggere for å visualisere tidslinjen for ressursene dine og sikre at det ikke oppstår overlapp eller perioder uten aktivitet.
Eksempel: Du utvikler en ny mobilapp. Ressursplanlegging i denne sammenhengen kan innebære å sørge for at UI/UX-designerne fullfører arbeidet sitt før utviklerne begynner å programmere. På denne måten slipper utviklerne å vente på designressurser, og designerne slipper å skynde seg med å produsere endringer i siste liten.
Slik bruker du det:
- Når ressursene er tildelt, plasserer du hver av dem på en tidslinje – et Gantt-diagram eller en ressursplanlegger fungerer godt til dette.
- Se etter avhengigheter: identifiser hvilke oppgaver som må fullføres før andre kan starte, og planlegg tildelingene i riktig rekkefølge.
- Se etter overlapp – hvis samme person er planlagt til to ting samtidig, må noe flyttes.
- Marker eventuelle perioder uten aktivitet der ressursene står ubrukt mellom oppgaver, og juster tidsplanen slik at arbeidet flyter så effektivt som mulig.
5. Ressursutjevning
Ressursutjevning er prosessen med å justere tidslinjene og fristene for prosjektoppgaver og -aktiviteter slik at de kan fullføres med de tilgjengelige ressursene. Denne teknikken er bare mulig når prosjektplanen din er fleksibel (hvis den ikke er det, må du finne andre tilgjengelige ressurser som kan ta seg av oppgaven eller leveransene, det vil si gjennomføre ressursutjevning, men mer om det senere).
Ved å gjøre dette unngår du å overbelaste enkelte teammedlemmer med urealistiske frister. Ifølge Tim Green, COO i GoTeamUp: «Den viktigste fordelen her er at man forebygger utbrenthet blant ressursene, noe som fører til et mer harmonisk og produktivt arbeidsmiljø.» Dette bidrar til jevn produktivitet og lykkeligere, mer balanserte team.
Den viktigste fordelen her er at man forebygger utbrenthet blant ressursene, noe som fører til et mer harmonisk og produktivt arbeidsmiljø.
Eksempel: Midt i en produktlansering oppdager du at grafisk designer ikke er tilgjengelig for å fullføre en oppgave du trodde vedkommende skulle være tilgjengelig for. Ressursutjevning innebærer da å endre start- og sluttdatoene for oppgaven til dager der den grafiske designeren er tilgjengelig.
For å vise hvordan dette fungerer, kan du se et eksempel på ressursutjevning med to Gantt-diagrammer som viser resultatene før og etter prosessen.
Og slik ser Gantt-diagrammet vårt ut etter ressursutjevningen.
Slik gjør du det:
- Identifiser teammedlemmer som er overbelastet, og marker hvilke oppgaver som fører til overbelastningen.
- Undersøk om tidsplanen har fleksibilitet — hvis frister kan flyttes, justerer du tidslinjene for oppgavene slik at de samsvarer med den faktiske tilgjengeligheten, i stedet for å tvinge frem et urealistisk tempo.
- Hvis tidsplanen ikke kan tilpasses, er det ressursutjevning (omtales nedenfor).
- Omfordel arbeidet gradvis i stedet for i store bolker, slik at justeringen ikke skaper en ny flaskehals et annet sted.
6. Ressursutnyttelse
Ressursutnyttelse handler om å forstå hvor effektivt tildelte ressurser blir satt i arbeid. Ved å overvåke utnyttelsesberegninger, for eksempel fakturerbare kontra ikke-fakturerbare timer eller forholdstall for ressurstilgjengelighet, kan du vurdere effektiviteten i ressursbruken. Hvis du oppdager underutnyttede ressurser, er det en mulighet til å kalibrere på nytt og sikre maksimal produktivitet. Dette «...kan føre til betydelige kostnadsbesparelser,» hevder Tim Green.
Eksempel: Etter at du har lansert et nettkurs, legger du merke til at videografen din, som opprinnelig ble ansatt for kursinnholdet, har litt ledig tid, selv om de fleste på teamet er fullt engasjert. Ressursutnyttelse innebærer å dra nytte av denne tilgjengeligheten ved å lage videoinnhold for å markedsføre kurset, slik at du får mest mulig verdi ut av hvert teammedlem.
Slik gjør du det:
- Følg regelmessig med på fakturerbare kontra ikke-fakturerbare timer ved hjelp av programvare for tidsregistrering.
- Gå gjennom utnyttelsesberegninger på team- og individnivå for å oppdage hvem som er overbelastet, og hvem som har ledig kapasitet.
- Hvis noen er underutnyttet, bør du se etter tilgrensende oppgaver som samsvarer med ferdighetene deres, før du antar at det ikke finnes noe de kan gjøre.
- Sett en målsetting for utnyttelsesgrad for teamet ditt, og bruk den som en referanse — for lav grad signaliserer ineffektivitet, mens for høy grad signaliserer risiko for utbrenthet.
7. Ressursutjevning
Ressursutjevning er prosessen med å justere ressursbruken når tidslinjen for prosjektet ikke er fleksibel. I motsetning til ressursutjevning kan du ikke bare justere forfallsdatoen for oppgaven eller leveransen. I stedet kan det hende du må øke ressursene for å overholde en stram frist.
Den største fordelen er en mer fleksibel og tilpasningsdyktig prosjektplan, som gir bedre respons på endringer eller uforutsette omstendigheter.
Du vil fortsatt nå prosjektfristen, men tidsplanen (det vil si hvilken oppgave som skjer når, og hvem som utfører den) har nok fleksibilitet til at du kan justere den for å håndtere endringer i personell eller ressurstilgjengelighet.
Eksempel: Du leder en omfattende oppgradering av en netthandelsplattform med en nært forestående og ufravikelig frist. Du har imidlertid et ekstra budsjett som kan brukes til å hente inn en ekstra utvikler, eller kanskje til å tildele arbeidet til en mer erfaren utvikler som kan jobbe raskere.
Her er et før- og etterbilde som viser resultatet av ressursutjevningsprosessen.
Slik vil prosjektplanen se ut etter ressursutjevningen.
Slik gjør du det:
- Bekreft at tidsfristen faktisk er fast før du bruker ressursutjevning – hvis tidsplanen har noe fleksibilitet, er ressursnivellering et bedre utgangspunkt.
- Identifiser hvilke oppgaver i tidsplanen som har fleksibilitet – selv med en fast tidsfrist kan rekkefølgen på de enkelte oppgavene ofte justeres.
- Se på mulighetene for å øke kapasiteten: en ekstra ansettelse, en frilanser eller omfordeling av arbeidet til et mer erfarent teammedlem som kan jobbe raskere.
- Sjekk budsjettet før du bestemmer deg – ekstra ressurser koster, og det er verdt å bekrefte at avveiningen er lønnsom før du setter i gang.
Hva nå?
Har du brukt andre teknikker for ressursstyring som har fungert for deg, eller ser du kanskje etter flere ideer? Bli medlem og bli med i samtalen på Slack sammen med over 1000 andre digitale prosjektledere. Du får også tilgang til over 100 maler, eksempler og prøveeksempler for prosjektdokumenter, for eksempel en plan for ressursstyring.
Hvis du ønsker å videreutvikle ferdighetene dine og ligge i forkant, kan du vurdere å ta et av disse populære kursene i ressursstyring for prosjektledere.
