Vi introduserer Kjære DPM – Anonyme råd for digitale prosjektledere (med Robyn Reynolds)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et program. Vennligst tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er podkasten til Den digitale prosjektlederen. I dag har jeg med meg min nye bestevenn, Robyn Reynolds. I dag skal vi snakke om vårt fantastiske nye DPM-prosjekt, Kjære DPM.

Robyn Reynolds:

Hei, folkens. Jeg er kjempeglad for å være her. Takk for at du inviterte meg, Ben. Jeg er glad i deg. Nye bestevenner.

Ben Aston:

(latter) Vennskapet vårt har vokst. Men det skal vi snakke om om litt. Robyn, la oss først snakke litt om deg. Du har faktisk ikke skrevet en artikkel for Den digitale prosjektlederen før. Vi skal snart lansere ditt første innlegg. Men du har jobbet med dette nye prosjektet. Det skal vi snakke om om litt. Fortell oss litt om deg selv. Du befinner deg i Stillehavsnordvesten, gjør du ikke?

Robyn Reynolds:

Det gjør jeg. Jeg bor i Portland i Oregon. Mer presist bor jeg like utenfor byen, ved Mount Hood National Forest. Så jeg bor egentlig i et klisjéaktig miljø i Stillehavsnordvesten. Rett utenfor vinduet mitt står det enorme sedertrær, og der renner en stri brevannselv. Det er ganske hyggelig, og jeg liker det godt.

Ben Aston:

Regner det akkurat nå?

Robyn Reynolds:

Det er sol og blå himmel.

Ben Aston:

Utrolig. Det er det her også. Men vanligvis regner det, for å være ærlig.

Robyn Reynolds:

Jeg vet ikke hva jeg skal gjøre med solen akkurat nå. Det er rart.

Ben Aston:

Jeg gikk ut i solen tidligere i dag, og det føltes faktisk varmt. Det er en forfriskende forandring på denne tiden av året. Fortell oss litt om det. Det høres ut som om du befinner deg langt ute i ingenmannsland som fjernarbeidende prosjektleder.

Robyn Reynolds:

Det gjør jeg. Ja, absolutt. Akkurat nå er jeg seniorprosjektleder i et selskap som heter Dream 10. Vi er et lite designstudio og fokuserer mye på produktdesign og brukeropplevelse, så det er kjempegøy.

Ben Aston:

Kult. Hvordan begynte du å jobbe med dem? Jeg er alltid interessert, særlig når det gjelder prosjektledere som jobber eksternt, i hvordan de faktisk får jobben når de ikke er på kontoret. Hvordan fungerer det?

Robyn Reynolds:

Ja, la oss begynne fra starten. Når du er ferdig på høyskole eller universitet, vet du, visste jeg allerede mot slutten av studiene at jeg ville jobbe med reklame. Dessverre fikk mannen min, som var kjæresten min på den tiden, en flott jobb i Alaska, hvor jeg kommer fra. Så vi måtte flytte tilbake dit. Det var utfordrende å flytte tilbake til hjembyen min. Men jeg begynte å jobbe i et tradisjonelt byrå. På den tiden jobbet vi med en leverandør som het 14-4, på et nettstedprosjekt. Jenta het Amanda, og hun var produsent. Jeg ville gjøre det hun gjorde.

Ben Aston:

Du ville være henne.

Robyn Reynolds:

Jeg var betatt. Så jeg skyndte meg egentlig ut av Alaska igjen, ned til Portland, hvor jeg hadde studert, og jobbet i et par forskjellige byråer der. For den nåværende stillingen min må jeg faktisk takke digitalprojectmanager.com for at jeg fikk jobben. Det var der jeg så stillingsannonsen. Jeg tenkte: Ja, dronning, denne søker jeg på. Dette høres flott ut. Og her er vi i dag.

Ben Aston:

Oi. Vet du, det er første gang jeg har hørt en suksesshistorie fra stillingsseksjonen.

