God jul til alle (med Mackenzie Dysart fra Reason One)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut et program for å transkribere podkastene våre. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom boten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Velkommen til DPM-podkasten, der vi går forbi teorien for å gi ekspertråd om prosjektledelse, slik at du kan lede bedre digitale prosjekter. Takk for at du lytter. Jeg er Ben Aston, grunnleggeren av The Digital Project Manager.

Mange av oss som er prosjektledere, gruer oss til å ta ferie fordi vi er bekymret for at prosjektene våre skal gå omtrent like dårlig som ferien vår. Men det er bra å ta ferie, ikke sant? Jo, hvis du har klart å overlevere prosjektene dine på riktig måte. Hvis du ikke har klart å gjennomføre en god prosjektoverlevering, kommer du sannsynligvis tilbake til en svært irritert kollega som har passet på prosjektene dine, og et prosjekt som ligger omtrent like langt etter planen som tiden du var borte.

Hvordan kan vi ta ferie uten å stresse oss selv eller kollegene våre? Alt blir avslørt i dagens podkast når vi snakker om god ferie for alle.

I dag snakker jeg med Mackenzie Dysart, en erfaren prosjektleder hos ecentricarts. Hun er PMP-, CSM- og sertifisert prosjektleder, og valgte faktisk prosjektlederrollen som karrierevei. Det skal vi snakke om om litt. Hun har arbeidet med alle slags prosjekter – digitale prosjekter, trykksaker og apper. Hun har også erfaring både fra kundesiden og byråsiden, så vi gleder oss til å snakke med Mackenzie. Hei, Mackenzie.

Mackenzie Dysart:

Hei.

Ben Aston:

Takk for at du blir med i programmet i dag. Jeg møtte Mackenzie på DPM Summit i september, og syntes hun virket som en smart person med mange interessante ting å si. Jeg ba henne skrive et innlegg for oss. Mackenzie er faktisk svært aktiv på Twitter. En av tingene jeg la merke til at hun skrev på Twitter under DPM Summit, var at hun skulle utfordre seg selv til å trene mer regelmessig. Jeg tenkte det kunne være fint med litt ansvarlighet i sanntid. Har du trent regelmessig, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Nei. Men jeg har faktisk meldt meg på noen idretter, og det gjør meg mye mer ansvarlig fordi jeg har et lag som er avhengig av meg. Nå spiller jeg volleyball og fotball hver uke. Da er jeg i det minste ute og gjør noe. Det er fysisk. Jeg blir sliten-

Ben Aston:

Der har du det. Det teller.

Mackenzie Dysart:

… ansvarlig, ikke sant?

Ben Aston:

Jepp. Der ser du. Det er regelmessig trening. Det teller.

Mackenzie Dysart:

Det fungerer på noen måter.

Ben Aston:

Ja, selvfølgelig. Jeg er virkelig fascinert, for du hevder at du valgte å bli prosjektleder som karriere. Det er ikke noe jeg tror jeg har hørt noen si før. Jeg tror du er den første personen jeg har møtt som noen gang har-

Mackenzie Dysart:

Jeg vet, jeg syntes ikke det var så rart. Jeg trodde det var ganske normalt.

Ben Aston:

Hvordan velger man å bli prosjektleder? Hvordan skjedde det?

Mackenzie Dysart:

Jeg fullførte universitetet uten å ane hva jeg ville gjøre. Jeg hadde en bachelorgrad i internasjonal ledelse. Så flyttet jeg til Toronto. Jeg visste egentlig ikke hva jeg ville gjøre. Til slutt fikk jeg jobb som rekrutterer. Jeg jobbet som teknisk rekrutterer, og jeg var elendig. Virkelig dårlig. Folkene jeg jobbet med var veldig hyggelige, men jeg var bare ikke særlig god i jobben.

Ben Aston:

Jeg leste vurderingene dine. De sa fine ting om deg, så ikke bekymre deg.

Mackenzie Dysart:

Ja! Ja, alt er positivt.

Ben Aston:

Hvorfor var du så dårlig? Hva var det som var så dårlig?

