Slik blir du en usynlig prosjektleder (med Justin Handler fra O3 World)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut et program for å transkribere podkastene våre. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er podkasten Digital Project Manager fra TheDigitalProjectManager.com. I dag har jeg med meg Justin Handler, og vi skal snakke om hvorvidt det å være prosjektleder er en utakknemlig jobb. Justin har skrevet en artikkel om dette for The Digital Project Manager, og han mener ikke det. Han mener ikke at det er en utakknemlig jobb, så jeg ser frem til å diskutere dette med ham. Justin, vi har egentlig ikke møttes før. Jeg vet at du har skrevet et par ting for oss på The Digital Project Manager, men fortell meg litt om deg selv først. Hvor er du, hvor holder du til, og hva gjør du?

Justin Handler:

Først, takk for at du inviterte meg, Ben. Det setter jeg pris på. Jeg heter Justin Handler og er kundeansvarlig i et digitalt byrå som heter O3 World. Vi holder til i Philadelphia i Pennsylvania. Vi jobber med design og utvikling av digitale produkter, så jeg kom over nettstedet ditt gjennom vår lokale DPM-gruppe i Philadelphia, som jeg er med i. Noen nevnte det for meg, og jeg fant deg. Du har vært hyggelig nok til å la meg skrive et par artikler for nettstedet.

Ben Aston:

Flott. Kundeansvarlig – er det en prosjektlederrolle, eller handler det om å lede et prosjektlederteam? Vi har alle slags ulike stillingsbetegnelser og roller, så hva betyr kundeansvarlig for deg?

Justin Handler:

Bakgrunnen min er innen digital prosjektledelse. Jeg var digital prosjektleder i omtrent seks–sju år, og det er jeg fortsatt til en viss grad. Som kundeansvarlig leder jeg et team på fire prosjektledere, og jeg følger også opp kundene våre på et strategisk nivå. Jeg sørger for at vi driver produktene vi utvikler for kundene våre fremover, at kundene er fornøyde, og at prosjektene og oppdragene er riktig strukturert for både dem og oss. Det er også en rolle der jeg bidrar til å drive strategien fremover. Det er virkelig en altomfattende kunderelatert rolle der jeg følger opp både prosjektlederne og kundene på et overordnet nivå.

Ben Aston:

Du snakker om produktledelse og prosjektledelse, og det høres ut som du gjør en blanding av begge deler for ulike kunder. Hvordan skiller du mellom et produkt og et prosjekt for kundene dine?

Justin Handler:

Vi er et byrå, så prosjektene vi gjennomfører, er prosjekter. Vi har ikke spesifikke produktledere; det ligger vanligvis på kundesiden. Vi har prosjektledere som leder prosjekter som tilfeldigvis handler om digitale produkter. Det kan være alt fra nettapper og programvare til mobilapper. Vi driver også med utvikling av virksomhetsnettsteder. Vi lager ikke de typiske små markedsføringsnettstedene, men store bedriftsnettsteder på virksomhetsnivå, som vanligvis har en form for kompleks integrasjon, internasjonalisering eller omfattende tilpasninger fra tredjeparter.

Alt vi gjør, betrakter vi som digitale produkter. Det kan bety forskjellige ting for ulike mennesker, men vi har ikke egne produktledere. Vi har prosjektledere som leder prosjekter som tilfeldigvis er digitale produkter.

Ben Aston:

Fortell meg om noen av prosjektene. Hva er det mest spennende prosjektet du har jobbet med det siste året eller så?

Justin Handler:

På grunn av typen produkter vi utvikler, har vi jobbet med mange av dem i flere år. Favorittprosjektet mitt totalt sett er et prosjekt som heter «Goal Investor», et nettbasert verktøy for økonomisk planlegging. Det er nyttig for planlegging av blant annet pensjon, utdanningsfond og nødfond. Verktøyet er flott fordi vi, basert på kundenes metoder og modellene deres, kan opprette mål for brukeren og gi detaljerte og unike råd som hjelper dem å nå målene.

Vi har jobbet med dette produktet i over fire år. Det er et fullstendig smidig prosjekt, med en flott kunde og et godt samarbeid. Vi videreutvikler det hele tiden, finner nye funksjoner, gjennomfører brukertesting og så videre. Det har vært et svært givende prosjekt for meg. Jeg gikk fra å være prosjektleder til kundeansvarlig, og nå følger jeg opp prosjektet strategisk sammen med hele prosjektteamet. Det er et virkelig givende, unikt og interessant prosjekt, og det blir utviklet slik produkter bør utvikles.