Robyn Reynolds:

Ja, og jeg tror virkelig at mye av fremtidens arbeid går mot fjernarbeid. For min del ønsket jeg utfordringen med å utforme eksterne team, bygge styrke og finne ut hvordan man kan drive en organisasjon bedre eksternt.

Ben Aston:

Hvor stort er Dream 10 da?

Robyn Reynolds:

Vi er fortsatt ganske små. Vi er omtrent fire personer, og så utvider vi etter prosjektbehov. Det morsomme er at jeg også jobber med mange internasjonale frilansere. Derfor kan jeg være pålogget veldig tidlig om morgenen eller sjekke inn sent på kvelden, avhengig av tidssonene.

Ben Aston:

Og når det gjelder kundene deres, hvem … Sitter det noen på et kontor et sted og later som om de driver et stort byrå?

Robyn Reynolds:

Vi er veldig åpne om at vi jobber eksternt. Det som er annerledes, er at jeg ikke lenger reiser i forbindelse med jobben. Da jeg jobbet i Struck, reiste jeg alltid til Salt Lake eller Los Angeles for å møte kunder. Nå har vi imidlertid mange møter via nettkonferanser, altså Zoom Room. Jeg har oppdaget at vi er veldig raske til å snu prosjektplaner. Vi er også flinke til å presentere og oppmuntre kundene våre til å delta gjennom Zoom Room, som jeg er helt besatt av.

Ben Aston:

Kult. Så alle er vanligvis eksterne når du samhandler med kundene?

Robyn Reynolds:

Ja.

Ben Aston:

Så ingen møter kundene ansikt til ansikt?

Robyn Reynolds:

Nei, ikke ennå. Og vi står virkelig for det. Jeg synes ikke det har vært en utfordring. Når webkameraet er på, er du ganske sårbar og synlig for alle. Jeg viser jo huset mitt, ikke sant? Du kan se hva som er bak meg, og noen ganger kan du se barnet mitt. Derfor synes jeg fortsatt det føles veldig personlig.

Ben Aston:

Ja, fantastisk. Kult. Hva holder deg ellers opptatt utenom jobben? Det er én ting jeg vil spørre deg om. Jeg stalket deg på LinkedIn tidligere.

Robyn Reynolds:

Å, så bra.

Ben Aston:

Jeg så at du er informasjonsansvarlig for Sons of Norway Anchorage.

Robyn Reynolds:

Det må jeg endre. Nei, faren min er fra Norge, og jeg kommer fra en ganske sterk norsk bakgrunn når det gjelder kulturelle tradisjoner. Faren min drev en losje der oppe for nordmenn. De møtes, har språkkurs og spiser norsk mat. Det hjalp meg å styrke ferdighetene mine innen e-post, publisering av nettsteder og alle mulige andre ting. Så det gjør jeg ikke lenger.

Ben Aston:

Da må du oppdatere det.

Robyn Reynolds:

Det skal jeg. Jeg ble avslørt.

Ben Aston:

Avslørt. Tilsynelatende har du gjort det i omtrent ti år på LinkedIn.

Robyn Reynolds:

Jeg er svært erfaren, ja.

Ben Aston:

Jeg ble imponert. Veldig imponert. Hvis du ikke lenger driver med Sons of Norway i Anchorage, syntes jeg det var interessant. Det var et norsk selskap i Alaska, men du drev med det fra Portland, og det syntes jeg var fascinerende.

Robyn Reynolds:

Nei, beklager at jeg skuffer deg.

Ben Aston:

Hva gjør du ellers da?

Robyn Reynolds:

Jeg fylte nylig 30 år, og av en eller annen grunn prøver jeg å gjøre meg selv ukomfortabel mye oftere på fritiden. Det er litt merkelig, som å delta i denne podkasten, for eksempel. Jeg satte også opp et glampingtelt hjemme hos meg og la det ut på Airbnb i sommer. Det var veldig gøy.

Ben Aston:

Hyggelig.

Robyn Reynolds:

Når jeg ikke gjør rare, ukomfortable ting som det, drikker jeg mye håndverksøl her i Stillehavsnordvesten. Jeg liker å treffe venner, og selvfølgelig ser jeg masse på Netflix, akkurat som alle andre.