Mackenzie Dysart:

Jeg slet med at det ikke fantes noe konkret ved slutten av dagen. Jeg kom klokken åtte og gikk klokken fem. Jeg hadde forsøkt å finne kandidater til alle disse forskjellige rollene, og … Det var et element av flaks knyttet til arbeidet, og jeg er ikke en heldig person. Men det handlet også om at jeg kunne jobbe veldig hardt, og likevel noen ganger ikke ha noe å vise til. Kandidatene mine ble ikke valgt, av en eller annen grunn, og det var ingenting konkret å vise til for arbeidet jeg hadde gjort ved slutten av dagen.

Men én av tingene jeg jobbet med, var rekruttering til roller innen prosjektledelse. Jeg snakket med disse menneskene, fant ut hva de gjorde og hva de likte ved arbeidet sitt. Jeg begynte å se sammenhengen og tenkte: «Nei, dette er noe jeg ville vært veldig god på, og som jeg liker.» Det omfatter alt som gjør meg lykkelig i livet, og gir deg et konkret resultat ved slutten av dagen.

Til slutt sluttet jeg i rekrutteringsselskapet, dro tilbake til skolen ved Sheridan College og tok et videreutdanningssertifikat i prosjektledelse. Det ga meg et intensivt åttemånederskurs i alt innen prosjektledelse – omfang, styring, tid og alt det andre. All teknikken og teorien bak. Derfra fikk jeg all undervisningen jeg trengte til PMP-sertifiseringen. Så begynte jeg i et byrå som het Mosaic Sales Solutions. Det var der jeg fikk min første jobb som prosjektkoordinator, og jeg kom raskt i gang og har aldri sett meg tilbake.

Jeg synes det er en av de mest givende jobbene som finnes. Jeg får arbeide med svært intelligente mennesker, hjelpe dem med å lykkes og ha noe å vise til for arbeidet jeg legger ned ved slutten av dagen.

Ben Aston:

Ja. Det er kult. Jeg er nysgjerrig: Du har studert de harde ferdighetene … Var det harde og myke ferdigheter innen prosjektledelse i dette åttemånederskurset?

Mackenzie Dysart:

Ja, faktisk. Det var noe av det beste med kurset. Det handlet om de harde, tekniske ferdighetene – hvordan man styrer omfang, tid, kostnad, kvalitet og alle de områdene, samt HR. Men det var også kurs i kreativitet, ledelse og innovasjon. Der lærte jeg blant annet hvordan man leder et idémyldringsmøte og blir trygg på å snakke foran andre.

Det hjalp meg virkelig, sammen med noen andre presentasjoner, med å bli trygg på å snakke foran folk, lære å lese rommet og samarbeide med ulike typer mennesker. De arbeidet også mye med myke ferdigheter for å hjelpe deg med å lykkes. Det synes jeg var noe av det beste ved programmet, fordi jeg kunne ta det på heltid i åtte måneder.

Ben Aston:

Flott. Jeg er også nysgjerrig, for det er ikke mange som på ditt karrierestadium har arbeidet både på kundesiden og byråsiden. Du arbeider åpenbart på byråsiden nå, så du må være forsiktig med hva du sier om det. Hva vil du si er forskjellen som digital prosjektleder? Hvorfor endte du på byråsiden i stedet for kundesiden?

Mackenzie Dysart:

Jeg tror det finnes mange likheter som folk ikke alltid ser, og så finnes det forskjeller. Én ting jeg vil si om å arbeide på kundesiden, er at du på en eller annen måte fortsatt føler at du blir behandlet som et byrå. I hvert fall der jeg var. Vi var fortsatt servicesenteret for digitale tjenester, så det var ulike forretningsområder i selskapet som kontaktet oss og sa: «Hei, vi trenger dette, dette og dette.» Og vi måtte levere det tilbake og nærmest fungere som et internt byrå.

Men det finnes også en ensformighet i alltid å arbeide med det samme varemerket. Det var noe av det som fikk meg tilbake til byråsiden: å få variasjon gjennom alle de forskjellige prosjektene, kundene, behovene og kravene deres. Jeg vet at det kan være litt kaotisk for noen, men jeg liker variasjonen og å holde hjernen i gang.