Ben Aston:

Jeg så på LinkedIn at du har vært hos O3 World i omtrent sju år. Hvordan endte du opp som digital prosjektleder? Hva var veien din til å lede digitale prosjekter?

Justin Handler:

Broren min, som er eldre enn meg, er veldig interessert i datamaskiner og har vært utvikler i omtrent 20 år. Jeg var alltid interessert i det han holdt på med. Jeg har en grad i markedsføring, men hadde alltid en interesse for det digitale gjennom broren min. Etter at jeg var ferdig på universitetet, hadde han et nettsted han hadde jobbet med en stund, og han ville ha det redesignet. Han spurte om jeg ville hjelpe ham med å finne et lite byrå.

Jeg bodde i New Jersey på den tiden, gjorde litt research, fant et lokalt byrå, og broren min betalte dem for å redesigne nettstedet. Jeg var involvert i hele prosessen. De utformet en logo, og jeg deltok i arbeidet. Da de kom til skissene for nettsteddesignet, likte jeg virkelig prosessen som «kunde». Omtrent tre fjerdedeler ut i prosjektet nevnte eieren av byrået at de lette etter hjelp med markedsføring, prosjekter og lignende.

Jeg var nettopp ferdig på universitetet og var rundt 21 år, så dette vekket interessen min. Jeg dro inn for å se hva de holdt på med, fikk rollen, og begynte som støtte for prosjektlederen i omtrent tre til seks måneder. Deretter tok jeg gradvis over prosjektene og likte det virkelig. Jeg satte meg inn i teknologien vi brukte, hvordan designerne arbeidet og så videre. Jeg utviklet en dyp interesse for digital prosjektledelse og den digitale bransjen.

På den tiden fantes det nesten ingen ressurser som kunne hjelpe meg å forstå fagområdet digital prosjektledelse og de ulike teknikkene. Derfor synes jeg nettsteder som ditt er så interessante. Nå finnes det et stort utvalg ressurser for folk. Det finnes nettstedet ditt, lokale DPM-grupper som jeg driver her i Philadelphia sammen med andre, og DPM Summit, som er en populær konferanse arrangert av vennen min Brett Harned.

Det var altså veien min. Etter et år der ville jeg flytte tilbake til Philadelphia, og slik fant jeg O3.

Ben Aston:

Hjelper du med å organisere det lokale DPM-treffet?

Justin Handler:

Ja, det gjør jeg.

Ben Aston:

Er det riktig?

Justin Handler:

Ja. Det er et lokalt treff. Vi møtes omtrent hver halvannen eller annenhver måned. Vi inviterer foredragsholdere og sponsorer til å snakke om produktene sine, og vi arrangerer også ulike typer arrangementer som gruppen ønsker. Jeg startet ikke gruppen. Den ble faktisk startet av Brett Harned, som også arrangerer DPM Summit og flere andre arrangementer.

For noen år siden ville jeg engasjere meg, så jeg spurte om jeg kunne hjelpe. Han lot meg bli med i teamet og begynne å planlegge. Det har vært en fin reise. Det finnes andre grupper i andre byer. Vi er ikke nødvendigvis tilknyttet hverandre, men vi kjenner til hverandre og tar noen ganger kontakt for å gjøre ting sammen, ha videosamtaler eller gjennomføre andre arrangementer.

Ben Aston:

For alle som lytter og lurer på om det finnes et DPM-treff i nærheten, kan dere gå til fellesskapssiden på TheDigitalProjectManager.com. Der finner dere et innlegg med lenker til alle digitale prosjektledertreff vi har funnet, hovedsakelig i USA, men også i Storbritannia, Canada, Australia og Europa. Hvis du vil møte andre som er som deg, kan du sjekke listen vår over treff og finne mange interessante mennesker som gjør det samme som deg.

En ting som ofte skjer når prosjektledere møtes, er at de snakker om at de er undervurdert og lite verdsatt. Jeg forstår dette tankesettet. Jeg har skrevet en liten e-bok som heter «Så du tror du vil bli digital prosjektleder?». Hvis du vurderer å bli digital prosjektleder, men ikke er helt sikker på hva det innebærer eller hvordan du blir det, kan du sjekke e-boken på nettstedet mitt, TheDigitalProjectManager.com.