Ben Aston:

Særlig siden det høres ut som om du bor langt ute i ingenmannsland, ved trærne og bekken din.

Robyn Reynolds:

Nei.

Ben Aston:

Bortsett fra at du satte opp teltet i hagen og solgte verden, eller Airbnb-verdenen, ideen om glamping. Hvilke andre ting har du gjort for å gjøre deg selv ukomfortabel? Hvis dette er greia di – å gjøre deg selv ukomfortabel – hva annet gjør du?

Robyn Reynolds:

En annen ting jeg gjorde for å gjøre meg selv ukomfortabel og utfordre meg selv, var å bestige det høyeste fjellet i Oregon, Mount Hood. Det er omtrent 30 minutters kjøring fra huset mitt. Jeg så på det etter at jeg hadde pendlet hjem fra Portland hver dag i omtrent to år, og tenkte: Greit, jeg kommer etter deg. Jeg fant ut hvordan jeg kunne få gjennomført mange treningsturer. Venninnen min Linda og jeg gjorde det, og det var sannsynligvis noe av det vanskeligste, men også mest spennende, jeg har gjort.

Ben Aston:

Det er kult. Det fjellet – jeg googlet det, derav at jeg ignorerte deg et øyeblikk – er omtrent 3500 meter høyt. Det hadde sist utbrudd i 1907, for de som er interessert.

Robyn Reynolds:

Det er fortsatt aktivt.

Ben Aston:

Var det røykfylt?

Robyn Reynolds:

Nei, men du kan lukte svovel rundt omkring. Det som er virkelig skummelt, er at vi gjorde det ganske tidlig i sesongen, så det var mye snø. En person endte faktisk opp med å dø der oppe den dagen, noe som er veldig, veldig trist. Så vær forsiktige når dere klatrer, alle sammen.

Ben Aston:

Vær forsiktige. Det er et ordentlig fjell med snø på. Det er en stor sak, folkens. Kult. La oss snakke om Kjære DPM. For tre måneder siden, og det føles dessverre lenge siden, ønsket Robyn og jeg å gjøre dette ordentlig. Selv om vi begge er prosjektledere, har det gått mye planlegging inn i dette. Robyn sendte meg en melding helt ut av det blå og sa: Jeg synes vi bør lage en anonym rådgivningsspalte for digitale prosjektledere. Tre måneder senere er den her. Robyn, dette er helt og holdent din idé. Jeg hiver meg egentlig bare på lasset ditt. For de som ikke har sett den ennå: Hva handler Kjære DPM om?

Robyn Reynolds:

Absolutt. Først og fremst, takk for at du i det hele tatt var åpen for ideen, Ben. Jeg vet at jeg bare sendte deg en tilfeldig melding. Det setter jeg pris på. Jeg elsker så mange forskjellige rådgivningsspalter og podkaster som finnes der ute – fra Savage Love til Dear Sugar og helt vanlige Dear Abby. Det er noe virkelig spesielt og fint ved å lære om og føle med andre menneskers problemer, og så kjenne seg igjen i dem. Jeg vet at jeg mange ganger har vist til disse spaltene eller tenkt tilbake på dem når jeg har stått overfor en lignende situasjon. Det har gjort meg klokere. I bransjen vår, som DPM-er, har vi imidlertid en utrolig krevende rolle. Vi håndterer hele tiden andres problemer uten nødvendigvis å rette oppmerksomheten mot våre egne, ikke sant? Vi tilpasser, legger til rette, sender, redigerer og avgrenser, men noen ganger står vi overfor utfordringer der vi ganske enkelt trenger å være åpne med andre i fellesskapet vårt og be om råd uten å vise svakhet eller frykt overfor et internt team eller en kunde.
Jeg ønsket virkelig å skape et fellesskap der vi kunne tilby råd fra en tredjepart, se om vi kunne hjelpe noen andre og gi dem et nytt perspektiv.