Jeg tror den beste måten å beskrive prosjektledelse på i generelle termer, er at det ligner på å være servitør. Du har alle disse forskjellige kundene, og må styre forventningene deres, hvor raskt de får ting, og hva som skjer hvis noe blir forsinket. Du må skaffe de riktige kravene for å komme i gang og sørge for at de betaler regningen til slutt. Det handler virkelig om å balansere alt dette. Jeg synes det er givende og utfordrende, på en god måte, å hoppe mellom ulike varemerker, krav og mennesker. Det holder ting interessant.

Ben Aston:

Ja. Fortell oss hva slags prosjekter du arbeider med akkurat nå.

Mackenzie Dysart:

Akkurat nå fokuserer jeg hovedsakelig på redesign av nettsteder. Jeg arbeider med både ideelle og kommersielle kunder, og vi styrer prosjekter for både WordPress og et annet CMS som heter Kentico. Deretter handler det om å administrere kundenes nettsteder. Vi har også noen SLA-er som jeg støtter. Jeg har omtrent tre eller fire kunder, med alle underprosjektene deres.

Ben Aston:

Kult. Du er selvsagt kvalifisert som prosjektleder og har gjort mange forskjellige ting. Jeg er nysgjerrig på hva du har hatt mest nytte av. Du har PMP, CSM og sertifikatet fra Sheridan College. Det er mye skepsis til sertifiseringer i miljøet for digitale prosjektledere, men jeg er nysgjerrig på perspektivet ditt som faktisk har noen. Mange sier at de ikke har noen sertifiseringer. Hva mener du om PMP, CSM og sertifiseringer innen prosjektledelse?

Mackenzie Dysart:

Jeg har jo arbeidet som rekrutterer. Det er her alt henger sammen: Jeg forstår nødvendigheten av nøkkelord. Det var hovedgrunnen til at jeg tok PMP-sertifiseringen. Det er en enkel grunn for folk til å avvise deg. Når du kommer lenger i karrieren, betyr det mindre, men siden jeg nettopp hadde begynt, ville jeg sørge for at jeg hadde alt som kunne støtte meg.

PMP er krevende fordi den er rettet mot store prosjekter, for eksempel ingeniørarbeid og IT-infrastruktur. Det var der jeg slet mest. Undervisningen i videreutdanningen var svært nyttig for å forberede meg til PMP. Den gir deg alt du trenger av fag, lærer deg etter boken hva du skal kunne og hvordan du skal tenke.

Men det interessante med PMP er at du ikke får ta eksamen før du har et visst antall timer – jeg tror det tilsvarer to eller tre års erfaring. Du må på en måte avlære hvordan du tror du skal gjøre ting, sammenlignet med hvordan du faktisk ville gjort det.

Det er litt vanskelig fordi mye er vanskelig å relatere til som digital prosjektleder når du tar PMP. Men den har et godt grunnlag for hvordan man håndterer endringer, omfangsutvidelse, budsjett og så videre. Verdianalyserapporter er ganske nyttige. Jeg vet at vi liker å bruke nedbrenningsdiagrammer i smidige prosjekter nå, men en god verdianalyserapport er fortsatt svært nyttig for å vise hvor du er på vei.

Jeg synes den har verdi, særlig når du nettopp har begynt. Den skader ikke. Hvis du allerede har erfaring med prosjektledelse, tror jeg ikke den er nødvendig, men den er et veldig godt utgangspunkt for noen som nettopp starter prosjektlederkarrieren eller vurderer den. Det er absolutt en god måte å forstå hva rollen innebærer på.

Når det gjelder sertifisert Scrum Master, synes jeg den er vanskeligere å vurdere. Realistisk sett handler sertifiseringen mest om å vise at du er et menneske, slik jeg best kan beskrive det. Det var et todagerskurs der vi arbeidet med myke ferdigheter. Myke ferdigheter er svært viktige, så jeg tror det finnes verdi i det, men det var en av de enkleste eksamenene jeg noen gang har tatt, fordi den bare hadde 30 spørsmål.

Ben Aston:

Jeg vet at du kan ta den på nytt tre ganger.

Mackenzie Dysart:

Ja, og jeg er ganske sikker på at du kan google svarene også. Det handler mer om å lære de myke ferdighetene og øve. Hvis du tar et kurs i ledelse eller fasilitering, kan du få mye av det samme. Men sertifiseringer gjør det lettere å skille seg fra andre når du søker jobb, prøver å finne en ny stilling eller beveger deg utenfor nettverket ditt. Det er nyttig å ha bokstavene etter navnet, rett og slett.