I boken skriver jeg om noe av det jeg liker ved å være digital prosjektleder. Jeg liker å løse problemer, få ting til å skje, se ideer bli virkelighet, samle team og arbeide med ulike fagområder. Samtidig prøver jeg å være realistisk: Det er vanskelig. Arbeidet vårt som digitale prosjektledere er komplisert. Vi er ofte et lett mål når noe går galt, fordi prosjektlederen er den naturlige personen å legge skylden på. Det kan være stressende. Vi er ofte prisgitt andre eller teamet vårt, siden det vanligvis er de som utfører arbeidet.

I boken avslutter jeg faktisk med å si: «Ingen kommer noen gang til å takke deg.» Dette står i kontrast til Justins artikkel, der han hevder at prosjektledelse ikke er en utakknemlig jobb. Derfor tenkte jeg at dette kunne bli en interessant diskusjon. Når takket en kunde deg sist, og hva gjorde du som fortjente takk?

Justin Handler:

Jeg har fått mange takk opp gjennom årene. Jeg tror ikke det er fordi jeg er en fantastisk prosjektleder. Det handler egentlig om å være hjelpsom, lære opp kundene og løse problemer for dem. Det er en forventning at prosjektet skal gå bra, men hvis du har en engasjert kunde, jobber du hele tiden sammen med kunden for å løse problemer.

Det er der jeg virkelig har skapt verdi i prosjektledelsen: ved å løse kundenes problemer på kreative måter. Det er spesielt da jeg pleier å få takk. En kontaktperson kan for eksempel si at tidsplanen har blitt endret og at noe må ferdigstilles tidligere. Da går vi tilbake til ressursplanleggingen og finner en kreativ løsning. Eller kunden kan si at de har en endring i omfanget, men ikke kan betale mer. Da finner vi kanskje en måte å få det til på ved å ta ut en annen funksjon som ikke var med i det opprinnelige omfanget.

Hvis kunden ikke er engasjert, får du sannsynligvis aldri takk. Jeg ser ikke lenger forholdet mellom kunde og byrå som et vanlig kundeforhold. Jeg ser det som et partnerskap. Når man løser problemer sammen og sørger for at prosjektet blir riktig gjennomført, oppstår det et bånd, og da får man disse «takkene».

Ben Aston:

Jeg er enig. Når kundene ser at vi ikke bare administrerer prosjekter, men faktisk kan bidra kreativt til å løse problemer, tilfører vi verdi. Da ser kundene at vi ikke bare er en kostnad. Når de ser at konto- og prosjektledelse utgjør 20–30 prosent av budsjettet, spør de gjerne hvorfor de ikke bare kan snakke direkte med ressursene.

Justin Handler:

Det er en gammeldags holdning. Det finnes fortsatt mange kunde–byrå-forhold der man ser det slik. Jeg er heldig som arbeider i en situasjon der vi faktisk samarbeider som partnere med kundene våre. Det var der holdningsendringen skjedde.

Ben Aston:

Hva liker du ikke ved å være prosjektleder? Når er jobben vanskelig?

Justin Handler:

Det kan absolutt være stressende. For meg er det stressende når jeg ikke klarer å løse problemene jeg nevnte. Jeg kan ha søvnløse netter, ikke fordi kunden er misfornøyd eller fordi tidsplanen måtte endres, men fordi jeg ikke klarer å løse kundens problem. Jeg hadde en kunde som kom til meg med et spørsmål om Drupal mens prosjektlederen vår var på ferie.

Jeg liker å være pedagogisk, så jeg prøver å forstå teknologien og produktene vi bruker. Kunden hadde et spørsmål om en funksjon jeg ikke klarte å løse, og det plaget meg hele dagen. Jeg brukte flere timer på å undersøke det, også på kvelden. Heldigvis sendte en av utviklerne våre meg en melding på Slack sent på kvelden med en løsning han hadde funnet på Drupal Slack.

Hvis han ikke hadde hjulpet meg med å løse problemet, ville jeg sannsynligvis ha vært våken hele natten og tenkt på det. Det er dette som stresser meg. Jeg blir ikke særlig stresset av selve arbeidet, tidsplaner og lignende. Det handler om hvorvidt jeg klarer å løse et problem.