Ben Aston:

Ja, fantastisk. Vi har lagt ut noen eksempelspørsmål som folk kanskje ønsker å stille oss. For å forklare konseptet litt har vi en ny side på thedigitalprojectmanager.com. Hvis du går til fellesskapsseksjonen, finner du Kjære DPM. Der finner du den nye siden vi har laget, og på siden er det et skjema. Alt du trenger å gjøre for å sende inn et spørsmål, er å sende det inn anonymt. I andre fora og sammenhenger ville det blitt lagret at du stilte spørsmålet, for all fremtid. Det fine her er at du spør anonymt. Robyn og jeg mottar spørsmålet ditt, og så svarer vi på Kjære DPM-spørsmålene dine. Vi har allerede lagt ut noen spørsmål der, og vi skal snakke om dem om et øyeblikk. Vi har også noen eksempelspørsmål. Har du for eksempel begynt i en ny jobb og innsett at du har gjort en stor feil? Jobber du med en kreativ diva som driver deg til vanvidd? Eller får du panikkanfall av den konstante plingingen fra Slack-varsler? Dette var alt sammen Robyns ideer til eksempelspørsmål.
Jeg må spørre, Robyn: Er dette ting du selv har opplevd? Er dette personlige problemer du har vært borti?

Robyn Reynolds:

De er egentlig ganske universelle DPM-problemer, ikke sant? Jeg mener, kan du ikke tenke tilbake på en gang da du tenkte: Å, dette har visst skjedd meg også. Situasjonen er imidlertid kontroversiell.

Ben Aston:

Ja, det er litt vanskelig å snakke om. Men la oss gjøre det. Gå inn på det med å begynne i en ny jobb og innse at du har gjort en stor feil. Jeg må være ærlig: Jeg føler det nesten hver gang jeg har begynt i en ny jobb. Du begynner et nytt sted, og plutselig møter du nye systemer, nye prosesser og nye mennesker – alle tingene du tidligere følte deg trygg på i den gamle jobben – og tenker: Jeg hater dette, det er forferdelig.

Robyn Reynolds:

Helt klart.

Ben Aston:

Jeg vet ikke om du har hatt en lignende opplevelse.

Robyn Reynolds:

Helt klart. Jeg sitter her og nikker, for hvis du ikke opplever det i en ny jobb, føler jeg nesten at du kanskje ikke har begynt ordentlig ennå. Jeg vet ikke. Jeg synes det er et helt menneskelig øyeblikk å gå gjennom.

Ben Aston:

Jeg husker et byrå jeg begynte i. Jeg føler at de verste jobbene er de der du føler at du har gjort en stor feil. Dette var min første jobb etter overgangen, men ikke min første jobb totalt. Jeg tror det var min tredje jobb eller noe sånt. Jeg gikk fra kundeansvar til en ny rolle. Jeg hadde vært helt ærlig gjennom intervjuprosessen om hva jeg gjorde. På den tiden var jeg kundeansvarlig og hadde vært kundeansvarlig på begynnernivå. Jeg hadde rykket opp til kundeansvarlig i et tradisjonelt reklamebyrå. Jeg intervjuet hos et byrå som het DARE. Det som skjedde, var at jeg fikk beskjed om at rollen var som produsent. Det var omtrent det samme som jeg allerede hadde gjort, så jeg trengte ikke å bekymre meg. Jeg tenkte: Kult, det høres interessant ut. Stillingen min ble endret fra kundeansvarlig til produsent.
Den første dagen på jobb fikk jeg et prosjekt og beskjed om å lage et kostnadsoverslag, et prosjektpanel og en arbeidsbeskrivelse. Jeg spurte: Hvem skal jeg samarbeide med om dette – finnes det en prosjektleder? De svarte: Nei, det er du som skal gjøre det. Da innså jeg at jeg aldri hadde laget en prosjektplan før. Jeg hadde aldri laget et kostnadsoverslag eller en arbeidsbeskrivelse. Jeg hadde alltid jobbet med en prosjektleder, og de hadde gjort det for meg. Jeg var bare den som solgte det inn til kunden. Den dagen var et av øyeblikkene der jeg tenkte: Herregud, dette var en virkelig dårlig idé. Jeg har ingen anelse om hva jeg gjør.