Ben Aston:

Ja, det er jeg enig i. Særlig når det gjelder sertifisert Scrum Master, som jeg tok. For meg virket det litt som en måte å tjene penger på: Du møter bare opp, så består du. Med PMP må du faktisk lære ting.

Det forvirrende med PMP er at du får flervalgsoppgaver der alle svarene høres fornuftige ut. Det handler bare om at PMP sier at det finnes en bestemt rekkefølge – eller at PMBOK sier: «Gjør dette, så dette, så dette.» Du kommer til å gjøre alt til slutt, men de vil at du skal gjøre det i en bestemt rekkefølge.

Mackenzie Dysart:

Ja, og så er det de 25 falske spørsmålene som du ikke vet at ikke teller. Av de 200 spørsmålene er det 25 som ikke teller, fordi det er testspørsmål de vurderer å ta med i senere eksamener. Jeg fikk ett der én endring av et ord endret hele betydningen av spørsmålet. Det fantes ikke noe riktig svar før jeg endret det ene ordet, og da fantes det ett riktig svar. Jeg tenkte: «Jeg får anta dette, og håpe at dette ikke er et ekte spørsmål som blir vurdert.»

Men for CSM valgte jeg bare den rimeligste varianten som fortsatt inkluderte frokost og lunsj.

Ben Aston:

Det var bra. Jeg fikk verken frokost eller lunsj med min, så du gjorde det godt.

Mackenzie Dysart:

Ja.

Ben Aston:

For omtrent 1 000 dollar – betalte du omtrent 1 000 dollar, inkludert frokost og lunsj?

Mackenzie Dysart:

Ja, jeg tror det var 1 100 dollar – ja.

Ben Aston:

Og frokost og lunsj. Ikke dårlig.

Mackenzie Dysart:

Jepp. Jeg undersøkte flere alternativer. Jeg hadde krav, men kravene var ikke så store.

Ben Aston:

Det er bra. Jeg spør alltid folk om de nylig har funnet noe som gjør prosjektlederlivet bedre. Finnes det noen verktøy eller teknologi som begeistrer deg for tiden?

Mackenzie Dysart:

Akkurat nå er vi internt hos ECA i ferd med å finne et nytt prosjektstyringsverktøy. Jeg vil ikke si at jeg har funnet ett bestemt verktøy ennå, men vi prøver å finne ut hva som fungerer best. Hva liker jeg? Hva liker jeg ikke? Det har tatt mye av oppmerksomheten min. Det er interessant å se hvordan ulike selskaper har laget verktøy som gjør det samme, men på litt forskjellige måter.

Ben Aston:

Hva står på kortlisten din akkurat nå?

Mackenzie Dysart:

Jeg tror det vi demonstrerte forrige uke, var 10,000 Feet. Jeg husker ikke hva det neste er. Jeg er dårlig på å nevne verktøy, men jeg husker det ikke.

Ben Aston:

Ser du mest på ressursstyring, tidsregistrering og den typen ting?

Mackenzie Dysart:

Ja, vi har kommet frem til at det ikke finnes noen vei utenom ett system for supportsaker og utvikling. Vi fortsetter med Jira. Deretter prøver vi å finne ett system som kan inneholde alt annet, fordi prosjektplanlegging, ressursstyring og tidsregistrering akkurat nå ligger i forskjellige verktøy. Det ville vært en svært god endring å samle alt.

Ben Aston:

Det finnes mange gode verktøy der ute, så jeg regner med at du har sett på-

Mackenzie Dysart:

Ja …

Ben Aston:

Det finnes Resource Guru, Hub Planner og Float. Det er også gode alternativer.

Mackenzie Dysart:

Ja.

Ben Aston:

La oss gå videre til artikkelen din. Jeg husker at det som kanskje er mitt mest smertefulle minne, var en gang jeg dro på ferie og trodde jeg hadde hatt en veldig god overlevering med kundeansvarlig. Jeg syntes jeg hadde gitt ham svært tydelige overleveringsnotater. Jeg følte meg trygg, og han sa: «Ikke bekymre deg. Dette har jeg kontroll på.» Vi var gode venner, og vi er fortsatt gode venner.