Ben Aston:

Du snakker i artikkelen om å være en usynlig prosjektleder. Hva betyr det, og bør vi alltid være usynlige?

Justin Handler:

Å være en god prosjektleder betyr at du ikke hele tiden må slukke branner for kundene. Du vil alltid ha problemer å løse, men du får ikke hele tiden negativ oppmerksomhet rundt prosjektet. Når ting går smidig, tar folk sjelden et skritt tilbake og innser at prosjektlederen kanskje driver arbeidet svært effektivt eller forutser problemer og løser dem før de oppstår.

Ting går bare smidig. Interessentene eller ledelsen trenger ikke å bekymre seg for prosjektene dine, og det samme gjelder på kundesiden. Det er dette jeg mener. Hvis du er så god til å løse problemer og drive prosjektene at det ikke hele tiden oppstår store problemer, kan god prosjektledelse bli «usynlig».

Ben Aston:

I artikkelen snakker du om seks ting man bør gjøre for å drive prosjekter mer effektivt. Det første punktet handler om å legge til rette for at teamet lykkes. Hva annet kan en prosjektleder gjøre?

Justin Handler:

Det viktigste er å tydeliggjøre forventningene hos kundene. Det begynner ved prosjektstart. Kundene må forstå hvordan prosessen skal foregå, hvilke risikoer som finnes, og hva de kan forvente. Jeg liker å etablere disse forventningene før prosjektet overleveres til prosjektlederne våre, slik at kunden er godt forberedt på hvordan kontrakten og prosjektet er strukturert.

Som prosjektleder handler det om de små tingene som legger til rette for at teamet lykkes. Når du skriver gode brukerhistorier, skal du fjerne gjettingen, men samtidig la teamet få nok rom til å være kreative og gjøre arbeidet til sitt eget. De skal ikke måtte stille de samme spørsmålene hele tiden eller være usikre på designet eller kravene.

Du bør fjerne de viktigste spørsmålene før de når teamet, slik at de kan arbeide effektivt. Du må hele tiden ligge ett skritt foran, slik at folk ikke stadig må stoppe opp og stille spørsmål. Det er også dette som gjør prosjektledelsen usynlig.

Ben Aston:

Du snakket også om at det er viktig å sette forventninger hos kunden tidlig, ofte og kontinuerlig. Hvordan gjør du det?

Justin Handler:

Jeg prøver alltid å huske at personen jeg arbeider med på kundesiden, vanligvis ikke har dette som heltidsjobb. De har sannsynligvis flere interessenter å rapportere til og en annen heltidsjobb å ivareta. Det er vi som jobber med digitale produkter og prosjekter hver dag. Derfor må vi lære opp kundene, sette forventninger og veilede dem gjennom hvert trinn.

Du kan sette forventninger fra det øyeblikket prosjektet starter. Når den første leveransen skal presenteres, må du legge premissene. Hvis du presenterer en trådskisse, må du tydelig forklare hva kunden ser på, hva det betyr for prosjektet, og hvilken type tilbakemelding du ønsker.

Når det oppstår endringsordre eller omfangsutglidning, er det din jobb å gjøre oppmerksom på det. Du må hele tiden minne kunden på hva som inngår i omfanget, og hva dere snakket om i de ulike delene av omfangsfasen. Ikke vær redd for vanskelige samtaler. Ta dem tidlig og ofte. Det bygger faktisk gode relasjoner med kundene.

Ben Aston:

Du snakker også om å ta vanskelige samtaler med ro og møte dem direkte. Hvilke vanskelige samtaler har du vanligvis med kundene?

Justin Handler:

Som oftest handler det om omfang. I mange prosjekter er omfanget i større eller mindre grad tidsbasert, men i tradisjonelle prosjekter med fast pris og fast omfang oppstår det hele tiden spørsmål om omfanget. Det er nesten umulig å forutsi nøyaktig hva prosjektet vil trenge flere måneder senere når man planlegger det i begynnelsen.

Så snart en forespørsel kommer opp, bør du si fra og gjøre kunden oppmerksom på at den kanskje ligger utenfor omfanget. Da viser du at du aktivt håndterer omfanget, og at dere skal ha en åpen og ærlig samtale. Hvis du først godtar noe og senere oppdager at det ligger utenfor omfanget, blir samtalen mye vanskeligere.