Robyn Reynolds:

Herregud.

Ben Aston:

Heldigvis var det noen flotte mennesker i den situasjonen, på byrået DARE. Noen som var veldig, veldig hjelpsomme og støttende. Jeg avslørte ikke helt hvor lite jeg visste, men jeg måtte i all hemmelighet se YouTube-videoer om hvordan man brukte Microsoft Project til å lage disse prosjektplanene. Mot slutten av dagen tenkte jeg: Hei, dette har jeg kontroll på. Slike ting, særlig ting vi må lage, er egentlig ikke så vanskelige. Etter noen dager var jeg i gang. Men det var definitivt et av øyeblikkene der jeg tenkte: Dette var en så dårlig idé. Hva gjør jeg her?

Robyn Reynolds:

Herregud. Jeg er helt enig i at man noen ganger bare må late som til man får det til, ikke sant?

Ben Aston:

Ja.

Robyn Reynolds:

Og du må selvsagt forbli ydmyk i den situasjonen, men du må tenke: Greit, dette skal jeg finne ut av. For innerst inne har vi alle som digitale prosjektledere dette grunnleggende ønsket om alltid å løse problemer, ikke sant? Ferdigheter kan læres. Nå er du jo mester i Microsoft Project.

Ben Aston:

Ja, jeg synes det er så sant. Det morsomme med digital prosjektledelse er at den alltid utvikler seg, og at det alltid finnes noe nytt. Prosjekttypene vi jobber med, utvikler seg hele tiden. Vi jobber ikke med de samme tingene som for fem år siden. Jeg pleide å jobbe med bannerkampanjer og mikronettsteder i Flash som kunden brukte en halv million pund på for en kampanje på én måned. Det gjør vi ikke lenger. Nå har vi helt andre utfordringer, som å jobbe med ActionScript og Flash. Og det jeg ser komme, som arbeid med virtuell virkelighet, er for eksempel: Hvordan lager man en brukeropplevelse i en virtuell virkelighetssituasjon? Det er slike ting jeg tenker: Vent litt. Dette må du finne ut av. Det er en følelse av at du later som til du får det til.
Det finnes alltid en første gang du må gjøre noe, og du må etablere prosessen og deretter forbedre den. Men noen må vise vei og lage en plan for å se om den kan gjennomføres. Ellers ender du bare med en hel gruppe mennesker som ikke aner hva de holder på med.

Robyn Reynolds:

Absolutt. Noen ganger liker jeg å bruke ordet improvisert. Det kan ha en negativ klang, men i en slik situasjon er det kanskje ingen som vet hvordan man kommer frem til målet. Da må vi bare fortsette å prøve og justere et par ting for å komme dit.

Ben Aston:

Ja, helt klart. Fortell oss om den kreative divaen som drev deg til vanvidd.

Robyn Reynolds:

Jeg har hatt noen. Det har du sikkert også. Det er noen virkelig minneverdige personer, med mange møter som ble forlatt i sinne. Jeg måtte finne svært, svært unike måter å få tak i folk på.

Ben Aston:

Fortell oss historien om hva du måtte gjøre for å få tak i en kreativ leder som gjemte seg på puben.

Robyn Reynolds:

Det har faktisk skjedd. Puben lå i bygningen min.

Ben Aston:

Å, så praktisk.

Robyn Reynolds:

Jeg kunne spørre: Hvor er den og den til dette møtet? Så måtte jeg gå ned og hente dem. Noen ganger sladret jeg på dem, litt spøkefullt. En gang holdt jeg en retrospektiv som en drikkelek, og da møtte alle opp på møtet mitt. Sånn kan man gjøre det.

Ben Aston:

Snakk deres språk.

Robyn Reynolds:

Ja, og det fine med fjernarbeid er at jeg ikke trenger å kjøpe lunsj til folk lenger. Jeg trenger ikke se på utgiftsrapportene deres eller den slags. Så jeg føler meg ganske fri.