Men da jeg kom tilbake fra ferie, hadde prosjektet ikke bare stått stille – det hadde faktisk gått bakover. Jeg tror jeg hadde vært borte i tre uker, og prosjektet hadde gått helt tilbake til prosjektoppstart, selv om vi skulle ha vært på slutten av prosjektet. Dette vil enten få deg til å føle deg bra fordi dine overleveringer aldri har vært så dårlige, eller skremme deg fra å ta ferie igjen.

Feriesesongen er over oss. Vi går inn i julen, og jeg tror faktisk dette er en av de vanskeligste tidene på året å gjennomføre overleveringer på, fordi det ofte ikke finnes noen å overlevere til. Alle skal bort. Men la oss late som det er en normal situasjon, der det finnes noen å overlevere prosjektene dine til. Du snakker om prosjektoverleveringer i innlegget ditt og om å bruke forskjellige maler.

Jeg er nysgjerrig. Kan du gå gjennom disse ulike malene? Det viktigste når vi overleverer et prosjekt, er å sørge for at den andre personen virkelig forstår nåsituasjonen, hvor vi skal, og alle forventningene og all kunnskapen vi har mens vi er borte. Vi har åpenbart mye informasjon i hodet. Hvordan håndterer du prosessen med å ikke gi noen for mye informasjon, men samtidig gi dem akkurat nok?

Mackenzie Dysart:

Jeg tror det avhenger av organisasjonen du arbeider i. Jeg har måttet gjennomføre svært detaljerte overleveringer, der overleveringen noen ganger har krevd mer arbeid enn ferien min – den var nesten ikke verdt ferien. Det er ikke ideelt. Jeg tror det handler om å finne balansen og forstå hvor mye kunnskap de andre allerede har.

Jeg pleier å vite hva som skjer i andres prosjekter, fordi vi snakker mye om dem som prosjektlederteam. Det er svært nyttig. Regelmessig deling som team bidrar til å redusere risikoen, fordi jeg allerede vet hvilke prosjekter som går bra og hvilke som ikke gjør det.

Når du skal velge noen som skal dekke prosjektet ditt, kan du om mulig velge den som har mest tid eller noen enklere og mindre stressende prosjekter. Det er også nyttig å velge noen som har vært midt i arbeidet, har arbeidet med kunden tidligere eller har annen bakgrunnskunnskap. Det hjelper alltid når du skal velge en stedfortreder.

Når det gjelder malen, avhenger det av de interne systemene dine. Jeg foretrekker et overordnet nivå. Jeg har laget to maler som du finner på thedigitalprojectmanager.com. Den ene er et Google-regneark som viser flere prosjekter samtidig: hva som skjer, budsjettintervallet, statusen, hvilken fase du er i, de viktigste neste leveransene og eventuelle andre notater. Jeg synes den er nyttig, særlig for vedlikeholdsprosjekter eller prosjekter som ikke er så intensive.

Den er også nyttig når du ikke skal være borte lenge, for eksempel i tre uker. Hvis du bare er borte én uke, kan du skrive: «På mandag har vi statusmøte. Innen onsdag forventer de dette, og på fredag må du sende en oppdatering for uken.» Eller: «Dette er det de forventer å få gjort, og dette er budsjettet du har å arbeide med denne uken.»

Når du har et mer detaljert prosjekt som er mer omfattende, og du skal være borte en stund, trenger de mer bakgrunnsinformasjon. Da finnes det en mer detaljert versjon i Google Dokumenter. Der beskriver jeg hvem kontaktpersonen er, hvordan du best når dem, hvor alle prosjektfilene ligger og så videre. En av de viktigste tingene er at hvem som helst skal kunne finne dokumentasjon eller annet de trenger mens du er borte. Det er flott å ha alt samlet og organisert på ett sted, men du må også kunne finne det.

Det er også viktig å ta med informasjon om hvordan du kommuniserer med kunden. Kanskje noen foretrekker telefonsamtaler fremfor e-post eller tråder i Basecamp. Den beste fremgangsmåten for å håndtere kunden, prosjektet eller en ressurs kan også dokumenteres. Som jeg skriver i innlegget mitt: «Ikke overveld folk. Ikke gi dem bagasjen din.» Gi dem det de trenger å vite, med så mye detaljer som de trenger for å lykkes.