Ved alle vanskelige samtaler – enten det gjelder omfang, tidsplan eller en stor hindring – bør du kontakte kunden med en gang. Gjør kunden oppmerksom på problemet, og sørg for at alle forstår at målet er å løse det. Jeg anbefaler også at du alltid møter opp med en løsning eller minst et par alternativer, fordi kunden sannsynligvis må diskutere saken med teamet sitt.

Ben Aston:

Det er gode råd. Det er viktig å ta opp problemet tidlig, men du må også gi deg selv nok tid til å utvikle en solid plan med gjennomførbare alternativer. Da kan du gå inn i samtalen med et alternativ kunden kan si ja til.

Justin Handler:

Jeg sier alltid til folkene i teamet at de ikke bare skal komme til meg med problemer. De skal komme med løsninger. Det er greit å ta opp problemer, men ha også en løsning klar. Da jeg var ny i digital prosjektledelse, lærte jeg at problemer kan føles helt unike og overveldende. Men hvis du kommer med løsninger, finnes det vanligvis en måte å få ting til på.

Ben Aston:

Du snakker også om betydningen av å bygge gode kunderelasjoner. Hvordan får du kundens tillit, og hvordan ser en god kunderelasjon ut for deg?

Justin Handler:

Jeg vil helst bevise hva jeg kan overfor kunden før jeg prøver å bygge relasjonen. Jeg bygger relasjoner ved å vise kundene hva jeg kan gjøre. Å være pedagogisk og rådgivende, veilede dem gjennom prosessen, løse problemer og få dem til å fremstå godt er gode måter å bygge relasjonen på.

Når du har bevist deg i et prosjekt, åpner det døren for å bli bedre kjent med kunden. Jeg prøver å bruke noen minutter når det er ledig tid, når jeg kommer til et møte eller når jeg kobler meg på en samtale, til å snakke med kunden og bli litt kjent.

Folk vil forholde seg til mennesker, ikke roboter. Derfor er det viktig å bli kjent med kundene gjennom prosjektet, bevise hva du kan og samtidig bli kjent med dem personlig. Jeg liker å se forholdet som et partnerskap, ikke som et tradisjonelt kunde–byrå-forhold. Når du stadig beviser deg og blir kjent med kunden, blir vanskelige situasjoner enklere å løse.

Det er også svært viktig å være responsiv. Det handler ikke om å svare innen ett minutt, men om å sørge for at kunden hører fra deg. Når jeg selv kjøper en tjeneste, ønsker jeg jevnlig kommunikasjon og oppdateringer. Å være responsiv viser kundene at du respekterer behovene deres, hjelper dem og følger opp.

Ben Aston:

Det handler om å vise kundene at du bryr deg – ikke bare om å levere prosjektet, men også om at de skal lykkes og at prosjektet skal gi resultatene det var ment å gi.

Justin Handler:

Nettopp. Når du har den relasjonen, blir vanskelige samtaler mye enklere. Kunden vet at de snakker med noen som bryr seg om dem og prosjektet. Mange mener at kundeansvarlige bør ta seg av relasjonen, mens prosjektledere bare skal lede prosjektet. Jeg har alltid ment at en god relasjon gjør det mye enklere å drive prosjekter.

Ben Aston:

Jeg håper dette har vært nyttig for alle som lytter og ønsker å forstå mer om hvordan man driver prosjekter effektivt. Det Justin har snakket om, er noen viktige prinsipper som kan hjelpe deg å bli en usynlig prosjektleder – og kanskje vil noen takke deg for det. Det viktigste er at vi som prosjektledere må ha tillit til våre egne evner.

Selv om ingen sier takk, kan du takke deg selv. Du kan være trygg på at du gjør en god jobb når du gjør arbeidet riktig, skaper en sømløs prosess, legger til rette for prosjektet og gjør det mulig for andre å lykkes. Justin, tusen takk for at du ble med oss i dag. Det har vært flott å ha deg her.

Justin Handler:

Takk for invitasjonen, Ben. Det setter jeg pris på.

Ben Aston:

Hvis du vil delta i samtalen, kan du gå til TheDigitalProjectManager.com, lese Justins artikkel og kommentere innlegget. Gå deretter til fellesskapsdelen på TheDigitalProjectManager.com for å bli med i Slack-teamet vårt , der du finner mange interessante samtaler. Takk for at du lyttet.