Ben Aston:

Det er en fin ting. Fortell meg om erfaringene dine med å bli DPM og nå seniorprosjektleder. Hvordan har reisen din vært når det gjelder støtten du har fått, og hvordan har du håndtert utviklingen gjennom karrieren?

Robyn Reynolds:

Jeg føler meg utrolig heldig. Jeg har en veldig sterk vennegjeng som består av prosjektledere, produsenter og kundeansvarlige, omtrent alle innenfor dette feltet. Noen har vært juniorprodusentene mine og har vokst gjennom gradene. Andre har alltid vært sjefene mine, og jeg er så glad i dem. Det er slik jeg alltid har håndtert det: Jeg har støttet meg på disse relasjonene for å få perspektiv og høre om erfaringene deres. Jeg mener fortsatt at det er svært viktig å få et helt upartisk perspektiv. Noen ganger tenker jeg gjennom ting ved å snakke med andre om dem. Derfor vil jeg gi dere alle en måte å gjøre det på. Kanskje slipper dere å ende opp med å gråte på badet. Kanskje kan jeg få dere til å føle at dere har et lyttende øre, eller gi dere en liten digital klapp på skulderen. Jeg hjelper dere med å formulere det dere skal skrive hvis dere ikke har noen å gå til, eller hvis dere ikke liker svaret dere fikk. Ben, hvordan håndterer du det? Hva gjør du?

Ben Aston:

Vanligvis gråter jeg på badet.

Robyn Reynolds:

Ja.

Ben Aston:

Jeg synes alltid det er nyttig å snakke med folk. Jeg har også vært heldig gjennom karrieren. Det har enten vært kundeansvarlige jeg jobbet sammen med – ofte jobbet jeg med en kundeansvarlig, og jeg pleide vanligvis å komme godt overens med dem – eller andre personer på teamet mitt. Men jeg husker situasjoner i enkelte byråer der jeg tenkte: Vent litt, jeg har ingen å snakke med akkurat nå. Dette er virkelig vanskelig. Da blir det svært stressende når du prøver å håndtere situasjonen alene og ikke nødvendigvis ønsker å eskalere den.
For som du sier, så snart du eskalerer noe, kan det noen ganger bli mer alvorlig enn nødvendig. Noen ganger trenger du bare en forsikring om at du skal fortsette, og at du er på rett spor, uten å eskalere det til administrerende direktør og utløse alle mulige forferdelige ting.

Robyn Reynolds:

Det har også vært ganger da mentoren eller sjefen min sa: Du overreagerer litt. Det har også vært veldig nyttig, ikke sant? Å få høre: Du bekymrer deg for en dum ting.

Ben Aston:

Jeg synes det er interessant, med overgangen til at flere jobber eksternt – enten alle jobber eksternt eller bare noen. Det kan være lett å overreagere, fordi mye av kommunikasjonen vår er skriftlig. Jeg går ikke bare over kontoret lenger. Det er mye større potensial for å feiltolke folk og overreagere på ting ved et uhell.

Robyn Reynolds:

Helt klart. Slack er som en gullgruve for problemer, ikke sant? Jeg har lært at noen emojier er upassende. Ikke bruk dem. (latter)

Ben Aston:

Da burde jeg nok vite hvilke. Hvilke bør jeg ikke bruke?

Robyn Reynolds:

Den med tvillingene? Jentene som er tvillinger og danser.

Ben Aston:

Greit, den kjenner jeg ikke.

Robyn Reynolds:

Har de ikke den i Canada?

Ben Aston:

Nei, det tror jeg ikke.

Robyn Reynolds:

Jeg sender den til deg etterpå.

Ben Aston:

Takk, det setter jeg pris på. Greit, den skal jeg ikke bruke.

Robyn Reynolds:

Så ja, det er alltid morsomt å navigere i.

Ben Aston:

Finnes det andre ting, bortsett fra kollegagruppen du snakket om, som mentorer og andre på teamet ditt? Du er også involvert i Portland DPM Meetup, er du ikke?