Skriv i punktform. Punktform er enklere. Ikke skriv en fortelling, for ingen kommer til å lese den. Sørg for korte setninger og punktlister slik at de kan finne informasjonen de trenger, eller finne den i et annet dokument som støtter prosjektet, der prosjektstyringsdokumentasjonen er lagret.

Ben Aston:

Jeg tror selve overleveringsprosessen også er viktig. Det er én ting å skrive notatene. Som personen som skriver dem, er vi ivrige etter å dra på ferie, og vi har sannsynligvis ikke satt av nok tid til å fullføre dem. Min siste erfaring var at vi ikke hadde hatt nok tid til å snakke ordentlig om alt, og så skulle personen dra. Fortell oss om den beste prosessen din. Det handler om å lage dokumentasjon og skrive ned alt, men det stopper vel ikke der?

Mackenzie Dysart:

Nei. Det er viktig å planlegge på forhånd. Du vet jo at du skal på ferie. Vi prosjektledere kan planlegge mange ting, men av en eller annen grunn er det å planlegge at vi skal være borte fra kontoret det skumleste i verden. Planlegg på forhånd. Du vet at du skal være borte om en måned. Begynn å snakke om hvem som skal dekke prosjektet.

Når du vet hvem som skal dekke det, bør du minst én uke i forveien, om ikke tidligere, ha et innledende møte med vedkommende. Gi dem en oppdatering, og sett dem på kopi i kommunikasjonen som følger. Inviter dem til statusmøter hvis de ønsker det. Gi dem mulighet til å ta igjen det tapte eller se hvordan prosjektet flyter før du drar, slik at de kan spørre: «Hvorfor skjedde dette?» eller «Er det slik du alltid gjør det, eller er dette et spesialtilfelle?»

Jeg synes en langsom prosess der du bringer dem opp på riktig nivå og er tilgjengelig for spørsmål, er noe av det viktigste. Et møte om prosjektovergangen dagen før du drar på ferie hjelper ingen, fordi de ikke får tid til å ta inn informasjonen og finne ut om de har spørsmål.

Det er også viktig å sørge for at de har tilgang til møtene mens du er borte – ikke bare at de er invitert, men at de kan være vert. Det er lett å glemme at det ukentlige statusmøtet ligger på din konto, i stedet for på deres. Sørg derfor for at alt er oppdatert før du drar, og planlegg fremover.

Jeg mener også at du bør fortelle kunden at du skal på ferie og være ærlig om det. La dem være forberedt. I verste fall sier de: «Du skal ikke være på kontoret, så vi prøver å holde igjen.» Eller: «Vi skal ikke sende noe stort.» Da kan de tilpasse seg slik at belastningen blir lettere for alle mens du er borte.

Ben Aston:

Ja. Det verste er å gjøre det i smug, fordi du tror kunden kommer til å hate det, og så håper at de ikke merker det. Som personen som overtar, får du da spørsmål som: «Hvor er prosjektlederen min, og hvorfor vet du ingenting?»

Mackenzie Dysart:

Da jeg arbeidet på kundesiden, samarbeidet vi med et byrå der prosjektlederen plutselig sluttet å svare på e-postene mine. Hun hadde heller ikke noe fraværssvar. Jeg vet ikke om fraværssvaret bare var satt opp for interne ansatte og ikke for alle andre, men etter omtrent en uke hadde jeg fortsatt ikke hørt noe. Vi ventet på en leveranse, så jeg begynte å sende e-post til alle andre jeg noen gang hadde snakket med i selskapet. Til slutt fikk jeg vite: «Hun har ferie.» Jeg tenkte: «Det hadde vært fint å vite.» Kommuniser for mye heller enn for lite. Ingen blir sinte på deg fordi du tar ferie. Hvis du har et godt forhold til kunden, blir de glade på dine vegne.

Ben Aston:

Mye av dette handler om god kommunikasjon. Når vi skriver overleveringsnotater, skriver vi ikke bare notater. Kommunikasjonen går også frem og tilbake, slik at personen vi overleverer til, forstår hva som forventes.