Robyn Reynolds:

Jo, absolutt. Beklager, dempeknappen var på. Jeg er løst involvert i det. Jeg driver det ikke. Jeg deltar ivrig, men jeg satt faktisk i panelet sist tirsdag. Det var en veldig morsom opplevelse. Jeg fikk snakke med alle om «Spør en PM». Jeg var én av fire representanter, og det var spennende. Jeg elsker prosjektlederfellesskapet vårt her i Portland, fordi vi ikke er kundeansvarlige, ikke sant? Vi er alle litt utadvendte introverte. Vi møtes og snakker, og så går alle hjem. Arrangementene er svært godt organisert. Det er drikke, det er mat, og det er ingen rekrutterere. Det er et vakkert sted.

Ben Aston:

Det er morsomt at det er slik du beskriver møtet. Jeg har vært på Vancouver PM Meetup, og det er morsomt: Alle er ganske fornøyde med å komme på selve møtet, men nesten ingen blir med på drinken etterpå. Alle sier omtrent: Jeg har andre planer.

Robyn Reynolds:

Helt klart.

Ben Aston:

Jeg lurer på om det er universelt. Det er interessant.

Robyn Reynolds:

Ja. Ingen blir noen gang ville eller gale. Alle har kontroll.

Ben Aston:

Det er også veldig sant. Interessant. Jeg liker metaanalysen din av PM-møtet. Du satt i et panel. Hva ble panelet spurt om?

Robyn Reynolds:

Det het «Spør en PM». Vi var fire personer. Jeg representerte på en måte den eksterne jobben. Jeg er kul. Så var det en frilanser, en som hadde gått over til kundetjenester, og en annen som var strateg. Vi hadde flere ulike spørsmål og noen gruppesamtaler som støtte til dette.

Ben Aston:

Hyggelig.

Robyn Reynolds:

Ja.

Ben Aston:

Kult. Hvis du hører om møter for første gang, kan du gå til fellesskapsseksjonen på thedigitalprojectmanager.com. Der finner du innlegg om alle møtene – alle møtene for digitale prosjektledere som vi har funnet. Hvis du har et møte som ikke er omtalt der, kan du gi meg beskjed, så legger jeg det til. De kan være en svært nyttig kilde til råd og informasjon og hjelpe deg med å holde deg oppdatert på hva som skjer. Det leder meg til spørsmålet mitt til deg. Du snakket om konferanseverktøyet du elsker. Hva ellers har du i verktøykassen din for eksterne prosjektledere? Hva bruker du til å håndtere mennesker og prosjekter?

Robyn Reynolds:

Verktøykassen min har endret seg etter hvert som jeg har gått fra å hovedsakelig jobbe på et kontor til å jobbe 100 % eksternt. Slack brukes svært mye hos meg. Man må velge riktige emojier, ha riktige kanaler og ha de riktige samtalene gående, i tillegg til integrasjoner. Personlig er jeg også alltid avhengig av min egen skriftlige liste. Jeg har lært gjennom årene at jeg jobber best med prioriteringslisten min skrevet ned. Ellers kommer jeg til å gå glipp av den.

Ben Aston:

Prioriteringslisten din er altså på papir?

Robyn Reynolds:

Ja. Jeg har notatbøker, og jeg er litt rar fordi jeg tar vare på notatbøkene til jeg er ferdig i jobben.

Ben Aston:

Å.

Robyn Reynolds:

Er ikke det tvangslidelse? Og så kaster jeg alle sammen. Men det er ganske morsomt. Det er som en dagbok med kjedelige oppføringer.

Ben Aston:

Jeg brukte notatbøker før. Jeg likte at du kunne gå tilbake, og at det sto en dato øverst på hver side. Da kunne du si: Jeg vet nøyaktig hva jeg gjorde 9. september 2015, fordi det står på denne siden. Og så tenkte jeg: Hei, det husker jeg.

Robyn Reynolds:

Helt klart. Men vi er DPM-er, så vi ser alltid på andre verktøy. Det er det som er morsomt. Jeg liker alltid å prøve ut forskjellige ting. Men det er få ting som faktisk blir værende hos meg.

Ben Aston:

Så Slack.

Robyn Reynolds:

Slack blir værende.

Ben Aston:

Ja.