Ofte går det galt fordi vi synes notatene våre er gode og forståelige, men det skyldes at vi har all bakgrunnskunnskapen og forstår det større bildet. Sørg for at personen forstår oppgaven. For meg er det den kritiske delen av en prosjektoverlevering som faktisk fungerer.

Mackenzie Dysart:

Ja. Særlig kommunikasjonspunkter: «Kunden forventer en agenda denne dagen. Møtereferatet skal publiseres på denne måten.» Den vanlige prosessen du tar for gitt fordi du gjør det hele tiden, er svært nyttig å skrive ned for personen som overtar.

Ben Aston:

Men hvis du skal være helt ærlig, arbeider du faktisk i ferien, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Én gang måtte jeg bruke en datamaskin for å videresende en fil. Det var min egen feil fordi jeg ikke hadde tilgang til noe, eller ikke hadde gitt noen andre tilgang. Ellers er jeg ganske nøye. Det eneste jeg innrømmer at jeg gjør, er å skanne e-postene når de kommer inn. Mest for å gjøre livet enklere når jeg kommer tilbake, slik at ingenting overrasker meg.

Men jeg svarer ikke på e-post. Jeg er ganske bestemt på at jeg har fri av en grunn. Jeg pleier også å reise utenlands og til steder uten wifi, slik at jeg uansett ikke kan kontaktes.

Ben Aston:

Det er et godt tips. Når du skal på ferie, kan du si at du ikke tror det finnes internett der. I Canada kan vi faktisk si det ganske trygt. Det er troverdig at du kan dra et sted uten signal eller wifi. Det er det fine med Canada. Kom til Canada hvis du vil ha ferie uten internettforbindelse.

Mackenzie Dysart:

Drar du til østkysten, mister du på et tidspunkt til og med mobildata. Det er flott. Hurra for kanadisk telekommunikasjon.

Ben Aston:

Jeg tror mye av dette egentlig også handler om god prosjektdokumentasjon.

Mackenzie Dysart:

Mm-hmm.

Ben Aston:

Hvis du planlegger ferien i god tid, må du også begynne med dokumentasjonen i god tid. Hvis prosjekttidslinjen, budsjettoversikten og kravene er oppdaterte og godt definert, er det faktisk ikke så vanskelig å overta et prosjekt. Det blir vanskelig når alt ligger i hodet ditt.

Mackenzie Dysart:

Det påvirker også teamet. Ingen ønsker å bli holdt på pinebenken. Jeg har vært i situasjoner der jeg enten har overlevert dårlig eller overtatt et prosjekt uten nok informasjon. Jeg skriver mer om en slik problematisk historie i innlegget mitt.

For noen uker siden dekket jeg for en prosjektleder som var borte i en måned på grunn av bryllup og bryllupsreise. Kunden sa til og med at overgangen var sømløs fordi jeg forsto prosessen deres så godt. Jeg kunne overta fordi jeg visste hvilke viktige kontaktpunkter som fantes.

Selv om jeg ikke hadde all bakgrunnsinformasjonen om hvorfor enkelte beslutninger var tatt, hadde teamet den. De kunne fylle hullene fordi jeg kunne kontakte dem. Det var en sømløs overgang fordi jeg visste hva de viktigste kontaktpunktene var.

Det handler i stor grad om kommunikasjon. Det har vi begge sagt flere ganger. Det handler om de viktigste kommunikasjonspunktene: når de forventer oppdateringer, hvordan beslutninger skal tas og hvor informasjonen skal ligge. Gode overganger skjer faktisk. Det er ikke en enhjørning. Du kan få det til, men alle må samarbeide.

Ben Aston:

Flott. Mackenzie, tusen takk for at du ble med. Det har vært hyggelig å ha deg her.

Mackenzie Dysart:

Tusen takk. Det har vært fantastisk.

Ben Aston:

Hvis du vil dra på ferie, bør du skrive gode overleveringsnotater. Hvis du vil bidra til samtalen, eller har skrekkhistorier om overleveringer, kan du kommentere på innlegget eller gå til ressursseksjonen på thedigitalprojectmanager.com og bli med i Slack-teamet vårt. Der finner du mange interessante samtaler. Men frem til neste gang: Takk for at du lyttet.