Robyn Reynolds:

Og nesten alt går inn i Slack, ikke sant?

Ben Aston:

Men hva bruker du til å håndtere tidsplaner og prosjekter mer overordnet?

Robyn Reynolds:

Akkurat nå bruker vi Flow hos Dream 10. Det er en ganske enkel versjon av noe som ligner på Trello eller et Kanban-brett. Det har vært veldig morsomt. Jeg kan tildele oppgaver og ha forskjellige kanaler og tidsplaner der.

Ben Aston:

Kult. Jeg har ikke hørt om Flow.

Robyn Reynolds:

Det hadde ikke jeg heller. Men nå er jeg en evangelist for Flow. Det er flott og enkelt. Noen ganger er det bedre å holde det enkelt.

Ben Aston:

Jeg tror også det avhenger av prosjektet. Noen ganger prøver vi å bruke de samme verktøyene på et stort prosjekt, som en stor teknisk nettbygging, og på et strategi- og brukeropplevelsesprosjekt. Å prøve å bruke Jira til begge deler gir ikke mening.

Robyn Reynolds:

Helt klart.

Ben Aston:

Noen ganger prøver vi å binde oss til én prosess og ett sett med verktøy, og så får vi et prosjekt eller en kunde som ikke passer inn. Da tenker jeg: Ja, dette fungerte ikke. Det er bedre å være fleksibel og integrere ulike ting, for eksempel å ha et system som kan samhandle med Jira, Asana eller Flow. Jeg synes det gir mye mening.

Robyn Reynolds:

Vet du hva som er morsomt? For flere år siden dro jeg på det første Portland DPM-møtet. Det var hos Instrument, som er et virkelig flott byrå her.

Ben Aston:

Ja.

Robyn Reynolds:

De snakket om at de ikke hadde en fast prosess. Jeg fikk en åpenbaring. Bare fordi du jobber på ett sted og gjør ting på én måte, betyr ikke det at hvert prosjekt må gjennomføres slik. Du kan tilpasse verktøyene og tilnærmingen etter prosjektet og teamet, og det er helt greit. Det har jeg virkelig tatt til meg siden.

Ben Aston:

Hvis du jobber i et byrå der du gjør forskjellige ting, synes jeg det er viktig. Noen byråer leverer omtrent de samme prosjektene hver måned. Du jobber alltid med et nettstedfornyelsesprosjekt, og det er omtrent alt du gjør. Da gir det mening å standardisere. Men hvis du gjør litt forskjellige ting og aldri helt vet hva som kommer inn døren, er det alltid bra å være fleksibel.

Robyn Reynolds:

Absolutt.

Ben Aston:

Vi begynner å gå tom for tid. La meg igjen anbefale Kjære DPM. Gå til fellesskapsseksjonen på nettstedet, så finner du en lenke der. Vi har allerede dekket noen temaer: Bør jeg bli eller bør jeg gå nå? Det handler om å bli i jobben eller slutte. Og litt fortapt, kvinnelig sjef. En strålende tittel. Jeg har glemt det, for å være ærlig. Hva handlet det om?

Robyn Reynolds:

Det handler om en kvinne som vurderer om hun skal slutte i jobben eller bli og fortsette å forsørge familien økonomisk. Så det er ganske alvorlig.

Ben Aston:

Det er ganske alvorlig. På en lettere note publiserte jeg en i dag, om timelister. Det er et svært vanlig problem: Teamet mitt fyller ikke ut timelistene sine. Hva skal jeg gjøre med det? Sjekk ut svarene på disse spørsmålene og send inn ditt eget. Vi vil gjerne ha spørsmålene dine. Vi kommer sannsynligvis til å lage noen flere av disse podkastene, ettersom vi går gjennom flere av spørsmålene som kommer inn. Hvis du vil bidra til samtalen og ikke er en del av Slack-teamet vårt, kan du gå til fellesskapsseksjonen på thedigitalprojectmanager.com. Der finner du en lenke for å bli med i medlemsfellesskapet vårt. Men frem til neste gang: Takk for at du lyttet.